Regtech по-русски: как поменялся рынок распознавания документов за последние недели и какие решения нужны отрасли?

С чем еще справится Энтера, не считая потокового распознавания документов?

Преимущества программы Энтера позволяют бухгалтеру прикладывать минимальные усилия, но сохранять при этом порядок и точность в документах:

распознает все виды документов с точностью более 98%,
вводит их в 1С за 2 минуты,
загружает документы из email, ЭДО,
совместима с 1С, Мое дело и 1С Fresh,
проверяет контрагентов по базе ЕГРЮЛ,
пересчитывает математические операции,
все документы хранятся в электронном архиве и легко скачиваются для предоставления налоговой или контрагентам.

Также Entera умеет сканировать чеки по QR-коду, отправлять их в 1С и формировать авансовый отчет. Для этого потребуется только камера смартфона. Все данные чека Entera автоматически подгружает от ОФД, поэтому ошибки исключены.
Кроме того, Энтера полностью безопасна. По уровню защиты данных сервис не уступает онлайн-банку. Для шифрования используются проверенные протоколы и сертификаты, чтобы исключить любую утечку информации.
Таким образом, современные технологии помогают бухгалтеру избавиться от рутинных задач и сократить время на обработку и проверку всех документов. Поточное сканирование документов — незаменимая функция, которая облегчает работу сотруднику, автоматизирует процессы в компании и способствует росту как бухгалтерам, так и бизнеса в целом.
Если вы тоже не хотите тратить большую часть дня на заполнение бланков и сканирование бумаг вручную, попробуйте потоковое распознавание документов прямо сейчас. Воспользуйтесь бесплатным пробным периодом мультисервиса Entera, чтобы загрузить целую стопку документов за 5 минут.

Этап 3. Создание документов учета в базе 1С

После того как сервис распознает документы, проверьте результат распознавания и создайте документы в учетной базе 1С.

В этом сервис значительно облегчает задачу.

Во-первых, все действия по проверке выполняются в программе 1С в удобном визуальном редакторе.

Рис. 2 Визуальный редактор сервиса распознавания документов

Во-вторых, сервис автоматически сопоставляет распознанные данные с данными в учетной системе для последующего автоматического создания документов. Мы говорим здесь о наименовании организации, контрагентов и позиций номенклатуры.

Для сопоставления используется алгоритм нечеткого поиска, который натренирован на большую выборку данных с помощью методов машинного обучения. При этом сервис учится прямо на вашей базе. Если записи в программе 1С немного отличаются от указанного в документе, сервис подберет наиболее похожие варианты, запросит подтверждение и запомнит выбор. Если наименования номенклатура поставщика отличается от наименований номенклатуры в вашей базе, то система запомнит ваш выбор и в будущем будет его повторять.

В-третьих, сервис автоматически проверит распознанные числовые значения в табличной части документа на логичность (например, что цена × количество = сумма) и подсветит места в удобном визуальном редакторе, на которые надо обратить внимание.

После того как вы все проверили, документы в базе создаются автоматически.

При этом сервис сам проставляет счета учета и НДС. Кроме этого, если у вас, например, задублировались бумажные документы, сервис увидит, что такой документ уже есть в базе, и предупредит об этом, чтобы не создавать дубли в учетной системе.

Итак, мы загружаем в сервис отсканированные или сфотографированные изображения документов в формате pdf, png, jpeg, bmp, tiff
или цифровые документы форматов Word, Excel, OpenDocument,, а также архивы rar, zip и 7z. На выходе получаем первичные документы, созданные в базе 1С: счета на оплату, товарные накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры, акты, универсальные передаточные документы (УПД). Также имеется универсальное распознавание для документов, не знакомых системе, но отражающих хозяйственные операции поступления или списания товаров.

При этом у нас есть:

высокая скорость и точность распознавания;
проверка корректности распознавания;
удобный и знакомый интерфейс;
умное сопоставление с данными 1С;
групповой ввод документов (можно загрузить пачку листов в поточный сканер, один раз сопоставить всю несопоставленную номенклатуру, проверить комплектность, после чего система создаст все документы автоматически);
безопасность и надежность, т. к. все документы при распознавании обрабатываются внутри фирмы 1С — и никогда не передаются третьим лицам.

