Кассовый аппарат для ип: виды касс, какую лучше выбрать

Ответственность за правонарушения в области применения ККТ

Административная ответственность в виде штрафа грозит за следующие правонарушения:

неприменение ККТ;
применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, или применение ККТ с нарушением порядка регистрации, перерегистрации и применения;
ненаправление (невыдача) покупателю (клиенту) кассового чека.

Назначение административного наказания не освобождает от обязанности, за неисполнение которой оно было назначено (ч. 4 ст. 4.1 КоАП РФ).

Срок давности привлечения к ответственности за правонарушения, связанные с применением ККТ, составляет один год. Этот срок начинает исчисляться со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении – со дня его обнаружения проверяющим органом (ч. 1, 2 ст. 4.5 КоАП РФ). Под длящимся правонарушением следует понимать длительное систематическое нарушение, которое не прекращается в момент его совершения5.

Нужно учитывать, что обращения и сообщения граждан в налоговые органы о нарушении предпринимателями требований Закона о применении ККТ будут использоваться налоговыми органами при проведении контрольных мероприятий6.

Штрафы за неприменение ККТ (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ)

Работа без кассового аппарата в установленных законодательством РФ случаях влечет наложение штрафа на ИП в размере от 1/4 до 1/2 суммы расчета без применения ККТ, но не менее 10 тыс. руб.

За повторное такое нарушение, если сумма расчетов без применения ККТ составила 1 млн руб. и более (в том числе в совокупности), грозит административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Штрафы за применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, или применение ККТ с нарушением порядка регистрации, перерегистрации и применения (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ)

Применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, или применение ККТ с нарушением порядка ее регистрации, сроков и условий перерегистрации, порядка и условий ее применения влечет для ИП предупреждение или штраф в размере от 1500 руб. до 3000 руб.

Отсутствие в чеке номенклатуры товара (услуги) также влечет административную ответственность по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ.

Штрафы за невыдачу клиенту кассового чека или БСО (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ)

Сервис «Моё дело» для регистрации и ведения Вашего бизнеса

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» является современным многофункциональным бухгалтерским комплексом, который, помимо других возможностей, позволяет абсолютно корректно, быстро и совершено бесплатно сформировать все необходимые документы для открытия ИП и регистрации ООО.

В ходе процедуры Вы осуществляете простые и короткие шаги, каждый из которых строго контролируется электронным помощником. При этом Вы не испытываете никаких затруднений в работе, поскольку «вооружены» исчерпывающими профессиональными подсказками. Совсем немного времени – и у Вас на руках абсолютно корректный и полный пакет документов, который гарантирует регистрацию бизнеса с первой попытки!

В системе «Моё дело» все документы формируются в соответствии с действующими правилами и нормами. За счёт чего достигается такой результат? Все просто: интернет-бухгалтерия «Моё дело» обладает базой, которая содержит все актуальные бланки, нормативные и законодательные акты в сфере бухучёта, налогообложения, трудовых отношений.

Обновление базы осуществляется в онлайн-режиме. Это означает, что Вы всегда пользуетесь только утверждёнными бланками, законами, указами, положениями, приказами и распоряжениями.

Возможность быстрого, корректного и бесплатного формирования документов для регистрации своего дела – это далеко не весь функционал системы.

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» разработана для ведения полноценного учёта хозяйственной деятельности на общей системе налогообложения (ОСНО), а также спецрежимах: УСН и ЕНВД.

В любое время дня и ночи Вам гарантирован быстрый и точный расчёт налоговых платежей, страховых взносов, а также зарплаты, отпускных, пособий, больничных. Благодаря интеграции с банками и платёжными системами Вы производите перечисление всех начисленных сумм прямо через сервис!

Заполнение практически всех отчётных форм производится в системе автоматически. Другими словами, возникновение ошибок и опечаток полностью исключено! Готовые документы Вы сразу можете отправить в электронном виде в налоговую инспекцию, ПФР, ФСС, ФСГС. Километровые очереди и длительное ожидание остались в прошлом!

