Кадровый электронный документооборот

Риски при переходе на кадровый электронный документооборот

Мы выделили три риска, о которых хотим рассказать подробнее.

Первый риск — общая стоимость и продолжительность внедрения таких продуктов

Потребуется время на внедрение, обучение руководящего состава и сотрудников, интеграцию с учетными и бухгалтерскими системами. Плюс еще до внедрения необходимо производить изменения в корпоративную документацию.

Читайте по теме: Риски на пути к цифровой трансформации бизнеса: как их избежать?

Вообще некоторые поставщики КЭДО готовы предоставлять типовые формы документов, на основании которых можно составить свои. Но иногда требуется привлечение дополнительных юристов.

Раз уж мы задели юристов, стоит задуматься и о том, что КЭДО — достаточно молодой продукт, и судебная практика по нему не наработана.

Второй риск — это безопасность таких сервисов

Системы подобного рода обязательно должны быть лицензированы и аккредитованы. Поставщики — являться операторами ЭДО и иметь возможность собирать, обрабатывать и хранить персональные данные.

Плюс серверы систем Кадрового ЭДО должны быть защищены. Некоторые системы, помимо своего облачного хранилища, могут быть внедрены так, что хранение документов будет только на серверах компании.

И есть еще человеческий фактор — это сотрудники компании, которые могут украсть данные.

Читайте по теме: Ставить ли в офисе видеонаблюдение? Инциденты, сомнения и проблема хранения данных

Здесь может помочь правильное разграничение прав. Но, как я узнал при исследовании систем, поставщики с радостью могут сделать это вместе с вами или даже вместо вас.

Третий риск — нежелание сотрудников переходить на Кадровый ЭДО

Все может начаться с консерватизма. Пока что еще не все доверяют электронным трудовым, а здесь и вовсе ни один подписываемый документ больше нельзя потрогать руками. Не все сотрудники хотят учиться чему-то новому.

Понятно, что прогресс берет свое. Но те, кто застал переход от ведения бухгалтерии в тетради к хотя бы Excel (про переход с Excel-системы ведения даже говорить не приходится), поймут о чем я.

Есть еще другой момент с сотрудниками — это их гаджеты. Не все из них ходят с современными смартфонами. Соответственно, не всем будет доступно мобильное приложение. В нашей системе работникам, которые по тем или иным причинам не могут использовать функционал со смартфона, приходят sms-напоминания, что нужно зайти в свой ЛК и подписать документы.

Внутреннее сопротивление

И все же главное препятствие чаще всего таится внутри самой компании — это ее сотрудники. Когда бизнес внедряет изменения, особенно глобальные, они всегда встречают сопротивление со стороны персонала. Топ-менеджменту проще вообще ничего не менять, чем внедрять корпоративные инновации. Но приведет ли такой подход к положительному результату — большой вопрос.

Сейчас у компаний еще есть дополнительное время, чтобы проводить изменения постепенно и плавно — в том числе убедить сотрудников в необходимости цифровой трансформации. При этом вполне возможно, что перевод некоторых процессов в электронный вид придется отложить на потом. Реальная практика российских компаний показывает, что если стоимость ведения бумажного процесса для компании не критично высока, то спокойствие HR-директора, юристов и бухгалтеров может стоить дороже.

Системы для кадрового ЭДО

Организация может вести электронный документооборот с помощью:

Единой цифровой платформы «Работа в России».
Разработанной самостоятельно информационной системы.

Доступ к платформе «Работа в России» организован через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).

Порядок взаимодействия портала Госуслуг с сайтом «Работа в России» и информационной системой работодателя должно утвердить Правительство. На данный момент такого документа нет. Его можно ожидать во второй половине 2022 года.

Информационная система, собственной разработки, кроме обычных стандартных функций по созданию и редактированию документов должна иметь несколько обязательных функций:

подписание электронного документа ЭЦП,
хранение электронного документа,
фиксация факта получения документа сторонами трудовых отношений.

Расходы на разработку и поддержание информационной системы ЭДО, хранение документов и т.п. несет работодатель, их нельзя перекладывать на работников. Это касается и покупки ЭП работником, у которого ее нет на момент приема на работу.

