Основные разделы инструкции
Разделом «Общие положения» устанавливается сфера распространения инструкции, цель разрабатываемой инструкции, нормативно-методическая база, сфера ее действия и ответственность сотрудников за соблюдение правил, которые устанавливаются инструкцией, а также подразделение или должностное лицо, которое отвечает за единый порядок и организацию работы с документами внутри организации.
Тематические разделы – важнейшие, содержат прописанные особенности работы с документацией. Как правило, они начинаются разделом «Правила составления и оформления документов», в котором определяются:
- типы и разновидности документов, которые используются с целью задокументировать распорядительную, организационную, информационную деятельность;
- ряд общих правил подготовки отдельных типов распорядительных документов, в том числе порядок визирования, согласование, утверждение и подписание.
Раздел «Организация документооборота и исполнение документов» состоит из нескольких подразделов, включая первичную обработку поступающих, то есть входящих документов, обработку и передачу отправляемых документов, порядок прохождения внутренних документов, а также контроль исполнения документации, порядок учета общего объема документооборота и пр.
В отдельный раздел выделена регистрация документов, в которой представлен порядок регистрации всех документопотоков, сроки, а также формы и методы регистрации и правила индексации документов.
Разделом инструкции «Контроль за исполнением документов» устанавливаются категории документов, которые подлежат обязательному контролю, порядку их постановки на контроль, технологии контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, а также порядок обобщения данных по контролю за исполнение документов, порядке информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел «Оперативное хранение документов» состоит из:
- правил хранения документов в службе делопроизводства, а также в структурных подразделениях предприятия;
- установления ответственности определенных должностных лиц за сохранность документации;
- правил формирования отдельных категорий документации в дела;
- порядка систематизации и индексации дел.
Раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» состоит из:
- порядка проведения экспертизы ценности документов;
- правил подготовки дел к передаче на хранение;
- требований к описанию и оформлению дел и порядка передачи дел в архивы.
Состав тематических разделов может быть изменен и дополнен, в зависимости от условий работы и принятых технологий делопроизводства. В инструкции по делопроизводству могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, а также с документацией, имеющей ограниченную сферу распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документации и пр.
К инструкциям по делопроизводству обычно составляются приложения, в которых должен содержаться максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения могут помещать схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, а также образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных типов документации, перечень контролируемых документов, формы их учета и формы номенклатуры дел.
Иными словами, можно сказать, что инструкция по делопроизводству играет важную роль в работе любого предприятия, выступает в качестве инструмента совершенствования работы с документацией, так как в ней содержатся правила подготовки и оформления документов, устанавливается рациональных порядок прохождения и обработки документов, регламентируется процедура прохождения экспертизы ценности документов и пр. Правильно составленная и доведенная до каждого сотрудника инструкция по делопроизводству дает возможность сводить к минимуму ошибки в работе, а также унифицирует процессы, чем повышается их результативность.
Особенности подготовки и утверждения инструкции по делопроизводству
Назначение такой инструкции — оптимизировать алгоритм работы с документами в организации, как бюджетной, так и коммерческой. Инструкция должна носить обязательный характер, быть согласованной со всеми заинтересованными лицами, а также не должна ухудшать положения персонала компании.
Создание документа осуществляется в несколько этапов:
- Подготовка к написанию текста, консультации с руководителями отделов, изучение методических материалов.
- Написание текста инструкции.
- Согласование с определенными работниками. Для этого используют специальный журнал ознакомления либо работники расписываются на подготовленном для этого бланке.
- Утверждение документа приказом руководства.
- Введение его в работу.
После издания приказа инструкция начинает действовать. Надо сказать, что все мероприятия для введения новой инструкции проводятся заранее, то есть до утверждения готовят новые бланки, настраивают программное обеспечение, обучают персонал работе по новым нормам. Если необходимо, то в должностные инструкции работников вносят все требуемые изменения.
Сотрудники до издания приказа должны в тестовом режиме работать с новыми формами, базами данных, СЭД и т.д. Руководители отделов должны получить электронные подписи. То есть к дате утверждения инструкции все должно быть готово.
АЛГОРИТМ РАБОТЫ НАД ИНСТРУКЦИЕЙ
Приведем алгоритм работы над инструкцией по делопроизводству (Схема).
