Как подключить электронный документооборот (эдо)

Чем я рискую?

Риски есть всегда, в любой сфере деятельности

Важно их предусмотреть, оценить и принять необходимые меры, чтобы избежать потерь.Как рискует компания, решившаяся внедрить ЭДО и наладить документооборот с партнерами? Вот основные моменты, которые на старте вызывают беспокойство у многих компаний.1. Затраты на документооборот только повысятсяПри внедрении юридически значимого ЭДО вы платите за электронную подпись и за услуги оператора

Прежде чем внедрять, узнайте, сколько документов в год обрабатывает ваше предприятие. Исходя из стоимости ЭП и тарифа оператора, можно посчитать, во сколько вам будет обходиться отправка каждого документа. Сравните эти расходы с расходами на отправку привычным вам способов. Исходя из этого, посчитать рентабельность ЭДО для организации будет несложно.2. Сотрудники не разберутся в системе, станет только хуже и медленнееЕсли вы переходите на ЭДО «с нуля», не пользуясь никакими другими корпоративными системами, то потребуется выделить определенные ресурсы на то, чтобы помочь сотрудникам освоиться: организовать обучение для ключевых сотрудников, донести до людей ценность электронного документооборота, дать им понять, что это в первую очередь облегчит их же жизнь.В остальном современные системы имеют понятные интерфейсы. Разобраться, как зарегистрировать документ, легко: если настроена автоматическая нумерация и правила регистрации, то сотруднику достаточно просто нажать кнопку, не выполняя никаких дополнительных настроек.3. Документы все равно не примут в судеЗдесь стоит тщательно разобраться в видах электронной подписи. Мы уже выяснили, что квалифицированная подпись является наиболее защищенной и приравнивается к собственноручной на законодательном уровне. Выбирайте именно эту подпись, приобретайте сертификат у удостоверяющего центра, и проблем с признанием документов в суде точно не будет. Оператор Диадок может предоставить вам такой сертификат по запросу, а также в ELMA365 есть готовая интеграция с центром КриптоПро.

Шаг 3. Определяемся с техническим решением

Есть два способа работы с цифровыми файлами.

Веб-версия

Самый доступный и универсальный метод. Не потребуется устанавливать дополнительных программ. Достаточно найти оптимальный онлайн-сервис оператора ЭДО, зарегистрироваться и управлять документооборотом в личном кабинете.

Этим может заниматься ответственный сотрудник с доступом к кабинету. Алгоритм стандартной операции простой:

1. Сотрудник загружает документ на сайт.
2. Файл проходит все этапы согласования и заверения в установленном порядке.
3. Руководитель ставит на документе ЭП.
4. Сотрудник отправляет файл получателю.

Система работает и на компьютерах, и на смартфонах. В стоимость услуги входит только отправка. При невысоком трафике (менее 100 документов в месяц включительно) такой вариант будет выгодным, так что подойдёт бизнесу с небольшим количеством контрагентов.

Локальное программное обеспечение

Бизнес покупает специальное ПО, интегрирует его со своей учётной системой. С ним можно проводить внутренний и внешний документооборот и целиком автоматизировать всю работу с документами.

Возможностей у сервисов по ЭДО сравнительно больше, чем у веб-версий. С ними можно организовать полноценную работу с электронными документами:

• предоставить удалённый доступ всем сотрудникам, участвующим в документообороте;
• ставить задачи и отслеживать их выполнение, планировать операции;
• распознавать бумажные версии файлов;
• отслеживать сроки передачи документов и т.д.

Чтобы полноценно работать с сервисом, необходимо приобрести лицензию и установить ПО на компьютеры. Стоимость зависит от операторов и представленных функционалов, средний диапазон — от 2 до 20 тысяч рублей. Дополнительно нужно обучить сотрудников работать с ПО, оборудовать рабочие места, настроить ПК. Такой вариант больше подходит среднему и крупному бизнесу, который взаимодействует со многими контрагентами и регулярно проводит операции с документами.

В чем особенности банковского документооборота?

Оказание финансовых услуг, которые предлагает эта сфера, влекут за собой юридические обязательства: договоры, залоговые по кредитам, контракты на финансовое обслуживание физических и юридических лиц, отчетность по платежам и переводам, данные о покупке-продаже валют и т.п.  – все эти бумаги должны иметь заверяющую подпись.

