Бумага, прощай: зачем нужен электронный документооборот (эдо) и как на него перейти

Какие преимущества дает внедрение ЭДО?

• ЭДО «1С» поможет забыть о ручном составлении документов и бумажной волоките.
• Сервис экономит время сотрудников и позволяет в разы ускорить документооборот
  в компании.
• С помощью ЭДО сохраняются средства из бюджета, которые обычно приходится тратить на почтовые
  отправления и оплату работы курьера.
• Повышается скорость обработки входящих документов. Все входящие счета-фактуры и акты сразу
  попадают в вашу учетную систему, остается только проверить корректность данных и «провести»
  полученный документ.
• ЭДО снижает вероятность ошибок при вводе.
• Переход на электронный документооборот сэкономит место в офисе благодаря избавлению
  от бумажного архива и громоздких папок с бумагами.
• Вы будете всегда в курсе того, получен ли ваш документ, т.к. любому электронному документу
  присваивается соответствующий статус.
• Электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, имеют такую
  же юридическую силу, что и бумажные. Вы с легкостью можете предоставить его в контролирующие
  органы по защищенным каналам связи.

ЭДО и его преимущества над стандартным документооборотом

Мы уже отметили главный плюс — это удобно и быстро. Бизнес может за пару минут проводить базовые операции:

• отчитываться перед органами;
• обмениваться договорами с контрагентами;
• оформлять акты с подрядчиками.

Аналогичные операции с бумажными документами занимают от одного до нескольких дней.

Переход на цифровой формат в работе с документацией — пока что не обязателен. Но есть отдельные случаи, когда другого выбора нет.

Например, некоторые формы отчётов органы принимают только в электронном виде. Среди них:

• бухотчётность организаций;
• статистические отчёты;
• отдельные налоговые отчёты (например, декларация по НДС);
• 6-НДФЛ и РСВ, если у компании или ИП официально работает больше 10 сотрудников и т.д.

Бизнесу не обойтись без ЭДО, если он хочет участвовать в госзакупках. Его также используют в работе с прослеживаемыми и маркированными товарами.

Правительство Российской Федерации утвердило Концепцию развития ЭДО, и применение электронного документооборота будет обязательным уже в следующем году. Этапы внедрения цифровой системы в основные направления хоздеятельности бизнеса описаны в Концепции.

Иногда компании и предприниматели работают с ЭДО с самого начала. Оценим преимущества:

Критерий	Электронный документ	Стандартный обмен бумажными документами
Стоимость	Можно создавать любое количество файлов бесплатноСтоимость отправки одного файла устанавливают операторы, но, в среднем, цены варьируются от 5 до 9 рублей	Средняя стоимость одного листа бумаги, на котором печатается документ стандартного формата А4 — 1-1,5 рублейОтправка документов почтой обходится в 100-150 рублей, но стоимость зависит от количества документов и веса письмаУслуги курьеров для передачи документов — 200-400 рублей в рамках города. Может отличаться в зависимости от расстояния.
Хранение	Все файлы сохраняются в архиве. Это бесплатно	Хранение бумажной документации само по себе бесплатно, но нужно обслуживать архив — организовать помещение, покупать папки, стеллажи, шкафы
Срок отправки	Адресаты получают файлы по ЭДО в считанные секунды. Иногда время ожидания увеличивается из-за проблем со связью или сбоев в работе системы	Время доставки в обычном документообороте зависит от способа передачи. Почтовое отправление занимает, в среднем, от 4 до 14 дней. Курьерская доставка в рамках населенного пункта — до одного дня

Теперь подробнее рассмотрим порядок перехода на ЭДО.

Электронная подпись

Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.

Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.

Требования к системам электронного документооборота (СЭД)

Современные СЭД ускоряют бизнес-процессы, а также позволяют логично их выстроить. В связи с этим даже к базовому набору опций СЭД предъявляются высокие требования.

