Составление акта об уничтожении печати

Куда и как ставить печать?

Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.

Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).

Пример 7

Проставление оттиска печати при указании места для него — «М.П.»

Свернуть
Показать

Пример 8

Проставление оттиска печати в специально отведенном поле

Свернуть
Показать

Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте — задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.

Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.

Пример 9

Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица

Свернуть
Показать

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.

Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» — в нижнем левом.

Причины утраты документов

Чрезвычайные обстоятельства

Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив. Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.

Кража документов. Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1 : помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации. Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы

Существуют также следующие меры предосторожности:

Неудовлетворительная система хранения документов

К ней можно отнести, в частности, отсутствие архива в организации (централизованного хранения и учета документов) или отсутствие лица, ответственного за архив.

Федеральный закон об архивном деле наделяет правом организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, создавать архивы:

Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Такие организации зачастую пренебрегают этим правом (ведь закон не обязывает их иметь в своей структуре архивы), т.к. содержание архива требует дополнительных финансовых затрат.

Но даже если в организации создан и функционирует архив, важно, чтобы там работал специалист с профильным образованием, а также соблюдались все основные нормы, зафиксированные в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива

На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу

Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива. На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу.

Правила требуют помещения документов в твердую обложку или папку с клапанами, более того, размещения документов в архивных коробках. Обложки дел или папки, коробки могут спасти документы от огня или залива, пагубного воздействия световых лучей (выцветания текста), запыления документов (что приводит к развитию микроорганизмов, повреждающих бумагу, текст, образованию плесени).

Кроме того, важно соблюдать температурно-влажностный режим хранения. Очень сухой воздух в хранилище приводит к изменению структуры бумаги, она становится ломкой, при длительном хранении рассыпается, восстановить документ уже не представляется возможным

Влажный и прохладный воздух приводит к образованию плесени. Плесень можно «лечить», но это недешево, а следы плесени на бумаге вывести почти невозможно.

Должна ли организация (источник комплектования) сдавать документы постоянного срока хранения в государственный архив в коробах? Ответ на этот вопрос читателя см. в журнале № 6′ 2018

Процесс ликвидации старого штампа организации в 2020 году

До недавнего времени использование круглой печати относилось к обязательным требованиям к юридическим лицам, так как необходимость ее использования у компаний была установлена действующим законодательством. Однако после того, как в силу вступил Федеральный закон №82-ФЗ от 6 апреля 2020 года, требование об обязательном использовании печатей было исключено из законодательных норм.

Частным предпринимателям как раньше, так и сейчас вообще не нужно пользоваться круглыми печатями, если они сами не хотят это делать. При этом в процессе своей эксплуатации штамп может прийти в негодность, повредиться или износиться, а помимо этого, могут поменяться и какие-либо реквизиты держателя этого инструмента.

Все это является поводом для того, чтобы уничтожить старую печать, и это уже является обязательным законодательным требованием, причем сама процедура должна быть подкреплена специальным актом об уничтожении штампов и печатей.

На сегодняшний день законодательство никоим образом не контролирует процедуру уничтожения и производства печатей, в связи с чем компания может самостоятельно принимать решения по работе с этими инструментами. Для этого нужно издать локальный нормативный акт в форме приказа по основной деятельности компании, а также соответствующую инструкцию, правила и другие необходимые документы, в которых, в частности, будет указываться порядок уничтожения печатей.

Для того, чтобы провести процедуру уничтожения печати, нужно будет уполномоченным лицам предоставить сам инструмент, а также определенный перечень документов:

• свидетельство, в котором указываются регистрационные данные указанного предприятия;
• заявление, смысл которого указывает на разрешение уничтожить данный инструмент;
• учредительный договор, приказ или же устав, подтверждающий наличие статуса у учредителя или руководителя организации;
• удостоверение, подтверждающее личность руководителя или же его доверенного лица;
• документ, указывающий на то, что у предприятия нет задолженности;
• другие документы, которые могут быть потребованы уполномоченными лицами.

После того, как представители компании предоставили печать и нужные документы, печать полностью уничтожается в обязательном присутствии заявителя путем разрезания ее на несколько частей. Помимо этого, также предусматривается возможность уничтожения данного инструмента специальным способом, который предусматривает полное разрушение формы и печатающей поверхности данного инструмента, что исключает дальнейшую возможность его применения или восстановления.

После того, как печать компании полностью уничтожается в полном соответствии с действующими правилами, заявитель должен получить на руки специализированный акт, причем передается он лично в руки. В данном случае подать заявление может частный предприниматель, руководитель компании или же его доверенное лицо, которое предъявило документ, удостоверяющий его личность.

