Всё, что нужно знать об аутсорсинге расчета зарплаты и кадрового делопроизводства

Как перейти на аутсорсинг

После принятия решения о переходе на другой уровень организации, вашей компании следует действовать осознанно и последовательно.

Реально оценить ситуацию

При анализе текущего состояния компании нужно быть предельно точными. Удобно сделать это в виде отчета, обозначив цифры вместе с описанием всех сильных и слабых сторон будущего взаимодействия.

Необходимо набросать расчетный план, чтобы сравнить предстоящие расходы по содержанию отдела кадров в компании и аутсорсинга. Так вы сможете понять, имеет ли смысл именно вам прибегать к лизингу персонала. А также, если все-таки стоит, то какие именно задачи эти удаленные сотрудники будут решать.

Выбор исполнителя

Почему стоит основательно подумать прежде чем остановить свой выбор на конкретной компании исполнителе?

Учитывайте следующие факторы при выборе партнера для сотрудничества:

• Незапятнанную репутацию;
• Навыки и способность решать неординарные ситуации;
• Опытность экспертов.

А также помните, что политика бизнеса у всех разная — некоторые организации предпочитают сотрудничать только с крупными клиентами, а некоторые — только с развивающимися.

Сформулируйте условия сотрудничества

Прежде чем приступить к совместной работе, следует удостовериться в  точности понимания ситуации для обеих сторон. Для этого нужна четкая формулировка задач, грамотно составленные вопросы и готовность к диалогу.

Обсудите техническую сторону сотрудничества — например, какие методики, стратегии, программное обеспечение будут использоваться. При этом приемы и решения, предлагаемые партнером, могут отличаться от ваших, и к ним стоит прислушаться.

Заключить контракт

Имейте в виду, что компании-аутсорсеру будут раскрыты все личные данные ваших сотрудников, а также информация разного рода и уровня конфиденциальности вашего бизнеса. В связи с этим сначала обсудите и закрепите в письменном виде условие о соблюдении конфиденциальности.

Остальные моменты, на которые стоит обратить внимание:

• Время выполнения и сдачи заданий;
• Способы и условия оплаты услуг;
• Уровень компетенции и опыта специалиста;
• Мотивация и заинтересованность определяющая составляющая для выполнения работы качественно.
• Можно привлечь независимого юриста для помощи в составлении, а также для заключения самого договора.

Установите контроль работ

Для этого обычно достаточно одного сотрудника, регулярно предоставляющего отчет, состоящий из:

• Детального анализа качества выполненных работ специалистов, работающих удаленно, путем получения обратной связи от всех участников процесса;
• Сравнения совпадения деятельности партнеров с намеченными ожиданиями;
• Коллективного обсуждения обеими сторонами сотрудничества плановых промежуточных результатов.

В случае возникновения разногласий идите на диалог. Причины спора могут быть вызваны как некорректным исполнением задач, так и неправильной их постановкой.

Развитие аутстаффинга в России

Предоставление персонала на аутстаффинг позволяет организациям расширять свои возможности, сокращать издержки и увеличивать производительность, используя внешние трудовые ресурсы. Использование услуг аутстаффинга персонала эффективный путь для гибкого управления персоналом в условиях изменчивой экономической ситуации.

Вывод персонала за штат в России имеет хорошие перспективы на будущее, так как этот вид бизнеса становится довольно востребованным.

Несколько факторов могут повлиять на будущее аутстаффинговых услуг в России:

• Экономические условия. Развитие экономики и рынка труда может повлиять на спрос этой услуги. Технологические инновации. Развитие новых технологий и программных продуктов может также увеличить спрос на аутстаффинговый персонал.
• Компании все чаще ищут специалистов в IT-отрасли или других смежных областях, где часто бывает трудно найти нужные навыки внутри компании и даже внутри региона;
• Правовая защита. Российское законодательство защищает как предприятия, так и сотрудников, которые работают на условиях аутстаффинга. Это может увеличить доверие компаний к этой кадровой технологии в России.

Развитие аутстаффинга в России имеют перспективы, особенно в секторах, где поиск специалистов осложнен. Компании будут продолжать искать новые способы сокращения расходов и увеличения гибкости бизнеса.

