Функция проверки корректности таблиц
При обработке документов, содержащих таблицы с числовыми значениями, сервис автоматически применяет формулы корректности, которые позволяют выявить и предотвратить ошибки в числовых данных. Это может включать проверку сумм, процентных соотношений, структуры таблиц и других параметров, зависящих от конкретных требований и правил пользователей.
Такая проверка обеспечивает высокую степень достоверности и надежности данных, исключая возможность внесения ошибок в результате опечаток, неправильных расчетов или других человеческих факторов.
Полезность этого инструмента заключается в том, что он автоматизирует процесс проверки числовых данных и обеспечивает их соответствие заданным формулам корректности. Это позволяет предотвратить появление ошибок и обеспечить точность результатов, что является важным аспектом в учетных и финансовых системах, где даже небольшие неточности могут иметь серьезные последствия.
Проверка по формулам корректности чисел в таблицах, предоставляемая сервисом, является полезным инструментом для обеспечения надежности и точности данных, сокращения риска ошибок и повышения эффективности процессов обработки документов.
Подключить сервис 1С: Распознавание первичных документов
1С: Распознавание первичных документов — удобное приложение, разработанное компанией «1С», которое предоставляет широкий набор функций для автоматизации процесса распознавания и обработки различных типов документов. Сервис обладает рядом преимуществ, таких как быстрое и точное распознавание текста и данных, возможность сопоставления информации с имеющейся в информационной базе, автоматическое создание документов, универсальное распознавание для незнакомых систем документов, а также инструменты для проверки корректности и обнаружения ошибок. Все это позволяет пользователям значительно сократить время и усилия, повысить надежность и точность обработки документов, а также улучшить эффективность и гибкость бизнес-процессов.
Настроить систему можно в компании «АйТи-Консалтинг». Для этого достаточно позвонить в офис, или заполнить форму запроса на сайте. Квалифицированные сотрудники подберут и подключат подходящий вариант программного продукта, с учетом необходимого функционала и отраслевой специфики организации.
Использование сервиса
Перейдите в раздел «Покупки», выберите пункт «Загрузить документы из сканов (фото)».
Откроется рабочее место распознавания документов. В левом верхнем углу всегда отображается баланс: оставшееся количество страниц в рамках вашего тарифа, а также срок действия вашего тарифа. Слева присутствует отбор по организациям, контрагенту и загруженным документам. Основная командная панель расположена над общей табличной частью.
По кнопке «Добавить файлы» вы можете выбрать отсканированные документы или их фото
Обратите внимание, что изображения должны быть четкими. Используйте команду «Групповая обработка» после добавления и распознавания документов
С ее помощью вы можете сразу для нескольких документов установить необходимые реквизиты. Такой способ распознавания экономит время, но для исключения ошибок рекомендуем распознавать документы по отдельности.
На командной панели есть кнопка обновления, отображения миниатюр файлов, настроек распознавания и т. д. Отсюда удобно перейти на сайт 1С и узнать список мобильных приложений, с помощью которых можно отправлять фотографии на распознавание. В настройках вы можете указать вариант сохранения соответствий, настроить обработку документов, автоматическое удаление обработанных документов и прочее. Также в настройках вы можете добавить электронную почту, на которую придет уведомление о состоянии баланса.
Над табличной частью с загруженными документами отображается количество документов в обработке, распознанных документов, обработанных документов и документов, обработанных с ошибкой. Можно настроить отображение удаленных документов.
Выберите команду «Добавить файлы», чтобы добавить нужные файлы. Нажмите на кнопку «Добавить» и выберите файл с диска, а затем нажмите на кнопку «ОК».
После того как документ отобразится в списке, выберите команду «Распознать».
Документ появится в числе обрабатываемых.
Через некоторое время нажмите на кнопку «Обновить», но в большинстве случаев сервис обновляется автоматически и документ переходит в статус «Распознанные».
