6 бумажных процедур в работе, убивающих вашу продуктивность

Какие задачи выполняют электронные архивы документов

Сегодня большинство
программ решают только базовые задачи: создание электронных документов,
разграничение доступа и поиск.

Но некоторые продвинулись дальше и имеют немало полезных функций, которые значительно упрощают создание и ведение электронного архива.

Например, многим
полюбившаяся за свои функции импорта данных, распознавания атрибутов документов
и продуманный интерфейс, облачная платформа NextDoc. Благодаря этому, загрузка
документов происходит очень быстро и просто. 

А что еще могут предложить современные программы?

Рассмотрим на примере платформы NextDoc:

• У компании очень много
  документов? Это не проблема. Платформа позволяет организовать архив любого
  объема.
• Возможность работать над
  документами совместно — великолепный способ сэкономить время и силы
  сотрудников.
• Держите все под своим контролем.
  Программа позволяет отслеживать что, кто и когда менял в данных.
• Моментальный поиск. Фильтр и множество
  вариантов поиска информации позволяют находить нужные данные очень быстро.
• Горячие клавиши и автозаполнение
  сделают ввод данных о документах очень быстрым и приятным.
• Функция зонального распознавание
  текста значительно уменьшит время ввода данных с отсканированных
  документов.

Благодаря гибкости и многофункциональности облачной платформы NextDoc, Вы с легкостью сможете:

• Создать электронный архив документов
• Регистрировать входящие и исходящие документы
• Создать электронную библиотеку или каталог
• Провести паспортизацию или инвентаризацию активов
• Организовать электронный телефонный справочник
• Контролировать эксплуатацию оборудования, зданий и сооружений
• и многое другое

Важно отметить, что все функции доступны в единой
системе. Простой и удобный интерфейс значительно упростит решение любых задач

Как снизить бумажный балласт в офисе?

Бумажная работа может быть не только неудобной, но и вредной для окружающей среды. Кроме того, использование большого количества бумаг может привести к неэффективности работы и потере времени. Вот несколько практических советов, которые могут помочь снизить бумажный балласт в офисе и повысить производительность работы.

Используйте электронный документооборот:

Сейчас существует множество программ и приложений, которые позволяют легко хранить, редактировать и обмениваться документами и файлами. Например, можно использовать Google Диск, Dropbox или OneDrive, чтобы создавать и хранить документы в облаке, а также легко обмениваться файлами с коллегами.

Отказывайтесь от печати:

Не печатайте документы, если это необходимо. Часто можно использовать электронный формат и избежать лишней печати. Кроме того, можно перенести некоторые задачи и операции в электронную форму. Например, вместо бумажных блокнотов можно использовать приложения для заметок, а вместо бумажных таблиц — программы для создания таблиц.

Отправляйте документы по электронной почте:

Если документы все же необходимо отправить, то используйте электронную почту и избавьтесь от необходимости печати и сложных процедур отправки. Вы также можете использовать специальные программы для подписи документов в электронном формате.

Используйте электронные подписи:

Подписывайте документы в электронном формате с помощью специальных программ и сервисов. Вы можете использовать, например, ЭЦП или подпись через мобильное устройство для легкой и удобной подписи документов в электронном формате.

Обучайте сотрудников:

Обучайте сотрудников основам электронной работы и пользе использования электронных сервисов и программ. Регулярно проводите обучающие семинары и тренинги, чтобы сотрудники могли более эффективно работать в электронном формате и повышать свою производительность.

Подключение клиентов

Выполнять поиск контрагентов в Диадок через BILLmanager можно двумя способами:

• Поиск по компании — поиск всех контрагентов для выбранной компании; 
• Поиск по плательщику — поиск конкретного контрагента по всем компаниям. 

Поиск по компании

Для поиска по компании перейдите на форму управления контрагентами:  

Кнопка Клиенты запускает поиск по системе Диадок всех плательщиков, подключённых к компании с указанным ИНН. 

