Должностная инструкция офис-менеджера: права и обязанности

Должностная инструкция офис-менеджера: источники требований для персонализованного документа

При составлении персональной должностной инструкции для любой должности учитывайте, что:

документ должен сохранить общепринятую типовую форму;
инструкция должна быть компактной и отражать общие функциональные обязанности сотрудника, но с достаточной детализацией, чтобы можно было определить точный характер функций;
должностные функции также связываются с другими внутренними документами компании, где могут быть конкретизированы более подробно.

Учетная политика разрабатывается отдельно, менеджерским и бухгалтерским персоналом, согласовывается с учредителями. Участие кадрового менеджера в разработке этого документа официального внутреннего учета опосредовано. При этом при разработке корпоративной политики кадровый отдел является основным исполнителем, источником требований, так как обязан урегулировать все коммуникации между сотрудниками, а также описать функции для достижения эффективных условий работы.

Функции офис-менеджера связаны напрямую с корпоративной этикой и политикой, потребностями в организации работы руководителей, рабочими связями между персоналом. По этой причине описание должностных обязанностей офис-менеджера является прерогативой кадрового менеджера, который должен учесть весь объем коммуникаций, который потребуется отслеживать сотруднику.

Документы-источники

Источником требований и функций для должности офис менеджера может быть ряд внутренних документов, на которые можно сослаться в инструкции, чтобы обеспечить компактное изложение:

Учетная политика компании – это бухгалтерский документ, заверяемый в форме приказа руководителя. Он фиксирует особенности хозяйственного учета, в который, как известно, входит хозяйственный и оперативный учет. Хозяйственный учет, в свою очередь, делится на бухгалтерский и управленческий учет.

Учетная политика является внутренним документом, синхронизирующим процессы учета и опирающаяся на корпоративные правила и общие требования к учету. Она конкретизирует и формализует все формы учета, но отличается по характеру от внутрикорпоративного документа корпоративной политики.

Корпоративная политика – это документ, определяющий правила деловых взаимоотношений на фирме, они могут носить этический или функциональный характер. Подпись директора формальна, в основном такие документы утверждаются на заседании учредителей, но это не является обязательным требованием, как с Учетной политикой. Корпоративные документы могут быть просто внедрены и не заверяться.
Правила техник безопасности – документ, редко применяемый к должности офис-менеджера, регламентирует поведение сотрудника по отношению к технической безопасности.
Трудовой кодекс РФ (КЗоТ) – свод актов и правил, которым не должны противоречить любые внутренние документы.
Гражданский кодекс – еще один свод правил, соблюдение которых должно отслеживаться во всех внутренних документах компании.

Юридическая подоплека

Обратите внимание, что компания не может описать требования к сотруднику, нарушающие нормы Трудового и Гражданского кодекса, который определяет законное поведение частных лиц. Кроме того, несоответствие должностной инструкции законным нормам может повлечь обоснованные претензии сотрудника и судебную компенсацию морального ущерба, а также крупное выходное пособие в случае увольнения

Стоит отметить, что должность офис-менеджера предполагает знание многих внутренних нюансов, без которых не существует ни одна компания. По этой причине нужно придавать особое значение не только организации офисных процессов, которые помогут избежать возможных законодательных нарушений в работе, но и организуют эффективную работу всех участников.

Это справедливо не только для офис-менеджера, но и всего офисного персонала, которым он управляет. Работники офиса могут быть свидетелями разных ситуаций, поэтому в организациях, чтобы исключить как негативные проявления, так и участие в них незаинтересованных лиц, следует тщательно прорабатывать должностные инструкции.

Особенности профессии офис-менеджера

Офис-менеджер – это специалист, занимающийся управлением офисными работами в компаниях различных отраслей. Какие требования и квалификации нужны, чтобы стать офис-менеджером?

