Как правильно составить должностную инструкцию и для чего она нужна

Как грамотно составить должностную инструкцию: объясняем по шагам

Из каких разделов состоит должностная инструкция

Виды должностных инструкций

Типовая — она составляется для определённой категории работников или должностей без указания конкретных фамилий. Например, в компании работает пять менеджеров по продажам, и они выполняют одинаковую работу, — отвечают на звонки, обзванивают клиентов, работают с CRM и др. Для должности создаётся типовая инструкция с перечислением обязанностей сотрудников.

Индивидуальная — составляется под конкретного работника. Кроме должности указывается ФИО сотрудника. Например, в компании работает два маркетолога. Обязанность первого — писать тексты, размещать их в блог и вести аккаунты в соцсетях. Обязанность второго — создавать рекламные кампании и заниматься их аналитикой. Эти обязанности написаны в их должностных инструкциях. Хоть должности называются одинаково, сотрудники выполняют разные задачи, поэтому у них индивидуальные должностные инструкции.

В каких случаях помогла должностная инструкция: судебная практика

Структура должностной инструкции

Структура должностной инструкции может различаться в зависимости от организации и должности, но в основе она включает следующие элементы:

2. Общая информация

• Цель должности;
• Организационная принадлежность;
• Структурное подразделение, в котором работает сотрудник;
• Руководитель должности;
• Дата составления должностной инструкции.

3. Обязанности

Описание основных задач и обязанностей, которые должен выполнять сотрудник на своей должности. Обязанности обычно формулируются в виде перечня, например:

• Выполнение операций по…
• Планирование и организация…
• Контроль исполнения…

4. Квалификационные требования

Например:

Требования:

1. Высшее образование по специальности «…»
2. Опыт работы в сфере «…», не менее … лет
3. Знание программы «…», уровень владения — …

5. Права и полномочия

Описание того, какие права и полномочия предоставлены сотруднику на своей должности. Включает в себя перечисление тех действий, которые сотрудник имеет право совершать от имени организации.

Например:

Полномочия:

• Представление организации во взаимоотношениях с …
• Подписание документов …
• Принятие решений по …

6. Ответственность

Например:

Ответственность:

• За несоблюдение правил безопасности …
• За неправильное использование …
• За невыполнение поставленных задач …

Структура должностной инструкции должна быть логичной и понятной для сотрудника. Она помогает установить четкие рамки работы и ответственности каждого сотрудника в организации.

Частые вопросы

Что входит в реквизиты инструкции?

+

Бумага содержит такие реквизиты, как наименование компании, дата, номер документа, место написания, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, а также гриф утверждения.

Как прописать в ДИ индивидуального предпринимателя, кому подчиняются сотрудники, если нет управляющего?

+

ИП — это полноправный работодатель, и он вправе принимать на работу других сотрудников (ст. 303 ТК РФ, Система Гарант). Если ИП не принимает на работу управляющего, то все сотрудники подчиняются предпринимателю. Соответственно, в ДИ нужно указать, например, следующее: бухгалтер подчиняется непосредственно ИП.

Кто должен составлять ДИ на работника?

+

Это не определено на законодательном уровне. На практике этим обычно занимаются руководители профильных подразделений, юристы либо кадровики. работодатель сам решает, Кому именно поручить данную работу, и как оформить должностную инструкцию.

Должен ли работодатель выдавать должностную инструкцию на руки работнику?

+

Работодатель должен выдать сотруднику копию его должностной инструкции, если таковая есть на предприятии. Для этого работнику нужно подать соответствующее заявление (см. ч. 2 ст. 22 ТК РФ, ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Зачем нужны должностные инструкции

Важные моменты при составлении должностной инструкции

При разработке должностных инструкций необходимо учесть ряд важных моментов, которые позволят грамотно составить документ и обеспечить его эффективность.

1. Конкретность и ясность. Должностная инструкция должна быть понятной и конкретной, чтобы сотрудники могли легко понять свои обязанности и выполнять их без затруднений. Используйте понятные термины и формулировки, избегайте двусмысленностей.