Вы всегда заранее знаете обо всех сроках перечисления налогов и взносов, а также представления отчётности. Почему? Потому что Ваш Личный кабинет в сервисе «Моё дело» оснащён персональным налоговым календарём, заблаговременно оповещающим о предстоящих важных датах. Вся информация не просто размещается в сервисе, но дополнительно дублируется на телефон и электронный почтовый ящик.

Как не выходя из дома бесплатно зарегистрировать бизнес и открыть счёт?

Узнать

В любой работе возникновение трудностей и откровенных проблем является непременным атрибутом. Особенно часто сложности возникают на первом этапе, когда бизнес только-только начинает набирать обороты

В такой ситуации очень важно всегда иметь возможность получить срочную профессиональную консультацию. Нет проблем! Сервис «Моё дело» гарантирует Вам круглосуточную экспертную поддержку по любым вопросам в таких сферах как бухучёт, налогообложение, расчёты с сотрудниками!

Вы хотите зарегистрировать свой бизнес максимально быстро и абсолютно бесплатно? Вы хотите вести учёт легко и безошибочно? Вы хотите всегда быть в курсе всех изменений действующего законодательства?

Тогда зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело» прямо сейчас и оцените все возможности системы совершенно бесплатно!

Замена фискального накопителя, бухучет

Фискальный накопитель – неотъемлемая часть ККТ, обеспечивающая формирование фискального признака, запись и хранение данных, шифрование информации для передачи сведений в ОФД.

В процессе использования кассового оборудование требуется замена накопителя:

вследствие истечения срока действия;
при смене собственника кассовой техники;
память накопителя заполнена раньше окончания срока действия;
поломка кассы или выход из строя элемента.

Бухгалтерский учет замены элемента будет также зависеть от выбранного на предприятии метода учета кассы.

ККТ относится к основным средствам компании. В данном случае замена фискального накопителя будет происходить в рамках модернизации актива:

Дт 10 Кт 60 – покупка нового ФН.
Дт 08 (субсчет учета расходов на модернизацию) Кт 10 – учтены затраты на приобретение и установку элемента.
Дт 01 Кт 08 – увеличение стоимости актива в результате замены накопителя будет отражаться в карточке ОС.

Касса не относится к основным средствам компании: затраты на новый фискальный накопитель будут сразу отнесены на соответствующие счета:

Дт 10 Кт 60 – покупка ФН.
Дт 26 (44) Кт 10 – списание издержек.

Примечание от автора! После окончания срока действия фискального накопителя необходимо сохранять его в течение 5 календарных лет.

При замене фискального накопителя нужно закрыть архив ФН, при этом автоматически формируется отчет о закрытии фискального накопителя. Ниже мы описали весь процесс. Внешне выглядит устрашающе, но это из-за того, что мы описали каждый шаг.

Перед тем, как закрыть архив, закройте смену и дождитесь отправки всех фискальных документов ОФД, иначе будет выведена ошибка «В ФН есть неотправленные ФД».

Если есть непереданные чеки, их нужно передать с помощью микрокомпьютера или устройства, на котором работает касса.

Запустите утилиту по регистрации
Нажмите «Закрыть архив ФН».
Если время на кассе установлено верно, нажмите далее, если нет — «Синхронизировать с ПК», а затем далее.
В окне «Закрыть архив ФН» нужно подтвердить операцию, для этого нажмите кнопку «Выполнить».
После закрытия архива сформируется документ с фискальным признаком (ФП) документа. Это такой же фискальный документ, как и чек продажи, налоговая должна знать, что вы заменили ФН. Для этого дождитесь передачи чека в ОФД

️Важно. Если вы в работе используете микрокомпьютер Raspberry PI, то после печати отчета подключите кассу к микрокомпьютеру, при этом кассу выключать нельзя

После печати отчета распечатается сообщение о необходимости отправки документа в ОФД
и сообщение о получении подтверждения от ОФД:
️Если чеки не отправлены ОФД, то при попытке закрытия архива фискального накопителя касса распечатает сообщение об отмене операции и ошибке:
️Если ОФД не отвечает, то касса распечатает чек, как на картинке ниже, и операция будет отменена:

До тех пор, пока отчет о закрытии фискального накопителя не передан, вынимать старый ФН нельзя.

