Переход на кэдо - электронный кадровый документооборот в трудовых отношениях

Подписание кадровых документов

Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, у работников, перешедших на ЭДО, должна быть в наличии соответствующая электронная подпись – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная.

При этом конкретный вид подписи зависит от вида подписываемого документа. Так, при подписании следующих документов работники могут использовать исключительно усиленную электронную подпись – как квалифицированную, так и неквалифицированную (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
согласие на перевод;
заявление об увольнении;
отзыв заявления об увольнении;
уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
при ознакомлении с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

Другие кадровые документы работниками могут подписываться в том числе простой электронной подписью. По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя. Это осуществляется путем направления электронного документа в личный кабинет работника на едином портале госуслуг. Конкретный порядок подобного доступа работников к электронным документам позднее установит Правительство РФ.

Все расходы на получение и использование работниками электронной подписи несут исключительно сами работодатели. Причем работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Бумажный носитель отменяется: изменения в ТК РФ

Законопроектом №1162885-7 предусмотрено введение в Трудовой Кодекс новой статьи 22.1, регламентирующей электронный документооборот в сфере трудовых отношений как создание/хранение/использование всеми сторонами процесса (работодатель, работник, оформляющееся на работу лицо) документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе.

Применять данную норму предлагается к тем документам, которые по действующему на текущий момент законодательству необходимо заверять подписью на бумажном экземпляре, а именно:

трудовой договор;
ученический договор;
заявление на увольнение;
договор о материальной ответственности и пр.

Порядок принятия решения о переходе электронный документооборот

Быть ли кадровому документообороту в «бумажном» или в электронном виде, теперь будет самостоятельно решать работодатель, закрепляя принятое решение локальным нормативным актом.

Однако уведомление о переходе на электронный вариант всех сотрудников и лиц, принимаемых на работу, является обязательным (для последних оповещение происходит во время заключения трудового договора).

Хранение и подписание электронных документов возможно с использованием любой цифровой площадки, имеющей подходящий функционал (включая единую платформу «Работа в России»).

Права персонала

Как работник, так и поступающее на работу лицо, имеют право отказаться от оформления документов в электронном виде, подав соответствующее заявление. Переход будет невозможен, если с нововведением не согласится более половины персонала.

За сотрудниками сохраняется право истребовать любой документ в виде бумажной копии. Законопроект содержит прямой запрет на отказ в приеме приёме на работу из-за отсутствия у претендента электронной подписи. Желание работодателя использовать на документах усиленную подпись должно быть реализовано полностью за его счёт.

Пределы применения и база

Электронный документооборот можно использовать в отношении практически всех кадровых документов, для которых предусмотрена обязательная бумажная форма. При создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов, которые устанавливаются Минтрудом России, по согласованию с Минцифрой и Росархивом. Требования к документам будут введены с 1 марта 2023 года.
Новые правила не распространяются:

на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
акты о несчастном случае на производстве;
приказы (распоряжения) об увольнении;
документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.

Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию своей информационной системы, а также создание, использование и хранение электронных документов.
Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:
— единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в Российской Федерации. Доступ к цифровой платформе «Работа в России» обеспечивается в том числе посредством ЕПГУ — данные положения будут применяться с 01.09.2022 года;
— информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (далее — информационная система работодателя).

Ключевые вопросы по ст. 22.1 ТК

Какие нюансы нужно учитывать при использовании этой статьи?

В первую очередь нужно помнить, что рассмотренная статья, как и взаимосвязанные с ней ст. 22.2 и 22.3, принята сравнительно недавно, в самом конце 2021 г. Такой небольшой срок актуальности обуславливает, что по ним:

практически отсутствуют судебные разъяснения на любых уровнях – по причине малочисленности споров между затронутыми статьями 22.1-22.3 ТК субъектами;
почти нет разъяснительных документов по тонкостям их применения на практике от профильных госструктур;
пока можно констатировать минимальный опыт использования статей 22.1-22.3 ТК нанимателями в реальных условиях.

Перечисленные моменты объясняют, почему наниматели и другие субъекты должны аккуратно относиться к использованию положений ст

22.1 ТК, а также уделять внимание мониторингу появления новых разъяснений и судебных постановлений по этой статье

Второй важный момент – статьи 22.1-22.3 ТК взаимосвязаны. Все они приняты ФЗ №377 от 22.11.21, содержат единообразную терминологию и касаются одной сферы (обращение документов в электронном формате). Следовательно, при использовании ст. 22.1 ТК нужно внимательно изучить ст

22.2-22.3 ТК, обращая внимание не только на содержание этих статей, но и разъяснения о нюансах их применения профильными госструктурами и судами

Третий момент – не все части рассмотренной статьи действуют с момента её принятия. Её часть 7 начинает действовать с марта 2023 г. (ФЗ №377 от 22.11.21).