В чём выгода кадрового аутсорсинга?

• Снижение затрат на персонал. Аутсорсинг кадрового делопроизводства позволяет снизить затраты на содержание собственного отдела кадров, включая зарплаты, налоги, аренду офиса и оборудования;
• Экономия времени. Компания может сосредоточить свои усилия на основной деятельности, а не на решении вопросов, связанных с управлением персоналом;
• Профессиональный подход. Аутсорсинг кадрового делопроизводства позволяет получить доступ к высококвалифицированным специалистам, которые могут обеспечить более эффективное управление персоналом;
• Гибкость. Компания может выбирать только те услуги, которые ей необходимы, и изменять объем услуг в зависимости от изменения бизнес-потребностей;
• Соблюдение законодательства. Аутсорсинг кадрового делопроизводства обеспечивает соблюдение законодательства в области трудовых отношений и управления персоналом;
• Увеличение производительности. Более эффективное управление персоналом может привести к увеличению производительности компании и улучшению ее финансовых показателей.

А какие недостатки

Несмотря на выгоду от сотрудничества с аутсорсингом, в некоторых случаях в результате работы с контрагентом вы можете получить:

• потерю контроля. Компания может потерять часть контроля над управлением кадрами, что приведет к нежелательным последствиям, таким как неправильный подбор персонала или несоответствие культуры компании;
• риск утечки конфиденциальной информации. Передача кадрового делопроизводства на аутсорсинг может повысить риск утечки конфиденциальной информации о сотрудниках компании;
• низкое качество работы. Некоторые аутсорсеры могут не иметь достаточного опыта или экспертизы в сфере управления кадрами, что может снизить качество работы;
• необходимость дополнительного времени на обучение. При передаче кадрового делопроизводства на аутсорсинг компания может потребоваться дополнительное время на обучение аутсорсера особенностям работы с ее кадрами;
• дополнительные расходы на контроль качества работы аутсорсера. Компании могут потребоваться дополнительные расходы на контроль качества работы аутсорсера.

Поэтому при выборе контрагента нужно тщательно проверить его репутацию, отзывы, посмотреть кейсы, и сделать взвешенное решение, при котором партнерство будет надежным и продуктивным.

Нанимать бухгалтера в штат или использовать кадровый аутсорсинг?

Решение о найме бухгалтера в штат или использовании кадрового аутсорсинга зависит от многих факторов, таких как размер компании, объем бухгалтерских работ, доступность специалистов на рынке труда и др.

Если компания маленькая и не имеет большого объема бухгалтерских работ, то использование кадрового аутсорсинга может быть более выгодным вариантом. Это позволит сократить расходы на содержание штата бухгалтеров и получить доступ к профессиональным услугам по более низкой стоимости.

Однако, если у компании большой объем бухгалтерских работ, нужен постоянный контроль и управление финансами, то найм бухгалтера в штат может быть более предпочтительным вариантом. Это позволит иметь постоянный контроль над финансовыми операциями, быстро реагировать на изменения в экономической ситуации и обеспечить более высокую степень конфиденциальности.

В любом случае, перед принятием решения следует провести анализ затрат и преимуществ каждого варианта, чтобы выбрать оптимальный для своей компании.

Решения для бизнеса:

Как избежать ошибок при переходе на аутсорсинг — 4 простых совета новичкам

Чтобы не испытать разочарование от нового сотрудничества, желательно предусмотреть если не все, то большинство вероятных ошибок. Постараемся помочь вам в этом.

Совет 1. Откажитесь от резкого перехода на кадровый аутсорсинг

Заключение договора — не конец процесса, а лишь его начало. Вам придется не только приспосабливаться к новому формату работы, но и добиваться того, чтобы он оправдал себя. А для этого требуется и время, и совместные усилия — как аутсорсеров, так и ваших сотрудников.

Поэтому не торопитесь сразу увольнять кадровиков в надежде на то, что это резко сократит расходы предприятия. И первое время контролируйте деятельность вашего провайдера, чтобы не упустить даже мелочи в процессе. Ведь добиться результата — одно дело, а закрепить его на весь период сотрудничества — совсем другое.