Попробовать сервис в работе можно бесплатно (250 страниц). О том, как это сделать, читайте на сайте сервиса.

Если вы хотите, чтобы мы рассказали о чем-то более подробно, напишите нам в комментариях.

Как найти системы для импортозамещения?

На рынке много игроков, которые занимаются ИИ-системами и цифровыми помощниками, но они сфокусированы на разных задачах.

Одна цифровая «личность» умеет проверять 60% типовых договоров. Другая — анализировать и разбирать товарные позиции, автоматически определять стратегию закупок.
Кадровые помощники всесторонне анализируют кандидатов. Другие системы — кастомные, под нестандартные задачи для государства.

Компании, занимающиеся вопросами ИИ-распознавания и оцифровки, есть в числе резидентов фонда «Сколково», который сегодня становится одним из форпостов технологического суверенитета России: «Энтера», Soica, «Дибрейн», мы — «Биорг».

Разработчики платформ на базе ИИ предлагают как аутсорсинг услуг, так и создают системы в контуре заказчика. В последнем случае взаимоотношения разворачиваются по знакомой в госзакупках схеме — приобретают лицензии на ПО.

Поставщики также берут на себя задачу разметки данных, обучения нейросетевых комплексов с последующим анализом качества их работы и дообучением.

Сканирование Smart: новое поколение технологий

Сканирование Smart — это новое поколение технологий, которое позволяет сканировать документы и изображения с помощью устройств смартфонов и планшетов. Эта технология использует специальные приложения, разработанные для мобильных устройств, чтобы осуществлять сканирование и обработку документов. Сканирование Smart имеет множество преимуществ, которые делают его очень популярным среди пользователей.

Удобство и доступность

С помощью сканирования Smart пользователи могут быстро и легко сканировать документы прямо с мобильных устройств, не прибегая к использованию специальных сканеров или компьютеров. Это особенно удобно в ситуациях, когда необходимо срочно поделиться документами или изображениями с другими людьми. Благодаря сканированию Smart пользователи могут в любое время и в любом месте сканировать документы, даже когда они не находятся рядом с офисным оборудованием.

Высокое качество сканирования

Технология сканирования Smart обеспечивает высокое качество сканирования, так как использует различные алгоритмы и фильтры для улучшения изображений. Она автоматически удаляет шумы и исправляет искажения, что позволяет получить четкие и качественные отсканированные документы. Также сканирование Smart поддерживает распознавание текста, позволяя делать документы поисковыми и редактируемыми.

Расширенные возможности управления документами

Одним из главных преимуществ сканирования Smart являются возможности управления документами. Пользователи могут создавать электронные копии документов различных форматов (PDF, JPEG, PNG) и организовывать их в удобные электронные папки. Также сканирование Smart позволяет отправлять документы по электронной почте, обмениваться ими через облачные хранилища или мессенджеры, а также печатать документы непосредственно с мобильных устройств. Это делает работу с документами более удобной и эффективной.

Экономия времени и ресурсов

Использование сканирования Smart позволяет сократить время, которое требуется для обработки документов. Вместо того, чтобы первым делом искать сканер и компьютер, пользователь может просто достать свой смартфон и сделать быстрое сканирование. Это особенно удобно в случаях, когда необходимо сделать несколько отсканированных копий или когда время играет решающую роль. Более того, использование сканирования Smart также помогает сэкономить ресурсы, так как отпадает необходимость в использовании бумаги и тонеров, что положительно сказывается на окружающей среде.

В целом, сканирование Smart является новым шагом в развитии технологий сканирования и позволяет пользователям использовать свои мобильные устройства для быстрого и удобного сканирования документов. Это новое поколение технологий предоставляет большие возможности в управлении документами, обеспечивает высокое качество сканирования и экономит время и ресурсы.

