Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками

Как внедрить СЭД в компании

• Сформируйте команду. Она будет заниматься внедрением системы, а после – ее обслуживанием. Рабочая группа может состоять из собственных IT-специалистов и внешних консультантов, которые знают, как устроена конкретная СЭД. Можно обратиться напрямую к вендору или его партнерам, которые занимаются внедрением. Важная роль, которая всегда будет именно на стороне клиента – функциональный заказчик. Именно он формирует требования к системе, которые после воплощают внедренцы. 
• Спланируйте работу. Глобальные идеи трансформируйте в отдельные задачи, назначьте сроки и ответственных лиц. Стоит начать с одной задачи, если компания большая – желательно, в рамках одного подразделения. Например, настроить автоматизацию обработки входящих документов, а после перейти к договорной работе. Чем меньше конечных пользователей будет на первом этапе, тем лучше. Последовательный переход предотвратит хаос, сотрудники быстрее адаптируются к системе. 

Дальнейшие этапы зависят от компании. Если она небольшая, а задачи типовые – достаточно запустить готовое решение и подстроить под него рабочие процессы. Так можно максимально быстро перейти на цифру. Крупному же бизнесу сначала придется продумать логику системы, поэтому следующий этап мы распишем для него. 

Спроектируйте систему. Как правило, этим в команде внедрения занимается бизнес-аналитик. Он получает ТЗ от функционального заказчика и переводит его требования на язык платформы, формирует структуру СЭД под конкретные задачи.  

Запустите внедрение. В этот этап входит установка системы и разработка специфических решений. Если они понадобятся, советуем выбирать СЭД на low-code платформе. Ее можно доработать силами обычных настройщиков, с минимальным использованием кода. В этот же этап входит интеграция системы с другими IT-решениями компании. 

Выдайте права доступа и назначьте роли

Очень важно обучить конечных пользователей – сотрудников, которые начнут работать в СЭД. Этим могут заняться, например, внешние консультанты

Настройте маршрут движения документов, чтобы они сразу попадали на согласование нужным людям.

Оцените результат. Перенесите документы в систему и начните в ней работать. Через некоторое время проверьте – удалось ли автоматизировать нужные процессы, сэкономить время сотрудников и сделать работу компании быстрее. Важно похвалить команду, чтобы коллеги чувствовали признание своих заслуг. Это поможет сформировать лояльную публику, которая поддержит дальнейшее внедрение СЭД. Теперь можно автоматизировать новые процессы и брать в работу новые задачи!

Как выбрать систему электронного документооборота

1. Выберите задачи для старта. Это может быть автоматизация согласования документов – базовая функция СЭД или более специфические решения для отдельных департаментов. 
2. Сформируйте список требований к системе, в том числе специфических – например, интеграция с сервисом ЭДО, с которым вы уже работаете, или возможность потокового ввода документов, если ваша компания обрабатывает большое количество физических бумаг. 
3. Определитесь с вариантом поставки. Если обобщать, их два: 

• On-premise – на серверах заказчика. Подойдет организациям с собственной IT-инфраструктурой. Работает только в локальной сети. 
• Облако – подходит всем остальным компаниям. Часто СЭД можно развернуть как на облаке самой системы, так и самостоятельно арендовать место у облачного провайдера. Будет работать с любого устройства – не только на рабочем ПК. Главное, чтобы был интернет. 

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Подписаться

Административные настройки

Directum

Система позволяет одновременно вести организационно-штатную структуру нескольких компаний. Предоставляется подробная информация о подразделениях и сотрудниках, ее можно расширять. При необходимости замещения (полного или ассистентом) автоматически создаются папки «входящие/исходящие». Работает фильтр по подстроке и бегущий поиск.

Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК.

Рис. 6. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum

Docsvision

Docsvision поддерживает ведение ОШС сразу нескольких компаний. Есть функции замещения (постоянный или временный заместитель). Работает фильтр по подстроке. Недостатки отчасти дублируют свойства Directum: не наглядное отображение ОШС, нет сортировки элементов в заданном порядке, нельзя вести историю справочника, создавать типизированные справочники, создавать иерархические справочники, нет встроенного справочника «Номенклатура дел». Низкое быстродействие работы конструктора.