Совет 2. Внимательно выбирайте компанию-подрядчика

Правильный выбор аутсорсера — едва ли не главный фактор, обеспечивающий успешное сотрудничество. Внимательно изучите рынок услуг и каждого кандидата. Перед этим составьте список требований, которым он должен соответствовать, и при выборе ориентируйтесь именно на это соответствие.

Обратите внимание и на то, располагает ли компания-аутсорсер достаточным запасом ресурсов. Тогда вам не придется менять партнера в случае, если ваше предприятие расширится и объем работ увеличится

Совет 3. Тщательно оцените выгоды от перехода на аутсорсинг

Переход на аутсорсинг кадрового учета, как на любой другой, в большинстве случаев продиктован стремлением к экономии. Однако, часто экономия оказывается сомнительной, поскольку выбрав компанию с низкими ценами, вы рискуете получить такое же низкое качество услуг от неквалифицированных специалистов.

Только просчитав выгоды нового формата работы и сравнив все плюсы и минусы, можно реально оценить обстановку и определить, нужно ли вам передавать на аутсорсинг функции отдела кадров. Чем больше будет анализа, тем меньше будет ошибок.

О том, все ли второстепенные функции предприятия выгодно передавать на аутсорсинг, предлагаем почитать статью «Аутсорсинг охраны труда».

Совет 4. Четко пропишите ответственность сторон в договоре

Самый распространенный пункт, который при аутсорсинговом сотрудничестве вызывает взаимные претензии, — это ответственность сторон. А случается это чаще всего потому, что этот вопрос недостаточно хорошо проработан при составлении договора.

Поэтому зоны и пределы ответственности определяйте четко и конкретно. Желательно при этом учесть и нестандартные ситуации.

В завершение предлагаем посмотреть видео о том, какие ошибки чаще всего допускаются в кадровом делопроизводстве. Если вы обратитесь к серьезной компании-аутсорсеру, всех перечисленных нарушений можно избежать.

Аутсорсинг кадрового учета на выгодных условиях — обзор ТОП-5 компаний по предоставлению услуг

Стоимость на кадровый аутсорсинг зависит от нескольких факторов:

• задач, которые нужно выполнить;
• объема работ;
• уровня квалификации специалистов, которые будут заниматься вашими делами;
• сроков (сверхсрочная работа может оплачиваться дороже);
• типа деятельности предприятия.

Но в любом случае итоговый ценник составляется индивидуально для каждого заказчика при заключении договора.

Теперь сделаем небольшой обзор компаний, к которым можно обратиться в случае возникшей необходимости.

1) Компания «Talent Pool»

Компания вот уже 11 лет успешно работает в сфере аутсорсинга персонала, аутсорсинга бизнес-процессов и консалтинга. Здесь применяются только инновационные методы и трудятся только лучшие специалисты, которые постоянно повышают свой профессиональный уровень.

Их клиенты — организации из абсолютно разных областей бизнеса.

Их цель — экономить ваше время и бюджет.

Область их деятельности — вся Россия.

Благодаря удобному сервису, работа идет оперативно и максимально результативно. Вся ответственность компании застрахована.

2) Компания «Правомочие»

Высококвалифицированные специалисты оказывают различные юридические и бухгалтерские услуги. Компания дает гарантию возврата ваших средств в случае невыполнения услуги. Профессиональная ответственность всех специалистов застрахована.

Из сферы кадрового делопроизводства можно заказать:

• полное ведение кадрового делопроизводства;
• постановку кадрового учета;
• кадровый аудит;
• составление правил внутреннего трудового распорядка;
• составление штатного расписания.

Более 20000 довольных клиентов за весь период деятельности.

3) Компания «Staff Energy»

Организация предлагает решение кадровых вопросов любой сложности и срочности. Нужно просто оставить заявку на сайте, и менеджер свяжется с вами для обсуждения всех нюансов выбранной услуги.

Вы можете также заказать аутсорсинг логистического, производственного, клинингового и инжинирингового персонала.