Перевод на КЭДО конкретных процессов

Кадровый электронный документооборот: изменения в законодательстве

29 апреля 2021 года в Госдуму на рассмотрение был внесён законопроект, дополняющий ТК РФ статьёй 22.1, которая закрепляет возможность оформления и применения кадровых документов в электронном виде без необходимости дублировать их на бумаге. Цель изменений — создание больших возможностей для удалённого трудоустройства.

Внесение поправок в Трудовой кодекс РФ позволяет гражданам устроиться на работу в другом городе и подписать трудовой договор, не посещая офис. Документы, необходимые отделу кадров, можно будет визировать дистанционно с помощью электронной подписи.

По задумке инициаторов законопроекта, для организации кадрового ЭДО будет использоваться цифровая платформа «Работа России», на которой работодатели смогут создавать и хранить кадровые документы. Подключиться к ней можно будет через портал «Госуслуги», либо через информационную систему работодателя, при условии, что она соответствует требованиям ТК РФ.

По результатам рассмотрения законопроекта, Президентом РФ Владимиром Путиным подписан Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ.

Изменения в трудовом законодательстве, позволяющие организациям перейти на электронный документооборот, вступают в силу в следующем порядке:

для организаций, участвовавших в эксперименте, — с 16 ноября 2021 года;
для остальных организаций — с даты публикации Федерального закона № 377-ФЗ.

Какая польза от кадрового электронного документооборота

Преимущества КЭДО

Для работодателя польза заключается в повышении качества управления персоналом, снижении трудоемкости кадровых процессов, упрощении взаимодействия сотрудников с отделом кадров, контролирующими органами. Минимизируется риск утери документов, исключается возможность их подделки.

Освобождается место из-под громоздких бумажных архивов, снижаются затраты на бумагу, расходные материалы для печати и копирования документов.

поиск документов, ожидание их поступления – на 30 %;
утверждение, согласование документов – на 20 %;
организация передачи документов по подразделениям компании – на 10 %;
составление отчетности о движении документации – на 10 %.

КЭДО существенно снизить трудоемкость кадровых процессов компании

Рядовые сотрудники также остаются в выигрыше:

нет необходимости посещать отдел кадров для подачи заявления или подписания документов;
ускоряются все кадровые процессы: прием/увольнение, оформление отпуска, получения справок и другие;
выходящим на пенсию работникам не придется для подтверждения трудового стажа разыскивать бывших работодателей, писать и ожидать ответы на запросы: все данные могут быть получены из ГИС.

Принимаем решение об организации кадрового ЭДО

Для организации в компаниях кадрового электронного документооборота (рис. 3). Решение крайне простое для освоения, не требует серьезного обучения и уже есть у большинства компаний, использующих программы 1С.

Рис. 3. Настройка сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

При выборе решения для кадрового ЭДО рекомендуем обращать внимание на такие параметры, как:

сложность внедрения (наличие модулей интеграции с вашей учетной системой);
количество процессов ведения учета, которые придется пересматривать: чем меньше потребуется менять, тем лучше;
желательно, чтобы все взаимодействие с документами происходило в одной системе, в которой ведется учет;
простота рабочего пространства для сотрудников: чем проще кабинет для сотрудника, тем быстрее он его освоит;
желательно, чтобы все процессы согласования заявлений сотрудников настраивал сам работодатель или ответственное за согласование лицо;
общая стоимость внедрения: зачастую стоимость складывается из стоимости отдельных моделей, поэтому, чем меньше нужно докупать модулей для функционирования системы, тем лучше.

Кадры в цифру: первые шаги

В то же время, в нормативных документах по-прежнему остаются белые пятна. Так, не до конца ясно, какие документы обязательно подтверждать усиленной цифровой подписью: такая информация не содержится в ФЗ №122. Также многие документы все еще можно вести только в бумажном виде — например, личную карточку работника (форму Т2). И в целом для многих процессов не разработано точных разъяснений и рекомендаций.

Однако, несмотря на все риски, перевод на электронный кадровый документооборот необходимо начинать уже сейчас. Во-первых, игроки, которые первыми приступят к процессу, получат ощутимые преимущества: смогут повысить качество управления, ускорить информационный обмен, сократить расходы, упростить взаимодействие кадровой службы с другими отделами и регулирующими органами. Кроме того, документы не будут теряться из-за человеческого фактора, а HR-департаменту не придется тратить время на их восстановление.