ТЕПЕРЬ ЭЛЕКТРОННАЯ

После окончания учебы одним из главных документов в жизни каждого работающего человека становится трудовая книжка. Правда, «общение» с ней зачастую напоминает ситуацию со школьным дневником. Человек, имеющий негативные записи, старается ее потерять, а нечистоплотный работодатель порой с помощью ее шантажирует своего работника.

Потеря трудовой книжки считается настоящей бедой с последующими жуткими муками по восстановлению всех записей. Впрочем, скоро все эти беды уйдут в прошлое.

В середине апреля о скором переходе к использованию электронных трудовых книжек заявила вице-премьер Ольга Голодец. По словам чиновника, первое время в стране будут одновременно использоваться трудовые книжки как в электронном, так и в печатном форматах. Предполагается, что переход начнется в 2017 году и будет максимально плавным, чтобы не травмировать пожилых людей.

Экономические эффекты от сканирования штриховых кодов в логистических системах

Сканирование штриховых кодов представляет собой один из способов автоматизированного сбора информации. Использование подобной технологии управления материальными потоками в процессе производства и реализации продукции с каждым годом приносит хозяйствующим субъектом все больший положительный экономический эффект.

В частности, благодаря этому создается и начинает функционировать единая система учета и контроля за движением товарно-материальных ценностей на каждом участке логистической системы. Отсюда возникает возможность для сокращения численности вспомогательного персонала предприятия и минимизации составляемой отчетной документации. Следовательно, значительным образом снизится вероятность совершения ошибок при выполнении тех или иных производственно-хозяйственных операций.

Кроме того, нельзя не отметить такие изменения, как автоматизация учета и контроля за движением материального потока, а также процесса инвентаризации материальных запасов, сокращение времени на выполнение логистических операций с материальным и информационным потоками.

Как показывает мировой и отечественный опыт, экономическая эффективность сканирования штриховых кодов в логистических системах заключается в достижении хозяйствующими субъектами следующих результатов:

повышение скорости работы логистического персонала предприятия;
увеличение уровня и ускорение обслуживания покупателей и заказчиков предприятия;
привлечение к приобретению продукции предприятия новых покупателей и заказчиков;
внедрение в систему сбыта продукции гибких систем скидок, что значительным образом укрепляет ее конкурентоспособность;
увеличение точности ведения учета товара на предприятии;
облегчение управления предприятием, поскольку автоматизированная система управления занимается формированием основных статистических данных и проводит мониторинг уровня продаж той или иной продукции, что должно привести к увеличению прибылей.

Стоит отметить, что внедрение в производственно-хозяйственную деятельность предприятий, образующих логистические системы, требует от них затрат на приобретение оборудования и технических устройств по нанесению штриховых кодов и по сканированию, на приобретение дополнительных компьютеров и специального программного обеспечения, на поиск и наем новых работников, на обучение уже работающих работников и т. д. Впоследствии возникнут издержки, связанные с оплатой потребления электроэнергии, необходимой для работы дополнительной техники, а также с амортизацией (обслуживанием) этой техники.

Следовательно, при оценке экономической эффективности сканирования штриховых кодов в логистических системах нужно будет соотнести указанные дополнительные издержки с суммой сэкономленных средств. Последние цифровые данные должны превышать первые, при чем желательно в несколько раз. Только в этом случае можно говорить о целесообразности и правильности использования на производстве этой технологии.

Таким образом, экономическая эффективность сканирования штриховых кодов в логистических системах характеризуется ее большим значением для хозяйствующего субъекта и его контрагентов. Это вызвано тем, что совершенствование процессов хранения, транспортировки и продажи товаров на основе использования данных автоматизированных технологий в конечном итоге приводит к достижению значительного экономического эффекта на всех этапах продвижения товаров к конечному потребителю.

Насколько это затратно?

