Акт приема-передачи документов: особенности создания и его нормативное регулирование

Что такое акт приема-передачи

Понятие и нормативное регулирование

Если передача осуществляется между юридическими лицами, оформлением занимается заинтересованная сторона. Этот вид бухгалтерской документации обладает юридической силой, если возникает необходимость в рассмотрении спора в суде. Внутри предприятия акты составляются при перемещениях документации между сотрудниками, если меняются их должности или кто-то увольняется.

Нормативов законодательства по оформлению нет, за исключением передачи документов в архив (Приказ Росархива от 13.02.2002). Во всех других ситуациях необходимо ориентироваться на ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», в которой установлены правила оформления. Порядок и форма могут быть обозначены в учетной политике или отдельным приказом директора.

Кем и для чего составляется

руководитель предприятияделопроизводители

Документооборот невозможно организовать без контроля, поэтому документация разделяется по видам и передается сотрудникам, отвечающим за применение и сохранность. Сотрудники меняют должности, увольняются, предприятие может подвергаться реорганизации или ликвидации, что влечет за собой замену ответственных лиц.

Если процесс не зафиксирован, информация может потеряться, бумага – повредиться, а виновника определить будет невозможно. Акты создаются с целью документально подтвердить факт перехода ответственности от одного лица к другому, чтобы избежать споров. Подписи свидетельствуют об отсутствии претензий у сторон на определенный момент. Если разногласия все же возникли, акт служит доказательством при разбирательстве в суде.

Виды и особенности

В документообороте участвует учредительская, проектная, бухгалтерская документация, бланки строгой отчетности и многое другое.

Чаще всего акты оформляются при:

• увольнении руководителя или другого сотрудника, занимающего руководящую должность;
• смене главного бухгалтера;
• переходах сотрудников на другие должности;
• увольнениях;
• оформлении договоров по цессии;
• передаче дел в процессе банкротства управляющему;
• передаче документации в архив.

Если меняется директор или другое должностное лицо, издается соответствующий приказ на основе протокола собрания или решения владельца (в письменной форме). Далее создается распоряжение о создании комиссии, которая будет проводить аудит. Некоторые владельцы считают, что целесообразно пригласить независимого аудитора.

Если новый директор уже имеется, процесс осуществляется быстро. Если место свободно, назначается сотрудник, который обязан принять документацию. Право подписи от лица директора передается приказом и нотариально оформленной доверенностью. После того, как принимается на работу новый руководитель, процедура повторяется.

Главный бухгалтер может меняться, если прежний покидает должность или увольняется. В этой ситуации чаще всего проводится полная инвентаризация имущества и проверка правильности оформления и наличия документации. Назначается комиссия или приглашается независимый аудитор. Перечень оформляется в виде таблицы, результаты проверки отражаются в акте. Один экземпляр получает бывший главбух, второй – новый.

Если рядовые сотрудники меняют должности или увольняются, процедура менее сложная, аудит не требуется. Если пакет небольшой, комиссия тоже не создается.

• При оформлении цессии (согласно ст. 385 Гражданского кодекса) договоры должника передаются организации, обретающей право требования. Документирование осуществляет бухгалтер организации, передающей это право. Если требования уступаются частично, передаются копии, если полностью – оригиналы.
• Перед перемещением документации в архив она сортируется, базируясь на сроке хранения. Документы с истекшим сроком хранения направляются в архив, бумаги временного хранения уничтожаются. Создается сдаточная опись, по которой сверяются в архиве при приемке. В акте необходимо указать, какие бумаги, указанные в описи, отсутствуют и по какой причине.
• При ликвидации в архив (или правопреемнику) передается вся документация (независимо от срока хранения). Если причиной ликвидации стало банкротство, передачей занимается управляющий. Он заключает договор на хранение, документирует факт передачи.

Как составить акт приема-передачи технической документации

Так как одна сторона передает документы другой стороне, каждая из них должна иметь подтверждение этому факту. Соответственно, необходимо оформлять две копии акта. Также обязательно нужно упомянуть, какой именно договор дополняет этот документ.

1. Информация об участниках сделки. Если это компания, прописывается ее название, ФИО и должность руководителя, сведения регистрационных документов. Для ИП и физлиц достаточно указать паспортные данные.
2. Указывается суть акта. Нужно написать, что продавец передал, а покупатель принял технические документы.
3. Отмечается, к какой именно недвижимости относится эта документация. Прописывается адрес, по которому находится недвижимость.
4. Далее идет перечень передаваемых документов. Если их несколько, удобнее будет, если представить эту информацию в виде таблицы. Здесь указывается не только, какие именно документы передаются. Отмечается, сколько листов имеет тот или иной документ. По определенным причинам передаваться могут не оригиналы, а копии технических документов. Поэтому в таблице необходимо сделать графу, в которой отмечается, оригинал передается или копия. Кроме этого, в таблице должно присутствовать свободное место для указания каких-то дополнительных сведений. Рекомендуется делать и такую графу.
5. Указывается, что стороны не имеют друг к другу никаких претензий, и получателя удовлетворяет перечень и состояние документов.
6. Указывается количество экземпляров, которые имеет этот акт. Обычно составляется две копии – по одной для каждой из сторон.

