Аудит персонала организации: что это и зачем нужно

Выбор аудитора: ключевые аспекты и рекомендации

Выбор аудитора – ответственный и важный процесс, от которого зависит качество проводимого аудита и его результаты. Рассмотрим основные аспекты выбора:

Определение требований. Первым шагом при выборе аудитора является определение требований, которые предъявляются к аудитору и его компетенциям. Это могут быть требования, связанные с опытом работы, образованием, наличием профессиональных сертификатов, репутацией на рынке и т.д.
Поиск кандидатов. Можно начать с изучения информации в интернете, обращения к коллегам и партнерам за рекомендациями, а также обратиться в профессиональные ассоциации и организации, занимающиеся аудитом и сертификацией аудиторов.
Анализ предложений. После того, как вы сформировали список потенциальных кандидатов, следует проанализировать их предложения

Обратите внимание на такие аспекты, как стоимость услуг, опыт работы с компаниями вашего размера и отрасли, предлагаемые методики и инструменты аудита, гарантии и условия договора.
Проведение интервью. Важным этапом выбора является проведение интервью с кандидатами

В ходе интервью обсудите ваши требования и ожидания, уточните детали предложений, задайте вопросы о профессиональном опыте и компетенциях.
Выбор и заключение договора. После того, как вы провели интервью с кандидатами и проанализировали их предложения, можно приступить к выбору аудитора. Учтите все полученные данные, сопоставьте их с вашими требованиями и ожиданиями, и сделайте окончательный выбор. Затем заключите договор, прописав в нем все условия сотрудничества, сроки проведения и ответственность сторон.

Часто задаваемые вопросы о кадровом аудите

Вопрос 1: Какова основная цель кадрового аудита?

Основная цель кадрового заключается в оценке и анализе деятельности кадровой службы компании, эффективности использования персонала и выявлении возможных резервов для совершенствования кадровой работы.

Вопрос 2: Кто проводит кадровый аудит?

Кадровый аудит может проводиться как силами собственных специалистов компании, так и с привлечением внешних экспертов – консультантов по управлению персоналом, аудиторских компаний и т.д.

Вопрос 3: Какие методы используются для проведения кадрового аудита?

Методы проведения могут включать анализ документации, опросы и интервью с сотрудниками, анализ результатов деятельности компании, сравнительный анализ показателей с данными по отрасли и конкуре

Оценочные критерии деятельности отдела кадров

Для того чтобы осуществлять свой функционал в полном объеме, службе по подбору кадров необходимо качественно вести документооборот, знать основы законодательства, следить за поправками в нормативно-правовых актах, организовывать плодотворное взаимодействие между сотрудниками.

Анализ деятельности при аудиторской проверке происходит на основе определенных критериев качества, которые разработаны в данной организации или на региональном уровне. Ими можно считать:

• положительный результат по достижению поставленных целей;
• полный охват бюджетных средств относительно затрат на специалистов;
• стратегия организации успешно реализуется и приносит доход, выгоду;
• четкое соблюдение временных интервалов по отношению к заданным для выполнения функциям;
• положительное мнение специалистов об отделе кадров и его работе;
• отсутствие конфликтов между работниками;
• оперативность в обработке управленческих решений;
• удовлетворенность выполнением деятельности сотрудников кадровой службы;
• уровень сотруднических отношений с другими организациями.

Оценку качества может проводить как сторонняя организация, так и сам руководитель, который заинтересован в успешности компании.

Ошибки, допускаемые при проведении кадрового аудита

• Неполное рассмотрение материалов (отсутствует просмотр всех кадровых документов и их соответствие фактической картине).

• Недостаточный профессионализм аудиторов. Это может стать причиной упущения нарушений.

• Отсутствие полного или точного документирования результатов анализа. Из-за этого не все найденные проблемы будут устранены в дальнейшем.

• После проведения аудита заказчик и его команда не получили полного понимания серьезности проблем и потенциальных рисков, а также отсутствует документированный план по устранению проблем и рекомендации специалистов.

Клиент решил провести аудит собственными силами в 2021 году. В 2022 году из ПФР регулярно получал требования о пояснении расхождений между данными в отчётности и штрафы за некорректный СЗВ-ТД. И только после того, как получил жалобу от уволенного сотрудника на неверные записи в бумажной трудовой книжке, обратился к нам за помощью с просьбой оказать услугу аудита кадрового учета.