Полная материальная ответственность и юридическая правоверность — компания застрахована от всевозможных ситуаций. «Staff Energy» работает в Москве, имеет более 15 региональных филиалов и более 50 региональных рекрутеров.

4) Аутсорсинговая компания «ЮКСОР»

Вам предлагается большой перечень услуг, входящих в пакет «Ведение кадрового учета». Помимо полного ведения всей кадровой документации, вы можете получить и консультации по трудовому законодательству РФ.

На сайте приводится расчет на разные виды услуг:

• кадровое делопроизводство с нуля;
• восстановление кадрового делопроизводства;
• аудит кадрового делопроизводства и учета;
• различные дополнительные работы.

Компания гарантирует конфиденциальность и идеальное оформление документов. Консультации по телефону или при личной встрече.

5) Консалтинговая компания «Coleman Services»

Здесь предоставляют комплексные кадровые решения. Компания работает как с небольшими организациями, так и с крупными предприятиями, а также может подготовить организацию к проверке или устранить выявленные недочеты после нее.

Вы выбираете любой из 4 видов сотрудничества:

• ведение кадрового администрирования в базе «Coleman Services»;
• ведение кадрового администрирования в вашей базе;
• удаленное ведение кадрового делопроизводства;
• специалист-имплант на вашей территории.

Имеются и другие дополнительные услуги, ознакомиться с которыми можно на сайте компании.

Риски аутстаффинга

Заказчик полностью освобождается от ответственности в отношении законодательства или сотрудников. По этой причине, все риски, которые могут быть, переходят на сторону кадрового агентства.

Были зарегистрированы прецеденты, которые говорили о том, что налоговые службы могут попытаться признать договор аренды сотрудников недействительным. Это необходимо для того, чтобы взыскать средства с компании заказчика. Но, опытный юрист агентства всегда уточняет при подписании договоров и прочей документации, что в лизинг предоставляются услуги, а не сотрудники.

Именно поэтому, компания заказчик может не бояться сдавать выводить своих сотрудников в аутстаф.

Договор аутстаффинга

Официальное оформление аутстаффинга предусматривает обязательное заключение договора: руководство исходной организации заключает его с фирмой-аутстаффером, а та, в свою очередь, заключает трудовые договора с принимаемыми сотрудниками.

В связи с изменениями в законодательстве пришлось вносить некоторые правки в типовую форму договора. Предметом договорных отношений является предоставление персонала с заданными характеристиками и в требуемом количестве.

В договоре должна содержаться следующая информация:

• цель, для которой предоставляются работники;
• квалификационные и количественные требования к персоналу;
• сроки направления работников;
• место назначения (реальные рабочие места);
• условия оплаты за аутстаффинг;
• сроки действия договора;
• гарантии сторон;
• дополнительные условия (если они есть);
• реквизиты обеих фирм.

В приложении к договору могут содержаться поименные списки сотрудников, перечисление видов работ, тарифная сетка.

В России из-за кадрового голода активно развивается IT-аутстаффинг

В начале 1990-х главными игроками на российском рынке аутстаффинга были американские кадровые агентства. Они подбирали персонал, в том числе зарубежных специалистов, и выводили работников за штат, позволяя крупным компаниям платить меньше налогов.

Тогда клиентами аутстафферов были в основном компании федерального уровня: газодобывающие фирмы, такие как Лукойл, Газпром, и крупные банки — Сбербанк, Газпромбанк, ВТБ. Компании с меньшим административным ресурсом по такой модели работать не рисковали.

В нулевые в офисах по договорам аутстаффинга нередко работали клининговые компании и компании по ремонту оргтехники. Многим фирмам среднего масштаба было невыгодно самостоятельно искать узкоспециализированных специалистов, и они передавали мелкие непрофильные задачи агентству-аутстафферу.

В 2014 году Госдума приняла федеральный закон № 116-ФЗ, статья 56.1 «Запрещение заёмного труда» которого сначала испугала HR-экспертов:

Казалось, что статья 56.1 объявляет аутстаффинг нелегальным

В результате этого недопонимания в 2015 году наблюдался резкий спад спроса на такие услуги. Но с 2017 года рынок переродился и снова начал активно расти. Оказалось, что новый закон не полностью запретил заёмный труд, а просто внёс определённые условия, которые ограничивают круг лиц, которые имеют право предоставлять такую услугу. Закон урегулировал рынок и снизил эксплуатацию дешёвой рабочей силы.