Кнопка Обновить запускает проверку статуса взаимоотношений компании и плательщика в системе Диадок. 

Также на форме можно управлять взаимоотношениями с контрагентами:

• Кнопка Вкл. отправляет запрос на установление взаимоотношений. 
• Кнопка Выкл. отправляет запрос на  

Поиск по плательщику

Поиск по плательщику выполняется на форме управления плательщиками:  

Кнопка Поиск запускает поиск плательщика в системе Диадок по ИНН. Для всех найденных совпадений в BILLmanager загружаются список почтовых ящиков и статус взаимоотношений с компанией. Поиск происходит во всех компаниях, к которым подключён выбранный плательщик и которые подключены к системе ЭДО. 

Кнопка Подключения открывает список подключённых компаний с указанием системы ЭДО. Также через эту форму можно управлять взаимоотношениями контрагента с компаниями. 

Практические примеры использования электронных инструментов

1. Google Документы

Google Документы — это бесплатный онлайн-форум, который позволяет пользователям работать с документами, таблицами и презентациями. Он является идеальным выбором для тех, кто хочет избежать работы с бумагами. Пользователи могут создавать документы, презентации и таблицы и делиться ими с коллегами. Это также позволяет обмениваться документами мгновенно, без необходимости отправки их на электронную почту.

2. Evernote

Evernote — это инструмент для управления заметками, который может быть использован для создания списков дел, напоминаний и других необходимых документов. Он также позволяет пользователям импортировать изображения и сделать заметки к ним. Этот инструмент очень удобен для тех, кто хочет сэкономить время на печати заметок и мгновенно делиться ими с коллегами.

3. Adobe Sign

Adobe Sign — это инструмент для подписания документов, который обеспечивает безопасность и простоту в использовании. Он используется для решения проблем с бумажной работой, так как позволяет пользователям подписывать и отправлять документы в электронном виде. Таким образом, этот инструмент позволяет сократить время, затраченное на интеракцию с документами и уменьшить расходы на бумагу.

• Google Документы, Evernote и Adobe Sign — это только три примера электронных инструментов, которые могут помочь в избежании бумажной работы.
• Каждый из этих инструментов предлагает ряд преимуществ, включая уменьшение рабочих расходов, увеличение эффективности и более быстрое взаимодействие с документами.
• Если вы хотите найти подходящий инструмент для вашей работы, обязательно проведите исследование и выбирайте тот, который лучше всего подходит для ваших потребностей.

Работа с документами идет в полуавтоматическом режиме

Когда система настроена, для ее работы почти не требуется участие сотрудников. Им остается лишь принимать управленческие решения: проверять правильность составления документов, утверждать или отклонять договоры и счета, назначать ответственных. Остальные рутинные задачи закрывает сервис.

Документы в систему поступают автоматически или вручную

Для этого доступно несколько источников: корпоративная электронная почта, сканирование и распознавание, а также онлайн-система юридически значимого электронного документооборота «Контур.Диадок». Интеграция с Диадоком доступна по умолчанию — сразу после подключения сервиса получится наладить документооборот с контрагентами. 

Если документ приходит по электронной почте или через скан, он распознаётся с помощью искусственного интеллекта. Система поддерживает три движка: коммерческий ABBYY FineReader, свободный Tesseract, а также технологию распознавания от компании «Яндекс». Сервис EnDocs извлекает данные и реквизиты из первичных документов: счетов-фактур, товарных накладных, УПД, актов и счетов на оплату. По заверениям разработчиков, распознавание сокращает время ввода документов на 80%.

Отсканированные документы распознаются системой и читаются точно так же, как электронные. Они автоматически назначаются ответственному сотруднику, а затем автоматически регистрируются в 1С при помощи интеграции

Задачи назначаются системой или сотрудниками

Для разных типов документов можно заранее прописать маршруты согласования. Тогда сервис автоматически запустит процесс, как только документ попадет в систему. Например, если по электронной почте придет счет, он первым делом попадет бухгалтеру, а если сотрудник отсканирует договор, то сначала его вычитает юрист.