Системы электронного документооборота имеют схожую функциональность. Выбирая СЭД для работы с электронными документами, необходимо учитывать потребности, технические цели и бизнес-задачи организации, а также наличие базовых опций системы. В основной перечень таких опций входят:

• возможность формирования, редактирования и комментирования документов, а также их распознавания, регистрации, согласования и подписания непосредственно в СЭД;
• организация единого электронного архива с функцией поиска файлов в нём;
• оформление резолюций и контроль за исполнением;
• возможность протоколировать действия и формировать отчётность;
• поддержка разграниченного доступа сотрудников к документации.

Помимо вышеперечисленных функций, к базовым опциям СЭД относятся интуитивно понятный интерфейс, наличие квалифицированной технической поддержки и высокая степень защиты данных.

Помимо вышеперечисленных функций, к базовым опциям СЭД относятся интуитивно понятный интерфейс, наличие квалифицированной технической поддержки и высокая степень защиты данных.

С чего начать подготовку к ЮЗЭДО

В первую очередь, чтобы организовать внешний обмен электронными документами, необходимо установить регламент дальнейшей работы с контрагентами и заключить с ними соглашение о переходе на электронный формат взаимодействия. Далее есть два пути развития событий:

1. У вас уже есть система электронного документооборота. В таком случае вам достаточно выбрать Оператора ЭДО и осуществить обмен приглашениями в сервисе.
2. Ваша компания ведет работу с документами в бумажном формате. Тогда вам необходимо сначала подключить систему электронного документооборота. Ниже рассмотрим все детали подробнее.

Система электронного документооборота (СЭД) — программное обеспечение, которое автоматизирует работу с документами на каждом этапе жизненного цикла и хранит их в едином цифровом репозитории. Обмен осуществляется по защищенным цифровым каналам связи, с соблюдением всех необходимых нормативных требований.

При выборе СЭД нужно ориентироваться на внутренние процессы вашей компании, типы оцифровываемых документов, количество пользователей, корпоративные регламенты и самое главное — потребности

Исходя из этой информации можно делать выбор в пользу той или иной системы, уделяя особое внимание функциональному пакету, способу развертывания (локально или в облаке), удобству интерфейса и гибкости настроек

Операторы ЭДО

Оператор ЭДО — специализированная коммерческая организация, обладающая правом и всеми необходимыми возможностями для юридически значимого обмена документами. Она выступает посредником между компаниями и помогает налаживать безопасную и легитимную передачу файлов.

Начинать работу с Оператором ЭДО необходимо с подключения его к корпоративной системе электронного документооборота

Выбирая Оператора, важно обратить внимание на наличие у него лицензии, предоставляющей право на работу с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами

Электронная подпись

Важным условием ведения электронного документооборота является наличие электронной подписи у каждого пользователя, который будет работать с системой. Она служит цифровым эквивалентом обычной рукописной подписи и придает электронному документу юридическую силу. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом удостоверяющем центре.

Напомним, что с 1 сентября 2023 г. все коммерческие удостоверяющие центры должны прекратить оформление электронных подписей сотрудников организаций, содержащих реквизиты компании-работодателя. Соответственно, 31 августа 2023 г. — крайний срок действия электронных подписей сотрудников организаций, содержащих реквизиты компании-работодателя.

Законодательные изменения не подразумевают автоматического продления срока действия сертификатов. Если срок действия такой ЭЦП истекает ранее 31 августа 2023 г., необходимо получить новую электронную подпись. Для представления интересов юридических лиц или ИП с 1 сентября 2023 г. сотруднику будет нужна машиночитаемая доверенность.

Утверждение электронного документооборота в компании

Одним из обязательных условий для перехода на электронный обмен документами является закрепление нововведений в учетной политике компании. А именно нужно:

• Составить и утвердить порядок электронного документооборота.
• Назначить ответственных лиц за надлежащее ведение электронного документооборота.
• Утвердить корпоративную систему ЭДО.
• Определить список документов, которые будут участвовать в электронном обмене с контрагентами.
• Оформить приказ о переходе на ЭДО.

Начинать новый формат взаимодействия с документами следует, имея четкие регламенты и правила. Тогда вы сможете избежать различных неприятностей или пробелов в новой для вашей организации сфере.