Если процесс отлажен, используется промышленное оборудование, оптимизированное для таких задач ПО – это стоит недорого. Если речь идет о ручном обслуживании большого массива документов (например, нужно сканировать пачку чертежей или целую картотеку) на обычном офисном сканере – это либо не возможно сделать качественно, либо всегда означает длительную и монотонную работу сотрудника, который вместо прямых обязанностей вынужден тратить время на оцифровку документов. Другими словами – ручное сканирование в таких случаях нецелесообразно и невыгодно. Обратившись в специализированные компании, которые предоставляют услуги по сканированию документов в автоматическом режиме вы сэкономите деньги и время.

Умное сканирование: применение в мобильных приложениях

Умное сканирование стало незаменимой функцией в мобильных приложениях, предоставляющих пользователю возможность быстрого и эффективного сканирования различных документов и изображений прямо с помощью камеры смартфона.

Мобильные приложения, оснащенные функцией умного сканирования, стали особенно популярными в современном мире, где мобильные устройства являются неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Такие приложения позволяют пользователям быстро и легко превратить фотографию или отсканированный документ в электронную версию, которую можно легко редактировать и сохранять в различных форматах.

Применение умного сканирования в мобильных приложениях расширяет возможности работы с документами и изображениями. Пользователи могут сканировать различные типы документов, такие как паспорта, визитные карточки, чеки, бизнес-документы и многое другое. Также возможно использование функции умного сканирования для создания электронных копий документов и быстрого доступа к ним в любое время.

Умное сканирование в мобильных приложениях также позволяет автоматически распознавать текст на отсканированных документах, что облегчает процесс поиска и редактирования информации. Благодаря этой функции пользователи могут быстро преобразовывать отсканированный текст в редактируемый формат или использовать его для поиска конкретной информации.

Одним из наиболее популярных примеров применения умного сканирования в мобильных приложениях является сканирование QR-кодов. QR-коды широко применяются в рекламе, маркетинге и бизнесе для предоставления пользователям дополнительной информации или упрощения процессов оплаты и авторизации. С помощью приложений, оснащенных функцией умного сканирования, пользователи могут быстро распознавать и читать информацию, закодированную в QR-кодах, без необходимости ввода текста вручную.

В целом, умное сканирование в мобильных приложениях привнесло новый уровень удобства и эффективности в работу с документами и изображениями. Функция умного сканирования позволяет пользователям быстро и легко превращать бумажные документы в электронный формат, распознавать текст и читать информацию, закодированную в QR-кодах. Это открывает широкие возможности для улучшения процессов работы и удовлетворения потребностей пользователей в мобильных приложениях.

Как действовать?

Хорошая новость для корпоративных заказчиков-представителей среднего и малого бизнеса — совсем не обязательно раздувать штат сотрудников для механической обработки типовых документов.

На рынке есть много точечных российских разработок и сервисов, направленных на типовое распознавание первички, транспортных накладных и т.д. Ту же систему документооборота 1С внедряет у себя — модуль для распознавания бухгалтерских документов.

Есть компании, профиль которых полностью связан с распознаванием и обработкой разных видов документов. Они предлагают и SDK-софт, и облачное распознавание по сервисной модели — Smart Engines, «Дибрейн» (Dbrain), «Биорг».

Компании ориентируются на корпоративных заказчиков, для которых автоматизируют обработку документов, заявляя интеллектуальное распознавание документов в связке с последующей верификацией данных силами операторов, подключенных удаленно.

Такой симбиоз технологий и человеческого труда дает высокое качество оцифрованных данных и всё больше применяется на рынке.

Безусловно, готовых «коробочных» продуктов уровня, который предлагал «вышедший» с рынка вендор, пока нет. Однако отечественные разработчики быстро смогут довести до высокого качество своих систем распознавания и скоро закрыть потребность рынка в работе с шаблонными документами.

Дополнительный позитив в том, что «коробочные» предложения альтернативных компаний в среднем могут оказаться в 1,5 раза дешевле, чем у раскрученного поставщика. Крупные интеграторы могут по OEM-лицензии встраивать движки таких разработчиков в свой более масштабный продукт.