2. Объем и структура. Должностная инструкция должна содержать все необходимые разделы и пункты, описывающие обязанности сотрудника

Важно соблюдать логичную структуру, чтобы документ был удобен для чтения и поиска информации

3. Актуальность и обновляемость. Должностная инструкция должна быть всегда актуальной и соответствовать текущим требованиям и условиям работы. Регулярно обновляйте и проверяйте ее на соответствие действующим процессам и требованиям.

5. Процесс вовлечения

При разработке должностной инструкции важно участие сотрудников, которые выполняют данную должность. Они способны привнести свой опыт и предложить улучшения или дополнения к инструкции

Пример структуры должностной инструкции

Раздел
Описание

Общие положения
Описание должности, связанных с ней задач и функций, уровня ответственности.

Обязанности
Перечень основных обязанностей и задач, которые должен выполнять сотрудник.

Требования
Описание необходимых навыков, компетенций, квалификации и личностных качеств для успешного выполнения должности.

Правила и положения
Список правил, положений и инструкций, которые сотрудник должен соблюдать в процессе работы.

Оценка результатов
Критерии оценки результатов работы, система контроля и обратной связи.

Соблюдение данных важных моментов при составлении должностной инструкции поможет грамотно организовать работу сотрудников, повысить их эффективность и обеспечить соблюдение корпоративных стандартов и процедур.

Процедура ознакомления с должностной инструкцией

Сотрудник имеет возможность ознакомиться с должностной инструкцией несколькими способами:

• подписью в графе ознакомлен на самой должностной инструкции
• в журнале ознакомления с должностной инструкцией
• в электронном виде на внутреннем портале документооборота
• в приложении к трудовому договору.

Обычно  должностные инструкции выпускаются в 3х экземплярах: первый — хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Многие крупные компании стремятся перевести свой внутренний документооборот в он-лайн режим. Если модули вашей программы по кадровому документообороту позволяют создать электронный банк должностных инструкций, то вы можете организовать процесс создания, утверждения, изменения и ознакомления с должностной инструкцией в электронном виде с помощью опции электронной подписи. Такая автоматизация процесса безусловно позволить сберечь массу времени и сил, затрачиваемых отделом кадров для поддержания каталога должностных инструкций предприятия в должном порядке.

Кто утверждает должностную инструкцию

Как правило, в конце или в самом начале должностной инструкции указывается срок ее действия. Стандартными сроками является 3 или 5 лет. Также оговаривается порядок утверждения должностной инструкции и процедура ее пересмотра. Если есть желание избежать массового переутверждения должностных инструкций по истечении срока действия, есть возможность модифицировать текст документа и указать, что он действует бессрочно или до утверждения новой версии должностной инструкции.

В большинстве типовых бланков должностных инструкций вы увидите, что данный документ утверждается Генеральным директором или Директора предприятия. Однако это право на основании приказа может быть предоставлено Директору по персоналу, Начальнику отдела кадров или Начальнику юридического отдела. В общем-то, утверждать инструкции имеет право любой сотрудник компании, на которого эта ответственность возложена приказом по предприятию.

Шаги по составлению должностной инструкции

1. Идентифицируйте должность

Первым шагом необходимо определить и идентифицировать конкретную должность, для которой составляется инструкция

Важно указать название должности, область ответственности и необходимые качества и навыки для успешного выполнения работы

2. Опишите обязанности

В следующем шаге необходимо подробно описать все обязанности, которые должен выполнять сотрудник на данной должности. Обязанности должны быть конкретными, измеримыми и релевантными. Используйте грамотную формулировку для избежания двусмысленности.

4. Разделите обязанности на основные и дополнительные

Разделите обязанности на основные и дополнительные. Основные обязанности должны быть выполнены приоритетно, а дополнительные — по необходимости и второстепенности.

6. Укажите руководителя и структуру подчиненности

Укажите, кому подчиняется сотрудник на данной должности и кто является его непосредственным руководителем. Это помогает сотруднику понять, к кому обращаться в случае возникновения вопросов и проблем.

