Хранение копий трудовых книжек работников после увольнения

Порядок хранения

Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности бухгалтерии, законодательство России дает императивную регламентацию вопросов сопровождения и хранения этих документов.

Правовая база:

• Закон 125-ФЗ об архивном деле;
• Постановление Правительства 225, раскрывающее правила производства трудовых книжек, выдачи их работодателям, сопровождения и хранения;
• Приказ Министерства культуры 558, в котором приведен список формовых административных архивных документов, создаваемых в ходе хозяйствования органов власти, муниципалитетов и самостоятельных предприятий, а также указания по периоду их хранения.

Итак, исходя из этих оснований в вопросе хранения необходимо руководствоваться 43-им пунктом правительственного постановления, которое гласит, что если при увольнении сотруднику не выдана его книжка, а при смерти — близкие родственники не запросили ее, этот документ сохраняется в архиве работодателя — предприятия или физического предпринимателя.

В 40-ом пункте данного акта указано, что в целях хранения трудовых книжек работодатель обязан вести их учет следующим образом:

• в книге учета бланков и вкладышей трудовых книжек вести приходно-расходные события;
• вести книгу учета движения бланков и вкладышей трудовых книжек.

Таким образом, если сотруднику не передана его книжка, работодателю вменяется ее хранение. Причем такие книжки необходимо содержать в обособленном архиве, не соединяя с книжками работающих сотрудников.

В упомянутом выше приказе Министерства культуры утвержден период хранения невостребованных книжек в архиве — 75 лет. В случае запроса документа ее владельцем или правопреемником книжка выдается лицу, и с работодателя снимается обязанность.

Продолжают ли храниться книжки при прекращении деятельности предприятия и куда отправляется архив трудовых книжек? Если фирма терпит ликвидацию или реорганизацию, то по 125-ому закону трудовые книжки направляются в государственный или местный архив, где продолжается их сохранение в регламентированный 75-летний срок.

Поэтапное восстановление трудовой книжки

По факту книжка рабочего должна быть восстановлена в обязательном порядке. При этом существуют определенного рода трудности, решение которых необходимо рассмотреть поэтапно:

1. Обращение в прежние организации (где работал человек) с целью получения документа о стаже.
2. Если произошла ликвидация компании, где работал человек, то ему нужно найти архив, в котором было зарегистрировано предприятие. Данную документацию о работе и стаже может выдать именно это госучреждение.
3. Обращение в Пенсионный фонд.
4. Обращение в судебные инстанции.

Трудовая, которая совсем недавно была заведена, содержит в себе информацию о небольшом стаже. Именно поэтому проще оформить новый бланк.

Какие документы нужны

При обращении в ПФР человеку требуется предоставить определенный перечень документации. В том числе:

• акт, посредством которого удостоверяется личность;
• СНИЛС;
• ИНН.

Кроме того, следует написать заявление. Чаще всего, при оформлении акта используется свободный формат. Однако, в некоторых регионах сотрудниками ПФР разработан образец, который следует использовать при написании. Обязательным является указание на причину утраты рассматриваемого акта. Прикладываемые акты оформляются в форме списка. На рассмотрение заявки правовые акты отводят десять дней. По прошествии этого периода человеку выдают выписку.

Рекомендации по поиску трудовых книжек в Москве

1. Обращайтесь в архивы.

Адрес:	г. Москва, ул. Архивная, 10
Режим работы:	понедельник-пятница, с 09:00 до 18:00
Телефон:	+7 (495) 123-45-67

2. Подготовьте необходимые документы:

• Паспорт гражданина Российской Федерации;
• Свидетельство о регистрации по месту жительства;
• Свидетельство о браке (если фамилия в паспорте изменилась);
• Заявление на выдачу копии трудовой книжки.

3. Заполните заявление.

4. Оплатите государственную пошлину за предоставление копии трудовой книжки.

5. Подайте документы в архив.

