Кадры под «контролем»: как перейти на электронный документооборот

Какие системы ЭДО существуют

Организации имеют право выбора:

осуществлять ЭДО через официальный портал Роструда «Работа
в России»;
использовать другой сервис, если он позволяет по всем
правилам подписывать электронные документы, фиксировать
их получение сторонами и хранить необходимое
по закону время.

Чтобы опробовать ведение кадрового документооборота
в электронном виде, на основе сайта «Работа
в России» разработали систему КЭДО. В 2020-2021 годах
сервис испытан в ходе государственного эксперимента, в котором
приняли участие почти четыреста компаний.

Пользователи регистрируются на платформе с помощью
профиля на Госуслугах. Главное преимущество
сервиса — он бесплатный. Для подписания некоторых
документов работник может использовать простую ЭП, которую
легко получить через Госуслуги.

Система ЭКД «Работа в России»

Многие компании работают с негосударственными программами
ЭДО: «Контур Диадок», «СБИС», «1С:Документооборот» и др. Эти
сервисы платные — стоимость зависит от функционала
и количества пользователей. Зато они интегрированы
с системами учёта компаний и их можно доработать под
специфику конкретного предприятия.

Выбирая платного оператора ЭДО, работодатель должен учитывать возможности взаимодействия
системы с сайтом Госуслуги. Согласно постановлению правительства №1192, с 1
сентября 2022 года работодатель обязан обмениваться кадровыми
документами с сотрудником через Госуслуги. Отправленные им
документы должны отражаться в личном кабинете работника, где
он может их скачать, заверить электронной подписью и отправить
обратно руководству.

Хранят электронные кадровые документы столько же, сколько и бумажные. Как именно вести электронный
архив, компания решает до внедрения ЭДО с поставщиком
программного обеспечения — хранить документы
на сервере заказчика и сервере вендора или помещать
в облачное хранилище.

Почему стоит готовиться к переходу на КЭДО

Цифровизация кадровых процессов началась давно:

В 2017 году стартовал пилотный проект по электронным больничным листам.
Далее нас всех, можно сказать, заставили перейти на электронные трудовые книжки.
Но мейнстримом тема КЭДО стала с выходом всех на удаленку. В апреле 2020 года Минтруд РФ запустил кадровый эксперимент, который позволил компаниями обмениваться с сотрудниками кадровыми документами в электронном виде.

С января 2021 года в статью 312 ТК РФ были внесены последние, но я так думаю, не окончательные изменения, которые касались работников, имеющих дистанционный характер работы.

Закон приравнял временную удаленную работу к дистанционной, то есть к имеющей постоянный характер работы.
Закон разрешил обмениваться сотрудникам кадровыми документами в электронном виде и подписывать их как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной электронной подписью. Раньше сотрудники могли подписывать кадровый документ только усиленной квалифицированной электронной подписью (сокращенно УКЭП). Теперь можно подписывать в электронном виде: трудовой договор, договор о материальной ответственности, дополнительное соглашение к договору.

Итогом этого кадрового эксперимента станет разрешение работодателю на обмен документами с сотрудниками в электронном виде.

Важно понимать, что этот процесс затронет не только работодателя, но и работника, точнее, каждого из нас. Это не быстрый процесс, поэтому к нему нужно подготовиться

Предпосылки внедрения КЭДО

Во-первых, российское законодательство после принятия поправок в Трудовой кодекс, утвержденных законом 377-ФЗ от 22.11.2021 г., разрешает вести в электронном виде почти все кадровые документы, за редким исключением. Более того, готовится перечень документов, для которых электронная форма будет обязательной.

Во-вторых, массовый переход на удаленную работу как более эффективный метод организации труда, а не только вынужденная мера, требует наличия возможности решать кадровые вопросы без обязательного визита в офис работодателя.

В-третьих, КЭДО позволяет организациям экономить. ЛАНИТ разработал методику для расчета этой экономии и готов предоставить ее своим клиентам.

Преимущества КЭДО для бизнеса

Прежде всего, КЭДО обеспечивает экономию времени сотрудников при взаимодействии с кадровой службой, особенно в режиме удаленной работы или для территориально-распределенных организаций.