После удачного закрытия архива ФН, нужно установить новый экземпляр ФН и провести его активацию.

Как налоговая узнает, что бизнес работает без кассы

Наиболее распространенный способ – контрольная закупка. Сотрудник налоговой приходит в магазин под видом обычного клиента, выбирает товар и… ждет, выдадите ли вы ему чек, чтобы проверить наличие онлайн-кассы. Если ее нет, он составит протокол и назначит штраф.

С 1 марта 2022 года плановые проверки онлайн-касс отменили. Теперь налоговики придут к вам без предупреждения по месту регистрации ККТ. В интернете пишут, что смогут проверять даже в квартирах и домах, но на практике мы с такими визитами еще не сталкивались.

Среди других способов – аналитика. Если вы работаете без расчетного счета, без кассы, но в годовой декларации отражаете доходы, возникают вопросы. Или по операциям эквайринга, которые налоговая инспекция может легко проверить по данным из банков (да-да, у них есть такой доступ). Появятся подозрения – они обязательно запросят пояснение.

Конечно, у ФНС не хватит ресурсов, чтобы проверить всех, кому нужно ставить онлайн-кассы. Но не надейтесь, что вас контроль не коснется. Даже простой покупатель может пожаловаться в Роспотребнадзор или ФНС, что ему не выдали чек. Так что соблюдайте закон и живите спокойно – без штрафов и нервотрепок из-за проверок.

Зачем нужны новые кассовые аппараты

Чтобы понять, зачем нужны онлайн кассы нового образца, следует разобраться, как данная система работает:

После приобретения ККТ проходит регистрацию в налоговой.
Для начала работы оборудования его подключают к интернету, используя сетевой провод, мобильную сим-карту, роутер Wi-Fi или модем.
При каждом открытии смены устройство формирует отчет и отправляет его оператору фискальных данных.
После оплаты копия электронного чека отправляется в ОФД.
При наличии подключения к интернету на кассу приходит подтверждение о принятии чека ОФД, в противном случае кассир получает запрос на повторную отправку чека.
Покупатель получает бумажный чек на кассе и/или электронный чек через смс или на е-мейл.
После закрытия смены касса опять формирует отчет, в котором указывается число чеков, общая сумма продаж и другие нужные данные. После этого она автоматически отправляет копию такого отчета оператору.

Обновленные онлайн-кассы кардинально отличаются от используемых ранее ККМ. Основными их функциями являются:

Формирование фискальных документов: чеков, БСО, отчетных бумаг об открытии/закрытии рабочей смены.
Передача данных и документации в ФНС через интернет с использованием ОФД.
Фиксация и хранение данных в специальном устройстве – фискальном накопителе.
Печать чеков и БСО, отображающих название и число проданного товара, штрих-код, данные об индивидуальном предпринимателе или организации, выступающей продавцом.

Благодаря обязательному переходу на онлайн кассы правительство рассчитывает:

Минимизировать риск сокрытия доходов и уменьшить количество «серых» продавцов.
В разы облегчить процесс прохождения проверок в ФНС и сократить количество рейдов, которые будут применяться только к подозрительным продавцам.
Предоставить клиентам и покупателям возможность самостоятельно контролировать отправление отчетов в ФНС и при наличии нарушений оформлять жалобы на ИП или организацию через интернет.

Преимущества подобных нововведений очевидны для всех, как для тех, кто обязан применять онлайн кассу, так и для самих покупателей и для налоговой службы. Ведь взаимодействие всех сторон с усовершенствованной ККТ значительно упрощается.

Как избежать покупки кассы, если она нужна

Есть два варианта как можно не покупать аппарат, если кассу вы применять обязаны:

Взять кассу в аренду. Сервисы по аренде кассы позиционируют себя как «облачная касса».
Использовать сервис-агент по приему платежей.