Дважды нажмите на документ и перейдите к проверке распознанного документа. Вы увидите, что форма документа автоматически определится и будет распознана табличная часть номенклатуры. Красным цветом подсвечиваются те места, где база не смогла сопоставить данные. В нашем примере программа не нашла контрагента
Обратите внимание, что при нажатии на определенные поля в миниатюре документа, соответствующее поле выделяется красной рамкой в загруженном файле
Для сопоставления вы можете создать нового контрагента, либо выбрать существующего, если сервис не нашел его автоматически. Такие же действия нужно выполнить со всеми строками, которые подсвечены красным. В нашем примере нужно сопоставить контрагента, договор, склад и номенклатуру. Это нужно сделать один раз, после чего обработка заполнит эти данные и в дальнейшем будет сопоставлять их автоматически.
В табличной части товаров есть возможность группового создания нераспознанной номенклатуры. Чтобы не нажимать кнопку «Создать» для каждой строки, их можно создать сразу списком. Справа укажите все необходимые значения.
После того как вы проверите и сопоставите все поля, в верхней части окна появится запись, что ошибок нет. В левом верхнем углу по кнопке «Создать» необходимо выбрать нужный вид создаваемого документа в 1С: товары (накладная), услуги (акт) или товары, услуги, комиссия.
После этого сервис сразу откроет следующий документ для обработки. Обработанный документ вы можете проверить в разделе «Покупки», пункт «Поступления (акты, накладные, УПД)».
Здесь вы увидите загруженный документ, уже проведенный, с файлом, который использовался для распознавания.
После того как документ создан в базе 1С, загруженный файл переходит в статус «Обработанные». Используйте обработку для всех последующих загружаемых документов.
Создание комплектов документов
Когда пользователь загружает и распознает несколько документов, которые связаны с одной и той же операцией, сервис автоматически определяет эту связь и формирует комплект документов. Комплект может включать, счет-фактуру, накладную, акт выполненных работ и другие документы, которые являются составными частями одной операции.
Такой функционал является полезным инструментом, поскольку позволяет организовать и упорядочить связанные документы, отражающие одну операцию, в единый комплект. Это способствует лучшей структурированности и доступности документации, а также упрощает анализ операций и связанных с ними данных.
Распознавание комплектов документов
Сервис поддерживает распознавание комплектов документов — группу документов, логически связанных друг с другом и отражающих одну хозяйственную операцию, например:
-
Счет на оплату, ТОРГ-12 и Счет-фактуру;
-
Счет на оплату, Акт об оказании услуг и Счет-фактуру.
Совместная обработка комплектов значительно сокращает трудозатраты на распознавание и загрузку документов. Список поддерживаемых комплектов расширяется с выходом очередных версий.
Работа с комплектами поддерживается в двух вариантах:
через специальное рабочее место по обработке комплектов. По кнопке Ввод комплектов открывается форма Список комплектов, где автоматически формируются комплекты документов, которые поддерживает сервис (рис. 3). Если комплект не был сформирован автоматически, то его можно создать вручную. Если комплект был сформирован неправильно, то его можно отредактировать или удалить. Для сохранения созданного комплекта (всех созданных комплектов) следует нажать на кнопку Создать (Создать все);
Рис. 3. Обработка комплектов документов
через создание комплекта из текущего активного распознанного документа. При открытии формы распознанного документа сервис проверяет наличие комплектных документов. В случае обнаружения комплектных документов система выводит окно создания комплекта, где следует подтвердить наименование создаваемых документов учетной системы и необходимость прикрепления к ним сканированных изображений. По кнопке Создать документы в информационной базе создаются документы в соответствии с выбранными опциями. Распознанные документы, вошедшие в комплект, помечаются как Обработанные.
В ближайшее время в «1С:Бухгалтерии 8» будет поддержан групповой ввод документов. Такая возможность существенно повысит эффективность процесса обработки большого количества распознанных документов и создания на их основе учетных документов в информационной базе. Об изменениях мы сообщим дополнительно. Следите за новостями на сайте БУХ.1С.
Проверка корректности таблиц по формулам
Функция проверки по формулам корректности чисел в таблицах, предоставляемая сервисом, является полезным инструментом, который обеспечивает точность и надежность данных при их распознавании.
При обработке документов, содержащих таблицы с числовыми значениями, сервис автоматически применяет проверку по заданным формулам корректности чисел. Это означает, что система анализирует числовые данные в таблице и проверяет их на соответствие определенным правилам или ограничениям.