Нужно постараться избежать ошибок. Они могут быть не только орфографическими. Иногда опечатки приводят к тому, что указанные сведения искажаются. Если таковые и были допущены, рекомендуется приступить к заполнению новой бумаги. В ином случае придется в уже имеющийся документ внести изменения. Здесь стоит придерживаться общепринятых правил исправления ошибок. Для этого неверные сведения нужно перечеркнуть одной линией. Рядом указывается верная информация. Также здесь должна стоять пометка «Исправленному верить». Заверяется такое исправление подписями представителей обеих сторон.

Шаг 2. Проверка состояния учета и отчетности

Бухгалтер должен тщательно проверить все переданные документы и выявить возможные расхождения с фактическим состоянием дел. Он может взять на себя обязанности главного бухгалтера, если воинского комиссара нет в организации, и сам составить отчет о состоянии учета и отчетности.

В ходе проверки необходимо убедиться, что переданная информация полна, соответствует правилам бухгалтерского учета и отчетности. Также должна быть проведена инвентаризация имущества и сравнение с данными учета.

В случае, если передаются доверенности, необходимо внимательно проверить их правильность и соответствие действующему законодательству. Любые возможные нарушения или ошибки должны быть исправлены до завершения процедуры передачи.

Составление акта приема передачи документов при смене бухгалтера

АППД гл. бухгалтера оформляется в произвольном стиле, с соблюдением принятой структуры составления подобных документов. Нормативных требований к заполнению АППД нет.

Однако для осуществления передачи дел гл. бухгалтером, нужно:

1. Завершить текущие учетные операции.
2. Проверить состояния бухучета и отчетности (можно привлечь независимых аудиторов).
3. Сдать положенную отчетность (если дата отчета совпадает с датой делегирования дел).
4. Выполнить инвентаризацию имущества и финансов (в том числе в кассе и на банковских счетах фирмы].
5. Провести сверку расчетов с контролирующими ведомствами (ПФР, ФСС).

Сроки делегирования дел и составление АППД определяются распоряжением директора фирмы.

Как составить акт

При заполнении АППД гл. бухгалтером понадобиться отобразить следующие моменты:

1. Общеорганизационные, с изложением действующего учета и отображением общего характера бухучета на фирме, в том числе:

• Отображение технических учетных средств (ПО, размещение баз данных в электронном и бумажном виде и т.д.).
• Отображение специфической нормативной документации, которая используется в компании.
• Изложение порядка доступа к учетным данным (электронные ключи, пароли и пр.).
• Наличие/отсутствие неточностей в учетных реестрах и отчетности, с отображением причин их образования.
• Факт передачи бухгалтерских атрибутов (штампы и ключи от сейфа и электронные, а также разные сертификаты онлайн-связи).

2. Общеоформительные, с указанием реквизитов подписей должностных работников, даты составления акта и пр. приложений).

Приложениями к составляемому АППД могут стать инвентаризационные итоги, описи материалов и прочие ведомости.

Кроме того, в АППД надо будет отразить выявленные ошибки и замечания (если одна из сторон не соглашается с изложенными фактами в акте).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

• учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
• первичная бухгалтерская отчетность;
• лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
• заключения налоговых и иных проверок;
• ценные бумаги, векселя;
• свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
• договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
• платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписывается документ всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства.

Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.

Особенности процедуры состоят в следующем:

1. Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
2. Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

Таким образом, сама по себе – это несложная процедура, однако важно внимательно контролировать действия сотрудников на каждом этапе и убедиться в наличии всех документов как минимум дважды

Что это за документ

Акт приема передачи документов — это официальный документ, в котором фиксируются основные факты и условия передачи документов от одного лица или организации другому. Данный акт является документом важным для обеспечения корректного оформления и ведения деловой документации.

При составлении акта приема передачи документов необходимо учесть некоторые особенности. В акте должны быть указаны все передаваемые документы с указанием их наименования, номера и даты. Также в акте стоит указать подробное описание состояния и сохранности документов на момент передачи. В некоторых случаях акт приема передачи документов может содержать дополнительные сведения, например, касающиеся условий и сроков использования переданных документов.