А во-вторых, именно кадровые процессы идеально подходят для перевода в электронный вид: в любой, даже самой крупной компании, можно оцифровать в среднем 90% HR-документов. Большая часть из них относится к номенклатуре с минимальным риском — и с такими документами уже можно начинать работу.

Перевод кадровых документов в электронный вид — это объемный и не до конца понятный процесс. К таким масштабным задачам лучше подходить постепенно, начиная с маленьких побед: если первые действия принесут положительный эффект, это создаст позитивный прецедент и мотивирует сотрудников продолжать развитие

Поэтому, в первую очередь, стоит обратить внимание на самые понятные и прозрачные шаги, которые помогут либо избавиться от рутины, либо существенно снизить затраты

Таким измеримым шагом на старте может стать цифровизация работы с удаленными сотрудниками. Благодаря переводу взаимодействия в электронный вид им не нужно приезжать в офис, чтобы просто подписать бумаги — налицо снижение рутины. Кроме того, если компания оплачивает проезд сотрудников, так она сможет еще и сократить свои расходы. Это может стать первой маленькой победой: процесс перехода на «цифровую удаленку» уже достаточно прост и понятен.

Часто задаваемые вопросы

1. Когда КЭДО станет обязательным для всех?

Сегодня решение о переходе бумажного кадрового делопроизводства в коммерческих компаниях на КЭДО является их добровольной инициативой. Пока Минтруда РФ не озвучивал дату тотального перевода кадровых процессов таких работодателей в цифру. Однако, регулятором в 2023 году уже созданы все условия для выполнения функций контроля. Поэтому работодателям рекомендуется вплотную заняться вопросом скорейшего внедрения КЭДО.

2. Кто должен платить за оформление ЭЦП работника?

Законодательство возложило на работодателя обязанность по организации получения каждым работником ЭЦП. Оплачивает процесс получения электронной подписи также работодатель. У него нет права ставить предварительные условия и/или отказывать соискателю в трудоустройстве по причине отсутствия у человека ЭЦП.

3. Нужно ли корпоративной ИС, содержащей персональные данные работников (ИСПДн), проходить аттестацию?

Согласно приказу ФСТЭК от 11.02.2013 № 17 обязательной аттестации на соответствие требованиям по безопасности информации подлежат только государственные информационные системы. Негосударственные корпоративные ИСПДн имеют право провести указанную процедуру подтверждения уровня защиты добровольно.

Зачем нужен EmplDocs

В качестве электронной системы мы выбрали решение EmplDocs (ЛКС).

Мы очень активно разрабатывали этот продукт на протяжении всего 2020-2021 года. И с февраля 2021 года он готов к КЭДО.

ЛКС – это полноценное адаптивное веб-приложение, которое реализовано на фреймворке Angular. Бэк-часть реализована в виде расширения в 1С и взаимодействует с веб-частью посредством опубликованного HTTP-сервиса. Как и в любом SPA-приложении, архитектура продукта примерно одинаковая.

ЛКС гибко настраивается под бизнес-процессы каждого клиента. На стороне 1С реализованы специальные справочники и настройки, которые придают продукту гибкость и позволяют не дорабатывать его под каждого клиента.

ЛКС напрямую интегрирован с 1С – в качестве системы 1С мы используем ЗУП версии 3.1.

В личном кабинете отслеживается рабочий статус сотрудника – он выводится из регистра сведений ЗУП «Состояния сотрудников».

Ниже отображается пять виджетов «Актуальные заявки в компании» – их отображение можно настроить через справочники.

Дальше идет дашборд, который видит сотрудник при открытии личного кабинета – на дашборде показан остаток отпуска у сотрудника на текущий момент. Здесь можно установить любую дату и проверить, какой остаток отпуска будет в этот день.

По кнопке «Открыть подробный расчет и историю» можно сформировать более подробную справку об остатках отпусков и использованных отпусках. По кнопке отправляется запрос в ЗУП, и ЗУП формирует отчет «Справка об остатках отпусков». Сотрудник сможет скачать эту справку из ЛК и распечатать.

Если в компании ведется график отпусков, он также будет выведен в ЛК. Сотрудник в любой момент увидит даты своих плановых отпусков и сможет подтвердить, что он планирует пойти в отпуск.

Еще ниже сотрудник сможет увидеть данные по начисленной и выплаченной заработной плате. И также сможет сформировать свой расчетный листок за любой период с момента приема на работу и до текущего момента.

