Ответственность специалиста отдела кадров
Кадровик несет ответственность в соответствие с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей:
- В случае невыполнения или некачественной выполнение своих непосредственных обязанностей.
- В случае нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины.
- В случае нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.
Руководитель компании или начальник отдела кадров, чьей задачей является регулирование деятельности отдела кадров, может быть привлечен к ответственности и за:
- Отсутствие оформленных договоров с сотрудниками.
- Отсутствие личных дел.
- Отсутствие составленного графика отпусков.
- Отсутствие документации по охране трудовой деятельности.
Кто такой кадровик
Кадровик — специалист, который занимается кадровым учётом. Он оформляет документы, связанные с сотрудниками, и передаёт отчётность в органы. Кадровик нужен большинству компаний, в которых есть сотрудники.
Кадровик — распространённое упрощённое название профессии. Должности кадровиков называются по-разному — например, «специалист по кадрам», «инспектор по кадрам» или «специалист по кадровому делопроизводству».
Специалист по кадрам отвечает за всё, что связано с кадровым учётом. Например, оформляет приём сотрудников в штат, ведёт табель рабочего времени, готовит документы для сотрудников, взявших отпуск. Подробнее о его задачах говорим .
Кадровый учёт нужен любому бизнесу, в котором есть хотя бы один штатный сотрудник. По закону кадровый учёт должны вести все компании и индивидуальные предприниматели. Если не делать этого или делать неправильно, бизнес может получить штраф до 500 тысяч рублей.
В разных компаниях задачи кадрового учёта решают разные люди. Всё зависит от размера и особенностей работы организации. Чтобы понять, как организуют кадровый учёт в компаниях, сначала нужно разобраться, как устроено HR.
HR — управление персоналом. Это большая отрасль, в которой помимо кадрового учёта есть и другие функции:
- рекрутмента — поиска и найма сотрудников;
- адаптации — помощи новым сотрудникам;
- компенсаций и льгот — работы с системой мотивации сотрудников;
- обучения и развития — обучения сотрудников тому, что нужно им для работы;
- оценки и развития — выращивания профессионалов внутри компаний.
В крупных компаниях обычно есть HR-департамент или HR-отдел, и разные HR-функции выполняют разные люди. Такие компании нанимают отдельных специалистов по кадрам и поручают им только кадровое делопроизводство.
В небольших компаниях большинство HR-функций передают одному человеку — HR-менеджеру. Или формируют отдел кадров, сотрудники которого отвечают только за кадровый учёт, а другие HR-функции передают одному специалисту. Также компания может нанять только специалиста по кадрам и предложить ему периодически заниматься, например, рекрутментом.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций инспектор по кадрам обязан:
3.1. Вести учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
3.2. Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.
3.3. Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
3.4. Подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.
3.5. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
3.6. Производить записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
3.7. Вносить информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следить за его своевременным обновлением и пополнением.
3.8. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
3.9. Оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, установления льгот и компенсаций; при наличии текучести кадров изучать ее причины, участвовать в разработке мероприятий по снижению текучести кадров.
3.10. Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив, составлять установленную отчетность.
3.11. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
3.12. .
Права специалиста отдела кадров
При составлении инструкции это важный пункт, опускать который категорически нельзя. Не смотря на то, что согласование составленной должностной инструкции с представительными органами по защите персонала не предусмотрено законодательством РФ, утверждение обычно проходит с юридическим отделом во избежание нарушения прав сотрудников.
Кадровик имеет следующие права:
- Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности.
- Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей.
- Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.
- Получать в полной мере качественную организацию технических и информативных условий для исполнения обязанностей.
Как стать специалистом по кадрам
Стандартный способ входа в профессию — устроиться на позицию стажёра или пройти курсы. Также можно получить образование, но это не обязательно. Рассмотрим каждый вариант подробнее.
Найти работу можно и без профильного образования, но оно важно для карьерного роста. Некоторые работодатели готовы назначать на должности руководителей или старших специалистов только тех, у кого есть высшее образование
В требованиях к некоторым вакансиям не говорят о необходимости высшего образованияСкриншот: HeadHunter / Skillbox Media
Профильное образование для кадровика — «Управление персоналом». Эти программы обычно относятся к факультетам «Экономика» или «Экономика и управление». Также начать работать по профессии можно с образованием по направлениям «Психология», «Социология», «Юриспруденция».
Обучение в вузе длится минимум четыре года. На очной форме уделяют много внимания теории, а заочная позволяет совмещать обучение с работой и получать опыт, который важен не меньше знаний.
Старт с позиции стажёра, ассистента или младшего специалиста по кадрам — самый простой способ начать работать по профессии. Новичкам платят мало, но они получают практический опыт, а когда осваивают необходимые навыки, занимают должность специалиста по кадрам.
Многие компании нанимают людей без опыта и специфических знаний, чтобы обучить их. Но найти работу будет проще, если есть опыт в HR, бухгалтерии, юриспруденции. Кроме того, с релевантным опытом можно претендовать на более высокую зарплату.
Вакансия для помощника специалиста по кадрам: в ней ожидают, что у соискателя будут необходимые навыкиСкриншот: HeadHunter / Skillbox Media
Профильные курсы могут дать новичку и необходимую теорию, и опыт. Главное — выбирать программу, на которой преподают практики, есть обратная связь и практические задачи.
Курсы занимают меньше времени, чем обучение в вузе. После них можно претендовать на позицию специалиста по кадрам или HR-менеджера с зарплатой выше, чем у стажёра.
Учат ли специалистов по кадрам в Skillbox? Да, в Skillbox есть программа «HR-менеджер с нуля». На ней учат не только разбираться в трудовом законодательстве и вести кадровый учёт, но и решать другие задачи в HR:
- подбирать кандидатов и проводить с ними собеседования;
- помогать новым сотрудникам адаптироваться;
- обучать и развивать персонал;
- формировать ценности компании и корпоративную культуру;
- использовать HR-аналитику для совершенствования процессов.
Теоретические знания на курсе закрепляют в практических работах. Работы проверяют эксперты — практикующие HR-консультанты и руководители.
Должностная инструкция кадровика
Согласно общему образцу должностной инструкции, кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основание приказа генирального директора организации по представлению непосредственного начальника.
Ранее в статье нами были рассмотрены требования, предъявляемые соискателям для каждой возможной должности. В зависимости от категории (инспектор, специалист или начальник), при приеме на работу непосредственный начальник следит за их соответствием.
В том случае, если кадровик временно не может исполнять свои обязанности, то они будут исполняться замещающим его лицом.
Кадровик должен знать следующее:
- Правовые и законодательные документы, как-либо касающиеся трудового процесса, процесса ведения и управления личными делами сотрудников, оформления пенсий, ведения трудовых книжек и заключения трудовых договоров.
- Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее.
- Действующее трудовое законодательство.
- Правила работы с кадрами и подготовки отчетности.
- Правила ведения персональных данных работников.
- Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций и пр.
В соответствие с законодательством, Положением об отделе кадров непосредственной самой организации, ее уставами, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции, осуществляется деятельность кадровика.
В соответствие с существующими и установленными основными обязанностями и правами, прописанными в Постановление Министерства труда от 21 августа 1998 года, в организации составляется должностная инструкция для занимаемых должностей. В ней могут быть внесены дополнительные пункты о переработке или условиях отпуска, график, дополнительные требования и другие важные условия.
Разработкой инструкции занимается высшее руководство организации, его заместители или непосредственные начальники кадровиков. В процессе она согласовывается с юристами, подписывается и вступает в силу.
Вот пример образца должностной инструкции, на основе которого в организации может быть составлен свой вариант:
Как видно по инструкции, кадровый специалист должен не только заниматься подбором и расстановкой работников, но и другими видами деятельности.
Не менее важным пунктом, который необходимо указывать в инструкции, это права сотрудника.
И не менее важным разделом является ответственность специалиста, так как он ведет работу посредственно с личными делами и обладает конфиденциальной информацией.
I. Общие положения
1.1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.
1.2. Инспектор по кадрам принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению .
1.3. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее лет, в том числе на данном предприятии не менее года (лет).
1.4. Инспектор по кадрам непосредственно подчиняется .
1.5. Во время отсутствия инспектора по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его должностные обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.
1.6. В своей работе инспектор по кадрам руководствуется:
— нормативными документами, регламентирующими вопросы учета и движения персонала;
— методическими материалами по вопросам кадров;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия;
— настоящей должностной инструкцией.
1.7. Инспектор по кадрам должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты по вопросам кадров, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;
— трудовое законодательство, правила и нормы охраны труда;
— структуру и штаты предприятия; порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;
— порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
— порядок ведения банка данных о персонале предприятия;
— основы делопроизводства;
— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
IV. Права
Инспектор по кадрам имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.6. .
Заключение
Подводя итоги, можно сказать, что профессия кадровика — значима и важна в сложившемся современном мире. Он занимается не только подбором персонала для компании, но и большим объемом документации. В основном, эта работа связана именно с ней: ведение архива, личных дел, документальное оформление приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников, воинский учет, оформление пенсии, отпусков и графиков. Эта профессия подойдет тем, кому по душе неактивная работа в уютном офисе.
Не смотря на это, должность специалиста в отделе кадров подразумевает следующие навыки: коммуникабельность, доброжелательность, наличие организаторских способностей, хорошее знание законодательства, которое в той или иной мере касается трудового делопроизводства.
В отделе кадров так же есть выбор вакансий: инспектор, специалист и начальник. Каждая предполагает свой уровень определенных навыков и качеств. Например, начальником может стать только претендент, у которого есть высшее образование и имеется стаж работы на подобной должности. Без опыта можно стать инспектором, а дальше продвигаться по карьерной лестнице.
Как и для любой другой специальности, для кадровика существует установленный образец должностной инструкции, на основание которой различные организации утверждают свои. При этом в них указываются дополнительные условия в зависимости от детальности компании, требования к профессии и обязательства. Так же, в них прописаны все права работника, ответственность и условия сотрудничества.
В данном видео вы можете ознакомиться с особенностями профессии кадрового специалиста, и, возможно, узнать для себя что-то новое, что не было рассмотрено в статье:
https://youtube.com/watch?v=1addK2NSzoI