Как получить электронную подпись в 2024 году? эксперт объяснил разницу для физлиц и юрлиц

Введение

Электронная подпись стала привычным бизнес-инструментом в первую очередь благодаря возможности подачи отчётности в Федеральную налоговую службу онлайн. Другим фактором, определившим развитие этого инструмента, стал доступ в систему электронных торгов. На рынке физических лиц электронная подпись (или просто ЭП) пока не имеет столь широкого распространения, как в корпоративной среде. Изменится ли эта ситуация в будущем, как на это повлияет введение машиночитаемых доверенностей и какие формфакторы ЭП наиболее востребованны на рынке, мы обсудили в очередном выпуске онлайн-конференции AM Live.

В студии Anti-Malware.ru собрался представительный состав экспертов, охватывающий практически всех ключевых игроков этого сегмента.

Рисунок 1. Участники дискуссии в студии Anti-Malware.ru

Спикеры прямого эфира:

• Алексей Дегтярев, руководитель единой платформы электронной подписи АО «Тинькофф Банк»;
• Павел Смирнов, директор по развитию компании «КриптоПро»;
• Максим Букин, исполнительный директор департамента по работе с государственным сектором ПАО «Сбербанк»;
• Антон Мелузов, заместитель генерального директора компании «РТЛабс»;
• Дмитрий Горелов, коммерческий директор компании «Актив»;
• Сергей Кирюшкин, советник генерального директора — начальник удостоверяющего центра компании «Газинформсервис».

Ведущая и модератор онлайн-конференции — Дарья Верестникова, коммерческий директор и соучредитель SafeTech, Nopaper.

Ввод обязательного электронного документооборота для определенных видов деятельности

С 1 января 2024 года в России будут введены новые правила в области электронного документооборота (ЭДО). Одно из основных изменений состоит в введении обязательного использования ЭДО для определенных видов деятельности.

Основная цель таких изменений заключается в повышении эффективности и прозрачности взаимодействия между организациями и сокращении бумажной документации. В результате внедрения обязательного ЭДО ожидается экономия времени и ресурсов, сокращение затрат на обработку и хранение бумажных документов.

Переход на обязательный ЭДО позволит реализовать автоматизацию бизнес-процессов, ускорить процессы обмена документами, улучшить качество обработки информации и снизить риски возникновения ошибок в документообороте.

Введение обязательного ЭДО будет осуществляться поэтапно с 1 января 2024 года. Постепенно охват деятельности, для которых требуется обязательное использование ЭДО, будет расширяться. Начнет действовать обязательный ЭДО для крупных компаний, государственных предприятий и госорганов. Затем территория применения этого правила будет расширяться и на организации среднего и малого бизнеса.

Для тех, кто еще не использует электронный документооборот, введение обязательности может потребовать адаптацию, обучение сотрудников и имплементацию необходимых программных и технических решений. Однако, в долгосрочной перспективе это позволит сократить временные и финансовые затраты на документооборот и улучшить эффективность бизнес-процессов.

Следует отметить, что новые правила введены не для всех видов деятельности, а только для определенных. В список таких видов деятельности входят преимущественно те, которые связаны с большим объемом документации и широкими потоками информации. Подробные списки видов деятельности, подпадающих под обязательный ЭДО, будут определяться и утверждаться соответствующими органами исполнительной власти.

Однако, даже для тех видов деятельности, которые пока не входят в список обязательного ЭДО, внедрение электронного документооборота может стать конкурентным преимуществом и позволить улучшить бизнес-процессы и снизить затраты на обработку и хранение документов.

Кто имеет право ставить подписи в УПД?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 гг, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта

Поэтому важно правильно указать статус УПД:

• 1 — если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
• 2 — если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).

Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.

Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.

Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.

• В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
• В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
• В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.

Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.

Что такое МЧД и зачем она нужна?