На отдельной странице в ЛК отражается информация о трудоустройстве и персональные контактные данные.

Должен ли быть обязательным кадровый электронный документооборот

Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу кадровиков. Тем не менее некоторые организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.

Работа с электронными документами имеет немало преимущество, в числе которых:

Сокращение расходов.
В отличие от бумажного делопроизводства ЭДО не требует затрат на бумагу и печать, а отправка документов обойдётся в 5-7 раз дешевле.

Оптимизация работы внутри предприятия.
Переход на обязательный электронный документооборот (ЭДО) позволяет сохранить документы в электронном архиве, доступ к которому возможен с любого устройства. Поиск по базе данных в отличие от поиска в бумажном архиве занимает всего несколько секунд.

Ускорение бизнес-процессов.
На отправку бумажных документов уходят не только средства, но и время. С переходом на электронный документооборот скорость передачи документов станет почти мгновенной. Сэкономленное время можно запланировать на другие задачи.

Контроль над документооборотом.
Отследить документ и его статус в системе ЭДО значительно проще. Файлы с документами практически невозможно потерять, поскольку их копии регулярно сохраняются на сервере. Передача данных осуществляется по защищённым каналам, поэтому посторонние не смогут получить доступ к ним.

Организация новых процессов по работе с персоналом.
Теперь сотрудники не привязаны к офису и можно существенно пересмотреть политику найма.

Ситуация с кадровыми документами аналогичная, поэтому понять, почему переход на обязательный ЭДО действительно необходим, нетрудно.

Трудовым законодательством РФ предусмотрено довольно большое количество документов, связанных с работой — более 80 типов. С учётом такого множества и нередко большого срока хранения документов (например, у трудовых договоров он составляет 75 или 50 лет, в зависимости от даты заключения договора) необходимость перехода на ЭДО обретает довольно острую форму.

И не только эти факторы стали одними из основных предпосылок. На ситуацию также повлияла пандемия коронавирусного заболевания, из-за которой многие перешли на удалённую работу. Для работодателей удалёнка в условиях пандемии стала серьёзным стимулом для перехода на кадровый ЭДО.

Лёгкое подключениеiКЭДО за 2 дня

Хочу!

Согласие работников на кадровый ЭДО

Перейти на кадровый ЭДО можно только с согласия работников, которые уже работают в компании.

Каждого работника нужно уведомить о переходе на электронный документооборот и получить от него письменное согласие. В уведомлении должно быть четко указано, что работник имеет право отказаться.

Если согласия работника нет, это будет считаться отказом работника от электронного взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Согласие о переходе на электронный ЭДО нужно получить только у работников, которые приняты в компанию до 31 декабря 2021 года.

У тех, кто будет принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на 31 декабря 2021 нет трудового стажа, получать согласие не нужно.

Если компания перейдет на кадровый ЭДО, каждого нового работника, принимаемого в компанию, нужно будет информировать о кадровом ЭДО.

Если у принимаемого на работу новичка, будет в наличии ранее полученная им усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), он может с ее помощью подписать все документы в нового работодателя. Переоформлять подпись не нужно.

Если у нового работника не окажется УКЭП, организация должна будет за свой счет оплатить ее получение.

Согласно статьи 312.2 ТК РФ на электронный кадровый документооборот разрешено переводить и дистанционных работников.

Кадровые процессы, готовые для перевода в электронный вид:

Прием на работу

Кадровый перевод

Отпуск

Командировка

График отпусков

Уведомления

Больничные

Заявления

Выплата пособий и материальной помощи

Табель

Локально-нормативные акты

Изменение персональных данных

Запрос справок

Приказы

Организации необходима цифровизация кадрового документооборота, если

Структура географически распределенная
Работа связана с большим количеством командировок сотрудников
Вахтовый метод работы
Большое количество удаленных работников
Отсутствие центрального офиса

Что получает компания при переходе на электронный кадровый документооборот

Упрощенное документальное взаимодействие с удаленными подразделениями и сотрудниками
Снижение вероятности штрафов и репутационных рисков
Своевременное оформление документов по промышленной безопасности
Прозрачность документооборота в случае возникновения трудовых споров
Ускорение передачи документов на обработку
Снижение сроков обработки документов

Преимущества облачной электронной подписи

Мобильность. Удобный доступ к ключу с любого устройства, в том числе с мобильного телефона, без привязки к рабочему месту.
Надежность. В отличие от физического носителя, который может быть потерян, сломан или украден.
Массовость. Облачной электронной подписью могут пользоваться все сотрудники, даже не имеющие настроенного рабочего компьютера.