Образование: Чтобы работать в должности офис-менеджера, необходимо иметь высшее образование по экономическим или менеджмент-специальностям.
Знания и умения: Офис-менеджер должен иметь хорошие организационные и административные навыки, уметь работать с компьютером и офисной техникой, а также быть грамотным и уметь вести деловую переписку.
Личные качества: Офис-менеджер должен быть ответственным, внимательным к деталям, коммуникабельным и уметь работать в коллективе.

Какие обязанности выполняет офис-менеджер? Офис-менеджер должен знать основные положения и функции офисного менеджера. Он отвечает за обеспечение эффективной работы офиса: контролирует состояние офисного оборудования и инфраструктуры, организует рабочие места, распределяет задачи сотрудникам. Кроме того, он принимает и обрабатывает поступающую корреспонденцию, ведет учет документов и предоставляет необходимую информацию сотрудникам и посетителям.

Какие есть общие особенности профессии офис-менеджера? Ключевая особенность – это необходимость быть гибким и уметь быстро реагировать на различные ситуации и изменения в рабочем процессе. Офис-менеджер должен быть ориентирован на результат, уметь работать в напряженных условиях и эффективно управлять своим временем. Он также должен быть внимателен к деталям, чтобы избежать ошибок и неурядиц в работе офиса.

Как повысить свою квалификацию в этой профессии? Для того чтобы стать более востребованным офис-менеджером, можно пройти дополнительное обучение по специализированным программам и курсам в области управления и организации работы офиса. Также можно изучать новые технологии и программные платформы, которые помогут автоматизировать процессы и повысить эффективность работы.

Основные должностные положения офис-менеджера необходимо отражать в резюме при поиске работы в этой сфере. В резюме нужно указывать образование, опыт работы и навыки, связанные с управлением офисными процессами. Также стоит упомянуть все достижения и особенности работы в предыдущих местах работы, чтобы произвести благоприятное впечатление на работодателя.

Резюме при отсутствии опыта

Работодателю выгодно заместить вакансию опытным сотрудником, однако, отсутствие опыта не станет препятствием, если кандидат имеет профильное образование, успешно прошел практику, обладает необходимыми личными качествами и желанием расти и развиваться в рамках выбранной профессии.

Составление резюме соискателем без опыта работы происходит по тому же принципу, за исключением того, что раздел о предыдущем месте работы не будет заполнен. Соискатель не может указать своих личных достижений, но он может перечислить задачи, которые выполнял в процессе прохождения практики, и отразить навыки, приобретенные им в ходе обучения.

При написании резюме стоит сделать акцент на обучаемость и готовность к изучению нормативных документов. Если кандидат на должность в процессе прохождения практики освоил некоторые навыки, следует отразить это в резюме. К примеру:

Совместно с руководителем практики принимал участие в подготовке пакета документации по презентации компании новым клиентам;
Производил учет канцелярских принадлежностей и составлял заявку на их пополнение;
Изучил принципы работы офисной оргтехники и системы внутренней коммуникации компании;
Помогал руководителю практики вести журнал учета входящей и исходящей корреспонденции;
Повысил свои коммуникативные навыки в общении с руководящим звеном компании.

Этот список не исчерпывающий, соискатель вправе добавить в него и другие навыки, входящие в круг его обязанностей.

Для чего нужно сопроводительное письмо к резюме

Сопроводительное письмо не является обязательной составляющей резюме, однако его наличие выделит вашу анкету среди конкурентов на замещение должности, и поможет кадровику составить первое впечатление о кандидате. Сопроводительное письмо не дублирует, а дополняет резюме. В нескольких строках нужно изложить свою заинтересованность в получении должности и кратко перечислить факты, которые заинтересуют работодателя.