О компании

Издательский дом Condé Nast был основан предпринимателем Конде Настом в 1909 году в США. Condé Nast International, подразделение Advance Publications, работает в 29 странах мира и издает 143 журнала, более 100 сайтов и более 150 приложений для планшетных компьютеров и смартфонов под такими брендами, как Vogue, Glamour, GQ, Vanity Fair, Allure, Wired, The New Yorker.

В России Condé Nast начал свою работу в 1998 году и сейчас успешно выпускает шесть глянцевых изданий (Vogue, GQ, GQ Style, Tatler, Glamour, AD) c cовокупной читательской аудиторией более 2 миллионов человек, шесть сайтов (vogue.ru, glamour.ru, gq.ru, admagazine.ru, tatler.ru, condenast.ru) и пять цифровых приложений, привлекающих более шести миллионов уникальных пользователей в месяц.

Помимо этого, издательство занимается организацией крупных светских мероприятий и профессиональных конференций. В этом году в Москве 10-й раз подряд пройдет Condé Nast Digital Day (CNDD) – профессиональная конференция, главной темой которой неизменно является цифровой маркетинг и digital-пространство.

Большое разнообразие бизнес-процессов в Condé Nast привело к тому, что перед руководством компании встали задачи упросить и автоматизировать работу

В первую очередь обратили внимание на следующие направления:

Заявки от сотрудников.

Важно было решить вопрос перевода работы над заявками из системы ZENDESK в систему DIRECTUM, сделать процесс создания и обработки заявок удобным для сотрудников и эффективным для компании. В ZENDESK были сильно ограничены возможности по кастомизации, высокая стоимость владения системой, не было возможности настроить дополнительный функционал, например финансовую аналитику по расходам на исполнителей

В Condé Nast много обладателей MAC OS, среди этих пользователей есть и те, которые являются исполнителями по заявкам. Поэтому одной из главных задача была обеспечить работу исполнителей через веб-портал.

Работа с договорами.

Ни один договор не должен быть потерян, максимально прозрачна должна быть система согласования договора и его корректировка на всех этапах. Где бы не находился участник цепочки согласования и исполнения, у него должна быть возможность иметь удаленный доступ. За счет возможности удаленной работы планировалось повысить контроль и скорость работы с договорами

Кроме этого, важно было обеспечить интеграцию выбранной системы с системой Парус, в которой компания ведет бухгалтерский учет и бюджетирование

Командировки.

Сотрудники компании часто ездят в командировки, они вынуждены были вручную формировать подготовительную документацию на согласование командировки. Это было крайне неудобно как для сотрудников, так и для согласующих

Важно было перевести этот блок работы в электронный формат и обеспечить возможность удаленной работы сотрудников. Кроме этого, необходимо было получить инструмент, позволяющий отслеживать отклонения расходов на командировку от запланированных в бюджете

Счета на оплату.

Наиболее сильное неудобство доставляла необходимость ходить между кабинетами и согласовывать счета в бумажном виде. Для этого непременно нужно было находиться в офисе

Работа по согласованию порой даже важного счета замирала, если ответственный сотрудник отсутствовал

Учитывая непрерывный процесс работы с огромным потоком счетов на оплату это было неудобно и зачастую тормозило работу. Все это отрицательно влияло на оперативность и эффективность работы компании

Важно было перевести этот процесс в электронный формат, снять с сотрудников постоянный нервный вопрос контроля. Что немаловажно, необходимо было наладить работу со счетами удаленно и решить вопрос интеграции контрагентов с учетной системой Парус, где была заведена и хранилась вся информация

Для решения поставленных задач была выбрана компания АКЕЛОН, как партнер с большим опытом в области консалтинга и внедрения бизнес-решений на платформе DIRECTUM.

На момент принятия решения DIRECTUM была единственной системой, которая отвечала всем требованиям и уже зарекомендовала себя как эффективное и удобное решение с развитым функционалом и гибкими настройками. Важным аргументом в пользу АКЕЛОН послужило наличие отлаженной технологии внедрения DIRECTUM, возможность разрабатывать собственные решения под бизнес-задачи заказчика, гибкость и мобильность проектной команды.

