Локальные нормативные акты: требования законодательства

Что должны знать и уметь специалисты по кадровому учёту

Размеры штрафа за нарушения кадрового делопроизводства

Отсутствуют документы по охране труда в большинстве организаций.

Кадровое делопроизводство
Делопроизводство: заблуждения кадровых работников
За что оштрафует работодателя трудовая инспекция
Об ответственности работодателя
За что дисквалифицируют руководителя компании и кадровика?
Порядок и особенности ведения кадровой документации ип
Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
Миллион рублей — штраф за нарушение трудового законодательства
Какие штрафы за нарушение ведения кадрового учета

Кадровое делопроизводство К организации заполнения, внесения новой кадровой информации и хранении личных карточек также предъявляются особые требования, в обязательном порядке исполняемые работодатель.

Но, обратите внимание, с учетом судебной практики обязательно при прописании гарантий работникам, работающим во вредных условиях труда, указать, что предоставление данных гарантий связано именно с вредными условиями труда, они являются временными и предоставляются на основании конкретных результатов специальной оценки (с указанием реквизитов, по которым могут быть идентифицированы результаты одной специальной оценки от результатов другой специальной оценки). В противном случае прописание гарантий будет толковаться как индивидуальные договоренности между работником и работодателем и работодатель не сможет снять эти гарантии при изменении условий труда и результатов следующих специальных оценок

Нарушение № 4. Непрописание в трудовом договоре трудовой функции. Это нарушение ранее больше фигурировало в судебной практике, но в 2014-2015 гг. уже перешло и на инспекционную практику. В ст.

Инспекторы штрафуют кадровиков

Внимание

Непрописание условий труда в трудовом договоре. Это новое требование, которое было включено ст.

57 Трудового кодекса РФ с 1 января 2014 года и многие работодатели до сих пор его пока не включили в трудовой договор: «Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: условия труда на рабочем месте (абзац введен Федеральным законом от 28.12.2013 г. № 421-ФЗ)».

Для того, чтобы выполнить эти требования, необходимо по результатам специальной оценки условий труда вписать в трудовой договор «Условия труда на рабочем месте: оптимальные (или допустимые или вредные или опасные)». Нарушение № 3. При наличии вредных или опасных условий труда непрописание в трудовом договоре гарантий.

Ранее ст.

Какие штрафы за нарушение ведения кадрового учета

на граждан в размере от 3 000 до 5 000 рублей;
на должностных лиц — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей.

2. за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение штрафа:

на должностных лиц в размере от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;
на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
на юридических лиц — от 50 тысяч до 100 тысяч рублей.

3. за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, не указанных в п.

Трудового кодекса установлено: «Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)». То есть в каждом трудовом договоре должна быть прописана именно функция, а не только название должности, профессии по штатному расписанию. Необходимо указать именно то, какой вид работы поручается работнику. Нарушение № 5. Непрописание системы оплаты труда в трудовом договоре. Согласно ст. 57 Трудового кодекса РФ: «Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты)».

Новости

В ходе проверки были выявлены следующие нарушения:- локальными нормативными актами не установлен и не утвержден порядок индексации заработной платы (в нарушение ст.

134 ТК РФ);- в положении об оплате труда не определена система оплаты труда в части установления размеров тарифных ставок окладов/должностных окладов (в нарушение ч. 2 ст.

135 ТК РФ);- в локальном нормативном акте (инструкции о разъездном характере работы) не установлен размер возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников (в нарушение ст. 168.

Задачи КДП:

Документальное оформление трудовых отношений с сотрудниками предприятия в соответствии с ТК РФ;
Формирование штатного расписания;
Ведение личных дел и рабочих документов сотрудников;
Составление и ведение графика отпусков;
Оформление и выдача справок сотрудникам.