Рис. 7. Справочник сотрудников в системе Docsvision

ELMA

Удобно следить за ситуацией в филиалах крупных компаний. Несколько систем объединяются в одном окне, организуя единую информационную систему подразделений и качественный обмен информацией. Пользователь владеет всей необходимой информацией о внешней системе, не покидая свою страницу. Удобно переключаться между страницами подразделений компании. Кроме того, доступна информация по исполнительской деятельности, актуальные новости, просмотр документов, запуск выполнения бизнес-процессов.

Рис. 8. Настройка страниц филиалов в системе ELMA

Общая информация по всем филиалам и подразделениям доступна руководителю. Данные о подразделениях и сотрудниках можно расширять.

Замещения сотрудников осуществляются в специальном разделе. Замещения снимаются автоматически по завершении срока. При установке замещающего задачи по процессам автоматически переносятся на него. Система сообщает о разовой задаче и об отсутствии данного сотрудника, предлагая выбрать другого исполнителя.

Рис. 9. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA

В специальном разделе «График отсутствий» выводится список сотрудников, которых нет на рабочем месте в течение определенного срока.

Optima WorkFlow

Система поддерживает ведение ОШС нескольких компаний, структура наглядно отображается. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель), есть бегущий поиск по первым буквам. Элементы можно сортировать в заданном порядке; достаточно простое заполнение справочника, создание иерархических справочников, установка срока действия записи справочника.

Есть дизайнер шаблонов регистрационных карточек, настраиваются размеры, фон, закладки, поля, шрифты, применяются скриптовые сценарии по событиям регистрационной карточки.

Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».

Рис. 10. Внесение нового сотрудника в оргструктуру в Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Рабочий стол пользователя настраивается в соответствии с его ролью. Обеспечивается быстрый доступ к данным о сотрудниках, списку телефонов, рекомендациям по составлению корреспонденции и др. Для руководителя отдела можно настроить панель полнотекстового поиска документации любого назначения, руководителю предоставляется панель быстрого доступа к отчетам. Информация распределяется согласно правам доступа. Организационная структура организации и роли исполнителей могут использоваться для выбора исполнителей бизнес-процессов.

Подсистема «Задачи и процессы сотрудников» содержит средства создания и управления бизнес-процессами, а также настройки ролевой адресации задач, настройки матрицы замены/замещения сотрудников.

В чем плюсы электронного документооборота?

Сдача отчетности в электронном виде с системой «Бухсофт Онлайн» — удобный, доступный и безопасный электронный документооборот с госорганами!

• Электронный документооборот обеспечивает сохранность созданных документов. Все сведения хранятся в единой базе данных, которая регулярно резервируется. При таком подходе безвозвратно утратить важные документы физически невозможно.
• Электронный архив обеспечивает грамотную систематизацию и компактное хранение огромного объема данных. Многотомные папки-регистраторы с бумагами, подшитые и бережно хранимые делопроизводителем, легко умещаются на нескольких съемных носителях информации и жестких компьютерных дисках.
• Нельзя не сказать и о полном контроле руководителя над всеми бизнес-процессами в своей организации. ЭДО дает возможность поэтапно отслеживать выполнение любой документальной работы, что значительно улучшает исполнительскую дисциплину.
• Грамотно настроенный электронный документооборот позволяет сегментировать права и полномочия. Ответственные сотрудники получают доступ только к тем документам, которые необходимы им в рамках рабочих обязанностей и компетентности. Таким образом, обеспечивается многоуровневый подход к конфиденциальности данных. Кроме того, в системе сохраняются все сведения о последних изменениях, удалении и создании новых документов сотрудниками.
• В рамках внутреннего документооборота компании ЭДО 2017 обеспечивает быстрое доведение до сотрудников новых положений о работе, инструкций, приказов руководителя и иных локальных правовых актов для ознакомления. Электронный документооборот создает единое информационное пространство, вовлекает в бизнес-процесс каждого работника, формирует корпоративную культуру внутри коллектива.
• Напоследок стоит сказать, что в современном мире те, кто вовремя успел адаптироваться ко всем стремительным изменениям на рынке международных стандартов, остается конкурентоспособен и рентабелен. А система электронного документооборота в немалой степени этому способствует.

Плюсы ЭДО существенны, но система не лишена и некоторых отрицательных сторон. Рассмотрим их.

LanDocs

Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.

Плюсы

• Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
• Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов.
• Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.

