Как грамотно составить должностную инструкцию: объясняем по шагам
Должностная инструкция: рационально ли выдавать работнику второй экземпляр
Выдача второго экземпляра должностной инструкции может быть оправдана в следующих случаях:
- Наличие нескольких рабочих мест: если работник исполняет свои обязанности не только на одном рабочем месте, но и перемещается по разным отделам или филиалам компании, то второй экземпляр должностной инструкции может быть полезен для наглядного представления ряда специфических инструкций или правил, относящихся к конкретным местам работы.
- Необходимость сохранения целостности информации: если должностная инструкция содержит важные рекомендации, правила или процедуры, которые должны быть доступны и одновременно неизменны для работника, выдача второго экземпляра может служить гарантией сохранности такой информации при возможном утере или повреждении первого экземпляра.
- Работа в разных временных зонах: в случае, если работник осуществляет деятельность, связанную с разными временными зонами (например, в международных компаниях), выдача второго экземпляра может быть полезна для оперативного выполнения задач и обеспечения гармоничной работы без привлечения дополнительных ресурсов.
Однако, стоит помнить о возможных негативных последствиях выдачи второго экземпляра должностной инструкции:
- Распространение конфиденциальной информации: при выдаче второго экземпляра должностной инструкции, содержащей конфиденциальные данные или операционные процессы, необходимо обеспечить контроль доступа к такой информации и предотвратить ее распространение между лицами, не уполномоченными на ее просмотр или использование.
- Усложнение процесса актуализации: выдача второго экземпляра должностной инструкции может привести к усложнению процесса актуализации документа при изменениях в правилах, системах или политиках компании. В таком случае, необходимо разработать эффективные механизмы управления версиями документа и уведомлять работников об актуальных изменениях.
- Дополнительные расходы: выдача второго экземпляра должностной инструкции требует расходования дополнительных материальных ресурсов, включая бумагу, печать и доставку. Если компания стремится к сокращению расходов или есть другие способы обеспечения доступности информации, стоит обсудить и рассмотреть альтернативные варианты перед выдачей второго экземпляра документа.
Таким образом, решение о выдаче второго экземпляра должностной инструкции должно быть принято в комплексе, учитывая специфику работы, потребности сотрудников и стратегические цели компании. Рациональное и обдуманное подход к этому вопросу может способствовать оптимизации бизнес-процессов и повышению эффективности работы.
Отличие должностной инструкции от производственной
Когда на работу принимаются руководители, специалисты и иные служащие, разрабатываемые инструкции для них именуются должностными. А для профессий рабочих на основе, как правило, единых тарифно-квалификационных справочников работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям утверждаются производственные инструкции, которые также иногда называются рабочими инструкциями. Таким образом, отличие должностной инструкции от рабочей инструкции состоит только в категории работников, в отношении которых такая инструкция разрабатывается. Хотя и такое деление является достаточно условным, ведь и должностная, и рабочая инструкции должны давать работнику однозначное понимание того, какую работу ему предстоит выполнять.
В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД,
ОК 011-93
(утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.
Дополнительные обязанности в рамках одной должности
Как составлять должностные инструкции, не говорят никакие нормативные документы, кроме рекомендаций Роструда, поэтому их оформление – добровольно для работодателя, а форма произвольна. Практически все предпочитают все же оформлять их, так как этот документ:
- значительно упрощает организацию труда;
- снимает возможные разногласия по поводу выполняемой работы;
- разграничивает ответственность;
- устраняет дублирование схожих функций;
- составляется не субъективно «под работника», а «под должность», кто бы ее не занимал.СПРАВКА! При определении обязанностей той или иной должности за основу берется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий. Многие его положения устарели, работодателю часто нужны новые, не отраженные в нем должности. В таких случаях местные органы исполнительной власти могут принять нормативные акты по требованиям к той или иной должности.