Пример:

Профессиональные разделы

Профессиональный раздел соискателя скрупулезно изучаться сотрудником, ответственным за найм персонала

Именно поэтому важно качественно и правильно презентовать себя, перечислив профессиональные навыки и компетенции, имеющие отношения к конкретной вакансии

Об обязанностях

В этом разделе необходимо перечислить, какую работу соискатель выполнял на прежнем месте работы. Ориентируйтесь на перечень должностных обязанностей, который будущий работодатель указал в размещенной вакансии. Чаще всего, у соискателей данного профиля в резюме встречаются следующие из них:

Обеспечивал готовность офиса к работе путем проверки работы оргтехники, наличия расходных материалов, канцелярских принадлежностей;
Контролировал документооборот, вел журналы входящей и исходящей корреспонденции;
Занимался ведением табелей учета рабочего времени сотрудников офиса, своевременно передавал их в бухгалтерию;
Осуществлял контроль над соблюдением санитарных норм в части освещенности, вентиляции и температурного режима в офисе;
Осуществлял контроль над работой курьера и водителя;
Контролировал соблюдение дресс-кода и трудовой дисциплины;
Организовывал встречи с клиентами, помогал посетителям в решении их вопросов;
Заказывал билеты и номера в отелях для командировок руководителя;
Контролировал работу клининговой компании;
Своевременно заказывал питьевую воду, продукты для кофе-брейков и гигиенические материалы для санитарных комнат офиса;
Выполнял иные распоряжения руководства компании.

Если на предыдущем месте работы сотрудник выполнял другие обязанности, входящие в компетенцию офис-менеджера, список можно расширить.

Достижения для резюме

Помимо выполнения стандартных обязанностей, в каждой работе есть место творческому подходу и внедрению передовых технологий. Если соискатель имеет персональные достижения, которые помогли усовершенствовать рабочие процессы, следует указать их в резюме, отметив, какую пользу компании принесли введенные новшества. Например:

Разработал и внедрил новую форму журнала учета рабочего времени сотрудников, что позволило на 20% ускорить его заполнение, исключив ошибки;
Усовершенствовал систему подачи заявок на пополнение запасов канцелярских принадлежностей и расходных материалов для оргтехники, что помогло избежать дефицита указанных предметов в офисе руководителя.

Образование

В этом разделе необходимо указать полученный соискателем уровень образования. Перечислите оконченные учебные заведения, а также курсы и тренинги для повышения квалификации.

Не забудьте обозначить даты начала и окончания образовательных программ.

Ключевые навыки

Этот раздел резюме дает понимание потенциальному работодателю, какие обязанности сможет выполнять офис-менеджер без длительной подготовки в условиях нового места работы. Поэтому в резюме очень тщательно перечислить те профессиональные навыки, которыми обладаете:

Опыт в создании деловой атмосферы для коллег и клиентов компании;
навыки в координации работы персонала и офисных служб;
опыт в обеспечении всем необходимым служб предприятия;
навыки работы с документами, ведением профильной отчетности;
навыки работы с офисными программами: Word, Exel, PowerPoint;
опыт работы с профессиональными программами: Контур.Диадок, Архив документов, Учет договоров;
опыт организации деловых и развлекательных мероприятий (до 50 человек);
опыт работы с офисной техникой: сканер, принтер, ксерокс, факс.

Раздел о личных качествах

Профессионализм сотрудника очень важен для успешной работы, но стоит помнить о том, что люди находятся в социуме и постоянно взаимодействуют друг с другом. Именно поэтому, личные качества не менее важны для успешной работы. Должность офис-менеджера подразумевает наличие таких черт характера, как (разобьём на две группы):

1 группа (влияющие на выполнение прямых обязанностей):

Аналитический ум и хорошая память;
Быстрая обучаемость, умение работать в режиме многозадачности и цейтнота;
Способность к обработке больших объемов информации;
Умение ставить цели и добивать результата.

2 группа (влияющие на взаимодействие с внешней средой):

Честность и порядочность;
Коммуникабельность и доброжелательность;
Стрессоустойчивость;
Самодисциплина, ответственность и организованность;
Трудолюбие, внимательность, усидчивость, пунктуальность;
Самокритичность и адекватная реакция на критику.

Перечисляя личные качества, сделайте упор на тот факт, что вы готовы отстаивать интересы компании.

