Что означают аббревиатуры в кассовом чеке

Причины форматно-логических ошибок ККТ

Форматно-логические ошибки могут возникнуть при неправильном указании пользователем реквизитов кассового чека, из-за ошибок при регистрации или перерегистрации ККТ, по причине старой прошивки, несогласованности триады прошивка – драйвер — кассовое ПО с учетом версии ФФД, а также неисправности ФН.

К ошибкам пользователя относится некорректный ввод реквизитов. Например, телефон поставщика или покупателя, при наличии их в кассовом чеке, должен быть указан в формате +7ХХХХХХХХХХ. То же относится и к ИНН поставщика, покупателя, оператора связи, поскольку его значение не может быть произвольным.

Примером ошибочной регистрации или перерегистрации является их незавершенность. Сюда же можно отнести и перерегистрацию с заменой фискального накопителя на ККТ, которая уже снята с регистрационного учета по причине истечения срока службы предыдущего ФН.

Старая прошивка ККТ может не удовлетворять вступившим в силу новым требованиям к фискальному документу. Например, изменялась обязательность наличия в бумажной и электронной форме ФД некоторых реквизитов, а также прошло переименование тега 1081 из ЭЛЕКТРОННЫМИ в БЕЗНАЛИЧНЫМИ.

Что обязательно указывается в чековом документе?

Все обязательные фрагменты чека перечислены в Федеральном законе №54-ФЗ, который касается применения устройств ККТ при проведении расчётных операций. 

Отметим, что при работе с Robokassa приобретать или арендовать ККТ не обязательно. Наше бесплатное решение поможет полностью решить вопрос с 54-ФЗ без дополнительных затрат.

Итак, к содержимому чека. Перечень реквизитных данных в этом году выглядит так:

• указание документа как чека;

• номер смены с учётом порядка (при открытии каждой смены порядок исчисления обновляется);

• время, дата и место расчётной операции (указывается местоположение торговой точки, а не юридический адрес компании);

• наименование организации (для юрлица) или ФИО индивидуального предпринимателя (для физлица);

• идентификационный номер налогоплательщика;

• система налогообложения, по которой проводится расчёт;

• признак расчёта: если деньги пришли от клиента/покупателя, то «приход», если оформлен возврат товара, то «возврат прихода». Если деньги даются клиенту, то проставляется «расход», ну а при возврате ранее выданных средств отмечается «возврат расхода»;

• список оплаченных товаров и услуг, их количество и стоимость за каждую единицу;

• НДС, если есть такая необходимость;

• способ внесения платы — наличная, безналичная, авансовая и т.п.;

• ФИО и занимаемая должность физлица, которое проводит расчёт;

• номер ККТ, который налоговая служба присвоила при регистрации оборудованию;

• заводской номер, присвоенный ФН (фискальный номер);

• ФПД (фискальный признак документа);

• портал Федеральной налоговой службы — nalog.gov.ru;

• контакты покупателя, если он просит отправить ему электронный чек;

• номер ФД (фискального документа) с использованием сокращения ФД;

• номер смены на кассовом аппарате;

• QR-код со всей информацией по расчёту. 

Если хотя бы один из перечисленных пунктов отсутствует, то это считается правонарушением. Чек не действителен, а предприниматель должен понести ответственность за невыдачу чекового документа.

Форматно-логический контроль на стороне ОФД

Проверка статуса маркировки

Для тех, у кого бизнес связан с маркированным товаров, в личном кабинете «Платформа ОФД» (сервис «Учет марок») появилась еще одна полезная функция — проверка статуса маркировки. Она поможет:

• Узнать статус кода маркировки.
• Уточнить товарную группу маркированной продукции и наименование.
• Выяснить GTIN продукции, производителя товара (ИНН и наименование).
• Отследить текущего владельца товара с маркировкой (ИНН и наименование).

Проверка доступна как для единичных кодов, так и для загруженных списком. Результат проверки можно скачать в xslx-файле для дальнейшей работы с выгрузкой.