Также банковская деятельность отличается тем, что документация в ней, как правило, распределена по  двум потокам: операционный и административный (хозяйственный). Первый связан с клиентами банка: выдача, обслуживание кредитов, открытие, закрытие счетов, выписки, обмен и покупка валюты и т.п. Второй поток – внутреннее обращение банка и всех его отделов: бухгалтерского, юридического, отделов маркетинга, кадров, аналитики. Помимо этого, документация делится на фронт-офис – ее заполняют при непосредственном общении банковского служащего с клиентом и бэк-офис – все, что происходит без непосредственного участия клиента, включая внутренний документооборот банка и согласование договоров.

Какие программы можно использовать и сколько это стоит

Выбирая оператора ЭДО, сравнивайте варианты по базовым критериям: стоимость, простота интерфейса, оперативность реакции техподдержки и оператора, набор функций, возможность обмениваться с пользователями других систем (роуминг), совместимость с вашей бухгалтерской программой. Читайте отзывы и тестируйте сервисы (многие предлагают такую возможность).

Чтобы помочь вам с выбором, мы сравнили пять популярных операторов.

	Synerdocs	Контур.Диадок Если вы пользуетесь системой интернет-отчетности Контур.Экстерн, то у вас уже есть доступ в Диадок. Чтобы начать им пользоваться, откройте вкладку «Первичка» и выберите пункт «Все документы».	E-COM	СБИС	1С-Софт
Стоимость отправки документов	6,8 рублей за штуку (2 050 рублей за 300 экземпляров)	7 рублей за штуку (4 200 рублей за 600 экземпляров)	8 рублей за штуку (4 000 рублей за 500 экземпляров)	10 рублей за штуку (500 рублей за 50 экземпляров)	12,5 рублей за штуку (от 250 рублей за 20 исходящих экземпляров, но первые 90 дней бесплатно
Тестовая версия	✓	✓	✓	✓	✓
Стоимость интеграции с 1С/год	от 1 000 документов — бесплатно	11 800 рублей	от 12 500 рублей	от 6 000 рублей	16 800 рублей
Отправка документов в роуминге	✓	✓	✓	✓	✓
Цена сертификата ЭЦП	1 600 рублей	от 1 000 до 3 000 рублей	Нет информации	от 900 до 1 500 рублей	от 2 000 рублей

Когда выбрали программу, важно отладить процессы:

1. Утвердить порядок электронного документооборота.
2. Назначить ответственного за его ведение.
3. Организовать электронный архив.
4. Обеспечить электронной подписью сотрудника, который будет подписывать документы.

Использование внутреннего электронного документооборота

Когда все необходимые настройки выполнены, можно переходить к использованию ЭДО. В качестве примера
рассмотрим оформление документов «Заявление на выдачу аванса» под правами пользователя «Подотчетное
лицо».

У подотчетного лица интерфейс программы будет сильно ограничен. Доступны к созданию и подписанию только
документы «Заявление на выдачу аванса» и «Авансовый отчет». Все остальные документы из раздела «Денежные
средства» будут недоступны к просмотру, созданию и редактированию (рис.16.1, 16.2, 16.3).

Рис.16.1. Использование внутреннего электронного документооборота на примере
пользователя «Подотчетное лицо»

Рис.16.2. Использование внутреннего электронного документооборота на примере
пользователя «Подотчетное лицо»

Рис.16.3. Использование внутреннего электронного документооборота на примере
пользователя «Подотчетное лицо»

От имени подотчетного лица создадим документ «Заявление на выдачу аванса». Документ создается путем
копирования или создания нового документа. Подотчетное лицо заполняет поля, к которым у него есть доступ.
Все остальные поля и проведение документа будет заполнять бухгалтер. Подотчетное лицо имеет возможность
сохранить заявление и сформировать электронный документ, который после необходимо подписать простой
электронной подписью (рис.17.1, 17.2, 17.3).

Рис.17.1. Документ «Заявление на выдачу аванса» от имени подотчетного лица

Рис.17.2. Документ «Заявление на выдачу аванса» от имени подотчетного лица

Рис.17.3. Документ «Заявление на выдачу аванса» от имени подотчетного лица

На закладке «Подписи» отображается информация о том, кто должен подписать печатную форму документа и
очередность подписания. Подотчетное лицо входит в состав подписантов, значит, имеет права на подписание
документа после его записи (рис.18).

