Приказ на электронную подпись (образец)
После определения вышеуказанных критериев предприятию следует сформировать соответствующий текст приказа (распоряжения). Сразу оговорим, что какой-либо унифицированной формы или обязательного содержания по отношению к такому документу законодательство не предусматривает. Следовательно, каждое предприятие вправе применять свою форму приказа и включать в него те сведения и указания, которые посчитает нужным.
В приложении к данной статье содержится образец приказа. Его текст и форма являются примерными. Организации же следует включать в приказ те сведения, которые определены конкретной ситуацией.
В качестве реквизитов в таком приказе следует отразить, в т.ч.:
- дату приказа;
- дату наделения сотрудника соответствующими полномочиями и срок их действия;
- подпись руководителя;
- подпись сотрудника, подтверждающую ознакомление с приказом, и дату такого ознакомления.
Ели в дальнейшем полномочия сотрудника, связанные с применением подписи, претерпят изменения, их следует отразить в дополнении к приказу или новом распоряжении, содержащем соответствующие сведения.
образец приказа о наделении правом электронной подписи
>Закон об электронной подписи 63-ФЗ
Как это оформить
Теперь разберемся, нужен ли приказ на ЭЦП — не всегда. Если любые значимые действия в организации оформляются распоряжениями руководства, то передача прав подписи невозможна без составления специального приказа. Руководитель обязан официально разрешить ответственным сотрудникам подписывать ЭЦП все закупочные документы организации.
Распоряжение готовят и для наделения правом подписи, и для получения сертификата ключа ЭЦП. В первую очередь оформляют приказ об использовании ЭЦП от имени руководителя организации. Следующим готовят распорядительный документ о наделении правами подписи для казначейства.
Электронную подпись получают только в аккредитованных удостоверяющих центрах. Государственные и муниципальные заказчики обращаются за ЭЦП в территориальные отделы Федерального казначейства (ТОФК).
Для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (63-ФЗ от 06.04.2011). Квалифицированная ЭЦП означает, что зашифрованные сведения изменить нельзя. С 01.07.2018 года все электронные документы подписывают только усиленной квалифицированной ЭП.
Если необходимо отозвать электронную подпись (закончился срок, изменились реквизиты, поменялся пользователь), подайте заявление через онлайн-сервис Федерального казначейства. Оформлять отдельный приказ об отзыве ЭЦП не требуется. Оформите обращение в ТОФК и укажите причину отказа от подписи.
После проверки заявления казначеи отзовут ЭЦП автоматически.
Использование КЭП руководителя
В некоторых организациях работники используют электронную подпись руководителя. Это не только небезопасно, но и запрещено законодательством. Руководитель несёт ответственность за любое действие, совершённое сотрудником с помощью его КЭП. Например, он может подписать не те документы или использовать подпись в своих личных целях
Поэтому важно оформлять ЭЦП именно на сотрудника
Подпись уполномоченного лица должна быть оформлена на него самого, тогда он будет нести ответственность за действия, совершённые с её использованием. Если он подпишет какой-то документ, то в подписи эта информация будет запечатана и всегда можно доказать, что документ подписан именно этим сотрудником.
Что пишут в приказе
В распоряжении необходимо подробно расписать порядок наделения ответственных лиц полномочиями на ЭП. Унифицированной формы указа нет — все примеры и образцы носят рекомендательный характер. Но есть требование об обязательной информации, которую надлежит указать в акте.
Чтобы не возникло проблем в ТОФК или УЦ при сдаче документов на получение электронной подписи, пропишите следующие сведения:
- полное и краткое (при наличии) наименование организации по уставным документам;
- основные реквизиты акта (номер, дата);
- количество лиц, наделяемых полномочиями по электронному подписанию документов, их ФИО (полностью), должности и зоны функциональной ответственности.
Если вы составляете распоряжение о передаче полномочий в случае замены основного сотрудника, укажите минимум двух ответственных работников.