Что касается платформы «Работа в России», упомянутой в рассмотренной статье, то нюансы её работы досконально описаны в двух источниках:

Постановление Правительства №867 от 13.05.22.
ст. 16.2 Закона РФ №1032 «О занятости» от 19.04.91.

В данных источниках изложены следующие моменты, относящиеся к использованию вышеупомянутой платформы:

задачи, которые она помогает решать;
функции, которые она призвана обеспечивать;
какая именно госструктура отвечает за её эксплуатацию и т.д.

Нужно отметить, что из-за небольшого опыта использования данной платформы следует ожидать дальнейших уточнений в источниках, которые определяют принципы её функционирования.

В чём суть рассмотренной статьи?

Как и взаимосвязанные с ней статьи 22.2-22.3 ТК, она нацелена на внедрение в повседневную практику трудовых взаимоотношений ЭДО. Следует подчеркнуть, что все упомянутые статьи стали результатом продолжавшегося несколько лет на общефедеральном уровне обсуждения, в которых активно участвовали наниматели. Основная сели этих обсуждений – сблизить позиции профильных госструктур, нанимателей и других участников трудовых взаимоотношений в отношении массового перехода кадровой документации на ЭДО.

Предпосылкой для появления ст. 22.1 ТК стала объективная необходимость перехода на ЭДО в общефедеральных масштабах, что невозможно без формирования надлежащей правовой базы. Эта необходимость обусловлена:

удобством анализа массивов ЭД по сравнению с бумажными аналогами (использование big data);
уменьшением издержек во всей экономике при массовом использовании в кадровой сфере ЭД вместо традиционных бумажных документов;
повышением степени комфорта нанимателей при работе с ЭД – их легче пересылать, хранить и совершать с ними другие действия по сравнению с аналогичной бумажной документацией;
повышенным уровнем безопасности ЭД при хранении – меньше рисков их утраты и/или порчи при пожарах, наводнениях и т.д.

Минусом массового перехода на ЭДО являются новые риски в сфере компьютерной безопасности, которые могут увеличиться в будущем. Следует учитывать, что ЭД, при прочих равных условиях, меньше защищены от неблаговидного дистанционного воздействия по сравнению с бумажными аналогами. Отчасти по этой причине в рассмотренной статье предусмотрен ряд документов, которые будут продолжать обращаться в бумажном формате.

Также следует отметить, что рассмотренная статья является частью общефедерального тренда стимулирования государством массового перехода участников экономических взаимоотношений на ЭДО. Этот тренд не ограничен сферой трудовых взаимоотношений – он заметен в сферах налогов, бухучёта и пр. В свою очередь данный тренд отражает глобальные тенденции – бумажная документация в значительной степени заменяется (или дублируется) по всему миру. Базовыми предпосылками такого тренда, помимо перечисленных выше, являются удобство контроля государства над документооборотом и экологические соображения.

Что нужно специалисту по охране труда, чтобы перевести документы в электронный вид

Лайфхак: если в нормативном правовом акте указано об ознакомлении с документом «под роспись», может применяться ЭЦП. Если же указано «подписать», «под подпись», речь идет именно о живой подписи работника.

➤ Выдача СИЗ

Выдачу СИЗ можно перевести в электронный формат. В пункте 13 Стандарта выдачи СИЗ указано, что работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н).

Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Вывод: для перевода на цифру ЭДО по выдаче СИЗ потребуется обеспечить подписание работниками документа о получении. Поэтому необходимо проверить, как в вашей организации ведется учет – например, применяется Типовая межотраслевая форма N МБ-7, или какой-либо другой документ, указанный в учетной политике организации. Если получить собственноручную подпись работника в бухгалтерских проводках не получится, то и перевести документооборот в цифру не выйдет.

➤ Обучение и проверку знаний требований охраны труда

Обучение тоже можно перевести в электронный формат. Для этого придется создавать личный кабинет работника, загружать туда задания и тесты, отслеживать, сколько времени работник уделяет обучению и ответам на вопросы теста. Если будет очевидно, что на процесс обучения работник затратил всего лишь час, то и качество таких знаний будет соответствующим.

Существует опасность, что за всех работников на вопросы будет отвечать один наиболее продвинутый сотрудник, что также не повысит качество обучения. Поэтому решите для себя: что важнее для организации, быстро или хорошо. Если баланс не достигнут, оставайтесь на бумажном варианте.