Проект инструкции – это ее текст, который секретарь представляет на согласование должностным лицам организации. Конечно, в каждой организации свой состав согласующих лиц для разных видов документов, но инструкцию по делопроизводству, скорее всего, будут изучать все: это ЛНА, которым предстоит пользоваться в каждом структурном подразделении без исключения.
Согласованный текст инструкции по делопроизводству передается на утверждение генеральному директору.
Введение инструкции в действие – это не просто ее утверждение и даже не рассылка по структурным подразделениям
Важно сделать так, чтобы инструкцией пользовались ежедневно, чтобы она стала для коллег полезным справочником
РЕЗЮМЕ
1. За основу при разработке инструкции лучше взять МР для ФОИВ, опираясь также на государственные стандарты по делопроизводству и ведомственные инструкции.
2. Сначала проект инструкции согласовывают во всех структурных подразделениях, потом его утверждает генеральный директор.
3. Файл с инструкцией необходимо адаптировать для удобства использования: в нем создаются навигация и гиперссылки, благодаря формату PDF возможен полнотекстовый поиск.
Утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
Утв. приказом ФТС России от 09.07.2014 № 1331.
«ПИАР» БУДУЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ
Впервые вводимую инструкцию по делопроизводству почти наверняка работники воспримут в штыки: еще бы, ведь раньше не было никаких правил, а теперь целый том, который еще нужно изучить каждому. Что ж, это совершенно нормальное явление: на языке менеджмента принятие любого нового корпоративного закона называется организационным изменением. Организационное изменение не проходит в организации без сопротивления со стороны работников. Главное – сохранять терпение, и спустя некоторое время к инструкции привыкнут и начнут ею пользоваться. А чтобы это «некоторое время» наступило побыстрее, можно пойти на небольшие хитрости, например:
• не скрывать ни от кого, что разрабатывается такой ЛНА, при любом удобном случае подчеркивать его необходимость;
• акцентировать внимание коллег на случаях, когда отсутствие утвержденных правил оформления документов привело к негативным последствиям: директор не подписал документ, письмо не приняли на регистрацию в канцелярии госучреждения, из-за неправильного учета потерялся важный договор;
• интересоваться мнением коллег об оформлении документов
Если у кого-то есть предложения – отлично, их нужно выслушать с особым вниманием. Воплощать идею необязательно, главное, чтобы автор ощутил, что он тоже участник работы над инструкцией – о своей работе плохо не говорят
Кстати, часто работники подбрасывают «со стороны» очень дельные мысли.
Согласование и утверждение
Подготовленный текст инструкции согласовывается с
руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя
организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается
согласованию с юридической службой, архивом организации или работником,
ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки
зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После
согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель.
Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.
Инструкция утверждается приказом руководителя организации.
Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются
соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных
подразделений.
Инструкция должна быть доведена до каждого работника
организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за
делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами
На этих
занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая
внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача
службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе
1.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования».
2.
ВНИИ документоведения и архивного дела в помощь
специалистам по ДОУ изданы методические рекомендации «Разработка нормативных
документов по документационному обеспечению организации» (М., 2007), включающие
методические материалы по разработке инструкции по ДОУ и примерную инструкцию
по ДОУ. Получить информацию об этом издании можно на сайте ВНИИДАД:
http://www.vniidad.ru.
3.
Ведение переписки с зарубежными
корреспондентами, как и работа с обращениями граждан, может регламентироваться
отдельными инструкциями.
Составляем приказ об утверждении инструкции по делопроизводству
Законодательно закрепленной формы такого приказа не существует, поэтому руководство организации может сформировать ее по своему усмотрению, используя выработанные практикой нормы.
Что нужно указать в приказе:
- Полное и краткое название компании.
- Наименование документа (приказ).
- Номер приказа.
- Место и дату составления приказа.
- Суть приказа («Об утверждении инструкции по делопроизводству»).
- Текст. Здесь нужно аргументировать необходимость составления и издания приказа. Указать на внедрение новой инструкции по делопроизводству, на то, кто должен ознакомить с ней необходимых работников, кто отвечает за контроль над исполнением приказа. Как правило, это сам руководитель компании, если она небольшая.