Минусы

• Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
• Слабые возможности по расширению функционала.
• Сложность в освоении системы с нуля.

Сколько стоит?

Lotus Domino.Doc

Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Плюсы

• Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
• Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
• Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы

Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Сколько стоит?

Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.

Преимущества готовой СЭД от вендора

Выбирая систему электронного документооборота от вендора, вы получаете готовый к использованию программный продукт, который имеет гибкую систему настроек, с возможностью автоматизировать практически любые задачи и бизнес-процессы на предприятии.

Плюсы готового решения:

• При покупке у вендора вы получаете готовый IT-продукт, проверенный на практике тысячами пользователей. Также вы можете оценить эффективность внедрения системы в компаниях вашей сферы деятельности в «полевых» условиях. При разработке на заказ будьте готовы к тому, что программное обеспечение придется тестировать и вносить изменения в рабочем процессе, что несет дополнительные временные, финансовые затраты и не всегда эффективно.
• Если всё-таки потребуется разработка, то вендор это сможет сделать быстрее и качественнее, так как досконально знает все возможности, имеющиеся сервисы и архитектуру решения.
• Вендор имеет на 100% отработанные методики внедрения ЭДО. Это экономит время и позволяет избежать множества ошибок, без которых не обходится внедрение и запуск систем, написанных с нуля под заказчика.
• Стоимость готового продукта в большинстве случаев ниже, чем разработка или покупка с последующей интеграцией отдельных программных компонентов. Стоимость составляющих вендорского решения фиксирована и известна заранее. Кроме того, риски в оценке стоимости и внедрения продукта сводятся к минимуму.
• Гарантия внедрения качественного продукта с высокой эффективностью, подтвержденной сотнями тестов, профессиональной поддержкой и регулярными обновлениями. Что касается самостоятельной разработки, качество зависит от профессионализма бизнес-аналитиков и разработчиков. Часто случается так, что итоговый продукт обходится существенно дороже готового IT-решения, не соответствует требованиям качества и не отвечает ожиданиям заказчика.
• Готовые системы хорошо задокументированы и имеют набор инструкций. Это экономит время на внедрение и последующее использование системы ЭДО на предприятии. Наконец, в вендорских СЭД четко сформулированы требования к персоналу, инфраструктуре, рабочей среде, в которой будет использоваться программное обеспечение.

Электронный документооборот в государственных закупках

В данном пункте статьи хочется отразить основные моменты нормативного регулирования электронного документооборота в госзакупках.

Согласно статье 5 Федерального закона от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”:

Также в данной статье говорится и о том, что ключи усиленной электронной подписи и их сертификаты проверки можно получить только в специализированных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию в соответствие с Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ.

Уполномоченные органы разрабатывают порядок взаимодействия указанных удостоверяющих центров с единой информационной системой и , также разрабатываются требования безопасности.

Таким образом, при наличии у поставщика (участника закупок) электронной подписи, препятствий для участия в государственных закупках нет.

Итак, в данной статье мы с вами рассмотрели основные принципы электронного документооборота. Из наиболее известных корпораций, предоставляющих услуги по продаже и установке программного обеспечения можно выделить такие, как фирма 1С, 1С-Рарус, ABBY и другие. На этом сегодня все. Надеюсь, что данный материал был для вас полезен. Желаю вам удачи и до встречи в следующих выпусках.

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

• Надежное хранение и удобный поиск документации.
• Поддержка и выполнение канцелярских задач.
• Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
• Создание аналитических отчетов.
• Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

CompanyMedia

CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.

Плюсы

• Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
• Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
• Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
• Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы

• В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
• Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит?

Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Виды систем электронного документооборота

В данном пункте статьи мы рассмотрим системы электронного документооборота. Хочется отметить, что любая система может содержать элементы указанных ниже категорий, но в основном они имеют конкретную ориентацию в каждой области, которая связана с позиционированием продукта.

1. Электронные архивы

Электронные архивы (ЭА)

— это системы электронного документооборота с досконально проработанными средствами хранения и поиска информации. Благодаря совершенной системе ЭА поиск можно выполнять не только по названию документа, но и по ключевым параметрам.

2. Системы ЭДО с развитыми средствами workflow (WF)

Достаточно сложная категория, в которой сами документы не имеют первостепенного значения. Здесь на первый план выходят работы, а к ним уже привязываются документы. Таким образом, они движутся по определенно заданному маршруту (жесткая маршрутизация). При помощи таких систем можно организовывать работы по определенным направлениям, для которых заранее известны и прописаны все алгоритмы.