Также обеспечивается подписание почти всех кадровых документов в электронном виде, что позволяет выполнять требования законодательства и избегать штрафов.

Что немаловажно, сокращаются затраты времени на подписание бумажных кадровых документов руководителями, а время руководителя — очень ценный ресурс. Кроме того, цифровизация трудовых отношений повышает привлекательность HR-бренда компании, что может стать решающим фактором в глазах молодого поколения

Кроме того, цифровизация трудовых отношений повышает привлекательность HR-бренда компании, что может стать решающим фактором в глазах молодого поколения.

И, разумеется, следует учитывать общий положительный эффект от внедрения электронного документооборота – снижаются риски потери документов, операционные затраты, расходы на печать и логистику бумажных документов и так далее.

С чего начать?

Давным-давно в каких-то ГОСТ 15.РВ ххх прочитал две умные мысли (точнее требования). Первая: прежде чем что-то делать – посмотри по сторонам, что в этом направлении сделано в мире (другими), проанализируй это.

Это будет первая задача. Целиком и «под ключ» — найти вряд ли удастся, но многие готовые компоненты — непременно. К сожалению, не нашел Open Source \ Free систем класса BPMS\DMS (ECM) с готовой кнопкой «подписать» для «Community Edition». Т.е. если бы в такой системе можно было бы гибко настраивать маршруты и была бы «заветная» кнопка «подписать», то решение бы было «почти готово».

На примере «Отечественного производителя». Конфигурации «Community Edition» отечественных систем класса СЭД или всякие «Low code» с поддержкой конфигурации СЭД, в которых нет ЭП:

«Не Отечественные производители» поступают хитрее (коварнее). Некоторые из них добавляют в «Community Edition» сильно старую и сильно урезанную реализацию электронной подписи: вроде как формально она есть, но настолько неудобная, что использовать практически невозможно.

В любом случае, перед тем «как с головой окунаться» в Open Source крипто-библиотеки, в задачу проекта войдет «посмотри по сторонам» и запиши анализ в блокнотик. Туда же хорошо бы записать и коммерческие приложения. К коммерческим предложениям будут два обязательных условия: наличие триальной версии по кнопке «сказать» на сайте и наличие явной цены на сайте хоть на какую-то конфигурацию, т.е. «за ценой обращайтесь индивидуально, т.к. одно и тоже мы продаем за очень разную цену» – не пройдет.

Вторая мысль из ГОСТ: прежде чем принять важное решение (в контексте НИР и ОКР): проведи научно-технический совет. Это к тому, что нужно обсуждать и фиксировать, и только после этого «бежать» далее, углубляясь в детализацию проектного решения (иначе дольше возвращаться)

В целом, для решения основных задач КЭДО (в рамках ТрудКодекса) требуется «легкий СЭД» — простая согласовалка \ подписалка, которая позволяет настраивать последовательно-параллельные маршруты (задачи согласования \ подписания) с заветной кнопочкой «подписать» и долго сохранять юридическую значимость (как минимум за пределами срока действия личного сертификата). Конечно, если документы не выгружаются далее в архив, то в этой СЭД должен быть поиск документов, хотя бы по атрибутам, указанных в карточке документа (как в любой DMS\ECM). Задачка выглядит вроде, как и не сложно.

Постановку задачу нужно формализовать в виде бизнес-требований, но основное их содержание было приведено абзацем выше (плюс ссылки на ТрудКодекс, приказы МинТруда и 63-ФЗ). В приложении к Приказу Минтруда России от 20.09.2022 № 578н приведен перечень кадровых документов. Можно разбить на задачи минимум и максимум, например, подписывать только документы, для которых не требуется КЭП (минус пять документов из общего списка) и подписывать всё, что разрешено (максимум).

Утверждение, что у каждой компании будут свои уникальные бизнес-требования к КЭДО – мне не понятно. «Тараканы» у каждого будут – свои, но требования к подписанию \ хранению – «в целом» одинаковые. Вариации типа: мне такой –то «загогулистый» маршрут подписания и «зелененький штамп» задаются требованием: наличие современного конструктора маршрутов и дизайнера штампов.

Чтобы было понятно «куда идем» и какие задачи в проекте решаем, то «для затравки» приведем два «подводных камня» проекта (любого КЭДО).