Рис.18. Закладка «Подписи»

После подписания в печатной форме отображается электронный прообраз простой электронной подписи (рис.19).

Рис.19. Пример применения простой электронной подписи

Далее в этом документе бухгалтер заполняет оставшиеся поля и реквизиты, затем передает документ на подписание
главному бухгалтеру и руководителю учреждения.

Для быстрого поиска нужного документа главный бухгалтер может перейти на вкладку «Органайзер — Внутренние
документы» и найти необходимый документ в списке (рис.20.1, 20.2)

Рис.20.1. Внутренние электронные документы пользователя

Рис.20.2. Внутренние электронные документы пользователя

Главный бухгалтер может открыть документ для просмотра и потом поставить подпись или сразу из вкладки
«Внутренние документы», не открывая файл, нажать кнопку «Подписать» и далее передать на подписание
руководителю учреждения (рис.21).

Рис.21. Подпись главного бухгалтера

Помимо этого, главный бухгалтер имеет возможность отказаться от подписания документа и вернуть его на
корректировку по каким-либо причинам. Тогда подотчетному лицу необходимо внести изменения в документ,
которые потребует от него главный бухгалтер, и заново пописать документ (рис.22).

Рис.22. Отказ от подписания документа

После подписания документа всеми ответственными лицами он переходит в статус «Завершен». В заявлении будет
отображено состояние «Завершен» с тремя электронными подписями (рис.23).

Рис.23. Вид электронного документа со статусом «Завершен»

Таким образом, вы оформили электронный документ «Заявление на выдачу аванса» согласно требованиям по
использованию внутреннего электронного документооборота организации.

Подведем итоги

Мы рассмотрели, с чего начать переход для использования внутреннего электронного документооборота в
организации, как настроить и работать с внутренним ЭДО в программе «1С:БГУ». Надеемся, что информация
помогла вам разобраться с процессом перехода и использования внутреннего электронного документооборота. Как
можно увидеть из статьи, процесс не является долгим и слишком затратным.

Как обеспечивается безопасность?

«Сбербанк Бизнес» — это продукт, предназначенный для крупных и крупнейших клиентов. Такие пользователи предъявляют повышенные требования к безопасности и производительности системы в связи с большим документооборотом по счетам, доходящим до нескольких десятков тысяч платёжных документов в день.

Одним из ключевых событий 2019 года стал выпуск новой версии «Сбербанк Бизнес» для поддержки основных лидеров рынка: государственных компаний, компаний с государственным участием и крупного бизнеса. Новая версия системы адаптирована под работу на отечественной ОС «Астра Линукс», предназначенной для защиты конфиденциальной информации и государственной тайны. Данное решение позволяет государственным компаниям выполнить директиву правительства по импортозамещению в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации».

«Сбербанк Бизнес» позволяет обрабатывать и хранить большие объёмы данных, обеспечивает информационную безопасность и гарантирует защиту данных госкомпаний. Это российское программное обеспечение с использованием базы данных, построенной на базе открытого международного проекта с российским участием.

Зачем нужна электронная подпись для ЭДО, какой она бывает и как ее получить

Согласно закону №63-ФЗ
она бывает простой, усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной. Выбор зависит от ваших задач.

Простая подпись — это коды доступа из SMS, логин и пароль от почты. Ее используют на сайтах госслужб или для внутреннего документооборота, в некоторых случаях нужно будет подтвердить личность, предоставив копию паспорта.

Усиленной неквалифицированной ЭЦП можно подписывать документы с компанией-контрагентом, которая использует ЭДО.

Усиленная квалифицированная подпись используется для работы с ФНС, ПФР и участия в торгах.

Документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как бумажный с собственноручной подписью (ст. 6 №63-ФЗ «Об электронной подписи»). Именно усиленную квалифицированную подпись в первую очередь проверяют в государственных органах.

Чтобы получить сертификат на электронную подпись для ЭДО, нужно обратиться в один из
Стоимость зависит от типа и сертификата, в среднем квалифицированная ЭЦП обходится порядка 2 000 рублей.