4. Системы ЭДО типа collaboration (коллаборация)

Такие системы ориентированы на совместную работу и являются новыми в области электронного документооборота. Они были созданы благодаря изменению рыночных условий и необходимостью быть четко ориентированными на определенные сферы без лишнего балласта. Они являются противоположностью указанных выше систем, ввиду отсутствия четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Их главной задачей является обеспечение совместной работы людей в организации, даже если они находятся в разных точках планеты, а также сохранять результаты проделанной работы. Как правило, они созданы по типу порталов, представляющих собой сервисы хранения и публикации.

5. Системы с развитыми дополнительными сервисами

Я думаю, что вы не раз слышали такое понятие как CRM (customer relation management) — это сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга и так далее. Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Прежде чем внедрять программы электронного документооборота на крупных предприятиях советую вам провести глубокий анализ представленных систем и выбрать оптимальную, с применимым только для вашей организации перечнем систем

Важно, чтобы СЭДО представляли возможность эффективного управления предприятием и прозрачностью всех его процессов, но в тоже время высоким уровнем конфиденциальности

При выборе платформ советую вам особое внимание уделить организации архивов электронных документов, автоматизации документооборота с учетом индивидуальных особенностей вашего предприятия и вовлечение в уже действующую систему

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

Полнота функциональности;
Удобство использования;
С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
Легкость адаптации;
Наличие технической поддержки

Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
Репутация производителя и т. д.

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

Изучить функционал
Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности»

Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач
Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
Изучить скриншоты

Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист

Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!

Для чего нужен СЭДО

СЭДО решает множество задач. С его появлением сократился путь от момента возникновения у работника права на социальное пособие до фактического появления этой выплаты в его кошельке. При этом личное участие всех участников процесса в этом механизме оптимально минимизировано, а количество бумажных документов стремится к нулю.

Назовем основные функции СЭДО:

1. Обмен данными по больничным листам между медорганизацией, СФР и работодателем.
2. Представление электронной отчетности в Социальный фонд.
3. Первичная электронная регистрация работников в системе персонифицированного учета.
4. Онлайн-информирование работодателей по вопросам, связанным с начислением пособий, представлением документов и т. д.
5. Прочие функции СЭДО (неформализованный обмен письмами, запросы регистрационного номера страхователя по ИНН/КПП/ОГРН и др.).

Для обмена юридически значимой информацией и документами в системе СЭДО нужна электронная подпись.

Работать с СЭДО можно через 1С и другие учетные программы.

Возможно ли настроить документооборот между разными системами

Да, большинство систем поддерживают универсальные форматы электронного взаимодействия. Этот процесс называется интеграцией. При наличии соответствующих технических возможностей и протоколов обмена данными, разные системы могут быть связаны, позволяя передавать документы и информацию между ними.

Интеграция систем электронного документооборота обеспечивает совместную работу и обмен документами между организациями, которые используют различные СЭД. Это способствует эффективному обмену информацией и сокращению необходимости ручного ввода данных.

Читать по теме:

Фото на обложке: Unsplash

Преимущества перед индивидуальной разработкой

Как уже было сказано, стоимость разработки ЭДО «с нуля» во многих случаях выше, чем внедрение готового программного продукта. Также высоки риски ошибок, которых не избежать при оценке конечной стоимости софта и сроков его внедрения. И это не единственные проблемы, с которыми можно столкнуться, разрабатывая IT-продукт самостоятельно.

Происходит «замыкание» процессов на команде разработчиков: предприятие фактически попадает в зависимость. Если кто-то из коллектива увольняется или «пропадает с горизонта», не исключено, что «его» компоненты системы придется со временем переписывать заново.

В случае заказной разработки зачастую происходит «автоматизация хаоса», без оптимизации бизнес-процессов, происходящих в компании. Готовое решение позволит изменить неоптимальные процессы, упростив взаимодействие участников и сократив количество рутинных операций.

Еще один проблемный момент, которым «грешат» некоторые специалисты, занимающиеся созданием IT-продуктов по индивидуальным ТЗ заказчика – недостаточное внимание к функциям разграничения доступа к контенту. В то время, как для компании-вендора — это один из ключевых вопросов

Покупая готовое решение, можете быть уверены, что информация, хранящаяся в СЭД, будет надежно защищена от несанкционированного доступа, утери или кражи.