По истечении указанного срока, вы сможете получить копию трудовой книжки в архиве Москвы. Также вы можете воспользоваться услугами онлайн-заявки на сайте архива, чтобы получить копию документа по почте или курьером. Следуя этим рекомендациям, вы сможете эффективно найти и получить трудовую книжку в Москве.

Где найти архив организации которая уже не существует?

Мне нужна справка о размере заработной платы для оформления пенсии за весь период помесячно с мокрой печатью. Работал в ООО»СпецАвтоЗеленСтрой» с 19.11.2012г. по 15.07.2013г., а также в ООО»КОМТРАНСАВТО» с 16.10.2013г. по 13.08.2014г. и с 20.11.2014г. по 31.12.2015г. Очень прошу сделать справку по образцу (в файле). Другой формы ПФ не принимает.

Перечень товаров, не подлежащих обмену по основаниям, указанным в настоящей статье, утверждается Правительством Российской Федерации.

Необходимо стаж восстановить или подтвердить свою работу. Адрес, я думаю, можно узнать и в интернете, и в Пенсионным фонде. Но бывает всякое, например, вспомните 90 годы.

В случае, если аналогичный товар отсутствует в продаже на день обращения потребителя к продавцу, потребитель вправе отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за указанный товар денежной суммы. Требование потребителя о возврате уплаченной за указанный товар денежной суммы подлежит удовлетворению в течение трех дней со дня возврата указанного товара.

Необходимо стаж восстановить или подтвердить свою работу. Адрес, я думаю, можно узнать и в интернете, и в Пенсионным фонде. Но бывает всякое, например, вспомните 90 годы.

Однако при принудительном и добровольном прекращении существования того или иного учреждения обязательно нужно хранить составленную в ходе его деятельности документацию. Подготовка бумаг на передачу в архивную службу предполагает прохождение следующих этапов:

• осуществление проверки ценности;
• непосредственное оформление дел;
• составление описи к бумагам.

Что делать, если вы обнаружили ошибку в записях

Итак, если вы или должностные лица пенсионного фонда обнаружили ошибку в записях трудовой книжки, наступает паника. Конечно, ведь возникает страх того, что ваши реальные заслуги останутся не оплаченными и это серьезно ударит по вашему благосостоянию.

При обнаружении ошибок в трудовой не стоит паниковать, достаточно будет просто уточнить данные сведения, обнаружив архив, в котором они хранятся

Успокойтесь, не стоит так расстраиваться. Лучше направьте свою энергию на созидание, в данном случае представленное сбором оправдательных документов. Именно на основании бумаг данного типа специалисты будут вносить исправления в вашу трудовую книжку.

Восстанавливаем документы

Заработанный стаж, который вы получали после наступления 2002 года доказать получится намного быстрее, чем за остальные временные периоды. Дело в том, что начиная с 2002 года, состоялось введение так называемого персонифицированного учета трудящихся  (СНИЛС).

Хорошая новость: если вами были утеряны сведения, которые регистрировались после 2000 года, то найти их будет быстро и просто, так как тогда уже была введена система СНИЛС

А вот доказать наличие стажа, который вы заработали до наступления 2000 года не так просто. Если возникла такая необходимость, вам придется:

• отправлять лично запросы в архив о заработной плате для начисления пенсии;
• обратиться за услугами посредника в многофункциональный центр.

Чтобы самостоятельно справиться с задачей, необходимо выяснить один очень важный момент, а именно, узнать, где же находится архив, из которого мы потенциально можем получить нужные сведения.

Как сделать запрос в архив для подтверждения стажа

Отправить запрос на получение справки можно разными способами:

• Оставить заявление при личной явке в службу. Сотрудники архива обычно подсказывают, как составить текст обращения. Они же назначат дату, когда можно прийти за ответом. Если был указан адрес, куда отправить справку, документ придет по почте.
• Заполнить форму на сайте Росархива через вкладку «Обращение граждан».
• Обратиться в МФЦ. Записаться на прием, чтобы не ждать в очереди, можно через интернет. Сотрудники многофункционального центра должны помочь с оформлением запроса.

При личном или электронном обращении в Росархив на оформление справки для пенсии отводится 30 дней. Если запрос направлялся через МФЦ, то данные будут готовы через 15 дней.

