Как перейти на чеки в электронном виде и куда их отправлять

Долой бумагу

На электронные чеки переходят федеральные продуктовые сети и независимые автосервисы. Такая согласованность крупного, среднего и малого бизнеса может удивить, однако на самом деле легко объяснима. Вот пять основных причин, почему кассиры всё реже выдают покупателям привычные белые квитки.

1. Дефицит термобумаги

Нарушение логистических цепочек затронуло в том числе и бумажную продукцию. Многие российские торговые сети столкнулись с нехваткой кассовой ленты — им стало попросту не на чём печатать чеки. Кто-то попробовал растянуть запасы и убрал с чеков рекламу — когда осталась только необходимая по закону информация, площадь листочка уменьшилась примерно вдвое. Но это лишь полумеры, и проблему они не решают.

2. Стремление к экономии

В бухгалтерии любой коммерческой фирмы есть статья «расходные материалы», которая покрывает в том числе и закупку кассовой ленты. Даже в спокойные времена эта статья не давала покоя менеджерам, и они стремились её сократить. Упомянутый дефицит вызвал подорожание кассовой ленты. Чем выделять дополнительный бюджет, многие руководители решили вообще отказаться от бумаги, а деньги перенаправить на другие цели.

3. Развитие технологий

Кассовое ПО эволюционирует в сторону упрощения. Десять лет назад настраивать его умел только специально обученный шаман, да и то посредством плясок с бубном, сейчас же это под силу каждому пользователю. Электронный документооборот, в том числе кассовых чеков, стал понятным и удобным — закономерно, что он пользуется популярностью.

4. Забота об экологии

Чеки печатаются на специальной термобумаге, которая отличается от писчей или упаковочной. Так, она содержит токсичное вещество бисфенол А — в малых дозах оно не может повредить здоровью, однако свалка чеков уже становится проблемой. Свалки же образуются потому, что термобумагу в разы сложнее перерабатывать. В обычных пунктах приёма макулатуры её не берут, а специальные предприятия, способные с ней работать, есть далеко не в каждом регионе.Кроме того, экоактивисты из США подсчитали, что за год на изготовление одних только кассовых чеков в мире расходуется 12,4 млн деревьев и 50 млрд литров воды.Экологическая сознательность в России растёт, и коммерсанты постепенно отказываются от деструктивных технологий.

5. Желание клиентов

Говоря начистоту, для большинства покупателей кассовый чек — это не документ финансовой отчетности, а назойливый мусор, который в течение дня копится в кармане и откровенно раздражает. От него хочется избавится, поэтому многие продавцы ставят рядом с кассой урну, куда чеки отправляются сразу после печати. Для этой категории клиентов переход на электронный формат только в радость. Тем более, что при необходимости электронный чек можно легко найти в почте или смсках, а вот бумажный аналог теряется безвозвратно.

Подборка лучших облачных касс для 1С

Сервис «Айти Касса»

Первая позиция в нашем топе занимается облачная касса для 1С от Айти Касса. Это надежное и удобное решение, которое полностью интегрируется с программой 1С. С помощью данной кассы вы можете принимать платежи через различные платежные системы, отправлять электронные чеки покупателям и вести учет всех финансовых операций. Кроме того, вы получите доступ к удобной административной панели, где можно просматривать отчеты, статистику и многое другое. Сервис позволяет интегрироваться разными сервисами по API, также имеется расширение для интеграции с облачной кассы с 1С. Данный сервис лидирует по стоимости и по качеству особых придирок к сервису нет. В онлайн чате осуществляется круглосуточная поддержка.

Преимущества Айти Касса:

• Интеграция с 1С;
• Загрузка реестров из Excel;
• Широкий выбор платежных систем;
• Отправка электронных чеков;
• Удобная административная панель.

Стоимость сервиса: от 1200 рублей при аренде кассы, 500 рублей при покупке собственной.

