Кадровое делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2021 года

Этапы организации учета кадров

Итак, прежде чем приступить к организации кадрового учета пошагово с нуля, потребуется четкий план действий, разбитый на этапы. Это поможет не упустить важные моменты в этом процессе.

Итак, организация ведения кадрового учета в целом подразумевает прохождения следующих этапов:

Создание кадровой службы (отдела) в случае, если предприятие планирует трудоустраивать большое количество работников, или возложение обязанностей по ведению учета на определенного специалиста, если предприятие планирует иметь небольшое количество персонала.
Разработка основной регламентирующей документации (в области управления кадрами предприятия).
Организация делопроизводства (определение того, кто и как будет оформлять документацию, разработка форм приказов по кадровым вопросам, ведение журналов отчетности пр.).
Автоматизация кадрового учета (при необходимости).
Определение способов контроля за правильностью ведения учета (регламентация и возложение полномочий на должностных лиц, отвечающих за надлежащий учет).

Каждый из этих этапов имеет в себе определенные задачи и подзадачи. Необходимо рассмотреть все из них.

Шаг 1. Выберите способ организации кадрового делопроизводства

В первую очередь нужно определить, кто отвечает за кадровое делопроизводство в данной организации. Помимо сферы деятельности и финансовых возможностей, работодатели отличаются друг от друга размером штата сотрудников и текучестью кадров.

Среди кадровых специалистов довольно распространён вопрос, существуют ли нормативы численности кадровых сотрудников на количество работников. Однако ответа на него, к сожалению, нет. Уже давно утратили силу нормативы, приведённые в постановлении Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78. Сейчас средняя цифра по нормативам составляет 200-300 работников на 1 кадрового работника. Учитывая специфику и особенности ведения деятельности, в идеале рассчитать время, необходимое на оформление документов, конкретно у вашего работодателя.

На первом этапе организации кадрового делопроизводства нужно определить, как вам поручили его вести и каковы ваши полномочия:

Вы являетесь специалистом в составе структурного подразделения, к примеру, в отделе учёта кадров.
Вы являетесь единственным специалистом по кадровому делопроизводству в организации и обязаны вести в полном объёме кадровое делопроизводство.
Вы ведёте кадровое делопроизводство по совместительству.

После этого следует внимательно изучить учредительные документы организации.

Оформите сотрудникам цифровые подписи

Определите, какой вид электронной подписи требуется сотрудникам, и оформите их.

Законом об электронной подписи (ЭП) предусмотрено применение двух видов подписи: простой и усиленной. С одной стороны, закон говорит нам о том, что большинство кадровых документов могут быть подписаны простой ЭП: например, оформление отпуска или командировки, ознакомление с приказами и внутренними инструкциями, согласие на обработку личных данных. Однако при этом использование такой подписи обязательно должно регулироваться соответствующим локальным нормативным актом.

При этом некоторые сотрудники все же должны иметь именно усиленную квалифицированную подпись. Например, без КЭП специалист по кадровому учету не сможет отправить данные по электронным листам нетрудоспособности в Фонд социального страхования.

Зачем присваивают номера приказам?

Кадровикам, особенно в масштабной организации с большим количеством сотрудников, приходится иметь дело с множеством приказов, для которых предусмотрена обязательная нумерация. Некоторые сотрудники-кадровики, чаще всего новички в этой сфере, считают, что для приказов нумерация не особо и важна, однако это заблуждение. Ведь не зря правила, касающиеся этого нюанса делопроизводства, действуют давно, и отменять их никто не собирается в ближайшем будущем.

Как уже упоминалось ранее, приказов издается очень много, а нумерация – это идеальный способ упорядочить процедуру контроля над ними. Присвоение номера позволяет среди огромного количества приказов быстро отыскать необходимый.

Учитывают обязательно на протяжении которого срока должен хранится документ, ведь для приказов с разной длительностью хранения используют различные буквы.

Каждая компания может самостоятельно разработать для себя способ присвоения номера для приказов. Если количество приказов в организации маленькое, чаще всего пользуются самой простой схемой. Если же компания масштабная, в интересах отдела кадров разработать собственную систему нумерации, которая упростит им жизнь. Необходимо еще помнить о том, что с наступлением каждого нового года желательно обнулять нумерацию.

Как стать специалистом по управлению персоналом и где учиться?

