Электронный документооборот между организациями

Приказы Минфина России: № 61н, 100н, 103н

Виды электронного документооборота

Электронный документооборот, или ЭДО, — это обмен документами через интернет. Этот процесс похож на переписку по электронной почте: одна компания пишет письма, другая отвечает на них.

Формально и документами можно обмениваться по электронной почте, но придется потанцевать с бубном: прописать в договоре, что такой обмен возможен и что сканы имеют юридическую силу, а еще указать адреса почт, с которых всегда должны приходить документы. Но это не поможет, если обменяться нужно бухгалтерскими документами — согласно письму Минфина, они должны быть оригиналами или нотариально заверенными копиями.

Другое дело — система электронного документооборота. Любые документы, которые проходят через нее, приравниваются к собственноручно подписанным. Только не нужно никуда ехать, согласовывать договор и подписывать его. Или отправлять почтой через всю страну, отстояв три часа в очереди с бабулями.

А если компания большая, электронный документооборот может быть внутри нее — это когда, например, менеджер по рекламе отправляет на согласование коммерческому директору платежку в электронном виде. И не нужно ходить по отделам, искать Иван Иваныча и согласовывать очередную бумагу.

В зависимости от того, с кем выстроен ЭДО, он может быть:

внутренним — внутри компании;

внешним — с разными контрагентами;

с государственными органами — например, с налоговой.

Но смысл во всех случаях тот же: упростить документооборот и сэкономить время и силы. Об этом дальше ↓

Как перейти на электронный документооборот: 5 шагов

Как отправлять универсальный передаточный документ?

Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):

УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).

Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде
чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?

Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:

Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный
корректировочный документ).

Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают
счета фактуры.

Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы
электронного документа на УПД.

Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному
из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным
контрагентом.

Для этого нужно:

Открыть «Настройки ЭДО».
Выбрать нужного контрагента.
Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться
УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД
со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.4)

Рис.4 Смена формата электронного документа

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый — заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.

Второй вариант — организовать электронный документооборот через спецоператора.

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
Площадка фиксирует данные о документе.
После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ

И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании

А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Как работает система ЭДО

Система электронного документооборота работает просто. Дальше будем рассказывать на примере «Диадока», но только потому, что им пользуется автор этой статьи.

1. Пользователь создает документ или загружает готовый с компьютера:

2. Дальше нужно заполнить графы: что за документ и кто получатель. В конце — подписать и отправить:

Через несколько секунд этот документ появится во входящих получателя. Ему останется только подписать, после чего в системе сразу обновится статус документа:

В итоге у каждого участника остается документ с подписью другой стороны.

Так выглядят подписи в эдошных документах: есть имена, даты, идентификатор и номера сертификатов каждой стороны

Чем я рискую?

Риски есть всегда, в любой сфере деятельности

Важно их предусмотреть, оценить и принять необходимые меры, чтобы избежать потерь.Как рискует компания, решившаяся внедрить ЭДО и наладить документооборот с партнерами? Вот основные моменты, которые на старте вызывают беспокойство у многих компаний.1. Затраты на документооборот только повысятсяПри внедрении юридически значимого ЭДО вы платите за электронную подпись и за услуги оператора

Прежде чем внедрять, узнайте, сколько документов в год обрабатывает ваше предприятие. Исходя из стоимости ЭП и тарифа оператора, можно посчитать, во сколько вам будет обходиться отправка каждого документа. Сравните эти расходы с расходами на отправку привычным вам способов. Исходя из этого, посчитать рентабельность ЭДО для организации будет несложно.2. Сотрудники не разберутся в системе, станет только хуже и медленнееЕсли вы переходите на ЭДО «с нуля», не пользуясь никакими другими корпоративными системами, то потребуется выделить определенные ресурсы на то, чтобы помочь сотрудникам освоиться: организовать обучение для ключевых сотрудников, донести до людей ценность электронного документооборота, дать им понять, что это в первую очередь облегчит их же жизнь.В остальном современные системы имеют понятные интерфейсы. Разобраться, как зарегистрировать документ, легко: если настроена автоматическая нумерация и правила регистрации, то сотруднику достаточно просто нажать кнопку, не выполняя никаких дополнительных настроек.3. Документы все равно не примут в судеЗдесь стоит тщательно разобраться в видах электронной подписи. Мы уже выяснили, что квалифицированная подпись является наиболее защищенной и приравнивается к собственноручной на законодательном уровне. Выбирайте именно эту подпись, приобретайте сертификат у удостоверяющего центра, и проблем с признанием документов в суде точно не будет. Оператор Диадок может предоставить вам такой сертификат по запросу, а также в ELMA365 есть готовая интеграция с центром КриптоПро.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;
сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;
единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);
сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;
быстроту подписания документов;
возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;
быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Что нужно, чтобы начать

Итак, вы решили настроить ЭДО с другой организацией. Необходимо, чтобы эта организация также пользовалась услугами оператора ЭДО. Вы отправляете контрагенту приглашение на обмен документами через оператора, а контрагент принимает ваше приглашение. Точно так же приглашение могут отправить и вам.Не обязательно пользоваться услугами одного и того же оператора, так как для обмена документами между разными операторами существует технология роуминга. Так, даже если и ваши партнеры зарегистрированы у разных операторов ЭДО, вы все равно сможете обмениваться документами и подписывать их онлайн юридически значимой подписью.Если ваш оператор не поддерживает роуминг с нужным провайдером, в большинстве случае вы можете оставить запрос, и роуминг будет включен. Подробнее узнать про роуминг между операторами вы можете на сайте ассоциации РОСУЭ. Таблица покажет, с какими провайдерами роуминг у вашего оператора уже настроен, а с какими пока в разработке.Также для того, чтобы подписывать юридически значимые документы, пользователям необходим сертификат электронной подписи.