В результате был проведён внешний, инициативный, оперативный, локализованный аудит с применением сплошной выборки:

• аудит силами WA с выездом специалиста в офис заказчика,

• проверены все личные дела действующих работников и соответствие их содержания данным в 1С:ЗУП,

• все бумажные трудовые книжки с записями о периоде работы в данной организации,

• направленная отчётность СЗВ-ТД за весь период работы.

По окончании проведенного детального анализа клиенту было выдано заключение по результатам проведённой экспертизы. В ходе аудита выявили ряд нарушений в подаче отчетности, отсутствие необходимых кадровых документов в личных делах (среди которых были и дополнительные соглашения к трудовым договорам), отсутствие необходимых записей в трудовых книжках и их неверное оформление, также несоответствие содержания бумажных документов с данными 1С:ЗУП, что и привело к массовым ошибкам в направленной клиентом отчётности СЗВ-ТД, штрафам и жалобе сотрудника.

При выполнении аудита 1С-WiseAdvice предоставляет детализированный отчет, в котором подробно описаны все этапы аудита, текущее состояние ведения кадрового учета, нарушения и неточности, способы их решения и потенциальные последствия бездействия.

Этапы проведения кадрового аудита компании

Приказ о проведении кадрового аудита

Этот этап включает в себя подготовку и выпуск соответствующего приказа руководства организации о проведении кадрового аудита в отделе. Этот документ устанавливает цели, задачи, сроки и ответственных за проведение аудита.

Анализ уставных документов

На этом этапе аудиторы изучают основные кадровые документы организации, такие как устав, чтобы понять её основные функции, цели и принципы управления персоналом.

Проверка наличия обязательных нормативных актов

Здесь аудиторы проверяют, соответствует ли аудит кадровой работы и методы управления персоналом действующему законодательству, есть ли все необходимые кадровые документы, регламентирующие работу с кадрами.

Анализ расписания и структуры компании

Аудиторы изучают организационную структуру, должностные инструкции, штатное расписание, чтобы понять, насколько они соответствуют реальным потребностям и задачам компании.

Проверка трудовых книжек

На этом этапе проводится анализ трудовых книжек сотрудников на предмет их соответствия законодательству, правильности оформления и актуальности информации.

Результаты проверки

По завершении кадрового аудита составляется отчет, который включает в себя все выявленные проблемы, рекомендации по их устранению, а также общие выводы о состоянии кадровой работы в организации.

Эти этапы служат основой для проведения кадрового аудита, однако каждая компания может вносить свои коррективы в зависимости от своих специфических потребностей и условий деятельности.

Виды кадрового аудита

Разделяют внутренний и внешний кадровый аудит — они отличаются привлечением экспертов из числа сотрудников предприятия или независимой организации.

Внутренним аудитом обычно пользуются небольшие предприятия, где штат включает несколько десятков сотрудников. Руководство предпочитает проанализировать ситуацию собственными силами. Однако такой анализ далеко не всегда объективен, так как эксперт рассматривает ситуацию изнутри компании. Кроме того, оценка не будет независимой, так как всегда возможно определенное давление на эксперта со стороны других сотрудников.

Внешний кадровый аудит компании дает максимально объективный и эффективный результат. Независимый эксперт может оценить положение дел со стороны, без какого-либо давления со стороны работников компании. Для проведения проверки не нужно отрывать сотрудников от основной работы, а сама процедура проходит в минимальные сроки.

Аудит кадровой политики

HR — консалтинг представляет собой более широкий перечень мероприятий и затрагивает все сферы связанные с людьми.  Цель аудита — разработка инструментов кадровой политики, которые позволят эффективно управлять персоналом согласно стратегии компании. В ходе такой проверки, дополнительно к аудиту кадровой документации, рассматриваются следующие вопросы:

• анализ потребности организации в кадрах;
• подбор персонала;
• оценка кадров;
• обучение и развитие персонала;
• анализ системы оплаты труда;
• мотивация персонала;
• анализ корпоративной культуры;
• оценка психологической обстановки в коллективе.