В каких программах реализован электронный документооборот 1С?

Подключить сервис «1С-ЭДО»
можно во многих типовых решениях фирмы «1С». Функционал уже встроен в конфигурацию, не нужно приобретать
дополнительные модули. Отправлять документы удобно непосредственно из программы. А на основании
поступивших формализованных электронных документов сразу формируются учетные данные, их останется лишь
проверить и провести.

Сервис «1С-ЭДО» совместим со следующими программами «1С»:

• 1С:Бухгалтерия (ред. 2.0
  и 3.0)
• 1С:Бухгалтерия
  КОРП
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (ред. 1.0 и 2.0)
• 1С:Управление торговлей
  (ред.10.3 и 11)
• 1С:Розница (ред. 2)
• 1C:Управление нашей
  фирмой
• 1С:Комплексная
  автоматизация (ред. 2.0)
• 1С:Управление производственным предприятием
• 1C:ERP Управление
  предприятием (ред. 2.0) и другие

Также можно приобрести программный продукт «1С:Клиент ЭДО 8», предназначенный для ведения ЭДО. Решение
позволяет работать автономно или загружать информацию при помощи обмена с использованием подсистемы
«Обмен данными».

ЭДО необходим и полезен крупному бизнесу, но в то же время не менее важен для средних и малых компаний.
Если для крупных компаний предполагается внедрение, в котором участвуют бухгалтерия, финансовый
департамент и ИТ-служба, то в небольшой организации бухгалтер может прямо сейчас, без привлечения
специалистов, самостоятельно подключить ЭДО.

Критерии выбора оператора ЭДО

Выбор квалифицированного оператора ЭДО является очень важным шагом в преодолении препятствий на пути к успешному внедрению процесса

При анализе вариантов обращайте внимание на следующие критерии:

Технические требования. Первым критерием выбора агрегатора ЭДО является техническое обеспечение. Оператор ЭДО должен предоставлять полный набор технических услуг и инфраструктуру для обмена цифровыми документами. Кроме того, агрегатор должен иметь сертификацию удостоверяющего центра, которая подтверждает соответствие программного обеспечения нормам законодательства о квалифицированной электронной подписи.
Цены на услуги. Вторым критерием выбора являются цены на услуги оператора ЭДО. Необходимо оценить стоимость услуг, предоставляемых агрегатором, а также соотношение к качеству. Услуги, предоставляемые разработчиком, должны быть экономически эффективны в долгосрочной перспективе с учетом возможных затрат.
Уровень безопасности. Третьим критерием является уровень безопасности, который обеспечивается оператором ЭДО

Важно, чтобы агрегатор обеспечивал безопасность и конфиденциальность всякой информации, передаваемой в рамках электронного документооборота. Сервис должен предоставлять методы защиты данных в соответствии с общими нормами и стандартами

Агрегатор должен иметь соответствующие сертификаты и лицензии в области информационной безопасности.
Уровень технической поддержки. Четвертым критерием выбора оператора является уровень технической поддержки, которую предоставляет сервер. Поддержка должна быть доступной и обеспечивать наиболее эффективное решение проблем, которыми могут столкнуться пользователи. Помощь должна быть действенной и оперативной, работать круглосуточно, в случаях аварий и проблемных ситуаций.
Репутация оператора на рынке. Пятый критерий – это репутация агрегатора на рынке. Разработчик ЭДО должен быть узнаваем на рынке с хорошей стороны, что свидетельствует о высоком уровне оказываемых услуг. Просмотр отзывов и рейтингов в Интернете, а также общение с другими компаниями могут дать представление о том, насколько хорош агрегатор ЭДО.

СЭД «ДЕЛО»

Россия. Москва

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 году — свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

Почему бизнес переходит на ЭДО

Помимо тех компаний, которые и так обязаны применять ЭДО, на него переходят и другие организации. Для чего это делается? В первую очередь для того, чтобы разгрузить сотрудников, то есть, избавить их от бумажной волокиты, чтобы менеджеры, которые занимаются продажами, занимались продажами, а не сбором документов.

