Кадровый учёт в организации

Обеспечение ответственности Профдело

Бухгалтерская фирма не может полагаться исключительно на свой профессионализм, сколь бы он ни был высок. Хороший провайдер всегда подстелет соломки, ибо никто никогда не знает, где может упасть. Роль соломки выполняет страховой полис — страховая компенсирует ответственность перед «третьими лицами». Этим словосочетанием в полисе называют клиентов бухгалтерской фирмы.

1 миллион рублей — неплохая «соломка». На эту сумму застрахована ответственность Консалтингового центра Профдело перед клиентами. Но эта сумма покрывает только вину бухгалтера (Пример 1), но никак не клиента (Пример 2).

Отсутствие ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами

Согласно части 3 статьи 68 ТК РФ, до подписания трудового договора работодатель обязан под подпись ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности. На практике работников не знакомят с локальными документами, что может привести как к внутренним конфликтам, так и к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Зафиксировать ознакомление сотрудников с локальной документацией можно одним из следующих способов:

• завести отдельный журнал или лист ознакомления;

• внести лист ознакомления в трудовой договор;

• собрать подписи работников под текстом локальных актов.

Последний способ позволяет зафиксировать также текст акта, с которым был ознакомлен сотрудник.

Сроки выплаты зарплаты не соблюдаются

Другим частым нарушением, на которое обращают внимание проверяющие, является неправильное указание в трудовых договорах (правилах трудового распорядка, коллективных договорах) срока выплаты зарплаты. Следует учитывать, что в договоре указывается конкретная дата выплаты, а не период, в течение которого работодатель обязуется выплачивать зарплату

Такие условия, как «заработная плата за месяц выплачивается с 1 по 10 число месяца, следующего за оплачиваемым», лучше исключить из текстов локальных актов

Следует учитывать, что в договоре указывается конкретная дата выплаты, а не период, в течение которого работодатель обязуется выплачивать зарплату. Такие условия, как «заработная плата за месяц выплачивается с 1 по 10 число месяца, следующего за оплачиваемым», лучше исключить из текстов локальных актов.

При этом, прописывая дату выплаты зарплаты, нельзя забывать об ограничениях, установленных ТК РФ. Крайний срок выплаты зарплаты – не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (ст. 136 ТК РФ). Поэтому в договоре нельзя указать в качестве даты выплаты зарплаты, например, 20-е число месяца.

Другое ограничение связано с периодичностью выплат в пользу работников. По закону работодатель обязан выплачивать работникам зарплату не реже, чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если проверяющие установят, что в договорах и локальных актах установлена иная периодичность (раз в месяц), работодателя могут оштрафовать за нарушение трудовых прав (Постановление Верховного Суда РФ от 29.01.2016 N 20-АД16-1).

Миф № 1 «Будет проверка — будем переживать»

За 9 месяцев 2023 года без доначислений закончились менее 5% выездных налоговых проверок (в среднем по РФ и по Москве). Это значит: если налоговый орган назначил выездную проверку — «переживать» поздно, доначисления практически гарантированы.

При этом ежегодно растет «средний чек» выездных проверок компаний.

По итогам 9 месяцев 2023 года средние доначисления на одну результативную выездную проверку составили по РФ — 66 млн руб. и по Москве — 96 млн руб.За аналогичные периоды прошлых лет столичным компаниям доначисляли меньше — «аппетиты» растут.

Аналогичные (по поступлениям в бюджет) результаты принесла активно проводимая ФНС работа по самостоятельному уточнению налогоплательщиками своих обязательств.

Глядя на эти цифры, вы все еще надеетесь «отсидеться в своей раковине», отмахиваясь от требований налоговой инспекции и надеясь, что «пронесет»? Если так — вы глубоко заблуждаетесь!

Попустительское отношение к риску налоговых претензий в текущих условиях недопустимо. Усиливающаяся благодаря цифровым системам централизация контрольно-аналитической работы ФНС диктует территориальным инспекциям направления их деятельности. Поэтому отсутствие профилактики ошибок и рисков в учете, игнорирование запросов налоговых инспекций по формальным основаниям или из-за трудоемкости их исполнения — отходят в прошлое. Неудовлетворенный интерес налогового органа к вашему бизнесу чреват высокими рисками оказаться в ситуации, когда ваши контраргументы не будут услышаны вовремя.