Облачная касса

Годовая аренда «облачной кассы» обходится от 20 000 рублей (например, в Атол от 1700 рублей в месяц). Хороший выход для регулярного предпринимательства. А вот для сезонного бизнеса или для тех, кто получает оплаты редко — это довольно существенная статья расходов.

Например, с мая по октябрь вы сдаете в аренду рыбацкие лодки. За сезон получаете 500 тысяч рублей, а после вычета расходов и уплаты налогов у вас остается 300 тысяч. Согласитесь, отдавать ~ 7% от чистой прибыли за аренду ККТ – не самая приятная новость.

В подобных ситуациях тех, кому нужна онлайн-касса, выручают сервисы-агенты.

Агенты по приему платежей

Вы заключаете агентский договор со сторонней компанией, которая берет на себя обработку платежей, обслуживание ККТ и передачу данных в ФНС. Вам остается работать и получать деньги. Можно было бы подумать, что это бесплатная онлайн-касса, но, разумеется, нет. Сервисы берут свою комиссию за каждую транзакцию. Общая комиссия может составлять от 3.5 до 7% в зависимости от того, чем был произведен платеж — картой или электронным кошельком.

Иногда расходы на сервис-агент превышают затраты на покупку кассы, и приобрести кассовый аппарат становится выгоднее.

Четвертый этап — 2021 год

1 февраля 2021 В кассовом чеке продавец обязан указывать полное название товара или услуги

Название должно быть понятным, чтобы покупатель точно знал, что именно он приобретает.

За невыполнение этого требования установлены серьезные штрафы: от 1 500 до 3 000 рублей для должностных лиц и от 5 000 до 10 000 рублей для организаций.

Заканчивается отсрочка для индивидуальных предпринимателей без наемных сотрудников. ИП, независимо от того, есть у них сотрудники или нет, с 1 июля 2021 года обязаны применять кассы при реализации товаров, в том числе собственного производства, выполнении работ и оказании услуг.

Налогоплательщики, перешедшие до указанного срока на уплату налога на профессиональный доход освобождаются от применения ККТ, поскольку расчеты по данному спецрежиму производятся через приложение ФНС России «Мой налог».

6 августа 2021 годаФНС изменила требования к онлайн кассам и фискальным накопителям

С 6 августа 2021 года разрешено регистрировать и перерегистрировать кассу только с фискальным накопителем нового образца — ФН-М. Только этот ФН поддерживает формат фискальных данных 1.2 для продажи маркированных товаров. Но использовать в кассах ФН нового образца обязаны все владельцы касс, даже те, кто работает без маркировки, в общепите или оказывает услуги.

Кассы с действующим ФН можно использовать до окончания срока его действия, всем предпринимателям, даже тем, кто торгует маркировкой. Но после того, как старый ФН закончится, его можно будет заменить только на новый — ФН старого образца сняты с произволства и исключены из Госреестра.

Также вносятся изменения в Госреестр контрольно-кассовой техники — если онлайн касса не может поддерживать ФФД 1.2, она исключается из Госреестра ККТ и запрещается к эксплуатации.

Ответственность за нарушение 54-ФЗ по онлайн кассам

Если вовремя не осуществите переход ИП или ООО на онлайн-кассы, можете быть оштрафованы минимум на 30 000 рублей. Штраф для должностных лиц — от 10 000 рублей.
За систематическое нарушение требований 54-ФЗ должностным лицам грозит дисквалификация на срок от года до двух, предпринимателям и организациям — приостановка деятельности максимум на 90 дней.
Если используемая ККТ не соответствует требованиям закона, должностные лица получат предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей, ИП и юрлица — штраф от 5 000 до 10 000.
Если вы не предоставили клиенту чек по его требованию, санкции будут такими: для должностных лиц — предупреждение или штраф 2 000 рублей, для предпринимателя или организации — предупреждение или штраф 10 000 рублей.
За то, что не предоставили информацию и документы по запросу ФНС либо сделали это с опозданием, должностным лицам грозит предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей, ИП и юрлицам — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000.