Суть упомянутых изменений заключается в том, что с 1 сентября 2023 г. аккредитованные удостоверяющие центры перестанут выпускать квалифицированные сертификаты для представителей юридических лиц, действующих по доверенности. Нововведение призвано изменить ситуацию, когда одно физическое лицо, действующее по доверенности от разных юридических лиц, должно было получать несколько квалифицированных сертификатов, поскольку в квалифицированном сертификате должна была храниться информация о юридическом лице (название и ИНН) и должности доверенного лица.Ранее также существовала практика использования в квалифицированных сертификатах механизма идентификаторов (OID), при которой на портале Росреестра или на какой-нибудь торговой площадке принимались только квалифицированные сертификаты, которые содержали определенные OID’ы. Это с одной стороны смешивало сущность квалифицированного сертификата с доверенностью (которой он не являлся), а с другой — дискредитировало правомочность квалифицированного сертификата, который по смыслу №63-ФЗ «Об электронной подписи» не мог быть ограничен никакими OID’ами.Теперь по замыслу законодателя у физического лица будет только один квалифицированный сертификат. Руководитель организации, уполномоченный действовать без доверенности, или же представитель организации, действующий по доверенности с правом передоверия, будет выдавать такому физическому лицу машиночитаемую доверенность (МЧД), которая будет содержать информацию о полномочиях доверенного лица.Машиночитаемая доверенность выполняет ту же функцию, что и бумажная доверенность. Различие заключается только в электронном формате:

• МЧД формируется в едином установленном формате в виде XML-файла;
• МЧД может содержать только полномочия из классификатора ЕСНСИ.

За счет единого формата XML-файла и единого классификатора полномочий доверенность становится машиночитаемой, т.е. информационные системы смогут автоматически обрабатывать такие доверенности, проверять срок их действия, полномочия доверенного лица и идентифицировать доверителя.МЧД нужна для подписания документов квалифицированной электронной подписью от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя лицом, действующим по доверенности, т.е. любым должностным лицом, кроме генерального директора или самого индивидуального предпринимателя.Таким образом, у лиц, занимающих должность генерального директора в разных организациях, будут по-прежнему разные квалифицированные сертификаты для разных организаций. А у физических лиц, которые действуют по доверенности от разных юридических лиц, будет всего один квалифицированный сертификат физического лица, но несколько МЧД – по одной от каждого юридического лица.

Почему не стоит откладывать оформление МЧД?

Машиночитаемые доверенности станут обязательными с 31 августа 2023 г. Однако компаниям и ИП надо уже сейчас позаботиться об оформлении МЧД, хотя бы для своего бухгалтера. Без МЧД налоговую и другую отчетность за третий квартал 2023-го сдать не получится.

При этом предпринимателям рекомендуется не забывать о контроле за доверенными лицами

Например, в случае увольнения работника или расторжения договора об оказании бухгалтерских услуг важно вовремя аннулировать МЧД.. При использовании сервисов по оформлению МЧД могут возникнуть проблемы технического характера

Например, не подгружается доверенность, или сервис выдает ошибку. В таком случае нужно обратиться за помощью к разработчикам сервиса ([email protected]) или к оператору электронного документооборота. Это еще одна причина, по которой лучше заранее во всем разобраться.

При использовании сервисов по оформлению МЧД могут возникнуть проблемы технического характера. Например, не подгружается доверенность, или сервис выдает ошибку. В таком случае нужно обратиться за помощью к разработчикам сервиса ([email protected]) или к оператору электронного документооборота. Это еще одна причина, по которой лучше заранее во всем разобраться.

Электронная подпись для представителей организаций

В 2021 г в законе появилась норма о том, что представители юридических лиц и финансовых организаций могут без предъявления доверенностей использовать УКЭП, выданный этим организациями с указанием в качестве владельца физического лица, выполняющего функции представителя. Представители индивидуальных предпринимателей также могут использовать УКЭП без предъявления доверенностей.