В этой связи, проактивные руководители, заботящиеся о своем будущем, действуют на опережение. Даже при вашей полной уверенности в безошибочности учета или кажущейся абсурдности обвинений — не отпускайте ситуацию на самотек — добавляйте контроль и оперативное реагирование на любой запрос. Это точно окупится для вас!

Наш кейс

В «Правовест Аудит» обратилась компания, которая проигнорировала запрос налогового органа, т.к. посчитала претензию налоговой безосновательной, а по итогу получила взыскание доначислений по формальным основаниям. При участии налоговых юристов претензии были сняты, только после этого появилась возможность вернуть переплаченную недоимку. Если бы компания сразу внимательно отнеслась к вопросам инспекции, то, скорее всего, удалось бы упредить реальное взыскание, денежные средства не выбывали бы из оборота.

Чтобы иметь сильную позицию и не доводить до споров с налоговыми органами привлекайте аудиторов для своевременной проверки ошибок и профилактики рисков, а также, налоговых консультантов и юристов, которые заранее оценят перспективы спора и помогут минимизировать связанные с ним издержки.

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета

Никто не застрахован от ошибок. Однако за серьезные бухгалтерские ошибки предусмотрена ответственность.

При этом кто конкретно из должностных лиц будет отвечать за ошибки в учете, руководитель или главный бухгалтер, будет зависеть от того, на кого фактически возложены обязанности по организации и ведению бухгалтерского учета.

Ответственность руководителя за ведение бухгалтерского учета (или главного бухгалтера) предусмотрена КоАП РФ (ст. 15.11 КоАП РФ ), а ответственность самой организации – НК РФ (ст. 120 НК РФ).

Ответственность по КоАП РФ наступает при грубом нарушении требований к бухгалтерскому учету.

Под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской отчетности, понимается любое из следующих нарушений:

• занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
• искажение не менее чем на 10% любого показателя бухгалтерской отчетности;
• регистрация не имевшего места факта либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в бухгалтерских регистрах;
• ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых бухгалтерских регистров;
• составление бухотчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах;
• отсутствие у организации первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности, аудиторского заключения в течение установленных сроков хранения таких документов.

Не использовать личные кабинеты сотрудников

После пандемии многие компании так и не вернулись к работе в офисе, но и КДП не адаптировали для работы в удалённом формате. Поэтому для оформления отпуска или подписания документов нужно ездить в офис, что не всегда удобно и возможно.

Личный кабинет — это self-service-портал, где сотрудник может скачивать справки, согласовывать отпуск и командировку, обновлять персональные данные и в целом общаться с кадровой службой.

Если подключить модуль КЭДО, то личный кабинет почти полностью исключает бумажный документооборот, упрощает контроль возвратности документов и сокращает нагрузку на сотрудников кадровой службы

Не проводить кадровые проверки

Финансовый аудит компании проходить обязаны, а вот к кадровому делопроизводству таких требований нет. Но вы никогда не знаете, когда к вам придёт с проверкой трудовая инспекция.

Лучше подготовиться и заранее инициировать аудит: независимые эксперты проверят соответствие документооборота текущему законодательству.

Когда особенно стоит задуматься об аудите:

• долгое время КДП вели по минимуму, например, потому что не могли найти специалиста;
• была серия сокращений, возникали конфликты с уволенными сотрудниками;
• несколько месяцев не проверяли и не учитывали изменения в законодательстве.

Как контролировать бухгалтера

Бухгалтерия — важный аспект работы любого бизнеса. Но большинство предпринимателей не разбираются в этом вопросе. Как правило, их компетенции совсем другие:

• выстраивание бизнеса,
• продукт,
• продажи.

Как предпринимателю узнать, «как дела в бухгалтерии» и что происходит с цифрами?

Лучший способ — обратиться за помощью к профессиональному аудитору.

