Должностная инструкция заведующего складом

Примерная структура и содержание должностной инструкции заведующего складом

Разрабатывая проект должностной инструкции заведующего складом, можно опираться на общепринятые правила, характерные для такого рода локальных актов, согласно которым в инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положенияВ данном разделе обычно описываются следующие характеристики должности:
   • название (заведующий складом);
   • непосредственная подчиненность (чьи распоряжения выполняет, кто отвечает за прием и увольнение сотрудника);
   • категория должности (руководитель);
   • квалификационные требования, к которым относятся требования к уровню образования, опыту работы, а также описание навыков и знаний, которые хотелось бы видеть у кандидата на должность;
   • наличие подчиненных;
   • порядок замещения (можно указать конкретную должность или описать общий порядок назначения сотрудника для временного исполнения обязанностей завскладом).
2. ПраваЗдесь указывается, к примеру, что для добросовестного исполнения своих обязанностей завскладом имеет право:
   • запрашивать информацию у других сотрудников;
   • знакомиться с решениями руководителя;
   • передавать руководителю свои предложения по улучшению рабочего процесса;
   • требовать от руководителя оказывать содействие в выполнении своих должностных обязанностей;
   • взаимодействовать с представителями других компаний по вопросам транспортировки грузов.
3. Должностные обязанностиЭтот раздел посвящен описанию функций, которые предполагается выполнять сотруднику. Как правило, на заведующего складом возлагаются следующие:
   • организовывать отпуск, хранение и прием товаров;
   • обеспечивать сохранность хранимых на складе товаров;
   • следить за выполнением требований пожарной безопасности в складских помещениях;
   • организовывать погрузочно-разгрузочные работы на складе;
   • организовывать возврат поставщиками погрузочного реквизита;
   • участвовать в инвентаризации товаров;
   • вести учет складских операций.
4. ОтветственностьВ этом разделе может быть сказано, например, что заведующим складом несет следующие виды ответственности:
   • дисциплинарную — за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей;
   • материальную — за нанесенный им ущерб в пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством;
   • административную или уголовную — за совершение соответствующих проступков (впрочем, это уже не в компетенции предприятия, т. ч. можно ограничиться лишь ссылками на соответствующие законодательные акты или вовсе не упоминать).

Должностная инструкция заведующего складом может составляться на основании описания этой должности в Квалификационном справочнике. При этом объем прав и обязанностей может быть расширен или откорректирован в соответствии с фактическими требованиями, предъявляемыми к заведующему конкретным складом. Утверждается документ руководителем организации, ознакомление сотрудника производится под подпись (в конце инструкции или специальном журнале) при подписании трудового договора

Опыт работы

Хотя предварительный опыт не требуется, опыт работы в команде и работа с людьми в условиях склада повысит шансы получения данной должности. Розничный опыт и опыт работы над надзорной ролью также могут быть полезными.

Стоит попытаться получить какую-то отпускную работу или промышленное размещение на складе, чтобы проверить свою пригодность для этой области работы. Стоит рассмотреть общую складскую позицию при запуске, например, в качестве наблюдателя-стажера с меньшей организацией. Опыт работы на этих рабочих местах может привести к позициям линейного управления.

Также можно продвигаться по отрасли, приобретая соответствующий опыт в различных настройках и операциях разных размеров. Существуют возможности для продвижения в сторону сторонних организаций логистики, которые предоставляют внешние логистические услуги или внутренние операции. Получение профессиональной квалификации поможет в развитии карьеры. По мере накопления опыта можно переходить на другие должности руководства в более широком секторе управления логистикой/цепочкой поставок. Имеются также возможности для опытных заведующих в Европе и других развивающихся мировых рынках. Возможность говорить на иностранном языке была бы полезной.

