Как правильно заполнить трудовую книжку

Материальная ответственность

Материальное взыскание подразумевает ответственность за убытки, которые были нанесены виновным лицом работнику вследствие нарушения своих трудовых обязанностей.

Материальная ответственность может наступить за следующие деяния:

Работодатель не вовремя выдал работнику трудовую книжку.

Организация обязана уведомить работника о том, что ему нужно явиться за трудовой книжкой. Возможен вариант, когда уволенный работник предоставляет письменное разрешение на отправку документа по почте. С той даты, когда было отправлено уведомление, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Сроком задержки является период со дня прекращения трудового договора до даты отправки уведомления. Эти вынужденные прогулы обязан будет возмещать работодатель. Чтобы избежать такой ситуации, уведомление должно быть отправлено на следующий день после увольнения. Эта мера позволит организации снять с себя ответственность.

В трудовую книжку была внесена неправильная или не соответствующая действительности причина увольнения.

В таких ситуациях работник, нарушивший свои должностные обязанности, должен возместить пострадавшему тот заработок, который не был им получен вследствие допущенной ошибки.

Задержать выдачу трудовой книжки могут по разным причинам:

По вине работодателя или уполномоченного лица:

1. трудовую книжку не выдали в день увольнения, хотя такая возможность имелась;
2. работник обратился с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки, но в трехдневный срок его просьба выполнена не была;
3. невыдача дубликата в тех случаях, когда необходимо это сделать.

• Работник не явился для получения трудовой книжки.
• Материальную ответственность уполномоченное лицо будет нести в том случае, если неверно указана причина увольнения, которая помешала собственнику трудовой книжки устроиться на новую работу и получить заработок.

Невыдача работнику вовремя трудовой книжки лишает его всякого заработка, так как без этого документа его не имеют права принять на другую работу. Все вынужденные прогулы виновное лицо обязано оплатить пострадавшему работнику.

Мера ответственности работодателя

То, что книжка сотрудника – его главный документ, заявляет Трудовой кодекс (66-я статья). Закон поясняет, что именно в ней фиксируются сведения о стаже работника, а также о том, какой профессиональной деятельностью занимался гражданин, и насколько успешно. О последнем критерии, например, можно судить на основе раздела о поощрениях сотрудника или по наличию карьерного роста.

Невнесенные записи в трудовую книжку иногда существенно сокращают стаж работника, тем самым отдаляя его выход на заслуженную пенсию.

Поэтому неслучайно, что за небрежное, неправильное ведение трудовых книжек установлена ответственность – как для должностного лица, которому поручено их ведение, так и для организации в целом. Об этом говорится в Правилах ведения ТК, разделе VII (Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003). Законодатель учел, к каким негативным последствиям приводит недобросовестное заполнение указанных документов для работающего гражданина.

Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку установлена Кодексом об административных правонарушениях в п.1, 2 ст. 5.27. Данное деяние рассматривается как нарушение законодательства о труде. Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за него установлены следующие санкции:

• предупреждение (иногда оно становится единственной мерой воздействия на нарушителей);
• наложение штрафа на должностное лицо, допустившего ошибку – в размере 1-5 тысяч рублей;
• наложение штрафа на ИП – в том же размере;
• наложение штрафа на юридическое лицо – в размере 30-50 тысяч рублей.

Величина штрафных санкций увеличивается, если нарушители ранее уже подвергались административному наказанию за аналогичную оплошность. Максимальный штраф компании в этом случае достигает 70 тысяч рублей, ИП – до 20 тысяч, а должностное лицо могут даже дисквалифицировать на срок от 1-го года до 3-х лет.

Как сделать запись в трудовой книжке о переводе на другую должность: инструкция

Перевод работника должен быть зафиксирован в трудовой книжке соответствующего работника соответствующим, а главное законным образом. К сожалению, многие работники отдела кадров осуществляют массу ошибок и предоставляют коллеге не совсем грамотную подпись.

Именно поэтому мы сегодня рассмотрим порядок внесения записи о переводе поэтапно, вычисляя различные нюансы и сложности.

Первым делом сотруднику отдела кадров необходимо удостовериться в том, что соответствующий приказ был издан. Далее, необходимо открыть личное дело работника и извлечь оттуда трудовую книжку работника. Теперь приступаем непосредственно к заполнению документа.