Предприятие прибегает к кадровому консалтингу в следующих случаях:

1. Требуется разработка отдельных направлений в сфере управления персоналом (разработка системы мотивации, обучения и т.д.);
2. Улучшение действующей кадровой политики;
3. Постановка кадрового учета и других направлений кадровой политики с нуля.

Во время аудита эксперт анализирует действующую систему по управлению персоналом. Изучаются должностные инструкции работников отдела кадров, и определяется мотивация кадрового руководства. В результате проверки, аудитор выявляет кадровый потенциал предприятия и предлагает мероприятия для оптимизации технологий по управлению человеческими ресурсами.

Кадровый аудит проходит в два этапа. На первой стадии определяются темы, задачи проверки, уточняют мотивы, побудившие руководство фирмы обратиться за помощью к специалистам. На этом же этапе изучается текущая кадровая политика, составляется программа консультирования.

На следующем этапе происходит взаимодействие с работниками организации для достижения поставленных целей. Создается три сферы:

• Развитие. Работники обучаются эффективным методикам решения проблем;
• Поддержка. Создаются условия для успешного обучения персонала;
• Закрепление. Переход искусственно созданного процесса в саморегулируемый.

В своей работе аудиторы используют разные методики, самыми эффективными из них являются:

1. Коучинг. Специалисты проходят профессиональное обучение под руководством эксперта. Суть метода заключается в том, что для обучаемого создают такие условия, в которых он  самостоятельно находит лучшее решение поставленных задач.
2. НЛП. Методика подразумевает моделирование ситуаций, которые будут воздействовать на человека через его эмоциональный настрой. Применять такую технологию может только дипломированный эксперт.
3. Социальные исследования. Аудитор проводит опрос (устный или письменный) сотрудников. В ходе беседы или анкетирования выясняется мотивация людей, их готовность к переменам, основные принципы, которыми они руководствуются в жизни.
4. Создание новой структуры бизнес-процессов. Эксперт разрабатывают модель новой структуры. По ходу работы проводится оптимизации текущих процессов, и определяют новые требования.

Кадровый аудит — важный инструмент в развитии компании. Грамотно выстроенная кадровая политика способна улучшить взаимодействие в коллективе, увеличить производительность труда, сократить время на поиск и подбор работников, снизить затраты на оплату труда. 

Этапы проведения

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

1. Решение организационных вопросов, включающих:
   • формирование задач и целей кадрового аудита;
   • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
   • установление сроков проверки.
2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

Что дает проведение кадрового консалтинга компании?

1. Экономию времени руководителя и ключевых сотрудников на подбор персонала.
2. Оптимизацию общих издержек и затрат на ФОТ.
3. Независимую оценку системы управления кадровыми ресурсами.
4. Повышение производительности труда.
5. Поддержание нормального психологического климата в коллективе.

В настоящее время в России спрос на кадровый консалтинг постоянно растет, все больше фирм предлагает услуги такого рода

В такой ситуации очень важно правильно выбрать своего будущего консультанта

На чем фокусируется кадровый аудит

Эксперты тщательно изучают три основных сферы деятельности организации:

• Соответствие процессов, связанных с кадрами, стратегическим задачам развития бизнеса: Работа с ресурсами. Хватает ли предприятию штатных единиц? Есть ли перспективное планирование в этой сфере? Налажена ли преемственность и система развития сотрудников?
• Система пополнения кадров. Как ведется поиск кандидатов на вакантные должности? Какие требования есть к кандидатам? Как организовано трудоустройство на предприятие?
• Адаптация новых сотрудников. Существует ли сформированный подход? Насколько он эффективен и можно ли его развить?
• Обучение, повышение квалификации, аттестация. Имеются ли такие программы? Как они работают?
• Система мотивации и стимулирования. Подобраны ли методы денежного поощрения, льготы и т.д.? Насколько они эффективны?
• Социальный и психологический климат. Сформирована ли корпоративная культура? Присутствует ли социальная напряженность? Как эти факторы влияют на результаты работы?

Актуальность кадрового состава:

Структура персонала. Эффективна ли она для достижения задач бизнеса?

Как работают подразделения, отвечающие за прием, обучение, увольнение? Персонал:

Сколько штатных единиц занято и свободно? Есть ли текучка кадров? Имеется ли резерв? Хватает ли квалификации сотрудников?