Перейти к сервису

Если вы еще не купили 1С, то можете сделать это у нас:

Сервис «Атол Онлайн»

Второе место занимает облачная касса от Атол Онлайн. Атол компания, занимающаяся непосредственном производством онлайн касс, драйверов и программного обеспечения для них. Это надежное и простое в использовании решение, которое также отлично интегрируется с программой 1С. С помощью этой кассы вы сможете оперативно обрабатывать платежи, вести учет и генерировать отчеты. Кроме того, Атол Онлайн предлагает широкий выбор тарифных планов, в зависимости от ваших потребностей.

Преимущества:

• Интеграция с 1С
• Простота использования
• Генерация отчетов
• Гибкие тарифные планы

Стоимость сервиса: от 2200 рублей при аренде кассы.

Перейти к сервису

Сервис «Цифровая Касса» от Эвотор

Третью позицию в нашем топе занимает касса от Эвотор. Это решение, которое также интегрируется с программой 1С и предлагает ряд интересных возможностей. С помощью кассы от Эвотор вы сможете обрабатывать платежи, контролировать остатки товаров, вести учет и многое другое. Кроме того, у данной кассы есть мобильное приложение, которое позволяет принимать платежи при помощи смартфона или планшета.

Преимущества:

• Интеграция с 1С
• Контроль остатков товаров
• Мобильное приложение
• Разнообразные функции учета

Стоимость сервиса: от 1600 рублей при аренде кассы.

Перейти к сервису

Сервис «Orange Data» от компании «Штрих-М»

Четвертое место в нашем топе занимает облачная касса от Штрих-М. Это надежное и функциональное решение, которое позволяет обрабатывать платежи, вести учет и генерировать отчеты. Касса от Orange Data также интегрируется с программой 1С и предлагает удобный интерфейс, который легко освоить даже новичку.

Преимущества:

• Интеграция с 1С
• Функциональность
• Генерация отчетов
• Удобный интерфейс

Стоимость сервиса: от 2000 рублей при аренде кассы.

Перейти к сервису

Облачная касса от компании «Первый ОФД»

Пятое место занимает сервис Первый ОФД. Это простое и недорогое решение, которое отлично подойдет малым и средним компаниям. С помощью Первый ОФД вы сможете принимать платежи, вести учет и генерировать отчеты. Кроме того, решение поддерживает интеграцию с программой 1С.

Преимущества:

• Интеграция с 1С
• Низкая стоимость
• Простота использования
• Генерация отчетов

Стоимость сервиса: от 2300 рублей при аренде кассы.

Перейти к сервису

Электронные чеки и программы лояльности

Некоторые торговые сети уже дают возможность своим клиентам отказаться от бумажных чеков и получать электронные. Эта опция доступна для участников программ лояльности. Владельцы карт лояльности в приложении могут указать свою электронную почту и поставить отметку о том, что хотят получать электронный чек. Например, в апреле о запуске такой возможности объявили «Магнит» и аптечная сеть «Апрель». Уже некоторое время опция отказа от бумажного чека действует в приложениях таких торговых сетей, как «Пятерочка», «ВкусВилл», «Перекресток», «Азбука вкуса».

Но и другие торговые предприятия начали активнее двигаться в сторону электронных чеков, говорит Мария Гельман, соосновательница бюро партнерств для достижения целей устойчивого развития «Теперь так». «Теперь даже без карты лояльности уже предлагаю отказаться от чека. например, на кассах самообслуживания введено уточняющее окошко, где можно выбрать: печатать чек, отправить на почту или не печатать вообще», — поясняет она.

Интерес бизнеса к сокращению бумажных чеков был и раньше, отмечает Гельман. Он был связан и со снижением затрат, и с имиджевыми преимуществами: «Элегантный способ сделать и бизнесу чуть-чуть лучше и в экологическую повестку впрыгнуть». Сейчас же цены на бумагу выросли и на рынке образовался дефицит, поэтому тема отказа от чеков стала вновь в фокусе и движение в этом направлении в разы ускорилось, говорит эксперт.

Зеленая экономика

Как переход «Пятёрочки» на электронные чеки сохраняет километры бумаги

Популярные вопросы об онлайн-чеках

На сегодня у продавцов и покупателей, имеющих дело с электронной версией кассовых чеков, возникает немало вопросов в связи с их введением. Далее самые распространённые из них.

Что такое чек коррекции?