1. Откройте разворот трудовой книжки, где было указаны последние сведения о работе гражданина.
2. Теперь отступите сделанной записи ровно одну строчку
3. Поставьте арабскую цифру, которая будет соответствовать нумерации на странице.
4. Только после этого приступайте к написанию даты в следующем столбце. Дата должна соответствовать дню, кода была внесена запись о переводе. Дата должна быть написана в таком формате: 11.05.2015 г. Нельзя допускать фальсификацию числа ни на сутки, ведь подобное поведение наказывается административным штрафом в достаточно крупном размере.
5. Теперь приступаем к заполнению столбца, хранящего информацию о приеме на работу. Вам не нужно заново писать названии организации.Уже вполне понятно, что перевод возможен только внутри одного производства. Запись делается краткой и емкой, для того, чтобы не занимать слишком много драгоценных полей.

   Запись выглядит так: «Переведен должность … «. Некоторые кадровики иногда пишут причины, к примеру: «Переведен на такую то должность в связи с повышением». Эта приписка совсем не обязательна и не несет никакой полезной информации, именно поэтому стоит ограничиться первым вариантом.

6. В третьем столбце ставится информация о дате вынесения приказа по организации, а также о его порядковом номере. Например: «Приказ № 123 от 10.05.2015 г.».

После этого запись удостоверяется печатью организации и подписью руководителя.

На этом процедура занесения записи в трудовую книжку можно считать оконченной. Вам станет понятней, когда вы ознакомитесь с примером.

Запись в трудовой книжке о переводе на другую должность — образец:Более подробно о приёме на работу и соответствующих записях в трудовой читайте .Теперь стоит поговорить о нюансах, которые сопровождают процесс внесения записи в трудовую.

Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку

Зачастую, такая ответственность превращается либо в предупреждение, либо штраф:

• до 5000 рублей, если речь идет о должностных лицах и предпринимателях;
• до 50 000 рублей, в случае юридических лиц.

Если нарушение будет иметь место повторно, то штраф будет увеличен. Именно поэтому адвокаты и юристы всячески советуют внимательно относится к процедуре заполнения Трудовой книги сотрудника.

Если уже имело место невнесение записи в ТК, то ее следует ввести. Для это следует проделать простую процедуру – вписать объективную пропущенную информацию. Не следует стараться вписать её между записями дабы восполнить хронологический порядок. Вносится она после всех предыдущих записей.

• Указать необходимо: порядковый номер записи;
• корректную дату записи;
• всю требуемую основную информацию;
• номера приказов.

Следует обязательно помнить, что каждая запись в ТК должна строго соответствовать записям в основных документах.

Трудовая книжка – это основной документ, сопровождающий трудовые взаимоотношения сотрудника и работодателя. На его основании осуществляется прием на новую должность. На базе сведений из книжки начисляется пенсия.

Закон предъявляет строгие требования к ее заполнению. Одно из этих требований – обязательное внесение сведений в документ при увольнении сотрудника.

В день увольнения работнику обязательно выдают книжку со всеми необходимыми записями.

И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:

• Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
• Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.

В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:

• Данные о сотруднике: должность, специальность.
• Исполняемую работу.
• Перевод на другие должности.
• Основание увольнения сотрудника.
• Награждения.

Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.

Ответственность за неверное заполнение книжки накладывается на основании статьи 419 ТК РФ. Для того чтобы избежать наказания, нужно сначала проверить соответствие уже имеющихся записей закону. Только потом следует вносить новые записи.

При заполнении обычно забывают внести эти сведения:

• Образование.
• Должность и специальность.
• Вознаграждения сотрудника, если они есть.
• Запись о расторжении соглашения с сотрудником с указанием актуальной даты.
• Изменение наименования компании или отдела, если это произошло на протяжении работы сотрудника.
• Порядковый номер записи.
• Дату внесения записи.
• Информацию о присвоении квалификации.

Правильность внесения сведений в книжку должен проверять работодатель, так как именно он несет ответственность за ошибки. Однако и сотруднику рекомендуется проверять внесенные сведения, так как они могут повлиять на дальнейшее трудоустройство и определение стажа.

Рассмотрим пример. Человек 5 лет работает в фирме. При увольнении в его ТК не внесли никакую запись. Из-за этого сотрудник не сможет доказать новому работодателю, что он занимал определенную должность. Кроме того, зафиксированный стаж будет меньше фактического.

ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке не должно быть подтирок и зачеркиваний. Что делать, если нужная запись не была прописана своевременно? Нужно ее внести

Для этого просто проставляется пропущенная запись. Вносится она после последних записей, если они есть. Указываются эти сведения:

Что делать, если нужная запись не была прописана своевременно? Нужно ее внести. Для этого просто проставляется пропущенная запись. Вносится она после последних записей, если они есть. Указываются эти сведения:

• Порядковый номер.
• Дата.
• Основная информация.
• Номер приказа и дата его издания.