Аудитор — это в первую очередь квалифицированный бухгалтер. Он очень хорошо владеет бухгалтерией, знает, где могут быть болевые точки и слабые места. Аудитор понимает, как правильно проверять и анализировать информацию.

В результате аудита у собственника появляется полная и объективная картина происходящего.

Аудит — по сути гигиеническая процедура для бизнеса, которую желательно проводить раз в год. Аудит для того и задумывался, чтобы собственники понимали: топ-менеджмент их не обманывает, а цифры в отчетности соответствуют действительности.

Основные ошибки в ведении кадрового делопроизводства

1. Ошибки при работе с личными делами сотрудников

• отсутствие обязательных документов в личном деле;
• нарушение порядка документации; 
• отсутствие сверки личных дел в установленные сроки; 
• включение в дело документов, которые не должны быть в нем; 
• передача личных дел сторонним организациям и лицам. 

2. Ошибки при заключении трудового договора

• заключение трудового договора в одном экземпляре;
• отсутствие факта и даты регистрации трудового договора; 
• отсутствие подписей в трудовом договоре; 
• отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора на экземпляре работодателя; 
• отсутствие прописанных обязательных условий или сведений; 
• отсутствие условий приема на работу с испытательным сроком, при его наличии;
• отсутствие конкретной величины заработной платы; 
• отсутствие установленных сроков и места выплаты заработной платы, если это отсутствует в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (если сроки указаны в ПВТР, то в трудовом договоре их указывать не обязательно); 
• отсутствие установленного режима работы и отпуска, если режим работы отличается от установленного в ПВТР. 

3. Ошибки при ведении трудовых книжек сотрудников

• отсутствие пометки «дубликат» при выдаче дубликата трудовой книжки;
• отсутствие подписи при получении трудовой книжки при увольнении (при выдаче работнику трудовой книжки в связи с увольнением он должен проверить все записи, внесенные работодателем и расписаться в трудовой книжке после подписи работодателя); 
• не назначение лица, которое отвечает за ведение и оформление трудовых книжек сотрудников и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• отсутствие дополнительных сведений о работнике (например, при получении им образования более высокого уровня); 
• неправильная нумерация; 
• отсутствие записи о переводе; 
• отказ в оформлении трудовых книжек студентам, которые учатся и работают;
• неверное или некорректное внесение сведений о работе; 
• ведение книги учета трудовых книжек ненадлежащим образом; 
• отсутствие книги учета движения трудовых книжек; 
• не заполнение раздела сведений о сотруднике; 
• отсутствие подписи работника; 
• неполное название нанимателя; 
• отправка уволенному работнику трудовой книжки по почте без письменного заявления сотрудника с такой просьбой. 

Порядок хранения кадровых документов

С 01.01.2024 года вступает в силу новое законодательство, которое устанавливает изменения в порядке хранения кадровых документов.

Согласно новым правилам, все кадровые документы должны храниться в специально оборудованных помещениях. Организации и предприятия обязаны обеспечить безопасность и сохранность кадровых документов, а также защиту их конфиденциальности.

Для хранения кадровых документов могут использоваться специальные прочные шкафы или сейфы. Также возможно использование электронного архива для хранения и обработки цифровых копий документов.

Важно отметить, что срок хранения кадровых документов может различаться в зависимости от их типа. Например, личные дела сотрудников обычно должны храниться в течение всего срока работы сотрудника в организации и еще несколько лет после его увольнения

Кроме того, с 01.01.2024 года введено требование о возможности быстрого доступа к кадровым документам в случае необходимости их предоставления органам государственной власти.

Нарушение порядка хранения кадровых документов может повлечь за собой административную или уголовную ответственность для руководства организации или предприятия.

В связи с этим, рекомендуется уделить должное внимание организации системы хранения кадровых документов и обеспечению их безопасности

Ответственность бухгалтера и руководителя за состояние бухгалтерского учета

В некоторых случаях руководитель, имея соответствующую квалификацию и опыт, может вести учет компании самостоятельно: если существует возможность вести упрощенный бухучет, или речь идет о субъекте среднего бизнеса (ст. 7-3 ФЗ №402). Руководитель несет ответственность за состояние учетной работы фирмы.