То есть речь идет о выдаче УКЭП с реквизитами двух владельцев – физического и юридического лица (индивидуального предпринимателя). Для указанных случаев было необходимо, чтобы УКЭП был выдан удостоверяющим центром, прошедшим аккредитацию после 1 июля 2020 г. Изначально соответствующая норма действовала до 31 декабря 2022 г., затем ее продлили до 31 августа 2023 г.

Сейчас указанный порядок продлевается до 31 августа 2024 г., при этом необходимо будет использовать УКЭП, выданные не позднее 31 августа 2023 г. УКЭП, выданные сотрудникам юридических лиц, имеющим право действовать без доверенности, будут действительны до 31 августа 2023 г.

Что такое распределенный реестр ФНС

Распределенный реестр ФНС — пилотный проект по созданию единой сети МЧД,
построенной по технологии блокчейн. Платформа хранит данные об электронных
доверенностях у нескольких участников реестра. Поэтому если один из узлов сети выйдет
из строя, информация об МЧД останется в распределенном реестре.

Участники блокчейн-сети могут обмениваться реквизитами доверенности, не прикладывая
XML-файл, и оперативно узнавать всю необходимую информацию об МЧД.

«Структура блокчейна была апробирована еще в ковидные времена для получения
льготных кредитов и показала себя как удобный механизм интеграции большого
количества участников обмена. В рамках модернизации института применения
электронной подписи машиночитаемая доверенность становится свидетельством полномочий
подписанта. При этом МЧД может быть передана с документом или храниться
в третьем месте. Использование распределенного реестра объединяет в одну сеть
все „третьи места“ и снижает число необходимых интеграций для учетных
систем пользователей. Кроме того, при таком хранении доверенностей участники процесса
оперативно получают информацию об изменении статуса МЧД».

Фёдор Новиков руководитель управления ЭДО ФНС
России

Способы получения

Физическое лицо может обратиться за получением электронной подписи в отделение УЦ, в МФЦ или через официальный портал госуслуги.

Через МФЦ

Получить ЭЦП физического лица можно через отделение многофункционального центра, имеющего соглашение о сотрудничестве с удостоверяющим центром (если нужна КЭП). Если нужна НЭП, то можно обратиться в любое ближайшее отделение.

Нужно помнить, что МФЦ не занимается оформлением электронной подписи. Сотрудники лишь принимают и проверяют документы, а после передают их в УЦ. Сроки оформления подписи через МФЦ от 10 до 14 дней.

Чтобы оформить ЭП клиент должен прийти в офис МФЦ с комплектом документов (удобнее записаться на прием предварительно на сайте или по телефону), заполнить заявление, приложить квитанцию об оплате услуги по выбранному тарифу. После проверки и принятия документов сотрудник МФЦ выдает расписку с уникальным номером, по которому можно отслеживать процесс изготовления ЭП.

Для получения цифровой подписи физическим лицом необходимо лично подойти в указанное время в офис МФЦ.

Через Удостоверяющий центр

Оформить электронную подпись напрямую через УЦ просто. На сайте выбранного центра нужно заполнить заявку. После ее подтверждения на почту придет счет, который нужно оплатить в течение нескольких дней. Далее, клиент собирает все необходимые документы и приходит в офис УЦ.

Изготовление ЭП занимает до 3 рабочих дней, но возможен и срочный выпуск. Получить ключ и сертификат ЭЦП пользователь может только лично при следующем посещении офиса. В тариф электронной подписи входит ПО для работы и носитель ключа.

Через портал госуслуг

Для работы на портале государственных услуг обычно используется два типа ЭЦП: простая или квалифицированная. ПЭП (простая электронная подпись) можно получить в режиме онлайн и бесплатно, а оформление КЭП требует посещения офиса УЦ.

Оформление простой ЭП

Получить простую электронную цифровую подпись для физического лица можно еще на стадии регистрации на сайте. Как сделать ПЭП:

перейти на сайт https://www.gosuslugi.ru/, выбрать форму для регистрации;

ввести все необходимые данные;

ввести полученный код (приходит в виде смс), который и является простой цифровой подписью, и заполнить профиль;

заполнить поля с паспортными данными, ИНН, СНИЛС.