Три правила при составлении приказа
Требования к составлению доверенности или приказа указаны в ст. 185-186 ГК РФ. Распространяются они и для доверенности на передачу права подписи ЭЦП. Документ должен обязательно содержать:
- дату составления: дата окончания действия документа проставляется только в случае, если доверенность действительна меньше года;
- полная информация об уполномоченном представителе налогоплательщика, которым может выступать стороннее физическое лицо, другая организация или сотрудник компании.
Если акт о передаче права подписи выдается нескольким людям, то прописывают отдельно полномочия для каждого лица. В одном акте можно указать сразу несколько человек.
Правило первое
Универсальные правила оформления документа по передаче права подписи действительны только при подписании кадровой документации и налоговой отчетности, а также для внутрихозяйственной деятельности. Приказ должен иметь письменную форму и заверен нотариусом в случаях, если:
- в роли доверителя выступает ИП;
- документ предназначен для заключения сделок, требующих нотариального заверения;
- документ предназначен для заключения сделок с недвижимостью.
В остальных случаях для признания юридической силы документа можно ограничиться печатью и подписью руководителя.
Образец приказа на право подписи главного бухгалтера
Правило второе
Федеральное и Гражданское Законодательство не определяет единую верную форму документа, поэтому организация вправе разработать свой шаблон или образец и использовать его в дальнейшем для работы. Данный шаблон не нужно утверждать отдельным внутренним приказом, т.к. он не относится к первичным учетным документам.
Правило третье
Доверенность или приказ, составленные в письменной форме, должны обязательно содержать:
- дату выдачи;
- подпись руководителя;
- реквизиты компании и ее организационно-правовую форму;
- полные ФИО уполномоченного сотрудника;
- паспортные данные, включая номер государственного подразделения, выдавшего паспорт.
Образец подписи, контактные данные и срок действия доверенности не относятся к обязательным реквизитам и указываются по желанию сторон.
Где можно использовать подпись уполномоченного должностного лица
Для наглядности составили таблицу, которая показывает, где можно использовать каждый вид электронной цифровой подписи сотрудника.
| Простая электронная подпись (ПЭП) | Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) | Квалифицированная электронная подпись (КЭП) | |
|---|---|---|---|
| Авторизация в информационной системе | да | да | да |
| Внутренний ЭДО | да (при наличии доп. соглашения с работодателем) | да (при наличии доп. соглашения с работодателем) | да |
| Кадровый ЭДО | да (при наличии доп. соглашения с работодателем) | да (при наличии доп. соглашения с работодателем) | да |
| ЕГАИС | нет | нет | да |
| Электронные торги | нет | нет | да |
| ЭДО с контрагентами | нет | да (при наличии доп. соглашения с контрагентами) | да |
| ЭДО с государственными ведомствами | нет | Если НЭП получена через Госключ или Госуслуги, то в отдельных случаях она подходит для государственных контролирующих органов | да |
| Сдача отчётности в контролирующие органы | нет | Если НЭП получена через Госключ или Госуслуги, то в отдельных случаях она подходит для государственных контролирующих органов | да |
Зачем и как передать право подписи
Федеральный закон 63 наделяет полной юридической силой только квалифицированную электронную подпись (КЭП), которая создается при помощи сертифицированных средств криптографической защиты. Она приравнивается к собственноручной подписи, поэтому владелец несет ответственность за ее хранение и использование. Квалифицированная электронная подпись обычно используется для заверения внутренней и внешней документации компаний, отчетности, подписания юридических документов и т.д. Выдается она удостоверяющим центром (УЦ) руководителю организации или его представителю (по доверенности).
Согласно действующим положениям законодательства РФ, все официальные документы, имеющие юридическую силу, должны быть подписаны только руководителем. Статус генерального директора закреплен Гражданским Кодексом и Федеральным Законом под номером 43 и 208. Но генеральный директор фактически не имеет физических возможностей отслеживать весь документооборот, поэтому часто передает право подписи одному или нескольким лицам.