Почему стало возможно перейти от бумажного делопроизводства к цифровому

Электронный документооборот становится юридически значимым, это подкрепляется законодательством.
Облачная электронная подпись позволяет подписывать документы удаленно даже с мобильного телефона.
Появились технологии, позволяющие подключать облачную электронную подпись к ЭДО.
Методология перехода от бумаги к цифре прошла проверку практикой.

Преимущества Lexema-ECM

Контроль сроков подписания кадровых документов

автоматические первичные и повторные уведомления работникам о необходимости подписать документы
автоматические уведомления руководителей подразделений о работниках, не соблюдающих сроки подписания кадровых документов с перечнем зависших документов
дашборд для визуализации данных о просроченных документах

Гибкая настройка маршрута подписания документов.

автоматическое построение маршрутов для подписания документов
определение руководителя работника на основании организационной и/или функциональной структуры
настройка маршрутов под Заказчика — возможности последовательного, параллельного согласования
настройка замещения работника на время его отсутствия

База типовых заявлений

заложено более 40 типовых форм заявлений
конструктор для настройки заявлений под формы Заказчика
автоматическое формирование печатной формы заявления на основании заполненных работником реквизитов

Внедрение и техническая поддержка

Выделенный менеджер для каждого Заказчика
Обучение пользователей
Консультации пользователей и настройка системы по SLA c контролем времени выполнения заявок

Интеграция с кадровой системой

готовое решение по интеграции с 1С:ЗУП
API для настройки интеграции с SAP, БОСС-Кадровик

При интеграции предусмотрен обмен данными в обе стороны:

справочники и новые кадровые документы из кадровой системы автоматически выгружаются в Lexema-ECM для подписания
на основании Заявлений, полученных в Lexema-ECM создаются соответствующие документы в кадровой системе

Гарантия информационной безопасности системы

Двухфакторная авторизация
Логирование действий работников
Требования к паролю согласно регламентам ИБ
Доступ через Active Directory
Блокировка личного кабинета после 3 неудачных попыток ввода пароля
Ролевая модель разграничения прав доступа
Автоматическая блокировка доступа при увольнении пользователя

Управление сертификатами

Формирование и контроль заявок на выпуск и перевыпуск электронных подписей для работников
Отслеживание сроков действия электронной подписи и отправка напоминаний
Отзыв электронной подписи
Проверка данных электронной подписи на корректность
Автоматическая блокировка подписи при увольнении сотрудника

Получение и просмотр кадровых документов компании
Согласование, ознакомление и подписание электронной подписью
Отправка любого заявления в отдел кадров
Пуш-уведомления о новых поступивших документах

Конфигурация Lexema-ECM Кадровый ЭДО

Сервис по выпуску облачных неквалифицированных электронных подписей

Запросить демонстрацию

Порядок перевода кадровых процессов в цифровой формат

Кейсы по переходу на КЭДО

Рассмотрим два кейса – кадровый процесс по отпускам и подписание внутренних документов компании (ЛНА). Расскажу, как происходит переход этих документов из бумажного вида в электронный.

Кейс №1 – оформление отпуска

Вы хорошо знаете, что происходит, когда отпуск оформляется в бумажном виде:

Вам нужно найти шаблон, распечатать заявление, заполнить в нем дату, подписать и отнести руководителю.
Руководитель подписывает заявление. Но перед тем как подписать, руководитель должен проверить, не пересекаетесь ли вы с другим сотрудником, с которым, например, работаете на одном проекте.
Когда руководитель подписал заявление, кадровик получает этот документ и, в лучшем случае, сразу вносит заявление в ЗУП, перенося вручную всю информацию с бумажного экземпляра в систему.
За три дня до вашего отдыха кадровик вспоминает, что вам нужно выплатить зарплату и провести отпуск. Он печатает приказ и подписывает его.
В итоге вас дергают перед отпуском и просят подписать приказ.

В этом процессе участвуют две печатные формы – заявление и приказ на отпуск. Тратится на это минимум 15 минут, а в отпуск вы ходите четыре раза в год. Три специалиста участвуют в том, чтобы отпустить вас в отпуск.