Или, например, ситуация, когда нужно вернуть документы после отгрузки товара. Допустим, одна организация продает другой автомобильные запчасти. Отправляет достаточно большой документ, с множеством номенклатурных позиций. Продавец отгружает это все, то есть, в процессе отгрузки формируются документы из учетной системы продавца. Что происходит потом? Товар приезжает к покупателю и бухгалтерия, или сотрудники, которые работают на складе, берут документ и начинают руками вбивать в свою учётную систему. В случае, если документ электронный – это сделать можно на порядок быстрее

И, что важно, не допустить ошибок, которые возможны при ручном вводе. Если это документ с НДС, то это до начисления НДС – это ошибки, это дополнительные сверки, это дополнительное время

Все это в целом – экономия времени компании, а, следовательно, дополнительная экономия денег. Сейчас на рынке много предложений по переводу бизнеса на ЭДО, и каждая компания может выбрать тот сервис для ЭДО, который будет ей наиболее удобен.

Компания «Такском» предлагает несколько решений для ЭДО на выбор:

1. Веб-сервис «Такском-Файлер», работающий прямо из браузера;
2. Сервис, встраиваемый в программу 1С;
3. Интеграция с собственной учетной системой заказчика.

Некоторые операторы ЭДО, компания «Такском» в том числе, являются еще и удостоверяющими центрами и выпускают усиленные квалифицированные ЭП, потому что имеют аккредитацию ФНС.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Очевидным плюсом ЭДО является уменьшение временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов. Можно работать с документами удаленно в любое время в удобном месте – нужен только Интернет.

Кстати, электронные документы можно использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.

Минусом можно назвать возможное отсутствие у контрагентов ЭДО. Но сейчас многие операторы ЭДО предлагают помощь в подключении контрагентов: рассылки, индивидуальные обзвоны, специальные мероприятия, готовые наборы документов и регламентов. Системные интеграторы и ИТ-компании могут помочь в настройке систем участников электронного документооборота, что ускорит переход на ЭДО и обеспечит максимальное число подключенных контрагентов.

Необходимо учесть затраты на разработку или приобретение системы, внедрение и настройку ЭДО, обучение персонала. Нужно быть готовым к тому, что программу, скорее всего, придется дорабатывать и адаптировать под особенности бизнеса, – это также потребует вложений. Может показаться, что небольшой компании тратиться на специализированное программное обеспечение нецелесообразно, но на начальном этапе ее развития внедрение внутреннего ЭДО может пройти быстрее и при наращивании оборотов в будущем позволит оптимизировать бизнес-процессы.

Мы в «КРОК» используем большой набор инструментов для управления документооборотом и организации бизнес-процессов. В системе электронного документооборота ECM мы храним контент, который появляется в ходе осуществления продаж, тендеров и выполнения проектов. Всем документам присуща версионность, и за каждым закреплена история работы с ним. Пользователям они становятся доступны исходя из политики прав доступа. Система автоматизации бизнес-процессов BPM обеспечивает согласование документов, заявок и запросов согласно установленным в компании правилам. Причем гибкая система позволяет быстро настроить новые правила согласования или поправить текущие в случае необходимости. У нас есть внутренний корпоративный портал, где размещается нужная сотрудникам информация в виде базы знаний. Также мы используем сервисы ЭДО, которые позволяют обмениваться с контрагентами юридически значимыми документами в электронном виде.

Положительных моментов, связанных с переходом на электронный документооборот в компании, гораздо больше, чем отрицательных нюансов. Затраты на приобретение специализированного ПО, внедрение и техническую поддержку окупаются благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов. Высвободившееся время они могут тратить на решение приоритетных и более сложных задач, что благотворно скажется на развитии бизнеса.

Что такое ЭДО

Суть электронного документооборота в том, что вся работа с документами внутри бизнеса ведётся в цифровом формате. Например, руководитель может подписать электронное соглашение с помощью ЭП и отправить его контрагенту, вместо того, чтобы ездить на встречу для подписания бумажных документов. Электронные файлы передают в специальной системе для ЭДО.