1С: Распознавание первичных документов может проверять, что значения числовых ячеек не содержат некорректные символы, не выходят за пределы допустимых значений или не нарушают определенные математические отношения или логические условия. Если в таблице обнаружены несоответствия заданным формулам корректности чисел, сервис может предупредить пользователя или предложить внести корректировки.
Такая проверка по формулам корректности чисел является важным инструментом, который помогает исключить ошибки или неточности при обработке и использовании числовых данных из документов. Она обеспечивает надежность и точность результатов, а также повышает доверие к полученным данным.
АВТОМАТИЗАЦИЯ ВВОДА ТИПОВОГО ПЕРВИЧНОГО ДОКУМЕНТА
Сервис распознает сканы или фотографии первичных документов и подготовит их для ввода в информационную базу пользователя в удобном виде:
Распознает поставщиков, покупателей, товары и услуги, сопоставляя их с объектами в информационной базе пользователя.
Если записи в информационной базе пользователя немного отличаются от указанного в документе, подбирает наиболее похожие варианты и просит пользователя их подтвердить.
Если номенклатура поставщика отличается от номенклатуры покупателя, запомнит выбор пользователя и в следующий раз выберет правильный вариант автоматически.
Проверяет по формулам корректность чисел в таблицах.
Подсвечивает места, на которые надо обратить внимание.
Позволяет аккуратно, точно и быстро создать всю недостающую номенклатуру.
При наличии в базе документов-оснований, соответствующих скану, может выполнить автоматическое прикрепление скана к документу.
Сформирует комплект из документов, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию
Предложит универсальное распознавание для некоторых документов, незнакомых системе, но отражающих хозяйственные операции поступления/списания товаров
Рекомендуется использовать сервис для ускорения ввода первичных документов в базу, повышения точности ввода, а также автоматизации прикрепления сканов подписанных документов к предварительно созданным документам в базе.
В настоящее время автоматизирован ввод счетов на оплату, товарных накладных (ТОРГ-12), счетов-фактур, актов, универсальных передаточных документов (УПД). Список типовых документов, которые можно ввести в информационную базу используя их изображения, планируется расширять.
Распознавание первичных документов уже доступно в сервисе «1С:БухОбслуживание», а также в приложениях «Бухгалтерия предприятия» и «Управление нашей фирмой» в сервисе «1C:Фреш» (1cfresh.com). Сервис доступен в локальной версии «Бухгалтерии предприятия», начиная с версии 3.0.106.60. В дальнейшем работу с сервисом планируется добавлять в другие прикладные решения 1С.
Подбор похожих записей в сервисе
Функционал 1С: Распознавание первичных документов позволяет обрабатывать ситуации, когда записи в информационной базе пользователя незначительно отличаются от указанных в документе. В таких случаях сервис предоставляет возможность автоматического сопоставления данных и находит наиболее похожие варианты, которые могут соответствовать информации из документа.
После обработки документа сервис предлагает пользователю список наиболее релевантных вариантов, которые могут соответствовать данным из документа. Это могут быть существующие записи в информационной базе, которые имеют некоторые отличия от указанной информации, но близки по значению или похожи по характеристикам.
Пользователю предлагается проверить и подтвердить соответствие, выбрав подходящий вариант или указав вариант вручную, если ни один из предложенных не является точным. Это позволяет пользователю принять активное участие в процессе сопоставления данных и контролировать точность результатов.
Такой функционал сервиса увеличивает надежность и точность данных в информационной базе пользователя. Пользователь имеет возможность проверить и подтвердить правильность сопоставления, что снижает возможность возникновения ошибок в процессе автоматического создания документов или обработки информации.
Распознавание и сопоставление в программе 1С
1С: Распознавание первичных документов обладает важной функцией – способностью распознавать и извлекать информацию о поставщиках, покупателях, товарах и услугах, а затем сопоставлять ее с соответствующими объектами в информационной базе пользователя. Это имеет ряд значительных преимуществ и позволяет существенно упростить и автоматизировать процесс работы с первичными документами
Когда документы, такие как счета, накладные, акты или счета-фактуры, загружаются в систему, сервис применяет алгоритмы распознавания и извлечения данных для определения и выделения информации о поставщиках, покупателях, товарах и услугах из текстового и числового содержимого документов. Затем сопоставляет эти данные с соответствующими объектами в информационной базе пользователя.
