Новые форматы электронных документов: что ожидать в 2023
Для начала определимся с ключевыми терминами, поскольку не каждый документ, переведенный в цифровой вид, является электронным по-настоящему.
Отсканированный документ – это, фактически, образ, копия бумажного документа в электронном виде. То есть, да, сканируя документы, мы обеспечиваем им некоторое цифровое будущее, но они все еще не становятся в полной мере электронными.
Электронный документ – это документ, созданный без предварительного использования бумажной версии и подписанный электронной подписью. Для того, чтобы открыть или обработать документ в таком виде, нам необходимо программное обеспечение.
Копия электронного документа – это визуализация электронного документа. Как правило, она представляет собой файл формата PDF со штампом подписи и места создания.
С точки зрения ФНС и Росстандарта, оригиналом документа считается только первый или единичный экземпляр в том формате, в котором он создавался изначально.
Когда мы говорим о переводе ФНС в электронный вид привычных нам бумажных документов, это означает разработку регулятором востребованных форматов и создание единых технологических правил обмена ими. В целом, можем отметить, что ФНС стремится использовать универсальные форматы для разных типов документов. Так, например, существуют утвержденные форматы: XML – для электронных документов; JPG, TIFF, PDF, PNG – для отсканированных копий.
К концу 2022 года ФНС был формализован 21 вид документов:
|
|
В числе наиболее важных и значимых нововведений 2022 года – Договорный документ в электронной форме (PDF/A-3) и Машиночитаемые доверенности.
Относительно МЧД, каждый ФОИВ имеет право публиковать свой формат доверенности. Говоря про ФНС, в 2022 году у нас появилось два утвержденных формата машиночитаемых доверенностей: v.1 (xml-документ c русскоязычными тегами) и v.1.0.1 (xml-документ c англоязычными тегами). Фактически, у себя на сайте ФНС все еще использует формат версии v.1.
Обновление формата машиночитаемой доверенности до версии v.2 запланировано на 2023 год. Несмотря на то, что формат еще официально не опубликован, ФНС рекомендует его к использованию для всех участников эксперимента по досрочному переходу.
С октября 2022 года срок публикации Единого формата МЧД менялся три раза. По состоянию на 16 февраля 2023 Минцифры направило запрос для сбора предложений по последней версии формата в госорганы и заинтересованные организации. Ознакомиться с файлом можно здесь.
ELMA также присоединяется к эксперименту, к маю 2023 года мы планируем выпустить готовое решение для машиночитаемых доверенностей формата версии v.2.
Помимо формата МЧД в 2023 году обновление и формализация коснется еще 10 типов документов: мы ожидаем 7 новых форматов и 3 обновления уже выпущенных.
- Авансовый отчет
- Отчет комиссионера (агента)
- Счет на оплату
- Гарантийное письмо
- Прейскурант
- Реестр оказанных услуг по ДМС
- Отчет о выполнении НИОКР
- УПД/УКД (обновление)
- Транспортная накладная (обновление)
- Машиночитаемая доверенность (v.2)
Среди перечисленных форматов есть специфичные, например, Реестр оказанных услуг по ДМС и Отчет о выполнении НИОКР, а обновление УПД/УКД и Транспортной накладной связаны с форсированием внедрения ЭДО на трансграничном уровне. Об этом чуть позже.
Преимущества и недостатки электронного документооборота
Все виды ЭДО улучшают эффективность управления и обмена документами. Тем не менее некоторым компаниям он может не подойти.
Преимущества ЭДО:
- Сокращает издержки — например, на бумагу, краску для принтера, доставку документов и так далее.
- Ускоряет процесс подписания документов — хватит нескольких минут, чтобы согласовать документ с подписантом и получить подпись.
- Оптимизирует взаимодействие с внешними сторонами — например, в системе ЭДО можно посмотреть статус рассмотрения документа контрагентом и при необходимости попросить контрагента ускориться.
- Оптимизирует работу с документами внутри компании — например, помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей.