На изготовление ЭЦП уходит около трех суток с момента подачи заявления. Срок ее действия — один год.

Добавление ЭЦП

Для того, чтобы добавить ЭЦП, выполните следующие действия:

1. откройте в «1С:Бухгалтерии» раздел главного меню «Администрирование»;
2. выберите раздел «Обмен электронными документами»;
3. поставьте галочку на пункте «Электронные подписи»;
4. откройте раздел «Настройки электронной подписи и шифрования» (рис.1).

   Рис.1. Раздел «Настройки электронной подписи
   и шифрования» в «1С:Бухгалтерии 3.0»

Если действующий сертификат не отображается в открывшемся окне, добавьте его из уже установленных на
компьютере (для подписания и шифрования) (рис.2).

Рис.2. Добавление сертификата для подписания и шифрования данных
в программе «1С»

Затем следуйте этой инструкции:

1. в открывшемся окне «Добавление сертификата для подписания и шифрования данных» укажите
   «Показывать все сертификаты»;
2. выберите действующий и откройте его;
3. убедитесь, что заполнена строка «Организация» (укажите вашу).
4. лучше поставить галочку «Вводить пароль в программе электронной подписи», чтобы при работе
   с электронными документами не приходилось каждый раз реагировать на запрос пароля;
5. далее выберите раздел «Добавить» или «Обновить». Если требуется пароль, введите;
6. после того, как сертификат будет добавлен, откройте его, кликнув по нему 2 раза;
7. убедитесь, что заполнена строка «Программа». Здесь укажите крипто-провайдер, который
   установлен на вашем компьютере, VipNet или КриптоПро (рис.3).

   Рис.3. Заполнение строки «Программа»

8. далее нажмите кнопку «Проверить» (рис.4). При необходимости введите пароль;

   Рис.4. Проверка сертификата

9. если в результате проверки не выявлены ошибки, переходите к созданию учетной записи
   ЭДО.

Если при проверке ЭЦП выявлены ошибки, и вы не знаете, как их устранить, обращайтесь за помощью к
специалистам нашей компании. Мы подключимся удаленно и поможем оперативно справиться с любыми
техническими трудностями.

Если вы пользуетесь сервисом «1С:Предприятие 8» через Интернет (1C:Фреш), то обратите внимание, для
работы сервиса «1С-ЭДО» сертификат должен быть установлен локально, на вашем компьютере. При
добавлении сертификата вам будет предложено скачать и установить специальное расширение

Выполните
рекомендацию.

Если вы арендуете программу «1С» на нашем сервере, ЭЦП тоже должна быть на этом сервере. Сообщите в
техническую поддержку о необходимости добавления ЭЦП.

Что такое электронный документооборот и когда его можно применять

Электронный документооборот — юридически значимый способ организовать работу с документами, не используя бумажные носители. При этом в электронном формате создаются не копии, а оригиналы.

Его можно использовать для:

• сдачи отчетности в ФНС, ПФР, Фонд социального страхования, Росстат
• отправки контрагентам счетов-фактур, договоров, актов приема-передачи.

Электронные документы равнозначны бумажным, если составлены по утвержденной форме, с реквизитами и электронной подписью. На сегодняшний день ФНС утверждены электронные форматы для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и актов выполненных работ, другие документы можно сдавать в PDF или текстовом виде.

Подписание исходящих документов

Рассмотрим типичный процесс обработки исходящего договора на оказание услуг, который легко автоматизировать в ELMA365. Процесс затрагивает весь жизненный цикл документа —  от создания до регистрации и архивирования. На определенном этапе договор подписывается контрагентом через оператора ЭДО.Создать договор в ELMA365 очень легко из шаблона, достаточно ввести нужные данные на карточке нового договора. Созданный договор автоматически направляется на согласование руководителю или другому согласующему согласно правилам вашей организации. Если нужно внести правки, например, указать другие даты, то документ отклоняется с комментарием и направляется автору. Автор вносит правки, и документ снова уходит на согласование. Затем он приходит подписанту на стороне вашей компании. Задача ставится автоматически, при этом дополнительно не нужно открывать никакие другие программы. Сотрудник просто указывает контрагента и свой сертификат для подписи на странице договора, и договор уходит в Диадок.

