Как главбуху без проблем уйти в отпуск
Но такое лицо указывается в ЕГР не вместо директора (данные о директоре остаются неизменными), а дополнительно как лицо, которое может действовать без доверенности. Что касается главбуха, то тут ситуация иная. Данные о главном бухгалтере в принципе не вносятся в ЕГР, поэтому нет необходимости информировать госрегистратора о его временной замене. Подавать информацию в ЕГР не нужно, даже если главбух уволился и назначен новый (правда, надо уведомить орган ГФС, см.
об этом ниже).
Инфо
Однако юрлицо вправе внести в ЕГР данные о главбухе и лице, которое его заменяет. В таком случае главбух (его временный заместитель) вносится в ЕГР тоже как лицо, которое вправе действовать от имени юрлица без доверенности (п. 13 ч. 1 ст. 9 Закона № 755). Нужно ли уведомлять орган ГФС по форме № 1-ОПП о временном заместителе директора/главного бухгалтера? Нет, не нужно.
Трудовой кодекс — замещение на время отпуска
На период, когда основной работник уходит в отпуск, выполнение его обязанностей переходит к другому лицу. Трудовой кодекс предусматривает 4 варианта, при которых возможно возложение обязанностей иному человеку. Они следующие:
Временный перевод регламентируется статьей 71 ТК РФ, обозначая его в качестве изменений трудовых функций сотрудника, который будет исполнять предписанные обязанности отсутствующего на время каникул работника, изменение местности либо структурного подразделения.
Работа по совместительству означает такую форму замещения должности, когда сотрудник выполняет одновременно два вида деятельности в разное время.
Как оформить замещение сотрудника на время отпуска?
Оформление замещения основного работника зависит от способа, по которому осуществляется возложение обязанностей на иного человека. Рассматривая совмещение оформлять документы нужно в следующем порядке:
- получить согласие сотрудника;
- подписать дополнительное соглашение;
- издать приказ.
Замещение посредством перевода на должность основного сотрудника имеет такой же порядок при оформлении. Разница в этом случае касается только того, что переведенный на время специалист будет выполнять только одни рабочие обязанности.
Оформлять срочный договор нужно без дополнительных соглашений. Указать в нем необходимо сроки, которые устанавливаются сотруднику для получения должности временно отсутствующего специалиста компании.
Работа по совместительству требует предшествующее заявление нового сотрудника, после чего имеет место заключение трудового договора, издание приказа, говорящего об исполнении обязанностей совместительству.
К слову, здесь рассказано о том, как делается перевод работника на другую работу без его согласия.
Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника на время отпуска
В связи с уходом основного сотрудника в отпуск работодатель должен подобрать нового временно работающего специалиста и оформить его согласно требованиям Трудового кодекса. Одним из таких требований является оформление приказа, образец которого имеет форму со следующей структурой:
- номер и дата;
- название документа;
- причины для оформления замещения;
- данные временно отсутствующего сотрудника;
- данные замещающего лица;
- сроки возложения обязанностей;
- трудовые функции, подлежащие к исполнению;
- подписи руководителя, работника, замещающего коллегу.
Трудовым кодексом данный образец не унифицирован, поэтому приказ составляется произвольно.
Законодательная база
Работник может отсутствовать на рабочем месте по многим причинам, среди которых:
- различного вида отпуска (ежегодный, учебный, без содержания);
- временная нетрудоспособность;
- командировка и т.п.
В Трудовом кодексе определения лица, временно исполняющего обязанности (и.о. или врио) не дано. На практике под исполняющим обязанности чаще всего понимается:
- лицо, совмещающее исполнение обязанностей отсутствующего работника одновременно с исполнением обязанностей по своей основной должности;
- внутренний или внешний совместитель, то есть лицо, выполняющее обязанности отсутствующего работника во время за пределами своего рабочего времени по основной должности;
- лицо, переведенное на должность на период отсутствия основного работника.
Все эти случаи предполагают особые, отличные друг от друга условия оформления исполнения обязанностей.
Должностная инструкция и трудовой договор могут уже содержать в себе условия об исполнении обязанностей работника определенной должности в случае его отсутствия другим работником (например, заместителем директора или начальника, ведущим специалистом и т.д.).