Составление должностной инструкции требует тщательной проработки и учета всех деталей. Она должна быть четкой, понятной и полной, чтобы сотрудник мог понять, что от него ожидается на данной должности. Следуя вышеуказанным шагам, вы сможете составить составить эффективную должностную инструкцию.

Разработка должностных инструкций: кто должен разрабатывать

Пример оформления должностной инструкции

Структура должностной инструкции может быть следующей:

• Заголовок с указанием названия должности и подразделения;
• Цель должности;
• Основные задачи и функции;
• Права и обязанности;
• Требования к квалификации и опыту;
• Ответственность;
• Связи и отношения.

Пример оформления должностной инструкции:

Должность:	Менеджер по продажам
Подразделение:	Отдел продаж

Цель должности:

Осуществление эффективных продаж продукции компании, привлечение новых клиентов и поддержание долгосрочных партнерских отношений.

Основные задачи и функции:

• Активный поиск и привлечение новых клиентов;
• Проведение презентаций продукции клиентам;
• Оформление договоров и сопровождение клиентов во время сделок;
• Анализ и планирование продаж;
• Поддержание долгосрочных партнерских отношений с клиентами;
• Отчетность о проделанной работе.

Права и обязанности:

• Представление и продвижение продукции компании;
• Установление цен на продукцию и проведение переговоров;
• Разработка и реализация планов продаж;
• Составление и подписание договоров на продажу продукции;
• Обработка и анализ рыночной информации.

Требования к квалификации и опыту:

• Высшее образование в сфере маркетинга или экономики;
• Опыт работы в сфере продаж не менее 2 лет;
• Навыки презентации и переговоров;
• Умение работать с Клиентской БД и CRM системами;
• Опыт работы с ключевыми клиентами и поиска новых клиентов.

Ответственность:

За достижение плановых показателей продаж, поддержание и развитие клиентской базы, а также за соблюдение порядка и правил, установленных компанией.

Связи и отношения:

Зачем нужна должностная инструкция

1. Регулирование трудовых отношений

Должностная инструкция является юридическим документом, который определяет задачи и функции каждого сотрудника. Она служит основой для регулирования трудовых отношений между работниками и работодателем.

3. Контроль и оценка результативности

Должностная инструкция позволяет работодателю контролировать выполнение задач и оценивать результативность работы сотрудников. Она является основой для проведения оценок и аттестации, позволяющих определить эффективность и профессионализм сотрудников.

4. Правовая защита сторон

Должностная инструкция служит основой для разрешения споров и конфликтов, связанных с выполнением трудовых обязанностей. В случае возникновения претензий со стороны работников или работодателя, должностная инструкция может быть использована в качестве доказательства в суде.

5. Введение новых сотрудников

При приеме на работу нового сотрудника должностная инструкция становится незаменимым инструментом для его адаптации и ознакомления с обязанностями. Она помогает новому сотруднику быстрее войти в рабочий процесс и понять свои задачи и ответственности.

Из чего состоит должностная инструкция

В законе не указан определенный шаблон должностной инструкции. Обычно документ содержит следующие разделы:

• Заголовок. Содержит название организации, дату утверждения, инициалы утвердившего лица, наименование должности, ФИО сотрудника (в индивидуальной инструкции).
• Общие положения. Включены сведения об образовании, квалификации наемного работника, правила работы. Здесь также прописывается кто может принять на работу и уволить сотрудника, кем его можно заменить в случае болезни или отпуска.
• Должностные обязанности. Прописывается весь функционал работника: задачи, сроки, качество. Желательно все прописать четко, без общих фраз.
• Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.
• Ответственность. Обговариваются случаи, когда работника могут наказать или подвергнуть дисциплинарному взысканию.
• Взаимодействие. Указывается, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.

Этот список не является исчерпывающим, компании могут включать в документ дополнительные блоки, например, критерии оценки KPI.