Руководители могут сами определять содержание должностной инструкции, поэтому в рамках одной и той же должности они могут вносить в нее дополнительные обязанности, если таковые:
- вписываются в квалификационную характеристику;
- обусловлены технической реорганизацией предприятия;
- вызваны изменением условий труда.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если причиной изменений становятся перемены технических и/или организационных условий труда, сотрудник должен узнать об этом за 2 месяца (ч.2. ст.74 ТК). Согласие сотрудника не требуется, но вовремя быть проинформированным – его право.
Во всех остальных случаях необходимо оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее обязательное согласие работника.
Что представляет собой типовая должностная инструкция
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ. В любом случае требовать от работника исполнения должностной инструкции можно лишь тогда, когда с этим документом работник ознакомлен письменно. Один экземпляр должностной инструкции должен быть вручен работнику, иначе он не сможет этот документ исполнять.
Если работник выполняет трудовые обязанности без должностной инструкции или без их конкретизации в трудовом договоре, работодателю будет сложно принудительно заставлять работника выполнять какую-то работу, привлекать его к дисциплинарной ответственности, лишать премии и т.п.
Типовая должностная инструкция состоит из нескольких разделов.
Раздел 1. Общие положения
В этом разделе приводятся требования к образованию и стажу работника.
Работодатель вправе установить в должностной инструкции квалификационные требования для кандидатов.
Так, одним из документов, устанавливающих требования к квалификации работника, является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. №37. Вместе с тем Квалификационный справочник не является нормативно-правовым документом, а поэтому приведенные в нем требования носят рекомендательный характер (п.2 Постановления Минтруда России от 21.08.1998 г. №37).
Раздел 2. Должностные обязанности
В этом разделе указывается функционал работника.
Должностные обязанности устанавливаются в зависимости от разряда работника, категории служащего, чина и т.п. При этом квалификация тем выше, чем выше разряд. Поэтому у рабочих или служащих одной профессии, но разных квалификаций будут различаться должностные обязанности и, соответственно, размер оклада.
Раздел 3. Права
В этом разделе описываются права, которые необходимы работнику для выполнения должностных обязанностей.
Например, работник имеет право запрашивать через непосредственного своего руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
Раздел 4. Ответственность
В этом разделе указываются ответственность работника за несоблюдение должностной инструкции, а также иных локальных нормативных актов работодателя.
Пределы ответственности определяются должностью работника. Например, кассир несет полную материальную ответственность за вверенные ему ценности.
Что общего между должностной и рабочей инструкциями
По сути рассматриваемые типы устава являются разнонаправленными руководствами. Однако существует ряд объединяющих их параметров.
Как рабочая, так и должностная инструкции:
- Являются документами.
- Составляются индивидуально на всех предприятиях, с учётом отрасли, вида деятельности, масштаба производства, штатного состава.
- Не регламентируются государственными законами.
- Не имеют шаблонов, т.е. содержание инструкции допускается менять, корректировать на усмотрение любой отдельной организации.
- Обязательны для ознакомления и подписания работником до вступления в должность, выхода на стажировку, начала работы, перехода к выполнению возложенных на него обязанностей.
- Официальная и функциональная ответственность закрепляется на уровне нормативной документации.
- Вышеуказанные документы должны храниться у каждого сотрудника в течение всего периода трудовой деятельности на данном предприятии.
Четвертый раздел
Определение рабочих обязанностей
В четвертом разделе должностной инструкции необходимо описать обязанности работника, которые необходимо выполнить в рамках его должности
Важно указать как основные, так и дополнительные задачи, которые могут возникнуть в процессе работы
Управление временем и приоритетами
Управление временем — важнейший аспект работы на любой должности. Необходимо прописать в должностной инструкции, какие задачи являются приоритетными и какие сроки должны быть соблюдены.
Результаты работы и ответственность
Каждый работник должен понимать, что от него требуется конкретный результат и который процесс в его должности ведет к этому результату. Следует описать какие-то критерии, по которым можно оценить результат работы, чтобы оценивать эффективность работы работника.