- Оптимизирует поиск документов — позволяет создать надёжную базу документов, в которой легко искать нужные документы по минимальному набору реквизитов.
- Минимизирует «человеческий фактор» — в системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и ответственные.
- Предупреждает возможные ошибки — например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату.
- Позволяет использовать систему как хранилище — подписанные документы можно архивировать на серверах системы ЭДО и хранить там сколько потребуется.
- Обеспечивает защиту документов — все файлы шифруются и надёжно хранятся.
Кадр: фильм «Игра на понижение» / Plan B Entertainment / Regency Enterprises / Paramount Pictures
К недостаткам ЭДО можно отнести:
- Возможные технические сбои. Например, неполадки в сети или в самой системе могут нарушить работу ЭДО или даже привести к потере документов.
- Риски безопасности. В системах ЭДО данные хорошо защищены, но риски хакерских атак, вирусов и других угроз безопасности нельзя исключить полностью.
- Затраты на подключение — на покупку и настройку ПО, а также на обучение сотрудников.
Как правило, ЭДО внедряют крупные компании с несколькими подразделениями, у которых много контрагентов и большой оборот документов. Тогда затраты на подключение к ЭДО оправданы. Маленьким компаниям и ИП настраивать ЭДО в большинстве случаев слишком дорого.
Чтобы понять, выгодно ли бизнесу внедрять ЭДО, можно воспользоваться специальным калькулятором эффективности на сайте налоговой службы.
Импортозамещение — стимул качества
Основным заказчиком систем электронного документооборота были и остаются государственные организации, которые обязаны придерживаться политики импортозамещения в сфере ИТ. «Влияние регулирующего давления заметно, — соглашается Георгий Подбуцкий («Логика бизнеса»). — В госсектор или компанию с государственным участием уже нельзя обращаться с продуктами, которых нет в реестре отечественного ПО. Поэтому все больше организаций начинает использовать отечественные СЭД- и ECM-системы. Коммерческие организации не испытывают давления, однако понимают, что в любой момент могут попасть под санкции, поэтому рост интереса к российскому ПО растет и в этом сегменте». Александр Кузнецов, руководитель направления ECM корпорации «ЭЛАР» уверен, что при выборе между отечественными и западными решениями выигрывает лучший продукт. Поэтому качество решений выходит на первое место. «Вместо того чтобы увеличивать количество проектов, компании выигрывают в другом — улучшают репутацию российских продуктов и предлагают то, что они могут сделать по-настоящему хорошо. Из-за этого на рынке появляется все больше сильных прикладных решений», — отмечает эксперт. По мнению Артема Пермякова, руководителя отдела перспективного развития компании Directum, госсектор — это основной заказчик именно СЭД, поскольку для государственных организаций формализованные делопроизводственные процессы характерны в первую очередь. Бизнес-заказчики ставят перед ECM более широкие задачи, на стыке ECM и BPM. Кроме классического делопроизводства, на базе ECM-платформ автоматизируется межкорпоративный документооборот, формируется сервисная модель предприятия, в банках реализуется кредитный конвейер — основным заказчиком таких задач и выступает бизнес. «Тенденция к импортозамещению затронула не только государственный сектор и компании с госучастием
Российские заказчики обратили внимание на отечественные разработки и убедились в многообразии интересных и качественных решений на ИТ-рынке. На это повлиял положительный пример технологических лидеров во многих отраслях: компаний уровня «Газпрома» и «Роснефти», которые уже частично осуществили переход на российское ПО и поделились своим опытом
Информация об отечественных разработках также стала более доступна широкой общественности, а не только узкому кругу заинтересованных лиц», — утверждает Артем Пермяков (Directum).