Это кассовый документ, который пробивают на кассе при недостаче или при наличии лишней суммы. К примеру, если кассиром был пробит чек на 2 000 руб. вместо 1 000 руб. Дальнейшие действия зависят от времени обнаружения ошибки.

Варианты действий:

• При обнаружении ошибки в конце смены пробивают чек, и в фискальном признаке указывают «приход» на 1 000 руб. (2 000 – 1 000 = 1 000 руб.).
• Если ошибка обнаружена спустя некоторое время, через день или более, также следует оформить чек коррекции. Для этого текущую дату в чеке надо исправить на ту, когда была допущена ошибка.
• Если ошибка была обнаружена во время совершения покупки, когда покупатель ещё не ушел, или во время возврата товара, чек коррекции формировать не следует, надо пробить «возврат прихода».

Когда можно не указывать в онлайн-чеке НДС?

Розничные продавцы, не являющиеся плательщиками НДС, или реализующие товары/услуги, могут не указывать в кассовых чеках ставку НДС. Этот момент регулируется законом № 54-ФЗ (ст. 4.7, п. 1). Для прочих компаний и ИП ставка НДС является обязательным реквизитом.

Можно ли не указывать наименование товара?

ИП, работающие в специальных режимах налогообложения, могут не указывать в кассовых чеках наименования товаров/услуг (до 01.02.2021 г.). К подобным системам налогообложения относят УСН, ПСН, ЕНВД, ЕСХН.

Подчеркнём, что данным послаблением могут воспользоваться только ИП. Этот момент регулируется законом ФЗ № 290 (ст. 7, п. 17).

Какой штраф за ошибки в онлайн-чеке?

Существуют ошибки, за которые продавца могут оштрафовать

Чтобы избежать штрафа, важно обнаружить и исправить нарушение раньше инспекторов

За какие ошибки продавца могут оштрафовать:

• Неправильно указана ставка НДС. К примеру, вместо 10 % указана ставка 20 % или наоборот.
• ИП находится на специальном режиме, но указывает НДС.
• Чек пробит без указания НДС, если организация обязана его указывать.

Штраф для организации за ошибки в чеках – 5-10 тыс. рублей, для ИП, руководителей или главбухов – 1,5-3 тыс. руб.

Введение онлайн-чеков позволяет усилить контроль за ведением операций торговыми организациями и индивидуальными предпринимателями. Задача продавцов товаров и услуг – обеспечить соблюдение законодательства и законных требований покупателей, это позволит избежать ошибок и штрафных санкций.

Когда бумажный чек обязателен и можно ли не выдавать чек вообще

В большинстве случаев, если покупатель согласен получить электронный чек, то бумажный можно не выдавать. Исключений немного, в основном они касаются отдалённых от сетей связи местностей и военных объектов. Подробнее об ограничениях можно узнать в п.7 ст.2 №54-ФЗ.

Владимир Гайдай, директор по развитию ООО «ГЛОБАЛ АЙТИ»:
Если организация в соответствии со ст.2 №54-ФЗ обязана использовать контрольно-кассовую технику, то она обязана выдавать чек в бумажном или электронном виде. Исключительно в электронном виде можно выдавать чек при продаже товаров и услуг через интернет. А также через автоматические торговые аппараты — в этом случае чек можно направлять в электронном виде или отображать ссылку на него в виде QR кода.

А вот совсем не выдавать покупателю чек запрещено. За это, согласно п.6.ст.14.5 КоАП РФ грозит предупреждение или административный штраф в размере 2 000 рублей для должностных лиц и 10 000 рублей для юридических лиц.

Юридические аспекты

Электронные чеки имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, по ним можно оформить возврат или обмен товара.

Юридических препятствий для перехода на электронные чеки у бизнеса нет, констатирует адвокат, учредитель коллегии адвокатов «Егоров и партнеры» Александр Егоров. По закону для подтверждения покупки электронными чеками от покупателя не нужно никаких данных, кроме адреса электронной почты, либо номера телефона, либо информации об адресе информационного ресурса в интернете, на котором такой документ может быть получен. «Законодательство исходит из того, что покупатель сам заинтересован в получении кассового чека, поэтому верно укажет данные ресурсов, куда нужно направить чек. Если же покупатель не предоставляет эти данные, то и подтверждение оплаты будет осуществляться классическим «бумажным» способом», — пояснил он.