Теперь вы знаете порядок перехода на онлайн-кассы и сделаете все в соответствии с законом.

Этапы перехода на онлайн – кассы

Как известно, переход на применение новых кассовых аппаратов происходит в несколько этапов. Рассмотрим их в таблице.

Дата начала этапа	Условия использования новых аппаратов
До 01.02.2017 года	До этого момента новые кассовые аппараты можно было не использовать
С 01.02.2017 года	Нельзя зарегистрировать кассовые аппараты старого образца
С 01.07.2017 года	С этого момента онлайн – кассы применяют все, кто: — раньше использовал кассы в своей работе — продает крепкий алкоголь — совершает онлайн продажи и оплата производится наличкой либо банковскими картами — продает товары и находится на ОСНО или УСН
С 01.07.2024 года	Переход осуществляют субъекты предпринимательства, которые: — находятся на ЕНВД или патенте и осуществляют розничные продажи или оказывают услуги в сфере общепита — торговля происходит с использованием торговых автоматов и есть наемные работники — осуществляют продажи в интернете и принимают оплату электронными деньгами или по банковским квитанциям
С 01.07.2024 года	Использовать онлайн – кассы должны все остальные представители бизнеса за исключением тех, кто получил отсрочку до 2024 года или не должен использовать кассовые аппараты вообще
С 01.07.2024 года	Предприниматели, у которых нет трудоустроенных работников. Предприниматель должен оказывать услуги (производить работы) или производить товары собственноручно

Продажа имущества

Продавая имущество, ранее задействованное в предпринимательской деятельности, человек действует от лица ИП. Поэтому полученные от реализации средства приравниваются к доходу, как и продажа товаров, работа или услуги. Передача средств за предпринимательское имущество равноценна оплате за другую деятельность ИП.

Предприниматель должен при этом обязательно использовать кассовый аппарат и отбивать чек. Факт того, что продажа имущества не относится к основной деятельности ИП, не имеет значения. Правило зафиксировано в ст. 1 и 5 № 54-ФЗ и установленным приказом Минфина № 86н порядком расчетов предпринимателей.

Кто получил освобождение от новой ККТ

Существуют предприниматели, которых закон пока обошел стороной. Согласно новым правилам, не обязаны использовать онлайн-кассы:

Субъекты малого предпринимательства, работающие в сфере обувного ремонта.
Люди, занимающиеся торговлей в необорудованных для этого местах.
Различные газетно-журнальные палатки и реализаторы почтовых марок.
Население, зарабатывающее на сдаче в аренду собственной недвижимости.
Организации, производящие расчет с клиентами по безналу.
Различные компании, задействованные на рынке кредитных услуг и ценных бумаг.
Общепиты на базе образовательных учреждений.
Кондукторы, продающие проездные билеты.
Представители объединений религиозного направления.
Продавцы предметов народного промысла.

Важно! Организации и ИП, работающие в труднодоступных областях с плохой связью, могут передавать данные в налоговую с определенной периодичностью, используя фискальный накопитель.

Использование касс с 1 июля 2024 года

Рассмотрим подробнее, кто же должен начать использовать кассовые аппараты с 1 июля 2024 года. Выделяется 5 категорий налогоплательщиков, которые должны перейти на использование современных кассовых аппаратов:

Если у компании или предпринимателя нет наемных работников, а деятельность ведется в сфере общественного питания или ведется торговля
Компании и предприниматели, у которых зарегистрированы сотрудники и которые занимаются оказанием услуг (выполнением работ)
Если расчет за товар или услугу проводится через банк с помощью платежных поручений
Предприниматели на патентной системе должны проводить расчеты с помощью кассы в случае, если оказывают бытовые услуги, услуги грузоперевозок, занимаются производством молочной продукции
Если у предпринимателя нет наемных работников, но торговля ведется с использованием торговых автоматов

Получается, что совсем скоро еще очень много предпринимателей перейдет на использование новых касс и их деятельность станет прозрачной для налоговой инспекции.