Предоставлять заёмный труд могут только аккредитованные государством компании, способные позаботиться о своих сотрудниках.

Они должны соответствовать нескольким параметрам:

• уставной капитал компании должен быть не меньше 1 000 000 рублей;
• организация не должна иметь задолженностей по налогам, сборам и другим платежам;
• руководитель агентства не должен быть осуждён за экономические преступления или преступления против личности;
• гендиректор компании должен иметь высшее образование и стаж работы в сфере трудоустройства или содействия занятости населения как минимум два года в течение последних трёх лет;
• агентство должно работать по общей системе налогообложения.

Сейчас аутстаффингом в том или ином виде пользуются десятки тысяч российских компаний: застройщики, банки, сети супермаркетов, нефтегазовые гиганты, а также небольшие фирмы, которые не хотят тратиться на HR.

С 2016 года из-за кадрового голода особенно активно начал развиваться аутстаффинг IT-персонала. Его пионером стала компания Rubrain.com, потом подключились Holyweb, Sky-Dynamics и AWG.

Работодателям предлагаются IT-специалисты, которых слишком долго и затратно было бы искать самостоятельно: разработчики уровня Middle, Senior и Team Lead, дизайнеры, тестировщики, аналитики.

По оценкам Rubrain.com, в 2020 году объём российского рынка IT-аутстаффинга составил 12‒15 млрд рублей, и индустрия ежегодно растёт на 30‒40%.

Например, только у Rubrain.com числится в штате 15 000 IT-специалистов. А по данным Роструда на момент написания статьи, имеют правo предоставлять персонал по договорам аутстаффинга 1 886 агентств.

Что такое аутстаффинг

Термин является калькой английского слова «outstaffing», означающего «вне штата», «за штат». Значение его прямое – вывод сотрудников за пределы штата, иными словами, аутстаффинг – возможность сохранить прежнее число реально трудящихся сотрудников, при этом уменьшив официальный штат.

Вопрос: Возникает ли у российской организации обязанность по исчислению НДС в качестве налогового агента при оплате иностранной организации услуг аутстаффинга (предоставления персонала), если персонал привлекается для работы на территории иностранного государства?Посмотреть ответ

Суть аутстаффинга – официальная передача функций работодателя другой, аутстаффинговой компании, тогда как на самом деле они продолжают выполнять прежние трудовые функции на тех же рабочих местах. Поскольку сменился работодатель, то все его обязанности переходят к аутстаффинговой компании-посреднику, как-то:

• кадровое оформление;
• учет рабочего времени;
• ведение всей рабочей документации, касающейся персонала;
• начисление зарплат, премий, других выплат;
• снятие налогов и социальных сборов;
• взаимодействие с контролирующими государственными органами и др.

Как исполнителю учитывать операции по договору аутстаффинга?

«Передача» рабочих в такую «аренду» производится на основании заключенного договора аутстаффинга.

Синоним аутстаффинговых отношений – заемный труд.

К СВЕДЕНИЮ! Принцип аутстаффинга сходен с позициями аутсорсинга с точностью до наоборот: в первом случае персонал работает на прежнем месте, а числится в другом, а во втором – функции кадровых работников выполняют сторонние. Отличие также в краткосрочности аутстаффинга, по сравнению с постоянной основой аутсорсинговых отношений.

Запрещен ли аутстаффинг в России

Нет, аутстаффинг не запрещен. Статья 56.1 Трудового кодекса регулирует практику, известную как аутстаффинг или заемный труд. Заемный труд — форма занятости, при которой работник выполняет свои обязанности с согласия основного работодателя, но под наблюдением и контролем другого лица. Трудовой кодекс содержит императивные ограничения и требования на заемный труд, для защиты интересов работников и работодателей. На данный момент услуга на предоставление персонала не запрещена с точки зрения нормативно правовых норм. Для занятия этой деятельностью требуется открытие частного агентства занятости. Это требует значительных финансовых ресурсов, опыта работы, прохождения процесса аккредитации. Если аккредитация будет отозвана, возможность подать заявление на ее восстановление появляется только через год.