Если вместо директора компании обращается его доверенное лицо, помимо основного пакета документов ему нужно будет иметь нотариально заверенную доверенность, которая подтверждает право этого лица проводить действия, которые связаны с полным уничтожением печати компании.

Если компания собирается уничтожить печать собственными силами, ей нужно будет заручиться поддержкой специальной комиссии, назначенной соответствующим приказом руководителя по мере необходимости с поименным перечислением всех членов этой группы. При этом состав комиссии может быть закреплен ЛНА с указанием должностей каждого из ее членов, причем крайне желательно, чтобы данная комиссия включала в себя сотрудника, несущего ответственность за работу со штампами и печатями.

Как составить Акт об Уничтожении Печати и Штампа в 2024 году

Что касается оформления, то какие-то строгие правила здесь отсутствуют. Крайне желательно, чтобы документ был составлен без ошибок и опечаток. Вообще, специалисты рекомендуют придерживаться правил заполнения других официальных документов. Это означает, здесь должна быть «шапка», основа и завершающая часть.

Конечно, никто не запрещает вписывать данные от руки. Но при этом нужно позаботиться о том, чтобы все сведения были читаемыми. Хотя на практике можно увидеть, практически все компании заполняют подобные документы при помощи компьютера.

На каждом предприятии существует специальный журнал, в котором фиксируется передвижение печатей. Именно здесь необходимо поставить соответствующую отметку. Процесс заполнения документа можно рассмотреть поэтапно:

1. В верхней части указывается компания, на которой происходит уничтожение печати.
2. Прописывается название документа, а также указывается номер, присвоенный внутренним документооборотом.
3. Ниже нужно прописать дату и место заполнения.
4. Далее указывается причина, по которой происходит уничтожение.
5. Перечисляются члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы.
6. Ниже необходимо упомянуть о том, какой именно способ для уничтожения был выбран.
7. Нелишним будет упомянуть, что после уничтожения печать не подлежит использованию.
8. Если речь идет о нескольких печатях и штампах, можно использовать таблицу. Здесь указывается количество, проставляются оттиски. По сути, это и будет образцом уничтожаемой печати.
9. В завершающей части каждый член комиссии должен подписать документ.

Порядок проведения процедуры уничтожения

Что касается контроля со стороны государственных органов, то они полностью отсутствуют, как при создании печатей, так и при их уничтожении. Таким образом, руководители организаций самостоятельно разрабатывают правила, по которым происходит утилизация. Однако основные этапы данного процесса примерно одинаковы:

• управленец принимает решение уничтожить печать. Такое решение может касаться не только одной печати, но и нескольких;
• свое решение директор отображается в специальном приказе, который и является основанием для начала проведения процедуры;
• назначаются члены комиссии, которые будут отвечать за каждое выполненное действие;
• на завершающем этапе члены комиссии все подробности указывают в соответствующем акте;
• непосредственное уничтожение печати.

В некоторых ситуациях крупные компании, вместо создания специальной комиссии, доверяют уничтожение другим организациям. Также нужно знать, если штамп или печать были утеряны, украдены или просто пропали без вести, акт об утилизации здесь не подходит. Сначала пропажу нужно найти, обратившись в полицию. Также следует оповестить об этом и налоговую службу.

Что касается состава комиссии, то руководитель может назначать любых сотрудников. Обычно сюда входят работники, которые непосредственно отвечают за уничтожаемую печать. Также могут назначаться юристы, кадровики, секретарь. В качестве председателя комиссии может выступать сам директор, или другой сотрудник из руководящего состава. Что касается самой утилизации, то здесь используются различные способы:

• если изделие из резины, полимера или другого мягкого материала, оно разрезается ножницами на мельчайшие частицы;
• если материал горящий, печать можно спалить;
• что касается металлических печатей, их следует распиливать при помощи соответствующих инструментов.

В общем, задачей членов комиссии является уничтожение изделия таким образом, чтобы оно больше не было пригодным для дальнейшей эксплуатации.

Как составить акт об уничтожении печати и штампа в 2023 году

Что касается оформления, то какие-то строгие правила здесь отсутствуют. Крайне желательно, чтобы документ был составлен без ошибок и опечаток. Вообще, специалисты рекомендуют придерживаться правил заполнения других официальных документов. Это означает, здесь должна быть «шапка», основа и завершающая часть. Конечно, никто не запрещает вписывать данные от руки. Но при этом нужно позаботиться о том, чтобы все сведения были читаемыми. Хотя на практике можно увидеть, практически все компании заполняют подобные документы при помощи компьютера.