Что ещё нужно знать

Учтите, что отдельно придётся купить фискальный накопитель. Срок его годности составляет 15 или 36 месяцев, но у ИП на УСН, патенте или ЕСХН выбора нет, они должны использовать накопитель на 36 месяцев. Стоит такой от 15 тыс. рублей. Разумеется, через 36 месяцев придётся купить новый.

Ещё нужно заключить договор с оператором фискальных данных – ОФД. Без него данные о продажах в ФНС не попадут. Цена вопроса в среднем – 2 тыс. рублей в год. Есть тарифные планы с оплатой за день, за месяц, за сезон. ОФД не только обеспечивает передачу фискальной информации, но и предоставляет удобный функционал для анализа продаж. В личном кабинете на сайте оператора можно формировать полезные отчёты.

Мы рассказали о выборе ККТ для ИП. Изучите все виды кассовых аппаратов и определитесь, что больше подходит под ваши потребности: недорогая переносная касса с кнопками, более продвинутый мобильный терминал с сенсорным экраном, смарт-касса среднего размера для торговой точки или компьютер с фискальным регистратором для магазина с большим потоком покупателей.

Применение ККТ с 1 июля 2021 г.

С 1 июля 2021 г. большинству индивидуальных предпринимателей, не имеющих работников, необходимо осуществлять торговую деятельность, выполнять работы и оказывать услуги гражданам с применением контрольно-кассовой техники (далее – ККТ)1.

Исключение сделали для индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения (ПСН) и осуществляющих определенные виды деятельности. Эти предприниматели вправе выдавать (направлять) покупателю (клиенту) документ, подтверждающий осуществление расчета между ИП и покупателем (клиентом), содержащий наименование документа, его порядковый номер и установленные законом реквизиты.

К видам деятельности, которые можно осуществлять без применения ККТ, относятся:

ремонт, чистка, окраска и пошив обуви;
стирка, химическая чистка и крашение текстильных и меховых изделий;
услуги в области фотографии;
сдача в аренду (наем) собственных или арендованных жилых помещений, а также сдача в аренду собственных или арендованных нежилых помещений (включая выставочные залы, складские помещения), земельных участков;
изготовление изделий народных художественных промыслов;
услуги по переработке продуктов сельского хозяйства, лесного хозяйства и рыболовства для приготовления продуктов питания для людей и корма для животных, а также производство различных продуктов промежуточного потребления, которые не являются пищевыми продуктами;
деятельность, специализированная в области дизайна, услуги художественного оформления;
услуги экскурсионные туристические;
переработка и консервирование фруктов и овощей;
производство молочной продукции и др.

Таких видов деятельности много, и установлены они п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее – Закон № 54-ФЗ).

Не обязаны применять ККТ и ИП, осуществляющие виды деятельности и оказывающие услуги, перечисленные в п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ (уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами; сдача в аренду (наем) жилых помещений и т.д.).

Также продолжают работать без применения контрольно-кассовой техники ИП, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях, указанных в перечне таких местностей, который утвержден органом государственной власти субъекта РФ. Они вправе не применять ККТ при условии выдачи покупателю (клиенту) по его требованию документа, подтверждающего осуществление расчета между ИП и покупателем (клиентом), содержащего наименование документа, его порядковый номер и установленные законом реквизиты (п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Закупка товаров у физлиц

Применение кассовой техники при закупке товаров у физлица потребуется, если они закупаются с целью последующей перепродажи в любом формате. Стороной сделки может выступать не только обычный покупатель, но и клиент, получающий средства, что зафиксировано в ст. 1.1 и 4.3 из № 54-ФЗ.

Когда требуется применение ККТ:

закупаются товары для прямой перепродажи, что выступает основным видом деятельности, и это известно заранее;
приобретаются товары для использования при производстве другой продукции для продажи, например, закупаются овощи для создания замороженных овощных смесей.