Если работа поручена единственному бухгалтеру с функциями главного либо фирма имеет штат бухгалтерии во главе с главным бухгалтером, он и будет нести ответственность за ведение бухгалтерского учета по закону. Главный бухгалтер ответственен за каждого сотрудника своей службы и за качество учетных данных, формируемых им. При приеме на работу новых сотрудников целесообразно отслеживать содержание их трудовых договоров в части личной ответственности исполнителей за качество работ.

В настоящее время по отношению к главному бухгалтеру могут быть применены все виды наказаний, вплоть до уголовного.

Содержит ряд статей, позволяющих наказать главного бухгалтера (ст. 81(9), 192,243), вплоть до увольнения. По ст. 243 наступает материальная ответственность в случаях, если:

• ущерб был причинен с умыслом;
• вследствие халатности;
• под воздействием веществ, изменяющих сознание;
• если была разглашена тайна, охраняемая законом и т.д.

Внимание! Если в трудовом договоре не указаны условия возникновения материальной ответственности главного бухгалтера, сумма материальной ответственности не может быть выше среднемесячного заработка (Пленум ВС, пост 52 от 16-11-06). За грубые нарушения в ведении учета ст

15.11 предусматривает штрафы в 5-10 тыс. руб., а если нарушение совершено после повторной проверки работы бухгалтерии, суммы возрастают до 10-20 тыс. руб. Кроме того, главбух может быть дисквалифицирован

За грубые нарушения в ведении учета ст. 15.11 предусматривает штрафы в 5-10 тыс. руб., а если нарушение совершено после повторной проверки работы бухгалтерии, суммы возрастают до 10-20 тыс. руб. Кроме того, главбух может быть дисквалифицирован.

Уголовная ответственность главбуха также возможна в соответствии со статьями 199, 199.1 или 199.4. Она наступает за злостную неуплату обязательных платежей в фонды, взносов и в самом крайнем случае, если доказано судом, что имели место злоупотребления, нанесение значительного материального ущерба, ведет к лишению свободы.

Внимание! Под грубыми нарушениями ведения учета понимаются: искажение показателей более чем на 10%, занижение налогового бремени на тот же процентный показатель, вследствие некачественного ведения бухгалтерского и налогового учетов, внесение в первичные документы события хозяйственной жизни, которого на самом деле не было и др. (ст

15.11 п. 2 КоАП РФ, прим. 1).

Важные изменения для кадровика

До 1 января нужно привести численность иностранных работников в соответствие 

В отдельных регионах власти поменяли допустимую долю иностранных работников. Однако общие квоты по стране для разных видов деятельности оставили прежними. До начала следующего года работодателям нужно привести численность иностранцев в соответствие с ограничениями (ПП РФ от 16.09.2023 № 1511). 

Пособие по уходу за ребенком оставят, даже если вышли на работу раньше

С 1 января право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком будет сохраняться при выходе на работу до достижения ребенком возраста 1,5 лет. Право на получение указанного пособия сохраняется также у лиц, которые в период отпуска по уходу за ребенком до достижения им 1,5 лет трудятся у другого работодателя. Раньше право на пособие сохранялось только в случае, если указанное лицо работало на условиях неполного рабочего времени или на дому (ст. 1 Закона от 19.12.2023 № 614-ФЗ).

С 1 января увеличат возраст призыва на военную службу

Верхнюю границу призывного возраста повысили с 27 до 30 лет. Нижний предел остался прежним – 18 лет. Отсрочку от призыва на военную службу работникам ИТ-компаний станут давать не до 27, а до 30 лет (Закон от 04.08.2023 № 439-ФЗ; Указ Президента РФ от 04.09.2023 № 660).

С 1 января предельный возраст пребывания в запасе повысят

Для солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов постепенно увеличат срок пребывания в запасе. Предельный возраст поднимут:

• для первого разряда – с 35 до 40 лет;
• для второго – с 45 до 50 лет;
• для третьего – с 50 до 55 лет.

Предусмотрен постепенный переход, который продлится до 2028 года. 