Однако наличие этих положений не отменяет обязанности документального оформления исполнения обязанностей.
Положена ли доплата за замещение?
Законодательные основы замещения
- Трудовой кодекс РФ не содержит прямых указаний о доплате за замещение.
- Однако, в соответствии со статьей 180 ТК РФ, работнику, замещающему временно отсутствующего по уважительной причине работника, может быть выплачено дополнительное вознаграждение.
Условия выплаты доплаты за замещение
Для того чтобы работнику была положена доплата за замещение, необходимо учесть следующие условия:
- Замещение должно происходить на основании приказа работодателя о временном исполнении обязанностей.
- Временное замещение должно длиться не менее определенного внутренними документами организации срока для получения доплаты.
- Работник, временно замещающий должность, должен удовлетворять требованиям квалификации для этой должности.
Установление размера доплаты за замещение
Размер доплаты за замещение определяется внутренними нормативными актами организации и может составлять определенный процент от должностного оклада или фиксированную сумму ежемесячно.
Ответственность работодателя
Таким образом, работникам, временно замещающим должность другого сотрудника на время его больничного листа, может быть положена доплата в соответствии с внутренними нормативными актами организации. Размер доплаты устанавливается отдельно и зависит от решения работодателя. В случае неправомерного уклонения от выплаты доплаты, работник имеет право на защиту своих прав в установленном порядке.
Должностные обязанности кадровика
Прежде чем начать разговор о замене кадровика, попробуем разобраться, как все-таки правильно должна называться должность сотрудника, занимающегося кадровой работой, и вспомним, какие должностные обязанности он выполняет. Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (далее — ЕКС), данная должность называется «инспектор по кадрам».
Если же обращаться к Профессиональному стандарту «Специалист по управлению персоналом», утвержденному Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н (далее — Приказ N 691н), надо сначала отметить, что профстандарт разрабатывается не на определенную должность, а на вид профессиональной деятельности, под которым понимается совокупность обобщенных трудовых функций, имеющих близкий характер, результаты и условия труда (п. 2 Методических рекомендаций по разработке профессионального стандарта, утвержденных Приказом Минтруда России от 29.04.2013 N 170н).
Видом профессиональной деятельности, установленным Приказом N 691н, является «управление персоналом организации». Для данного вида деятельности выделено восемь обобщенных трудовых функций:
- по документированию отношений с персоналом (п. 3.1);
- по обеспечению персоналом (п. 3.2);
- по оценке и аттестации персонала (п. 3.3);
- по развитию персонала (п. 3.4);
- по организации труда персонала и его оплаты (п. 3.5);
- по организации корпоративной социальной политики (п. 3.6);
- по операционному управлению персоналом (п. 3.7);
- по стратегическому управлению персоналом (п. 3.8).
В свою очередь, для каждой обобщенной трудовой функции установлены свои возможные наименования должностей и профессий, а также трудовые функции и действия, необходимый уровень образования, знаний и умений. (В качестве примера представим в таблице ниже требования по первой трудовой функции.)
|
Обобщенная трудовая функция по документированию отношений с персоналом |
|||
|
Трудовые функции |
Основные трудовые действия |
Возможные наименования должностей |
Уровень образования |
|
|
Специалист по кадровому делопроизводству; специалист по документационному обеспечению работы с персоналом; специалист по документационному обеспечению персонала; специалист по персоналу |
5-й уровень. Наличие среднего профессионального образования или дополнительного профессионального образования по программам профессиональной переподготовки или повышения квалификации |
При этом к некоторым функциям предъявляются дополнительные требования, например к опыту работы. Так, по седьмой обобщенной трудовой функции «операционное управление персоналом и подразделением организации» для работы в должности руководителя (начальника) структурного подразделения дополнительно требуется опыт не менее пяти лет в области управления персоналом.
Отметим, что требования, предъявляемые к кадровику Профстандартом, на сегодняшний момент не обязательны. Поэтому работодатель самостоятельно устанавливает и наименования должностей работников отдела кадров, и их должностные обязанности. Он может основываться на положениях Профстандарта или Справочника ЕКС (пока тот еще действует). А будет ли Профстандарт обязательным для кадровика в государственных и муниципальных учреждениях после 1 июля 2016 г., когда вступят в силу изменения в Трудовом кодексе по поводу применения стандартов, станет известно, когда выйдут разъяснения Правительства РФ.
