Образец должностной инструкции делопроизводителя. бланк 2024 года для составления самому

Ключевые обязанности должности делопроизводителя

1. Общие обязанности

организацию и контроль за приемом, распределением, обработкой и регистрацией документов;
ведение учета документов в системе электронного документооборота;
подготовку и оформление документов различного вида (письма, договоры, протоколы и т.д.);
согласование документов с другими отделами и организациями;
ведение деловой переписки с клиентами и партнерами компании.

2. Основные положения

Основными положениями, которыми должен руководствоваться делопроизводитель, являются:

Соблюдение требований законодательства и внутренних правил организации по работе с документами;
Контроль за исполнением сроков ответственных лиц по направлению документов и ведению корреспонденции;
Ведение всей корреспонденции в тайне и с сохранением конфиденциальности информации;
Аккуратность и внимательность при оформлении документов и переписки.

Для выполнения своих обязанностей делопроизводитель должен иметь высшее профессиональное образование, знание правил деловой этики и навыки работы с компьютером и программами, связанными с делопроизводством.

Необходимые навыки и компетенции

Обязанности должностного лица-делопроизводителя включают выполнение формальных требований, соблюдение положений по процедуре документооборота, а так же своевременную обработку, передачу и хранение документов и сопутствующей информации.

Общие навыки и компетенции, необходимые для выполнения этих обязанностей, включают:

высокую квалификацию в области офисного управления и документооборота;
умение работать с компьютером и программами MS Office;
отличные коммуникативные и организаторские способности;
внимательность к деталям и умение работать в условиях высокой ответственности.

Должностные навыки и компетенции, которыми должен обладать делопроизводитель, включают:

умение правильно формировать и оформлять документы;
знание существующих нормативных положений и стандартов, регулирующих документооборот;
опыт работы с корпоративными информационными системами, используемыми в компании;
умение контролировать и обновлять документы, необходимые для различных отделов и сотрудников компании.

Примеры задач, выполняемых должностным лицом-делопроизводителем
Задачи	Описание
Обработка входящей корреспонденции	Прием и распределение входящих документов, их передача в нужные отделы и контроль сроков обработки.
Составление протоколов и докладных записок	Подготовка документации для рассмотрения на заседаниях, составление протоколов и докладных записок по результатам заседаний.
Хранение и архивирование документов	Контроль за хранением и архивированием документов, учет документов по местам хранения.

Основные положения должностной инструкции специалиста по делопроизводству

Сама должностная инструкция разрабатывается руководителем организации или иным лицом, на которое руководитель возложит подобного рода обязанности (например, сотрудником отдела кадров). В инструкции подробно изложены все функции и обязанности делопроизводителя. Такое подробное описание необходимо для того, чтобы сам делопроизводитель четко знал, в чем заключается его работа и чтобы руководство не перекладывало на работника не свойственные его должности обязанности. Таким образом, должностная инструкция служит своего рода перечнем обязанностей, а также защищает делопроизводителя от лишней нагрузки.

После того как в инструкцию внесены все необходимые пункты она должна быть заверена руководителем организации/ведомства и подписана им, а также лицом, принимаемым на должность специалиста по делопроизводству.

Пункты должностной инструкции могут быть различными, в зависимости от направления деятельности организации. Однако существует ряд основных положений, которые традиционно включают в инструкцию:

Общие положения. В данном пункте обычно указывают основные требования к сотруднику, такие как наличие необходимого образования, требуемый опыт работы в данной области, знания нормативной базы, уровень знания компьютера и офисных программ, владение иностранными языками, другие личные и профессиональные качества работника;
Профессиональные обязанности. В данном пункте, максимально подробно расписываются все обязанности сотрудника, что позволяет избегать сложных или спорных ситуаций в процессе работы;
Права сотрудника. В данном положении инструкции оговариваются все права, которыми обладает делопроизводитель, такие как уровень доступа, к определенной информации, право самостоятельно подписывать какую-либо документацию, принятие самостоятельных решений в определенных ситуациях и прочее;
Подчиненность. В указанном пункте указываются сотрудники, поручения которых обязан исполнять специалист по делопроизводству, а также лицо, которому обязан подчиняться работник, то есть непосредственный руководитель. Традиционно, непосредственным руководителем делопроизводителя является руководитель организации/директор фирмы/начальник отдела;
Ответственность. Еще один немаловажный пункт инструкции – это ответственность, предусмотренная за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, традиционно это дисциплинарная ответственность – выговор, например, и материальная – депремирование и штрафы;
Вышеперечисленные пункты могут быть дополнены еще целым рядом отдельных, специфических положений, ориентированных на специфику деятельности организации.