Надежно и безопасно

Еще один веский аргумент в пользу оцифровки документов – защита и безопасность. В отличие от бумажных оригиналов, «цифра» не изнашивается и хранится на протяжении неограниченного времени. Кроме того, в цифровых архивах реализованы надежные механизмы защиты содержимого от намеренного или случайного удаления, а также повреждения. Информацию невозможно удалить по ошибке. Многоуровневый контроль исключает доступ к информации лиц, не обладающих соответствующими правами. В целях максимальной защищенности и сохранности данных используется технология резервного копирования базы.

Многопользовательский доступ — незаменимое преимущество в ситуации, когда с архивными документами работает одновременно несколько сотрудников, в том числе в разных структурных или территориально-распределенных подразделениях. Если в случае с бумажными оригиналами не избежать копирования или сканирования с последующей доставкой, с «цифрой» такой проблемы не существует.

К слову, это не только упрощает бизнес-процессы, но и исключает ситуации бесконтрольного копирования или сканирования конфиденциальных документов. Достаточно настроить права доступа, и работать с документацией смогут только те сотрудники, у которых есть полномочия. При этом получить доступ можно, не вставая с рабочего места. Более того, при наличии прав, работать с цифровыми документами возможно из любой точки мира, используя компьютер или другие электронные устройства. Все, что нужно – стабильное интернет-подключение.

Как работает программное обеспечение

Программное обеспечение для автоматического сканирования счетов построено на сочетании Оптическое распознавание символов (OCR) технологии и Обработка естественного языка (НЛП) алгоритмы. OCR — это тип технологии, которая использует анализ изображений для идентификации текста на изображении и преобразования его в цифровой формат. Процесс начинается с файла изображения, который обычно представляет собой отсканированную или цифровую копию счета-фактуры. Затем программное обеспечение OCR анализирует изображение для идентификации текста, который преобразуется в машиночитаемый формат.

Технология OCR способна распознавать текст с изображений различных типов, в том числе с разными шрифтами, размерами и ориентацией. Он также может распознавать текст, написанный от руки, что делает его пригодным для счетов, которые не могут быть созданы на компьютере. Как только текст идентифицирован, программное обеспечение использует алгоритмы НЛП для его интерпретации и извлечения необходимых данных. Алгоритмы НЛП анализируют текст на наличие шаблонов и структур, которые позволяют ему идентифицировать ключевые фрагменты информации, такие как номер счета, дата, сумма и сведения о поставщике.

Алгоритмы НЛП предназначены для работы с естественным человеческим языком, а это означает, что они могут распознавать и извлекать данные с разных языков. Это делает программное обеспечение для автоматического сканирования счетов идеальным для предприятий, которые имеют дело с международными поставщиками и счетами на разных языках.

Соответствие шаблонов

В программном обеспечении также используются Соответствие шаблонов для точного чтения таких полей, как имя поставщика, адрес, описания продуктов и т. д. Этот метод предполагает сравнение структуры счета-фактуры с заранее определенным шаблоном для определения расположения определенных полей. Затем программное обеспечение может извлечь данные из этих полей. Это может повысить точность за счет уменьшения необходимости в программном обеспечении анализировать весь счет для каждой точки данных, что может занять много времени и ресурсов.

Распознавание регулярных выражений

Распознавание регулярных выражений — это еще один метод, используемый программой, который позволяет ей распознавать шаблоны в текстовых строках с помощью регулярных выражений. Этот метод позволяет программному обеспечению идентифицировать данные, даже если в разных счетах они представлены в разных форматах. Выявляя закономерности и закономерности в тексте, программа может более точно и эффективно извлекать необходимые данные.

Машинное обучение

Кроме того, некоторые программы автоматического сканирования счетов также включают в себя Машинное обучение техники. Это позволяет им со временем учиться на своих ошибках и повышать точность с помощью алгоритмов глубокого обучения. Программное обеспечение распознает закономерности и учится на прошлых ошибках. Со временем он становится более эффективным и точным в распознавании различных типов счетов и извлечении данных.