Добросовестное выполнение вышеописанных задач упрощает работу с персоналом и существенно сокращает количество трудовых споров. За несоблюдение правил КДП, предусмотренных ТК РФ, предусмотрена административная ответственность, регулируемая п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. За повторное нарушение прописана иная ответственность в ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Что делать, если локальные нормативные акты нарушают закон

Основным правилом составления такого документа является его соответствие ТК, иным законодательным актам, а также коллективным договорам и соглашениям, принятым в организации. Но на практике это правило очень часто нарушается. И далеко не всегда, потому что работодатель намеренно принял решение ужесточить условия или обойти закон. Зачастую владельцы компаний или работники, составляющие такие документы, просто не опираются на законодательные нормы.

Если выясняется, что локальные нормативные акты нарушают ТК или иные правила либо ухудшают условия работы в соответствии с этими правилами, оптимальные действия сотрудников таковы:

Уведомить об этом начальство. Если не было намеренного искажения правил и ухода от норм закона, то такого обращения будет достаточно, чтобы правила скорректировали. Хотя и не всегда это делается оперативно.
Если обращение не дало результатов, можно направить жалобу в трудовую инспекцию.
В сложных случаях, когда нормы не только нарушаются на бумаге, но и существенно влияют на положение сотрудников, их заработную плату и условия труда, имеет смысл обратиться в суд или в прокуратуру. В такой ситуации нужно указывать не только несоответствие нормативных актов компании законодательству, но и конкретные нарушения.

За неправильное составление документа серьёзных наказаний работодателю не будет. Согласно судебной практике, чаще всего организацию лишь обязывают изменить текст акта. Но если не соответствующие закону пункты повлекли нарушения прав трудящихся, дело можно довести до суда и выиграть.

Важно! В случае рассмотрения споров между сотрудником и работодателем суд принимает во внимание ТК и иные законодательные акты. Локальные документы не имеют силы, если противоречат им

Работодателю при составлении таких актов нужно опираться на законодательство. Возможно, стоит задействовать юриста

Сотрудникам важно знать, что они имеют право ознакомиться с текстами документов по запросу и им не имеют право в этом отказать

Когда нужно учитывать мнение представительного органа работников?

Как уже было сказано, в некоторых случаях при принятии ЛНА работодатель должен учесть мнение представительного органа работников. Прежде всего это случаи, прямо установленные Трудовым кодексом. Но они могут быть установлены и другими федеральными законами, нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Итак, мнение представительного органа требуется при принятии ЛНА, устанавливающих:

порядок проведения аттестации работников (ст. 81 ТК РФ);
перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ);
конкретные размеры повышения оплаты труда (ст. 147 ТК РФ);
конкретные размеры повышения платы за работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
введение, замену и пересмотр норм труда (ст. 162 ТК РФ);
правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);
формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей (ст. 196 ТК РФ);
порядок применения вахтового метода (ст. 297 ТК РФ), в том числе возможность увеличения продолжительности вахты с одного до трех месяцев (ст. 299 ТК РФ).

На практике таких ЛНА обычно меньше, поскольку в одном акте могут быть объединены несколько случаев, требующих согласования с представительным органом, например, положение, устанавливающее систему оплаты труда, может включать в себя и конкретные размеры повышения оплаты труда, в том числе в ночное время.

Правила внутреннего трудового распорядка, которыми определяется в том числе режим труда и отдыха работников организации, также могут регламентировать вопросы, требующие согласования с профсоюзом, такие как введение и отмена режима неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели ранее срока, на который они были установлены (ст. 74 ТК РФ), привлечение к сверхурочной работе в случаях, не предусмотренных ст. 99 ТК РФ.

Обратите внимание, что в силу вышеперечисленных положений Трудового кодекса некоторые ЛНА требуется согласовывать не с представительным органом работников, а с выборным органом первичной профсоюзной организации, в частности ЛНА, устанавливающие разделение рабочего дня на части и порядок применения вахтового метода. В связи с этим возникает вопрос: как осуществляется согласование, если в организации есть профсоюз, а нет представительного органа работников (и наоборот)?. Отвечаем на поставленный вопрос: представлять интересы работников при согласовании ЛНА может и профсоюз, и иной представительный орган

И если выборный орган первичной профсоюзной организации отсутствует, интересы работников будет защищать иной представительный орган

Отвечаем на поставленный вопрос: представлять интересы работников при согласовании ЛНА может и профсоюз, и иной представительный орган. И если выборный орган первичной профсоюзной организации отсутствует, интересы работников будет защищать иной представительный орган.