Порядок приема на работу

Составление должностной инструкции выполняется независимо от поступления сотрудника на службу. Фактически сотрудник подписывает готовый документ, который не может быть изменен в соответствии с его пожеланиями. Исключение составляют люди, нанимающиеся в результате проведения конкурса. На всякий случай напомним, что такие сотрудники не могут наниматься с испытательным сроком.

В других случаях не рекомендуем нанимать человека без оформления на работу во время испытательного месяца. Фактически, если сотрудник приступил к работе, он является нанятым постоянно, в этом случае без подписанного контракта вам будет сложно решить конфликтные вопросы.

Рекомендуем проводить оформление в следующей последовательности:

первичное собеседование;
вторичное собеседование с руководством;
встреча по согласованию документов: покажите сотруднику его контракт, должностную инструкцию и передайте для изучения все необходимые и внутренние документы, а также внутренний распорядок дня;
если будущий сотрудник согласен подписать и согласиться с требованиями, переходите к подписанию;
на подпись предлагается: контракт или трудовой договор, ознакомление с техникой безопасности, должностная инструкция, внутрикорпоративная политика, этический кодекс, правила внутреннего распорядка, а также документ об ознакомлении со списком корпоративных правил с перечислением документов.

Позаботьтесь о том, чтобы у сотрудника на руках были все необходимые оригиналы и копии документов. Это внесет ясность во взаимоотношения работодателя, работника и, соответственно, начальника кадровой службы. Представьте нового человека в вашей команде его коллегам. Это создаст благоприятный фон и правильное отношение со стороны всех участников.

Обязанности офис-менеджера

Управление офисом: обеспечение эффективной работы офиса, контроль за соблюдением рабочих процессов и требований;
Организация встреч и переговоров: планирование и координация встреч, прием и размещение гостей, подготовка необходимых материалов;
Работа с документацией: оформление и контроль документов, ведение деловой переписки, архивирование документов;
Управление рабочим пространством: обеспечение необходимыми материалами и техникой, поддержание порядка и чистоты;
Координация работы сотрудников: распределение задач, контроль выполнения, поддержка коммуникации и сотрудничества;
Решение организационных вопросов: заказ и закупка офисного оборудования, обслуживание и ремонт техники;
Поддержка работы персонала: организация рабочих мест, обучение сотрудников компьютерным программам и обеспечению;
Выполнение других функций, связанных с работой офиса и требованиями компании.

Для успешного выполнения своих обязанностей офис-менеджер должен обладать определенными качествами и навыками. К таким качествам можно отнести:

Ответственность: офис-менеджеру необходимо быть ответственным и исполнительным;
Организованность: умение планировать и организовывать свою работу и работу офиса;
Коммуникабельность: способность эффективно общаться и работать с людьми;
Умение работать с компьютером и офисной техникой: необходимые компьютерные навыки для работы с текстовыми и таблицами, знание программы Microsoft Office;
Обучение и самообразование: готовность к постоянному обучению и повышению своих профессиональных навыков;
Умение работать с большой нагрузкой: способность эффективно организовывать свое время и работать с большим объемом задач.

Для работы офис-менеджером необходимо иметь определенное образование. Рекомендуется получить специальность «Офис-менеджмент» в университете или пройти специальные курсы обучения

Также важно иметь опыт работы в офисе или схожей должности

Офис-менеджеры имеют свои преимущества и недостатки в рабочей среде. К преимуществам можно отнести:

Стабильность: офис-менеджеры работают в офисе и имеют стабильный график работы;
Развитие: возможность развития и повышения квалификации в рамках своей должности;
Разнообразие: работа с разными людьми и задачами, что делает работу интересной и разнообразной;
Возможность влиять: офис-менеджер может влиять на организацию работы офиса и улучшать процессы.

Однако, у офис-менеджеров есть и некоторые недостатки:

Рутинность: выполнение повседневных задач и необходимость следовать определенным процедурам;
Ответственность: офис-менеджер несет ответственность за эффективность работы офиса и выполнение поставленных задач;
Высокая нагрузка: работа офис-менеджера может быть связана с большой нагрузкой и необходимостью быстро реагировать на изменения и срочные задачи.