Обязательные реквизиты кассового чека и их расшифровка

Кассовый чек, распечатанный на контрольно-кассовом аппарате (ККТ), является фискальным документом.

ККТ должен пройти регистрацию в налоговой инспекции и быть настроен на работу в одной конкретной организации.

К обязательным реквизитам кассового чека относится следующая информация:

• ИНН налогоплательщика. Данный код состоит из 12 цифр и присваивается налоговым органом во время постановки на учет.

• Название организации. Наименование фирмы указывается то, которое указано в свидетельстве о регистрации организации. Если товар приобретается у индивидуального предпринимателя, вместо наименования организации необходимо указывать фамилию ИП.

• Порядковый номер кассового чека. Перед номером, как правило, пишут такие слова или знаки: «ЧЕК», «СЧ», «№» или «#».

• Номер кассового аппарата. Этот номер находится на корпусе аппарата.

• Стоимость покупки. Указывается сумма, потраченная на приобретение товара.

• Дата и время приобретения. Дата покупки обозначается в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

• Признак фискального режима. Такой режим может отражаться многими способами, но обычно используют словосочетание «ФИСКАЛЬНЫЙ ЧЕК» или аббревиатуру «ФП».

Перечисленные реквизиты кассового чека должны обязательно присутствовать на нём. При несоблюдении этого требования к кассовому чеку он не признается первичным документом.

Для рассматриваемого документа нет унифицированной формы, поэтому внешний вид, в зависимости от выдавшей организации, может различаться размером, формой, расположением реквизитов, дополнительной информацией (сумма сдачи, наименование купленных товаров, ФИО кассира, номер отдела, срок действия скидок и пр.). Некоторые продавцы используют кассовый чек даже в целях рекламы, печатая на нем информацию о проводимых акциях и скидках. Хотя эти данные не являются обязательными, но такая информация существенно облегчит работу бухгалтерии при ведении аналитического учета.

Что включают в чек в исключительных случаях?

В некоторых случаях в чек вносится дополнительная информация, а иногда налоговая служба и закон допускают ряд послаблений. К числу последних относят передачу данных ОФД и оператору маркировки в самом процессе операции. Такое допускается законодательством в отдалённой местности, где существуют проблемы с интернет-соединением. В этом случае в чеке также не содержатся сведения получателя документа и информация о сайте, где можно уточнить данные по операции.

Перечень реквизитных данных дополняется, если расчёты проводятся между индивидуальным предпринимателем и компанией (юрлицом). Тогда в чек вносится ФИО предпринимателя или название компании, его ИНН, сведения о стране, где производился предмет расчёта (товар) и сумма акциза. Последнее действует только на подакцизные товарные группы.

В таблице ниже представлен ряд дополнений, который вносится в ФД при определённых обстоятельствах. 

Что такое «признак расчёта» в чековом документе?

Признак расчёта — обязательный пункт, без которого не обходится ни один чек. Он указывает на операцию, для которой и был сформирован документ. Обычно выбирают одно из четырех значений:

• Приход. Покупатель получает товар, а кассиру отдает за него денежные средства.

• Расход. Деньги выданы человеку. Например, в ломбарде, когда физлицо сбывает золотые украшения или оформляет автомобиль для перепродажи.

• Возврат прихода. Этим понятием обозначается возврат товара по любым причинам, а также отказ от услуги.

• Возврат расхода. Можно привести еще один пример из практики ломбарда, когда человек выкупает ранее заложенное ювелирное украшение.

Анализ и статистика

Один из самых востребованных сервисов, основанных на информации из чеков, — аналитика. Это могут быть агрегированные данные о продажах в конкретном магазине, развернутая статистика по определенной категории товара, отчеты по конкретным брендам и пр. 

В дополнение к анализу собственных данных все более популярны сервисы, позволяющие бизнесу сравнить свои показатели с положением дел у конкурентов. В таком случае компания получает возможность оценить, как выглядят ее цифры на фоне данных по рынку в целом. 