Кто должен расписаться под приказом?
В соответствии с установленными требованиями, приказ о замещении на время больничного должен быть подписан следующими лицами:
1. Руководитель организации
Первым лицом, которое должно расписаться под приказом, является руководитель организации. Возможно, это директор, генеральный директор или руководитель управляющей компании. Подпись руководителя подтверждает его согласие с назначением временного замещения и осведомленностью о причинах такой необходимости.
2. Кадровая служба
Сотрудники кадровой службы, включая ответственных за оформление документов, также должны расписаться под приказом о замещении на время больничного. Это необходимо для подтверждения факта оформления документа и включения данной информации в кадровый учет. Подпись кадровой службы гарантирует правильность и законность процесса замещения.
3. Замещающий сотрудник
Самим важным моментом является также подписание приказа замещающим сотрудником. Он должен подтвердить свое согласие на временное замещение и исполнение обязанностей, указанных в приказе. Подпись замещающего сотрудника подтверждает его ответственность и готовность взять на себя дополнительные обязанности.
Все указанные лица должны расписаться приказе о замещении на время больничного. Их подписи являются документальным подтверждением факта оформления приказа и согласия со стороны всех участников процесса.
О чем говорится в Законе?
Трудовые права и обязанности работника и работодателя регламентируются нормами Трудового Кодекса Российской Федерации. Так, согласно статье 60.2 ТК РФ, работодатель может возложить на своего подчиненного одну из следующих форм дополнительной работы:
Совмещение нескольких должностей;
В этом случае работник выполняет обязанности сразу по нескольким рабочим должностям. Работодатель может возложить на своего подчиненного такую дополнительную работу в случае, если на данный момент в организации есть свободная должность, с которой уволили работника, но ещё не успели нанять нового. Так, например, журналист может совмещать работу редактора, пока работодатель не подыщет человека на эту должность.
Согласно Трудовому Кодексу РФ, работник не обязан беспрекословно соглашаться на совмещение. Если его не устраивает предлагаемая работа, он может отказаться о её исполнения, уведомив работодателя за 3 дня.
Увеличение объема работы;
Увеличение работы означает увеличение трудовых обязанностей по той должности работника, на которой он работает. Так, например, журналист должен писать минимум двенадцать новостей в день, а после увеличения объема работы, дневная норма повысилась до пятнадцати новостей и одного фоторепортажа.
Возлагая на работника дополнительную работу работодатель должен «трезво» оценивать возможности работника и вероятность исполнения такого объема работы.
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника;
От совмещение временное исполнение обязанностей другого работника отличается тем, что документально должность не свободна и принадлежит работнику, который, в силу каких-либо обстоятельств, временно отсутствует (отпуск, болезнь, декрет и т.д.). В таком случае работник, на которого возлагают исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, должен выполнять не только свою работу (своей должности), но и чужую (частично или полностью).
Исполнение обязанностей временного отсутствующего работника должно происходит одновременно с исполнением обязанностей своей основной должности в пределах рабочего дня. Если же работник вынужден работать за другого работника во внеурочное время, это будет считаться совмещением.
Составление приказа. Образец
После получения согласия работника и фиксирования этого согласия в соглашении, о временной передаче обязанностей отсутствующего работнику другому сотруднику издается соответствующий приказ.
В приказе указывается следующая информация:
- Характер обязанностей, который временно передаются от одного работника другому;
- Промежуток времени, в течение которого они будут исполняться;
- Доплата за выполнение дополнительной работы;
После того, как приказ составляется, его передают для ознакомления работнику. Ознакомившись с ним, работник его подписывает.
Образец приказа о возложении обязанностей.doc
На что обратить внимание при составлении приказа
Приказ на сегодняшний день не имеет стандартного унифицированного образца, так что представители организаций и предприятий могут писать его в произвольной форме, исходя из собственного видения документа и потребностей. Некоторые используют шаблон, разработанный и утвержденный внутри фирмы.