Продлен мораторий на внеплановые проверки многих юрлиц и ИП на 2024 год

Как и ранее, исключения составили проверки, которые проводят при непосредственной угрозе причинения вреда жизни и тяжкого вреда здоровью граждан, обороне и безопасности государства, возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, при выявлении индикаторов риска нарушения обязательных требований, а также при проверке объектов, отнесенных к категориям чрезвычайно высокого и высокого риска (ПП РФ от 14.12.2023 № 2140).

С 1 сентября вступит в силу новая методика проведения СОУТ

Появится новый классификатор вредных и опасных производственных факторов. Утверждена форма отчета о проведении специальной оценки условий труда, а также инструкция по ее заполнению. Цель новой методики – совершенствование процедуры проведения специальной оценки условий труда, повышения качества и достоверности ее результатов с целью более эффективной защиты работников, занятых во вредных условиях труда (Приказ Минтруда России от 21.11.2023 № 817н).

С 1 сентября можно пройти повторное обязательное психиатрическое освидетельствование

Гражданин, которого признали непригодным к выполнению отдельных видов деятельности, сможет пройти повторное обязательное психиатрическое освидетельствование, если по заключении психиатра его состояние улучшилось. Сейчас такой возможности нет (ст. 1 Закона от 04.08.2023 № 465-ФЗ).

Поправки о премировании внесли в Госдуму РФ

В коллективных договорах, соглашениях, ЛНА хотят определять виды премий, их размеры, сроки, основания, а также условия выплаты. Обяжут учитывать качество, эффективность и длительность работы, дисциплинарные взыскания. Проект внесли с подачи Конституционного суда РФ. Он указал, что из-за наказания нельзя произвольно снижать зарплату. Поправки планируют ко вступлению в силу 1 сентября 2024 года (Паспорт проекта Закона № 513234-8).

Поправки об оплате сверхурочной работы внесли в Госдуму РФ

Согласно проекту ее надо будет оплачивать исходя из зарплаты с учетом компенсационных и стимулирующих выплат за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере. На практике работодатели при расчете за переработки берут лишь тарифную ставку без компенсационных и стимулирующих выплат (Паспорт проекта Закона № 513228-8). 

Документальное сопровождение

Перечень обязательных документов, составление которых определено ТК РФ:

• трудовой договор с работником и дополнительные соглашения к нему;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка, в документе хранятся данные о самом сотруднике, выполняемой им работе, переводе на другую должность или смене места работы);
• документы о переводе сотрудника;
• приказ об увольнении работника;
• приказ об оформлении отпуска;
• график отпусков — процедура составления и принятия графика, количество дней отпуска на каждого работника, изменения и дополнения при переносе или отзыве отпусков;
• штатное расписание (в документе указывается структура, состав и численность организации; фиксируется перечень должностей, структурных подразделений).

Большинство документов унифицированы, однако некоторые из них придется разрабатывать руководителю:

• правила внутреннего распорядка компании (в документе фиксируется порядок найма и увольнения сотрудников, время работы и отдыха, меры поощрения и наказания, предусмотренные на предприятии);
• коллективный договор;
• положение об оплате труда (документ включает разделы, где прописаны принципы оплаты труда, системы, применяемые в компании, условия выплаты премий, порядок возмещения);
• положение о защите персональных данных работника (в документе указывается состав и порядок обработки персональных данных);
• положение об охране труда;
• положение о премировании.

Разграничение ответственности

Например, ст. 15.5 КоАП РФ установила штраф за нарушение сроков представления налоговой декларации. Именно декларации, а не расчета по авансовым платежам (см. Постановление Верховного Суда РФ от 25.11.2015 № 78-АД15-7). При том, что наказания представляются в ряде случаев более чем впечатляющими, нужно учесть специфику их наложения.

Суды также решают вопросы разграничения ответственности по различным статьям КоАП РФ и УК РФ.

Постановлением мирового судьи бухгалтер ООО была признана судом виновной в искажении сведений налоговой декларации по налогу на прибыль, в результате чего сумма налога оказалась заниженной более чем на 10 %. Ей было назначено наказание по ст. 15.11 КоАП РФ.