Обычно документ составляется в одном экземпляре. Хотя в том случае, если есть необходимость, их количество можно увеличить. На каждом предприятии существует специальный журнал, в котором фиксируется передвижение печатей. Именно здесь необходимо поставить соответствующую отметку. Процесс заполнения документа можно рассмотреть поэтапно:

1. В верхней части указывается компания, на которой происходит уничтожение печати.
2. Прописывается название документа, а также указывается номер, присвоенный внутренним документооборотом.
3. Ниже нужно прописать дату и место заполнения.
4. Далее указывается причина, по которой происходит уничтожение.
5. Перечисляются члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы.
6. Ниже необходимо упомянуть о том, какой именно способ для уничтожения был выбран.
7. Нелишним будет упомянуть, что после уничтожения печать не подлежит использованию.
8. Если речь идет о нескольких печатях и штампах, можно использовать таблицу. Здесь указывается количество, проставляются оттиски. По сути, это и будет образцом уничтожаемой печати.
9. В завершающей части каждый член комиссии должен подписать документ.

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек. Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

• директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
• сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
• специалист кадрового отдела,
• юрист,
• секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

• резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
• спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Как составить акт об уничтожении печати в коммерческой организации?

Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.

Зачем уничтожать печати и штампы

Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

• износ,
• порча,
• устаревание,
• ликвидация или реорганизация фирмы,
• изменение реквизитов фирмы и т.д.

Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек. Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

• директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
• сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
• специалист кадрового отдела,
• юрист,
• секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

• резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
• спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Как составить акт

Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

• номер, место и дату создания акта,
• название организации,
• данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
• состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
• причину уничтожения печати или штампа,
• основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
• время, место и способ уничтожения.

Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

Как оформить акт

Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

Как и сколько хранить акт

Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.

О настоящем и будущем круглой печати

Круглая печать – это инструмент с нарезным наименованием фирмы и ее адресом, а также оттиск на документе, который он оставляет.

В советский и постсоветский период ее функция была наиважнейшей – защитить договор, приказ или счет-фактуру от подделки, подтвердить подлинность подписи руководителя, придать всему бумажному носителю юридическую силу.

Постепенно этот атрибут предприятий потерял свою ценность, стал «рудиментарным». При современном развитии технологий подделать простую чернильную печать не составляет никакого труда.

Это стало настолько очевидным, что в апреле 2015 года обязательное использование круглой печати для коммерческих ООО и АО было отменено (закон 82-ФЗ).

Что касается ИП, то печать не была для них необходимостью и раньше, согласно закону 129-ФЗ.

Таким образом, в настоящее время фирмы могут использовать печать или нет, это зависит от решения руководства.

Многие компании продолжают использовать печать по следующим причинам:

• Компания была зарегистрирована до апреля 2015 года, когда печати для юрлиц были поголовно обязательны. Если будет принято решение об упразднении печати, придется переделать Устав, где содержатся сведения о наличии печати, другие важные документы. А это трудозатратное дело. Нельзя просто так отказаться от печати. Если она есть – ее нужно использовать.
• Молодые фирмы заказывают себе печать, чтобы прибавить себе «веса», показаться более значительными. Они играют на психологии людей: если есть печать – значит, все надежно. Необязательными печати стали совсем недавно, и должно пройти еще много времени, чтобы сознание людей поменялось.
• Из принципа «на всякий случай». Опытные бизнесмены не советуют пренебрегать печатью. Пусть лучше будет, чтобы ни у банков, ни у контрагентов не появлялся повод для лишних разговоров.

Дмитрий Медведев еще несколько лет назад заявил, что круглая печать является пережитком прошлого, так как не справляется с защитой документов.

Сейчас на первый план выходят электронная подпись и галогенная печать. Вероятно, еще при жизни нашего поколения круглая печать окончательно уйдет из деловой среды.

Акт уничтожения печатей

На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

1. Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
2. Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
4. Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.

Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?

На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:

• Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
• Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
• Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).

Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.

О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.

ВАЖНО! Факт уничтожения прежней печати следует задокументировать соответствующим актом. Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании

Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании.

О том, имеются ли налоговые последствия использования документов без печати, см. в материале «Налоговиков обязали принимать документы без печати».

Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?

Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:

• осуществить уничтожение печати самостоятельно;
• поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).

Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.

Алгоритм действий в данном случае будет следующим:

1. Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
2. После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.

Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги.

Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).

Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).