Задачу можно создать и вручную, в самом сервисе. Для этого менеджер прописывает тему и подробности, прикрепляет файлы, назначает ответственных и сроки выполнения. После выставления всех настроек процесс идет автоматически.

EnDocs также может обмениваться данными с другими системами для выполнения процессов, например 1С. Система может ждать нужных событий, отправлять и получать информацию в указанное время. Есть как стандартные соединители для взаимодействия с внешними системами, так и возможности для интеграции через API.

Система готовит отчеты по задачам

Менеджер может выгрузить статистику процессов с разбивкой по типам данных. Например, получится отследить нарушения сроков исполнения и загрузку сотрудников. Встроенная система BI-аналитики DataLens позволяет строить детализированные отчеты.

Практические рекомендации

1. Используйте электронную почту и мессенджеры вместо бумажного документооборота.

Сегодня большинство организаций переходят на электронный документооборот. Это значительно экономит время и средства организации. Используйте электронную почту и мессенджеры, чтобы обмениваться документами и информацией сотрудниками. Так вы не только избежите бумажной работы, но и повысите эффективность коммуникации.

2. Ведите документацию в электронном виде.

Используйте специальные программы для ведения электронной документации. Они позволят вам сохранить все необходимые документы в электронном виде и быстро найти нужный файл. Это сэкономит вам время и средства на бумагу и канцелярские товары.

3. Используйте электронные подписи.

Электронная подпись позволяет заключать сделки и подписывать документы в электронном виде. Это значительно ускоряет процесс подписания документов и избавляет от необходимости распечатывать и сканировать бумажные документы.

4. Используйте облачные сервисы для хранения информации.

Сервисы облачного хранения позволяют хранить и обмениваться информацией в электронном виде. Вы можете хранить все необходимые документы, фото, видео и другие файлы в облаке и быстро получать к ним доступ. Это также экономит время и уменьшает затраты на бумажный документооборот.

Интеграция Диадока с 1С

Переход на электронный документооборот — это решение на уровне всей организации, всех рабочих мест и структурных подразделений, связанное с созданием, редактированием, обменом и хранением документов. Такой масштаб сразу выявляет одну из основных особенностей внедрения: в любой организации найдутся консервативные сотрудники, которые привыкли работать в распространённой бухгалтерской программе 1С и не способны быстро осваивать новые инструменты.

Поэтому при сравнении систем электронного документооборота лучше уточнять возможность интеграции с 1С и выбирать гибкое решение, которое легко встроить в существующие бизнес-процессы.

В компании СКБ Контур разработали решение интеграции 1С и системы Контур.Диадок , с помощью которого пользователи 1С могут отправлять электронные документы из интерфейса привычной им бухгалтерской программы.

Это делается с помощью специального модуля, в котором доступна вся функциональность веб-версии плюс автоматизация большинства действий с электронными документами. Модуль представляет собой единое пространство, из которого вы получаете доступ и к Диадоку, и к установленной на вашем компьютере 1С. При этом для работы в любой из этих программ вам не нужно будет переходить из окна в окно. Вы будете работать в окне модуля, интерфейс которого аналогичен 1С.

Интеграция Диадока с 1С позволяет:

• отправлять и получать счета-фактуры, акты, ТОРГ-12, УПД и другие документы;

• учитывать входящие документы в системе 1С;

• согласовывать и подписывать документы;

• приглашать контрагентов к обмену электронными документами;

• пользоваться быстрым и удобным поиском электронных документов.

Решение содержит функциональность 1С и Диадока . В модуле доступны документы, сформированные в 1С, а также полученные от клиентов и партнёров. Документы в учётной системе можно создавать на основе данных из входящих документов. Сведения из них переносить вручную не требуется, поэтому процедура ускоряется, а ошибки из-за человеческого фактора исключаются

Быстро подписать и учесть закрывающие документы важно, так как от этого зависит, получит компания вычет по НДС в том же периоде, в котором совершена сделка

Каждый из базовых сценариев работы с документами потребует от вас всего лишь нескольких кликов мышкой. Когда вы обработаете в модуле несколько документов, вы будете делать это не задумываясь, автоматически.