Блокчейн: революция или тупик
На рынке появляются первые решения для электронного документооборота, построенные на базе технологии блокчейн. Способна ли она стать катализатором революционных изменений на рынке СЭД и ECM? Как считает Артем Пермяков (Directum), блокчейн пока не применяется широко, в том числе потому, что для этого отсутствует нормативная база. По его мнению, для индустрии ECM в первую очередь перспективно применение блокчейна для обеспечения межкорпоративного взаимодействия и долговременного архивного хранения. «Блокчейн позволит предприятиям обмениваться документами напрямую, от одной информационной системы к другой, обеспечивая некую среду доверия. Для подтверждения юридической значимости в долговременных архивах сегодня мы используем перештамповку — сложную, ресурсоемкую криптографическую процедуру. Блокчейн помог бы уйти от подобных затрат. Как это может быть реализовано: мы принимаем документы в архив и записываем в цепочку блоков информацию о них, например, хеш документа и его метаданные. Через 10 лет мы извлекаем документ и вычисляем его хеш. Если хеши совпадают — значит, информации можно доверять», — отмечает эксперт. Дмитрий Красюков, исполнительный директор компании SAP CIS утверждает, что документооборот и блокчейн абсолютно несовместимы между собой. «Если у нас есть блокчейн, то нам не нужен документооборот, потому что нет необходимости в обмене документами. Блокчейн — единая для всех, распределенная и децентрализованная база данных, в которую мы записываем не документы, а факты об объектах (активах) и операциях с ними. Запись любой операции сразу доступна всем участникам блокчейн-сети и может использоваться для генерации любого официального документа или отчета», — комментирует он. Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании «КРОК» полагает, что вопрос применения блокчейна в документообороте лежит в терминологической плоскости. «Обычно ECM — внутрикорпоративные системы для централизованного управления внутрикорпоративным контентом, — считает он. — Поэтому здесь нет предпосылок для применения блокчейна. На межкорпоративном уровне потенциал у данной технологии большой, что подтверждается растущим числом пилотных проектов».
Дмитрий Красюков, Фото: IT-World
Дмитрий Красюков, исполнительный директор компании SAP CIS: «К настоящему моменту блокчейн в документообороте практически не распространен».
Сергей Плаунов, Фото: IT-World
Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании «КРОК»: «СЭД и электронный документооборот в целом можно назвать пионером трансформации».
Какие компании обязаны использовать электронный документооборот
В большинстве случаев переход на ЭДО — дело добровольное. Если компания хочет оптимизировать процесс работы с документами, сделать его упорядоченным, быстрым и надёжным, переход на электронный документооборот поможет ей в этом.
Но в некоторых случаях компаниям нужно использовать ЭДО обязательно. Вот эти случаи.
Компании занимаются оборотом маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система маркировки «Честный знак». Раньше сведения в неё передавали через личный кабинет системы. С начала 2022 года так делать нельзя. Сейчас данные в «Честный знак» нужно передавать только через операторов ЭДО. Это требование закреплено в Постановлениях Правительства №2464 и №64.
Перечень товаров, которые подлежат обязательной маркировке, можно посмотреть в Распоряжении Правительства №792-р. Например, к ним относятся табак, молочная продукция, упакованная вода, одежда и обувь, БАДы и так далее.
Компании работают с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП). Эта система контролирует импорт и движение в стране некоторых товаров. К таким товарам относятся, например, холодильники, стиральные машины, бульдозеры. Полный их перечень приведён в Постановлении Правительства №1110.
Использовать НСП должны все компании и ИП, которые занимаются оборотом прослеживаемых товаров — например, импортируют их, перепродают, утилизируют или конфискуют.
НСП работает таким образом. Партии импортного товара присваивают регистрационный номер. Этот номер нужно указывать в документах, связанных с этим товаром, — например, в счетах-фактурах или декларациях по НДС. Все процессы в рамках НСП можно проводить только в электронном виде. Для этого нужно подключить ЭДО.
Компании участвуют в госзакупках. Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по закону №44-ФЗ, должны использовать электронный документооборот. Это требование действует с января 2022 года.
Также наличия ЭДО требуют некоторые площадки для госзакупок или отдельные проекты.