Электронная подпись

Стороны трудовых отношений подписывают документы электронной подписью. Ее вид зависит от выбранной работодателем информационной системы и самих документов.
Например, усиленную квалифицированную электронную подпись можно применять во всех случаях. Однако работодатель обязан использовать ее для ряда документов в своей системе:

для трудового договора;
приказа о дисциплинарном взыскании;
ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений;
уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

При подписании иных электронных документов работодателем могут использоваться:

усиленная квалифицированная электронная подпись;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Расходы на получение сотрудником электронной подписи (если ее нет) и ее использование несет работодатель.
Работник при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания может использовать:

усиленную квалифицированную электронную подпись;
усиленную неквалифицированную электронную подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

При подписании иных электронных документов можно использовать и простую электронную подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

Как организовать переход на КЭДО

Как осуществляется взаимодействие посредством электронного кадрового документооборота

Выбор системы кадрового ЭДО

Работодатель вправе самостоятельно выбирать вид информационной системы, которая будет им использоваться в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме. В указанных целях работодатель может использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):

сервис «Работа в России», доступ к которому обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг;
любую другую информационную систему, применяемую работодателем в целях осуществления ЭДО.

Все расходы на эксплуатацию соответствующей информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель. Пользование системой кадрового ЭДО работниками осуществляется на безвозмездной основе.

Перспективы законопроекта

На данный момент в стране проводится эксперимент по электронному документообороту, в котором участвуют около 2 миллионов трудящихся. Все эти люди могут оказаться в правовом вакууме, если законопроект не будет принят.

При этом ко второму чтению законодателям придётся учесть ряд предложений представителей бизнес-среды и профсоюзных организаций (например, идею сохранения инструктажа по некоторым вопросам в бумажном виде).

В случае принятия законопроекта во втором чтении, изменения вступят в силу уже 16 ноября — правда, на разработку единых требований к электронным документам необходимо будет время, поэтому вступление в силу данной нормы отложено на осень 2022 года.

Права работника

При приеме на работу соискатель может предъявить свои документы в электронном виде.
Работник, соискатель может направлять работодателю заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется электронный документооборот.
Работник вправе направлять их через информационную систему, которой пользуется работодатель. Такие документы считаются полученными на следующий рабочий день после направления.
Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий (ст. 62 ТК РФ) работник может подать (направить) (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ):

в письменной форме;
в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя (если работодатель использует собственную информационную систему);
через цифровую платформу «Работа в России» (если работодатель использует ее).

Подписи за свой счет

Работодатель будет вправе (но не обязан) безвозмездно выдать работнику или лицу, поступающему на работу, усиленную квалифицированную электронную подпись. Если у работника была своя – тоже не возбраняется ее использовать.

При этом законопроект абсолютно не предвещает ничего хорошего тем работникам, которых вынудят перейти на электронный документооборот, а работодатель не воспользуется своим правом обеспечить их ЭП. Ведь бесплатное получение таких подписей физлицам пока не светит – ФНС будет раздавать их только юрлицам и ИП.

Действующий эксперимент по электронному кадровому документообороту предусматривает обязанность работодателя выдать работникам электронные подписи. Еще одно отличие от эксперимента – законопроект предполагает возможность перевести на новые методы также и дистанционщиков.

Процесс перехода

Переходить на электронный документооборот или нет, решает работодатель.
Решение о введении нового формата нужно закрепить в локальном нормативном акте с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В нем нужно определить:

информационную систему для электронного документооборота (собственную либо платформу «Работа в России»);
документы для ведения в электронном виде;
работников, в отношении которых с их согласия станут применять новый формат;
порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
срок уведомления персонала о нововведении.

Применять новые правила можно в отношении сотрудников и соискателей работы с их письменного согласия. Для этого работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на электронный документооборот и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.
Соискатели могут дать его в электронном виде.
Отсутствие согласия работника признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
С 1 января 2022 года не надо спрашивать разрешения на использование электронных документов у тех, кто принимается на работу после 31 декабря 2021 года и у кого отсутствует трудовой стаж.
Отсутствие согласия работника или соискателя на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота (за исключением работника, принимаемого после 31.12.2021) либо отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.
Ввести электронный кадровый документооборот можно также в отношении дистанционных работников.

Несогласных смогут проигнорировать

Причем, этим актом надо предусмотреть срок, за который надо предупредить каждого работника о новшестве, и дата введения электронного документооборота должна быть не ранее, чем истек указанный срок. Правда, уведомить можно в электронном виде еще до перехода.