Как утверждается должностная инструкция делопроизводителя?

Должностная инструкция делопроизводителя разрабатывается служащим отдела кадров или работником, отвечающим за охрану труда на предприятии. Документ обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником сотрудника; при необходимости начальник вправе вносить в текст изменения. Инструкция утверждается руководителем учреждения и представляется делопроизводителю на ознакомление в момент заключения с ним трудового договора. Работник должен поставить на документе свою подпись: это будет означать, что он уведомлен о своих правах и обязанностях и дает согласие на то, что будет их исполнять. Если по каким-то причинам уполномоченное лицо не ознакомит служащего с инструкцией, то потребовать с него выполнения каких-либо прописанных в бумаге пунктов будет невозможно, так как окажется, что он о них не знал.

При необходимости в текст документа можно внести изменения. Однако сотрудник должен быть уведомлен об этом; без его согласия никакие новшества должностной инструкции не будут иметь юридической силы.

Важно! Если делопроизводитель по каким-либо причинам отказывается подписывать документ, об этом за подписью сотрудника отдела кадров составляется соответствующий акт, в котором отражается нежелание сотрудника знакомиться с должностной инструкцией. Копия акта подшивается в личное дело служащего

Делопроизводитель

Делопроизводитель – это работник, который отвечает за документооборот в организации. В его обязанности входит, как правило, принятие, обработка, отправка и хранение документов.

В квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда РФ 21.08.1998 № 37, указано, что к делопроизводителю при трудоустройстве не должны предъявляться требования о наличии определенного уровня образования и стажа работы по профессии. Соискателю достаточно иметь начальное профессиональное или среднее полное образование и пройти специальную подготовку.

Делопроизводитель в своей работе может использовать различные технические средства. Речь идет как о компьютерах, принтерах и сканерах, так и о телефонии. За все вверенное имущество работник несет материальную ответственность.

Отличие делопроизводителя от секретаря заключается в том, что секретарь, как правило, отвечает за документацию определенного руководителя, в то время как делопроизводитель занимается бумагами всей компании. В последнее время набирает обороты тенденция объединения этих двух профессий в одну – секретарь-делопроизводитель. Как правило, это явление наблюдается в небольших организациях, где документооборот небольшой.

Ниже мы рассмотрим пример составления должностной инструкции секретаря и особенностей работы секретаря-делопроизводителя.

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя состоит из следующих разделов.

Общие положения.В этой части документа указывается наименование должности и структурного подразделения – места работы делопроизводителя в соответствии с утвержденным в организации штатным расписанием. Еще здесь нужно прописать квалификационные требования к соискателю на вакансию и порядок назначения и снятия с должности, а также варианты замещения сотрудника в случае его отсутствия.
Функции и задачи.Раздел содержит перечисление основных направлений деятельности делопроизводителя. Как правило, к таковым относится прием и обработка документации. Помимо этого речь может идти об организации хранения и учета бумаг.
Должностные обязанности.Должностные обязанности делопроизводителя зависят в большинстве своем от размеров предприятия и наличия/отсутствия автоматизированных систем, технических средств и т. д. Чем организация больше по размерам, тем вероятнее, что в ее штате несколько должностей делопроизводителей, за каждым из которых закреплена своя сфера деятельности. Например, один отвечает только за входящую документацию, второй за архивирование и т. д. Мы обобщим обязанности служащего с учетом того, что такая должность в учреждении одна.К основным обязанностям делопроизводителя, на наш взгляд, относятся:
- прием и регистрация входящей корреспонденции;
- исполнение резолюции руководителя на документе;
- оформление регистрационных карточек на бумаги или ведение базы предприятия;
- ведение картотеки учета документации и выдача справки по вопросу нахождения конкретного документа;
- рассылка корреспонденции по адресатам;
- организация хранения и архивирования документов;
- обеспечение сохранности всей проходящей через него документации.
Права.Для реализации возложенных на него обязанностей делопроизводитель наделяется комплексом прав. В частности, сотрудник имеет право на:
- требование от работников организации исполнения резолюций руководителя в срок;
- запрос необходимой информации;
- получение доступа ко всем информационным системам учреждения, необходимым для осуществления его деятельности;
- ознакомление с проектами решений руководителя, которые тем или иным образом касаются направления работы сотрудника;
- иное содействие со стороны руководителей и сотрудников предприятия.
Ответственность.В этом разделе указываются виды ответственности, к которым может привлекаться работник в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей. Речь, в частности, идет о дисциплинарной и материальной ответственности, административной, а в некоторых случаях даже уголовной.

