Урок 9. учет товаров

Виды товарного учета

Если сразу отбросить тетрадки, то остается три варианта:

1) Ручной учет в Excel. Вариант чуть удобнее тетрадки, но в целом то же самое. Подходит только мелким торговцам с небольшим ассортиментом. Если торговых точек больше, чем одна, начнется путаница.

2) Программы складского учета, которые вы покупаете и устанавливаете на компьютер. В зависимости от функционала, в таких программах можно создавать первичные документы, контролировать остатки на складе, делать резервирование товаров, вести учет расчетов с покупателями и поставщиками, калькулировать себестоимость продуктов на производстве, считать прибыль и т.д.

3) Облачные сервисы с функционалом складской программы. Не нужно покупать программу, устанавливать и обновлять. Вы платите только за пользование сервиса в облаке и можете работать с любого устройства, подключенного к интернету.

Что такое товарный учет

Товарный учет — это отражение всех операций, которые сопровождают торговлю: покупку или производство товаров, их хранение, реализацию, перемещение, возврат и прочее.

В любой момент должно быть видно, сколько и какой товар есть в наличии, по какой стоимости, что нужно закупить, в каком количестве, как идет торговля в каждом магазине, кому и что продали, сколько денег поступило и т.д.

Правильно наладив товарный учет, владелец бизнеса сможет получать цельную картину. А уже на ее основе можно анализировать продажи, планировать закупки, формировать ассортимент и принимать другие управленческие решения.

Товарный учет и развитие бизнеса

Перейдем от бухгалтерских нюансов к коммерческим. Автоматизированный учет полезен бизнесу. Он нужен не формально для порядка на складе, в магазинах. И дело даже не в выдаче правильно оформленных чеков, автоматическом списании проданных товаров. Товарный учет работает на решение ряда управленческих задач.

Первой такой задачей является анализ ассортимента. Без автоматизированного товарного учета специалистам по закупкам крайне сложно отследить динамику спроса, скорректировать комплектность поставок и сократить количество списаний нереализованного товара с истекшим сроком годности. Своевременно формируя и выгружая аналитику, можно оптимизировать заказы и менять ассортимент с учетом запросов потребителя.

Важно: бухгалтерии анализ ассортимента тоже полезен. Он позволяет избегать задвоений в номенклатуре

Нередко поставщики указывают в первичке по партиям разные названия одного и того же товара. Отсутствие или наличие, например, дополнительного символа (%, единица измерения и т.п.) может стать причиной загрузки товаров в базу разными позициями. Аналитика позволяет заметить задвоение и своевременно скорректировать учетные сведения.

Вторая задача – контроль сотрудников. Автоматическое отражение действий с товарами в учетной программе минимизирует воздействие человеческого фактора и сокращает ошибки

Особенно это важно для позиций, по которым предоставляются скидки или акционные условия. Снижается риск лишних операций

Фиктивные возвраты по оставленным покупателями чекам тоже исключены. Их попросту не имеет смысла делать продавцам и кассирам, поскольку в учетной программе фиксируются явки-пароли.

Дальнейший перечень задач зависит от специфики бизнеса. Например, если компания планирует работать с маркетплейсами, без интеграции товарного учета с бухгалтерским не обойтись. И дело не только в автоматической выгрузке товаров на новую площадку и списании реализации. Интеграция уменьшает риск учетных ошибок, некорректного налогообложения и штрафов.

Что дает товарный учет предпринимателю?

По отчетам предприниматель будет видеть, какие позиции лучше продаются и приносят больше прибыли, а какие остаются лежать на прилавках. Это помогает понять, каких товаров нужно заказать больше, а какие можно не закупать. 

Сразу видны ошибки при учёте товаров: дубли, отрицательные остатки, нулевые цены, товары с низкой наценкой.

Контроль кассиров/сотрудников

Все приемки, возвраты, скидки и движения товара фиксируются в программе. Недостача будет выявлена при первой же инвентаризации. 

Например, покупатель совершил покупку на 500 рублей наличными, а чек оставил на кассе. Кассир по этому чеку провел возврат, все необходимые документы к возврату прикрепил, и деньги из кассы забрал себе. Товара на полке нет, т.к. реального возврата не было. Инвентаризация покажет недостачу. По отчету о движении товара предприниматель сможет проверить, кто именно сделал возврат этого товара.