Что должно содержаться в запросе

Утвержденного образца обращения нет. Заявление составляется в письменной форме. Что пишут в тексте:

• фамилию, имя, отчество, от кого исходит обращение, данные приводятся без сокращений;
• адрес;
• наименование организации, по которой создан запрос;
• наименование должности гражданина;
• период, по которому требуется справочная информация.

Также рекомендуется подробно указать, какие именно сведения и для чего нужны. Ставится дата заполнения. Заверять документ нотариально не требуется.

Если предыдущий работодатель прекратил существование, что делать при утере

Нередко возникает ситуация, когда обращаться просто не к кому, поскольку компания, где ранее работал человек, потерявший трудовую книжку, прекратила свое существование и органов, которые отвечают за организацию труда в этой компании, тоже уже не существует.

В таких случаях можно подать обращение с целью восстановления информацию в такие инстанции
, как:

• Пенсионный Фонд России;
• Государственный архив;
• судебные инстанции.

Теперь рассмотрим подробно каждый из случаев, как восстановить трудовую книжку через данные инстанции.

Восстановление документа посредством Пенсионного Фонда

Если вы желаете восстановить все данные касательно своего трудового стажа, можете обратиться в региональное отделение Пенсионного Фонда. Запрос о восстановлении информации подается в письменном виде или собственноручно или же в виде заказного письма по почте с приложенным уведомлением о вручении письма адресату.

С момента получения запроса представителям Пенсионного Фонда дается десять дней на обработку данных
, затем они обязаны заявителю предоставить справку о его трудовом стаже, местах работы и периодах работы на каждом из них. Плату за данную услугу взимать с заявителей запрещено.

Такой способ восстановления данных подходит тогда, когда требуется восстановить данные о работе за последние годы, поскольку система персонифицированного учета была внедрена не так давно.

Восстановление данных через государственный архив

Такой способ является более надежным при получении данных, но и более длительным. Система подачи заявки аналогична предыдущей, сначала подается письменный запрос, и в течение времени по требованию заявителя выдается информация о его трудовой деятельности, причем не только за последние годы.

Как восстанавливают информацию через суды

Восстановление информации для новой трудовой книги через судебные инстанции займет максимально возможное количество времени
, однако, в таких случаях, информация будет максимально точной и исчерпывающей.

Так, если суд отправляет запрос представителям бывших работодателей об их сотрудниках, работающих в то или иное время, работодатели или люди, которые ранее представляли работодателя, предоставляют все данные в максимальные сроки.

Как Самостоятельно Найти Архив Ликвидированного Предприятия

К категории документации по личному составу относятся документы, сформированные в результате деятельности кадровой службы. Это личные дела и карточки сотрудников, приказы и т. д. По требованию принимающей стороны компания должна предоставлять и дополнительные данные: копии или подлинники уставов, свидетельств о прохождении регистрации и других учредительных бумаг.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций (см. подп. 3.7.12), такая подготовка представляет собой совокупность нескольких процедур: проведение экспертизы ценности (с помощью полистного просмотра дел), непосредственное оформление дел (подшивка, переплет, нумерация листов, составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела) и составление описей (описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, описи дел временного хранения) и научно-справочного аппарата к ним.

Что такое дубликат, как он оформляется, и какие данные содержит

Под дубликатом трудовой книжки понимается новый документ идентичный оригиналу, имеющий равную с ним юридическую силу и содержащий те же сведения. Он оформляется на утвержденном законодательно унифицированном бланке (утв. Приказом № 320н).

На титульном листе формы ставится надпись «Дубликат». В нее нужно внести следующие данные:

• ФИО, дату рождения сотрудника;
• информацию об образовании, профессии или специальности;
• сведения о стаже.

Идентификационные данные о работнике, его образовании на титульной странице заверяются подписями трудящегося и ответственного за их внесение в форму сотрудника. В разделе сведений о стаже отражается информация о трудовой деятельности как у текущего, так и у предыдущих нанимателей. Для этого у сотрудника запрашивают подтверждающие время работы на прошлых местах документы (п.29 Порядка, утв. Приказом Минтруда № 320н).