Дальше работу выполняет оператор ЭДО: проверяет сертификат, фиксирует время отправления договора и направляет его на подписание контрагенту. При этом получателю вовсе не обязательно работать именно в Диадок, он может пользоваться услугами другого оператора ЭДО, с которым у Диадок настроен роуминг.Каждый этап, через который проходит договор, отображается в системе в виде статуса документа. Это позволяет контролировать процесс и всегда быть в курсе текущего этапа работы. При этом в ELMA365 можно настроить соответствие между статусами, принятыми в Диадок, со своими внутренними статусами, что очень удобно для пользователей.

Наиболее эффективные способы поиска клиентов:

Одним из очень популярных способов привлечения новых потенциальных клиентов является довольно интересная вербовка их с помощью своих, то есть проверенных потребителей. Дело в том, что в каждом банке есть небольшой процент людей, который всегда и всем доволен. Именно через их рекомендации знакомым, друзьям, и поставщикам разного рода и завлекаются новые клиенты. Сам банк в свою очередь неплохо мотивирует такие мероприятия, вплоть до денежного вознаграждения за каждого пришедшего клиента. Поиск подобного рода является наиболее эффективным и простым. К тому же он не требует затрат существенных ресурсов.
Привлечение новых клиентов в банке вместе с активной рекламной кампанией также способно принести ощутимый результат. Свои услуги финучреждение может продвигать через различного рода симпозиумы, конференции и выставки. В таком случае, чтобы привлекать все больше и больше физических и корпоративных клиентов, банк активно сотрудничает с лицами, работающими в организационных комитетах этих мероприятий.
Регистрационные палаты способствуют оглашению информации о фирмах, которые были только что созданы, либо старых предприятиях. Таким образом, имея широкие каналы влияния, палаты регистрации очень полезны для банка в том, чтобы привлечь новых клиентов в довольно сжатые сроки. Поэтому для любого финансового учреждения чуть ли не первостепенной задачей является получить доступ к информационной базе регистрационных палат.
Привлечь клиента можно через политические и общественные события, проводимые в городе

Финансовое обоснование является главным принципом этого поиска.
Немаловажное значение для привлечения новых клиентов имеют и ряд корпоративных организаций. Для банка интересны коммерческие структуры, благодаря которым можно за достаточно короткий промежуток времени наработать солидную клиентскую базу.
Привлекать клиентов для банка можно благодаря личным знакомствам менеджеров

Дело в том, что у каждого офисного работника найдется по меньшей мере с десяток друзей и знакомых, которым могут быть интересны услуги финансового учреждения. Для самих менеджеров особенно полезными эти методы будут вначале их карьеры, так как они способны выгодно подчеркнуть полезность самих сотрудников.
Нередко банк собирает информацию о разваливающихся учреждениях финансового характера. Таким образом происходит перехват и вербовка нужных ему клиентов. Здесь часто разрабатывается сложная стратегия подготовки к переговорам и само их проведение. Если банк сумел очень оперативно собрать необходимую информацию и подстроиться под желание каждого клиента – успех ему практически обеспечен. Поиск этим способом подразумевает обход конкурентов. Для этого нужна быстрота действий, над чем успешный и развивающийся банк постоянно совершенствуется.

Шаг 4. Выбираем оператора

Оператор ЭДО — это организация, которая разрабатывает системы для электронного документооборота, предоставляет их пользователям и поддерживает их работу.

Порядок работы с документами будет зависеть от возможностей, которые предлагает оператор. Функционал у каждой компании свой. Нужно выбирать, отталкиваясь от конкретных потребностей бизнеса.

Чтобы выбрать оптимального оператора, стоит сравнить несколько предложений. Вот несколько базовых критериев, на которые нужно ориентироваться в первую очередь:

1. Безопасность. Очень важен уровень защиты, предлагаемый оператором. Заранее узнайте, как система будет защищать файлы при доступе к системе, обмене данными, отправке, хранении. Отдельно стоит уточнить, будет ли оператор обеспечивать безопасность после того, как закончится лицензия.
2. Интерфейс. Оцените, удобно ли пользоваться программой, всё ли понятно, сможет ли новый сотрудник быстро разобраться в системе.
3. Роуминг. Если у бизнеса есть контрагенты или партнёры, которые используют другой сервис, понадобится роуминг. Заранее проверьте его наличие.
4. Отдел техподдержки. Изучите комментарии и узнайте, насколько оперативно работает техподдержка. Уточните, какие услуги входят в стоимость.
5. Набор возможностей. Узнайте, какие функции будут доступны в рамках оплаты, а какие понадобится докупить. Сравните с другими предложениями в той же ценовой категории. Выбирайте тот, что предложит наиболее исчерпывающий функционал, закрывающий все потребности бизнеса.