Все данные, загруженные на портале, отправляются на проверку автоматически. Доступ к сервису открывается после подтверждения правильности информации. На этом процесс создания простой подписи закончен.

Если пользователю необходимо расширить возможности портала, то простую подпись можно перевести в неквалифицированную. Для этого нужно обратиться в отделение Почты России или МФЦ с паспортом и СНИЛСом. Сотрудники проверят подлинность и соответствие документов. При полном совпадении выдадут одноразовый код. Пользователь вводит его в настройках профиля личного кабинета.

Оформление КЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись (этим термином называют и обычную квалифицированную ЭП) позволяет использовать все функции портала госуслуг с момента регистрации. Купить ЭЦП для физических лиц можно только в удостоверяющих центрах, имеющих необходимую аккредитацию. Стоимость ЭП варьируется от типа и возможностей, и составляет от 2500 до 10000 рублей, а сроки оформления не превышают нескольких дней.

Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись: обратиться в выбранный офис УЦ с паспортом, заявлением, ИНН и СНИЛС, а также с оплаченной квитанцией. Документы можно отправить предварительно через веб-сайт, но личное посещение для подтверждения личности и получения подписи необходимо.

Для Почты России

С 2018 г. во всех отделениях Почты России можно получать посылки и письма при помощи простого электронного ключа, который выглядит как смс-код. Оформление такой ЭЦП не займет много времени, нужно лишь:

• заполнить анкету на сайте Почты России;
• лично обратиться в ближайшее отделение с паспортом и заявлением на подключение услуги;
• подтвердить номер телефона, указанный в анкете.

После проверки данных сотрудник почты попросит подписать заявление на подключение услуги. В дальнейшем, личный код будет приходить на телефон в виде смс, или через специальное мобильное приложение. Оформляется такая ЭП бесплатно.

Квалифицированная электронная подпись

Усиленная электронная квалифицированная подпись является наиболее защищенным вариантов ЭП. Создается при помощи криптографических средств, разрешенных к использованию ФСБ. Дополнительную гарантию безопасности подписи дает сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром. Сертификат подтверждает подлинность подписи, которую можно оспорить только судебным решением.

Использование КЭП определяется действующим законодательством РФ. Применяют ее:

• При сотрудничестве с различными государственными структурами и внутренними органами;
• Для работы с Интернет-ресурсами;
• Для участия в торгах (как государственных, так и коммерческих);
• Для работы с внутренним электронным документооборотом;
• В удаленных трудовых отношениях.

Формируется КЭП только в удостоверяющем центре, в работу которого также входит создание ключей и сертификатов. Аккредитованный удостоверяющий центр определяет и сроки действия сертификатов. При подаче заявления на изготовления ЭЦП сотрудники УЦ создают ключи ЭП и ключи для проверки ЭП, а обо всех изменениях в работе КЭП и рисках при использовании компания уведомляет в письменном виде. Об условиях применения и обеспечении безопасности КЭП сотрудники УЦ рассказывают при получении готовой подписи.

Особенности получения КЭП

Получить квалифицированную электронную подпись можно только в центрах, имеющих аккредитацию. Процесс аккредитации добровольный, а сертификат действует в течение 5 лет. Подавать заявку на проведение аккредитации могут организации, имеющие чистые активны в размере не менее 1 млн. руб., а также располагающие программным обеспечением для создания ЭП. ПО должно быть одобрено специалистами ФСБ

Еще одно важное условие: в УЦ должны работать минимум 2 сотрудника, занимающихся выдачей и созданием ЭЦП

Квалифицированный сертификат ЭЦП — это гарантия подлинности ЭП, документ, который создается при помощи ПО УЦ. Сертификат содержит информацию об уникальном номере, сроке действия и персональных данных владельца. Дополнительно сертификат может содержать точное название средств электронной подписи, УЦ, выдавший сертификат, ограничения в использовании ЭП и ключ для его проверки.