Варианты обучения для специалиста по управлению персоналом с нуля:

Самостоятельное обучение – всевозможные видео на YouTube, книги, форумы, самоучители и т.д. Плюсы – дешево или очень недорого. Минусы – нет системности, самостоятельное обучение может оказаться неэффективным, полученные навыки могут оказаться невостребованными у работодателя;
Классическое оффлайн-образование в ВУЗах, колледжах и университетах. Диплом является преимуществом при устройстве на работу, при этом обучение обычно длится не менее четырех лет, часто дают устаревшие неактуальные знания;
Онлайн-обучение. Пройти курс можно на одной из образовательных платформ. Такие курсы рассчитаны на людей без особой подготовки, поэтому подойдут большинству людей. Обычно упор в онлайн-обучении делается на практику – это позволяет быстро пополнить портфолио и устроиться на работу сразу после обучения.

Ниже сделали обзор 15+ лучших онлайн-курсов.

Какую документацию вести обязательно

На любом предприятии в обязательном порядке оформляются следующие документы кадрового учета, которые касаются всего коллектива в целом и каждого конкретного работника:

коллективный договор;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение об оплате труда;
положение о защите персональных данных;
положение о премировании;
положение об охране труда;
трудовой договор с каждым из сотрудников (может иметь различные дополнения в виде соглашений);
трудовые книжки (бумажные или электронные);
штатное расписание;
график отпусков;
приказы об уходе в отпуск;
приказы об увольнении;
при необходимости — приказы о переводе.

Эту документацию составляет сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета в организации. Отдельные из них имеют общепринятую форму, а часть из них — каждая компания разрабатывает индивидуально (например, правила внутреннего распорядка).

Где учиться и получить образование?

Шаг 5. Проведите анализ рынка труда и оценку персонала

После того как вы ознакомились с основами кадрового дела и овладели необходимыми навыками, наступает время для проведения анализа рынка труда и оценки персонала. В этом разделе мы рассмотрим, какие действия нужно предпринять для получения полной информации о кадровом составе и его потребностях.

5.1.Изучить особенности кадрового делопроизводства

Первым шагом является изучение всех аспектов кадрового делопроизводства. Для этого необходимо ознакомиться с основными документами и процедурами, связанными с трудоустройством и управлением персоналом. Понимая, как выглядит процесс составления трудовых договоров, оформления приказов, заполнения кадровых бланков и прочих документов, вы сможете эффективно управлять кадрами.

5.2. Изучить правовые и процессуальные нюансы

Одним из важных аспектов кадрового делопроизводства является знание правовых и процессуальных нюансов. Вам необходимо быть в курсе актуальных изменений в трудовом законодательстве и уметь применять их на практике

Также важно знать, как решать спорные ситуации и вести переговоры с сотрудниками. В этом вам помогут специальные курсы по кадровому делопроизводству и учебные материалы

5.3. Определение потребностей компании в персонале

Прежде чем принять решение о найме новых сотрудников, вам необходимо провести анализ потребностей компании в персонале. Это включает оценку текущего кадрового состава, выявление пробелов и определение требуемых компетенций. Только после этого можно приступать к поиску и привлечению новых сотрудников.

5.4. Изучить рынок труда

Анализ рынка труда позволяет оценить доступность и стоимость кадровых ресурсов. Изучив текущую ситуацию на рынке труда, вы сможете определить, какие профессии и специальности востребованы, какие навыки нужно развивать у своих сотрудников и на какие курсы и профпереподготовку стоит направить персонал.

В итоге, проведя анализ рынка труда и оценку персонала, вы получите полную картину о состоянии кадровых ресурсов вашей компании. Это позволит вам принимать взвешенные решения по трудоустройству и развитию сотрудников, а также наладить эффективный документооборот и ведение кадрового делопроизводства.

Откажитесь от лишнего

Упростите процедуру ведения кадрового документооборота. Вы уверены, что вам действительно нужны эти десятки или сотни видов бумажек? Скорее всего, от некоторых из них можно безболезненно отказаться. Для этого разделите все кадровые документы, которые сейчас ведутся в компании, на обязательные по закону и необязательные. Затем определите, какие обязательные документы продолжать вести в бумажном виде, а какие допустимо перевести в электронный формат. И последнее — определите, от каких необязательных документов можно вовсе отказаться, а какие все же лучше продолжить вести, но уже в электронном виде.

Не тратьте время на оформление лишних документов, которые не несут практической пользы. Вы увидите, что до трети от общего числа бумаг можно было бы давно ликвидировать как класс.