Важно! В связи с тем, что делопроизводитель работает практически со всеми документами компании, при трудоустройстве с ним может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой тайны, которая станет ему известна. Несоблюдение пунктов этого документа может привести к тому, что служащий будет наказан вплоть до применения мер уголовной ответственности

Для справки: законодательство РФ не содержит обязательных требований к составлению должностных инструкций делопроизводителя относительно количества и названия разделов документа. Именно поэтому уполномоченные лица вправе вносить изменения в текст инструкции, убирая или добавляя различные его части по своему выбору.

Общие положения

1.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению .

1.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

— .

1.5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:

— положением о ;

— инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

— настоящей должностной инструкцией;

— .

1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, непосредственно подчиняется .

1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.8. .

В каких организациях можно работать делопроизводителем?

В условиях современной действительности значительно возрос уровень оборота документации во всех видах организаций и ведомств. Большое количество как внутренних, так и внешних документов в различном формате, от традиционного — на бумажном носителе до электронного, требует строгой регламентации, грамотной организации и правильного хранения. То есть, возникает необходимость привлечения отдельного специалиста, отвечающего за оборот документов в той или иной организации.

Любая крупная фирма, государственная организация или иное предприятие больших размеров нуждается в услугах профессионального делопроизводителя.

В небольших организациях чаще всего служебные обязанности делопроизводителя выполняет секретарь, совмещая работу по документообороту со своими прямыми обязанностями – обработку корреспонденции, исполнение личных поручений руководителя, ответы на звонки и прочее.

Еще совсем недавно делопроизводством фактически занимались архивариусы и писари, а сама профессия не относилась к числу распространенных и перспективных. Однако, на сегодняшний день ситуация коренным образом изменилась – крупнейшие ВУЗы страны выпускают дипломированных и квалифицированных специалистов в данной сфере. А сама профессия приобретает все большую популярность.

Перспективы карьерного роста в сфере делопроизводства

1. Расширение зоны ответственности

Должностные положения делопроизводителя могут быть расширены, если работник продемонстрирует высокую профессиональную компетентность, умение организовывать и контролировать ход деловых процессов. Активно участвуя в различных проектах и решая задачи по мере их возникновения, можно постепенно расширять зону своей ответственности.

2. Переход на руководящую должность

В сфере делопроизводства действует иерархическая структура, что подразумевает наличие возможности роста по карьерной лестнице. После многолетней успешной работы делопроизводителем, можно рассчитывать на переход на руководящую должность. На таком этапе карьеры необходимо дополнительно усовершенствовать свои навыки в области управления командой и планирования бизнес-процессов.

Роль делопроизводителя в организации

Делопроизводитель – это должностной работник, который занимается ведением документационного дела в организации. Его основной целью является сохранение положительного имиджа организации среди клиентов и партнеров.

Делопроизводители выполняют общие и должностные положения, которые требуются для успешной работы организации. Они отвечают за сбор и обработку информации, которая касается деятельности компании. Также они следят за соблюдением всех стандартов и требований, связанных с документацией.