При этом, в соответствии с законом «О персональных данных» персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу. То есть номер телефона или адрес электронной почты без указания на его владельца не являются персональными данными. Таким образом, для получения чека в электронном виде по почте или SMS нет необходимости просить покупателя подписать согласие на обработку персональных данных, отметил юрист.

«Соответственно, правовых препятствий к переходу бизнеса на электронные чеки нет, за исключением увеличения времени обслуживания отдельно взятого покупателя, и возможного нежелания покупателя, находящегося в очереди на кассе, открыто озвучивать свой номер телефона», — заключил он.

Отправка электронных чеков может потребовать обновления IT-инфраструктуры бизнеса и перехода на электронный документооборот внутри компании, а также переобучения персонала, предполагает Мария Гельман.

«Кроме того, если вводить имейл не через кассу самообслуживания, а на обычной кассе, то это затрудняет процесс коммуникации и замедляет процесс, ведь надо продиктовать длинный имейл и чтобы кассир его правильно записал. Программы лояльности, когда все данные уже есть в системе, в этом смысле значительно упрощают этот момент», — отмечает она.

Различия между электронной и бумажной версиями чека

1. Согласие клиента. Бумажный чек выдается по умолчанию, электронный чек — с согласия покупателя.
2. Контактные данные. До момента формирования онлайн-чека продавец должен получить от клиента номер телефона или адрес электронной почты.
3. Долговечность. Открыть и посмотреть цифровую версию можно в любой момент в приложении ФНС «Мои чеки онлайн», в памяти телефона, в сообщениях электронной почты. Срок жизни бумажной версии ограничен качеством чековой ленты, она быстро «теряет» текст и со временем не может служить доказательством совершения покупки.
4. Срок передачи чека. Бумажный чек нужно вручать покупателю непосредственно после получения оплаты.

На отправку электронного формата 192-ФЗ предоставляет некоторые отсрочки:

• отправку можно совершить в течение следующего рабочего дня;
• за онлайн-покупку чек отправляют не позднее момента вручения заказа курьером или в пункте выдачи.

Реквизиты электронного чека тоже отличаются. Рассмотрим это вопрос подробнее.

Чек в SMS

Из-за небольшого размера СМС-сообщения для передачи чека используется минимум основной информации. В коротком текстовом сообщении должно уместиться:

• наименование кассового документа;
• дата и время продажи;
• общая сумма покупки;
• номер онлайн-ККТ, который регистрирует ФНС;
• фискальный признак расчетов;
• рабочая ссылка на сайт ОФД, содержащий полную версию чека.

В своем телефоне покупатель должен увидеть что-то подобное:

Чек на email

Обязательные реквизиты:

QR-код является дополнительным графическим ключом, после сканирования которого покупатель увидит основную информацию о совершенной покупке:

• время и дату продажи;
• номер фискального документа;
• признак расчета;
• общую сумму покупки;
• номер ФН;
• фискальный признак документа.

Перейдя по дополнительной ссылке, покупатель открывает полную версию электронного чека, которую можно скачать или распечатать.

Обратите внимание, что состав реквизитов изменяется, если покупателем выступает другая организация или ИП. Вместе с перечисленными сведениями вы должны указать:

• наименование и ИНН покупателя;
• для подакцизных товаров указывается сумма заложенного акциза;
• при продаже импортных товаров в чек включают регистрационный номер таможенной декларации и страну-производителя.

• размер комиссии посредника;
• номер телефона агента, поставщика и оператора, который принимает платеж.

Если в бумажной версии продавец не обязан указывать некоторые реквизиты маркированной продукции, то в электронный чек в обязательном порядке попадают:

• код товара;
• код GTIN;
• серийный номер;
• символ маркировки .

Также продавец вправе разместить на электронном чеке дополнительную рекламную или полезную информацию.

Можно ли отказаться от электронных чеков?

Закон разрешает не использовать электронные чеки, если:

• точка продаж расположена в труднодоступном или удаленном от средств связи месте, то есть там не работают интернет и мобильная связь;

• магазин расположен на закрытой территории, например, относящихся к гостайне или к силовым структурам;

• покупатель забрал бумажный чек и не запросил электронный дубликат.

Онлайн-магазины могут не выдавать чеки, если:

• доставку берет на себя сторонняя курьерская служба: именно она вручает товар потребителю, а полученные деньги переводит на р/с продавца;

• доставку производит «Почта России»: как и в случае с курьером, чек выдаст сотрудник почтового отделения, а затем переведёт денежные средства магазину.

Во всех остальных случаях магазины обязаны предоставлять электронные чеки по требованию клиента.

Штрафы за невыдачу чеков

Введение штрафов за невыдачу чека становится эффективным средством регулирования проблемы незаконного денежного оборота. Целью таких штрафов является повышение прозрачности финансовых операций и защита прав потребителей.

Согласно ч. 6 ст. 14.5 КоАП, в 2023 году в РФ владелец может получить предупреждение или штраф за невыдачу чека в размере:

• 2 000 рублей — для должностных лиц и ИП;
• 10 000 рублей — для компаний.

Однако есть группа предпринимателей, которые могут работать без кассы. При этом они также обязаны выдавать чеки покупателям. Более подробно об этом можно узнать из нашего материала.

Как избежать штрафов при работе с электронными чеками?

Если бумажный кассовый документ оформляют сразу после получения денег, то электронный чек можно отправить до конца следующего рабочего дня, а при онлайн-покупках – в момент передачи товара в руки покупателя (например, в пункте выдаче или от курьера).

За нарушение сроков предоставления кассового документа или при отказе от его отправки продавца ждет административный штраф в соответствии с п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ: 2 тыс. руб. для ИП и должностных лиц, 10 тыс. руб. – для организаций.

Пропуск контактных данных, то есть отсутствие адреса электронной почты или номера телефона в электронном чеке влечет ответственность по п. 4 той же статьи: для ИП и должностных лиц от 1,5 до 3 тыс. руб., для юридических лиц – от 5 до 10 тыс. руб.

Можно ли обойтись электронным чеком, если кончилась кассовая лента или её невозможно купить по объективным причинам? В марте 2022 года действовало соответствующее послабление, и продавцы могли на законных основаниях отказать покупателю в выдаче бумажного экземпляра кассового документа. В текущих условиях льгота не действует: подобный шаг ФНС рассматривает как нарушение законодательства о применении ККТ со всеми вытекающими последствиями.

Как подключить отправку электронных чеков вместо бумажных

Сложность возникает при сборе информационных данных от клиентов. Тогда возникает вопрос: «Как перейти на электронные чеки?». Чтобы не собирать длинные очереди из покупателей, заполняющих анкетные данные, есть несколько способов.

Настройки в мобильном приложении

Если клиент пользуется мобильным приложением магазина, то есть возможность отказаться от печати чека за совершенные покупки, зайдя в личный кабинет и настроив автоматический отказ. Информация о покупках будет отображаться в приложении и приходить на электронную почту.

Через карты лояльности

Покупатели, у которых имеются карты лояльности, могут выбрать электронный способ получения чека. При регистрации в системе лояльности указывают электронную почту или номер телефона. Можно получать чеки на указанные данные

Через сервис «Мои чеки онлайн»

В приложении отображаются все электронные документы за покупки. На кассе покупатель может назвать кассиру номер телефона, после чего чек появляется в личном кабинете.

О таком варианте получения электронных чеков упоминает ФНС. Также уточняет, что при использовании приложения дополнительно отправлять чек ещё каким-либо способом не нужно, поскольку чеки автоматически подгружаются в сервис.

Техническое решение

Для удобства перехода на электронные чеки вместо бумажных и их массовой рассылки нужно настроить кассовую программу должным образом. Подключите Астрал.ОФД, где доступна автоматическая рассылка электронных чеков на почту или телефон покупателя. Можно выбрать подходящий тариф-пакет в Личном кабинете для отправки SMS клиентам.

Узнайте, как настроить эту опцию и подключиться к системе на сайте оператора.