Порядок внесения пропущенной отметки

Пропущенные данные вносятся в следующую строку после заполненной независимо от того, как давно был совершен пропуск. В этом случае нет смысла указывать, что предыдущие записи недействительны, так как потом придется дублировать все эти недействительные строки.

Делается все это в таком порядке:

• номер п/п;
• дата внесения;
• информация о событии – перевод, увольнение, прием на работу;
• последняя графа – данные о дате и номере приказа, на основании которого вписываются сведения.

Если данные не внесены до увольнения с конкретного места работы, проводится учет по тем же правилам, но печать после не ставится. Заверение всех пунктов по конкретному месту работы будет осуществляться печатью в момент увольнения.

Подлинность внесенной информации независимо от того, кто ее записывает и через какое время после пропуска, подтверждается документами – приказами относительно такого действия бывшего или текущего нанимателя.

За что любят штрафовать трудинспекции

Давайте посмотрим, за какие часто встречающиеся ошибки вас могут оштрафовать.

Состав нарушения	Примеры нарушений
Не оформлены обязательные кадровые документы	У работодателя отсутствует:
Кадровая документация ведется неправильно	трудовой договор составлен с большим опозданием (гораздо позже 3 рабочих дней со дня, когда человек был допущен к работест. 67 ТК РФ) в трудовом договоре нет каких-либо обязательных сведений, предусмотренных ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре размер оплаты труда установлен в иностранной валютеПисьмо Роструда от 11.03.2009 № 1145-ТЗ в личной карточке не отражены все сведения о работнике либо изменения этих сведений книга учета движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек не скреплены сургучной печатью или не опломбированып. 41 Правил нет доказательств того, что работник под роспись ознакомлен с локальными нормативными актами работодателяст. 68 ТК РФ отсутствует подпись работника на трудовом договоре о получении им экземпляра этого документа, на приказе о его приеме на работу или приказе об увольнении, подтверждающая ознакомление с приказамистатьи 68, 84.1 ТК РФ
Нарушены порядок, сроки выплат и их оформление	задержаны зарплата, отпускные, больничные, не выплачены зарплата за время, отработанное ко дню увольнения, и компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособиестатьи 22, 127, 136, 178, 183 ТК РФ за полностью отработанный месяц начислена зарплата меньше федерального или регионального МРОТстатьи 133, 133.1 ТК РФ зарплата выплачивается раз в месяц, а не каждые полмесяцаст. 136 ТК РФ сотрудникам не выданы расчетные листкист. 136 ТК РФ не уплачены взносы во внебюджетные фондыст. 22 ТК РФ
Прочие нарушения	оклад работника изменен без его письменного согласияст. 72 ТК РФ работник не уведомлен о расторжении срочного трудового договора за 3 дня до событияст. 79 ТК РФ работник привлечен к сверхурочной работе без письменного согласияст. 99 ТК РФ в одностороннем порядке изменены положения трудовых договоровст. 72 ТК РФ не проведена аттестация рабочих местст. 212 ТК РФ уволенному работнику не выдана трудовая книжкаст. 80 ТК РФ не выданы копии кадровых документов, связанных с работой, если уволенный работник их письменно запрашивалстатьи 62, 80 ТК РФ применено два взыскания за один проступокст. 193 ТК РФ работник уволен за прогул без запроса его письменного объясненияст. 193 ТК РФ

Итак, как правильно организовать свою каждодневную работу с кадровыми документами, чтобы инспектор по труду не застал вашу организацию врасплох даже при неожиданной проверке?

https://youtube.com/watch?v=F8iz38nY2Fg%26pp%3DygVm0J7RgtCy0LXRgtGB0YLQstC10L3QvdC-0YHRgtGMINC30LAg0L3QtdCy0L3QtdGB0LXQvdC40LUg0LfQsNC_0LjRgdC4INCyINGC0YDRg9C00L7QstGD0Y4g0LrQvdC40LbQutGD

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку осуществляется в фирме, где она была допущена. Образец внесения данных, даже корректирующих, не отличается от стандартного порядка.

Чтобы сделать новую отметку, нельзя перечеркивать уже существующие. В этом случае указывается, что данные под порядковым номером №Х считать недействительными. Самые распространенные ошибки при оформлении бланка:

• ошибки в написании порядкового номера;
• описка в дате, которая указывается во второй графе;
• один из вариантов неточности – если работодатель внес некорректную формулировку причины увольнения (этот пункт должен соответствовать норме закона и статье Трудового кодекса);
• часто кадровики «забывают» внести данные относительно перехода с работы по совместительству на постоянную основу;
• другие описки, в том числе грамматические ошибки.