Составление акта приема передачи документов необходимо проводить в соответствии с требованиями и инструкциями, установленными организацией или законодательством. В документе должны быть указаны все стороны, участвующие в передаче, а также должны быть подписи ответственных лиц, подтверждающие факт передачи документов

Это важно для обеспечения доказательной базы и разрешения возможных споров или недоразумений в будущем

Таким образом, акт приема передачи документов является важным документом, позволяющим фиксировать факты передачи и состояние документов на момент передачи. Составление акта приема передачи документов должно осуществляться с соблюдением предусмотренных требований и инструкций, чтобы обеспечить адекватное оформление деловой документации и предотвратить возможные споры или недоразумения в будущем.

Как составить акт приема-передачи квартиры

Бланк и образец 2019 г.

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:

• номера (в хронологическом порядке);
• полные официальные названия документов;
• дата их составления/подписания;
• номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
• форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).

1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Первым шагом следует провести проверку состояния учета и отчетности. Для этого новый бухгалтер может обратиться к организационному приказу о назначении на должность, доверенностям и другим документам, которые касаются передачи дел. Также необходимо связаться с предыдущим главным бухгалтером для уточнения причин и объяснения ситуации.

Если контакт с главным бухгалтером невозможен или отсутствует желание сотрудничать, можно обратиться к начальнику или директору предприятия с просьбой вмешаться в ситуацию. Они имеют право вынести приказ о передаче дел и документов, а также указать ответственность за нарушение процедуры передачи.

Для учета и контроля над документами можно провести инвентаризацию и составить акт о наличии и отсутствии документов. Это позволит документировать факт отсутствия передачи дел и определить ответственного лица.

В случае, если указанная процедура не дает результатов и главный бухгалтер не предоставляет дела, можно обратиться за юридической консультацией. Юристы помогут определить законные действия, такие как написание претензии или обращение в органы государственной власти.

Какие сведения содержит акт приёма-передачи

Информация, отражённая в акте приёма-передачи, может варьироваться в зависимости от конкретной ситуации. Однако есть элементы, которые должны быть указаны в любом случае. В их числе:

• наименование товара или объекта передачи
• характеристики товара или объекта — артикул, серийный номер, марка и тому подобное;
• информация о лице, передающем товар или объект — ФИО, должность, контактные данные, а также аналогичные сведения о лице, принимающем товар или объект;
• название организации, которая передаёт товар или объект;
• дата составления;
• ссылка на документ, в соответствии с которым осуществляется передача (например, договор купли-продажи);
• стоимость товара или объекта;
• количество экземпляров документа.

Все претензии принимающей стороны к качеству товара или объекта должны быть зафиксированы в акте.

Если одной из сторон является физическое лицо, необходимо указать его ФИО, паспортные данные и адрес. Если передаётся комплекс товаров, это должно быть указано в документе.

Важно помнить, что подпись принимающей стороны на акте подтверждает отсутствие претензий к товару или объекту

Акт приёма-передачи имеет юридическую силу только при соблюдении следующих условий:

• Акт является приложением к основному договору и не может быть самостоятельным документом. Если основной договор отсутствует, акт теряет свою юридическую силу. В акте обязательно должна быть ссылка на основной договор. К примеру, договор купли-продажи.
• Акт должен быть подписан уполномоченными лицами и заверен печатью.
• Акт составляется в двух или более экземплярах для каждой из сторон сделки.

Таким образом, акт приёма-передачи не является самостоятельным документом, но должен быть оформлен, согласно установленным требованиям к таким документам: наличие печатей, подписей, обязательных реквизитов.

Шаг Составление приказа

Если передача дел касается бухгалтера, то в приказе должна быть указана информация о состоянии бухгалтерии, отчетных периодах, банк-клиенте и доверенностях.

Приказ также может содержать информацию о проверках и инвентаризации, которые должны были быть проведены перед передачей дел.

При составлении приказа следует быть внимательным и аккуратным, чтобы избежать ошибок и опечаток, которые могут возникнуть в тексте приказа.

Необходимо также учесть, что приказ может быть подвержен отмене или изменению в случае несоответствия действительности. В таких случаях главный должно быть составление дополнительных приказов или актов, которые уточняют или изменяют предыдущие приказы.

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

1. Между 2 частными гражданами.
2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

Как правильно составить передаточный акт в 2023 году

В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

• Название свидетельства.
• Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
• Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
• Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
• Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов». Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц — это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:

• № п/п.
• Наименование документа.
• Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.

3. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:

1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

Содержание документа

Каждое учреждение имеет право оформлять приемно-передаточный акт по индивидуально разработанной форме. При этом, важным обстоятельством является то, чтобы в бланке были отражены пункты:

• Название, дата и место написания свидетельства передачи.
• Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
• Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
• Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
• Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
• В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности. Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы.  При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.