Это как обмениваться документами по электронной почте. Алгоритм примерно такой:

1. Отправитель создает нужный файл или загружает его с ПК.
2. Подписывает документ электронной подписью.
3. Отправляет файл получателю.
4. Документ приходит адресату в течение пары секунд. Тот открывает файл и пописывает своей электронной подписью.
5. Система ЭДО обновляет статус документа.
6. Подписанный файл остаётся у каждой из сторон.

Если по электронному документообороту передают юридически значимые файлы, в процесс вовлекаются такие стороны:

• участники документооборота — ИП и компании, которые непосредственно отправляют и получают файлы;
• УЦ, выдавший электронные подписи;
• оператор ЭДО, обслуживающий систему для обмена электронными файлами;
• государственные учреждения, которые аккредитуют операторов ЭДО и регулируют их работу.

Регулирование работы операторов ЭДО — в ответственности налоговых органов и Минцифры.

Плюсы внедрения системы электронного документооборота

Переход на ЭДО и внедрение СЭД обеспечивает следующие преимущества:

Уменьшение материальных затрат, что особенно заметно на крупных предприятиях.

Обеспечение экономии на базовых процессах и отдельных операциях.

Сокращение рисков

Выбор информационной системы документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и показателя ROI. Достигается увеличение эффективности деятельности предприятия и скорость принятия решений.

СЭД должна гарантировать уменьшение времени на обработку и подготовку отчётности примерно на 75%. Также должна стать выше скорость движения информпотоков. Экономятся и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию.
Качественные показатели могут быть выражены в виде роста производительности труда персонала до 25%, а также сокращения риска потери документации и повышения уровня корпоративной культуры.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

• Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
• Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
• Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
• Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
• Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота

При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет

А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Обмен электронными документами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2

Для организации обмена юридически значимыми электронными документами между государственным (муниципальным) учреждением и контрагентами (поставщиками, покупателями) из государственного или коммерческого сектора непосредственно при работе с программой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 предназначен сервис фирмы «1С» 1С-ЭДО.

В настоящее время в программе реализован электронный документооборот с использованием следующих электронных документов:

• Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
• Товарная накладная № ТОРГ-12;
• Счет-фактура;
• Исправительный счет-фактура;
• Корректировочный счет-фактура;
• Универсальный передаточный документ;
• Универсальный корректировочный документ; *
• Акт о расхождениях;
• Счет на оплату;
• Ответ на заказ (в виде счета на оплату);
• Извещение, в т. ч. для централизованных поставок НФА;
• Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448).

*Полученный электронный документ вида Универсальный передаточный документ отражается в программе как связка документов Электронный документ поставщика/Счет-фактура полученный или Поступление услуг, работ/Счет-фактура полученный.

Также предусмотрена передача документа вида Произвольный электронный документ, к которому можно прикрепить произвольное количество внешних файлов в любом формате.

Обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в электронной форме доступен как в локальной версии программы 1С:БГУ2, так и при работе в режиме сервиса в централизованном облаке на базе технологии 1cFresh.

Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 позволяет:

• сформировать, зашифровать, подписать и отправить электронный документ (ЭД);
• получить, утвердить и отразить в учете входящий ЭД или отклонить полученный ЭД;
• обработать подтверждение оператора об отправке /получении ЭД;
• получить извещение покупателя о получении ЭД;
• сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;
• просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;
• сформировать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;
• вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;
• вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;
• вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.

В программе ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически согласно протоколу обмена. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.

В результате существенно сокращаются трудовые и материальные затраты:

• не нужно распечатывать документ — ЭД является оригиналом;
• вместо обычной печати и подписи — электронная подпись;
• вместо почты и/или курьера — оператор электронного документооборота;
• вместо ручного ввода входящего документа — автоматическое формирование.

Значительно сокращается время обмена документами — электронный документ передается почти мгновенно.