Как заполнять титульный лист трудовой книжки

Оформление титульного листа «с нуля» потребуется в случае утраты бумажной трудовой.

Титульный лист заполняется в следующем порядке:

1. ФИО и дата рождения.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны полностью соответствовать данным из документа, удостоверяющий личность. Ошибки даже в одной букве или цифре могут привести к большим проблемам в будущем. В связи с этим работнику, возможно, придётся обращаться в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой.

Образование.

Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в нём указаны магистратура или бакалавриат, вписывается «Высшее — бакалавриат» или «Высшее — магистратура».

Профессия, специальность.

Профессия, специальность и квалификация указываются в соответствии с данными из документа об образовании. Если в нём содержатся лишь сведения о направлении, то можно не заполнять эту строку.

Подпись сотрудника.
Дата заполнения.

В бланке трудовой содержатся рекомендации, по которым эту строчку предлагается заполнять в словесно-цифровом виде, хотя это и противоречит общим правилам заполнения ТК. Фактически использовать можно любой из двух вариантов заполнения.

Подпись сотрудника, ответственного за ведение ТК.

Часто возникают вопросы по поводу подписи лица, отвечающего за ведение трудовых книжек. На практике нередко указывается только фамилия. По мнению экспертов Роструда, это допустимо. Согласно ГОСТу р 7.0.97-2016, подпись должна включать:

• наименование должности подписанта,
• его личную подпись;
• расшифровку — фамилию и инициалы.

Однако из-за ограниченного места в трудовой книжке невозможно вписать всю эту информацию в одну строку.

Печать организации

При наличии печати работодателю также необходимо использовать её при заполнении титульного листа.

Работодатель не сделал запись в трудовой книжке: действия сотрудника

Если работник заметил, что его нынешний или предыдущий работодатель не внес запись в трудовую книжку, он вправе потребовать исправления ошибки. Если ситуация неконфликтная, и просьбу сотрудника готовы выполнить, то соответствующие исправления фиксируются в документе – пропущенная информация вносится после всех имеющихся записей, не нарушая их последовательности.

Добавить пропущенную запись проще всего, если обратиться к работодателю, который ее не внес. Дописать ее вправе и новый работодатель гражданина, но он предварительно попросит документально подтвердить достоверность вписываемого факта трудовой биографии – увольнения, приема на работу, поощрения и т.д. Свидетельские показания и слова самого работника в данном случае не являются доказательством, нужны документы. Так, реальность приема на работу сотрудник может подтвердить трудовым договором, а факт увольнения – соответствующим внутренним приказом (его заверенную копию обязан предоставить бывший работодатель по письменному запросу работника – 62-я статья Трудового кодекса).

Однако случаются ситуации, когда работодатель отказывается восстановить пропущенную запись. Тогда владелец книжки вправе просигнализировать об этом в трудовую инспекцию или обратиться в суд.

Иногда по недосмотру работника бывает, что отработав несколько лет в компании, он при уходе получает трудовую книжку, где не зафиксировано ни его трудоустройство в организацию, ни увольнение. Если на его руках нет и трудового договора, обманутому гражданину следует попытаться восстановить справедливость в судебном порядке. Ему понадобятся свидетельские показания, что он фактически был допущен к работе и осуществлял ее в течение определенного периода. Их значимость и достоверность будут оцениваться судом.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

• На основании какого договора осуществляется представительство в суде по гражданским делам

    

• Справка что работаешь в другом городе

    

• Если в договоре вместо директора указан генеральный директор

    

• Как нумеровать дополнительные соглашения к трудовому договору

    

• Решите дело какие объекты могут передаваться в пользование по договору аренды

Порядок действий сотрудника

Правом вести трудовые книжки сотрудников фирм и вносить недостающую информацию наделен довольно узкий круг специалистов. Как правило, ответственность за допущенные ошибки несет сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер. Но что делать, если пропущенную запись обнаружил владелец книжки? Так, ему нужно предпринять следующие действия:

• Собрать документы, в которых содержатся необходимые данные;
• Написать заявление с просьбой о внесении пропущенных сведений;
• Подать заявление на подпись директору компании;
• Ознакомиться с приказом о внесении изменении в трудовую книжку;
• Подать заявление вместе с документами в кадровую службу;
• Поставить свою подпись рядом с новой записью.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то к этой инструкции добавляется еще один пункт – подача заявления на имя бывшего работодателя. Оно составляется в простой письменной форме и должно содержать просьбу о внесении пропущенных сведений в книжку. Нужно помнить, что если данный документ не будет содержать личной подписи заявителя, он будет считаться недействительным. Приказ же, составленный на основании заявления, должен иметь свой номер и дату составления – эти сведения также указываются в документе.