Стоит уделить отдельное внимание ответственности за выполнение задач и достижение результата. Необходимо указать, какие последствия могут быть за нарушение сроков выполнения задач и качества работы
Чем может быть полезна должностная инструкция?
|
Для работодателя |
Для сотрудника |
|
|---|---|---|
|
Указание деловых качеств соискателя работы |
Может обосновывать отказы в приеме на работу соискателей |
Может четко понимать требуемые деловые качества при приеме на ту или иную должность |
|
Оценка работы сотрудников |
Используя положения должностной инструкции, работодатель может сверять с «эталоном» работу сотрудников и выявлять преимущества или недостатки |
Может оценивать выдвигаемые критерии работы для улучшения трудовых показателей и роста эффективности выполняемых трудовых функций |
|
Распределение трудовых функций |
Может рационализировать работу сотрудников, поручив им те трудовые обязанности, которые находятся в их компетенциях |
Может анализировать реальные трудовые обязанности с прописанными документально, чтобы четко определять границы своих компетенций и зоны ответственности |
Обратите внимание: должностная инструкция разрабатывается работодателем к каждой должности, зафиксированной в штатном расписании. Работодатель может воспользоваться Единым квалификационным справочником должностей в качестве источника
Из каких разделов состоит должностная инструкция
Цели и задачи составления должностных инструкций
Структура должностной инструкции
Структура должностной инструкции может различаться в зависимости от организации и должности, но в основе она включает следующие элементы:
2. Общая информация
- Цель должности;
- Организационная принадлежность;
- Структурное подразделение, в котором работает сотрудник;
- Руководитель должности;
- Дата составления должностной инструкции.
3. Обязанности
Описание основных задач и обязанностей, которые должен выполнять сотрудник на своей должности. Обязанности обычно формулируются в виде перечня, например:
- Выполнение операций по…
- Планирование и организация…
- Контроль исполнения…
4. Квалификационные требования
Например:
Требования:
- Высшее образование по специальности «…»
- Опыт работы в сфере «…», не менее … лет
- Знание программы «…», уровень владения — …
5. Права и полномочия
Описание того, какие права и полномочия предоставлены сотруднику на своей должности. Включает в себя перечисление тех действий, которые сотрудник имеет право совершать от имени организации.
Например:
Полномочия:
- Представление организации во взаимоотношениях с …
- Подписание документов …
- Принятие решений по …
6. Ответственность
Например:
Ответственность:
- За несоблюдение правил безопасности …
- За неправильное использование …
- За невыполнение поставленных задач …
Структура должностной инструкции должна быть логичной и понятной для сотрудника. Она помогает установить четкие рамки работы и ответственности каждого сотрудника в организации.
Раздел «Общие положения»
В разделе «Общие положения» укажите:
название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
требования, предъявляемые к уровню образования и опыту работы сотрудника (квалификационные требования);
непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);
порядок назначения и освобождения от должности;
наличие и состав подчиненных;
порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.
Как правильно составить должностную инструкцию
Правила разработки
Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.
Кто должен разрабатывать должностные инструкции?
Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.
Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным. Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.
Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.
Для чего вменять обязанности сотруднику?
Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.
Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода.
Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных:
- государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
- в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
- меняется организация труда;
- необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.
Основные элементы должностной инструкции
Определение должности
Первым элементом должностной инструкции является определение должности, на которой работает сотрудник. В этой части должны быть указаны название должности, подразделение, в котором работает сотрудник, а также репортинг-цепочка, т.е. кому сотрудник подчиняется и кто ему подчиняется.
Обязанности и задачи
Следующим важным элементом должностной инструкции является перечень обязанностей и задач, которые должен выполнять сотрудник на данной должности. В этой части нужно конкретно определить, какие именно действия и ответственность лежат на сотруднике. Возможно использование номеров и маркированных списков для удобства читателя.
- Определить основные задачи, которые надо выполнять регулярно;
- Перечислить возможные дополнительные задачи, которые могут возникать время от времени;
- Указать ответственность сотрудника по достижению целей и результатов работы.