Правовые основы составления должностной инструкции

1. Нормативные акты

При составлении должностной инструкции необходимо основываться на следующих нормативных актах:

• Трудовом кодексе Российской Федерации;
• Коллективном договоре (если существует);
• Положении о структурном подразделении или организации в целом;
• Локальных нормативных актах (приказы, инструкции и др.).

2. Порядок составления должностной инструкции

При составлении должностной инструкции следует придерживаться следующего порядка:

1. Определение названия должности и ее функционального назначения;
2. Описание обязанностей и задач, которые возлагаются на работника;
3. Уточнение требований к квалификации и компетенциям работника;
4. Описания процедур и порядков выполнения основных рабочих операций;
5. Указание на правила безопасности и охраны труда, связанных с должностью;
6. Определение форм и сроков отчетности;
7. Уточнение ответственности работника и порядка контроля.

3. Содержание должностной инструкции

Должностная инструкция должна содержать информацию о:

• Функциональном назначении должности;
• Обязанностях и задачах работника;
• Квалификационных требованиях;
• Основных операционных процедурах и правилах безопасности;
• Взаимодействии с другими подразделениями;
• Отчетности и контроле.

4. Разработка и утверждение должностной инструкции

Разработка и утверждение должностной инструкции осуществляется работодателем или его уполномоченным лицом. Процесс включает в себя следующие шаги:

1. Проведение анализа и изучение должности;
2. Составление проекта должностной инструкции;
3. Согласование проекта с руководителем структурного подразделения;
4. Проведение дополнительной экспертизы при необходимости;
5. Утверждение должностной инструкции и ее регистрация.

Цели и задачи составления должностных инструкций

Индивидуальные или групповые должностные инструкции

Индивидуальные или групповые должностные инструкции позволяют:

• четко распределять должностные обязанности и ежедневные функции работников
• повышать эффективность и организацию рабочего времени
• предотвращать возможные конфликты в коллективе на почве вопросов, кто за что отвечает
• ясно определить взаимоотношения и субординацию работников друг с другом
• в письменной форме разъяснить права работника — что и как сотрудник в праве требовать от своего руководителя или от компании для осуществления своих профессиональных обязанностей
• увеличить уровень ответственности каждого работающего
• могут являться основой для определения критериев для повышения, перевода на новую должность, материального или нематериального стимулирование сотрудников
• могут быть базисом для наложения взысканий на сотрудника или смещения с должности, в случае если работник систематический не справляется с должностными обязанностями
• могут служить доказательной базой при трудовых спорах в соответствующих комиссиях, контролирующих органах и суде
• обеспечить правильный баланс рабочего и личного времени работающего.

Порядок разработки и утверждения должностной инструкции

Как утвердить должностную инструкцию и ввести ее в действие

Существует два способа основных способа введения такого документа в действие:

1. Утвердить в качестве локального нормативного акта компании. Далее подготовьте приказ об утверждении ДИ. Форма инструкции — свободная. Всех новых сотрудников следует ознакомить с составленным документом и получить подпись специалиста. При приеме на работу сотруднику нужно выдать копию ДИ. Плюсом такого способа является возможность изменить документ в одностороннем порядке.
2. Сделать ДИ приложением к ТД. Работник, таким образом, подписывает трудовой договор, а вместе с ним и ДИ. Один экземпляр должен остаться у сотрудника. Если руководство пожелает изменить документ, придется получить согласие работника на это.

Как подобрать благонадежных сотрудников и сохранить репутацию компании?

Составление должностных инструкций – это один из шагов на пути к формированию надежного кадрового состава организации. Документ помогает закрепить, каким требованиям должен соответствовать будущий работник, какими профессиональными знаниями владеть и какими будут его задачи на рабочем месте. Должностная инструкция обеспечивает защиту от рисков при судебных разбирательствах, да и просто вносит ясность во взаимоотношения работодателя и сотрудника. 

Также защитить от рисков репутацию компании помогает оценка уровня благонадежности будущих сотрудников еще на этапе подбора персонала.

Используя сервис проверки соискателей и сотрудников от SpectrumData, вы сможете убедиться в надежности кандидата или, наоборот, – отказаться от сотрудничества с ним. Проверка займет всего три минуты – именно через такое время после запроса вы получите развернутый отчет о соискателе.