Сразу возникает еще один вопрос: если в организации нет ни того, ни другого органа, должен ли работодатель предложить работникам его создать для согласования ЛНА?

Поскольку профсоюз является добровольным объединением, для его создания необходимо в первую очередь волеизъявление самих работников и иных лиц, которые могут быть членами профсоюза. Аналогичный подход применяется к созданию иного представительного органа работников. Кроме этого, Трудовой кодекс не содержит норм, устанавливающих обязанность работодателя по созданию представительных органов, как и норм, ограничивающих право работодателя издавать ЛНА при отсутствии в учреждении профсоюза или иного представительного органа работников.

Соответственно, если работниками организации не образован профсоюзный или иной представительный орган, все ЛНА работодатель принимает самостоятельно.

Какие локальные акты работодатель обязан принять

Перейдем к следующему вопросу: когда работодатель может издать тот или иной локальный акт? В статье 8 ТК РФ прямого ответа на этот вопрос нет. Там говорится, что акты принимаются работодателем «в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями».

Из данной цитаты можно сделать следующие выводы. Во-первых, работодатель может (а иногда — должен) принимать подобные правовые акты в случаях, прямо указанных в Трудовом кодексе, или иных нормативных правовых актах. Таких случаев в ТК РФ не мало. Причем, в некоторых из них речь идет именно об обязанности работодателя по принятию соответствующего локального акта. Например, работодатель обязан принять следующие виды нормативных актов организации:

Штатное расписание (ст. 15 и ст. 57 ТК РФ).
График отпусков работников (ст. 123 ТК РФ).
Правила внутреннего распорядка (ст. 189 ТК РФ).
Документы, регламентирующие порядок хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ).
Положение об оплате труда сотрудников и премировании, если соответствующих условий нет в Правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ).
Порядок индексации зарплаты, если данный момент не отражен в положении об оплате труда (ст. 134 ТК РФ).
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если работникам организации трудовым договором установлен такой режим и соответствующего перечня нет в Правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 57 и ст. 101 ТК РФ).
Локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ), если такое практикуется в организации и указанные положения не включены в Правила внутреннего трудового распорядка.
Документ об утверждении формы расчетного листка (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
Положение об аттестации, если в организации осуществлялись (или планируются) увольнения по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Правила и инструкции по охране труда (абз. 23 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).
График сменности, если в организации применяется сменная работа (ст. 103 ТК РФ).
Порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, если данные положения не включены в коллективный договор (ст. 168 ТК РФ).

Есть подобные требования и в других законодательных актах. В частности, в силу п. 1 и 2 ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 29.07.04 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» работодатель обязан утвердить. Положение об охране коммерческой тайны, если в трудовой договор хотя бы с одним работником включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну.

Абзац 6 п. 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций (утв. Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.03 № 1/29) обязывает работодателя утвердить Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте. Этот акт принимается, если работодатель решил не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов.

Наконец, не стоит забывать про требования Правил противопожарного режима в Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 25.04.12 № 390). Согласно п. 2 Правил, в компании должна быть утверждена Инструкция о мерах пожарной безопасности.

В других случаях утверждение локального акта, даже прямо упомянутого в ТК РФ, может быть правом, а не обязанностью работодателя. К примеру, если в компании не создается производственный совет, то и утверждать соответствующий локальный акт не требуется (ст. 22 ТК РФ). Приведем и другой пример. Если представлять работодателя при заключении коллективного договора будет непосредственно руководитель, то утверждать специальный локальный акт, содержащий перечень уполномоченных на ведение переговоров лиц, не обязательно (ст. 33 ТК РФ).