Однако затем городской суд переквалифицировал действия бухгалтера на ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, мера административного наказания в виде административного штрафа была снижена до 300 рублей. Причиной послужило то, что на самом деле искажение налога составило менее 10 %, а мировой судья неверно произвел расчет.

Тем не менее, признать, что в действиях бухгалтера отсутствует состав административного правонарушения суд отказался и надзорная инстанция его поддержала (см. Постановление Мособлсуда от 22 июня 2010 г. по делу № 4а-967/10). 

Что бы налоговый орган ни думал о виновности бухгалтера в совершении вменяемого ему административного правонарушения, итоговое решение будет принимать суд.

При этом инспекции может казаться достаточным наличие у бухгалтера полномочий, с ненадлежащим исполнением которых было связано нарушение, но суд будет разбираться в обстоятельствах конкретного дела по существу и учитывать, в числе прочего, непосредственную причастность лица к совершению конкретного противоправного действия (бездействия). Учитывая это, бухгалтеру лучше обзавестись доказательствами своей непричастности.

Налоговый орган представил суду копию доверенности, согласно которой главбух был уполномочен отвечать на требования налоговых органов.

Однако суд установил, что послужившее предметом для разбирательства письмо было подписано директором ООО.

Суд указал, что сам факт наличия доверенности не подтверждает факт совершения бухгалтером указанного административного правонарушения, поскольку письмо им подписано не было. Бухгалтер был признан не виновным в совершении правонарушения (см. Постановление Верховного Суда РФ от 21.08.2013 № 73-АД13-5).

Деятельность с высоким налоговым риском и ее признаки

Под деятельностью с высоким налоговым риском понимают совершение финансово-хозяйственных операций и сделок, потенциально направленных на получение необоснованной налоговой выгоды и причинение материального ущерба бюджету в виде неуплаченных налогов, страховых взносов и прочих обязательных платежей. Получение необоснованной налоговой выгоды при такой деятельности может проявляться, в частности, в следующем:

• завышении стоимости приобретаемых товаров и услуг в целях увеличения расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль организации;
• заявлении вычетов по НДС без правового на то основания;
• неправомерном применении налоговых спецрежимов путем искусственного дробления единого бизнеса на несколько взаимозависимых компаний и т.д.

Как правило, в подобных схемах используются так называемые «технические» компании (фирмы-однодневки), у которых нет работников, недвижимого имущества, производственных мощностей, автопарка и финансовых средств, необходимых для реального исполнения договорных обязательств. Такие компании нужны только для создания формального документооборота и цепочки сделок, искусственно увеличивающих реальную стоимость приобретаемого имущества, работ и услуг. 

Вызов в ИФНС для дачи пояснений: когда могут вызвать, что говорить и можно ли не ходить

Поскольку такая деятельность причиняет материальный ущерб бюджету (неуплаченные налоги и незаконное возмещение НДС), в задачи налоговиков входит, в том числе ее выявление и пресечение. Чтобы инспекторам было проще выявлять высокорискованную деятельность и отделять ее от обычной хозяйственной, ФНС утвердила перечень признаков такой деятельности. 

К признакам деятельности с высоким налоговым риском сейчас относят (приложение № 2 к приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@):

• оформление договора с контрагентом, о котором нет информации о государственной регистрации в ЕГРЮЛ;
• сотрудничество с контрагентом-однодневкой;
• совершение операций через посредника, имеющего признаки технической компании (фирмы-однодневки);
• заключение сделок при отсутствии личных контактов руководства компании-поставщика с руководством компании-покупателя;
• отсутствие документального подтверждения обсуждения условий поставок;
• отсутствие документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента и копий документа, удостоверяющего его личность;
• отсутствие у налогоплательщика информации о фактическом местонахождении контрагента, а также о местонахождении его складских, производственных или торговых площадей.