При этом, вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, в приказ следует внести ряд определенных сведений. Это:
- номер, место и дата создания документа;
- наименование организации, в которой он издается;
- основание для его формирования (например, ссылка на номер и дату приказа об отпуске или график отпусков)
- в описательной части нужно вписать период, в который назначенное лицо будет исполнять обязанности руководителя предприятия, а также полный перечень возлагаемых на представителя обязанностей (при необходимости в приказе можно ограничить полномочия заместителя);
- если сотрудник наделяется правом подписи, это надо также указать, как и то, сохраняются ли за ним трудовые функции на это время по основной должности;
- также надо отметить порядок, в котором будет компенсироваться увеличение работы (лучше написать конкретную цифру).
Если к приказу прикладываются какие-то дополнительные документы, их нужно отметить в основном тексте отдельным пунктом.
При составлении приказа важно следить за тем, чтобы он был написан с соблюдением норм делопроизводства и составления распорядительной документации, а также правил русского языка
Замещение должности основного работника на время отпуска по ТК РФ
Начальство может использовать любой удобный способ возложения должностных обязанностей отпускников на других сотрудников.
Способы замещения отсутствующего сотрудника на время ежегодного отпуска:
- Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой. То есть будет выполнять свои обязанности и отпускника за определенную доплату.
- Совместительство. Человек будет тратить свободное от работы время на обязанности отдыхающего лица. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
- Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
- Приём временного работника. Заключается срочный договор на срок отпуска основного сотрудника. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего отпускника привлекается посторонний человек.
Вне зависимости от выбранного способа замещения и возложения обязанностей понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.
Образец служебной записки
Служебная записка на исполнение обязанностей отсутствующего и возложение их на другое лицо не во всех случаях используется.
Однако служебка является удобным документом, который применяется внутри компании.
Нет конкретных требований к составлению служебной записки в случае необходимости возложения дел основного сотрудника на другого, однако при написании стоит придерживаться образца, представленного ниже.
С его помощью будет легче составить служебную записку, которая в будущем позволит зафиксировать решения руководителей.
В служебной записке о возложении обязанностей одного лица на другого на период отпуска следует обязательно уточнить следующие моменты:
- Кому направляется документ. Допустим, генеральному директору (ФИО).
- Дата оформления.
- Название документа, к примеру, служебная записка о возложении обязанностей на время отпуска.
- Причина замещения сотрудника.
- Кто будет исполнять роль заместителя.
- От кого направляется записка, должность и подпись данного лица.
В компании может быть свой установленный образец служебной записки. Если же его нет, тогда документ будет иметь свободную форму, однако вышеописанные данные потребуется в него включить.
Образец заявления о согласии
Дополнительная работа на условиях совмещения на период отсутствия основного работника в связи с отпуском назначается только после получения согласия замещающего лица.
Потому как работник должен быть не против того, чтобы на время взять на себя больше обязанностей.
Человек может сам направить заявление, в котором попросит возложить на себя задачи отпускника.
В этом случае следует указать получателя, а также отправителя с уточнением должностей и ФИО.
Далее пишется название документа («Заявление»), после нужно изложить суть просьбы.
Обязательно надо поставить дату подачи заявки и свою подпись.
В этом случае человека уведомят, что имеется возможность временно выполнять обязанности сотрудника. Также укажут, какая положена за это доплата. Если сотрудник согласен на предложение, ему понадобится поставить свою подпись.
Образец приказа
Обязательно должен присутствовать приказ по поводу совмещения обязанностей. В нём следует указать причины, по которой происходит замещение сотрудника.
Также нужно прописать даты, когда другой работник будет выполнять обязанности отпускника.
Указывается, будет ли человеку делаться доплата, а также перечисляются дополнительные условия.
Нужно указать, на каких основаниях создаётся приказ: служебная записка, личное согласие, дополнительное соглашение к трудовому договору.
Далее указываются данные директора и тех людей, с которыми решение было согласовано. Они должны поставить свою подпись, чтобы приказ вступил в силу. Также самого сотрудника обязаны ознакомить с этим документом.
Необходимые документы для оформления временного исполнения обязанностей
В случае длительного отсутствия основного работника применяется правило заключения срочного трудового договора, в котором специально оговорено условие работы до выхода основного сотрудника.