Вопросы к экспертам

Вопрос №1. Почему нужно подключить систему кадрового электронного документооборота?

В рамках трудовых отношений есть три ключевых звена – это сотрудник, работодатель и государство. КЭДО упрощает жизнь всем, уменьшая процент бумажной волокиты, сокращая расходы на кадровый отдел и ускоряя рабочие процессы.

Вопрос №2. Что может система электронного документооборота?

Зависит от самой системы. В созданном обзоре мы упомянули, что системы могут хранить документы с сохранением их юридической силы, готовить документы и формы на подпись, помогать отслеживать графики отпусков, выдачу заработных плат и авансов… В целом, они упрощают обычную работу бухгалтерии и кадрового отдела, делая её быстрее и эффективнее.

Возможности ELMA КЭДО

Основным преимуществом и отличием ELMA КЭДО является решение, развернутое на Low-code платформе ELMA365. По сути, приобретая ELMA КЭДО, клиент приобретает полный пакет функций, собранный специально для автоматизации кадровых процессов на Low-code платформе ELMA365. Разработчики объединили в одном решении все необходимые программные компоненты, данные и файлы конфигурации, которые помогут реализовать качественный переход отдела кадров на электронный формат работы.

Состав решения ELMA365 КЭДО включает в себя портал для сотрудника, интерфейс отдела кадров, интеграции. ELMA365 КЭДО — это прежде всего портал сотрудника, через который осуществляется прием/перевод/увольнение сотрудников, работа с кадровыми документами. Также в рамках решения предусмотрены интерфейс отдела кадров, который предоставляет сотрудникам отдела кадров быстрый доступ к работникам и их документам, информацию о подписании и изменении документов, создание кадровых документов.

Благодаря Low-code решение можно легко адаптировать под запросы и специфику бизнеса. Для поддержки работы системы и дальнейшей оптимизации процессов не нужны разработчики, что также поможет сократить расходы на внедрение КЭДО. С помощью аналитиков можно продолжать улучшать работу организации в целом. Также стоит отметить, что изменения вступают в силу сразу после публикации. Перезапускать систему или останавливать работу действующих процессов не понадобится.

ELMA КЭДО — конструктор кадровых процессов на базе Low-code платформы, который объединяет в себе готовые модули и возможность внесения дополнительного функционала.

Государственное стимулирование внедрения КЭДО и сервис «Работа России»

Переход на КЭДО

Зачем нужен модуль КЭДО в 1С

Внедрение кадрового электронного документооборота в программу 1С позволяет оптимизировать работу отдела кадров, ускорить и упростить обмен документами с сотрудниками. Перечислим основные преимущества КЭДО:

создание и подпись любых кадровых документов за пару кликов;
уменьшение нагрузки на кадровых специалистов;
минимизация расходов на печать и отправку документов;
удобство и улучшенная безопасность хранения архивов.

Но важно помнить, что легальный переход на КЭДО допустим только при использовании специальных сервисов для обмена электронными документами, а также при наличии согласия сотрудников (за исключением тех, кто начал свою трудовую деятельность после 31 декабря 2021 года). Расширения КЭДО для 1С позволяют компаниям переходить на электронный документооборот, не меняя основной учётной системы

Полезные улучшения «Мобильной бригады» в новом релизе 3.7.1

С выходом нового осеннего релиза 3.0.8.1 «большой системы» «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП» до релиза 3.7.1. обновилась и «Мобильная бригада» — универсальное приложение для ремонтных подразделений, которое было разработано для повышения эффективности совместной работы с 1С:ТОИР КОРП. Оно работает связке с «большой» системой, обменивается с ней данными и обеспечивает полный цикл работ по ремонтам и обслуживанию любых активов — оборудования, зданий, сооружений, техники, инженерной инфраструктуры. Рассказываем, какие полезные улучшения мы добавили на основании обратной связи от пользователей линейки продуктов 1С:ТОИР.

На что обращают внимание при выборе системы КЭДО

Как сделать выбор оптимальной системы документооборота? Система кадрового документооборота объединяет в себе три стороны участника процессов — это работодатель, сотрудник и государство.