Сначала в бланке указывается суммарный стаж за все время в годах, месяцах и днях. Затем он подробно расписывается по каждому предыдущему месту трудоустройства. Если для сведений о периодах работы не хватает места в бланке, то к дубликату оформляется вкладыш по унифицированной форме. Выданные работнику документы регистрируются в книге учета движения трудовых книжек на общих основаниях.

Передача государственному органу

Передаваемые дела оформляются в соответствии с Правилами Коллегии и должны соответствовать следующим принципам:

• Формуляры о трудовой деятельности располагаются в алфавитном порядке;
• Папка прошита в 4 прокола суровыми нитками;
• Каждый документ пронумерован;
• Приложен лист-заверитель.

Так как книжки являются оригиналами, то прошиванию подлежат конверты, в которые они уложены. В заверяющем документе указывается количество конвертов, общее число страниц книжек. Дополнение или изъятие и замена оформляется актом, в заверителе на его основании делается надпись с указанием должности, инициалов вносящего изменения.

Информацию, где находится архив трудовых книжек в городе, лучше уточнять в администрации. Справочники могут быть устаревшими, так как место расположения учреждения меняется. Для получения документа следует обращаться непосредственно в само учреждение (письменный запрос, сайт, электронная почта) или через многофункциональные центры. Рассматривается обращение в течение месяца. Если предприятием (управляющим по ликвидации компании) заключен договор хранения и трудовые переданы, то назначат день получения.

Трудовые книжки выступают крайне важным для всех работающих граждан документом: на ее основании оценивается стаж работника и его репутация. Более того, даже несмотря на то, что при определении размера пенсии работнику осуществляется на основании иных источников информации, ПФР все же просит приложить к пакету документов и трудовую книжку.

Если работник трудоустроен – то его документ о трудовой деятельности находится у работодателя; если он безработный – то он хранится у него. Как в том, так и другом случае трудовая книжка может быть утрачена. Ее восстановление – обязательная процедура. Как ж быть, если трудовая книжка утеряна? Куда обращаться?

Существует некоторый алгоритм, который позволяет работнику восстановить документ. Он предусматривает обращение в разные инстанции, а именно:

1. В первую очередь, можно обратиться по прежнему месту работы: бывший работодатель обязан по закону восстановить утраченный документ работнику, причем независимо от того, сколько времени прошло с момента увольнения;
2. Во-вторых, если компания, в которой работал сотрудник была ликвидирована, то он имеет право обратиться в архив компании (он передается при ее ликвидации в Минюст) и сделать запрос о восстановлении трудового стажа туда (при таком раскладе можно рассчитывать, по меньшей мере, на получение копии трудовой книжки);
3. В-третьих, можно отправиться в Пенсионный фонд, где аккумулируется информация о трудовом стаже сотрудников по итогам уплаты ими страховых взносов;
4. И, наконец, в качестве крайней меры, работник может подготовить исковое заявление в суд на работодателя, который отказывается восстановить его трудовую книжку.

Одним из проверенных способов, который уместен даже в том случае, если работник уже вышел на заслуженную пенсию – это обращение в ПФР.

Сделать это можно одним из двух способов:

• самостоятельно (если документ утрачен в период отсутствия работы);
• через своего работодателя (если в момент утери документ находился в кадровом отделе компании).

Когда речь идет об утраченной трудовой книжке, то любому сотруднику важно принимать во внимание некоторые нюансы

1. Если работник трудился в компании на основании срочного трудового договора, срок его соглашения истек, трудовые отношения прекращаются. В этот момент обнаруживается, что трудовая книжка работника пропала. Что делать в это ситуации? Сразу же написать заявление о пропаже документа на имя руководителя фирмы. В этом случае весь процесс восстановления трудовой книжки ляжет на прежнего работодателя.
2. Если работник утратил документ в период отсутствия работы, он имеет право обратиться по последнему месту своей трудовой деятельности с просьбой о восстановлении документа.
3. Если утеряна новая трудовая книжка (1-3 месяца работы), то намного проще завести новый ее бланк, чем ожидать восстановления документа в течение, по меньшей мере, двух недель.