Таким образом, должность офис-менеджера требует определенных качеств и навыков, а также специального образования. Рекомендуется получить специализацию в области офисного менеджмента и иметь опыт работы в офисе или схожей должности. Работа офис-менеджера имеет свои преимущества и недостатки, но в целом является ответственной и организованной профессией.

Положения должностной инструкции офис-менеджера

В содержании ДИ офис-менеджера нужно указать следующие пункты:

дата и место составления документа;
сведения о работодателе и сотруднике;
требования к квалификации, опыту работы и навыкам гражданина, принимаемого на должность офис-менеджера;
описание рабочего места и основных трудовых функций;
порядок выплаты денежного вознаграждения;
условия и гарантии за работу вне места расположения основного офиса предприятия;
перечень прав и обязанностей менеджера, пределы его компетенции и полномочий;
режим рабочего времени, требования к дисциплине труда;
условия безопасности и охраны труда, которые гарантируются работодателем;
основания для привлечения к ответственности за неисполнение должностных обязанностей.

После оформления должностной инструкции с конкретным менеджером не должно возникать спорных вопросов относительно разграничения полномочий и обязанностей с другими специалистами.

В содержании инструкции не обязательно отражать правила внутреннего трудового распорядка, если офис-менеджер знакомился с ними под роспись при приеме на работу.

Однако для отдельных категорий специалистов могут вводиться отступления от стандартного графика рабочего времени и условий труда. Например, для обеспечения круглосуточного приема звонков от клиентов и потребителей, может устанавливаться посменный режим работы с выплатой компенсации за ночное время.

Среди профессиональных и деловых навыков, которые предъявляются к менеджеру, отмечается опыт работы, умение работать в основных программных продуктах на ПК, знание основ делопроизводства и кадров. Специальных требований к образованию, как правило, не установлено, однако для отдельных направлений деятельности такой пункт может предусматриваться в ДИ (например, при работе офис-менеджером в финансовой организации).

Подчиняется офис-менеджер непосредственно руководителю предприятия. Условиями инструкции пожжет предусматриваться штат сотрудников, которые по роду деятельности подчиняются менеджеру. Как правило, это штат работников, связанный с обеспечением организационно-хозяйственных функций компании.

Пример ДИ ОФ-секретаря можно скачать здесь, а кадровика — тут.

Образец ДИ офис-менеджера-секретаря

Образец ДИ офис-менеджера-кадровика

Обязанности и функции офис-менеджера

Должностные обязанности офис-менеджера в компании включают выполнение широкого спектра функций, связанных с организацией работы офиса и поддержкой его эффективной работы.

Основные обязанности офис-менеджера включают:

Организацию и контроль работы офиса, обеспечение выполнения предписаний руководства, контроль своевременности и качества работы сотрудников офиса.
Обеспечение работы и поддержки оргтехники и программного обеспечения в офисе, управление офисным оборудованием и материалами.
Организацию деловых встреч, конференций и совещаний, внутреннюю и внешнюю деловую переписку, поддержку эффективного обмена информацией внутри компании и с внешними партнерами.
Обеспечение поддержки организации рабочих мест и рабочей среды, управление офисной инфраструктурой и ресурсами, включая услуги офиса, охрану, уборку и другие административные задачи.
Составление и поддержание отчетности, ведение учетной документации, контроль за соблюдением процедур и положений, связанных с офисной деятельностью.

Знание организационных и административных процедур, умение работать с офисным оборудованием и программным обеспечением.
Коммуникабельность и организаторские навыки, способность эффективно решать конфликтные ситуации и координировать работу коллектива.
Аналитический склад ума и умение оперативно принимать решения.
Ответственность и внимательность к деталям, умение управлять временем и ресурсами.
Умение работать в команде и под давлением, стремление к саморазвитию и повышению квалификации.