Для передачи права подписи руководитель обязан определить:
- перечень лиц, кому будет доступен закрытый ключ ЭЦП;
- вид передаваемой ЭЦП;
- список полномочий и обязанностей доверенных лиц;
- порядок ознакомления доверенных лиц с мерами безопасности, связанными с хранением и использованием ЭЦП.
Руководитель имеет право передать право подписи только для определенных документов и делегировать полномочия на основании приказа или доверенности.
В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенность — это письменное разрешение представлять интересы юридического лица любой формы перед третьими лицами.
Какую подпись получает ИП или руководитель организации
Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС и её доверенных лиц. Чтобы оформить ЭЦП в налоговой, нужно выбрать отделение, принести с собой пакет документов и сертифицированный токен. Услуга выпуска ЭЦП предоставляется бесплатно.
Токен — это ключевой носитель в виде флешки или смарт-карты. На него записывают ЭЦП. Для получения подписи в налоговой подходят не все модели. Носитель должен иметь сертификацию ФСТЭК или ФСБ России.
Руководителям и предпринимателям выдают в налоговой только усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП). Требования и порядок работы с такой ЭЦП регулируется государством. В законодательстве она равнозначна своему рукописному аналогу. Поэтому ей можно заверять любые электронные документы.
Предварительно записываться на приём в ФНС не требуется. Будущему владельцу нужно узнать график и часы работы выбранного филиала удостоверяющего центра ФНС. Явиться необходимо лично. По доверенности КЭП не выдадут. Обслуживание ведётся в порядке очереди, вследствие этого лучше выделить дополнительное время на данную процедуру.
Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете у нашего партнёра УЦ «Основание», который признан доверенным лицом УЦ ФНС.
Как получить электронную подпись уполномоченного сотрудника
Если юридическое лицо и ИП получают свои ЭЦП в ФНС, то физическое лицо вправе это сделать только в аккредитованном удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Работник организации — это физическое лицо, а значит, получить ЭЦП сотрудника он может только там.
Важно помнить, получение ЭЦП сотрудника осуществляется только будущим владельцем подписи. Оформить КЭП по доверенности за другого человека нельзя
Аккредитованные удостоверяющие центры могут выпускать как квалифицированные, так и неквалифицированные электронные подписи. Всё зависит от нужд компании и обязанностей уполномоченного работника.
Если уполномоченный работник или доверенное лицо обязано отправлять документы в налоговую, Социальный фонд России или участвовать в торгах, ему понадобится квалифицированная электронная подпись. Использовать её можно только с МЧД.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.
Когда уполномоченный сотрудник занимается кадровыми или внутренними документами, ему будет достаточно неквалифицированной ЭЦП. С ней можно вести обмен документами с партнёрами, подписывать приказы, инструкции, заявления или справки.
Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.
Можно ли использовать ЭП уволенного сотрудника
Электронная подпись оформляется не бесплатно, поэтому может возникнуть ситуация, когда используется одна ЭП несколькими сотрудниками. Насколько это законно и какие могут быть последствия? Согласно Гражданскому Кодексу РФ, электронная подпись приравнивается к рукописной. А передать свою руку для заверки документов никто не может.
Соответственно, и ЭП нельзя передавать между сотрудниками. Она выдается конкретному лицу и в сертификате указаны его реквизиты. По сути, за использование ЭЦП уволенного сотрудника должно быть предусмотрено наказание.
Тем не менее, прямого запрета на передачу ключа ЭП законом не предусмотрено. Более того, даже Минкомсвязи не видит в этом проблемы. Но указывает, что передавать подпись можно только лицу, наделенными такими же полномочиями, как ее владелец, и только с его согласия.
В любом случае, ответственность за неправомерное использование электронной подписи лежит на ее владельце.