Информация об интересующем вас кандидате или сотруднике выгружается из более чем 70 государственных и коммерческих баз данных, при этом с соблюдением всех требований закона о персональных данных. Вы сможете без труда проверить правовую благонадежность гражданина, начиная от различного рода правонарушений до участия в арбитражных делах и нахождения в розыске, действительность его документов, финансовое положение, а также выполнить проверку соцсетей и мессенджеров.

Выбор пакета проверок зависит от потребностей компании – доступны несколько вариантов: базовый, расширенный и максимальный. Оставьте заявку на демо-доступ, чтобы познакомиться с наполнением отчетов.

Чтобы оценить достоверность и объективность данных, предоставляемых сервисом, оформите бесплатный тестовый доступ, с помощью которого можно провести несколько бесплатных проверок реальных кандидатов.

Как внести изменения в должностную инструкцию

При смене названия организации, трудового функционала работников, его должностных обязанностей, наименования должностей и т.д., естественно, нужно вносить соответствующие изменения в документ.

При смене названия предприятия необходимо:

• внести изменения в титульник должностной инструкции;
• утвердить документ у директора предприятия;
• письменно ознакомить работника с новой редакцией.

При изменении той или иной текстовой части должностной инструкции необходимо:

• либо выпустить приказ о том, что изменена текстовая часть должностной инструкции, сделать приложение к уже утвержденному документу и письменно ознакомить работника с приказом;
• либо принять решение об утверждении новой должностной инструкции, а предыдущую редакцию считать недействительной.

При изменении трудовых обязанностей работника в одностороннем порядке сотрудник должен быть уведомлен об этом в срок не менее 60 дней. 

При кардинальной смене должностной инструкции необходимо разработать и утвердить новую. 

Основные элементы должностной инструкции

Определение должности

Первым элементом должностной инструкции является определение должности, на которой работает сотрудник. В этой части должны быть указаны название должности, подразделение, в котором работает сотрудник, а также репортинг-цепочка, т.е. кому сотрудник подчиняется и кто ему подчиняется.

Обязанности и задачи

Следующим важным элементом должностной инструкции является перечень обязанностей и задач, которые должен выполнять сотрудник на данной должности. В этой части нужно конкретно определить, какие именно действия и ответственность лежат на сотруднике. Возможно использование номеров и маркированных списков для удобства читателя.

• Определить основные задачи, которые надо выполнять регулярно;
• Перечислить возможные дополнительные задачи, которые могут возникать время от времени;
• Указать ответственность сотрудника по достижению целей и результатов работы.

Требования

Третий элемент должностной инструкции — требования к сотруднику. Здесь указываются необходимые навыки, знания, квалификация и опыт работы для успешного выполнения должности

Важно, чтобы требования были конкретными и соответствовали реальным требованиям должности и компании

1. Указать необходимое образование, сертификаты или лицензии;
2. Определить требуемый уровень опыта работы в конкретной области;
3. Указать необходимые навыки и знания по программам и процедурам, которые используются в работе.

Права и полномочия

Пример прав и полномочий:

Права	Полномочия
Принимать решения в рамках своей должности;	Подписывать документы от имени компании;
Участвовать в процессе принятия решений на уровне подразделения;	Выдавать указания и инструкции подчиненным сотрудникам;

Оценка работы

Последний элемент должностной инструкции — критерии и способы оценки работы сотрудника. В этой части указываются, каким образом будет проводиться оценка выполнения обязанностей и достижения целей, а также какая система наград и поощрений предусмотрена компанией.

• Установить четкие критерии для оценки работы;
• Определить периодичность проведения оценки работы;
• Указать систему наград и поощрений за достижение целей.

Используя все перечисленные элементы, можно составить полноценную и информативную должностную инструкцию для каждой должности в компании. Это позволит сотрудникам иметь четкое представление о своих обязанностях и ожиданиях компании, а также повысит эффективность работы и сотрудничество внутри организации.