Что нужно знать, чтобы успешно работать офис-менеджером? Для эффективного выполнения обязанностей в данной должности необходимо иметь хорошее знание организационных процессов, бизнес-процессов и принципов работы компании

Также важно уметь составлять документацию, вести учет и отчетность, обладать базовыми навыками работы с компьютером и программным обеспечением. Владение английским языком и навыки работы с социальными сетями будут дополнительным преимуществом

Кто может стать офис-менеджером? Эта должность подходит для людей с разным уровнем образования и опытом работы. Однако, для повышения шансов на успех в этой области, рекомендуется иметь высшее или среднее специальное образование по соответствующей специальности или пополнять свои знания и навыки в области организации работы офиса.

Вывод: офис-менеджер выполняет важные функции по поддержке работы офиса и обеспечению его эффективной работы. Успех в этой должности зависит от знаний, качеств и навыков соискателя, а также его способности эффективно организовывать процессы и управлять ресурсами.

Ответственность

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:

4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисциплины.

4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей.

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом генерального директора.

С инструкцией ознакомлен:

Несколько советов: как составлять документ

Приведем несколько советов, которые помогут составить хороший документ, описывающий функции офис-менеджера:

Возьмите за основу стандартную форму должностной инструкции, причем подберите шаблон максимально подходящий под ваши требования

Обратите внимание, что не все шаблоны учитывают все аспекты работы.
Соберите требования к сотрудникам у руководства.
Выслушайте пожелания работников, которые будут находиться в подчинении.
Ознакомьтесь с внутрифирменной методологией CRM.
Выделите моменты во внутрикорпоративных документах, касающиеся должности офис-менеджера.
Кратко опишите, используя формалистическую методологию, требования к квалификации, функции, права и обязанности.
Обязательно делайте ссылки на другие внутренние документы, упоминая их название в инструкции.
Попросите юридический отдел проанализировать проект, а после полной готовности подписать типовую форму.
Представьте ее директору, затем проведите процедуру подтверждения.
Придерживайтесь общих правил составления подобных документов:
потребуется детальное, но при этом краткое и четкое описание трудовых функций офис-менеджера;
обязательно определение квалификации и набора знаний;
в отдельных случаях работодатели вписывают требования к повышению квалификации;
необходимо определить модель взаимодействия офис-менеджера со всеми другими сотрудниками.

Какими правами обладает офис-менеджер

Офис-менеджер наделяется определенным объемом прав. Частью этих прав обладают все сотрудники организации, но есть и специфические права, которые используются сугубо на этой должности. Чтобы сотрудник знал, какими правами он может воспользоваться, они отображаются в должностной инструкции.

Так, офис-менеджер наделен правом требования от других сотрудников доработки определенных документов, например отчетов о командировках. Если офис-менеджер ведет прием клиентов, то он наделяется правом принимать решение о приеме незапланированных посетителей (т. е. без предварительной записи)

Но при этом он должен уметь правильно оценивать важность такого визита, а также возможный вред от задержки решения отдельных вопросов, вызванной отказом посетителю во встрече с сотрудником или руководством компании

Общие сведения о документе

Менеджеры являются основой управленческого аппарата любой компании, обеспечивают связь между руководством и рядовыми сотрудниками. Эта должность характеризуется универсальностью функций – менеджер может осуществлять обязанности секретаря, завхоза, кадровика, специалиста по приему посетителей и клиентов, руководителя структурных подразделений ООО и даже иногда бухгалтера.

Менеджер входит в управленческий штат, его рабочее место, как правило, находится непосредственно в центральном офисе предприятия. Соответственно, с работой в офисе будет связаны права, обязанности и полномочия, которые будут отражены в должностной инструкции.

Суть и цель

в содержание ДИ включается общий и индивидуальный блок пунктов – в первой части будут указаны положения, которые распространяются на всех сотрудников компании, тогда как вторая часть будет описывать специальные требования к должности;
должностная инструкция сохраняет свое действие на весь период работы – любые изменения в ДИ допускаются только по соглашению сторон, либо при смене должности или рабочего места;
даже для смежных должностей менеджеров положения инструкции могут отличаться – это зависит от условий трудового договора, перечня выполняемых полномочий и направления деятельности.