Если же на необходимое место оформляется штатный сотрудник, то об этом издается приказ, с которым обязательно знакомиться указанный человек, тем самым давая свое согласие на это. Либо согласие прикладывается на отдельном листе. При переводе сроком менее одного месяца, согласие необязательно.
Также поступают и при возложении дополнительных обязанностей на сотрудника. При этом в приказе указываются данные об отсутствующем работнике, его должность и размер доплаты за замещение.
Об исполнении функций директора при возложении их на иное лицо
В связи с тем, что исполнительный орган предприятия взаимодействует с третьими лицами, замещение руководителя регулируется не только трудовым законодательством, но и гражданским. Что касается оформления кадровых документов, то на порядок их составления должность замещаемого лица не влияет. Таким образом, содержание приказа остается прежним.
Однако руководство организации не должно забывать, что одного приказа о замещении временно отсутствующего директора будет мало. Следует также заблаговременно позаботиться о доверенности для замещающего лица, банковских карточках и образце подписи замещаемого лица.
Приказ о замещении временно отсутствующего работника составляется на бланке, который разрабатывается самим предприятием, хотя возможно и составление в свободной форме (как на предложенном выше образце). При этом следует лишь соблюсти требования о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа.
Зачем нужно фиксировать согласие работника?
Согласно Трудовому Кодексу, на исполнение дополнительных трудовых обязанностей работник, которому они поручаются, должен дать согласие. Работодатель не имеет права принуждать работника к выполнению работы, которая ему не нравится.
При составлении приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника работодатель должен ознакомить с ним работника, после чего тот должен зафиксировать свое согласие на соответствующем документе. Таким документом может стать заявление или другой документ, составленный в произвольной форме.
Такое заявление будет считаться подтверждающим согласие работника исполнять обязанности отсутствующего работника документом. Срок действия такого документа не должен превышать один календарный месяц. В случае, если работник будет исполнять обязанности дольше, то при необходимости согласие может быть продлено до двенадцати месяцев.
После составления такого заявления, подтверждающего согласие работника, оно оформляется отдельным документом, который будет называться дополнительным соглашением.
О видах соглашения читайте здесь.
В соглашении в обязательном порядке указывается следующая информация:
- название должности, по которой нужно будет исполнять обязанности;
- перечень обязанностей для исполнения;
- количество работы;
- время, в течение которого нужно выполнять работу отсутствующего работника;
Если на момент заключения соглашение не известно, когда отсутствующий работник вернется, в нем ставится пометка «по момента возвращения отсутствующего работника».
доплата за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника предприятия;
Заключение дополнительного соглашения является обязательной процедурой при временной передаче обязанностей отсутствующего работника.
Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа
В таком акте могут присутствовать следующие элементы:
1. Информационный блок, в котором отражаются:
- дата, место составления акта;
- Ф. И. О. увольняющегося директора;
- Ф. И. О. нового директора (заместителя).
2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.
3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).
Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:
- порядковый номер позиции;
- наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
- число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
- необходимые примечания.
4. Блок с подписями:
- лица, передающего полномочия и документы;
- лица, принимающего полномочия и документы.
В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.
Как оформляется исполнение обязанностей отсутствующего работника?
Документальное оформление исполнения обязанностей другого работника зависит от того, сколько по времени работник будет отсутствовать. Так:
Если основной работник будет отсутствовать продолжительное время, то с работником, который займется исполнением его обязанностей, будет заключен срочный трудовой договор. В нем будет указан перечень обязанностей для временного исполнения, а также дата окончания их исполнения;
О процедуре заключения трудового договора читайте здесь.
Помимо этого, при временном переложении обязанностей на другого работника издается приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника. С приказом, в обязательном порядке должен ознакомиться работник, который будет исполнять обязанности отсутствующего. Своё согласие работник может также зафиксировать документально;
В приказе обязательно прописываются реквизиты отсутствующего и замещающего работников, должность, а также сумма доплаты за исполнение обязанностей по другой должности.
Если время отсутствия основного работника составит менее тридцати дней, то никакого документального согласия не требуется;
О том, для чего нужно фиксировать согласие работника, читайте в следующем разделе.