Этапы кадрового учета и делопроизводства

Этапы	Примечание
Первый этап. Определиться какие именно документы должны быть в организации	Существуют обязательные документы в кадровом учете, а есть документы, созданные по инициативе самой организации
Второй этап. Изучение учредительных документов	На основании этих документов будут формироваться кадровые документы
Третий этап. Разработка «Положение о ведении кадрового делопроизводства»	Этот этап будет, если в организации решили сформировать данное положение
Четвертый этап. Оформление на работу руководителя организации	Руководитель организации будет подписывать документы о принятии на работу сотрудников, поэтому нужно начинать с него
Пятый этап. Составление локальных нормативных актов	В локальных нормативных актах будут прописан основной порядок кадрового учета
Шестой этап. Разработка трудового договора	Это основной документ между работниками и организацией
Седьмой этап. Подготовка документов учета — журналов	Каждый журнал необходимо пронумеровать, подшить поставить печать, а также здесь необходимо указать дату начала и название компании
Восьмой этап. Оформление на работу сотрудников	Все кадровые документы можно разрабатывать самостоятельно, но они должны содержать основную информацию, установленную законодательством. Также можно использовать типовые формы документов

Оформление приказа о приёме на работу

Следующим шагом станет подписание приказа о приёме работника. Действующий порядок трудоустройства на работу позволяет оформить этот документ в течение 3 дней с момента заключения трудового договора.

В приказе указывается ФИО, должность сотрудника, тарифная ставка (оклад) и испытательный срок, даётся ссылка на трудовой договор. Законодательно утверждённой формы такого приказа не предусмотрено, поэтому организациям стоит разработать собственный вариант. Чаще всего применяют унифицированный бланк Госкомстата — форму Т-1. Она содержит все достаточные для оформления реквизиты.

Готовый приказ подписывается руководителем организации, а работник с ним ознакамливается под подпись. Место хранения приказа — личное дело работника. К нему прикладывается заявление о приёме на работу, заключение по медосмотру и копии документов сотрудника. Заведение личных дел — это прерогатива работодателя, можно обойтись и без них.

Что такое срочный трудовой договор?

Срочный трудовой договор (ст.59 ТК РФ) заключается на определенный период с точным указанием срока его действия. Максимальный срок его действия по трудовому законодательству – 5 лет. Больше – нельзя.

СТД может быть заключен со следующими категориями работников:

Граждане, проходящие стажировку.
Студенты-очники.
Лица, направленные центрами занятости на временные и общественные работы.
Работниками культуры, искусства, кинематографии (актеры, режиссеры, сценаристы и другие).
Граждане, проходящие альтернативную гражданскую службу.
Работник принят для выполнения определенных работ или направлен во временно созданные компании.
Сотрудник нанят на время отсутствия основного работника (например, на время декретного отпуска).
Руководители, заместители, главные бухгалтера.
Сотрудники, направленные на работу за границу.
При замещении выборной должности.

Нельзя оформить срочный трудовой договор по желанию работодателя, даже с согласия работника, если данный случай не предусмотрен ТК.

В некоторых ситуациях после завершения срока действия трудового договора, если работник продолжает трудиться на своей должности, данный договор будет считаться уже бессрочным (ст. 58 ТК РФ).

Прочие статьи о персонале

Унифицированные формы по учету кадров

Основные унифицированные формы по учёту кадров:

T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
T-3 «Штатное расписание».
T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
T-7 «График отпусков».
T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
T-10 «Командировочное удостоверение».
T-11 «Указ о поощрении работника».
T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
T-11а «Указ о поощрении рабочих».
T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

Что такое кадровый учёт

Кадровый учёт, или кадровое делопроизводство, — ведение всех документов, которые связаны с сотрудниками. Например, составление должностных инструкций, заполнение табеля рабочего времени, оформление отпуска, трудоустройства и увольнения. По закону кадровый учёт обязателен. Часто за него отвечают сотрудники HR-департамента, но так происходит не всегда.

Вести кадровый учёт должны и юридические лица, и индивидуальные предприниматели. Он обязателен для любого бизнеса, у которого есть наёмный персонал, даже если в компании работает один сотрудник или у неё есть только учредитель. Документы кадрового делопроизводства подают в разные контролирующие органы. Если не делать этого, бизнес понесёт ответственность — о ней поговорим .

Кадровый учёт не нужен только индивидуальным предпринимателям без наёмных сотрудников.