Работа с технологическими картами. Продажа составных товаров

Актуально для общепита и мелкого производства. 

В общепите ведение техкарт обязательно. Ведение техкарт в товароучетной системе позволяет отслеживать затраты на закупаемые ингредиенты и их расход, себестоимость. А также не допускать попадание блюд в стоп-листе. Например, в кофейне при продажи кассир выбирает на кассе товар «Капучино», а со склада будет списано все пропорционально составленной тех.карте. Интеграция техкарт в товароучетную систему также позволяет выявлять нарушения и хищения со стороны персонала.

В товароучетных системах также можно учитывать продажу состаных товаров. Часто предприниматели собирают комплекты, чтобы распродать остатки,или продают отдельные ингредиенты составного товара. Например, к праздникам предприниматель может собрать из отдельных товаров подарочные наборы (ходовой + залежавшийся товар). Или, наоборот, распаковывать поступившие от поставщика комплекты на отдельные товары, если набор дорогостоящий и с большей вероятностью купят отдельные элементы.

Складские операции

Приемка товара, переоценка, списание, возвраты и тд.Товароучетные системы позволяют удаленно проводить переоценку товара, не задействуя кассира. Например, товар поступил с новой закупочной ценой или потерял товарный вид или не продается долгое время и затоваривает склад.

Перемещение товара между торговыми точками

Если у предпринимателя несколько торговых точек, и товар между точками регулярно нужно перемещать. Перемещение позволит списать товар с остатков в магазине А и оприходовать в магазине Б.

Печать ценников и этикеток

Товароучетные системы позволяют легко создавать новые ценники, в том числе со скидкой. 

Внесение общих изменений в прямую себестоимость единицы

В случае необходимости изменения прямой себестоимости единицы для нескольких товаров можно использовать пакетное задание Коррекция цен/себестоимости товаров.

При выполнении этого пакетного задания изменяется содержимое поля Цена единицы в карточке товара. Содержимое этого поля изменяется одинаково для всех товаров или только для выбранных. Изменение выполняется путем умножения значения в поле на указанный коэффициент.

1. Выберите значок , введите Коррекци&я цен/себестоимости товаров, затем выберите связанную ссылку.
2. В поле Изменить поле укажите, какое поле карточки товара или единицы хранения поле необходимо откорректировать.
3. В поле Коэффициент коррекции укажите коэффициент, по которому будет корректироваться значение. Например, введите 1,5, чтобы увеличить значение на 50%.
4. На экспресс-вкладке Товар задайте фильтры, чтобы указать, например, какие товары нужно обработать с помощью пакетного задания.
5. Нажмите кнопку ОК.

Настройка учета: на что обратить внимание?

Товарный электронный учет должен быть правильно настроен

Бухгалтеру в процессе настройки стоит обратить внимание на оприходование товара. Речь прежде всего идет о способе внесения данных в программу

Использоваться может как ручной способ, так и автоматический (сканирование накладных).

Товарный учет должен быть связан с кассовым. Если все настроено правильно, проданный товар, по которому через онлайн-кассу пробит чек, автоматически списывается.

Напомним также о необходимости закрывать смены в торговых точках, сверять и корректировать остатки. Если учет автоматизирован, проблем с рутинными операциями обычно не возникает. Не возникает их и при инвентаризации. Грамотно организованный и правильно настроенный товарный учет позволяет существенно сэкономить время на проведении регулярных сверок со складом и остатками в торговой точке.

Товарный учет онлайн

Мы предлагаем комплексное облачное решение для оптовой и розничной торговли, в котором вы сможете вести бухгалтерию, товарный учет и проводить кассовые операции в соответствии с законом 54-ФЗ.

Решение подходит организациям и предпринимателям на ОСНО, УСН и ЕНВД, которые занимаются:

• оптовой торговлей;
• розничной торговлей;
• производством;
• интернет-торговлей.

Сервис может охватить до 50 торговых точек и до 50 000 наименований товаров.

Чтобы начать пользоваться программой, вам нужно лишь загрузить всю номенклатуру через Excel, ввести остатки по товарам, и с базой товаров можно работать.

Вся работа в сервисе максимально автоматизирована, а ручной труд сведен к минимуму. Например, вы загружаете присланный покупателем файл Excel со списком нужных товаров, и этот список автоматически попадает в счет и накладную. Или вы загружаете накладную поставщика, и в сервисе сразу отражается поступление товара.