Компании сдают отчётность в госорганы. Бухгалтерскую отчётность в электронном виде должны сдавать все компании, которые ведут бухгалтерский учёт. Также в электронном виде сдают налоговую отчётность и отчётность по взносам:
- компании с численностью работников больше 100 человек, а также предприятия с годовым оборотом свыше 10 млрд рублей — отчётность по всем налогам;
- компании с численностью работников от 10 до 100 человек — формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, отчётность в Социальный фонд России.
Бухгалтерскую и налоговую отчётность сдают через платформы, которые используют для ЭДО, — подробнее о них говорим . Для сдачи отчётности нужна .
Если компания небольшая, она может подавать налоговую отчётность через сервис ФНС без участия оператора ЭДО. Так можно сдавать все формы налоговой отчётности, кроме деклараций по НДС.
Как подключить ЭДО в 2023 году
- Изучить схему бумажного документооборота и перевести её в электронный формат.
Нужно оценить количество задействованных сотрудников, определить, кто имеет право подписи, где возникают задержки документов и на каком этапе работа с нужным документом. Это поможет ответственным за документацию видеть, где находится документ и предотвратить его утерю или задержку.
Подготовить необходимую локальную документацию.
В частности, положение о переходе на электронный документооборот и регламент ЭДО, описывающий правила работы с электронными документами, порядок доступа к системе электронного документооборота и др.
Получить электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы.
Если руководитель ещё не получил подпись, он должен обратиться в удостоверяющий центр ФНС или её доверенных лиц. Остальные сотрудники могут получить свои подписи в аккредитованном УЦ.
Определиться с выбором системы ЭДО.
Необходимо выбрать техническое решение. Например, онлайн-сервис для работы с небольшим количеством документов документами (не более 100 в месяц) или интеграцию ЭДО в учётную систему компании, если объём документов большой.
Выбрать оператора ЭДО.
Уточните у контрагентов, с какими операторами они уже работают, чтобы выбрать наиболее подходящего оператора для вашей компании.
«Астрал» предлагает удобное и простое решение для перехода на электронный документооборот. Сервис Астрал Докс позволяет быстро и легко обрабатывать и подписывать документы, а также контролировать их передачу. Системой предусмотрена поддержка роуминга, которая позволит вести документооборот с контрагентами, подключёнными к другим операторам. Попробуйте все функции сервиса бесплатно!
Внедрение искусственного интеллекта (ИИ, AI)
Внедрение искусственного интеллекта в СЭД может включать следующие аспекты:
- Автоматизация процессов: ИИ может быть использован для автоматизации рутинных операций в управлении документами, таких как автоматическая классификация документов, присвоение ключевых слов, определение приоритетов и маршрутизация документов.
- Автоматическая обработка текста: Технологии обработки естественного языка позволяют анализировать и извлекать информацию из текстовых документов. Это может включать выявление смысла, выделение важных данных и создание сводок.
- Анализ данных: ИИ может помочь анализировать большие объемы данных, содержащихся в документах, для выявления тенденций, паттернов и важных инсайтов.
- Прогнозирование и планирование: ИИ может использоваться для прогнозирования потребности в документах, определения временных рамок и планирования ресурсов.
Как перейти на электронный документооборот поэтапно
Всю подготовку и реализацию перехода можно поделить на 2 части: организационную и техническую.
Организационная часть включает:
- разработку правил хранения и выдачи паролей доступа и квалифицированных электронных подписей;
- назначение ответственных лиц за формирование и подписание электронных документов;
- установление сроков формирования, подписания, утверждения и передачи первичных учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете;
- разработку регламента по созданию и работы с архивом электронных документов, за которые отвечают определенные сотрудники;
- внесение изменений в график ДО, его правила и технологию обработки учетных данных, а также информацию об особенностях формирования, заполнения и подписания электронных документов;
- проведение инструктажа для сотрудников, работающих с ЭДО, о работе с программами для заполнения электронных документов.