Условия, когда использование аутстаффинга законно:

• Временное замещение штатного персонала в организации.
• Нахождение за штатом не дольше чем 9 месяцев.

Аккредитация аутстаффинговых агентств

Аккредитация, предоставляемая на срок 3 лет, может быть продлена, приостановлена или отозвана.

Требования для получения аккредитации:

1. Уставный капитал должен составлять не менее 1 миллиона рублей.
2. Не допустима задолженность по налогам и сборам.
3. Руководитель агентства не должен иметь судимостей за преступления против личности или в сфере экономики. Иметь высшее образование. Опыт работы в сфере трудоустройства или содействия занятости населения не менее 2 лет за последние 3 года.

Для проверки аккредитации агентства, предоставляющего услуги по аутстаффингу сотрудников, обратитесь к реестру Федеральной службы по труду и занятости. На сайте rostrud.ru вы сможете найти нужную фирму и убедиться в ее государственной аккредитации.

Условия перевода за штат на аутстаффинг

При передаче сотрудников агентство обязано получить их согласие на работу в другой организации, а в договоре использовать формулировку на предоставление труда работников. При заключении договора следует учесть субсидиарную ответственность, о которой говорит статья 341.5 ТК. Если агентство не выполняет обязательства по выплате заработной платы, сумму можно истребовать с организации, использующей заемный труд.

Ограничения по применению аутстаффинга:

• Срок найма не более чем на 9 месяцев работы;
• Запрещается внешнее заимствование кадров на время для замены бастующих сотрудников;
• Нельзя нанимать временный персонал в случае простоя производства. Простой производства представляет собой временную приостановку работы предприятия, связанную с форс-мажорными обстоятельствами либо по решению работодателя;
• Нельзя использовать временный персонал для замены штатных специалистов, отказывающихся работать в связи с нарушением работодателем требований Трудового кодекса. Привлечение вне штата запрещено в случае, когда основной персонал отказывается работать из-за нарушений со стороны работодателя в области трудовых прав;
• Запрещен найм внештатных сотрудников в качестве членов экипажей судов морского и смешанного плавания.

ТОП фирм

Мы подготовили для вас мини обзор фирм, рекомендуемых для простого и безболезненного перехода на новый уровень организации работы отдела кадров в вашем бизнесе.

Talent Pool

Одни из лучших представителей инновационного подхода. Организация, которая 11 лет успешно существует на рынке лизинга персонала, а также аутсорсинга бизнес-процессов и консалтинга. Целевая аудитория: все сферы бизнеса.
Миссия фирмы — потратить как можно меньше вашего времени и уложиться в бюджет. Работают на территории всей РФ. Профессиональная ответственность застрахована. Сервис очень удобный, максимальная оперативность и результативность.

Правомочие

Данная организация оказывает высокопрофессиональные юридические и бухгалтерские услуги. Есть гарантия возврата средств в случае, если работа не выполнена так, как ожидалось. Количество довольных клиентов — более 20тыс.

В перечень услуг входят такие как:

• кадровый учет и аудит;
• организация правил внутреннего трудового распорядка и
• штатного расписания;
• исполнение всех функций отдела персонала;

Staff Energy

Помогают решать кадровые вопросы любого уровня сложности. Вы можете оставить заявку прямо на сайте для связи с менеджером, чтобы обсудить все особенности вашего заказа. Также компания предоставляет услуги по лизингу персонала в таких сферах как инжиниринг, производство, клининг и логистика. Офисы компании находятся в Москве, имеется более 15 региональных представительств и более 50 региональных рекрутеров.

ЮКСОР

Пакет «Ведение кадрового учета» одно из наиболее интересных предложений данной фирмы. На сайте есть возможность рассчитать стоимость на такие услуги как создание кадрового делопроизводства с нуля, его аудит и другие виды работ.
Компания гарантирует точное оформление документов и конфиденциальность. Консультацию можно получить как по телефону, так и при личной встрече.