Как происходит перевод «бумажного» отпуска в электронный вид.

Рассмотрим этот процесс с точки зрения трех ролей – сотрудника, руководителя и кадровика.

Роль сотрудника

Сотрудник заходит в личный кабинет, находит на дашборде кнопку «Создать заявку», заполняет период отпуска и отравляет заявку из личного кабинета.

Дальше эта заявка попадает в ЗУП и происходит следующее:

руководителю приходит уведомление о согласовании;
генерируется печатная форма заявления на отпуск, которая уже подписана – сотрудник в момент отправки подписывает это заявление со своей стороны.

Роль руководителя

Руководителю приходит уведомление на почту о необходимости согласовать отпуск сотрудника.

Он заходит в ЛК, находит заявку сотрудника, открывает ее и согласовывает со своей стороны. В момент согласования:

во-первых, руководитель согласовывает заявку;
во-вторых, подписывает со своей стороны печатную форму заявления, которую мы перевели в электронный формат.

По итогу процесса у нас есть подписанная с двух сторон печатная форма электронного заявления на отпуск.

Роль кадровика

Кадровик видит заявку в ЗУПе. На ее основании он сможет сформировать и ввести кадровый документ «Отпуск» и сформировать для него печатную форму Т-6 – тот приказ, который вы всегда подписываете.

Кадровик подписывает приказ со всей стороны, и в момент подписи приказ также отправляется сотруднику в личный кабинет. Сотрудник заходит в ЛК и подписывает этот документ со своей стороны.

Выгода:

Мы получаем подписанные заявление и приказ с двух сторон в электронном виде, которые сотрудник и кадровик сможет скачать в любой момент.
Мы экономим значительные трудозатраты наших специалистов на весь бумажный документооборот, который был раньше.

Кейс №2. «Электронные» внутренние документы.

Мы все при приеме на работу подписываем различные локальные нормативные акты, рабочие и должностные инструкции, документы по конфиденциальности и т.д. Этих документов может быть большая пачка.

Когда вы устраиваетесь на работу, впопыхах все подписываете, чтобы быстрее дойти до своего рабочего места.

Если этот процесс будет автоматизирован через личный кабинет сотрудника, то там сразу же будут отражаться эти документы. Вы сможете последовательно читать эти документы, а потом нажимать кнопку «Ознакомился».

По итогу ознакомления с этими документами у вас, как у сотрудника, в личном кабинете будут доступны подписанные печатные формы, которые вы сможете в любой момент скачать и распечатать.

А кадровик в это время не будет бегать за вами и просить, чтобы вы подписали документы при их изменении. Или, например, часто у руководителей возникает потребность ознакомить сотрудников с новыми должностными или рабочими инструкциями. Теперь все эти документы можно загрузить в личный кабинет сотрудника и ознакомить с ними всех сотрудников по нажатию одной кнопки.

Основной вывод заключается в том, что переход на электронный формат ведения документов – это достаточно трудоемкий процесс. Не только с технической, но и с организационной точки зрения.

И чтобы более комфортно перейти на КЭДО, нужно процесс начать уже сейчас и готовиться морально и физически.

Как перейти на системы кадрового электронного документооборота без потерь времени и лишних затрат

Когда компания принимает решение о переходе, электронный документооборот вводится на основании локального нормативного акта, который принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 Трудового Кодекса для принятия локальных нормативных актов. В локальном нормативном акте необходимо указать информационную систему, которую будет использовать предприятие, список документов и категорий сотрудников, переводимых на новую форму документооборота. В документе должны фигурировать сроки перехода и инструкция по внутреннему использованию системы.

Чтобы избежать потерь времени, средств при внедрении новой системы и сделать процесс перехода понятным и комфортным, доверьте работу профессионалам. Компания Unistaff обладает многолетним опытом ведения кадрового делопроизводства. С нашим участием переход на КЭДО займет от двух недель, а при его использовании организация сможет избежать ошибок. Свяжитесь с нами удобным способом и получите исчерпывающую консультацию.

Обеспечение юридической значимости документов в КЭДО

Одним из важнейших компонентов сервиса КЭДО является возможность поддержки нескольких уровней ЭЦП, делающей цифровой документ легитимным.

ЕЦП «Работа в России»;
ИС работодателя.