Техническая часть включает:
- подготовку рабочих мест с доступом в программу бухгалтерского учета для формирования электронных документов, если не используется облачная система;
- обеспечение всех, кто работает с электронными документами, простой или квалифицированной электронной подписью;
- подготовку сервера, жесткого диска или других средств хранения данных электронного архива в двух экземплярах для обеспечения сохранности электронных документов на основании п. 7.1 Приказа Росархива от 02.03.2020 N 24;
- изменение ролевого расписания и предоставление доступа к системе бухгалтерского учета для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы.
Повсеместная мобильность и полный отказ от бумаги
Дмитрий Мервицкий, глава представительства компании SER Solutions в Восточной Европе, России и странах СНГ выделяет несколько основных тенденций. Переход в веб- и мобильные технологии не теряет актуальности уже несколько лет, особенно это заметно в сегменте мобильных решений. В части доступности информации все большую роль играют технологии классификации, экстракции и «умного» поиска, которые позволяют эффективно работать с неструктурированным контентом. «Думаю, в ближайшем будущем мы увидим немало решений, в которых такие технологии эффективно применяются. В целом, СЭД и ECM продолжают двигаться встречными курсами, а следовательно, происходит взаимообмен функциональными и технологическими решениями», — говорит он. Две ключевые тенденции выделяет Александр Родионов, директор департамента систем управления документами компании «ЛАНИТ» (LanDocs). Первая — это дальнейшее развитие WorkFlow. «Для оптимизации затрат на автоматизацию бизнес-процессов заказчики все чаще используют возможности систем, уже действующих в компании. Функциональность Workflow в СЭД развивается и позволяет оптимизировать не только процессы текущего делопроизводства, но и процессы, связанные с финансовой, инвестиционной и любой другой деятельностью, — отмечает эксперт. — Прием обращений граждан, управления заявками, управление закупками и другие актуальные для бизнеса и государственных компаний решения реализуются на ECM-платформах, развивая и дополняя функциональность СЭД». Вторая глобальная тенденция, по мнению Александра Родионова («ЛАНИТ») заключается в распространении мобильности на всех вертикалях корпоративного управления. «Оперативный доступ к документам, поручениям и другой информации непосредственно влияют на скорость бизнес-процессов организации. веб-интерфейс и мобильные приложения не только обеспечивают быстрый поиск документов и контроль исполнения поручений, но и используются при создании специализированных решений для проведения совещаний и управления деятельностью территориально удаленных сотрудников», — констатирует он. Целых четыре вектора развития рынка СЭД отмечает Георгий Подбуцкий, коммерческий директор компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи»)
Это стремление к полному, стопроцентному отказу от бумаги, разработка решений, выдерживающих высокие нагрузки и многократное масштабирование, создание единых корпоративных ECM-платформ, а также уклон в сторону свободного ПО, на которое уже обратили внимание и крупные заказчики.
В свою очередь, Александр Аксельрод, директор направления документооборота компании ГК «КОРУС Консалтинг», не видит каких-либо значимых изменений на рынке. «Да, стало модно называть СЭД ECM-системами, но в подавляющем большинстве они остались решениями для организационно-распорядительной документации и электронного архива. Единственный момент, который я бы отметил, — большее распространение юридически значимого документооборота и эта тенденция продолжится», — комментирует он.
Внедрение МЧД
Переходя к теме МЧД, у нас, наконец-то, в конце декабря 2022 года, вступили в силу поправки к 63-ФЗ. Обязательное использование машиночитаемых доверенностей начинается с 1 сентября 2023 года.
Напомним, законодательные изменения вступили в силу 19 декабря 2022 года. Решение за подписью Президента Российской Федерации опубликовано на Официальном интернет-портале правовой информации.
Для создания МЧД необходимы сертификаты электронной подписи. До 1 сентября продлен срок действия сертификатов на ЕИО, выданных коммерческими АУЦ для руководителей юридических лиц, для индивидуальных предпринимателей и для сотрудников, которые работают с первичными документами. Также до 1 сентября продлен срок действия сертификатов с указанием ИНН компаний. Безусловно, при условии, что срок их действия не истекает. Если срок действия сертификата, выданного коммерческим АУЦ истекает ранее 1 сентября, то с января 2023 годы выдача новых сертификатов производится напрямую ФНС.