Как в первом, так и во втором случае, работодатель не имеет права отказать работнику: в случае отказа, как уже упоминалось ранее, сотрудник имеет право подать исковое заявление в суд (Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года).

Вне всякого сомнения, работник может восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд и самостоятельно. Однако в этом случае на это может уйти немало времени: в этом государственном органе ему придется выстоять не одну очередь.

Как же правильно восстановить трудовую книжку через ПФР и не нанести при этом ущерб своей будущей пенсии? Речь об этом пойдет ниже.

Почему подтвердить стаж так сложно

Для подтверждения стажа при оформлении пенсии сотрудник Пенсионного фонда России учитывает сначала данные системы персонифицированного учета. Но если у человека был стаж до 2002 года, и он не внесен в систему, данные берутся из документов:

1. сначала проверяется трудовая книжка. Если у сотрудника ПФР не возникнет претензий к записям в трудовой книжке, данные перенесут прямо из нее. Но претензии часто бывают – это нечеткие и расплывшиеся штампы, «поплывшие» от возраста записи, нечеткие буквы и цифры, ошибки и помарки. Поэтому все записи о работе, к которым у сотрудника ПФР возникли вопросы, подтверждаются документами;
2. запрашиваются данные о трудоустройстве человека. В зависимости от ситуации, их могут запросить на предприятии, где он работал (если оно или его предприятие-правопреемник все еще функционирует) или в архиве, куда были сданы документы при ликвидации или реорганизации предприятия;
3. если предприятие закрылось, а в архиве данные не сохранились, подтвердить стаж можно показаниями двоих свидетелей. Это должны быть люди, которые работали на том же предприятии в то же время, когда там работал и заявитель (и у них должны быть подтверждающие трудоустройство документы). Показания обычно письменные – в свободной форме эти люди должны подтвердить, что заявитель работал с ними в один и тот же период;
4. если свидетелей нет, остаются только косвенные доказательства. Как правило, подтверждение идет только через суд – например, можно доказать стаж архивными номерами газет, профсоюзными билетами и взносами, письменными документами, и другими документами, которые позволяют четко определить, что человек действительно работал на этом предприятии.

Иногда нужно доказать нестраховые периоды, включаемые в стаж: службу в армии, период безработицы, период ухода за пожилым человеком, период обучения. В каждом из случаев нужно обращаться в орган, который ведет учет таких периодов: в воинскую часть, Центр занятости, учебное заведение, и т.д.

Подтвердить заработок еще сложнее – он подтверждается исключительно справками с места работы или из архива. Свидетельскими показаниями заработок не подтверждается, а косвенными доказательствами подтвердить его практически невозможно (хотя и был случай, что суд высчитал заработок по партийным взносам).

Чаще всего проблемы возникают, когда нужно получить подтверждающие документы от организации, которая уже не существует.

Где находится архив документации ликвидированных предприятий?

С чего следует начинать поиск документов Независимо от того, что вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги) поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе» весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании. Определить тип архива, в который переданы документы Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который переданы документы.

Восстановление трудовых книжек при массовой утрате

Если организация в силу чрезвычайной ситуации потеряла трудовые книжки своих работников в массовом количестве, то восстановлением ТК занимается комиссия, в состав которой входит работодатель, профсоюзные работники, представители исполнительной власти.

При отсутствии подтверждающих документов, комиссия принимает во внимание свидетельские показания двух и более человек с предыдущих мест работы гражданина

Сложности при восстановлении трудовой книжки

Когда предприятие, где сотрудник трудился прежде, преобразовано, то можно запросить необходимые данные у организации-правопреемника, где хранится архив прежнего юридического лица.

Ликвидация же предприятия, куда направлен запрос по поводу стажа работника, вынуждает виновное в утрате ТК лицо обращаться в государственные учреждения.