Это извлечение и сопоставление информации значительно снижает необходимость ручного ввода данных и ручного сопоставления информации. Вместо того, чтобы вручную вводить информацию о каждом поставщике, покупателе, товаре или услуге, пользователю достаточно загрузить документы в сервис, и он автоматически распознает и связывает данные с соответствующими объектами в информационной базе.
Такой подход значительно экономит время и уменьшает риск возникновения ошибок, связанных с ручным вводом данных. Он также повышает точность и надежность информации в информационной базе, поскольку сервис использует алгоритмы распознавания и проверки данных для обеспечения высокой степени соответствия и минимизации возможных ошибок.
Распознавание и сопоставление поставщиков, покупателей, товаров и услуг с объектами в информационной базе пользователя позволяет более эффективно анализировать и управлять бизнес-процессами. Пользователь получает ценную информацию о своих клиентах, поставщиках и товарах, что позволяет принимать более обоснованные решения, планировать закупки, управлять складскими запасами и оптимизировать бизнес-процессы.
Работа с номенклатурными позициями
Когда пользователь загружает документы, содержащие данные о новых номенклатурных позициях, сервис анализирует эти данные и сравнивает их с уже существующими записями в информационной базе. Если обнаруживаются отсутствующие позиции, сервис выделяет их и предоставляет возможность пользователям создать эти недостающие записи.
Создание недостающей номенклатуры осуществляется внутри знакомого интерфейса программы 1С, что облегчает работу пользователям и не требует использования сторонних инструментов или сервисов. При создании новых номенклатурных позиций сервис обеспечивает аккуратность и точность данных, позволяя пользователям заполнять необходимые поля и указывать соответствующие атрибуты для каждой позиции.
Основные преимущества этой функции заключается в скорости и эффективности процесса создания недостающей номенклатуры. Вместо ручного ввода каждой позиции, пользователи могут использовать сервис для автоматического распознавания и предложения соответствующих вариантов создания записей. Это сокращает время и усилия, затрачиваемые на создание номенклатуры, и уменьшает риск возникновения ошибок.
Этот функционал обеспечивает возможность масштабирования бизнес-процессов. Пользователи могут быстро и эффективно создавать номенклатуру для больших объемов данных, таких как множественные документы или поступления товаров от разных поставщиков. Это улучшает производительность и оперативность работы организации.
Обработка неизвестных документов
Функционал сервиса включает возможность универсального распознавания для некоторых документов, которые система не знает заранее, но отражают хозяйственные операции поступления или списания товаров.
Эта функция основана на гибкости и адаптивности сервиса. При загрузке таких незнакомых системе документов, сервис использует мощные алгоритмы распознавания и обработки данных для анализа и понимания структуры и содержания документа.
В процессе распознавания, система анализирует информацию в документе, такую как наименования товаров, их количество, цены, суммы и другие атрибуты, связанные с хозяйственными операциями поступления или списания товаров. Она пытается интерпретировать и сопоставить эти данные с имеющимися в системе понятиями о номенклатуре и операциях.
Если система не может однозначно определить соответствие незнакомого документа с имеющимися в системе данными, она может предложить пользователю варианты для подтверждения. 1С может выделить подозрительные или неоднозначные места в документе и попросить пользователя указать соответствующие данные из имеющейся в системе номенклатуры или операций.
Эта функция универсального распознавания для некоторых документов, незнакомых системе, позволяет пользователю эффективно обрабатывать разнообразные типы документов, которые могут возникать в бизнес-процессах. Она упрощает процесс ввода информации в систему, позволяет быстро и точно отражать хозяйственные операции поступления или списания товаров, даже если документы имеют нестандартный формат или не предусмотрены в базовой конфигурации системы.