Модуль Диадок для 1С Сопоставление входящих документов

При большом числе контрагентов документооборот требует значительных временных и финансовых издержек. Эффективное решение для снижения издержек демонстрируют успешные кейсы.

С системой Контур.Диадок компания была уже знакома, так как с ее помощью социальная сеть получала электронные документы от ряда контрагентов. Совместными усилиями специалистов ООО «В КОНТАКТЕ» и команды Контур.Диадок переход на ЭДО был проведен в сжатые сроки. На то, чтобы наладить отправку исходящих документов, потребовалась неделя.

Компания «В КОНТАКТЕ» для автоматизации бизнес-процессов использует одновременно несколько систем:

1. Платформа 1С позволяет работать с внутренней кадровой документацией, не нужно печатать заявления, приказы и авансовые отчеты.
2. Сервис Контур.Диадок подходит для обмена документами с подключенными контрагентами. Бумажные издержки исчезли благодаря переходу на электронный документооборот.

В результате повышается продуктивность работы всей компании, а не только сотрудников, напрямую связанных с документацией и договорной деятельностью. Подключение системы электронного документооборота — это важный шаг вперёд в развитии бизнеса, позволяющий одновременно внести вклад в сохранность окружающей среды.

Отправка документов

Для отправки документов в систему ЭДО, необходимо, чтобы в был указан хотя бы один плательщик, подключённый к системе ЭДО. В таком случае, в списке способов отправки появится пункт, позволяющий выбрать нужную систему документооборота. 

Кнопка Отправить инициирует отправку электронных документов всем плательщикам, подключённым к системе ЭДО и компании-отправителю. Для всех отправляемых документов назначается статус «Ожидает отправки» и запускается процесс их передачи в систему ЭДО.

Для контрагентов в Диадок можно отправлять документы в формате PDF. Договоры и акты выполненных работ требуют подписи контрагента. Статус отправки документа отображается рядом с основным статусом.

Отправление документов:

• чтобы отправить платёж, перейдите в Платежи → выберите платёж → Отправить → выберите способ отправки Диадок → Отправить;
• чтобы отправить договор, перейдите в Договоры → выберите договор → Отправить → выберите способ отправки Диадок → Отправить;
• чтобы отправить акт, перейдите в Акты выполненных работ → выберите акт → Отправить → выберите способ отправки Диадок → Отправить.

Проблема с отправкой документов

В BILLmanager документы зависают в статусе «Ожидает отправки» и не переходят в статус «Отправлен». Чтобы обнаружить эту ошибку подключитесь к серверу с BILLmanager по SSH и в терминале введите команду:

CODE

Пояснения к команде

id — идентификатор интеграции с системой ЭДО в BILLmanager. Отображается в Интеграция → Документооборот → столбец Id. Если столбец отсутствует, то нажмите Настроить вид таблицы и активируйте опцию Id.

Предупреждение о смене ГОСТ

CODE

У сервиса много сценариев применения

Система EnDocs — комплексное решение: можно автоматизировать разные бизнес-процессы с помощью ЭДО. В структуре сервиса работает несколько взаимосвязанных блоков:

• электронный архив,
• договорной документооборот,
• согласование и оплата счетов,
• цифровая бухгалтерия,
• кадровый ЭДО,
• канцелярия и делопроизводство.

Компания может задействовать все блоки разом или работать только с необходимым для менеджеров минимумом. Мы выделили несколько возможностей, которые открывает бизнесу система.

Документы хранятся надежно, а найти их просто

Электронный архив документов формируется автоматически. Они систематизируются по имени, номерам, ответственным лицам и реквизитам. Документы не теряются, а компания не получает штрафов от надзорных органов из-за отсутствия необходимых бумаг.

Поддержка связей позволяет объединить различные документы в логический взаимосвязанный пакет. По одной кнопке можно выгрузить сразу несколько документов под конкретную задачу. Бухгалтерам, кадровикам и менеджерам не придется тратить время на поддержание архива в порядке.

Документы в электронном архиве EnDocs можно отфильтровать по типу и содержимому — например, найти файл по фразе, которая находится внутри. Процесс занимает не более трех секунд

Компания экономит до 40% рабочего времени кадровиков

В EnDocs можно создавать, отправлять и отслеживать статусы подписи кадровых документов онлайн. HR-специалист или кадровик может не ходить по офису с бумагами и не напоминать сотрудникам о документах по электронной почте — им придет автоматическое оповещение, а подписать получится одним кликом даже с телефона. 

Система пригодится компаниям, у которых много удаленных сотрудников: можно сэкономить деньги и время на доставке документов. В EnDocs получится подписывать контракты, авансовые отчеты, командировочные удостоверения, служебные записки и многое другое. Сервис поддерживает интеграцию с «1С:Зарплата и управление персоналом», поэтому кадровикам не придется переносить данные из привычной программы вручную. 

Работа с бухгалтерскими документами становится проще

Счета оплачиваются вовремя. Все процессы находятся на виду у бухгалтеров и менеджеров, поэтому можно легко проконтролировать, если документ «завис» на одном из этапов. Так в компании закупки идут динамично, и не возникает кассовых разрывов.
Документы не теряются

Они автоматически регистрируются в системе, где их легко найти, но сложно удалить по неосторожности. Все счета находятся под контролем и в безопасности.
Компании не выписывают штрафов

Все отчетные документы и счета контрагентов подготавливаются вовремя, поэтому не приходится платить по просрочкам. Даже если организации выписывают штраф, он регистрируется в системе и находится на виду — по нему не начисляются пени.

У каждого сотрудника в EnDocs есть два раздела — задачи и документы. Пропустить уведомления невозможно

Данные в EnDocs автоматически поступают из 1С, а когда работа по документу завершена, отправляются обратно в систему учета

Компания может наладить безопасное хранение и обмен документами

Многие организации передают документы по электронной почте, и это огромный риск. Письмо могут перехватить, на компьютер попадет вирус, либо работник запишет пароль на бумажке, которую стащат. Тогда корпоративные документы попадут в руки злоумышленников, и компания поплатится деньгами за ошибку.

Система постоянно создает резервные копии информации, которые дублируются на разных серверах. Даже если в центре обработки данных произойдет пожар, документы сохранятся в центре-дублере. Также в любое время руководитель компании может выгрузить копию данных из облака в локальное хранилище.

Шаг 2. Ставим OnlyOffice

Опять же, всё делаем на той же машине, где поставили Docker.

По понятной инструкции с сайта OnlyOffice подготавливаем и ставим образ.

Для начала создаём сертификаты для связи Nextcloud’а и OnlyOffice.

Генерируем параметры Диффи-Хеллмана (DHE), обеспечивающие более высокую стойкость.

Создаём директорию для хранения сертификатов

Перемещаем в неё свежесозданные самоподписанные сертификаты.

И запускаем контейнер в фоне, который будет всегда перезапускаться, если он был остановлен. Например, после перезагрузки сервера. Также пробросим в контейнер папку с нашими сертификатами.

Сам образ OnlyOffice при запуске ищет в /var/www/onlyoffice/Data сертификаты с именами, которые были созданы выше.

Сервер с OnlyOffice готов и дальше его можно не трогать.

Как избежать ошибок при заполнении первички

Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.

В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.

Уникальная технология обработки документов «Процессинг» позволяет контролировать их корректность и своевременность оформления в режиме онлайн. По любому документу можно проследить историю его формирования, корректировок и отражения в учете.

Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.

Недостатки и проблемы

1. Тратятся деньги на бумажные расходы.

Организация бумажной работы повлечет за собой значительные расходы на покупку бумаги, карандашей, ручек, печатей, а также затраты на хранение и утилизацию бумажных документов.

2. Бумажные документы имеют низкую безопасность.

Бумагу легко украсть, подделать или уничтожить, что может привести к серьезным негативным последствиям для организации.

3. Бумажные документы создают проблемы с доступом и поиском информации.

Часто возникают проблемы при попытке найти нужный документ в большом объеме бумажных архивов. А также достать нужную бумагу может оказаться затруднительно, если она была потеряна или не поставлена на хранение.

4. Бумажные документы требуют много времени для обработки и оформления.

Ручное заполнение и обработка бумажных документов занимает много времени и сил. Использование электронных документов и автоматизации работы в организации может значительно ускорить процесс.

5. Бумажные документы негативно влияют на окружающую среду.

Производство бумаги влечет за собой значительную загрузку ресурсов и может приводить к снижению качества воды и воздуха. Кроме того, выбросы от горения бумаги могут негативно сказаться на здоровье людей.

Более 10 лет на рынке

Изначально многие продукты компании дополняли сервисы других разработчиков: например, платформа EnDocs сперва была архивом для 1С

С использованием SharePoint разработчики ENSOL автоматизировали процессы ЭДО в KFC, ABBYY, Royal Canin, PWC и Tui Russia. Вместе с тем в компании выяснили, что многие руководители бизнеса не готовы внедрять дорогие программы и оплачивать лицензионные сервисы Microsoft. Поэтому потребовалось более дешевое решение, которое не будет уступать в функциональности:

нужен продукт на OpenSource-технологиях. Так покупателю программы не придется оплачивать дорогостоящие подписки;
необходимы минимальные требования к оборудованию

Важно, чтобы заказчикам не требовались собственные сервера и дополнительная техника. Заодно клиент экономит на штате сотрудников, которые обслуживают инфраструктуру;
сервис должен быть универсальным

В этом случае внедрение обойдется дешевле, ведь не потребуется индивидуальных доработок.

Краткий обзор

СЭД EnDocs разработана компанией “Энсол” (ENSOL), которая была основана в 2012 году и изначально специализировалась на разработке и внедрении информационных систем. Среди первых клиентов ENSOL были такие известные компании, как KFC, TEVA, Очаково, Управление гражданского строительства Москвы и другие.

В 2018 году на EnDocs перешёл Яндекс, а в 2020 году сервис такси Яндекс.Go. Среди других клиентов компании стоит выделить Royal Canin, PWC, ABBYY, ЦФР, Красный Квадрат, Tui Russia и др.

EnDocs представляет собой систему, которая позволяет создавать, редактировать, обмениваться, согласовывать любые  документы в организации. Она обеспечивает широкий набор функциональных возможностей, включая создание электронных документов на основе шаблонов, подписание документов, контроль и отслеживание статуса документов, управление правами доступа, автоматическую классификацию документов и другие.

Система EnDocs обеспечивает безопасность и сохранность документов за счет использования современных технологий защиты информации, таких как электронная цифровая подпись, шифрование, проверка подлинности и др.

EnDocs может быть применена в различных сферах бизнеса и организаций, в которых происходит обработка большого количества документов, независимо от их типов. Это могут быть юридические фирмы, медицинские учреждения, банки, производственные компании, государственные учреждения и образовательные учреждения.

EnDocs снижает затраты на печать и хранение бумажных документов, ускоряет процессы и повышает производительность и качество работы с документами, что, в свою очередь, содействует увеличению эффективности работы организации в целом.

Отправка декларации по НДС

Отправляем отчеты в налоговую через Контур-Экстерн. Работаем в 1С 8.2 Бухгалтерия. Какие файлы нужно выгрузить по НДС из базы 1С, чтобы отправить их через Контур?

Отправляем отчеты в налоговую через Контур-Экстерн. Работаем в 1С 8.2 Бухгалтерия. Какие файлы нужно выгрузить по НДС из базы 1С, чтобы отправить их через Контур?