Требования
Третий элемент должностной инструкции — требования к сотруднику. Здесь указываются необходимые навыки, знания, квалификация и опыт работы для успешного выполнения должности
Важно, чтобы требования были конкретными и соответствовали реальным требованиям должности и компании
- Указать необходимое образование, сертификаты или лицензии;
- Определить требуемый уровень опыта работы в конкретной области;
- Указать необходимые навыки и знания по программам и процедурам, которые используются в работе.
Права и полномочия
Пример прав и полномочий:
| Права | Полномочия |
|---|---|
| Принимать решения в рамках своей должности; | Подписывать документы от имени компании; |
| Участвовать в процессе принятия решений на уровне подразделения; | Выдавать указания и инструкции подчиненным сотрудникам; |
Оценка работы
Последний элемент должностной инструкции — критерии и способы оценки работы сотрудника. В этой части указываются, каким образом будет проводиться оценка выполнения обязанностей и достижения целей, а также какая система наград и поощрений предусмотрена компанией.
- Установить четкие критерии для оценки работы;
- Определить периодичность проведения оценки работы;
- Указать систему наград и поощрений за достижение целей.
Используя все перечисленные элементы, можно составить полноценную и информативную должностную инструкцию для каждой должности в компании. Это позволит сотрудникам иметь четкое представление о своих обязанностях и ожиданиях компании, а также повысит эффективность работы и сотрудничество внутри организации.
Порядок разработки и утверждения должностной инструкции
Должностные инструкции на рабочие профессии
Вопрос: На предприятии есть должностные инструкции на ИТР, есть также инструкции по охране труда на рабочие профессии. Подскажите, пожалуйста, необходимо ли иметь должностные инструкции на рабочие профессии (рабочие инструкции)?
Ответ: Законодательством не предусмотрена обязанность работодателя разрабатывать и применять должностные инструкции. В Трудовом кодексе Российской Федерации не содержится упоминания о должностных инструкциях. Более того, на федеральном уровне нет единого правового акта, устанавливающего порядок их составления. Есть лишь отдельные ведомственные приказы, регламентирующие процесс подготовки должностной инструкции работника соответствующего ведомства. Работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости применения должностных инструкций, оформлении и порядке внесения в них изменений.
Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» определил, что должностная инструкция является важным документом, содержанием которого являются не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Если в трудовом договоре, как правило, указывается только трудовая функция работника (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации), то в должностной инструкции в разделе «Должностные обязанности» трудовая функция детально регламентируется, предусматривается круг обязанностей работника, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т.д. Нередко должностная инструкция является приложением к трудовому договору, неотъемлемой его частью.
Понятие «должностная инструкция» характерно для определения содержания выполняемой трудовой функции работника, замещающего определенную должность (Письмо Роструда от 24.11.2008 №6234-ТЗ). Должностные инструкции по должностям, включенным в соответствующие квалификационные справочники, разрабатываются на основе квалификационных характеристик, указанных в этих справочниках.
Для работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, для определения содержания выполняемой трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Например, общими положениями Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих народного хозяйства СССР, утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 N 31/3-30, предусматривалось наличие производственных (по профессии) инструкций, которые достаточно широко использовались в практике регулирования трудовых отношений.
Должностные обязанности рабочего
Круг должностных обязанностей на рабочем месте зависит от конкретной должности, условий работы и специфики деятельности организации-работодателя. Так, к примеру, должностные обязанности кухонного рабочего или рабочего по комплексному обслуживанию зданий мы приводили в отдельных материалах. Соответственно, свою специфику имеют, например, должностная инструкция рабочего по благоустройству территории или должностная инструкция разнорабочего. А какие, скажем, у подсобного рабочего должностные обязанности? Ниже приведем пример заполнения должностной инструкции подсобного рабочего.
Скачать бланк должностной инструкции подсобного рабочего можно
Скачивать формы могут только подписчики журнала
Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы
Войти на сайт
Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
Пробный доступ
Скачать
Что должно быть в должностной инструкции
Приступая к разработке должностной инструкции, составителю следует исходить из структуры предприятия, особенностей структурного подразделения, в котором числится соответствующая должность, особенностей работы лиц, замещающих должности, по которым разрабатывается инструкция.
Должностная инструкция определяет положение работника в правовых отношениях. Запись правовых отношений делается с помощью следующих юридических категорий:
- обязанности;
- права;
- ответственность.
В настоящее время сложился традиционный подход к составлению должностной инструкции, согласно которому должностная инструкция состоит из пяти разделов.
Раздел 1 «Общие положения». Содержится область деятельности работника с указанием:
- категории должности, определяемой в соответствии с ОКПДТР — руководитель, специалист, технический исполнитель;
- порядок назначения и освобождения от должности, а также замещения во время его отсутствия;
- квалификационные требования;
- подчиненность работника;
- перечень нормативных документов, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
Раздел 2 «Функции работника», в котором перечисляются основные направления деятельности работника.
Раздел 3 «Должностные обязанности работника» — определены конкретные виды работ, выполняемые работником.
Раздел 4 «Права работника» — закрепляются полномочия, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
Раздел 5 «Ответственность работника» — регламентируется персональная ответственность работника.
Ответы экспертов
Должностная инструкция не закреплена в ТК РФ. Однако в соответствии со ст. 22 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить работника со всеми локальными актами, непосредственно связанные с трудовыми обязанностями.
Законодательно предусмотрено только ознакомление с локальными актами, предоставлять работнику копии локальных актов работодатель не обязан. Возможно в уставе или других локальных актах организации, предусмотрена выдача копий локальных актов работникам, необходимо ознакомиться с такими документами.
Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Т. е. перечень документов, копии которых обязан выдать работодатель, является открытым (на что указал Конституционный Суд РФ в Определении от 21.05.2015 N 1008- О).
Однако, в судебной практике сложилось два подхода по поводу выдачи копий должностной инструкции (ДИ):
1. Когда ДИ является локальным нормативным актом (ЛНА), т. е. распространяется на любого работника, который занимает должность по данной должности, и ДИ не является приложением к трудовому договору работника. Тогда, поскольку с ЛНА работодатель обязан только знакомить работников, он не обязан выдавать копии.
2. Поскольку ДИ регламентирует деятельность конкретного работника, то копия ДИ должна быть ему выдана в том числе и в целях полноценного осуществления работником трудовой функции, при этом, такая ДИ, как правило, является именной, т. е. относится к конкретному работнику, а не к занимаемой им должности и ЛНА не является.
Т. о., нет определенности в этом вопросе, законом не урегулирован этот вопрос досконально и все споры разрешаются между работником и работодателем либо путем переговоров, либо в судебном порядке.
На заметку: копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
Должен ли работодатель выдать копию рабочей инструкции по заявлению работника?
Максим Сергеевич — 2019-10-06 20:34:54
Максим Сергеевич
Да, должен. Это документ, напрямую связанный с работой. Копия должна быть заверена надлежащим образом и выдана работнику безвозмездно в трехдневный срок со дня подачи работником заявления.
Поясните, должен ли работодатель при увольнении работника давать ему копию должностной инструкции?
Матвей — 2020-05-14 18:44:56
Матвей
Если Вы подадите работодателю заявление с просьбой о выдаче копии должностной инструкции, то да, должен. По своей инициативе, как правило, работодатели не выдают копию должностной инструкции.
Обязанность работодателя выдать копию должностной инструкции в законе не закреплена. Однако, согласно статьям 62 и 84.1 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. К документам, связанным с работой, должностная инструкция как раз относится.
Является ли копия должностной инструкции документом?
Денис — 2020-11-23 11:46:08
Денис
Сама по себе должностная инструкция является документом, связанным с работой. Что касается ее копии, то в данном вопросе следует руководствоваться ГОСТ Р 7.0. 8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Так, согласно указанному ГОСТу, различают два понятия — копия документа и заверенная копия документа. Под копией документа понимается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Таким образом, надлежащим образом заверенная копия должностной инструкции приобретает правовой статус.
Раздел «Должностные обязанности»
В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), принятый и введенный в действие приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.
Также можно руководствоваться утвержденными профессиональными стандартами. В этих документах приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.