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

1. Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
   К основному пакету документации относят:
   • должностные инструкции.
   • заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
   • сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
   • данные об оплате труда;
   • сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
   • документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
   • данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
2. Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
3. Экономический — основанный на сравнении социальных/экономических показателей предприятия с нормативными стандартами. При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.

Этапы кадрового аудита

Вне зависимости от выбранного метода работы аудит кадров проводится в соответствии со следующим алгоритмом:

1. Определение целей и задач проверки конкретного объекта.

2. Формирование комиссии. В небольших компаниях её возглавляет руководитель лично. Если в организации работают сотни сотрудников, комиссию может возглавить кто-либо из совета директоров, например, руководитель кадровой службы.

3. Издание приказа с обозначением сроков проведения аудита и иной необходимой информации.

4. Формирование собственно плана проведения и обоснование метода проверок. 

5. Уточнение, какие документы необходимы аудитору для анализа.

6. Проверка локальных нормативных актов и кадровой документации на предмет соответствия законодательным требованиям. 

7. Анкетирование персонала, если это предусмотрено планом аудита.

8. Обработка полученных результатов и выработка рекомендаций для управленческого звена. Аудитор описывает выявленные недостатки, реальные и потенциальные риски и способы их минимизации или устранения. 

9. Доведение результатов аудита персонала до руководства компании. При необходимости через 6-12 месяцев проводится повторная проверка. Её цель — проверка эффективности предпринятых мер и проведённых мероприятий. 

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

Особенности при проведении аудитов

Одним из основополагающих критериев кадрового аудита — является профессионализм аудитора. Это работа, которой необходимо быть непредвзятой, аудитор обязан оценивать сотрудников бесстрасто и максимально объективно, не давая воли личным симпатиям и антипатиям, а также состраданию и жалости. Как ни жестоко это звучит, однако кадровый аудит, в первую очередь, придерживается политики открытости и честности.

Критерии оценки эффективности работы

Часто для кадрового аудита характерно составление тестовых работ, как профессиональных, так и личностных.

Достаточно часто результаты работ безо всякого снисхождения оказывают большое влияние на профессиональный уровень сотрудника и впоследствии могут его понизить.

Часто кадровые агенства ссылаются на единый квалификационный справочник, согласно которому оценивается квалификация сотрудников, для этого используются такие широко распространённые рабочие критерии:

1. Квалифицированность работы сотрудника и его соответствие занимаемой им должности.
2. Умение сотрудников оперировать их рабочим временем эффективно.
3. Способность к работе в условиях профессионального стресса и под давлением вышестоящего сотрудника.
4. Оценка полноценности и взаимодополняемость персонала.

Опять же, при оценке персонала аудиторы учитывают правильность организации и эффективности кадровой политики руководства, а также уровень текучести персонала в рамках этой организации.

Также в отчете они пишут об отрицательных действиях руководства и путях их устранений.

Какие работы проводятся в рамках кадрового аудита

Кадровые операции просматриваются через призму стратегических целей предприятия. Рассматриваются следующие аспекты:

• кадровое планирование – оценка соответствия имеющегося персонала текущим и будущим потребностям компании;

• процедуры найма и отбора – анализ источников поиска кандидатов, требований к претендентам и методов их трудоустройства;

• адаптация новых сотрудников – измерение эффективности существующего подхода и потенциальных путей его оптимизации;

• обучение и аттестация – оценка существующих обучающих программ и их практическое применение;

• система стимулирования – анализ текущих механизмов мотивации и их воздействия на производительность;

• организационная культура и психосоциальная среда – оценка корпоративных ценностей и их влияния на кадровые процедуры, а также разработка программ улучшения внутреннего климата;

• кадровые подразделения исследуются с точки зрения их соответствия текущим бизнес-задачам. Под лупой находятся отделы, ответственные за рекрутинг, обучение, карьерное развитие и другие аспекты управления персоналом.

Сам персонал рассматривается с точки зрения численности, занятости должностей, оборота кадров, наличия и эффективности использования кадрового резерва, а также профессиональных качеств и квалификации сотрудников.

Куда обратиться за услугами

Аудит кадрового состава

Внутренний контроль или внешнее управление?

Итак, цели аудита определены. Осталось выбрать способ проведения проверки. Задействование собственных специалистов кажется вариантом более выгодным с точки зрения оптимизации затрат. Но при этом неизбежно придется перекидывать специалистов на так называемые непрофильные участки. Основные функции они при этом выполнять не смогут.