Основные задачи делопроизводителей:

Сбор и систематизация информации. Делопроизводители занимаются сбором и систематизацией информации, которая касается деятельности организации. Они собирают документы и информацию из разных источников и сохраняют их в определенном порядке.
Обеспечение сохранности документов. Задача делопроизводителей – обеспечить сохранность всех документов организации. Они отвечают за сохранение и хранение данных на носителях информации в соответствии с действующими правилами.
Организация работы с документами в организации. Делопроизводители организуют процесс обработки и хранения документов в организации. Они определяют порядок регистрации документов и контролируют его соблюдение.
Подготовка документов для руководства. Делопроизводители готовят документы для руководства организации. Они помогают руководителям принимать взвешенные решения, предоставляя информацию о ситуации в организации.
Ведение делопроизводства. Делопроизводители отвечают за ведение делопроизводства в организации. Они контролируют движение документов внутри компании и оказывают консультативную помощь в решении вопросов, связанных с документами.

Таким образом, делопроизводитель – это ключевой работник в организации, который отвечает за правильное и эффективное ведение документационного дела. Он обеспечивает сохранность всех документов и дает всю необходимую информацию руководству для принятия решений.

Особенности профессии

Не смотря на то, что на первый взгляд, может показаться, что в делопроизводстве нет ничего сложного, это далеко не так. Во-первых, следует отметить, что большую часть времени работник находится в сидячем положении, что вызывает определенные неудобства. И для людей, страдающих от проблем со спиной, такая деятельность может быть противопоказана.

Высокий уровень напряженности в рабочем процессе. Долгая и продолжительная работа за компьютером требует усидчивости и концентрации. Также будущий должен быть стрессоустойчив и выполнять поставленную задачу, не смотря ни на что.

Высокий уровень знаний в различных областях. Делопроизводитель должен хорошо знать не только документооборот, виды документов и особенности их составления, а также обладать базовыми знаниями законодательства в сфере деятельности организации.

Долгая работа за компьютером, составление отчетов, проектов документов и другая бумажная работа откладывают свой отпечаток. Не опытному специалисту первое время будет достаточно сложно справляться с поставленными задачами

Поэтому, будущему специалисту очень важно подготовиться к большой нагрузке и суметь настроить себя на рабочий лад

Специалист по делопроизводству должен быть исполнительным – качественно и своевременно выполнять поставленные руководством задачи. А также строго соблюдать субординацию и уважительно относиться к коллегам по работе, клиентам фирмы, посетителям, заказчикам, поставщикам и представителям других организаций и ведомств.

Понять и прочувствовать все тонкости, нюансы и сложности данной профессии можно только проработав определенный промежуток времени в данной сфере.

Ознакомление и хранение

После утверждения с инструкцией должны быть ознакомлены все делопроизводители организации. Ознакомление может производиться как в журнале ознакомления с ЛНА организации, так и на отдельном листе ознакомления с должностной инструкцией. Лист ознакомления с ЛНА может также быть оформлен как приложение к трудовому договору.

После ознакомления работнику на руки выдается либо оригинал (если изготовлено требуемое их количество), либо рабочая копия.

Один оригинал инструкции передается в подразделение, другой — в отдел кадров, где в дальнейшем будет производиться ознакомление с инструкцией вновь принятых работников.

Должностная инструкция делопроизводителя 2024: основные положения

Делопроизводитель — это работник, занимающийся организацией и контролем работы секретарей и административного персонала. Он является ответственным за то, чтобы документация была своевременно и правильно оформлена и передана адресату. Ниже приведены основные должностные и общие требования для делопроизводителя в 2024 году.

1. Должностные требования

организация работы секретарей и административного персонала;
контроль за своевременным и правильным оформлением всей входящей и исходящей документации;
контроль за передачей документов по назначению;
взаимодействие с другими отделами и подразделениями компании;
управление архивом документов.

2. Общие требования

высшее образование (экономическое, юридическое или другое);
опыт работы на аналогичной должности не менее 3 лет;
знание законодательных норм и правил оформления документов;
высокие коммуникативные навыки;
умение работать в коллективе.

Делопроизводитель — важная должность в любой компании, поэтому к ней предъявляются высокие требования. Обладая необходимой квалификацией и опытом работы, делопроизводитель способен рационализировать работу всего отдела и обеспечить своевременный обмен информацией как внутри компании, так и с внешними контрагентами.