ФНС выбрала операторов федерального уровня и собрала их в одном перечне. Если хотите с самого начала выбирать сервис из списка надёжных, ориентируйтесь на рекомендации налоговой.

Бизнес может поменять оператора, если захочет. Не обязательно дожидаться окончания периода обслуживания, достаточно расторгнуть договор и подписать новый с другой компанией. Но время полного перехода зависит от условий сотрудничества с прежним оператором. Например, если у пользователя есть неизрасходованные исходящие, придётся потратить время на оформление возврата.

Как предприниматели выбирают финансовые продукты

Все финансовые сервисы бизнес стремится получить в рамках одного пакета

Работу с одним поставщиком финансовых сервисов предприниматели связывают с защитой, безопасностью финансовых данных компании. Для многих это основной фактор выбора.

Выбор банка определяют ключевые бизнес-задачи клиента

Банкам важно определить свой портфель клиентов. Понимание, где находится основная деятельность клиентов, откроет возможность предложить клиентам цифровые решения, отвечающие потребностям бизнеса

Связь деятельности и потребностей бизнеса:

• Участники тендеров — скорость получения банковских гарантий.

• Компании с ВЭД — валютный контроль.

• С ростом бизнеса возрастает роль размещения остатков.

Значимая часть клиентов сервисов ЭДО — пассивные пользователи

У многих компаний подключено сразу несколько сервисов ЭДО, но активно используется только один. Так происходит, когда руководитель не знает о возможности обмена документами между разными сервисами и подключает сервисы, с которыми работают новые контрагенты или выполняет требование крупного заказчика, чтобы не потерять заказ.

Бизнес не видит преимуществ комплексного сервиса при выборе кассы и эквайринга

На этапе открытия некоторые предприниматели пытаются сэкономить на подключении сервисов для приема платежей от частных лиц, что приводит к проблемам с обслуживанием онлайн-касс и большим тратам. Не до всей аудитории поставщики, которые комплексно подключают сервисы для приема платежей, доносят ценность своих услуг и преимущество клиентского опыта.

Если остались вопросы:

Наталья Ромашина

[email protected]

@NatalyaRomashina — Telegram

Как перейти на электронный документооборот: 5 шагов

Вот что должен сделать бизнес, чтобы перейти на ЭДО.

Шаг 1. Провести предварительную подготовку.

• Определить цели и задачи перехода на ЭДО. После этого будет легче выбрать вид ЭП, оператора и учесть особенности работы с электронным документооборотом.
• Уточнить у контрагентов, пользуются ли они ЭДО. Так можно понять, имеет ли смысл внедрять внешний ЭДО или пока можно остановиться на внутреннем.
• Составить перечень документов, которые нужно перевести в электронный вид. Например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и так далее.
• Предварительно выбрать тип системы ЭДО. Например, будет ли достаточно типового решения от одного из операторов ЭДО или потребуется расширенная интеграция системы ЭДО с текущей IT-архитектурой компании. Второй вариант, как правило, подходит для больших корпораций с множеством филиалов.

Фото: Israel Andrade / Unsplash

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.

• Изучить условия, которые предлагают операторы ЭДО, проверить возможность интеграции с другими системами.
• Узнать, с какими операторами работают основные контрагенты компании. Не страшно, если у контрагентов будут разные операторы. Главное, чтобы они поддерживали роуминг с другими операторами.
• Выбрать оператора ЭДО, исходя из целей и запросов бизнеса.
• Выбрать подходящий тариф. Обычно он рассчитывается по количеству исходящих документов, ежемесячному лимиту, количеству аккаунтов для компании и дополнительных услуг.
• Оформить заявку на подключение и заключить лицензионное соглашение с оператором ЭДО.

Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.

• Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Лучше выбрать КЭП — она подходит для работы в большинстве систем ЭДО, а также необходима для взаимодействия с госорганами.
• Настроить доступ к системе оператора ЭДО для пользователей.
• Продумать процессы обмена документами — внутри компании и между контрагентами, в зависимости от вида внедряемого ЭДО.

Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников к её использованию.

• Провести тестовый обмен документами.
• Разработать порядок работы по ЭДО — назначить ответственных лиц, обучить сотрудников, подготовить внутренний и (при необходимости) внешний регламент по работе с ЭДО.

Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.

• Внести изменения в учётную политику — написать, что теперь бизнес работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
• Предупредить контрагентов о переходе на ЭДО и заключить с ними соглашение об использовании электронного документооборота.
• Оформить заявку на настройку роуминга, если контрагенты работают с другими операторами ЭДО.
• Отправить контрагентам приглашения в системе ЭДО, чтобы начать обмен документами.

Что такое ЭДО

Суть электронного документооборота в том, что вся работа с документами внутри бизнеса ведётся в цифровом формате. Например, руководитель может подписать электронное соглашение с помощью ЭП и отправить его контрагенту, вместо того, чтобы ездить на встречу для подписания бумажных документов. Электронные файлы передают в специальной системе для ЭДО.

Это как обмениваться документами по электронной почте. Алгоритм примерно такой:

1. Отправитель создает нужный файл или загружает его с ПК.
2. Подписывает документ электронной подписью.
3. Отправляет файл получателю.
4. Документ приходит адресату в течение пары секунд. Тот открывает файл и пописывает своей электронной подписью.
5. Система ЭДО обновляет статус документа.
6. Подписанный файл остаётся у каждой из сторон.

Если по электронному документообороту передают юридически значимые файлы, в процесс вовлекаются такие стороны:

• участники документооборота — ИП и компании, которые непосредственно отправляют и получают файлы;
• УЦ, выдавший электронные подписи;
• оператор ЭДО, обслуживающий систему для обмена электронными файлами;
• государственные учреждения, которые аккредитуют операторов ЭДО и регулируют их работу.

Регулирование работы операторов ЭДО — в ответственности налоговых органов и Минцифры.

Как работают системы ЭДО

Для начала нужно выбрать оператора ЭДО — компанию, которая предоставляет вам ПО для обмена документами с контрагентами. 

Вы заключаете договор с выбранным оператором, подключаетесь к системе, и далее весь обмен документами происходит непосредственно внутри нее.

Изначально, подключившись к ЭДО, мы не ожидали подвоха. 

Так, участник-юрлицо выставлял себе договор-счет, оплачивал его и получал доступ к событию. Затем после окончания мероприятия мы автоматически отправляли закрывающие акты таким участникам через нашего оператора ЭДО. 

Однако тут и возникли первые сложности: многие юридические лица работали через другую систему, а иные и вовсе не использовали этот способ обмена документами. Соответственно, из-за всего этого у нас висело множество незакрытых реализаций. Возможно, все так и продолжалось бы, если бы не один случай.

 Особенности ЭДО:

• существует десяток различных операторов электронного документооборота, у каждого из них есть свой идентификатор, и они включены в сеть доверия ФНС России. Однако ведущих операторов всего два: «Контур.Диадок» и «СБИС» («Тензор»);
• если у вас и вашего контрагента разные операторы ЭДО, вам нужно настроить роуминг — специальную технологию обмена данными между используемыми системами, чтобы вы без труда могли отправлять друг другу документы;
• сервис «Nethouse.События» работает со «СБИС». Остальные операторы гораздо менее популярны — лишь однажды за год мы настраивали роуминг с кем-то, кроме «Контура».

Какие плюсы и минусы есть у ЭДО

Преимущества ЭДО:

Обмениваться документами станет проще и быстрее. В ЭДО не нужно тратиться на бумагу и услуги курьеров. А статус документа виден прямо в системе. Если вторая сторона забудет его подписать — легко будет напомнить.

Информация в документах защищена. Операторов ЭДО строго отбирает ФНС, все они используют шифрование данных. Также СЭД проверяют, что каждый документ подписан подлинной электронной подписью.