НИ ПОДДЕЛАТЬ, НИ ПОТЕРЯТЬ

Электронный больничный лист повсеместно войдет в нашу жизнь уже с 1 июля 2017 года.

Это точно такой же полноценный лист нетрудоспособности, как и его бумажный предшественник. Но в отличие от бумажного аналога новый документ о временной нетрудоспособности нельзя будет потерять, а главное — подделать. В то же время он существенно сэкономит бюджетные средства, а также время врача и больного в пользу лечения заболевания вместо нудного оформления бумаг.

Необходимо отметить, что в ряде регионов эксперименты по внедрению электронных больничных листов проводились с 2014 года. В ряде лечебных учреждений их выдавали в Москве, Белгородской и Астраханской областях.

С лета этого года на использование электронных больничных листов должны будут перейти все врачи России. С этого момента вся необходимая информация будет заноситься в виртуальную электронную базу данных либо в электронную медицинскую карту во время первого посещения врача в тот момент, когда лист о нетрудоспособности только открывается. Для этого врач должен будет войти в виртуальный кабинет и в электронной карте больного сделать необходимые пометки. При закрытии больничного врач лишь поставит в нужных местах электронного документа галочки, заверив их собственной цифровой подписью.

Вся информация в электронном виде мгновенно поступит в Фонд социального страхования и по месту работы больного. Подобная система не только упростит документооборот, сбережет время, но и не позволит недобросовестным пациентам вводить в заблуждение работодателя с помощью липового больничного.

7 вопросов бухгалтера к системе интеллектуального распознавания документов

На рынке вы найдете около двух десятков сервисов, готовых упростить труд бухгалтера по вводу первички. Но далеко не каждый соответствует выстроенным в вашей компании процессам или ИТ-контуру

Собрали семь важных моментов, которые важно уточнить перед окончательным выбором:

Какое количество страниц или комплектов вы обрабатываете ежемесячно? Этот критерий влияет на форму оплаты. Поставщики предлагают несколько вариантов: лицензия на программу – за год или навсегда, за фактически распознанный объем страниц, за фиксированное количество страниц в месяц и пр.
Где будет установлена система: на серверах компании или в облаке? В некоторых компаниях есть табу на облачные сервисы. Другие, наоборот, не хотят тратить собственные аппаратные ресурсы.
Какую скорость и качество распознавания гарантирует поставщик? Если предлагают 100% качество за доли секунды без операторов для верификации – что-то здесь не так.
Какие дополнительные возможности есть? Потоковая загрузка, подсветка и проверка корректности сумм/НДС, доступ к справочникам 1С – всё это максимально облегчает работу с первичной документацией в бухгалтерии.
Есть ли готовое решение для интеграции с 1С? В этом случае бухгалтер сможет работать с первичной документацией в знакомом интерфейсе, не переключаясь между программами. Если в компании используется другая учетная система (Парус, SAP, Галактика) проверьте возможность интеграции по API.
Как обеспечивается безопасность данных? У вендора должны быть лицензии ФСТЭК и ФСБ, которые подтверждают право разрабатывать и распространять криптографические средства. Добросовестная компания заключает соглашение о конфиденциальности персональных данных.
Насколько система устойчива к внешним санкциям? В текущих условиях надежным будет программный продукт, не только разработанный в России, но и совместимый с отечественным и свободно распространяемым ПО.

Елена Малютина, компания Directum

Быстро и удобно

Главное преимущество оцифрованного архива – скорость и удобство поиска нужной информации. При грамотной классификации и структуризации необходимые документы можно найти за несколько минут. Поиск возможен разными способами — по категориям, дате составления, автору или сразу нескольким атрибутам. Также возможно осуществить поиск по содержимому, что, конечно, удобнее по сравнению с традиционными папками и стеллажами.

Для эффективной работы такой информационной сети особое внимание в процессе ретроконверсии уделяют атрибутированию, индексированию цифровых документов, а также формированию базы данных.