Получить машиночитаемую доверенность можно на сайте ФНС. Также ее можно сформировать через внешние сервисы, вручную, путем написания собственного генератора МЧД или же с использованием готового модуля вашей ECM системы.
В феврале этого года на сайте ФНС обновлена страница формирования МЧД. Опубликованный функционал позволяет создавать доверенность с передоверием и возможностью нотариального заверения.
Подробный разбор вариантов формирования МЧД и ответы на “горячие” вопросы по теме мы давали в статье “Машиночитаемые доверенности: как от теории перейти к практике”.
Хранить машиночитаемые доверенности все еще рекомендуется в Распределенном реестре ФНС. Загрузить доверенность в реестр можно через визуальный сервис. Доступ к API на текущий момент имеют только ФОИВы, кредитные организации и операторы ЭДО. Мы со своей стороны на базе ELMA365 создали коннектор, который работает через оператора ЭДО, а именно, через Диадок.
Сейчас существует публичное API от ФНС, которым, в теории, можно пользоваться самостоятельно, однако, согласно инсайдерской информации от участников эксперимента ФНС по внедрению МЧД, доступ к API будет ограничен до 1 сентября 2023 года. В этой ситуации, для получения доступа к API ФНС не через оператора ЭДО, будет необходимо поднять свой защищенный криптоканал.
На практике, для применения МЧД, нам необходимо получить КЭП для руководителя организации. Для сотрудника, который будет подписывать документы, квалифицированная электронная подпись должна быть оформлена на физическое лицо.
Машиночитаемая доверенность передается либо в составе пакета документов, как отдельная единица, либо посредством передачи контрагенту ее идентификатора, если она размещена в Распределенном реестре ФНС или в другой публичной системе. Общедоступный классификатор полномочий выложен на сайте ЕСНСИ.
В официально утвержденном формате (v.1.0.1) существует возможность передоверия. Что касается действий нотариата, то передоверие в электронной форме нотариусом будет осуществляться в присутствии лица, которое передоверяет. В документ «погружается» ЭЦП, выполненная им на планшете нотариуса. Если нотариус удостоверил доверенность, то проверять цепочку не требуется.
Несмотря на интенсивную работу Минцифры по подготовке перехода на МЧД, существует ряд вопросов, которые все еще не решены:
- Может ли доверенность действовать дольше сертификата доверителя?
- Что происходит, когда сертификат доверителя аннулирован?
- Что происходит, когда сертификат доверителя истек?
- Как вносить правки в доверенность?
- Как вносить правки в документ, если в нем указан номер доверенности и он уже подписан ЭП?
- Что делать с доверенностями, выпускаемыми задним числом?
Мы надеемся, что ответы на эти вопросы появятся до июня 2023 года. Будем внимательно следить за развитием событий и обязательно расскажем вам о предложенных решениях в наших следующих материалах.
Что дальше
Активному развитию электронного документооборота способствовала пандемия и массовый переход на удалённую работу. Компании, которые раньше даже не приближались к онлайну, оцифровали многие процессы и документы.
ЭДО продолжит и дальше проникать все сферы: ритейл, производство, грузоперевозки, финансы, госзакупки, образование и многие другие.
Всё больше документов будут становиться электронными, а количество бумаги сокращаться. Потребность бизнеса в автоматизации, напротив, будет только расти. По данным исследования Absolute Reports, объём мирового рынка систем электронного документооборота к 2027-м году повысится в среднем на 14,5% и достигнет 9,8 миллиарда долларов.
В России ЭДО тоже не сдаёт позиций и ожидает роста. Согласно отчёту Ассоциации РОСЭУ, по итогам 2022 года объём электронного документооборота в стране увеличился на 22%, а количество пользователей — на 26%: индивидуальные предприниматели и юридические лица начали активнее подключаться к электронным сервисам для работы с документами. По данным исследования BusinesStat, оборот рынка ЭДО в России составляет 67,9 миллиарда рублей.