Требования к ведению кадрового учёта прописаны в Трудовом кодексе РФ и дополнительных документах. Например, Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 утверждает унифицированные формы документов для учёта труда и его оплаты — сейчас они не обязательны, но их часто используют. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержатся общие требования к оформлению документов. В Законе об архивном деле №125-ФЗ указано, как нужно хранить кадровые документы.

В разных компаниях за кадровый учёт отвечают разные специалисты. В больших компаниях им занимаются специалисты по кадровому учёту — их называют кадровиками. Они работают в отделе кадров, а он относится к HR-департаменту.

В небольших компаниях функции специалистов по кадровому учёту может выполнять собственник бизнеса. Ещё их могут передать HR-менеджеру или бухгалтеру.

И большой, и малый бизнес может делегировать кадровый учёт: нанять внешнего специалиста или передать задачи на аутсорсинг сторонней компании. Внешний специалист — рискованный вариант: если случится форс-мажор, компания может не успеть вовремя подать документы в контролирующие органы, и это повлечёт штрафы. В случае с компанией рисков меньше, главное — выбрать надёжного подрядчика.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника.

А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:

подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2022

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2022.

Кадровое делопроизводство 2022 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2022, с 01.07.2022 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2022, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2022 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2022 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство, особенно в 2022: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Проверка дат предполагаемой выплаты

Специфика обновления закнодательства в части учета НДФЛ привела к тому, что в документе Начисление зарплаты большую роль стала играть Дата предполагаемой выплаты.

В Бухгалтерии предприятия эту дату можно найти лишь в расшифровке сумм Начислено. В ЗУП — для этой даты есть общее поле внизу документа. Соответственно, при выполнении начального заполнения (первичного переноса)данных Бухгалтерия — ЗУП документы Начисление зарплаты переносятся без этой даты в указанном поле. Иногда проведенными, иногда нет. и в обоих случаях такой документ некорректно учитывает НДФЛ.

Порядок исправления: обязательно распроводим документ (если он уже проведен, но дата пуста), затем проставляем дату предполагаемой выплаты, после чего выполняем проведение. Не проставляйте дату сразу в уже проведенном документе с последующим перепроведением! Даты выплаты, указанные индивидуально — никак от этого не меняются (их вы можете проверить уже на вкладке НДФЛ в документе).

Как создать кадровый учет в ООО с нуля

Для успешного ведения кадрового учета в ООО с нуля необходимо создать и поддерживать систему, которая позволит управлять всеми данными о сотрудниках и их трудовых отношениях. В этом разделе мы рассмотрим основные шаги, которые помогут вам создать кадровый учет в ООО с нуля.

1. Установите программное обеспечение для ведения кадрового учета. Выберите программу, которая подходит под требования вашей компании. Она должна быть удобной в использовании, одновременно позволяя вести учет персонала, составлять отчеты, выписывать трудовые договоры и учетные кадровые документы.

2. Зарегистрируйте сотрудников в системе. Для каждого сотрудника ведите запись с основными данными, такими как ФИО, дата рождения, адрес проживания, контактные данные и паспортные данные. Отмечайте их организационные подразделения, должности, ставки и прочие изменения в рамках трудового договора.

3. Определите роль каждого сотрудника. Установите доступные пользовательские права для каждого сотрудника в системе. Некоторым сотрудникам может быть разрешено только просматривать информацию, в то время как другим может быть дан доступ к внесению изменений.

4. Установите систему контроля за соблюдением трудовых норм и правил. Ведите учет рабочего времени, отпусков и больничных листов. Регулярно анализируйте прогулы и опоздания в рамках действующего графика работы.

5. Ведите учет оплаты труда. Определите систему оплаты труда в вашей компании и внесите соответствующую информацию в систему. Отмечайте начисления заработной платы, удержания, выплаты, переработку и прочие составляющие платежей.

6. Создайте удобную структуру документов. Систематизируйте все кадровые документы и сохраняйте их в удобном для поиска и использования порядке. Это поможет вам вести учет документов, не терять их и правильно запрашивать необходимые данные.

7. Обучите сотрудников работе с системой. Проведите обучение для всех сотрудников, которые будут использовать систему кадрового учета. Покажите им, как вносить данные, получать информацию и пользоваться доступными функциями.

8. Поддерживайте систему в актуальном состоянии. Регулярно обновляйте программное обеспечение для ведения кадрового учета, следите за обновлениями законодательства, которые могут повлиять на шаблоны документов и процессы учета.