Документооборот может стать дешевле. Этот пункт зависит от тарифа СЭД и объёма документооборота. Если компания за год подписывает лишь пару актов и сдаёт одну декларацию, то ЭДО может быть менее выгодным, чем отправка в бумаге. Но для компаний, которые часто обмениваются документами с партнёрами, клиентами, сотрудниками, и сдают много отчётности, ЭДО поможет сэкономить на услугах курьеров и расходах на бумагу и канцелярскую технику.

Недостатки ЭДО:

Сотрудники могут сопротивляться переменам. Не всегда коллектив открыт к новому

Поэтому предпринимателю важно учитывать, что команду нужно будет обучить работе в ЭДО. А также быть готовым к тому, что поначалу люди могут совершать больше ошибок в процессе и обмениваться документами даже медленнее, чем раньше

Переход на ЭДО требует затрат. В зависимости от выбранной системы документооборота и тарифа, сумма будет различаться. Но на первом этапе переход в любом случае потребует заметных трат — на установку и настройку системы, обучение сотрудников, покупку и регистрацию КЭП.

Важные новости для бизнеса — в нашем Телеграме.
Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Подписаться

Перспективы развития ДБО

Россия стремительно движется к полной цифровизации, а значит, система ДБО является приоритетной для развития. Однако, в силу менталитета, опасений к стабильности работы банка, уровня дохода и финансовых знаний, слабой технической грамотности, недостаточного развития коммуникационных услуг в регионах, законодательных преград процесс развития ДБО серьезно усложняется.

Со стороны банка тоже есть ряд проблем: низкий уровень вложений, кадровые, технические и технологические проблемы. Все это также сказывается на скорости развития и модернизации системы дистанционного обслуживания.

Однако, все эти проблемы решаемы, а значит, перечень удаленных услуг будет постоянно расти, ведь в первую очередь в этом заинтересованы сами банки. При переходе на удаленное обслуживание у банков высвобождаются средства на улучшение системы ДБО. Да и стремительно растущая конкуренция не дает банкам расслабляться. Более прогрессивные банки получают большой приток клиентов.

Поэтому банки все чаще привлекают сторонние компании, которые помогают усовершенствовать программное обеспечение (IT-компании), обучать персонал (тренинги), и продвигать свои услуги (маркетологи, знаменитости). Клиентам же остается быстрее осваивать новые технологии и продолжать ежедневно учиться. Ведь как показывает практика современного общества: идти в ногу со временем будет только тот, кто постоянно обучается. И в нашем случае самый простой способ быстро обучаться – следить за деятельностью банка и вникать во все нововведения сразу. Для этого придумано массу способов: онлайн-презентации, консультации специалистов по телефону, в чате банка или в офисе финансового учреждения.

А банкам остается прислушиваться к потребностям клиентов, и стараться максимально быстро внедрять новые опции в свой список электронных услуг. Ведь за ДБО будущее.

Для чего нужен электронный оборот документов

Электронный документооборот необходим для ускорения процесса обмена документами с партнерами. Кроме того, с помощью ЭДО можно передавать коды маркировки в электронном виде.

Что такое код маркировки

Преимущества использования ЭДО:

• Экономия времени. Заполнить электронный документ всегда быстрее, чем бумажный вариант. Еще не нужно тратить время на отправку бумаг курьером или самостоятельное отправление по почте.

• Экономия средств. Отправка курьерской службой и по почте — платная услуга. при электронном документообороте снижаются расходы на покупку бумаги, заправку картриджей, содержание архива.

• Скорость. Адресат получает необходимые документы сразу после отправки, что существенно ускоряет рабочие процессы. То есть работать с бумагами можно 24/7, что очень удобно, если предприятие ведет дела с компаниями, расположенными в регионах с другими часовыми поясами.

• Безопасность. Пользователи могут не беспокоиться о том, что информация об их торговых сделках, договорах и прочих конфиденциальных документах попадет в третьи руки.

При этом любой документ из ЭДО можно распечатать в любой момент. На нем будет содержаться отметка о цифровой подписи, что может подтвердить его юридическую силу.

Продвижение юридической компании: как построить маркетинг для привлечения лидов

В некоторых случаях подключение к ЭДО — обязательное условие для нормального функционирования компании. Речь идет о предприятиях, численность сотрудников в которых 100 человек и больше. Кроме того, часть налоговых деклараций нужно сдавать только в электронном виде (например, по страховым взносам). Это зафиксировано в пункте 3 статьи 80 НК РФ.