Для подписания официальной бумаги КЭП необходимо иметь средства криптографической защиты информации, ключ ЭП и ключ для проверки ЭП, сертификат квалифицированной ЭП.

Как оформить КЭП

Получить квалифицированную подпись можно только при личном обращении в УЦ. В офисе компании клиент заполняет заявку, а также предоставляет паспорт и ряд учредительных документов, если подпись делается для юридического лица. Если КЭП оформляется для участия в торгах, то дополнительно нужно иметь заверенную у нотариуса выписку из органов, занимающихся регистрацией ИП или юридических лиц. Выписка должна быть выдана не более, чем за 6 месяцев до обращения в УЦ.

При заказе КЭП необходимо предоставить СНИЛС, а если подача заявления осуществляется доверенным лицом, то и доверенность на выполнение операции. Если заявка заполнена правильно, то срок изготовления КЭРП не превышает 2 рабочих дней.

Как пользоваться КЭП

Использование КЭП для обеспечения ее безопасности возможно только в сферах, прописанных в сертификате

Еще одно важно условие работы с КЭП — сохранение конфиденциальности ключа. При получении подписи сотрудники УЦ дают рекомендации по неразглашению информации, касающейся закрытого ключа и сертификата

Если есть подозрение на нарушение конфиденциальности ключа — нужно незамедлительно связаться с УЦ и со всеми участниками электронного документооборота. Если работа сертификата была приостановлена или он был аннулирован, то пользоваться КЭП запрещено.

Юридическая сила КЭП

По Федеральному закону РФ 63-Ф3 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» все документы, подписанные КЭП, признаются равнозначными подписанным собственноручно и могут использоваться в любых правовых отношениях. Исключения составляют лишь случаи, когда по закону РФ возможна подача документа только на бумажном носителе с оригинальной подписью.

Дата перехода на МЧД

С 1 сентября 2023 г. аккредитованные удостоверяющие центры прекратят выпускать квалифицированные сертификаты юридических лиц для доверенных лиц, действующих по доверенности. Однако, 4 августа 2023 г. Президентом РФ был подписан федеральный закон №457-ФЗ, который внес изменения в федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи», согласно которым квалифицированные сертификаты юридических лиц, выпущенные до 31.08.23, будет действовать до даты своего окончания, но не позднее, чем до 31.08.24.Таким образом, работодатели столкнутся с МЧД только при продлении сертификатов представителей юридического лица, действующих по доверенности, либо при выпуске новых сертификатов должностных лиц. Представители юридических лиц, которые получили свои сертификаты до 31.08.23, смогут ими подписывать кадровые документы от имени работодателя до окончания срока действия их сертификатов, но не позднее, чем 31.08.24.
Системы кадрового электронного документооборота должны быть готовы к работе с МЧД с 1 сентября 2023 г.Мы в EasyDocs решили организовать работу с МЧД следующим образом:

• Мы будем формировать электронную форму доверенности в едином формате, установленном Минцифры (версия 003)
• Полномочия в доверенности будут выбираться пользователями из двух доступных вариантов:

1. Подписание кадровых документов от лица работодателя (MINTRUD_MIN01) – сюда относятся все кадровые документы согласно Приказу Минтруда РФ №578н от 20.09.22 г.
2. Подписывать электронные документы (KLASS_2.0_SIGN_DIG_DOC) – сюда относятся все остальные документы, которые могут подписываться в EasyDocs, например, договоры и акты с исполнителями по договорам ГПХ и самозанятыми, авансовые отчеты, счета и т.д.

• МЧД будет оформляться на оплаченный период тарифа «Подписант», который позволяет в EasyDocs подписывать документы от имени юридического лица
• При удалении или смене подписанта МЧД будет автоматически отменяться

Функционал по работе с МЧД появится в EasyDocs к 1 сентября 2023 г.