Отдельную группу локальных актов составляют те, которые посвящены вопросам, в принципе не урегулированным трудовым законодательством. Решение о необходимости разработки и утверждения подобных документов, а также об их содержании работодатель принимает самостоятельно. Так, работодатель может принять локальный акт, регулирующий порядок уведомления сотрудником работодателя об использовании личного имущества в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Или положение, регулирующее порядок обеспечения иногородних сотрудников жильем.

Что обязан сделать работодатель при увольнении сотрудника

При увольнении вы должны выплатить зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск.

Все выплаты сотрудник должен получить в день увольнения (
). Если в этот день сотрудник не работал, деньги должны быть выплачены не позднее следующего дня после того, как он потребовал расчет.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Если сотрудник уходит в отпуск до конца рабочего года, то дни отпуска рассчитываются пропорционально отработанным месяцам.
Расчет компенсации за предыдущие годы проводится исходя из 28 дней отпуска.
Если работник увольняется до окончания периода, за который он уже получил отпуск, компания вправе удержать выплаченные суммы (
).

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск считается по правилам расчета среднего заработка для отпусков (
).

Иногда работодатели выплачивают компенсацию не за все годы работы, а только за часть. Это нарушение, срока давности по таким выплатам нет (
).

При расторжении трудового договора помимо компенсации за неиспользованный отпуск некоторым работникам положено выходное пособие в размере двухнедельного или месячного заработка (
).

Пособие в размере двухнедельного заработка выплачивается, если:

сотрудник по состоянию здоровья не соответствует занимаемой должности;
его призвали на военную или альтернативную гражданскую службу;
вернулся ранее занимавший данную должность человек (например, из декрета);
работник отказался от перевода при переезде работодателя в другую местность.

Выходное пособие в размере среднего месячного заработка выплачивается, если:

организация ликвидирована;
прошло сокращение штата.

Список документов, которые требуются при увольнении от работодателя

Вам нужно будет подготовить:

приказ об увольнении;
записку-расчет при прекращении трудового договора;
справку о доходах по форме
за текущий год;
справку о доходах для расчета пособий по временной нетрудоспособности за текущий и два предыдущих года.

Документы кадрового учёта

Единого перечня кадровых документов, обязательных для всех компаний, законодательством не предусмотрено. Существуют только отдельные документы, ведения которых требует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, есть кадровые документы, которые могут запросить контролирующие ведомства: трудовая инспекция, налоговая, прокуратура и другие госорганы. Поэтому их ведение тоже является обязательным

Перечень обязательных документов зависит от размеров бизнеса. Например, микропредприятия могут вести упрощённый кадровый учёт. Это значит, что организации микробизнеса освобождены от необходимости оформления ряда локальных нормативных актов.

В общий список обязательных кадровых документов входят:

трудовые договоры и допсоглашения к ним;
трудовые книжки;
личные дела;
личные карточки;
приказы (о приёме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счёт, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
штатное расписание и ЛНА о внесении в него изменений;
графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
командировочные документы;
табели по учёту рабочего времени работников;
должностные инструкции;
положение об оплате труда;
расчётный лист;
согласие на обработку персональных данных и др.

Более подробно о документах, которые необходимы при ведении кадрового делопроизводства, мы рассказывали в нашей статье об обязательных документах кадровой службы.

Какая документация останется в обращении?

Но существуют и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, которыми удобнее пользоваться «автономно». Так, скажем, штатное расписание необходимо в любом коллективе. Оно определяет численность сотрудников, профессиональный состав и уровень классности специалистов, требуемых на определенных местах.

Допустим, если в небольшую корпоративную газету требуется корректор, то в штатном расписании будет указано, на полную ли ставку нужен такой специалист, требуется ли стаж работы по специальности, какой нужен уровень образования и др. У электриков, крановщиков, водителей автомобилей и других представителей схожих профессий свои требования к классности, допускам, состоянию здоровья.

Но штатное расписание — это документ для руководства компании и для кадровой службы. Сотрудники не обязаны его знать, и уж тем более, от них не потребуют «визировать» этот документ своей подписью. График отпусков тоже лучше оставлять за рамками трудовых договоров. Тем более что они составляются на каждый отдельный календарный год.