При её выборе нужно учитывать удобство с точки зрения всех пользователей

Также стоит обратить внимание на возможность обеспечение легитимного документооборота

Среди минусов КЭДО можно выделить дополнительные расходы компании на оформление электронных подписей работникам, волнения среди сотрудников компании с переходом на новое решение.

Сейчас на рынке КЭДО присутствует около двадцати сервисов и видов программного обеспечения

Мы советуем обратить внимание на следующие критерии:

Пункт №1. Интеграция

Система кадрового электронного документооборота должна интегрироваться в популярными учётными системами и государственным сервисами. К примеру, интеграция с сервисом «Работа в России» будет плюсом, как и интеграция с сервисом «Госключ». Также нужна интеграция с Битрикс, SAP, 1C, Босс-Кадровик и другими, должно быть доступно подключение через API.

Пункт №2. Доступ сотрудников и руководства к КЭДО

Оптимальным решением будет система, доступ к которой может получить любой сотрудник компании — и офисные, и те, кто заняты на производстве, и те, кто работают дистанционно. Так сотрудники, у которых есть потребность в этом, смогут отслеживать состояние документов и своевременно их подписывать.

Пункт №3. Хранение данных

Система КЭДО должна обеспечивать длительное хранение с обеспечением юридической значимости документов. Срок хранения документов — 50 или 75 лет. Считается так: если сотрудник перестал работать в компании до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет.

Пункт №4. Лёгкость и скорость перехода

Система электронного кадрового документооборота требует подготовки к переходу. Как минимум, нужно обучить сотрудников и перенести документацию. Поэтому сроки и лёгкость перехода на систему КЭДО важны для руководства и сотрудников компании.

При этом для соблюдения закона нужна выгрузка трудовых документов сотрудника на эту платформу. И если интеграции с сервисом не будет, придётся дорабатывать функционал коммерческой системы — что уже не выгодно для работодателя. Поэтому стоит использовать те системы КЭДО, где допускается выгрузка данных на платформу «Работа в России».

Как осуществляется взаимодействие посредством электронного кадрового документооборота

Как работает решение ELMA365 КЭДО

Рассмотрим на примере трудоустройства. Итак, процесс начинается с выгрузки штатного расписания, которое обычно ведется в учетной системе, например, в 1С:ЗУП. Поскольку в рамках решения ELMA365 КЭДО предусмотрена интеграция с 1С:ЗУП, сделать это легко и просто. Достаточно настроить модуль интеграции, указав ссылку подключения к 1С и учетную запись. Это необходимо для того, чтобы наши сотрудники смогли авторизоваться и получить доступ к системе. Интеграция с 1С осуществляется через стандартный протокол OData.

Далее сотрудник отдела кадров добавляет нового работника в систему и вводит краткую информацию о нем: ФИО, электронная почта, телефон, должность и др. Затем отправляет приглашение на портал КЭДО новому сотруднику, и он сам заполняет все персональные данные, загружает свои документы и подписывает соглашение об электронном взаимодействии.

Затем на основании предоставленных данных, которые ввел сотрудник, будет сформировано соглашение об электронном взаимодействии. Оно необходимо для выпуска усиленной неквалифицированной электронной подписи и дальнейшего обмена документами с Крон-Ц в электронном виде. По готовности новый сотрудник получает уведомление на почту, где может ознакомиться с документом, проверить и распечатать его. Подписание бумажной версии документа необходимо по текущему законодательству, чтобы кадровый электронный документооборот стал легитимным.

После того, как сотрудник подписал соглашение, данные отправляются в отдел кадров на проверку. Сотрудники отдела кадров проверяют корректность заполнения персональных данных сотрудника, а также соответствие данных приложенным документам, которые должны быть в хорошем качестве с разборчивой информацией. Если найдены ошибки, то для изменения данных необходимо выбрать этап заполнения информации, на который стоит вернуть сотрудника. Например, на сканы документов. Сотрудник также получает уведомление о внесении изменений и комментарий специалиста отдела кадров. После того, как проверка данных успешно пройдена, необходимо выпустить УНЭП — усиленную неквалифицированную подпись для сотрудника. Как это происходит? Система автоматически отправит заявку на УНЭП, выпуск которой сотрудник подтвердит на госуслугах.