Coleman Services

Эта фирма предлагает комплексный подход. Целевая аудитория — небольшие компании и крупные предприятия. Возможна подготовка к проверке или устранение недостатков по ее окончанию. Существует несколько вариантов партнерства: аутсорсинг  yfбазе «Coleman Services» или на базе вашей организации. Есть возможность ведения кадрового делопроизводства удаленно. На сайте компании вы можете ознакомиться с полным перечнем услуг.

Какие задачи можно отдать на аутсорсинг

Перечень задач, которые можно передать сторонней компании, зависит от потребностей бизнеса.

Список самых распространенных:

• наем и увольнение работников;
• развитие персонала;
• составление договоров и инструкций;
• разработка правил внутреннего распорядка;
• расчет КПД работников, определение условий для премирования.

Прием и увольнение персонала

HR-менеджеры на всех этапах найма новых сотрудников обращают внимание на такие детали, которые работодатель с небольшим опытом в поиске кадров может даже не заметить. HR-менеджер обращает внимание на важные детали

HR-менеджер обращает внимание на важные детали. С увольнением или перемещениями с одной должности на другую все еще сложнее — для грамотного ведения документации требуется знание законодательства

Поэтому лучше обратиться к профессионалам, которые помогут правильно оформить приказы, предотвратить возможные конфликтные ситуации и проблемы с контролирующими инстанциями

С увольнением или перемещениями с одной должности на другую все еще сложнее — для грамотного ведения документации требуется знание законодательства. Поэтому лучше обратиться к профессионалам, которые помогут правильно оформить приказы, предотвратить возможные конфликтные ситуации и проблемы с контролирующими инстанциями.

Разработка трудовых договоров и должностных инструкций

Если предприниматель будет регулярно отслеживать нововведения в законодательстве, у него не останется времени на решение ключевых для бизнеса вопросов. Не у каждого руководителя есть на это ресурсы. Аутсорсеры же всегда знают о нововведениях. Разработка типовых договоров, инструкций — скучная работа, которую легко можно перепоручить сторонней компании.

Заполнение ТК

Книжки должны оставаться у работодателя, перепоручить их заполнение аутсорсеру по закону нельзя (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Форма ТК ничего не меняет. За их ведение, хранение, учет и выдачу отвечает работодатель.

Составление расписания и графика отпусков

Расписание составлять необязательно, поэтому в маленьких фирмах документ часто отсутствует. Если это выяснится при проверке, штрафа не будет. Но расписание упрощает бизнес-процессы, когда дело касается найма новых работников, учета документации, начисления заработных плат. Еще работодатели часто не по правилам составляют график отпусков. Если выяснится, что документ еще и не утвержден, придется заплатить штраф.

Составление расписания и графика отпусков упрощает бизнес-процессы.

13 вопросов, которые нужно задать бухгалтеру перед началом работы

1. В какой программе специалисты будут вести бухгалтерский учет? 

Стандартом считается 1С. 

2. Будет ли доступ в базу?

Он должен быть обязательно, чтобы вы могли видеть, что там происходит. Но полностью не отдавайте базу чужому человеку, особенно, если вы работаете без договора. 

3. Как забрать базу с данными, если вы захотели поменять бухгалтера?

Идеальный ответ: просто попросить. Вам ее должны передать без единого вопроса.

4. В какой программе будут вести кадровый учет?

И снова это 1С: зарплата и управление персоналом.

5. Нужно ли платить за выпуск электронной подписи?

Крупные аутсорсеры обычно делают это бесплатно, но если вас устроит другой ответ — ваше право.

6. Как проследить, вовремя ли бухгалтер сдает мои отчеты и подает декларации?

Должен быть способ общаться и фиксировать все поручения, договоренности и документы — например, приложение или личный кабинет. Если у вашего аутсорсера это есть, то это хорошо.

7. Будут ли согласовывать сумму налога? 

Идеальный бухгалтер — тот, который может уменьшить сумму налога, не нарушая законодательство. Так что да, с вами должны согласовывать сумму налога. И не в последний день, а заранее.

8. Какую отчетность будет готовить бухгалтер?