Инструкции по охране труда и технике безопасности. Их основные моменты обязательно оговариваться в Трудовых договорах, поскольку это является своеобразной страховкой от несчастных случаев и порчи имущества, иных трудовых и непроизводственных потерь. Но лучше, если инструкция будет существовать и отдельным документом. В нем можно более тщательно, детально проработать все нюансы, а значит, сохранить людям жизнь и здоровье, а предприятию — респектабельный имидж и имущество.

Так стоит ли отказываться от локальных нормативных актов?

Локальные нормативные акты в 2020 году, как мы уже выяснили, для микропредприятий становятся делом добровольным. Но времени для «самоопределения» остается мало. Ведь если руководство фирмы, ИП придет к выводу об отказе от этих документов, им придется оперативно разрабатывать подробные трудовые договоры с каждым из ныне работающих членов коллектива. И, разумеется, предусмотреть такие договоры для вновь принимаемых сотрудников.

На наш взгляд, отказ от применения локальных нормативных актов более приемлем для вновь зарегистрированных ИП или ООО. Решение за работодателями. Остается взвесить плюсы и минусы того и другого формата и сделать окончательный выбор. Если вы примете решение, не использовать в своей работе локальные нормативные акты, то необходимо будет издать приказ об отказе их применять.

Почему организации должны вести кадровый учёт

Кадровый учёт необходим, поскольку законодательство требует ведения кадровых документов. В их число входят различные приказы (например, о приёме на работу или увольнении), заявления, должностные инструкции и многие другие документы. Ведение кадрового делопроизводства — обязанность всех организаций. Компании без сотрудников должны вести кадровые документы по учредителю.

На организациях-работодателях лежит ответственность по регулированию трудовых отношений с наёмным персоналом. Этого требует трудовое законодательство. Ведение кадрового делопроизводства приводит к обороту большого объёма документов. При этом кадровые документы подлежат строгому учёту и регистрации.

Все организации, за исключением микропредприятий, должны иметь локальные нормативные акты (ЛНА), регулирующие специфику взаимодействия с сотрудниками. Помимо обязательной кадровой документации, есть документы, которые нужно вести только при определённых условиях. Например, при работе в опасных условиях труда.

Ведение кадрового учёта необходимо, поскольку:

этого требует трудовое законодательство;
отношения между наёмным персоналом и работодателем должны быть упорядочены;
это позволяет установить двухстороннюю связь между сторонами трудовых отношений;
при правильном ведении документов можно избежать спорных и конфликтных ситуаций, а также штрафов.

Шаг 3. Составьте штатное расписание, изучите штатную расстановку

Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, который даёт ответ на вопрос, в каких трудовых функциях работодатель испытывает потребность. Это один из основных документов, напрямую связанных с трудовой функцией работника по кадрам.

В соответствии со ст. 15, 57 ТК РФ трудовая функция – работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.

Утвердить штатное расписание можно как по унифицированной форме Т-3, так и по собственной форме (лучше в виде приложения к учётной политике). В колонке «Количество штатных единиц» допускается указывать неполную ставку.

Разработка штатного расписания – чья обязанность?

Хотя разрабатывать штатное расписание согласно квалификационному справочнику должностей должен экономист по труду, далеко не у всех организаций есть такой сотрудник. В большинстве случаев отвечает за разработку штатного расписания тот сотрудник, в должностные обязанности которого данная деятельность входит по трудовому договору или должностной инструкции.

Штатное расписание утверждается приказом и хранится постоянно, ограничений по количеству изменений в данном документе нет.

Форма штатной расстановки не утверждена, поэтому за основу в основном берут форму Т-3, используемую для штатного расписания, и добавляют к ней столбцы для ФИО работников, которые занимают конкретную должность, сведений о занимаемой ими ставке и категории работника (инвалид, несовершеннолетний и другие).

Информация из формы штатной расстановки позволяет:

создавать отчёты для руководителей
вести статистику по работникам
проводить качественный аудит кадровых документов работников с учётом особенностей регулирования трудовых отношений