Сервис интегрирован с банками и платежными системами, все расчеты будут отражаться в учете. А благодаря интеграции с онлайн-кассами, не нужно после каждой смены списывать товары и оформлять приходно-кассовый ордер. Все документы в сервисе создаются автоматически. Кроме того, мы разработали собственное приложение для работы с кассами «Атол».

Товарный учет, бухучет и онлайн-касса — все связано воедино. Любые манипуляции с товарами отражаются в учете и попадают в отчетность.

Мы предоставляем открытое API, чтобы в сервисе происходил обмен данными с любой программой, которую используете в работе. Работайте с номенклатурой товаров, контролируйте остатки, формируйте первичные документы и отчеты, считайте налоги и проводите платежи, отправляйте налоговые декларации. В сервисе «Моё дело» все для этого есть. А ваши данные надежно защищены протоколом SSL-уровня. За свои ошибки мы отвечаем сами – наша ответственность застрахована на 100 000 000 рублей. Подробнее о функционале и тарифах читайте здесь.

Инвентаризация товаров

Для эффективной деятельности торговой компании, необходимо проводить инвентаризационные проверки. Инвентаризация, согласно законодательству – проводится как в обязательном порядке, так и на усмотрение руководства компанией.
В числе случаев, когда инвентаризация требуется на законодательном уровне, следующие:

• в конце отчетного года, перед тем как формируется бухгалтерская отчетность;
• в случаях смены материально-ответственных лиц;
• в случаях фактов краж, стихийных бедствий.

Однако, в крупных торговых компаниях с высокими показателями товарооборота, необходимо проводить такие проверки гораздо чаще. Такие проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

Результатами таких проверок могут быть:

• недостачи определенных видов товаров;
• излишки определенных видов товаров;
• пересортица товаров.

Если были обнаружены недостачи, то устанавливаются виновные лица, с которых впоследствии удерживается стоимость утраченных товаров. Если же виновные лица не установлены, или их нет (при стихийных бедствиях), то сумма недостачи составляет дополнительные расходы предприятия.

Излишки приходуются на учет в торговых организациях.

Замечание 2

Стоит отметить, что при пересортице, также отдельно списываются недостачи и отдельно приходуются излишки.

Документальное оформление товарных операций

Каждая операция по движению товаров должна быть оформлена соответствующим документом.

Так, покупка товаров у производителей или поставщиков сопровождается оформлением товарной накладной. В этом документе, кроме реквизитов контрагентов, указываются:

• наименование товара;
• количество;
• цена;
• стоимость;
• сумма НДС (если продавец является плательщиком такого налога).

Статья: Бухгалтерский учет товарных операций

Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов

При условии, что продавец является плательщиком НДС, он должен выписать счет-фактуру на поставку товара, или его оплату (по первому событию).

Замечание 1

Сумма НДС должна совпадать, как в счете-фактуре, так и в товарной накладной.

Покупка некоторых товаров требует наличия соответствующих сертификатов качества от производителя. Данный сертификат также выдается продавцом товаров.

Реализация товаров, также сопровождается оформлением товарной накладной и счета-фактуры.

Расчет себестоимости единицы для покупок

При покупке товаров программа всегда копирует значение поля Посл. прямая себест. в карточке товара в поле Прямая себестоимость единицы в строке покупки или в строку «Цена единицы» в строке журнала товаров.

Выбранное содержимое в поле Метод учета себестоимости оказывает влияние на способ расчета программой Dynamics NAV содержимого поля Себестоимость единицы в строках.

Метод учета себестоимости FIFO, LIFO, по серийным номерам или по средней

Dynamics NAV вычисляет содержимое поля Себестоимость единицы руб. в строке покупки, либо содержимое поля Себестоимость единицы в строке журнала товаров согласно следующей формуле:

Себестоимость единицы (руб.) = (прямая себестоимость единицы – (сумма скидки/ количество)) x (1 + косвенная себестоимость % / 100) + накладные расходы

Стандартный метод учета себестоимости

Поле Себестоимость единицы (руб.) в строке покупки или поле Себестоимость единицы заполняется в строке товарного журнала путем копирования значения в поле Себестоимость единицы в карточке товара. При использовании метода расчета себестоимости «Стандартный» расчет всегда базируется на стандартной себестоимости.