Что такое машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — документ в электронном виде, согласно которому руководитель организации доверяет заверку рабочих документов своему сотруднику (с помощью ЭП на физлиц). Представлена в виде XML-файла. Если информационная система не позволяет открыть документ в этом формате, его можно составить в машиночитаемой форме .PDF.
Напоминаем, что в ЭЦП для сотрудника с правом подписи не указаны реквизиты компании. Зато они есть в машиночитаемой доверенности, которую доверенное лицо прилагает при заверке документов. МЧД не требует нотариальной заверки, работодатель подписывает ее квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG или другом, который утвержден Приказом Минцифры РФ № 472 от 14.09.2020.
Машиночитаемую доверенность начнут выдавать с 01.03.2022. Но до 01.01.2023 использовать ее можно добровольно (то есть, если сотрудник получит подпись на физлицо и будет использовать ее для заверки рабочих документов). Требования к форме МЧД утверждены Приказом Минцифры РФ № 857 от 18.08.2021.
В доверенности содержится следующая информация:
- наименование документа;
- данные о доверителе: ИП, российской либо иностранной организации;
- сведения о сотруднике (доверенном лице): Ф. И. О., дата рождения, данные паспорта (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документа), СНИЛС, ИНН;
- дата формирования доверенности;
- срок действия документа;
- перечень внутренних полномочий, которыми руководитель наделяет сотрудника;
- идентификатор полномочий — создается согласно классификатору, порядок формирования которого утвержден Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 856 (вступает в силу 01.03.2022);
- данные об информационной системе, которая позволяет получать сведения об аннулировании доверенности (например, если ее отменит доверитель);
- номер доверенности;
- усиленная КЭП (УКЭП), с помощью которой заверена доверенность;
- данные о возможности передоверия МЧД.
Далее рассмотрим алгоритм оформления электронной подписи сотрудников
Работа с ЭП
В 63-ФЗ есть четкое описание и руководство к действию по получению, использованию и хранению цифровой подписи, а также ряд строгих запретов, в том числе: нельзя передавать неуполномоченным лицам, оставлять флеш-накопитель без присмотра, игнорировать правила хранения и защиты.
Также установлены требования к содержанию информации в сертификате ключа:
- уникальный номер;
- даты начала и окончания срока действия;
- фамилия, имя и отчество — для физических лиц, наименование и место нахождения — для юридических лиц;
- наименование используемого средства ЭП или стандарта, требованиям которых соответствует ключ;
- наименование удостоверяющего центра;
- иная информация (ИНН, СНИЛС и др. при квалифицированной ЭП).
Кто оформляет
Каждая компания самостоятельно определяет порядок организации и ведения внутреннего делопроизводства. Но это вовсе не означает, что руководитель самостоятельно обязан составлять, подписывать, регистрировать проект приказа о делегировании полномочий.
Стоит обозначить, что конкретный сотрудник, который будет писать подобный распорядительный акт, в каждой компании будет отличаться. И это зависит не только от внутреннего порядка, но и направления, где используется ЭЦП.
Поэтому, при оформлении и согласовании документов о назначении ответственного, целесообразно привлекать таких сотрудников:
Наделенное полномочиями лицо. Тут может быть заместитель, главный бухгалтер, бухгалтер, кадровый специалист и другие. Это необходимо, чтобы правильно выписать полномочия, которые будут делегированы.
Юриста. Отвечает за парильное составление приказа на предмет соответствия его требований нормам законодательства, а также проверяет указанные исполнителями полномочия в соответствии с их должностными обязанностями.
Специалист по внутренней безопасности
Важно, чтобы в подобном приказе в обязательном порядке присутствовали нормы о хранении, использовании, ограничении доступа третьих лиц к закрытому ключу ЭЦП.
Другие лица, перечень которых определяется руководителем компании. Здесь все зависит от специфики работы конкретной компании.