После того, как сотрудник подтвердил выпуск УНЭП, система автоматически получает открытый ключ сертификата, сохраняет его к себе. А закрытый ключ сертификата хранится в облаке, к которому имеет доступ только сотрудник со вторым фактором подтверждения по SMS. Далее процесс автоматически переводит его на этап трудоустройства, формирует пакет документов по шаблонам. Сотрудник проверяет свои данные и подписывает документы с помощью облачной УНЭП, подтвердив свою личность по SMS.

Затем сотрудник попадает на портал КЭДО, где будут доступны кадровые сервисы — заявления на отпуск, отгул, командировку и т.п. Он в любой момент сможет создать заявление, которое система автоматически отправит на согласование и вернет на подписание. Сотрудник всегда имеет доступ к своим документам и видит, на каких этапах они находятся.

Доступный функционал

Сервисы и продукты «1С» для перехода на кадровый электронный документооборот

Новые технологии удаленного взаимодействия с сотрудниками

Еще одним новым явлением в управлении кадрами стал наем удаленных сотрудников. Физически они могут находиться в любом городе и регионе, однако при этом они будут официально трудоустроенными в столичных организациях и компаниях крупных городов. Привлечение персонала из регионов позволяет уменьшить затраты на выплату заработной платы, а также на организацию рабочих мест и содержание сотрудников в офисе.

Хотя удаленные сотрудники не приходят на работу как привычный офлайн-персонал, на него распространяются все требования трудового кодекса по обеспечению официального трудоустройства и социальных гарантий. Между работодателем и сотрудником заключается трудовой договор, он отправляет трудовую книжку по почте для хранения в кадровом отделе и внесения соответствующих записей. У такого сотрудника также есть нормы рабочего времени оплачиваемый отпуск, выходные дни и т.д. Оптимальным решением для удаленного взаимодействия станет модуль «Добыто. КЭДО».

Новые технологии удаленного управления персоналом разрабатываются с учетом особенностей взаимодействия с такими сотрудниками. Хотя привлечение удаленных работников дает массу преимуществ, есть и сложности, которые мешают эффективной работе:

Низкая вовлеченность таких сотрудников в корпоративную жизнь. Они чаще всего не становятся полноценными членами команды, не заинтересованы в дополнительных проектах и участии в различных совместных мероприятиях. Это повышает риск, что сотрудник легко уйдет в другую компанию, как только ему предложат более удобные условия.
Отсутствие полноценного контроля. При дистанционном взаимодействии трудно отладить полноценный контроль рабочего времени. Границы рабочего дня размываются: сотруднику приходится фактически круглосуточно отвечать на сообщения и быть на связи.
Снижение эффективности из-за сложности организации постоянного места работы. Не у всех сотрудников есть возможности найти место в коворкинге, а в домашней обстановке продуктивность часто снижается.
Отсутствие профессионального роста. Практика показывает, что сотрудники на удаленке не могут проявить себя в полной мере. Они не испытывают потребности в дальнейшем обучении, редко берут на себя дополнительные задачи – в результате карьерный рост останавливается.

Чтобы бороться с этими недостатками, работодателям приходится совершенствовать систему удаленного взаимодействия с персоналом. Для этого более четко прописывается должностная инструкция и временные рабочие рамки, устанавливается фиксированный круг обязанностей и задач, используются новые инструменты контроля занятости в рабочее время. Кроме того, применяются различные способы мотивации персонала для повышения стремления к карьерному росту.

Постоянная оценка компетенций сотрудников входит в понятие кадровых технологий

Какие задачи решает автоматизация отдела кадров?

Основной задачей HR-специалистов является обработка данных сотрудников компании, которая должна производиться
с высокой скоростью и точностью. Справиться с этой задачей помогут современные решения для автоматизации
кадрового учета.

Базовая задача подобных систем – формирование структуры компании и ведение штатного расписания, которое
содержит сведения об условиях труда сотрудников: количество ставок, выплаты и начисления, отпуска и т.д.

Все основные процессы кадрового делопроизводства: прием сотрудников, перевод на новую должность, изменение
оклада, отпуска, больничные листы и другие кадровые события напрямую влияют на важнейшую статью расходов
любого предприятия – заработную плату сотрудников. Зарплата должна выплачиваться в срок, просрочка выплаты
является прямым нарушением законодательства.