Примером использования данной функции может быть ситуация, когда компания получает незнакомый системе документ. При загрузке этого документа в сервис, система пытается распознать и сопоставить данные в документе с имеющимися в системе понятиями о номенклатуре и операциях. Если система не может однозначно определить соответствие, она может предложить пользователю подтвердить или выбрать соответствующие данные из имеющейся в системе информации. Пользователь может аккуратно, точно и быстро создать все необходимые записи по операции, даже если документ неизвестен системе.
Такая возможность универсального распознавания позволяет сократить время и усилия, затрачиваемые на обработку различных документов, улучшает точность и надежность учета, а также обеспечивает гибкость в работе с разнообразными бизнес-документами.
Самообучение системы при работе с номенклатурой
1С: РПД обладает полезным инструментом, который позволяет обрабатывать ситуации, когда номенклатура поставщика отличается от номенклатуры покупателя. Когда происходит распознавание и сопоставление данных из документа, сервис предлагает пользователю выбрать соответствующую номенклатуру из списка предложенных вариантов.
Если пользователь выбирает определенный вариант номенклатуры для сопоставления, сервис запоминает этот выбор. При последующей обработке документов, где встречается аналогичное отличие между номенклатурами поставщика и покупателя, сервис автоматически выбирает ранее запомненный вариант, который соответствует предпочтениям пользователя.
Такой инструмент значительно повышает эффективность и точность процесса распознавания и сопоставления данных. Пользователю больше не нужно повторно выбирать правильный вариант при каждой обработке документа с аналогичным отличием номенклатуры. Сервис автоматически применяет ранее запомненный выбор пользователя, что сокращает время и усилия, а также уменьшает возможность ошибок при обработке документов.
Функция является полезным инструментом, который позволяет сервису автоматически запоминать выбор пользователя и использовать его для автоматического сопоставления номенклатуры в последующих обработках документов. Это способствует удобству использования сервиса и повышает его эффективность в автоматизации процессов.
Настройки сервиса распознавания документов
Загрузка документов в учетную систему
Сеанс работы в сервисе Распознавание документов запускается по команде Добавить файлы (рис. 2) и состоит из нескольких этапов.
На первом этапе следует выбрать файлы с изображением документов. Для этого используется стандартный диалог выбора файлов с диска (кнопка Добавить). Загружать можно изображения в форматах JPEG, PNG, BMP, одностраничные изображения в формате TIFF, документы в формате PDF, включая многостраничные, файлы в форматах MS Word и MS Excel, архивы в формате ZIP, содержащие вышеназванные файлы. В рамках одного сеанса можно загрузить произвольное количество файлов.
На втором этапе выполняется распознавание изображения. По команде Распознать сервис извлекает документы из загруженного файла, на основании которых в дальнейшем будут создаваться учетные документы 1С.
В списке распознаваемых документов появляются новые записи в статусе В обработке. Процесс распознавания файлов может потребовать определенного времени. Если распознавание выполнено успешно, документу присваивается статус Распознанный. Для каждого извлеченного документа автоматически определяется его признак (входящий или исходящий), форма (например, УПД или Счет на оплату) и его наименование.
Нераспознанным файлам присваивается статус С ошибкой. Распознанные документы требуют дополнительной обработки. На этом этапе необходимо проверить реквизиты распознанного документа (номер, дату, сумму), а также ввести недостающие сведения (например, указать контрагента, если он не был сопоставлен автоматически). Также потребуется заполнить реквизиты новых номенклатурных позиций и ввести их в справочник Номенклатура. Значительную часть работы по распознаванию и сопоставлению документов сервис выполняет автоматически
Пользователю остается только проверить или исправить те реквизиты, на которые сервис обращает его внимание. Новую номенклатуру сервис позволяет создавать через групповой ввод, что существенно ускоряет процесс
Завершающим этапом является ввод подготовленного документа в информационную базу. По команде Создать для создаваемого учетного документа следует выбрать его тип (например, Товары (накладная), Услуги (акт), Товары, услуги, комиссия). При этом в информационной базе либо создается новый учетный документ, либо к найденному существующему документу прикрепляется его сканированное изображение. Статус распознанного документа принимает значение Обработанный.
Результаты распознавания и загрузки документов сохраняются в форме Распознавание документов (рис. 2).