Помните, никто не запрещает руководителю лично написать и подписать приказ о назначении ответственных за использование ЭЦП. Но лучше, чтобы к этому процессу были привлечены специалисты.
Налоговое делегирование
Ст. 80 п.5 Налогового Кодекса РФ говорит о правилах подписания налоговой отчетности. Декларации и расчеты должны быть подписаны налогоплательщиком или его представителем. Иные должностные лица, включая главного бухгалтера, имеют право подписания данных документов только при наличии доверенности, оформленной в соответствии с требованиями действующего Гражданского Кодекса.
IT virus enter laptop computer via USB thumb drive
Налоговый Кодекс не запрещает передачу копии доверенности по телекоммуникационным каналам сети (ТКС). Но т.к. доверенность является юридически значимым документом, то пересылать оригинал в электронном виде нельзя (согласно письму ФНС от 10.08.2016 г. под номером 4-11/14578). В налоговую инспекцию необходимо предоставить документ с реквизитами доверенности вместе с подачей декларации.
Также данные об оформленной доверенности предоставляются в налоговую инспекцию в течение 3 рабочих дней после ее подписания. Документы разрешено передавать лично или по каналам ТКС в виде сканов, заверенных ЭЦП (квалифицированной подписью).
Основные изменения до 2022 года
Ранее был принят общий термин для обозначения электронной подписи ― ЭЦП. В 2022 году он не актуален. Теперь используют аббревиатуру ЭП.
Чтобы не запутать читателя, периодически будем применять привычный ему устаревший термин ― ЭЦП. Доверенные (уполномоченные) лица организации ― сотрудники, имеющие право на заверку документов компании с помощью ЭП. Ранее они получали подпись на юрлицо (в сертификате значились его реквизиты).
В 2022 году это тоже возможно, но в 2024-ем правила кардинально меняются. Напоминаем, что в 2021 году изменились правила аккредитации Удостоверяющих центров. Не все организации, которые ранее выдавали ЭЦП для сотрудников и их руководителей, смогли ее пройти.
Обратите внимание! Для заверения документов, на которых в бумажном виде ставят личную подпись и печать, нужна именно квалифицированная ЭП (КЭП). Действие неквалифицированной подписи сильно ограничено
Поэтому рекомендуем сразу получать КЭП и использовать ее для разных целей.
Какая ЭП нужна уполномоченному сотруднику
Чтобы подписывать документы от своего имени, руководитель или предприниматель назначают уполномоченного сотрудника или доверенное лицо. Например, уполномоченным может быть кадровик, бухгалтер или ответственный работник, а доверенным является специалист компании, оказывающей подобные услуги. В любом случае на его имя нужно выпустить электронную подпись.
На уполномоченного можно оформить личную ЭЦП — простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) или квалифицированную (КЭП). Вид выпускаемой электронной подписи зависит от того, какими обязанностями хотят наделить работника.
Простая ЭЦП для уполномоченного работника
Простая электронная подпись создаётся в той информационной системе, в которой её будут использовать. С такой ЭЦП нельзя подписывать документы, работать на госпорталах и участвовать в торгах. Она подходит только для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете.
Простая ЭЦП обычно представляет собой пару логин-пароль или функцию одноразовых паролей. Это минимальный уровень защиты.
Неквалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника
Спектр возможностей усиленной неквалифицированной электронной подписи ограничен. Уполномоченный работник может вести кадровый документооборот и заверять внутренние электронные документы. Для взаимодействия с контрагентами и партнёрами стороны составляют дополнительное соглашение. Так, с неквалифицированной ЭЦП появится возможность подписывать накладные поставщиков.
Порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего её может использовать.
Отправлять отчётность в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами с помощью неквалифицированной ЭЦП нельзя. Для этого понадобится квалифицированная ЭЦП.
Квалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника
С квалифицированной электронной подписью уполномоченный сотрудник может работать не только с внутренними и внешними документами. Данный вид ЭЦП подтверждает личность владельца и позволяет заверять любые электронные документы. Поэтому с ней можно отправлять отчётность, работать с государственными порталами и участвовать в торгах от имени организации или предпринимателя. Кроме того, такая подпись обладает самым высоким уровнем защиты. Скомпрометировать ЭЦП на сотрудника ИП или организации будет сложно, если только владелец не передаст носитель с ней в руки другому человеку.
Квалифицированная электронная подпись оформляется на имя владельца, то есть на физическое лицо. Поэтому уполномоченный работник может использовать её для своих целей. С квалифицированной ЭЦП физического лица можно дистанционно подать документы в вуз, оформить сделку или получить государственные услуги.
Образец приказа о назначении ответственных за формирование и подписание электронных документов о приемке по Закону N 44-ФЗ
- Категория: Специалисту по госзакупкам
Применимые нормы: ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ
Составлять такой приказ не обязательно, Законом N 44-ФЗ он не предусмотрен, утвержденной формы или требований к содержанию нет. Однако рекомендуем его издать для организации работы по электронной приемке и назначения ответственных лиц.
Приказ о назначении ответственных за формирование и подписание электронных документов о приемке товаров, работ, услуг для нужд ФГБУК «Музей»
В целях организации электронной приемки поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, результатов отдельных этапов исполнения контрактов в соответствии с ч. 13 ст. 94 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» Приказываю:
Директор ФГБУК «Музей» Бойко Бойко П.П. Лист ознакомления с Приказом Заместитель директора по общим вопросам Петренко И.С. Петренко 10.01.2022 |
|
Образец положения о приемочной комиссии по Закону N 44-ФЗ |
|||
|
Образец приказа о создании приемочной комиссии при закупках по Закону N 44-ФЗ |
Нет КонсультантПлюс?
Оформите заявку на доставку полной версии документа
или самостоятельно подберите комплект, с учетом особенностей именно Вашей организации
- < Назад
- Вперёд >
Что необходимо указать в распоряжении
Теперь немного о самом распорядительном акте. Чтобы исключить двузначные трактовки, недопонимание, а также возможные споры в будущем, приказ о назначении ответственных в обязательном порядке должен иметь такие реквизиты:
- Полное наименование компании, ее юридический адрес, государственные регистрационные реквизиты (госрегистрацию, расчетный счет).
- Дату составления и регистрационный номер.
- В преамбуле приказа обозначаются основания для делегирования полномочий, с указанием законодательных и нормативных документов, что это предусматривают.
- В приказной части в обязательном порядке должно быть указано ФИО, должность наделяемого полномочиями лица, тип ЭЦП, какие документы имеет право подписывать. Тут же указываются меры безопасности, связанные с хранением и использованием ЭЦП. Можно делать отсылку на отдельное внутреннее Положение (если подобный документ действует в организации).
- Приказ подписывается руководителем компании (на которого оформлялось ЭЦП). Его подпись может заверяться печатью.
- Наделенных полномочиями лиц необходимо ознакомить с таким приказом под роспись.
Ключевые положения
Закон о цифровой подписи включает 20 статей, раскрывающих следующие нормы:
- основные термины и определения;
- принципы и правила использования;
- виды, особенности использования;
- процедура выдачи сертификата в удостоверяющем центре;
- обязанности человека, который использует ЭП;
- деятельность и обязанности Удостоверяющих центров, которые имеют право на выпуск.
Итак, определение «электронная подпись» закон дает следующее: это информация в электронной форме, которая содержит уникальную последовательность символов (ключ) и присоединяется к цифровому документу, чтобы определить личность подписанта.
Функции по созданию и выдаче возложены на удостоверяющие центры, использующие в процессе своей деятельности специальные шифровальные, криптографические средства. Центры могут быть как государственными, так и иными юридическими лицами.