Желательно все отчеты, которые сопровождают деятельность организации.

9.  Куда будут приходить запросы из ИФНС, ПФР, ФОМС, ФСС? Кто будет отвечать на требования?

Удобнее всего (для вас) отслеживать запросы и ответы на них в личном кабинете, в котором вы общаетесь с аутсорсером, или в 1С (если умеете), а налогового инспектора завязывать на бухгалтере. 

10. Кто готовит исходящие документы и отвечает на входящие? Какое количество в месяц? Как быстро документ будет готов после запроса?

Здесь все зависит исключительно от ваших потребностей. Например, счет клиенту может выставить менеджер по продажам. А оплатить счет может и владелец бизнеса: многие банковские приложения умеют создавать платежки по фотографии счета или QR-коду.

11. Ведение сотрудников включено в стоимость?

Бухгалтер все-таки нужен и для того, чтобы учитывать кадровые моменты, выплачивать сотрудникам зарплаты, авансы и отпускные. Если он этого не делает, то его услуги должны стоить значительно дешевле.

12. А кадровая отчетность перед государством будет?

Правильный ответ — да.

13. Кто несет ответственность за ошибки?

Это должны быть не вы, а ваш бухгалтер. Кто ошибся, тот пусть и исправляет.

Плюсы и минусы аутсорсинга кадрового делопроизводства и заработной платы

Плюсы аутсорсинга, которые недоступны in-house бухгалтерии

Один из неочевидных плюсов, который можно выделить, — это экономия на скрытых издержках. Раздувание штата на время нагрузки и отчетности, содержание офиса, оргтехника, расходные материалы — всё это влияет на расходы компании.

Конфиденциальность заработной платы менеджеров — это то, что клиенты ищут в провайдере бухуслуг. Сотрудники не смогут «случайно» получить доступ к закрытой информации.

Компания-аутсорсер обеспечивает безопасность данных программным комплексом «Процессинг», регулярными бэкапами и дублированием информации в архивном виде. Для такого оборудования внутри компании потребуются дополнительные ресурсы и приличный бюджет.

Аутсорсер берет на себя все финансовые риски: так как он отвечает за правильность расчетов и качество отчетности, то и возмещение штрафов, наложенных госорганами за обнаруженные ошибки, провайдер тоже берет на себя.

Аутсорсинговые компании естественно замотивированы минимизировать ошибки в своей работе, для чего разрабатывают различные методы внутреннего контроля и автоматизации. В компании 1C-WiseAdvice мы используем специальные внутренние регламенты и программные решения, такие как «Электронный аудитор» — наше запатентованная IT-разработка для ежедневного мониторинга качества учета во всех базах.

Минусы аутсорсинга глазами клиента

Высокая стоимость услуг. Столкнувшись с аутсорсингом, может показаться, что это дорого, но не стоит сравнивать стоимость услуги с расходами на зарплату расчетчиков или кадровиков.

Во-первых, передавая участки бухгалтерии на аутсорсинг вы снижаете не только нагрузку на ФОТ, но еще и сокращает размер накладных расходов: оборудование и содержание рабочего места, оргтехники, ПО, аренду помещения и пр.

Во-вторых, на рынке бухуслуг действуют гибкие тарифы под разный запрос и обозначенный бюджет. При подписании договора оформляется спецификация с подробным описанием состава и стоимости оказываемых услуг. Вы можете быть уверены, что вам не начислят случайных расходов, а аутсорсер берет все издержки на себя.

Нет прямой связи с внештатным бухгалтером. На связи с клиентом постоянно находится менеджер проекта, который оперативно реагирует на запросы заказчиков. Консультационная поддержка с ответственным специалистом также всегда доступна.

Неуверенность в квалификации подрядчика. Страх ошибок понятен, но стоит учитывать, что у компании-аутсорсера есть системы контроля:

• методологи разрабатывают унифицированные формы, все зарегламентировано;

• у расчетчика нет возможности внести случайные данные;

• автоматизация исключает ошибки;

Исключаются все ошибки, причиной которых может стать человеческий фактор. Также нет рисков сговора сотрудников и влияния на данные извне.