Порядок заполнения трудовых книжек необходимо знать каждому кадровику. Это поможет не допускать ошибок и избежать недоразумений при обращении сотрудника в Пенсионный Фонд. Кроме того, для внесения пропущенных записей могут понадобиться следующие документы:

• Внутренние документы предприятия;
• Личная карточка сотрудника;
• Трудовой Кодекс РФ;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек.

Все дополнения в трудовую книжку должны быть внесены на основании соответствующих приказов и распоряжений компании. Если организация, в которой работал владелец трудовой, ликвидировалась или реорганизовалась, и ее руководитель не может предоставить необходимые бумаги, текущий работодатель должен сделать запрос на предоставление выписок из архива

Обратите внимание, что свидетельские показания не могу служить основанием для внесения каких-либо записей в трудовую книжку

Для работника все проблемы с неправильно оформленными трудовыми книжками можно свести к двум:

– проблемы при дальнейшем трудоустройстве, связанные с некорректной формулировкой причин об увольнении (а это в том числе финансовые потери из-за невозможности своевременно приступить к новой работе), невозможность подтвердить свою работу на конкретной должности;

– невозможность впоследствии доказать свой трудовой стаж (особенно учитывая периодические сбои в информационной системе Пенсионного фонда РФ) при оформлении пенсии. Практика знает случаи отказа ПФР гражданам в назначении пенсии даже на основании того, что сведения в трудовой книжке не соответствуют паспортным данным, а значит, трудовая книжка выдана другому гражданину. Это возможно, если Ф.И.О., указанные в трудовой книжке, в точности не соответствуют паспортным данным (классический случай: в имени Наталия буква «и» заменена на «ь»). Чтобы доказать своё право на пенсию, работнику потребуется представить многочисленные справки из архивов, а зачастую единственным выходом будет восстановление своих прав через суд.

Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, их халатность может обернуться административной и материальной ответственностью:

– по ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечёт наложение административного штрафа, который для юридических лиц сейчас составляет от 30 000 до 50 000 рублей, или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

– в случае неоправданной задержки выдачи трудовой книжки при увольнении (в том числе по причине несвоевременно исправленных ошибок в её записях) по ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им за период незаконного лишения возможности трудиться заработок.

Нюанс: при выдаче новой трудовой книжки работнику организация взимает с работника стоимость трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Однако из этого правила есть 3 исключения, когда плату брать запрещено, это:

– неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша к ней; – порча трудовой книжки не по вине работника; – массовая утрата трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

Что делать, если в трудовую книжку не была внесена запись

Конечно, если по какой-либо причине запись в ТК оказалась невнесенной (пр. о переводе на другую должность, приеме на работу, об увольнении и т.п.), то на это нельзя закрывать глаза, так как в противном случае у гражданина будут проблемы с размером пенсии и определением стажа. Варианты решения этого вопроса таковы:

• обратиться к предыдущему руководству с просьбой (или законным требованием) исправить ошибку и внести запись в документ;
• случается, что обращаться некуда, т.к. компания была ликвидирована – в таком случае следует обратиться к новому работодателю и бумагами, подтверждающие ваше предыдущее место работы.

Однако, новое руководство может отказаться вносить запись, ведь они не имеют никакого отношения к предыдущей организации. В этом случае следует подавать жалобу в трудовую инспекцию. Но, следует помнить, что для того чтобы жалобу приняли, следует подтвердить, что вы действительно работали в прошлой организации.

Даже в тех случаях, когда запись отсутствует (а вместе с ней отсутствует и трудовой договор), следует понимать, что гражданин все равно защищен законами, в частности ТК РФ. Если вопрос нельзя решить иначе, его следует рассматривать в суде. Практика показывает, что почти всегда граждане выигрывают судебные иски и получают пропущенную запись. Суд достаточно быстро доказывает, что гражданин и правда работал в организации на указанной должности. Закон гласит: основание образования трудовых отношений – фактическое допущение к деятельности, а не наличие документов. Отсутствие документов не означает отсутствие трудовых взаимоотношений. 

Как делать записи о работе в трудовой книжке? Рассказывает об этом видео ниже: