Принять удаленного сотрудника: трудоустройство онлайн и по закону

О внутреннем ЭДО на примере правового подразделения юрлица

В компании все структурные подразделения взаимосвязаны. Ежедневно между ними происходит обмен информацией и документами, и ЭДО помогает оптимизировать этот процесс. Так, почти в каждом бизнесе правовой департамент выполняет две основные функции – согласование договоров и подготовку претензий и исков, что требует взаимодействия с другими подразделениями. Внутренний ЭДО позволит ускорить юридические процессы и тем самым высвободить время сотрудников компании.

Подготовка претензий и исков

Запрос юристам о подготовке претензии, ответа на претензию или искового заявления выглядит как обычная заявка. Но для ее подачи нужны первичные документы, подтверждающие или опровергающие те или иные обстоятельства, которые лягут в основу создаваемого документа.

Программу, обеспечивающую электронный документооборот, можно настроить так, что направить заявку юристу будет невозможно без добавления необходимых документов. Это исключит случаи направления «пустых» запросов и возврата заявок на доработку инициатору. В правилах системы можно предусмотреть направление срочных заявок и др. Подготовительная работа по созданию заявки, сбору документов и получению информации может проходить в сроки, установленные в программе, с фиксацией комментариев согласующих и заинтересованных лиц.

Согласование договоров

Что же об этом всем думают компании?

Какие виды договоров можно заключить с удалённым сотрудником

Татьяна Нечаева, старший юрист hh.ru, говорит, что до пандемии малая часть компаний практиковала работу с дистанционными специалистами на постоянной основе, поэтому такой вид сотрудничества был плохо развит в России. С 1 января 2021 года действуют новые положения Трудового кодекса, которые регулируют дистанционный труд.

Всего определены несколько видов сотрудничества организации с удалёнными сотрудниками:

• На постоянной основе — заключается на весь срок действия трудового договора.
• На временной основе — действует до 6 месяцев.
• Периодическая удалёнка — человек исполняет обязанности дома или в офисе по заранее установленному графику.

Выбор того или иного вида удалённой работы зависит от потребностей работодателя и определяется индивидуально.

На практике начать трудовые отношения удалённо можно следующими способами:

• Заключить дополнительное соглашение с уже работающим офисным работником об удалённой работе.
• Заключить трудовой договор об удалённой работе для новых работников.

Теоретически с дистанционным работником можно заключить и договор о надомной работе, но он имеет ряд недостатков. Во-первых, не каждая профессиональная деятельность подойдёт под условия его заключения. Во-вторых, этот договор постепенно устаревает, а правки в него не вносились аж с 2014 года.

Что такое кадровый ЭДО?

В каждой компании, в которой более 1 сотрудника оформляются кадровые документы. В среднем на одного сотрудника в компании создают от 14 до 89 документов, таких как: заявление о приеме на работу, больничные, заявление об отпуске, заявление на отгул и другие. Сложно представить, сколько документов создаетс в крупных компаниях.

Что еще включает кадровые документы? Изменили должность? — необходим документ. Выдали вознаграждение или же взыскали штраф? — все тоже должно быть задокументировано. В том числе, не стоит забывать про массовые документы, которые подписывают сотрудники определенных подразделений или все сотрудники: инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, различные распоряжения, регламенты и регулярные изменения к ним.

Запрос на возможность удаленной работы и удаленного найма также все чаще становится мотиватором для работодателей переходить на кадровый документооборот в электронном виде.

Как организовать переход на КЭДО

Что указать в дополнительном соглашении

Работодатель должен возмещать сотруднику расходы на телефонную связь и интернет, связанные с исполнением его трудовых обязанностей. Порядок возмещения этих расходов лучше всего закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору. Обеспечение же работника на удаленной работе так называемыми средствами труда, то есть компьютером, оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации, не является обязанностью работодателя, но он может это сделать, если заинтересован в конфиденциальности и сохранности своих данных.

Общих правил по формату отчета о проделанной работе для дистанционных работников в законодательных актах нет. Поэтому их логичнее всего закрепить в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте, а также включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Там же можно подробно описать порядок, форму и периодичность отчета о выполненных работах, порядок взаимодействия сотрудника и работодателя при постановке задач и возникновении вопросов. Проще всего это сделать, создав общий чат и/или общую электронную «доску» со списком задач.

Как ввести кадровый ЭДО в компании

Электронная подпись в КЭДО

В 2011 году Госдума приняла закон об электронной цифровой подписи. Согласно ему собственноручные подписи и электронные являются равнозначными, электронные подписи в свою очередь разделяются на три вида:

• квалифицированная электронная подпись;
• неквалифицированная электронная подпись;
• простая электронная подпись.

Получить ЭП электронную подпись могут получить юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица. ЭП выдается центром сертификации (удостоверяющим центром).

Как правило, работодатель выбирает, где будет вести КЭДО: это может собственная ИС, или портал «Работа в России».Работник же работает с документами там, где ведет документооборот работодатель.

СЭДО: отчетность

Если работодатель не использует сервис 1С: Отчетность или иные подобные сервисы, но обязан предоставлять отчетность в СФР, то настроить электронный документооборот с фондом и сдавать отчеты в электронной форме можно непосредственно через СЭДО.

Для сдачи отчетности потребуется:

• наличие установленного криптопровайдера (специального модуля);
• электронная подпись, выпущенная на руководителя или сотрудника по МЧД (машиночитаемой доверенности);
• специальные сертификаты.

Что нужно сделать и в каком порядке, чтобы отправлять в фонд ЕФС-1 и сведения персонифицированного учета, СФР рассказал на своем сайте:

Сдавать электронную отчетность в СФР по защищенным каналам связи можно и по договору с подключенными к СЭДО компаниями и ИП (уполномоченными представителями). Они берут на себя обязательство по переводу отчетности в электронную форму и передачу ее территориальным органам фонда по ТКС.

Чтобы сдавать отчетность таким способом работодатель представляет в СФР по месту регистрации:

• заявление на подключение страхователя к электронному документообороту СФР;
• уведомление о предоставлении полномочий представителю.

Детали подключения работодателю расскажут в отделении СФР по месту его регистрации.

СЭДО: больничные

С появлением СЭДО схема работы с электронными больничными (ЭЛН) упростилась за счет автоматизации процессов и перевода документов в электронный формат. Теперь многоступенчатая процедура оформления больничного листка, расчета пособия и его выплаты сводится к двум основным этапам:

• Открытие больничного — медучреждение открывает больничный, а система СЭДО автоинформирует работодателя о каждом изменении статуса ЭЛН (открытии, продлении, закрытии, аннулировании).
• Закрытие больничного — после получения от СЭДО сведений о закрытии больничного, работодатель по запросу передает в фонд необходимые для расчета и выплаты пособия данные, СФР исчисляет пособие и перечисляет его получателю в установленные законом сроки.

Применение СЭДО обеспечивает защиту и конфиденциальность персональных данных работников. Сторонние лица не имеют к ним доступа, в том числе работодатель не может из ЭЛН или с помощью СЭДО узнать диагнозы сотрудников.

Дистанционное трудоустройство: опыт работодателя

Удаленный прием особенно актуален для компаний, которые массово нанимают сотрудников в разных городах России. Один из крупных отечественных мобильных операторов разработал полноценный инструмент для онлайн-приема и проводят соискателей по всем HR-процессам в электронном виде: от заполнения анкеты кандидата до подписания трудового договора.

Онлайн-прием удобен не только компании, но и будущим сотрудникам. Они могут оформлять цифровые документы даже с мобильного телефона. Заполнение анкеты соискателя в онлайн-формате теперь занимает всего 5 минут. Если у кандидата есть подтвержденный аккаунт на Госуслугах, то часть данных подтянутся в анкету автоматически.

Если принято решение о приеме, начинается процесс онлайн-трудоустройства:

1. Кандидат загружает в систему сканы основных документов, которые требуются для его оформления на работу.

2. Знакомится со стандартным пакетом документов для приема. Дает согласие на выпуск УНЭП.

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

3. Подгружает сканы страниц трудовой книжки и отправляет на проверку.

Получив все необходимые документы, кадровые специалисты готовят трудовой договор и отправляют кандидату на ознакомление и подпись. На этом процесс удаленного трудоустройства закончен.

Как оформить переход на удалёнку при форс-мажоре

Что изменилось

Теперь согласно закону удаленка ― это любая работа, которая выполняется вне места нахождения работодателя, если для связи компания и сотрудник используют интернет и любые другие общедоступные каналы связи, например телефон или мессенджеры. Например, преподаватель, который читает лекции непосредственно в аудитории, это обычный работник. А если он читает лекции по Zoom в онлайн-школе, то это дистанционный сотрудник.

Удаленка бывает нескольких видов:

• постоянная ― это когда работник и компания договорились, что человек вообще не будет появляться в офисе;
• временная ― устанавливается не больше чем на полгода, после этого работник должен ежедневно приходить на работу;
• периодическая ― это когда часть времени сотрудник работает в офисе, а часть — из дома, например два дня в неделю — в офисе, а остальное время — из дома.

Об этих условиях обычно договариваются перед заключением трудового договора, на этапе собеседований. Эта договоренность фиксируется в оффере — оформленном в текстовом виде предложении работодателя — либо уже позже, при заключении трудового договора. На этапе переговоров можно заранее согласовать и условия соцпакета, которые часто бывают у офисных сотрудников. Например, если в офисе есть бесплатные обеды, договориться, что работодатель компенсирует их определенной доплатой к зарплате.

Заполнение ЕФС-1 при приеме работника на дистанционную работу

Подраздел 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1 содержит сведения документа СЗВ-ТД. Подготовить подраздел 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1 можно с помощью документа ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД (раздел Кадры – Электронные трудовые книжки или раздел Отчетность, справки – Электронные трудовые книжки).

Начиная с версий 3.1.27.148 и 3.1.28.60 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 реализовано заполнение подраздела 1.1 Раздела 1 новой формы ЕФС-1. А с версий 3.1.27.151 и 3.1.28.64 в программе обновлена форма и формат электронного представления новой формы ЕФС-1 с 2024 года в соответствии с приказами СФР от 17.11.2023 № 2281 и от 23.11.2023 № 2315. Новая форма отображается при создании документа с 1 января 2024 года (рис. 3).

Для автоматического заполнения подраздела 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1 в программе 1С в кадровых документах должен быть установлен флаг Отразить в трудовой книжке (Отразить трудовую деятельность), рис. 2.

Рис. 3. Подраздел 1.1 Раздела 1 новой формы ЕФС-1 с 1 января 2024 года в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Для корректного представления сведений в СФР признак надомной работы (код НДОМ – при приеме (переводе) сотрудника на работу на дому) нужно установить в мероприятиях сотрудника вручную.

Во избежание ошибок при приеме отчета в мероприятиях сотрудника, работающего дистанционно или на дому по графику неполного рабочего времени, нужно вручную убрать наименование кода в графе Удаленность, оставив только наименование кода в графе Сокр-ть графика. Заполнение только кода неполного времени для дистанционных работников планируется в следующих версиях программ 1С. Если сотрудник работает дистанционно или на дому по графику Пятидневка, то редактировать мероприятия сотрудника не нужно.

ЕФС-1 с 2024 года

• Поддержка новой формы ЕФС-1 с 2024 года в учетных решениях «1С:Предприятие 8» 
• Заполнение Подраздела 1.1 новой формы ЕФС-1 с 2024 года в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Прием сотрудника на удаленную работу в 1С

Начиная с версий 3.1.27.148 и 3.1.28.60 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 в настройках кадрового учета предусмотрена возможность установки флага Используется дистанционная работа (рис. 1). Флаг нужно установить, если организация принимает сотрудников на дистанционную работу по трудовому договору (или переводит сотрудников на дистанционную работу). По умолчанию флаг в программе снят.

Рис. 1. Новый флаг «Используется дистанционная работа» в настройках Кадрового учета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

После установки флага в кадровых документах Прием на работу и Кадровый перевод появится новый флаг для указания признака удаленной работы Работает дистанционно (рис. 2).

Рис. 2. Прием сотрудника на дистанционную работу в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

ля корректного учета НДФЛ и заполнения отчетности дистанционному работнику необходимо указать соответствующий статус налогоплательщика(раздел Кадры – Сотрудники – Налог на доходы). Начиная с версий 3.1.27.148 и 3.1.28.60 в программу 1С добавлен новый cтатус налогоплательщика Дистанционный работник, не являющийся налоговым резидентом РФ.

По кнопке Печать можно вывести печатную форму Трудового договора при дистанционной работе (рис. 2).

Как это работает

Работодатель будет вводить электронный документооборот на основании
локального нормативного акта, в котором прописывается сведения об
информационной системе, в которой будут подписываться документы, а также
порядок доступа к такой системе, перечень электронных документов и категорий
работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот и
срок уведомления работников о переходе на электронное взаимодействие.

Россияне смогут устраиваться на работу онлайн, почти

Переход на взаимодействие с работодателем посредством
электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника,
говорится в тексте закона. При этом согласие на взаимодействие с работодателем
посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты
на работу после 31 декабря 2021 г. и у которых по состоянию на эту дату отсутствует
трудовой стаж.

Также закон прописывает каким видом электронной подписи
подписываются документы. Например, при заключении трудового договора или при
изменениях его условий используется усиленная квалифицированная электронная
подпись. Вид подписи также зависит и от системы, в которой ведется электронный
документооборот. Так, при подписании документов посредством платформы «Работа в
России» работник может использовать усиленную квалифицированную и неквалифицированную
электронная подпись, а также простую электронная подпись.

Удаленная, дистанционная и надомная работа: в чем разница?

Как можно оформить дистанционного работника?

Обновленная в 2021 году версия Трудового Кодекса РФ содержит статью 49.1, в которой прописаны особенности регулирования труда дистанционных работников. 

Для выполнения сотрудником рабочих задач дистанционно должны быть одновременно соблюдены два условия:

1. Работа производится удаленно, то есть не в офисе работодателя или его филиалах, представительствах или других подразделениях, даже если они расположены в другом месте. Она также не осуществляется на постоянном рабочем месте, территории или объекте, которые прямо или косвенно контролируются работодателем.
2. Для выполнения своих трудовых обязанностей и поддержки коммуникации между работодателем и работником используются общедоступные информационно-телекоммуникационные сети, включая Интернет.

Официально термин «удаленная работа»‎ не используется, но употребляются синонимы для описания особенностей функционала. Эти особенности должны быть прописаны в договоре. С дистанционным сотрудником можно заключить трудовой договор или ГПХ.

«Трудовой договор гарантирует соблюдение требований Трудового кодекса РФ и защищает обе стороны, работника и работодателя. Договор гражданско-правового характера, или ГПХ, также регламентирует их взаимоотношения. Но ГПХ регулируется Гражданским кодексом, а значит дает слабую защиту работнику, который не является полноценным сотрудником компании и не может рассчитывать на трудовые гарантии», – поясняет Евгений Устинов.

Как перейти на кадровый электронный документооборот

Переход на КЭДО начинается с этих трех шагов:

1. Составьте перечень документов, которые планируете перевести в электронный формат.

В электронный вид можно перевести практически все кадровые документы. В Трудовом кодексе есть некоторые исключения, например, приказ об увольнении сотрудника, акт о несчастном случае на производстве, регистрация прохождения инструктажа по охране труда. Эти документы нужно всегда оформлять в бумажном виде с личной подписью сотрудника. Остальные можно переводить на КЭДО.

2. Подготовьте внутренние документы, регулирующие порядок и организацию КЭДО.

Нужно создать локальные нормативные акты: положение и соглашение о кадровом электронном документообороте, регламент по использованию электронных подписей, инструкции. Также потребуется уведомить всех сотрудников о планируемом переходе на электронный кадровый документооборот и получить письменное согласие от всех сотрудников о переходе на цифровой документооборот. 

3. Выберите техническое решение для КЭДО.

Существуют различные компании, предлагающие свои программные продукты для КЭДО

Выбирая подрядчика, обратите внимание на то, как давно продукт существует на рынке, насколько удобен в работе, нет ли функции дублирования данных, надежна ли его система защиты данных.

Преимущество КЭДО для бизнеса

Во внедрении КЭДО в организации выигрывают все участники процесса: владельцы бизнеса, руководители, кадровая служба, сотрудники.

На первый взгляд, главным преимуществом такого решения является отказ от бумажных документов. На самом же деле работодатель получает выгоду, в первую очередь, за счет ускорения процессов, экономии времени.

Также для руководства компании внедрение КЭДО поможет сократить затраты на кадровый процесс, обеспечит быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников и уменьшит вероятность штрафов и репутационных рисков.

Сотрудники кадровой службы снизят трудозатраты и освободят время для более значимых задач. Также появится возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, БОСС-Кадровик, SAP и любой другой.С КЭДО осуществлять контроль за подписанием документов сотрудниками еще легче — онлайн. Помимо быстрой передачи данных в бухгалтерию для расчетов, КЭДО обеспечит надежное хранение электронного архива и возможность выгружать документы.

Внедрение кадрового документооборота в организации обеспечивает прежде всего мобильность сотрудников. Теперь постоянно находится в офисе и даже у компьютер нет необходимости — подписание, получение и отправка документов возможны с мобильного телефона. Весь архив (договоры, инструкции) можно найти на портале КЭДО.

Как кадровику работать на удалёнке

Удаленная работа отдела кадров осложняется тем, что большинство кадровых документов нужно распечатывать, подписывать, хранить в бумажном виде.

Как организовать документооборот

Для начала составьте положение об удаленном кадровом делопроизводстве, в котором пропишите:

1. список лиц, которые будут принимать оригиналы документов в офисе и отправлять их сканы по электронной почте работнику отдела кадров;
2. перечень оригиналов документов, которые нужно получить при приеме на работу нового сотрудника;
3. порядок действий офисных сотрудников при обмене документами с кадровиком (проверить и принять оригиналы, отсканировать, переслать по электронке, полученные файлы от кадровика распечатать и передать на подпись, поместить в личное дело);
4. адреса электронной почты кадровика и сотрудников, ответственных за передачу документов.

Так каждый участник будет знает, что и как ему делать, и в какие сроки.

Как оформлять прием сотрудников

Чтобы оформить прием на работу нового сотрудника, кадровик должен получить по электронке:

1. Заявление от соискателя с визой («принять с такого-то числа») и подписью руководителя.
2. Документы для приема на работу.

Затем кадровик заполняет трудовой договор, вносит сведения о новом сотруднике в базу данных, формирует приказ, заводит личную карточку. Пакет документов высылает электронкой в офис, там их распечатывают и подписывают у руководителя и нового сотрудника. Один подписанный экземпляр останется у работодателя, а другой – у работника.

Сканы подписанных с двух сторон документов тоже нужно направить в отдел кадров.

Как вести трудовые книжки

Кадровик на удаленке может оформлять приказы по приему и увольнению сотрудников, по отпускам и командировкам, вести личные карточки и т. д. Но заполнять трудовые книжки не получится, так как их нельзя забирать домой. Для этого нужно приезжать в офис или назначить ответственным другого сотрудника, не перешедшего на дистанционный режим работы. Оформить трудовую книжку может и сам руководитель.

Чтобы запись внесли правильно, кадровик может отправлять образец заполнения по электронной почте. Ответственному лицу останется только переписать всё без ошибок в трудовую книжку.

С 2021 все работодатели формируют сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Вести бумажные трудовые книжки не нужно. Они остаются только у тех работников, кто до конца 2020 года написал заявление о том, что хочет сохранить прежний формат документа. Для них работодатели, как и прежде, ведут бумажную трудовую книжку и параллельно – электронную.

Работникам, которые впервые устраивались на работу с 1 января 2021 года, трудовую книжку ведут только в электронном виде.

Эксперимент по отказу от бумажных кадровых документов

До 31.03.2021 проходил эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот (Федеральный закон № 122-ФЗ от 24.04.2020). Поучаствовать в нем мог любой работодатель. Компании могли сами решить, какие документы перевести в электронный вид (за исключением трудовых книжек), например:

1. приказы по кадрам;
2. трудовые договоры;
3. документы по охране труда;
4. приказы по отпускам и т. д.

Для участия в таком эксперименте нужно было получить письменное согласие работников.

Вести кадровое делопроизводство компания может в своей информационной системе или в специальном сервисе «Работа в России». Чтобы подписывать документы, работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику – простая, которую он получает при регистрации на Госуслугах.

КЭДО в России. Положение

С 2017 по 2020 год Министерство труда проводило несколько кадровых экспериментов для работодателей. Эксперименты затрагивали такие акспекты, как электронная проверка кадровых документов так и обмен кадровыми документами. В ходе экспериментов организации-участники лишь подтвердили прогнозы — внедрение электронного кадрового документооборота в России показало эффективность и значительное упрощение работы в компаниях.

Благодаря принятым в ноябре 2021 года поправкам к ТК РФ (377-ФЗ), цифровая коммуникация и обмен электронными документами в трудовых отношениях официально разрешены.

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Подключение к СЭДО через оператора

СФР рекомендует работодателям подключаться к СЭДО через оператора. Это позволяет обмениваться с фондом открытой и конфиденциальной информацией.

Чтобы подключиться к СЭДО через оператора, необходимо:

• выбрать оператора, работающего на территории расположения работодателя;
• заключить с ним электронный договор;
• направить в электронном виде через оператора заявление на подключение к системе СЭДО в территориальное отделение фонда по месту регистрации работодателя (подписанное УКЭП руководителя или уполномоченного представителя, имеющего такой вид подписи).

После этого отделение СФР заключает соглашение с оператором — для гарантированной доставки электронных документов в фонд по ТКС от работодателей.

Плюсы и минусы удаленных сотрудников для работодателя

Дистанционная работа стала неотъемлемой частью процессов многих компаний. За три года у работодателей накопилось много опыта, как положительного, так и негативного.

Плюсы:

• сотрудник сам организует и оборудует свое рабочее место, берет на себя расходы на электричество, связь и прочее (если иное не указано в трудовом договоре);
• работодатель освобождается от проведения оценки условий труда, получения разрешений от пожарной и санитарной инспекций.

«Я вижу у работодателей тренд на возвращение сотрудников в офис, в том числе на жесткий график, с контролируемым посещением, – рассказывает о своем HR-опыте Тимур Новопашин. – Некоторые компании по-прежнему готовы к гибридному, гибкому формату, когда сотрудники сами выбирают дни в офисе. А есть те, кто предпочитает договариваться с сотрудниками о фиксированном на каждую неделю количестве дней в офисе. Кандидаты, в свою очередь, отталкиваются от желания получать объективную картину: если рабочие задачи можно выполнять качественно дома, то почему бы не остаться на удаленке».

Минусы:

• затруднен контроль выполнения рабочих задач;
• сложно применить дисциплинарные взыскания;
• невозможно привлечь работника к ответственности за прогул.

Грамотное составление трудового договора и должностной инструкции работника могут смягчить или даже исключить негативные стороны дистанционного формата. Также многие проблемы можно предотвратить, выстроив с работником конструктивный диалог. Однако стоит помнить, что не со всеми категориями лиц можно заключать трудовой договор о дистанционной работе.

Так можно ли подписывать все удаленно

В октябре 2020 г. был запущен эксперимент Минтруда, в рамках
которого компании вели все документы, связанные с работой, в цифровом виде. В
нем приняли участие 375 крупнейших работодателей России. Параллельно с ним и разрабатывался закон о кадровом электронном документообороте. В июне 2021 г. он был принят в первом чтении. К третьему
чтению в законопроект внесены существенные поправки, пояснил CNews Дмитрий Махлин, директор по развитию
платформы HRlink.

Принятие законопроекта позволило компаниям ускорить процесс
подписания документов и минимум в два раза сократить издержки на бумажный
документооборот (расход бумаги, печать, хранение, пересылку документов),
отмечают представители HRlink. Кроме этого, снижается нагрузка на отдел
кадров, а сотрудники могут подписывать любые документы удаленно — без поездок в
офис. Один из клиентов HRlink с помощью ее платформы сократил затраты на бумажный
документооборот в 10 раз, а также сэкономил 50% на расширении отдела кадров.
Максимальное время подписания документов снизилось с трех дней до 30 минут.

Изначально предполагалось, что законопроект разрешит вести
все кадровые документы в электронном виде, говорит Махлин. В тексте,
подготовленном к третьему чтению, было указано, что приказ на увольнение и журнал
безопасности должны быть обязательно на бумаге. При этом заявление об
увольнении можно оформить в цифровом виде. «Но таким образом дискредитируется
сама идея кадрового электронного документообоорта: если опасно полностью в
электронный вид перевести важный процесс увольнения, то почему тогда все
остальное — можно», — вопрошает Махлин. Журнал техники безопасности также не
разрешили перевести в электронный вид. Получается, принять сотрудника на работу
полностью удаленно тоже нельзя, продолжает он.