При выполнении учета покупки себестоимость единицы из строки покупки или строки журнала товаров копируется в товарную операцию счета покупки, и она будет отображаться в списке операций для данного товара.

Все методы расчета себестоимости

Цена единицы из строки документа-источника используется для расчета содержимого поля Сумма себестоимости (факт.) или, если применимо, поля Сумма себестоимости (ожид.), связанного с данной товарной операцией, независимо от метода учета себестоимости для этого товара.

Преимущества товарного учета

Решение не заморачиваться с товарным учетом и обойтись тетрадкой выйдет боком. У вас будет бардак и в закупках, и в продажах, и в документах, и в финансах. А там, где бардак, будет и воровство. Рано или поздно кто-нибудь из недобросовестных сотрудников воспользуется неразберихой, чтобы пополнить свой карман. И потом надо еще выяснить, воровство это было или следствие неразберихи?

Представьте, что вы открываете шкаф и не видите нужной вам вещи. Если в шкафу идеальный порядок, вы с первого взгляда поймете, что ее там действительно нет. А если там бардак, то нужно сначала потратить время, чтобы все переворошить и прийти к выводу, что вещь пропала.

Синтетический и аналитический учет товаров

На основании полученных или выписанных документов, бухгалтер должен отразить товарные операции на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
Основным счетом, где учитываются товары, является счет 41, к которому могут быть открыты дополнительные субсчета:

• товары на складе;
• товары в рознице;
• товары под реализацией и т. д.

По дебету этих субсчетов отражается поступление товаров, а по кредиту их списание.

Аналитически, товары учитываются по каждому виду (сорту, наименованию и т.д.) Также аналитический учет может осуществляться по местам продажи или хранения товаров.

В торговых организациях, как правило, отдельно учитываются расходы, которые связаны с реализацией товаров. Такие расходы учитываются на счете 44. Это могут быть расходы:

• связанные с оплатой труда работников, занятых в торговле;
• плата за доставку товара;
• плата за содержание помещений, где хранятся или реализуются товары;
• и прочие затраты, которые прямо связаны с товарными операциями.

В бухгалтерской отчетности, такие расходы выделяются в коммерческие расходы, что отделяет себестоимость реализованных товаров от прочих расходов. Это дает возможность для качественного анализа себестоимости, выручки и валовой прибыли торговой организации.

Чек-лист. Как автоматизировать торговую точку?

Выберите товароучетную систему

Программ и приложений для товарного учета множества. Стоимость ― от 500 рублей в месяц и выше. Программы, рассчитанные на средний и крупный ритейл, могут стоить дороже.

Учитывайте следующие факторы: 

Сегмент бизнеса. Есть универсальные решения для небольшого бизнеса, а есть специализированные под определенный сегмент.

Например, не все программы в базовом варианте дают возможность учитывать составные товары или техкарты. Есть программы, специализированные под аптеки, салоны красоты. 

• Удобный интерфейс и демо-версия, чтобы оценить, насколько легко вам будет пользоваться программой. 
• Есть ли бесплатная служба поддержки, помощь в настройке и последующем использовании?
• Стоимость. Какой у программы базовый функционал, а какой дополнительный? Насколько программа гибкая и настраиваемая?

Топ-5 популярных товароучетных программ в «Эвотор.Маркет» (для малого бизнеса):

1. Управление ассортиментом
2. 1С
3. Управляющий магазином
4. Subtotal 
5. Мой склад
    

Заведите номенклатуру

• Самый быстрый и простой способ ― запросить у поставщиков электронные формы накладных в формате Excel. 
• Можно также сканировать штрих-коды на товаре, тогда позиции подгрузятся из облачной базы штрих-кодов (в «эвоторах» справочник товаров уже предустановлен). 
• При отсутствии штрих-кодов на товаре, можно их сгенерировать в товароучетной системе, распечатать и наклеить на товар.

3. Инвентаризация. Введите текущие остатки в товароучетную систему
4. Дополнительное оборудование для товарного учета ― сканер штрих-кодов (около 2-3 тыс. рублей), принтер этикеток (5-10 тыс. рублей). 
5. Продажа товара. Кассир будет сканировать штрих-код товара, онлайн-касса и товароучетная система фиксируют продажу.
6. Переход на товарный учет ― это основа автоматизации бизнеса. С товарным учётом можно эффективно внедрять программы лояльности и запускать онлайн-продажи.