Если сведения, необходимые для занесения в дубликат трудовой, ограничиваются пятью годами, нужно обратиться в Пенсионный фонд России.

Порядок действий при обращении в ПФР:

• Подача заявление о восстановлении трудовой книжки (заказным письмом, лично);
• Получение справки о трудовом стаже, работодателе через 10 дней с момента обращения в ПФР.

Важно! Услуга ПФР бесплатная. Если стаж работы сотрудника более пяти лет, то данная информация отсутствует в ПФР и надо обратиться в государственный архив. Если стаж работы сотрудника более пяти лет, то данная информация отсутствует в ПФР и надо обратиться в государственный архив

Если стаж работы сотрудника более пяти лет, то данная информация отсутствует в ПФР и надо обратиться в государственный архив.

Порядок обращения в госархив:

• Направление запроса в архив по месту нахождения организации;
• Получение архивной справки о трудовом стаже.

Отказ работодателя в выдаче дубликата

Бывает, что работодатель в силу каких-то причин отказывает работнику в выдаче дубликата либо отрицает факт его трудовой деятельности в фирме. В данном случае сотруднику необходимо обратиться в трудовую инспекцию либо в суд, чтобы подтвердить факт работы у данного нанимателя.

Порядок обращения в суд при восстановлении ТК:

• Составление искового заявления;
• Предоставление необходимых сведений о трудовой деятельности (трудовые договора, копия ТК, выписки из приказов и пр.);
• При необходимости сбор свидетельских показаний бывших сослуживцев.

Если ликвидировано последнее место работы гражданина, то за восстановлением ТК также нужно обратиться в суд по месту жительства. Также можно требовать компенсацию через суд, если уволившемуся сотруднику фирма не выдает ТК или ее дубликат.

Трудовая книжка повреждена

Случается так, что трудовая книжка каким-то образом повреждена: испачкана, порвана, намочена и т.п. В этой ситуации ответственность за восстановление ТК ложится на то лицо, которое виновно в причинении вреда – на сотрудника либо на нанимателя. Порядок восстановления в том и другом случае стандартный, описан выше.

Читаемые записи в этом случае переносятся в дубликат без подтверждающих документов. Уничтоженные записи в результате механического воздействия (попадание воды, пожара и прочее) требуют документального подтверждения.

Внесена неверная запись в трудовую книжку

При выдаче дубликата работодателем, неверно внесенная запись в трудовую книжку в ее дубликат не вносится. Остальные данные переносятся полностью.

В любом случае отчаиваться при потере трудовой не стоит. Как показывает практика, все документы подлежат восстановлению тем или иным способом, было бы желание.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд

Трудовая книжка содержит информацию о трудовом стаже работника. Последний фактор влияет на размер пенсии. Любой руководитель обязан перечислять в ПФР определенный процент от зарплаты своих работников. Объем этих отчислений определяет размер пенсии. Пенсионный фонд хранит информацию о них в базах данных.

Если самостоятельно или через работодателя сделать дубликат трудовой не получается, человек начинает интересоваться, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Такой способ действительно возможен.

Документы, необходимые для восстановления

Люди обращаются в ПФР для создания дубликата, если на руках у них есть документ, содержащий информацию о работе, стаже, но он не имеет законной силы из-за наличия в нем ошибок или погрешностей. Но без документов восстановить трудовую не получится.

Потребуются бумаги, доказывающие подлинность данных. Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд возможно при наличии следующих документов:

• трудовые договора с предприятиями, на которых гражданин трудился ранее (они принимаются только в письменном виде, с подписью руководителя и печатью организации);
• другие трудовые;
• справки от предыдущих работодателей, подтверждающие информацию о работе сотрудника на предприятии (их могут предоставить и различные органы, имеющие необходимые данные).

Для восстановления информации могут потребоваться внутренние документы организации:

• выписки из приказов;
• зарплатные ведомости.

Сам гражданин может предоставить информацию о движении средств на лицевом счете, если на него поступала зарплата. Все эти документы позволят восстановить трудовую в ПФР.