Обязанности

Работа заведующего складом сосредотачивается на отслеживании всех предметов, которые поступают и выходят со склада. Он предоставляет материалы и оборудование, направляя услуги приема, складирования и распределения; контролирует и регулирует персонал. Для этого требуется очень организованная система отслеживания запасов. Заведующий складом должен держать подробный бумажный регламент не только потому, что он знает свои уровни запасов, но и показывает, что бухгалтерия в порядке. Заведующий складом также должен быть в курсе затрат, связанных с приобретением нового продукта, и постоянно стремиться получить лучший продукт по лучшей цене. Как правило, он должен работать в рамках ориентировочных процентных ставок, чтобы обеспечить прибыльность компании. В соответствии со своими обязанностями, заведующий складом выполняет или должен выполнять следующее:

• Поддерживает связь с клиентами, поставщиками и транспортными компаниями.
• Поддерживает операции приема, складирования и распределения, инициируя, координируя и применяя политику и процедуры в отношении программ, операций и персонала.
• Соответствует требованиям федерального, государственного и местного складирования, обработки материалов и доставки, изучая существующее и новое законодательство; обеспечение соблюдения требований; консультирование руководства по необходимым действиям.
• Защищает складские операции и содержимое, контролируя процедуры и протоколы безопасности.
• Контролирует уровни запасов путем проведения подсчетов; согласование с системой хранения данных.
• Поддерживает физическое состояние склада путем планирования и внедрения новых макетов дизайна; осмотр оборудования; выдача рабочих заказов на ремонт и реквизиты для замены.
• Достигает финансовых целей путем подготовки годового бюджета; расписание расходов; анализ различий; инициирование корректирующих действий.
• Завершает эксплуатационные требования склада путем планирования и назначения сотрудников; следя за результатами работы.
• Ведет персонал склада путем найма, отбора, ориентации и обучения сотрудников.
• Поддерживает результаты работы персонала склада путем коучинга, консультирования сотрудников; планирования, мониторинга и оценки результатов работы.
• Поддерживает профессиональные и технические знания, посещая учебные семинары; осуществляет обзор профессиональных публикаций; создание персональных сетей; участие в профессиональных обществах.
• Способствует усилиям команды, выполняя соответствующие результаты по мере необходимости.
• Эффективно использует пространство и механическое погрузочно-разгрузочное оборудование, обеспечивая выполнение качественных, бюджетных целей и экологических целей
• Имеет четкое представление о политике и видении компании.
• Координирует использование автоматизированных и компьютеризированных систем, где это необходимо.
• Отвечает общаясь с клиентами по электронной почте и телефону.
• Постоянно обновляет системы управления запасами и следит за тем, чтобы товарно-материальные запасы были точными.
• Организовывает набор и обучение персонала, а также контролирует его работу и прогресс.
• Мотивирует, организовывает и поощряет коллективную работу в рамках рабочей силы, чтобы обеспечить достижение или превышение целевых показателей производительности.
• Производить регулярную статистику на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе.
• Посещает клиентов для контроля качества обслуживания, которое они получают.
• Регулярно публикует отчеты и статистику.
• Получает отзывы и контролирует качество предоставляемых услуг.

Как правильно называется должность — заведующий или начальник склада?

При составлении должностной инструкции для данной должности обязательно уточнить, как именно называется эта должность — заведующий или начальник склада. Использование правильного термина — важный аспект составления должностной инструкции. Либо называть ее заведующий, либо начальник, но оба варианта должны быть употреблены конкретностей и четкостью

Название должности определяет роль и обязанности человека, занимающего эту должность, поэтому очень важно выбрать правильное наименование

Составлять должностную инструкцию для данной должности следует с учетом ее конкретных обязанностей и требований. В документе необходимо четко описать, какие задачи и функции входят в компетенцию заведующего или начальника склада, а также требования к квалификации и опыту работы. Также можно выделить особенности и специфику складской деятельности, которые необходимы для выполнения данной должности.

Важно учитывать, что в разных организациях и отраслях может быть принято использовать различные термины для обозначения одной и той же должности. Таким образом, при составлении должностной инструкции следует уточнить внутренние правила и стандарты организации, чтобы выбрать правильное наименование для должности

Кроме того, при необходимости можно проконсультироваться с HR-специалистами или юристами, чтобы быть уверенным в правильности выбранного термина и составленной должностной инструкции.

Функции

Описание должностных обязанностей заведующего складом влечет за собой надзор за бесперебойными операциями склада организации и всей ее складской деятельностью, начиная от сложной логистики и следя за другими сотрудниками. При этом он планирует работу, обучает младших сотрудников склада и обеспечивает выполнение своих обязанностей в соответствии с установленными стандартами. Роль заведующего складом, как правило, будет тесно связана с управлением запасами, диспетчером, водителями и клиентами. Основные функции:

• Он/она планирует рассылку и транспортировку товаров, помогает диспетчеру, если есть какие-либо проблемы в отслеживании движения товаров.
• Он/она проводит регулярные проверки хранящихся товаров, чтобы убедиться, что они находятся в надлежащем состоянии.
• Он/она контролирует запас товаров на складе и хранит книгу для точной регистрации всех товаров — входящих, исходящих, возвратов и замен.
• Помогая координировать все, начиная с начального хранения и заканчивая рассылкой магазинов, и управляя как людьми, так и общим процессом.
• Помогая хранить различные продукты.
• Надзор за получением и хранением входящих товаров.
• Обработка заказов и планирование диспетчеризации продуктов.
• Мониторинг пространства и отслеживания уровней запасов.
• Остановка хранилищ для новых запасов.
• Достижение целевых показателей производительности.
• Поддержание компьютеризированного администратора (часто в форме электронных таблиц).
• Ведение автоматизированных систем хранения и поиска.
• Обеспечение безопасности.
• Планирование технического обслуживания оборудования и его замена в случае необходимости.
• Обеспечение надлежащего и безопасного хранения продуктов (особенно химических веществ и продуктов питания, которые могут быть довольно опасными).
• Присутствовать на протяжении всего процесса хранения и поставки, работая с клиентами, поставщиками, контролерами качества.
• Поддержание структуры персонала и уровня штатного расписания, чтобы эффективно выполнять склад и приемную миссию.
• Планирование и координация работы.
• Поддерживает структуру и уровень оборудования, чтобы безопасно и эффективно выполнять склад и приемную миссию. Обеспечивает соответствующее оборудование и стеллажи для обеспечения безопасной транспортировки и хранения всех материалов. Изучает оборудование для погрузочно-разгрузочных работ для обеспечения закупки наиболее подходящего оборудования с точки зрения производительности, безопасности, надежности и стоимости.
• Контролирует разгрузку всех материалов в приемный отдел; обеспечивает ведение материалов для подсчета и осмотра; обеспечивает получение отчетов с точным сообщением полученных материалов. Устраняет расхождения в учете в отношении счетов-фактур, упаковочных листов и отчетов получателей. Контролирует поток документов от приема до управления запасами для своевременного ввода данных. Контролирует перемещение материала с момента получения на склад эффективным, эффективным и безопасным способом.
• Контролирует поставку материалов для изготовления и этапов материала для сборки. Обеспечивает правильное хранение материалов для экономии места и соблюдения правил безопасности. Контролирует ротацию запасов на складе.
• Мониторинг и измерение производительности приема и склада для обеспечения точности локатора, получения отчетов, перемещения и хранения материала, а также передачи частей обслуживания.
• Разрабатывает и рекомендует годовые бюджетные требования для склада и приемного отдела. Предвидит и запрашивает финансирование будущих потребностей персонала. Предвидит и запрашивает финансирование для будущего погрузочно-разгрузочного оборудования.

Квалификация

Можно получить доступ к карьере в управлении складом в любой степени, но следующие сферы особенно полезны и актуальны:

• Бизнес-информационные системы.
• Бизнес, менеджмент или экономика.
• Исследование операций.
• Розничное управление.
• Система управления цепями поставок.
• Транспорта, распределения или логистики.

Опыт промышленности по-прежнему остается важным фактором при наборе персонала, но работодатели все чаще предпочитают кандидатов со степенью. Некоторые крупные компании предлагают программы обучения выпускников, для которых обычно требуется хорошая первая степень.

Обучение варьируется от компании к компании. Некоторые более крупные компании предлагают комплексные программы обучения выпускников. Обычно это длится до двух лет, причем периоды, потраченные на ротацию в разных отделах и местах, учатся на работе и часто одновременно с соответствующей профессиональной квалификацией. Управление складами можно рассматривать как специализацию в более широком контексте управления логистикой, транспортом и цепочками поставок. Это означает, что обучение (особенно с большим оператором), вероятно, будет включать другие области, такие как управление транспортом и администрирование. Многие компании поощряют своих сотрудников к профессиональной квалификации, и есть много подходящих курсов. Пример требуемых квалификаций:

• Требуется диплом средней школы.
• Опыт работы более 2 лет в области надзора за складом.
• Проверенное знание политики и процедур склада.
• Отличные навыки решения проблем.
• Безупречные навыки письменного и вербального общения.
• Возможность работать со всеми уровнями персонала.

Заведующие складом могут перейти на руководящие должности в профессиональных фирмах по складированию, или они могут одновременно управлять несколькими складами. Описание работы заведующего складом охватывает многочисленные обязанности, которые у них есть.

Должностная инструкция заведующего складом готовой продукции

Представителей этих должностей определяют, как руководителей.

Такие обязанности являются традиционными:

• руководство операциями приема, а также хранения и отпуска размещаемой готовой продукции;
• гарантия сохранности продукции;
• организация комплектации;
• составление отчетности;
• участие в инвентаризации.

Права, в принципе, одинаковы как и для других лиц, должность которых – зав-складским помещением. Это внесение предложений на рассмотрение директору, запрос документов для исполнения обязанностей, визирование определенной документации, требование содействия от руководства.

Кстати, на сайте имеется информация о том, как выглядят должностные обязанности маркетолога.

Должностная инструкция зав складом на производстве

Предусмотрено и руководство к действию и для зав. складскими помещениями на производстве. Они должны принимать материальные ценности и отпускать их при необходимости производства.

На все ценности заведующими выписываются накладные с ордерами. Эти лица размещают все имеющееся в помещении наиболее рациональным образом. Если нужно, они занимаются организацией погрузочных работ, которые выполняются другими работниками.

При обнаружении брака, заведующий может составить соответствующий акт. Он имеет право не принимать мат-ценности, без наличия соответствующих документов.

Должностная инструкция заведующего складом продуктов питания

Он руководит теми же процедурами (приемом, хранением, отпуском), только в отношении продуктов питания. Этот сотрудник также оформляет, соответствующую продуктам питания, документацию и организовывает погрузку с разгрузкой.

Дополнительные обязанности в компании, занимающейся продуктами питания, могут быть связаны со сроком хранения товаров. При их истечении руководитель должен будет позаботиться о своевременном списании и составлении документации.

Должностная инструкция зав складом ГСМ

Для заведующего складским помещением ГСМ, подойдет следующая руководство к действию:

Этот специалист при работе с ГСМ, должен еще более внимательно отслеживать проведение противопожарных мер и контролировать эксплуатацию. Оформление заявок на ГСМ, ведение соответствующей документации, обеспечение длительной сохранности материалов, прием и отпуск нефтепродуктов – все это находится в полномочиях зав-складским помещением.

Должностная инструкция заведующего складом в школе

Назначаются данные специалисты директорами школы. В большинстве случаев их делают ответственными за те же продукты питания. В школе зав-складом должен следить за поступлением продуктов или других товаров, выдавать их, обеспечивать правильные условия хранения, вести учет.

Также необходимо проводить инвентаризацию, рационально использовать площади, а также следить за чистотой помещения.

Должностная инструкция заведующего складом больницы

В больнице необходимость этого специалиста может объясняться тоже наличием продуктового склада. Иногда его берут для выполнения обязанностей, связанных с мед-препаратами и оборудованием.

Среди особенностей документа – наличие права на участие в совещаниях больницы.

Дополнительно еще стоит ознакомиться с материалом о том, как выглядят обязанности санитарки в больнице.

Рабочее время

Обычно рабочие часы включают ранние начала, поздние окончания, выходные и сменную работу. Старшие заведующие часто работают более обычную неделю, но могут и долгие часы, когда это необходимо. Рабочее время для большинства заведующих тяжелее в праздничные сезоны; планирование Рождества в розничном секторе начинается в течение лета и поднимается до пика в декабре.

Что ожидать на работе:

• Работа делится между цехом, складом и офисом, хотя это зависит от размера операции.
• Возможности обычно расположены в пределах легкой досягаемости от автомагистралей и железнодорожных, морских и воздушных терминалов.
• Иногда может потребоваться поездка в течение рабочего дня.
• Внештатная консультационная работа может стать возможной благодаря значительному опыту.
• Возможности реализации в профессии заведующего складом существуют по всей стране, в том числе:
• Академических учреждений.
• Вооруженные силы.
• Центральные и местные правительственные ведомства.
• Экспедиторы.
• Подрядчики по перевозке грузов.
• Служба здравоохранения.
• Крупные розничные и оптовые компании.
• Производственные фирмы.
• Складские и распределительные фирмы.

Все большее число компаний во всех этих секторах заключают свои логистические операции с фирмами специализированных поставщиков логистических услуг для управления всей или частью своей цепочки поставок. Эти компании предоставляют складские помещения, материалы, погрузочно-разгрузочное оборудование и транспортные средства.

Есть несколько возможностей для внештатных консультаций. Это дает возможность работать со многими различными организациями и на разных уровнях в зависимости от характера проекта. Консультанты могут специализироваться в таких областях, как:

• Моделирование цепочки поставок.
• Планирование транспорта и распределения.
• Автоматизация склада.

Требования

Основными требованиями к человеку, претендующему на роль заведующего складом, являются:

• Проверенный опыт работы в качестве завхоза.
• Экспертиза процедур и оптимальных методов управления складами.
• Доказанная способность реализовывать инициативы по улучшению процесса.
• Знание ключевых показателей эффективности.
• Опыт работы с программным обеспечением и базами данных управления складами.
• Лидерские навыки и умение управлять персоналом.
• Сильные навыки принятия решений и решения проблем.
• Отличные коммуникативные навыки.
• Степень бакалавра в области логистики, управления цепочками поставок или управления бизнесом.

Заведующий складом также имеет несколько второстепенных функций, которые не учитываются непосредственно при запуске хранилища. Часто компания будет поставлять свои пакеты на станцию склада, а заведующий должен хранить хороший журнал этих пакетов и следить за тем, чтобы они добирались туда, куда им нужно идти. Заведующему складом также необходимо будет отслеживать парковку транспортных средств компании. Таким образом, один человек знает местоположение всех транспортных средств и людей, которые их имеют, а также несет ответственность за поддержание их в любое время. Наконец, заведующему складом может потребоваться вывезти транспортные средства компании для целей поставок. У него должна быть возможность эффективно управлять этими транспортными средствами.

Наконец, заведующий складом возглавляет команду сотрудников склада. Он должен нанять подходящего человека, который может работать в складской среде. Если сотрудник уходит с курса, заведующий несет ответственность за консультирование и руководство работником. Этот Заведующий также должен взять на себя ответственность за увольнение сотрудников, если это необходимо. В целом заведующий складом должен стремиться создать команду сотрудников, которая будет следовать инструкциям руководства, установленным руководством, и убедиться, что все сотрудники склада выполняют эти рекомендации.

Чтобы привлечь внимание работодателей при подаче заявления на работу заведующего складом, понадобятся определенные навыки и качества, обеспечивающие успех на работе, в том числе:

Заведующий складом должен быть образован как минимум на первом уровне

Обычно степень бакалавра, управление цепочками поставок или дисциплина, связанная с бизнесом, предпочтительнее.
Чтобы добиться успеха в качестве заведующего складом, очень важно иметь опыт работы на любом складировании: управлении цепочками поставок или логистике. Поэтому обычно требуется, чтобы заведующий работал в любом из указанных должностей в качестве сотрудника или помощника.
Сильное лидерство и межличностные навыки очень важны, поскольку заведующий будет обращаться с людьми и материалами

Он/она должен(на) иметь возможность координировать деятельность работников склада, а также порождать коллективную игру среди рабочих.
Кроме того, он/она должен(на) иметь возможность эффективно общаться с другими сотрудниками (как старшими, так и подчиненными). Это также необходимо, так как роль предполагает регулярное взаимодействие с другими членами команды.
Он/она должен(на) быть готов(а) работать с гибким графиком, когда возникнет такая необходимость.
Отличные математические навыки, так как работа связана с большим количеством подсчета и записи. Хорошее знание необходимых компьютерных приложений также может потребоваться, чтобы помочь выполнять свои обязанности легко.
Роль влечет за собой выполнение множества задач одновременно. Поэтому заведующий должен иметь способность к многозадачности, и быстро принимать решения.