Создание кадрового учета в ООО с нуля требует определенных усилий и внимания к деталям, но с правильным подходом и использованием современных технологий вы сможете эффективно управлять кадровыми процессами в вашей компании.

Общие положения

Любой человек, прямо или косвенно связанный с какими-либо организациями, должен знать как минимум значение слов «делопроизводство» и «документооборот», а также понимать, как работает такая система, на чём она держится и как правильно с ней работать, чтобы максимально экономить ресурсы компании, а также время и силы личности самого работника.

Что это такое

Делопроизводство помогает организации правильно функционировать за счёт упорядоченности и грамотного оформления всех внутренних и внешних документов – это очень важно с юридической точки зрения. Хорошо продуманный и систематизированный документооборот обезопасит компанию от лишних претензий и умышленного мошенничества, ведь все бумаги будут чёткими и правильно оформленными без возможности придраться или воспользоваться неточной формулировкой

Хорошо продуманный и систематизированный документооборот обезопасит компанию от лишних претензий и умышленного мошенничества, ведь все бумаги будут чёткими и правильно оформленными без возможности придраться или воспользоваться неточной формулировкой

Если попробовать составить чёткое и строгое определение, то получится подобный вариант – «Делопроизводство – это часть деятельности некоторой компании, которая распространяется на приём, заверение, оформление и создание официальных документов от имени данной организации на постоянной основе».

На кого распространяется

Вне зависимости от вида, направленности или чего-либо ещё, делопроизводство в любом случае должно быть у любой организации, в которой работает больше одного человека.

Крупные компании кладут ответственность за документооборот на специально обученных работников – секретарей, которые занимаются только этой работой.

Организациям поменьше приходится возлагать ответственность за приём и оформление бумаг на стажёров или новичков – у таких компаний бумажной работы меньше, чем у крупных, и они могут позволить себе распределять такой труд между специалистами совсем в других сферах.

Чем регулируется

Законодательная база частных организаций относительно невелика и ограничивается парой нормативных актов и постановлениями Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

В федеральных организациях исполнительной власти законодательство устроено на порядок строже, поэтому документов, регулирующих их, несколько больше.

Например, основными сборниками и органами являются Федеральное архивное агентство, Правительство Российской Федерации, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, а также множество других, но уже единичных, упоминаний и в других актах.

Электронный кадровый документооборот. Что уже можно?

Даже при осторожном подходе рекомендуем:

перевести в электронный вид согласование кадровых документов. Это ускорит работу даже с теми документами, которые в конечном счёте должны оказаться на бумаге с «живыми» подписями. Процесс будет готов к полному переводу в «цифру»: после внесения поправок в законодательство достаточно будет прекратить печатать документы;
перед переводом документов, которые можно вести полностью в электронном виде и для которых разрешено подписание ПЭП со стороны сотрудника (например, авансовые отчеты), разработать, утвердить внутреннее «Соглашение об использовании электронной подписи», ознакомить сотрудников с ним под «живую» подпись на бумаге. Подробнее о порядке работ можно прочитать в статье Переводим кадровый документооборот в «цифру». С чего начать?

Штатное расписание

Если в организации еще не было четко составленного штатного расписания, то следует приступить к его разработке. В первую очередь необходимо согласовать с директором содержание Правил внутреннего трудового распорядка и других нормативных актов. Готовый вариант документации должен учитывать все замечания руководства компании, а также соответствовать законам трудового кодекса. Штатное расписание основано на унифицированной форме. При возникновении трудностей с составлением документов, можно ознакомиться с пошаговым руководством, представленным в «Пакете Кадровика».

Соответствие штатного расписания и данных, описанных в трудовых договорах

Содержание готовой штатной документации нужно сверить с информацией, указанной в трудовых договорах работников фирмы. Расхождение данных говорят о нарушении Трудового кодекса РФ, что в итоге может привести к наложению штрафных санкций. Также следует проверить соответствие всех подписей работников и подлинность дат, указанных в договорах. Если договора с персоналом оформлены в должном порядке, но впоследствии были внесены изменения (повышение оклада, перевод работника и т.д.), то нужно подготовить дополнительные соглашения по каждому отдельному случаю.

Понятия и определения

Прежде чем разбираться в наладке этого процесса, следует дать определения основным понятиям. Итак, кадровый учет – это процесс организации учета сотрудников, который связан с официальным оформлением приема на работу, перемещения с одной должности на другую и высвобождения персонала, а также учет трудовых отношений предприятия и его персонала.