Кассовый аппарат не потребуется, если закупаемые товары не предполагается использовать в предпринимательской деятельности. К примеру, они нужны для хозяйственных нужд и не будут проданы. Правило подтверждают письма ФНС и Минфина под номерами АС-4-20/15707 и 03-01-15/77953 соответственно.

Порядок приобретения и установки онлайн – касс

Предприниматели не могут купить первый попавшийся аппарат и начать его использовать. Все модели аппаратов, разрешенные к использованию, записаны в реестре, созданном государством.

Кассовый аппарат лучше всего покупать в специализированном магазине

Нужно обратить внимание на то, все ли наклейки и пломбы на месте

Для корректной работы и взаимодействия с налоговым органом, необходимо заключить договор на обслуживание с оператором фискальных данных, который будет передавать информацию непосредственно в налоговую инспекцию.

Нужно подать пакет документов в налоговый орган для регистрации аппарата. Сделать это можно как лично, так и с помощью интернета. После проведения основных мероприятий налогоплательщик получает код и заканчивает регистрацию через интернет. После этого можно начинать использовать аппарат в работе.

Стоит отметить, что разные аппараты имеют разный функционал. В соответствии с этим налогоплательщик самостоятельно должен решить какие функции ему пригодятся в работе. От набора функций зависит и стоимость аппарата.

Что такое 54-ФЗ

Закон 54-ФЗ регламентирует правила применения контрольно-кассовой техники на территории РФ

Согласно 54-ФЗ, денежные расчеты с населением разрешается выполнять только с использованием контрольно-кассовой техники — онлайн касс. На кассе должна быть установлена актуальная прошивка, обеспечивающая корректную передачу данных о транзациях в ФНС. Покупателю товаров или услуг продавец обязан выдать кассовый чек в бумажном или электронном виде

Запрещено использование онлайн кассы без фискального накопителя (ФН). Это устройство является резервным хранилищем данных о всех транзакциях (продажах, возвратах и пр.). Фискальный накопитель подлежит обязательной периодической замене — через 13 или 36 месяцев, в зависимости от вида деятельности и системы налогообложения владельца кассы

Онлайн касса должна всегда быть подключена к интернету для онлайн передачи данных о каждой продаже (транзакции) в облачное хранилище. Следить за тем, что касса подключена к интернету обязан владелец кассы.

Сохранность данных о продажах и передачу их в ФНС обеспечивает оператор фискальных данных (ОФД), с которым владелец кассы обязан заключить договор на обслуживание.

Касса должна быть зарегистрирована в ФНС — по интернету через Личный кабинет на сайте nalog.ru.

«О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Начиная с 2016 года в 54-ФЗ вносились многочисленные изменения, ниже приведены ссылки на основные.

Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»

Федеральный закон от 06.06.2019 № 129-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»»

Расчет за товары, работу или услуги

При наличных или безналичных расчетах ИП нужно следовать общему порядку использования ККТ. Онлайн-кассы должны использоваться всем предпринимателями, принимающими или выплачивающими деньги за товары, услуги и работы. Правило касается также тех, кто организует либо проводит мероприятия, связанные с азартными играми или лотереями.

Исключения из правил:

ИП ведет расчеты, освобожденные от использования кассового аппарата, включая предпринимателей, оказывающих определенные услуги, на патенте;
предприниматель вносит платежи по налогам на профессиональный доход с формированием чеков в системе «Мой налог»;
единственным видом операций у ИП стали безналичные расчеты с другими предпринимателями или организациями.

ИП без работников, реализующие товары собственного производства, выполняющие работу или оказывающие услуги, должны в 2023 году использовать кассовые аппараты. Исключением будут те, кто ведет расчеты в качестве самозанятых или официально освобождены от задействования ККТ, в том числе патентом.