Работник сможет отказаться от перехода на электронный документооборот, подав заявление в течение месяца. Если заявление об отказе не подано – это будет трактоваться как согласие работника. Если подано – в будущем работник не лишен права передумать и подать заявление о согласии.

Но все же позиция каждого может быть сведена на нет мнением большинства: законопроект предусматривает, что если от «электронки» отказались менее 50% работников, то электронный документооборот может быть распространен и на отказников.

Какие документы нельзя перевести в электронную форму

Положения закона об ЭДО не применяются в отношении следующих документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

трудовых книжек;
актов о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказов (распоряжений) об увольнении работника;
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Все эти документы, за исключением трудовых книжек, как и прежде, требуют обязательного составления на бумажном носителе. Что касается трудовых книжек, то они также продолжают вестись на бумажном носителе, если работники не изъявили желания перейти на электронную трудовую книжку.

Обязанности работодателя

Работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе.
А если в отношении этих документов осуществляется ЭКДО, такие электронные документы необходимо предоставить способом, указанным в заявлении работника:

в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
в форме электронного документа. Например, разместить его в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России», если использует ее в целях осуществления ЭКДО.

Срок предоставления — не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ).
Положения Трудового кодекса РФ, касающиеся взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг, будут применяться с 1 сентября 2022 года.

Плюсы и минусы перевода документов по ОТ в электронный вид

В новой статье ТК РФ указано, что под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее –ЭДО) следует понимать создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (статья 22.1 ТК РФ).

Считается, что это снизит затраты работодателя на создание бумажных документов, сделает документооборот прозрачнее для проверок, удобнее для самих работников. Главное в этом деле – не торопиться переходить на цифру, а взвесить все за и против.

Цели внедрения ЭДО в трудовых отношениях:

содействие занятости населения, в том числе посредством размещения информации о возможностях трудоустройства, работодателях, испытывающих потребность в работниках, наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, гражданах, ищущих работу;
обеспечение процесса предоставления государственных услуг в области содействия занятости населения, в том числе оказания таких услуг в электронном виде;
создание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой, а также с выполнением работ и оказанием услуг по договорам гражданско-правового характера, прохождением практической подготовки, стажировки, профессионального обучения или получения дополнительного профессионального образования, авторским договорам, заключенным с физическими лицами;
формирование аналитической информации о трудоустройстве граждан в Российской Федерации.

Внимание! Решение о переходе на ЭДО каждая компания принимает самостоятельно – электронный документооборот обязательным не стал. Это – право, а не обязанность работодателя.. Электронный документооборот может осуществляться при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности и иных документов, однако положения о нем не применяются в отношении:

Электронный документооборот может осуществляться при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности и иных документов, однако положения о нем не применяются в отношении:

трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказа (распоряжения) об увольнении работника;
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Инструктажи по охране труда должны проводиться в соответствии с утвержденным порядком обучения и проверки знаний требований охраны труда № 1/29 от 13 января 2003 г. Этот документ, также, как и его преемник – Постановление Правительства № 2464 не подразумевают замену бумажных журналов инструктажей на электронный формат.

Внимание! Не забудьте, что инструктажи регистрируются не только в журналах. Целевые инструктажи регистрируются в наряде-допуске

Это автоматически запрещает ведение наряда-допуска на работы с повышенной опасностью с применением ЭЦП в отношении собственноручных подписей работников, получивших инструктаж.

Для выдающего наряд допускается применение электронной цифровой подписи, в отличие от ответственного руководителя работ, производителя работ (ответственного исполнителя работ) и членов бригады. Все эти работники расписываются в получении целевого инструктажа.

Пример

В приложениях к правилам по охране труда в электроустановках от 15 декабря 2020 года № 903н приведены:

Приложение 7. Наряд-допуск для работы в электроустановках и указания по его заполнению. Форма наряда-допуска рекомендованная, а вот указания по заполнению подразумевают проведение целевого инструктажа. Раз речь идет об инструктаже по охране труда, не допускается формирование наряда-допуска исключительно с применением ЭЦП. Работники расписываются живой подписью.
Приложение 8. Журнал учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям для работ в электроустановках, подразумевающего запись о проведенном целевом инструктаже.

Считается, что проведение всех видов инструктажей по охране труда включает в себя не только предоставление информации работнику, но и устный опрос. Поэтому проведение инструктажей по охране труда в его теоретической части допускается проводить с применением дистанционных технологий, а вот практическую, материальную часть инструктажа необходимо преподать именно вживую.

Порядок электронного документооборота

Порядок осуществления электронного документооборота также утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, и может предусматривать:

сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).