Для обмена данными применяются форматы, утвержденные приказами ФНС России, что позволяет организовать юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами.

Все документы, включая Произвольный электронный документ вместе с вложениями, могут быть зашифрованы и подписаны электронной подписью (ЭП).

Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого Удостоверяющего Центра (УЦ), входящего в  доверенных УЦ ФНС России.

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

• первоначальное написание или получение;
• регистрация;
• обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
• контроль над исполнением;
• учет;
• архивирование;
• хранение;
• использование повторно;
• наведение справок;
• рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности

Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

• СЭД – система электронного документооборота;
• СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
• САД – система автоматизации делопроизводства;
• СЭДО – система электронного документооборота;
• САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?Посмотреть ответ

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

• ошибки вследствие человеческого фактора;
• утеря нужного документа;
• время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
• проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
• сложности при необходимости изготовления дубликатов;
• дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
• затраты на канцелярские товары;
• меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки

Что такое электронный документооборот и когда его можно применять

Электронный документооборот — юридически значимый способ организовать работу с документами, не используя бумажные носители. При этом в электронном формате создаются не копии, а оригиналы.

Его можно использовать для:

• сдачи отчетности в ФНС, ПФР, Фонд социального страхования, Росстат
• отправки контрагентам счетов-фактур, договоров, актов приема-передачи.

Электронные документы равнозначны бумажным, если составлены по утвержденной форме, с реквизитами и электронной подписью. На сегодняшний день ФНС утверждены электронные форматы для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и актов выполненных работ, другие документы можно сдавать в PDF или текстовом виде.

Переход на электронный документооборот

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?

1. Необходимо сообщить контрагентам, что вы внедряете в своей компании электронный документооборот.
2. Нужно приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. Своя ЭП должна быть у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании.
3. Если вы собираетесь обмениваться документами через оператора ЭДО, необходимо выбрать оператора, заключить с ним соглашение, после чего зарегистрироваться в сервисе.
4. Теперь у вас появится возможность загрузки готовых электронных документов в личный кабинет, после чего вы сможете подписать их электронной подписью и отправить выбранному в списке доступных контрагентов получателю.

Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.

Что мешает вам перейти на ЭДО

Затраты на внедрение. Кажется, если документов немного, проще подготовить бумажные варианты и передать их контрагенту. Давайте прикинем: 5 клиентов, по 2 документа на каждого — только на пересылку почтой уходит около 1 000 в месяц

В год это 12 000 рублей + зарплата сотрудников, которые могли бы потратить время на что-то более важное. При использовании ЭДО на те же 10 документов в месяц в среднем уходит 250 рублей.

Необходимость обучения сотрудников. Современные системы похожи на почтовые сервисы и просты в освоении, в них реально разобраться за несколько часов. Чтобы подстраховаться, можно составить чек-лист по использованию программы.

Электронная подпись. Её вам выдадут в течение трех дней за 1 000 рублей, срок действия — год. Чтобы подписывать документы, нужна специальная программа (
,
), работающая на Windows и Mac OS. Альтернативный вариант — веб-сервисы, например, «Контур.Крипто», в котором можно бесплатно создать и проверить ЭП, подписать пакет документов и зашифровать их.

Контрагенты не используют ЭДО. Все больше бизнесменов осознают удобство электронного документооборота — вы можете помочь партнерам и клиентам сделать этот шаг быстрее, рассказав о преимуществах такого способа. Использовать один сервис не обязательно — в системах ЭДО доступен роуминг, работающий по тому же принципу, что и у мобильных операторов. Многие не догадываются об этой особенности.

Есть опасения по поводу того, что документ будет принят.
гласит, что все заинтересованные лица, в том числе — контролирующие органы, обязаны принимать документы с электронной подписью. Печатный вариант документа с электронной подписью имеет

Невозможно обменяться документами на месте. Например, привезли товар на склад — нужно подписать документ, который подтвердит, что экспедитор груз передал, а заказчик получил. У крупных компаний есть опыт применения ЭДО экспедиторами, но для большинства пока удобнее традиционный документооборот.