- Подписи упомянутых в приказе работников.
К приказу нужно приложить саму инструкцию. Ее нужно будет хранить вместе с ним.
Подписанный руководителем документ регистрируют в журнале приказов. Его копии и саму инструкцию передают ответственным работникам.
Образец приказа
Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер» (ООО «Юпитер»)
Приказ № 45
г. Ижевск
«12» августа 2020 года
Об утверждении инструкции по делопроизводству
В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ООО «Юпитер» приказываю:
- Утвердить инструкцию по делопроизводству, прилагаемую к настоящему приказу.
- Руководителям структурных подразделений ознакомить всех сотрудников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с ее нормами. Срок исполнения — до «19» августа 2020 года.
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Приложение: инструкция по делопроизводству на 65 л. в 1 экз.
Генеральный директор Соколов / П. А. Соколов
и других мероприятий
4.1.1. Решения, принятые на заседаниях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых в Администрации и в структурных подразделениях, оформляются протоколом.
4.1.2. Протокол имеет следующие реквизиты:
«Наименование вида документа»;
«Заголовок к тексту»;
«Дата документа»;
«Подпись».
Наименование вида документа — слово «ПРОТОКОЛ» — печатается на расстоянии 4,5 см от границы верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
В заголовке, как правило, указывается наименование мероприятия. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами.
Дата протокола обозначается словесно-цифровым способом, располагается от правой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита и отделяется от него линией. Датой протокола является дата проводимого мероприятия.
4.1.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), секретаря и количество (список) присутствующих, повестка дня. Каждый пункт нумеруется арабской цифрой и отвечает на вопрос «О ком?» («О чем?»).
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по следующей схеме:
СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ:
(печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля).
Решение в текстовой части протокола печатается полностью, при необходимости приводятся данные об итогах голосования.
4.1.4. Протоколы подписываются председателем (председательствующим) и секретарем.
Реквизит «Подпись» отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и включает в себя слово «Председатель» («Председательствующий»), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного доступа, в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка: «Для служебного пользования» (пишется без кавычек).
Протокол и выписка из него печатаются на бланках установленного образца (приложения № 6 и 7 к настоящей Инструкции).
4.1.5. Копии протоколов, выписки из них заверяются печатью Администрации (структурного подразделения) для документов.
На копиях протоколов, выписках из них указываются инициалы и фамилии лиц, которым они направляются.
После отправки копий протоколов, выписок из них адресатам подлинники протоколов с отметками о дате отправки их копий и выписок из них подшиваются в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой.
Подготовительный этап
Разработчики инструкции основываются на нормативных
документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с
документами. Кроме указанной Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения
национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов».
При разработке инструкции могут использоваться инструкции
по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям
законодательства в сфере информации и документации.
После изучения нормативных документов исследуется
документационное обеспечение организации, а именно:
● структура
организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);
● структура
аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе
приказа о распределении обязанностей между руководством и других
организационно-правовых и распорядительных документов);
● функции
организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении,
положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);
● функции
отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе
организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность
(положений, регламентов, инструкций и др.));
● функциональные
обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);
● состав
документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;
● организация
работы по приему и отправке документов;
● система
регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по
регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или
автоматизированным);
● организация
контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов,
картотек, используемых для контроля за исполнением);
● система
хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры
дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в
подразделениях);
● организация
работы исполнителей с документами;
● порядок
использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок
выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;
● организация
работы по отправке и получению документов по факсу;
● порядок
использования электронной почты.
Основные источники сведений об организации работы с
документами – это нормативные, методические, информационно-справочные
документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно,
особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после
изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и
работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.
При сборе материала особое внимание необходимо обратить на
следующие вопросы:
● компетенция
руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей
подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);
● виды
документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями
руководителя, руководителями подразделений);
● виды
бланков документов, используемых в организации;
● порядок
согласования (визирования) документов;
● порядок
подписания документов;
● виды
документов, утверждаемых руководителем;
● виды
и разновидности документов, заверяемых печатью организации;
● место
хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за
хранение и использование печатей;
● места
регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы
данных), применяемые для этого;
● регистрируемые
и нерегистрируемые документы;
● организации,
из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).