Разновидности онлайн-касс

Подразделить все форматы кассовых аппаратов можно на несколько типов:

Автономные или классические. Они не требуют подключения к персональному компьютеру, так как активируются и функционируют от внутреннего аккумулятора. Это идеальный вариант для малого бизнеса с постоянным и нешироким ассортиментом товара. Недостатками автономных касс являются сложности с обновлением программного обеспечения и внесением в базу нового товара. Зачастую приходится вызывать специалиста, чтобы он выполнил эти действия.
Стационарные моноблоки или полуавтономные кассы. Такие устройства не имеют аккумулятора. Они включают в себя и фискальный накопитель (ФН), и персональный компьютер, и управляющие программы.
Смарт-терминалы (POS-системы). Функционируют на базе операционной системы Android и просты в управлении, так как похожи на обыкновенное мобильное устройство. Смарт-терминал обновляется автоматически, а все производимые действия с ним выполняются гораздо быстрее, чем при взаимодействии с классической кассой.
Фискальный регистратор. Это один из главных элементов «сборной» кассы. Он представляет собой небольшой принтер чеков с ФН. Регистратор требует подключения к какому-либо из управляющих устройств. Он распечатывает чеки быстро, что особенно актуально при большом потоке покупателей и очередях.
Облачные кассы. Они представляют собой нефизическое устройство, используемое только в сфере онлайн-торговли. Функционируют облачные кассы по договору аренды, так как оборудование находится в специально обустроенных дата-центрах. Вы просто подключаете облачную кассу к своему сайту в формате SaaS-услуги. В налоговой инспекции облачная касса регистрируется на арендатора.

Рассмотрим несколько популярных моделей каждого вида онлайн-касс:

Штрафы за работу без онлайн-кассы

Аппараты, бывает, ломаются. А иногда предприниматели и не знают, что должны работать с кассой – чаще всего, принимая безналичные платежи от физических лиц. Что будет, если работать без кассы? К сожалению, это штраф, причем настолько большой, что может подорвать платежеспособность и поставить под угрозу существование бизнеса. Есть и приятная новость: в конце марта Правительство РФ снизило административную нагрузку на предпринимателей. Теперь за первое нарушение с онлайн-кассой не оштрафуют, а вынесут предупреждение.

Индивидуальных предпринимателей штрафуют на 25-50% от выручки, которая прошла «мимо кассы». Если налоговая докажет, что вы без чеков продали товаров на 200 тысяч рублей, придется заплатить в бюджет 50-100 тысяч.

Минимальный штраф для ИП – 10 000 рублей. Даже за маленькую продажу на 300-500 рублей без онлайн-кассы выпишут штраф на 10 тысяч. В таких условиях выгоднее соблюдать закон, нежели подвергать свое дело риску закрытия.

Для юрлиц все серьезнее. За работу без онлайн-кассы штрафуют на 75-100% от выручки, полученной без пробития чеков. Причем минимальный штраф – 30 000 рублей. Но есть и «поблажка»: если ваше юрлицо относится к субъектам малого и среднего бизнеса, вас оштрафуют как индивидуальных предпринимателей.

Есть и приятная новость — если ошибку нашли вы сами, а не налоговая, то есть механизм как ее исправить и не получить штраф. Об этом, да и вообще о том, как работать в онлайн-кассой, мы расскажем в нашей следующей статье.

Установка и обслуживание кассового аппарата

Через неделю после подачи документов, происходит установка ККМ, которую обеспечивает специалист ТО с обязательным присутствием представителя налогового органа. Процедура включает в себя пломбирование машины, установление реквизитов, проверку на работоспособность. После этого ИП выдаются все документы о регистрации техники, здесь, специалисты рекомендуют сразу провести проверку наличия аппарата в списках реестра ККО, если все в порядке, нужно переходить к его установке на месте эксплуатации.

Немаловажным пунктом является ТО устройства, которое включает в себя обязательный внешний осмотр каждые 3 месяца с тестированием и ежегодное обслуживание с полной проверкой исправности. Стоит отметить, что срок службы кассы по нормативу не может составлять более 7 лет, если он истек, но аппарат еще исправен и состоит в списках реестра, им можно пользоваться до его исключения налоговым органом. Когда срок истекает и происходит исключение ККМ из реестра, рабочий специалист ИФНС обязан самостоятельно снять ее с учета и уведомить владельца заранее.