Есть случаи, когда вендорский продукт не отвечает всем потребностям бизнеса. К индивидуальной разработке приходится прибегать, если автоматизируемые процессы и алгоритмы уникальны. Доработку готовых решений под индивидуальные процессы компании и поддержку может осуществлять как сам вендор, так и компания-разработчик (интегратор) из его партнерской сети.

ДЕЛО

Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы

• Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
• Простота и удобство в создании проектов документации.
• Общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы

К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

Сколько стоит?

Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.

Логика

Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.

Плюсы

• Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
• Высокая степень защиты данных пользователя.
• Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
• Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.

Минусы

• Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
• Не самая добросовестная работа технической поддержки.
• Архаичный интерфейс.

Сколько стоит?

Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.

СЭД «Е1 Евфрат»

Россия. Москва

Компания Cognitive Technologies («Когнитивные технологии») — разработчик новейшего программного обеспечения. Свое начало компания ведет с 1968 года. За все это время Cognitive Technologies не раз показала себя как надежный и ответственный партнер.

В сферу нашей детальности входит автоматизация различных бизнес-процессов, разработка комплексных информационных системы для предприятий, решений для создания беспилотного оборудования, средств распознавания текста и речи, программ для автоматизации документооборота, технологий искусственного зрения и т. д. Об особенностях нашей работы можно узнать в разделе «Услуги» на официальном сайте Cognitive Technologies.

В итоге

Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.

Идея отказаться от бумажного документооборота обсуждается очень давно. Новые технологии позволяют практически полностью отказаться от бумаги. Но это не означает, что данное решение подойдет любой компании и его так легко осуществить. К сожалению, пока возможность электронного документооборота ограничена законодательно, да и пользователи к такому режиму пока не готовы. Рассмотрим плюсы и минусы электронного документооборота.

Плюсы

Экономия.

Отказ от бумажного документооборота может дать значительную экономию средств. Подумайте, сколько вы ежемесячно тратите на бумагу, чернила, оплату почтовых услуг и т.п. К тому же эти документы нужно где-то хранить. Все это может встать вам в копеечку.

Доступ.

Электронный документооборот предполагает цифровой формат всех документов. Их можно хранить в облаке, получая доступ к данным через веб-приложения. Это повышает мобильность сотрудников, которые могут работать удаленно.

Организация.

Электронные документы легче упорядочивать, искать и редактировать. Гораздо проще и быстрее найти нужный файл в компьютере, чем копаться в кипе бумаг.

Экология.

В России вопросы экологии пока в бизнесе не очень в моде, но все же отказ от использования офисной бумаги позволит спасти немало деревьев. Подумайте об экологически вредном производстве и утилизации картриджей, а также об электроэнергии, потребляемой принтерами.

Минусы

Непрерывность.

К цифровым данным можно легко получить доступ, но также легко их можно и потерять. Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем. Чтобы не потерять данные нужно использовать внешнюю систему резервного копирования.

Безопасность.

Конфиденциальность информации является серьезной проблемой безбумажных офисов. Можно использовать локальные сервера, шифрование и ограниченный доступ. Некоторые документы нужно обязательно иметь в бумажном варианте.

Процессы.

Переход на электронный документооборот предполагает пересмотр текущих процессов и операций. Например, вам может понадобиться цифровая подпись или электронная платежная система. Кроме того, ваши сотрудники должны уметь работать с этими системами.

Время.

Переход на электронный документооборот невозможно осуществить за одну ночь. Вам нужно учесть последствия отказа от бумажных документов. Для реализации всех изменений в операциях вам может потребоваться больше времени, чем вы думаете.

Переход на электронный документооборот не является универсальным решением, его целесообразность зависит от специфики компании. Оцените преимущества этого перехода и организуйте процесс, который будет способствовать повышению производительности вашей работы.

По материалам

Многие как крупные, так и небольшие компании уже оценили преимущества перехода на электронный документооборот между организациями

Сегодня ЭДО уверенно входит в повседневную жизнь, вытесняя привычную бумажную бюрократию, и для успешного ведения бизнеса важно научиться обращаться с ним. Разберем основные положительные и отрицательные моменты перехода на ЭДО 2017