Кого нельзя перевести на удаленный формат работы

В силу специфики выполняемых обязанностей не все можно делать удаленно. В некоторых ситуациях работник может не иметь необходимого оборудования для выполнения качественной работы. Это относится к компьютерам и оргтехнике, программному обеспечению (антивирусы), средствам связи. В этом случае работодатель обязан оплачивать время вынужденного простоя сотрудника. Такая норма начинает действовать только при условии, если начальство не смогло организовать удаленку для работника во время ЧС. Оплата за простой составляет 2/3 ставки должностного оклада. Регламентируется порядок ст.157 ТК РФ.

Ведение трудовой книжки для удаленного работника осуществляется по заявлению. Этот документ выдается только по требованию сотрудника. Для этого нужно будет написать заявление на имя директора с просьбой завести бумажный вариант трудовой и внести в нее соответствующую запись.

Передача заявлений тоже может происходит удаленно. Законом предусмотрены следующие способы:

• Заказное письмо с отправкой по почте или через курьерскую службу. Работодатель отправляет 2 экземпляра сотруднику на ознакомление и подпись. Один бланк остается у работника, второй с курьером и подписью отправляется в компанию.
• Удаленное оформление документов с помощью электронной подписи. Нельзя просто распечатать бланк трудового договора, прочесть, подписать его и отправить сканы в фирму. Такой вариант не гарантирует юридической защиты. Для работодателя предусмотрено использование усиленной квалифицированной электронной подписи, сотрудник может обойтись неквалифицированной ЭП.

Важно! Любые трудовые, материально-ответственные и гражданско-правовые договора, должностные инструкции, приложения и прочие документы при официальном устройстве на удаленную работу могут подписываться электронной подписью.

Преимущества онлайн-трудоустройства

1. Экономия для работодателя. Снижаются расходы на печать, пересылку, хранение документов. Раньше работодатель был вынужден отправлять трудовой договор по почте или с помощью курьера в другой город или даже страну. Одна такая доставка могла стоить около 5 тыс. рублей. Чтобы подключить удаленного сотрудника к кадровой системе, нужно только оплатить стоимость лицензии – обычно это менее 1000 рублей. Например, стоимость КЭДО и цифровых процессов в Directum HR Pro – от 400 руб. в год на человека.

2. Удобство для работников. Вместо поездок в офис и походов на почту теперь достаточно открыть информационную систему и поставить электронную подпись. Процесс приема на работу не тормозится из-за бюрократии или долгой доставки документов, и удаленный персонал скорее приступает к своим обязанностям. Снижаются трудозатраты кадровых специалистов: цифровые HR-процессы становятся прозрачнее, их проще искать и быстрее согласовывать.

3. Престиж компании. Сейчас онлайн-трудоустройство скорее исключение, чем правило. Поэтому возможность подписывать кадровые документы с ПК или мобильного телефона может стать важным фактором при выборе места работы.

Порог входа

Особенности увольнения дистанционного сотрудника

Увольнение дистанционного сотрудника имеет свои особенности, связанные с форматом работы. Вот несколько ключевых аспектов, которые стоит учесть при этой процедуре:

1. Коммуникация.

Поскольку дистанционный сотрудник работает удаленно, необходимо обеспечить эффективную коммуникацию, заблаговременно уведомить его о намерении уволить, ответить на все вопросы. Сделать это можно любым способом: видеоконференция, телефон, электронная или обычная почта, мессенджер (то, что указано в качестве способа в трудовом договоре с сотрудника).

2. Документация.

Расторжение трудового договора, справки о заработной плате и другие необходимые документы. Их можно отправить удаленно или предоставить доступ к ней через защищенную платформу.

3. Соблюдение законодательства.

Все те же требования, что и при обычном увольнении работника: уведомление о сроке увольнения, выплаты компенсации за неиспользованный отпуск и других выплат, предусмотренных законодательством.

4. Возврат рабочего оборудования.

Условия возврата лучше прописать в трудовом договоре. Также необходимо обеспечить безопасную пересылку или организовать возвращение оборудования лично, при необходимости.

Увольнение дистанционного сотрудника требует такого же внимательного подхода и соблюдения всех необходимых процедур, как и любое увольнение. Соблюдение условий трудового договора и требований законодательства гарантирует справедливое и простое завершение трудовых отношений.