При оформлении на работу издается распорядительный приказ, после чего подписывается трудовой контракт. На основании этих документов будет разработана должностная инструкция офис-менеджера, а ее экземпляр будет храниться в личном деле.

При отсутствии должностной инструкции неизбежно возникнут спорные вопросы при определении функциональных обязанностей, привлечении к дисциплинарной ответственности, взыскании материального ущерба.

Какими нормативными актами регулируется

На законодательном уровне не утверждены нормативные требования к должностной инструкции офис-менеджера. Поэтому подлежат применению общие и специальные нормы ТК РФ, а также локальные акты и положения.

Нередко на предприятии сразу утверждаются типовые бланки инструкций для всех категорий специалистов, однако при трудоустройстве конкретного сотрудника ДИ должна быть индивидуализирована.

Виды

В зависимости от сферы деятельности предприятия и возложенных функций, могут оформляться инструкции для следующих категорий офис-менеджеров:

кадровые менеджеры – осуществляют полномочия по оформлению кадровой документации, ведению документооборота, прием и увольнение сотрудников, и т.д.;
менеджер по работе с клиентами – в обязанности входит прием звонков и входящих обращений от клиентов, урегулирование спорных вопросов, запись на прием к профильным специалистам;
менеджер по продажам — поиск контрагентов и реализация продукции, оформление договорной и сопроводительной документации, сопровождение переговоров;
менеджер по логистике – обеспечение транспортных нужд предприятия, доставка продукции до структурных подразделений, и т.д.;
менеджер по связям с общественностью – представляет интересы компании в СМИ, при публикации информационных статей и рекламных сообщений.

Нередко должность менеджера может включаться часть перечисленных функций, либо вовсе носить универсальный и комбинированный характер.

Кто составляет и где используется

Бланк должностной инструкции заполняет представитель работодателя — как правило, это входит в обязанности специалиста кадровой службы. После подписания трудового договора и составления инструкции, менеджер должен ознакомиться с ее содержанием под подпись. После оформления, по одному экземпляру инструкции передается работнику и работодателю.

Применение должностной инструкции связано со следующими обстоятельствами:

определение пределов компетенции менеджера при взаимодействии с подчиненными и руководством;
определение обязанностей, за исполнение которых будет отвечать офис-менеджер;
требования к режиму и дисциплине труда, в том числе по специальному графику;
основания для привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности.

Если между сторонами возникнет трудовой спор с передачей дела в суд, должностная инструкция будет использоваться как доказательство.

Офис-менеджер и помощник директора — должностная инструкция для этих профессий рассмотрена в видео ниже:

Корпоративные системы управления и работа офис-менеджера

В работе офис-менеджера, который совмещает свои обязанностями с должностью секретаря, нередко возникает необходимость работы с корпоративной системой управления. Речь идет об определенном программном продукте, который часто внедряется в компаниях независимо от типа и характера бизнеса. Системы управления взаимоотношения с клиентами (CRM) позволяют учитывать все звонки и контакты, поступающие на фирму, в том числе, звонки руководству.

Должность офис-менеджера часто подразумевает не просто знание работы компьютера в качестве пользователя, но и более высокий профессиональный уровень. В отдельных случаях в должностной инструкции стоит оговорить не только знания в этой области, например, платформы SAP, но и функциональность, связанную с электронными системами учета.

На этом этапе будем считать, что разобрались во взаимодействии офис-менеджера с работой бухгалтера, маркетолога и секретаря. Связь между этими должностями обеспечивается через операционный учет и управление деловыми коммуникациями, которые часто представлены определенными продуктами. Владению навыками работы с такими офисными средствами можно научиться на специальных курсах. Лучше степень владения CRM, ERP, такими бухгалтерскими продуктами как 1C зафиксировать в должностной инструкции в навыках сотрудника.