Своевременное получение подобной информации дает бизнесу возможность оперативно реагировать на любые изменения на рынке и вносить необходимые коррективы в свои планы — увеличивать или сокращать ассортимент, менять цены,  проводить маркетинговые кампании и пр.  

Отдельный интерес аналитика по чекам представляет для арендодателей. Зачастую именно подробные данные о продажах в конкретной торговой точке и/или выручке арендаторов позволяют вводить плавающую шкалу арендной платы и лучше понимать динамику развития бизнеса. 

Интеграция и синергия

Последнее время особую важность для бизнеса приобретает создание более широких баз данных, систем мониторинга и отчетности на основе кассовых чеков. Один из возможных вариантов — интеграция данных из чеков в системы CRM и управленческого учета

Подобная синергия позволяет существенно повысить точность расчетов и прогнозов, избежать возможных ошибок и снизить риски принятия необоснованных решений. 

Уже сейчас чеки позволяют компаниям анализировать рынок и действия конкурентов, таргетировать рекламу в интернете, повышать эффективность управленческого учета и создавать новые сервисы. Можно с уверенностью говорить о том, что в дальнейшем значимость этого направления и количество предлагаемых услуг  будут только расти, и в выигрыше окажутся те, кто смогут воспользоваться этим по максимуму. 

Почему проверка статуса фискального документа актуальна именно сейчас?

1 июля 2022 года будет запущен экспериментальный период тестирования нового спецрежима налогообложения — автоматизированной упрощенной системы налогообложения (АУСН). Хотя пока только в четырех регионах России: Москва, Московская область, Калужская область и Республика Татарстан При успешном эксперименте специальный налоговый режим будет распространен и на другие регионы.

Кроме того, проверка статуса фискального документа помогает отслеживать реальную картину продаж и реализацию услуг на предприятии. В личном кабине можно все проанализировать и получить данные для разработки стратегии продвижения или оптимизации налогообложения.

Штрафы за несоблюдение законодательства по применению контрольно-кассовой техники достаточно значительные для всех участников движения товара: физических, должностных и юридических лиц.

Таргетирование онлайн-рекламы

Одна из возможных альтернатив —  использовать для таргетирования информацию о покупках пользователей, а точнее деперсонифицированные данные, содержащиеся в чеках. 

Критерий реальных покупок позволяет бизнесу с гораздо большей эффективностью находить новых клиентов и переключать потребителей с брендов конкурентов. Одно дело — адресовать рекламу определенной социально-демографической группе, совсем другое — заранее известным покупателям в своем сегменте. 

Потраченные деньги — гораздо более надежный показатель, чем подходящий возраст или проявленный «интерес». Очевидно, что игрушки или билеты в кино на мультик скорее купят те, кто до этого уже покупал, например, детскую одежду. И это не обязательно женщины до 30 лет, посмотревшие соответствующий трейлер на сайте. 

Условно «отрицательный» результат при этом не менее важен.

А может, нужно полностью поменять креатив. 

В любом случае, бизнес получает конкретные данные, на основе которых можно делать самые разные выводы — сокращать или увеличивать затраты на маркетинг, менять площадки размещения, переходить на другие рекламные форматы и т.п. 

Как получить максимум

Обратите внимание на аналитику. Это проще и быстрее всего — в том или ином виде анализ данных из чеков предоставляют почти все ОФД, такой сервис часто можно найти прямо в интернет-банке.

Если аналитика оказалась полезной, попробуйте сделать следующий шаг — интегрировать данных из чеков с CRM или системами управленческого учета может помочь в принятии правильных бизнес-решений. 

Оцените расходы на онлайн-продвижение

Если вам предстоят многомиллионные затраты на рекламные кампании в интернете, то таргетирование, основанное на информации из чеков, позволит потратить деньги более эффективно.

Как исправить ошибки

Рекомендуем следующий план действий:

1. Проанализировать, как ошибка повлияет на 2 показателя:

• правильность применения ККТ и порядка ее регистрации;
• доходы и исчисление суммы для целей налогообложения.