Программы для кадрового учета полностью автоматизирует все сложные расчеты с персоналом: от оплаты
больничного и отпусков до сдачи отчетности в контролирующие органы. Это позволяет минимизировать процент
ошибок и снизить нагрузку на персонал отдела кадров за счет автоматизации рутинных задач.

Современные ИТ-системы позволяют ускорить и облегчить процессы документального оформления приема и увольнения
специалистов, рассчитывать время работы и продолжительность отпуска. Более сложные HRM-решения (Human
Resource Management) хранят большой объем данных о каждом сотруднике, начиная от образования и заканчивая
карьерными достижениями, наградами и критериями мотивации.

Помимо этого, внедрение системы автоматизации для отдела кадров позволит вести личные дела сотрудников в
электронной форме, а значит, не нужно беспокоиться о сохранности информации, так как все данные хранятся в
защищенных от искажения форматах. Это к тому же экономит ресурсы компании на закупку бумаги и канцелярии,
работу курьеров, а также делает возможным доступ к информации из любой точки мира.

Собеседования уже давно проводят через видеосвязь, а системы кадрового ЭДО позволяют подписывать все документы без необходимости дублирования на бумаге

Государство требует единообразия

Долгое время компании сами решали как оформлять электронную документацию. Вести кадровый документооборот теперь «как удобно» не получится. С 1 марта 2023 г. вступила в силу часть 7 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой при создании электронных документов применяются единые требования к составу и формату электронных документов. Если работодатель переходит на КЭДО, то с этой даты он должен соблюдать требования, разработанные Минтрудом РФ в приказе №578 от 20 сентября 2022 г. Согласно единым требованиям служебные электронные документы должны содержать основную часть в виде файла PDF/A-1A-файл, приложения в виде тестовых, графических и табличных данных, электронные подписи к первым двум частям, машиночитаемую доверенность для подписи доверенного лица и описание документа в XML.

С 1 июня 2023 года по 31 мая 2024 г. идет еще один эксперимент правительства РФ по использованию кадрового электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти. В нем принимают участие Федеральное казначейство, Минцифры и ФНС. Возможно, по результатам данного эксперимента КЭДО станет обязательным в нашей стране в ближайшем будущем.

Что говорить «безопасникам», если они задают вопросы

Технология разработки Рабочих мест для автоматизации производственных процессов и управленческого учета

Автоматизировать производственные процессы в 1С:ERP без доработки типовых механизмов очень сложно. А дорабатывать типовые механизмы 1С:ERP не всегда оправданно. Решением может стать технология разработки Рабочих мест, которая позволяет автоматизировать самые сложные участки последовательно – шаг за шагом, процесс за процессом. Расскажем о том, как помочь пользователям вводить большое количество данных, не нарушая порядок ввода и полноту заполнения всех необходимых реквизитов, и как вовлечь сотрудников Заказчика в разработку и тестирование функционала Рабочих мест.

Заключение — что в итоге

Система кадрового документа позволяет оптимизировать работу бухгалтерии и кадрового отдела — что освобождает огромное количество времени на рабочие задачи для сотрудников, экономит время руководства и экономит средства.

Последнее связано как с тем, что отпадает необходимость в огромном штате для поддержания нормального документооборота, так и с тем, что продуктивность становится выше — а значит, и доходы растут.

В этом материале мы рассмотрели электронные системы документооборота, которые:

допускают интеграцию с государственными сервисами;
полностью соответствуют законодательству;
предоставляют возможность пользоваться всеми видами ЭП;
доступны и для руководства, и для отделов, и для сотрудников;
удобны для сотрудников на удалёнке;
допускают возможность хранения данных до 75 лет.

Система электронного кадрового документооборота — это большой шаг в будущее и распространённое для современных компаний решение. С их помощью можно оформлять документы по трудоустройству, переводу и увольнению сотрудников, формировать и подписывать заявления, грамотно обосновывать финансовые компенсации. Также система даёт возможность отправлять сотрудников в отпуска, составляя графики, и строить систему коммуникации между кадровым отделом и сотрудниками компании.