Внешний аудит – доступный, рациональный выбор. Его главное преимущество в непредвзятости оценивания состояния кадрового документооборота. Риск намеренного искажения специалистами информации с целью сокрытия ошибок является нулевым. Соответственно, руководитель организации получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Этапы кадрового аудита

Когда нужно проводить кадровый аудит в организации

Законодательство не устанавливает периодичность таких проверок для предприятий — они проводятся исключительно, исходя из внутренних потребностей компаний. Как правило, процедуру проводят предприятия, которые относятся к крупному и среднему бизнесу. У таких компаний сотни сотрудников в штате, поэтому могут возникать проблемы с эффективным использованием человеческого ресурса и ведением документооборота. Еще одна проблема, с которой сталкиваются HR-отделы — периодические изменения в трудовом законодательстве, которые требуют внесения коррективов в документацию.

Есть ряд поводов, чтобы осуществить аудит кадрового делопроизводства:

• на предприятии сменилось руководство, и новый руководитель хочет получить полную картину состояния компании;
• две или несколько компаний слились или произошел процесс поглощения;
• на предприятии возник риск проверки со стороны трудовых инспекторов;
• руководство приняло решение оптимизировать штат и хочет определить, каких сотрудников необходимо сократить;
• экономическая эффективность предприятия в последнее время снизилась, и необходимо определить, какие позиции в штате нужно усилить;
• в компании увеличилось количество трудовых споров и жалоб, связанных с трудовым законодательством;
• сменился руководитель HR-отдела или ключевой специалист, который отвечал за ведение документации.

Как проводится аудит трудовых отношений

Чтобы вести кадровую документацию в полном соответствии с законом, нужна не только отменная юридическая квалификация. Аудиторы постоянно совершенствуются, проходя обучение на семинарах

Важно прослеживать новинки законодательства, постоянно читать специальную литературу. Общаясь в курагу юристов, профессионалы имеют знания относительно судебной практики

Заказ юридического аудита выгоден с экономической точки зрения. Если иметь в виду серьезные штрафы за нарушение трудового законодательства, становится ясно, насколько целесообразны проверки. Благодаря строгому контролю можно избежать неоправданных затрат, тем самым, не придется увеличивать себестоимость продукции. Соответственно, предприятие окажется на рынке более конкурентоспособным.

В процессе правового аудита будет проведена комплексная проверка кадровой документации. В результате выявляют ошибки в заполнении документов. Возможно, некоторые из них устарели, что должны отметить аудиторы. В результате будет приведен в порядок большой объем следующих документов:

• трудовых договоров; 
• приказов на отпуск; 
• трудовых книжек; 
• должностных инструкций и т.д.

Успешность кадровой политики компании свидетельствует об эффективности работы коммерческой организации. В итоге анализа специфической документации совершенствуется деятельность предприятия на нескольких направлениях. Аудитор отметит не только нарушения в ведении кадрового делопроизводства. В предоставляемом заказчику заключении также освещаются вопросы:

• недостатков в управленческой структуре компании; 
• укрепления трудовой дисциплины; 
• уменьшение затрат на персонал; 
• оптимальность распределения трудовых функций и т.д.

Важность профессионального аудита подтверждается прецедентами судебных решений, когда компании в результате нарушения трудового законодательства несут серьезные финансовые потери. Чтобы суды не выносили невыгодных для юридических лиц решений, владельцы компании своевременно заказывают правовой аудит

Подпишитесь на соцсети

Публикуем обзор статьи, как только она выходит. Отдельно информируем о важных изменениях закона.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в месяц. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Поделиться с друзьями

Ссылки по теме:

Механизм проведения аудиторской проверки кадров

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

1. Частота проведения:
   • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
   • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
   • постоянный – устраивается регулярно;
   • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
2. Охват объектов аудита:
   • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
   • локализованный – анализ выбранного объекта.
3. Способ анализа:
   • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
   • системный – используется весь комплекс доступных методов;
   • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
4. Уровень исследования:
   • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
   • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
   • тактический – проводится кадровыми службами.
5. По отношению к компании:
   • внутренний – организовывается собственными силами;
   • внешний – привлекаются сторонние специалисты.