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает ведение документации и организацию работы с кадровыми документами.

Таким образом, становится понятно, что кадровое делопроизводство и кадровый учет – это два взаимосвязанных явления, которые направлены на реализацию кадровой политики предприятия.

Последствия нарушений при приёме на работу

Как принять на работу сотрудника и при этом не столкнуться с санкциями? Ответ один — строго соблюдать требования ТК РФ. Законом предусмотрены существенные наказания за нарушение процедуры найма:

за привлечение к работе без оформления или неправильно оформления трудового договора — штраф от 10 до 20 тысяч на должностных лиц, от 5 до 10 тысяч на ИП; от 50 до 100 тысяч на организацию ();
то же самое по отношению к иностранным гражданам и лицам без гражданства, не имеющих разрешения на работу, предусматривает штраф от 20 до 50 тысяч на должностных лиц, от 2 до 5 тысяч на ИП; от 250 до 800 тысяч на организацию ( КоАП РФ);
за приём на работу бывшего государственного или муниципального служащего без уведомления его последнего работодателя — штраф от 10 до 20 тысяч на должностных лиц, от 2 до 4 тысяч на ИП; от 100 до 500 тысяч на организацию; последнему работодателю;
за не отправленный вовремя отчёт СЗВ-ТД — штраф от 300 до 500 рублей на должностных лиц (статья 15.33.2 КоАП РФ).

Если претендент решит, что отказ в приёме на работу произошёл по формальным признакам, или из-за неправильно оформленных документов, он может обратиться с иском в суд. Это грозит существенной потерей времени, финансовых средств и сил

Поэтому стоит обращать особое внимание на соблюдение правильности процедуры найма и причин вынесения отказа по работе

Проверка расчета НДФЛ

Для сводной проверки данных по исчисленному НДФЛ необходимо провести документы и воспользоваться, отчетом Анализ НДФЛ по месяцам

в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате
в ЗУП 3.1 Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам

В случае обнаружения неточностей в расчете НДФЛ, следует проверить правильность данных, влияющих на расчет НДФЛ:

Справочник Сотрудники
– вкладка Налог на доходы
формы справочника, на которой можно отредактировать сведения о статусе налогоплательщика, о вычетах, уведомления на авансовые платежи по патентам и сведения о доходах сотрудников с предыдущих мест работы (влияет на учет взносов).
Справочник Начисления
(вкладка Налоги, взносы, бухучет) – проверить настройку обложения НДФЛ (флаг), а также код дохода.

Шаг 7: подготовьте материалы для заполнения трудовых книжек новоприбывших тружеников

Определите, кто будет отвечать за заполнение, сбережение, учёт и выдачу трудовых. Если это не то лицо, что ведёт делопроизводство, и такие функции прямо не прописаны в его должностной инструкции, потребуется составить отдельный приказ. Далее, работающий, что ведёт кадровый учёт, должен позаботиться о том, чтобы на предприятии было достаточно бланков трудовых и вкладышей в них.

Подобные материалы считаются документацией строгой отчётности. Представители бухгалтерии ведут приходно-расходную книгу таких бумаг. А вот ведение журнала учёта движения трудовых ложится на плечи кадровиков.

Подведём итоги

Правильное ведение кадрового делопроизводства гарантирует руководителю компании слаженное взаимодействие с персоналом, снижение количества трудовых споров и удачно пройденные проверки со стороны Государственной инспекции труда РФ. Для этого необходимо чётко разграничить полномочия между ответственными сотрудниками отдела кадров и добросовестно подойти к организации делопроизводства в компании.

Надёжным помощником для ведения кадрового учёта в организации становится электронная система КЭДО. Она позволяет быстро и безошибочно выполнять задачи по регулированию трудовых отношений, беспрекословно соблюдает законодательные нормы и разгружает сотрудников отдела кадров. Руководитель компании может быть спокоен, что у него нет трудностей в направлении КДП.

Благодарим, что вы дочитали статью до конца и надеемся, что мы помогли вам понять, что необходимо учитывать для правильного ведения кадрового делопроизводства. Предлагаем также попробовать систему ELMA365 КЭДО для автоматизации кадрового документооборота в компании. Для вашего удобства мы предоставляем бесплатный тестовый период на 14 дней, чтобы вы без лишних затрат могли оценить возможности системы. Переведи кадры на электронный формат взаимодействия и работайте с комфортом.