Приказ о временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника
Порядок назначения временно замещающего сотрудника и оплаты дополнительного объема работы регламентируется ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ. Форма приказа о замещении законодательством не установлена, поэтому его составляют по образцу, принятому на предприятии, либо в произвольной форме.
 |
| Скачать форму приказа |
При замещении речь также идет о дополнительной плате за труд. Следовательно, распорядительный акт должен быть использован в бухгалтерии и потому относится к первичным учетным документам. В связи с этим при составлении приказа необходимо соблюдать требования ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которым в нем обязательно должны присутствовать следующие элементы:
- Наименование и дата составления документа.
- Название организации.
- Содержание факта хозяйственной жизни.
- Фамилия, имя, отчество, должность замещаемого сотрудника.
- Фамилия, имя, отчество заместителя.
- Срок замещения (если его можно определить) либо формулировка вида «до выхода сотрудника Иванова на работу».
- Размер доплаты за увеличение объема работы.
- Подпись руководителя.
- Подтверждение ознакомления с приказом сотрудника, временно исполняющего обязанности.
Особенности замены кадровика
Итак, кадровика, как и любого другого сотрудника, можно заменить на время его отсутствия. Но иногда сложности возникают при поиске кандидатуры заменяющего. Ведь если инспектор по кадрам один делает всю кадровую работу, сложно найти в той же организации сотрудника, имеющего такую же квалификацию. Поэтому на время замещения, скорее всего, придется обучить сотрудника выполнению самых основных функций кадровика, в частности оформлению приема и увольнения работников, составлению актов в случае необходимости (например, при нарушении работником трудовой дисциплины). В дальнейшем обученного сотрудника можно будет привлекать для замены постоянно.
Но основная особенность замещения кадровика заключается в том, что, как правило, именно он занимается ведением, хранением, учетом и выдачей трудовых книжек работников. А для выполнения этой трудовой обязанности требуются специальные полномочия.
Обратите внимание! Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Издавая приказ о назначении ответственного лица, руководитель этим же приказом может назначить работника, который будет отвечать за ведение трудовых книжек на время отсутствия основного. (Приведем образец такого приказа ниже.)
---------------------------------------------------------------------------¬¦ Муниципальное образовательное учреждение ¦¦ "Средняя общеобразовательная школа N 1" ¦¦ (МОУ СОШ N 1) ¦¦ ¦¦ Приказ N 15 ¦¦ ¦¦ 14.03.2016 г. Новгород ¦¦ ¦¦ О назначении лица, ответственного за ведение, ¦¦ хранение, учет и выдачу трудовых книжек ¦¦ и вкладышей в них ¦¦ ¦¦ В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ¦¦ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, ¦¦ утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, ¦¦ ¦¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦¦ ¦¦ Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых ¦¦ книжек и вкладышей в них инспектора по кадрам Маркову М.Б. с 15.03.2016. ¦¦ На время отсутствия Марковой М.Б. обязанность по ведению, хранению, ¦¦ учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на ¦¦ секретаря Логинову Б.М. ¦¦ Контроль исполнения приказа оставляю за собой. ¦¦ ¦¦ Директор Краснов /С.В. Краснов/ ¦¦ ¦¦ С приказом ознакомлены: ¦¦ ¦¦ Специалист отдела кадров Маркова, /М.Б. Маркова/ ¦¦ 14.03.2016 ¦¦ Секретарь Логинова, /Б.М. Логинова/ ¦¦ 14.03.2016 ¦L---------------------------------------------------------------------------
Как часто должен издаваться приказ — один раз или каждый год, законодательно не установлено. Поэтому, как правило, его издают один раз, когда на работника возлагается обязанность по ведению трудовых книжек. Новый приказ издается при передаче обязанностей по работе с трудовыми книжками другому должностному лицу.
Имейте в виду, что обязанности по ведению и хранению трудовых книжек должны быть прописаны в должностных инструкциях как основного работника, так и работника, временно его замещающего.
Обратите внимание! В случае отсутствия уполномоченного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек лица производить записи об увольнении в трудовых книжках и заверять их подписью может руководитель организации