2. Направить чек коррекции в налоговый орган (для ФФД версии 1.1 или 1.2). Для версии ФФД 1.05 будет иной порядок — при корректировке кассового чека с признаком расчета «приход» необходимо сформировать идентичный некорректному кассовый чек с признаком расчета «возврат прихода» (с отражением фискального признака некорректно сформированного кассового чека), а затем сформировать правильный чек с признаком «приход». Также будет корректироваться и чек с признаком «расход». Если расчет был произведен без ККТ, то нужно будет сформировать кассовый чек коррекции с признаком расчета «приход» или «расход».

3. Отправить письменное заявление в ФНС об обнаруженной ошибке.

4. Предоставить в ФНС сведения о факте исправления ошибки, которые являются достаточными для установления события административного правонарушения (верный чек, в котором исправлена ошибка).

5. Связаться с представителем ФНС и уточнить, все ли документы получены контролирующим органом и являются ли они достаточными. Хоть это действие и не является обязательным, но для полной уверенности мы рекомендуем про него тоже не забывать — лишний раз обезопасите бизнес от ошибочно предъявленных штрафов.

Для выгрузки отчета со статусами чеков в личном кабинете необходимо перейти в раздел «Чеки» и подраздел «Поиск чека». В подразделе «Выписки» выбираете «Чеки (расширенная)» — здесь можно сформировать и выгрузить отчет со «Статусом чека в ФНС».

Как ФНС проверяет фискальные документы

При получении фискального документа от ОФД налоговый орган проводит форматно-логистический контроль на соответствие документа требованиям, предъявленным к реквизитам (тегам) фискального документа.

При проверке фискальному документу могут быть присвоены следующие статусы:

• Принят, т. е. проверка проведена, ошибок не выявлено.
• Принят с предупреждениями, т. е. чек принят, но с некритичными ошибками, обнаруженными во время проверки. Возможные коды ошибок: 321, 322, 504, 508, 509, 512, 513, 514, 515, 516, 517, 518, 519, 533, 534 — такие документы принимаются к учету ФНС для сверки данными налоговых деклараций.
• Отказ в приеме, т. е. при проверке выявлены критические ошибки с кодами: 400, 405, 409, 417, 419, 420, 421, 422, 423, 424, 505, 506, 507, 510. Такой ФД не учитывается в АИС-Налог 3 и не принимается к учету ФНС для сверки с данными налоговых деклараций, покупатель не сможет его проверить на сайте налоговой.
• Прием в карантин, т. е. документ передан в ФНС раньше, чем завершилась регистрация ККТ. Такой документ нельзя проверить на сайте ФНС и он не будет отображаться в АИС-Налог 3. Как только карточка ККТ будет получена, ФД будет направлен на контроль.
• Отсутствует, т. е. налоговой фискальный документ получен, но проверка еще не завершена, и, соответственно, статус не присвоен.

Для каких целей используется кассовый чек

Кассовый чек является  документом, который подтверждает факт приобретения какого-либо товара за наличный расчет или безналичный расчет банковской картой в рамках сделки купли-продажи.

То есть, можно сказать, что кассовый чек – это своеобразная форма договора, заключенного между продавцом и покупателем.

Основная функция этого документа – это доказательство совершения сделки.

Информация, указанная в кассовом чеке, в дальнейшем используется для учета движения денежных средств и правильного оформления бухгалтерской отчетности.

Следует отметить, что чек является неотъемлемым реквизитом такого процесса, как возврат или обмен товаров, поскольку именно он выступает в роли доказательства того, что данная покупка действительно была совершена.

Таким образом, чек, напечатанный кассовым аппаратом, необходим в следующих ситуациях:

• для приложения к авансовому отчету как подтверждение расходов сотрудника;

• как доказательство понесенных расходов при рассмотрении дел в суде;

• при возникновении спорных ситуаций с продавцом.

Кроме того, данные, которые хранятся в чеке, позволяют представителям налоговой службы узнать интересующую их информацию (например, сколько выручки получила фирма-продавец), проконтролировать соблюдение организацией кассовой дисциплины и правил работы с наличными деньгами.