Обязательное использование ЭЦП

С 1 января 2024 года вступят в силу новые правила, которые предусматривают обязательное использование ЭЦП (электронной цифровой подписи) при осуществлении электронного документооборота (ЭДО).

ЭЦП является электронным аналогом обычной бумажной подписи и позволяет подтвердить подлинность и целостность электронного документа. Она гарантирует, что документ не был изменен после подписания и что подпись принадлежит именно указанному лицу.

В рамках новых правил все участники электронного документооборота будут обязаны использовать ЭЦП при отправке и получении электронных документов. Это касается как физических лиц, так и юридических лиц, государственных и негосударственных организаций.

Для получения и использования ЭЦП необходимо обратиться в аккредитованный сертификационный центр. После прохождения процедуры идентификации и проверки подписывающего лица, сертификационный центр выдает электронный сертификат, который будет использоваться для создания и проверки ЭЦП.

Использование ЭЦП обеспечивает безопасность и юридическую значимость электронных документов. Оно помогает избежать подделки, изменения или несанкционированного доступа к электронным данным. Кроме того, использование ЭЦП позволяет существенно сократить время и затраты на обработку документов, повысить эффективность бизнес-процессов.

В связи с вступлением в силу новых правил, необходимо подготовиться к использованию ЭЦП уже сейчас. Обеспечение безопасности и надежности электронного документооборота станет актуальной задачей для всех участников бизнес-процессов.

Важно помнить, что невыполнение требований по обязательному использованию ЭЦП может повлечь за собой административные или юридические последствия. Поэтому рекомендуется обратиться в аккредитованный сертификационный центр заранее и получить ЭЦП в установленные сроки

Использование ЭЦП является необходимым инструментом для эффективной и безопасной работы в условиях электронного документооборота. Соблюдение требований новых правил поможет уверенно перейти к использованию современных технологий и сэкономить время и деньги на обработке документов.

Как выглядит машиночитаемая доверенность

МЧД — это электронный файл в формате XML. Этот файл содержит в себе сведения, указанные в Приказе Минцифры России №857. В частности, МЧД содержит:

• наименование и уникальный номер доверенности;
• сведения о доверителе: для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП, для российского юрлица — наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, сведения о руководителе, в том числе ФИО и СНИЛС;
• сведения о представителе: ФИО, дата рождения, серия и номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ, СНИЛС, ИНН;
• дата совершения доверенности;
• срок действия доверенности (при наличии);
• полномочия представителя;
• идентификаторы полномочий из классификатора полномочий или в текстовом виде, если идентификаторы отсутствуют;
• сведения об информационной системе, в которой можно узнать о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в связи с отменой доверителем;
• номер доверенности;
• КЭП, которой подписали доверенность;
• возможность передоверия.

Конвертирование документов

Процесс конвертирования документов выполняется с помощью специальных программ и онлайн-сервисов. Такие инструменты позволяют преобразовывать документы из одного формата в другой без потери информации и оригинального внешнего вида.

Одним из самых распространенных форматов для конвертирования документов является PDF (Portable Document Format). PDF файлы обладают высокой степенью совместимости и сохраняют исходное форматирование, шрифты, изображения и другие элементы документа. Поэтому PDF широко используется в электронном документообороте и считается стандартом для обмена файлами.

Важно отметить, что конвертирование документов должно выполняться с соблюдением требований к формату электронных документов, установленных законодательством. Некорректное конвертирование может привести к неправильному отображению информации, нарушению целостности документа или его неприемлемому изменению

На рынке существует множество программ и онлайн-сервисов для конвертирования документов. При выборе подходящего инструмента необходимо учитывать требования к формату документов, уровень конфиденциальности информации, доступность и простоту использования.

Для эффективного электронного документооборота компании должны обладать навыками конвертирования документов. Регулярное обучение сотрудников новым инструментам и технологиям конвертирования поможет повысить производительность и качество работы, а также снизить риски ошибок и нарушений требований ЭДО.