Использование внутреннего электронного документооборота
Когда все необходимые настройки выполнены, можно переходить к использованию ЭДО. В качестве примера
рассмотрим оформление документов «Заявление на выдачу аванса» под правами пользователя «Подотчетное
лицо».
У подотчетного лица интерфейс программы будет сильно ограничен. Доступны к созданию и подписанию только
документы «Заявление на выдачу аванса» и «Авансовый отчет». Все остальные документы из раздела «Денежные
средства» будут недоступны к просмотру, созданию и редактированию (рис.16.1, 16.2, 16.3).
Рис.16.1. Использование внутреннего электронного документооборота на примере
пользователя «Подотчетное лицо»
Рис.16.2. Использование внутреннего электронного документооборота на примере
пользователя «Подотчетное лицо»
Рис.16.3. Использование внутреннего электронного документооборота на примере
пользователя «Подотчетное лицо»
От имени подотчетного лица создадим документ «Заявление на выдачу аванса». Документ создается путем
копирования или создания нового документа. Подотчетное лицо заполняет поля, к которым у него есть доступ.
Все остальные поля и проведение документа будет заполнять бухгалтер. Подотчетное лицо имеет возможность
сохранить заявление и сформировать электронный документ, который после необходимо подписать простой
электронной подписью (рис.17.1, 17.2, 17.3).
Рис.17.1. Документ «Заявление на выдачу аванса» от имени подотчетного лица
Рис.17.2. Документ «Заявление на выдачу аванса» от имени подотчетного лица
Рис.17.3. Документ «Заявление на выдачу аванса» от имени подотчетного лица
На закладке «Подписи» отображается информация о том, кто должен подписать печатную форму документа и
очередность подписания. Подотчетное лицо входит в состав подписантов, значит, имеет права на подписание
документа после его записи (рис.18).
Рис.18. Закладка «Подписи»
После подписания в печатной форме отображается электронный прообраз простой электронной подписи (рис.19).
Рис.19. Пример применения простой электронной подписи
Далее в этом документе бухгалтер заполняет оставшиеся поля и реквизиты, затем передает документ на подписание
главному бухгалтеру и руководителю учреждения.
Для быстрого поиска нужного документа главный бухгалтер может перейти на вкладку «Органайзер — Внутренние
документы» и найти необходимый документ в списке (рис.20.1, 20.2)
Рис.20.1. Внутренние электронные документы пользователя
Рис.20.2. Внутренние электронные документы пользователя
Главный бухгалтер может открыть документ для просмотра и потом поставить подпись или сразу из вкладки
«Внутренние документы», не открывая файл, нажать кнопку «Подписать» и далее передать на подписание
руководителю учреждения (рис.21).
Рис.21. Подпись главного бухгалтера
Помимо этого, главный бухгалтер имеет возможность отказаться от подписания документа и вернуть его на
корректировку по каким-либо причинам. Тогда подотчетному лицу необходимо внести изменения в документ,
которые потребует от него главный бухгалтер, и заново пописать документ (рис.22).
Рис.22. Отказ от подписания документа
После подписания документа всеми ответственными лицами он переходит в статус «Завершен». В заявлении будет
отображено состояние «Завершен» с тремя электронными подписями (рис.23).
Рис.23. Вид электронного документа со статусом «Завершен»
Таким образом, вы оформили электронный документ «Заявление на выдачу аванса» согласно требованиям по
использованию внутреннего электронного документооборота организации.
Подведем итоги
Мы рассмотрели, с чего начать переход для использования внутреннего электронного документооборота в
организации, как настроить и работать с внутренним ЭДО в программе «1С:БГУ». Надеемся, что информация
помогла вам разобраться с процессом перехода и использования внутреннего электронного документооборота. Как
можно увидеть из статьи, процесс не является долгим и слишком затратным.