Подсветка определённых зон
Функция подсветки мест, на которые необходимо обратить внимание, является полезным инструментом в сервисе. Она помогает пользователю выделить и быстро обозначить ключевые области или информацию в документе, требующие особого внимания или проверки
При обработке документов, 1С: Распознавание первичных документов может автоматически определить определенные паттерны или контекстуальные элементы, которые могут быть важными или представлять особый интерес для пользователя. Это может быть распознавание сумм, дат, наименований или других значимых данных.
Подсветка этих мест делает их более заметными и помогает пользователю сосредоточиться на ключевых аспектах документа. Это позволяет быстрее и более эффективно просмотреть, проверить информацию, ускоряя процесс обработки и снижая вероятность упущения важных деталей.
Работа с номенклатурой
Функционал сервиса позволяет пользователям аккуратно, точно и быстро создавать всю недостающую номенклатуру. Когда в документе обнаруживается номенклатура, которая отсутствует в информационной базе пользователя, сервис предоставляет возможность создать эти записи автоматически.
Пользователю предлагается заполнить недостающие данные, такие как наименование, код, характеристики и другую информацию о номенклатуре. Возможно также групповое создание новых записей, что упрощает и ускоряет процесс.
Это полезный инструмент, который позволяет избежать ручного создания каждой записи в информационной базе, особенно когда имеется большое количество недостающих элементов. Такой подход сокращает время и усилия, которые требуются для создания номенклатуры вручную, а также снижает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.
Система предоставляет удобный и эффективный способ создания всей недостающей номенклатуры, что помогает пользователям точно и быстро заполнить информацию в их информационной базе.
Неизвестные шаблоны
Сервис предлагает возможность универсального распознавания для некоторых документов, которые неизвестны системе, но отражают хозяйственные операции по поступлению или списанию товаров. Это означает, что даже если система не знакома с определенным типом документа, она все равно может проанализировать его и извлечь необходимую информацию для учета.
С помощью алгоритмов машинного обучения и интеллектуальных алгоритмов распознавания, сервис способен адаптироваться к различным типам документов и автоматически извлекать ключевые данные, связанные с поступлением или списанием товаров. Это может быть накладная от незнакомого поставщика или внутренний документ компании, который не используется широко за пределами организации.
Процесс универсального распознавания включает в себя анализ структуры документа, распознавание текста, поиск характерных признаков и сопоставление с известными шаблонами или логикой операций. В случае незнакомого документа, система может запрашивать у пользователя подтверждение или предоставление дополнительной информации для уточнения распознавания.
Эта функция является ценной, так как она позволяет автоматизировать обработку документов, которые не входят в стандартный набор форматов или шаблонов, используемых системой. Она упрощает процесс учета и обработки документации, связанной с поступлением или списанием товаров, даже в случае, когда возникают нестандартные ситуации или взаимодействие с незнакомыми поставщиками или партнерами.
«1С:Распознавание первичных документов» в эпоху ЭДО
Впервые фирма «1С» анонсировала автоматическое распознавание для своих приложений почти 2 года назад, в декабре 2019 года. Тогда доля бумажных документов в общем документообороте была подавляющей, и автоматизация распознавания регламентированных форм казалась достаточно востребованной.
Однако за прошедшее время соотношение электронных и бумажных документов начало сильно меняться.
- Во-первых, за счет усилий ФНС, которая активно продвигает переход на ЭДО. Например, «Концепция развития электронного документооборота», разработанная налоговиками, предусматривает до конца 2024 года перевести в электронную форму 95% счетов-фактур и 70% ТТН.
- Во-вторых, переход на ЭДО обуславливает проект по обязательной маркировке.
- Определенное влияние оказывают коронавирусные ограничения, сделавшие бесконтактный обмен документами обычной практикой.
В результате все эти факторы существенно сужают рынок решений для распознавания.
Однако все та же «Концепция развития ЭДО» предусматривает цифровизацию не только оборота, но хранения документов, возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности. А это означает, что перевод в электронный формат бухгалтерских архивов вполне мог бы стать одной из областей применения нового сервиса.
Кроме того, переход на ЭДО практически невозможен в сферах, связанных с государственной тайной. Для предприятий, которые работают в данной области, оцифровка бумажных документов всегда будет оставаться актуальной.