Чем больше вышеперечисленных признаков одновременно присутствует во взаимоотношениях налогоплательщика с контрагентами, тем выше степень его налоговых рисков. Выявив указанные признаки (один или совокупность), налоговая инспекция с высокой степенью вероятности организует в отношении налогоплательщика выездную проверку. Поэтому на практике лучше избегать сотрудничества с контрагентами, обладающими указанными выше признаками. Кроме того, необходимо отказаться и от совершения подозрительных операций.

Почему следует перевести кадровое делопроизводство в электронный формат

Сейчас любая организация с работниками может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Основное преимущество кадрового ЭДО — возможность оптимизации делопроизводства за счёт экономии средств, автоматизации процессов и практически полной цифровизации кадровых документов (Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ).

Работодатель может заключить трудовой договор с соискателем, который проживает в другом городе. Для обмена документами с удалённым работником потребуется организовать ЭДО, обеспечить сотрудника электронной подписью.

Пока что кадровый электронный документооборот необязателен для работодателей, однако власти планируют перевести всех на КЭДО до 2024 года. Срок не точный и может быть перенесён, однако переход на обязательный КЭДО неизбежен. Поэтому с учётом преимуществ ЭДО перевести кадровое делопроизводство в электронный формат стоит уже сейчас.

Чтобы быстро перейти на КЭДО, воспользуйтесь облачным сервисом Астрал iКЭДО, который обеспечит массовый выпуск электронных подписей для персонала, позволит организовать для сотрудников кадровой службы общий доступ к кабинету организации в разрезе своих прав на работу с подразделениями и типами документов, а также обеспечит сохранность электронной кадровой документации.

Способы организации учета

1. Прием на работу 2. Передача ведения кадрового учета секретарю или бухгалтеру 3. Передача ведения кадрового учета аутсорсинговой компании

Преимущества передачи кадрового учета аутсорсинговой компании:

• сокращение расходов. Организация платит фиксированную сумму и не тратит дополнительные средства на кадровую службу;
• снижение рисков. Благодаря передаче ведения учета профильной сторонней компании, организация может не следить за неочевидными для непрофессионалов новшествами в законодательстве РФ и сосредоточиться на других задачах; 
• качество работы. Аутсорсинговые компании используют в своей работе проверенные и эффективные методы, у экспертов есть узкие знания по отдельным специализациям; 
• круглосуточная поддержка. Сотрудников аутсорсинговой компании, в отличие от работников собственной кадровой службы, не нужно заменять на время отпуска/болезни/повышения квалификации. Специалисты сторонней компании взаимозаменяемы, простоев в работе не будет; 
• согласованность учета. Как правило, в аутсорсинговых компаниях работают не только специалисты отдела кадров, но и сотрудники юридических и финансовых организаций – все вопросы решаются комплексно. 

Ошибки в трудовом договоре и в действиях при трудоустройстве

• полных реквизитов работодателя, работника;

• четкого определения места работы и функций, сроков начала выполнения обязанностей;

• даты заключения, сроков действия договора;

• все аспекты заработной платы: размер, условия начисления надбавок и доплат, даты выплат, порядок индексации;

• режимов работы, отдыха;

• условий труда.

Заполнять сведения о сотруднике при заключении трудового договора необходимо с представленных документов, а не со слов. При трудоустройстве новый работник должен предоставить работодателю паспорт, СНИЛС, военный билет, документы об образовании, для отдельных специальностей – результаты медицинского осмотра. Некоторые неправильные данные, например, ошибки в фамилии или паспортных данных могут стать основанием для признания договора недействительным.

Отсутствие данных о медицинском допуске является нарушением охраны труда, за что предусмотрен штраф до 15 тысяч рублей, дисквалификация ответственного сотрудника или приостановка деятельности компании.

При заключении трудового договора сотрудника необходимо под подпись ознакомить с внутренними документами работодателя:

• трудовым распорядком;

• коллективным договором;

• правилах хранения, использования персональных данных;

• правилах, инструкциях оплаты труда.

• для должностных лиц – 10-20 тысяч рублей;

• для ИП – 5-10 тысяч рублей;

• для юрлиц – 50-100 тысяч рублей.

Повторные нарушения существенно увеличивают размер штрафа, а должностным лицам грозят дисквалификацией на срок до трех лет.