ЕЦП «Работа в России» работает с ЭЦП, полученными через инфраструктуру электронного правительства (включая головной удостоверяющий центр Минцифры РФ, портал Госуслуг). Работодатели в этой системе получают право подписывать документацию усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной электронной подписью (УКЭП и УНЭП). Работники имеют право подписывать все проходящие через ЕЦП «Работа в России» документы любой из имеющихся у них подписей – ПЭП, УНЭП или УКЭП.

Должностное лицо работодателя подписывает:

УКЭП – любые документы;
УНЭП – все документы, кроме:

o договоров и дополнительных соглашений к трудовым, ученическим, договорам на образование, о материальной ответственности;

o распорядительных документов о дисциплинарных взысканиях;

o уведомлений об изменении условий трудовых договоров.

Работники в таких ИС имеют право подписывать с помощью УКЭП и УНЭП (если они у них есть) любые документы. Для простой электронной подписи (ПЭП) и ЭЦП, сгенерированной работодателем в своей системе при приеме человека на работу, имеются ограничения. Их запрещено применять для подписания:

договоров и дополнительных соглашений к трудовым, ученическим, договорам на образование, о материальной ответственности;
заявлений на увольнение или заявлений об их отзыве;
согласия при переводах;
распорядительных документов о дисциплинарных взысканиях;
уведомлений об изменении условий трудового договора.

Готовые программные решения для КЭДО учитывают указанные требования, обеспечивающие юридическую значимость документов.

Порядок осуществления электронного документооборота

Кроме приказа о переходе на кадровый ЭДО нужно создать еще один документ под названием «Порядок осуществления электронного документооборота». В этом документе нужно прописать:

сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
порядок проведения инструктажа по взаимодействии с работодателем через ЭДО;
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
взаимодействие работодателя с представительным органом работников и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Какие документы можно перевести в цифровой формат?

ТК РФ разрешает перевести в электронный вид почти все документы, которые ранее оформлялись на бумажном носителе или, с которыми знакомили работников под подпись.

трудовые договоры;
договоры о материальной ответственности;
ученические договоры, а также договоры на получение образования (с отрывом или без отрыва от работы);
приказы о дисциплинарном взыскании;
уведомления об изменении условий трудового договора и пр.

Нельзя перевести в электронный формат:

трудовые книжки;
СТД-Р;
акты о несчастных случаях № Н1;
приказы об увольнении;
журнал инструктажей по охране труда.

Окончательные требования к формату ведения КЭДО правительство планирует ввести с 1 марта 2023 года.

Для обмена электронными документами с сотрудниками, работодатель может выбрать ИС или воспользоваться сайтом «Работа в России». В последнем случае работникам нужно будет пройти авторизацию через Госуслуги.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Этот вид подписи каждый точно использовал и не раз, даже не подозревая об этом. ПЭП представляет собой комбинацию из логина и пароля, которую мы вводим при совершении банковских операций или покупок онлайн, а также когда проходим авторизацию в личных кабинетах.

Простая ЭП подтверждает, что действие совершил определенный человек. Для ее получения не требуется какое-то специализированное программное обеспечение — подпись генерирует площадка, на которой авторизуется пользователь.

ПЭП формируется без подключения криптографических алгоритмов, а значит, является наименее защищенной из всех ЭП

Поэтому в КЭДО применять ее нужно с осторожностью

377-ФЗ запрещает работодателю использовать простую электронную подпись. Сотрудник может заверять ПЭП кадровые документы, но список исключений из этого правила длинный и включает:

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования;
приказ о дисциплинарном взыскании;
согласие на перевод;
заявление об увольнении;
отзыв заявления об увольнении.

Документы, содержащие государственную тайну, простой электронной подписью заверять нельзя.

Важно, что для обеспечения легитимности ПЭП необходимо:

заключить между сторонами обмена соглашение о ее взаимном признании;
закрепить легитимность ПЭП в локальном нормативном акте.

Выводы

Пока что организация кадрового ЭДО для работодателей не является обязательной мерой. Работодатель вправе самостоятельно решить, переводить ли кадровое делопроизводство в электронный вид. Однако планы правительства очевидны — КЭДО будет обязательным и это лишь вопрос времени. Поэтому перейти на кадровый электронный документооборот следует уже сейчас.

Чтобы переход на обязательный КЭДО прошёл гладко, подключите сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами, а также организовать массовый выпуск электронных подписей для своих сотрудников.