Нужно как обычно выгрузить декларацию по НДС, при условии, что в ней заполнены 8 и 9 раздел, выгрузится три файла. И загрузить в Контур, только не из файла, а заполнить в системе (там есть подсказки), в этом блоке есть возможность также подтягивать нужные файлы.

Спасибо за подробный ответ. Выгрузилось 3 файла. Как я понимаю: один файл — книга продаж, второй файл книга покупок и еще файл с титульным листом, Разделом 1 и Разделом 3 Можно в Контуре заполнить в системе Разделы с 1 по 3 и титульный, а подгрузить только Раздел 8 и Раздел 9?

Спасибо большое за помощь. Заполнила Раздел с 1 по 3 в системе Контура и отдельно подгрузила файлы с 8 разделом и с 9 Все прошло проверку, отчет «улетел» в налоговую

Направление учетных форм через Контур.Экстерн осуществляется в два этапа:

1. Составление отчета. На выбор пользователя предлагается несколько вариантов:
   • формирование непосредственно в сервисе;
   • загрузка подготовленного заранее документа и его редактирование;
   • загрузка файла отчета, полностью готового к отправке.
2. Проверка документа и его направление в ИФНС.

Аннулирование документов

Вы можете аннулировать документ, отправленный в Диадок. Для этого нажмите кнопку Финансы → Акты вып. работ → Аннулировать. После этого BILLmanager отправит запрос в ЭДО и статус документа сменится на «Запрос на аннулирование от компании». Клиент также может отправить запрос на аннулирование документа, в этом случае статус документа сменится на  

Невозможно аннулировать документы со следующими статусами:

• Предварительный; 
• Запрос на аннулирование от компании/клиента; 
• Аннулирован. 

Документ в BILLmanager примет статус «Аннулирован» после того, как запрос будет выполнен на стороне системы Диадок. 

Что такое первичные документы и как с ними работать

Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующими бумагами. Это и есть первичные документы. При их отсутствии или искажении законодательство запрещает отражать данные в бухучете.

Существует множество видов первички, но их можно разделить на две группы:

1. Документы свободной формы. Статья 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухучете» разрешает экономическим субъектам самостоятельно разрабатывать бланки первички, если туда включены обязательные реквизиты: наименование документа, дата, суть операции и т.п.
2. Документы с регламентированной формой. Некоторые виды первички нужно заполнять, не отклоняясь от утвержденных бланков. К ним относятся, например, кассовые и банковские документы, а также счета-фактуры.

Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию.

Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.

На этом этапе проверяется соответствие операции законодательству, внутренним регламентам компании и ее экономическая целесообразность. Если установлены нарушения, то делать записи в учете на основании такого документа нельзя.

Главный бухгалтер в этом случае должен сообщить о сомнительной операции руководителю организации. Если же директор настаивает на проведении данного документа, то ему необходимо дать об этом письменное указание. Только после этого с главбуха снимается ответственность за последствия отражения в учете и отчетности спорной операции.

Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Арифметическая проверка производится непосредственно перед принятием документов к учету. Однородные виды первички группируются и заносятся в учетные регистры. При этом нужно проверить итоги как по отдельному бланку, так и по операции в целом, если она основана на нескольких документах.

Но проверочные мероприятия на этом не заканчиваются. Уже после принятия к учету первичная документация подвергается последующему контролю. Его могут осуществлять как работники самой компании, так и внешние проверяющие: сотрудники налоговой инспекции, аудиторы и т.п.

Срок проверки обычно охватывает период до 3 лет, т.к. именно в этих пределах налоговики или контрагенты могут предъявить претензии к компании.

Ошибки в первичке и их исправление

Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.

Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.

Если найдена арифметическая или иная техническая ошибка, то ее можно исправить, заверив корректировку подписями лиц, составивших документ (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам

При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.

В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.

Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.

Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:

1. Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
2. Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.

Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.