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

регистрация документов;
контроль исполнения документов;
создание справочников и работа с ними;
контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
создание и редактирование реквизитов документов;
формирование отчетов по документообороту предприятия;
импорт документов из файловой системы и Интернета;
создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
электронное распространение документов;
работа с документами в папках;
получение документов посредством сканирования и распознавания.
уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:

разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
назначить ответственных за его ведение;
организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

Документооборот без программного обеспечения

Да, электронные документы могут существовать отдельно от СЭД. Не всегда организации готовы на внедрение системы электронного документооборота, однако и работать с кипой бумаги мало кто хочет. В этом случае файлы отправляют друг другу через Скайп или по почте, а в случае с подписями ограничиваются обычными сканами или используют неквалифицированную подпись.В чем минусы такого подхода?В первую очередь — это безопасность данных. Отправленные через электронную почту документы могут храниться на компьютере получателя без должной защиты, нет никакой гарантии, что утечки данных не произойдет. Кроме того, документы без юридически значимой подписи не имеют силы, поэтому в случае разногласий с партнерами никакой ценности на переговорах или в суде иметь не будут.Безусловно, можно подписать с контрагентом соглашение о признании юридической значимости сканированных версий. Тогда сканы, отправленные по почте, будут иметь юридическую силу. Однако, это не гарантирует безопасность данных, не дает никакого контроля над сроками, а также приводит к тому, что сотрудники тратят довольно много времени на сканирование, отправку и ожидание ответа.Этот способ оправдан для второстепенной документации, однако он не выполняет всех функций безопасного обмена документами между организациями.

Операторы ЭДО: по каким параметрам выбирать

На сайте налоговой опубликован рейтинг операторов ЭДО с указанием количества пользователей, поддерживаемых форматов документов и уровнем внедрения роуминга. Этих критериев достаточно, чтобы выбрать оператора ЭДО.

Отдельно остановимся на роуминге. Дело в том, что сервисов ЭДО не так уж и мало: на сайте налоговой их 48. Каждая компания сама решает, с каким сервисом ей работать: в итоге один подрядчик сидит на «Диадоке», второй на «Астрале», третий на СБИС.

Конечно, если у фирмы есть крупный контрагент, с которым она постоянно работает, есть смысл подключить тот же сервис ЭДО, что и он. Но так получается не всегда.

В итоге, чтобы разные сервисы могли взаимодействовать, и существует роуминг — технология обмена между сервисами. Чем крупнее и лучше сервис, тем с большим числом операторов он может работать.

В основном роуминг входит в стандартные тарифные пакеты, но иногда за него нужно платить отдельно.

Плюсы и минусы электронного документооборота (ЭДО)

Переход на новый формат даёт организации ряд безусловных преимуществ, таких как снижение трат на бумагу, оргтехнику, расходные материалы к принтерам и т. д. Также важна экономия времени, поскольку любой документ можно найти в системе, получить или отправить практически мгновенно. Существенно снижается срок создания, согласования, утверждения документации. Не только в соседний офис, а в любой город или регион. Соответственно, повышается эффективность работы сотрудников. При этом пересылаемые данные защищены от несанкционированного доступа. Важным плюсом является отсутствие надобности хранить гигантский бумажный архив.

Отрицательных сторон у нового формата не слишком много. К ним относится риск утраты данных при сбоях программ, неполадках на сервисе или хакерских атаках. А если у организации много партнеров, то есть вероятность, что не все из них уже перешли на ЭДО. В этом случае документооборот компании будет смешанным — электронно-бумажным, что усложнит рабочий процесс. Стоит упомянуть и человеческий фактор, ведь многие сотрудники привыкли к традиционному порядку работы и неохотно согласятся на его изменения. Им придётся объяснить, что переход на ЭДО сделает их работу более слаженной, оперативной и удобной.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Как подключить ЭДО

Подключить электронный документооборот можно двумя способами: самостоятельно или после обращения к сертифицированному оператору.

Первый вариант подойдет только в том случае, если у компании небольшое количество контрагентов. Но сама настройка — дело сложное:

нужно самостоятельно продумать порядок передачи документов;
установить способы обмена документами, а также взаимодействия с контрагентами;
документально зафиксировать все форматы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности;
настроить канал передачи данных персонально под каждого участника цепочки документооборота.

Второй вариант — подключение через оператора ЭДО. Это организация, которая предоставляет уже готовый сервис обмена документами. Подключить его уже не составит труда.

Как это сделать:

в разделе администрирования загрузить сертификат о полученной ЭЦП;
подключить контрагентов.

После этого можно будет обмениваться документами со своими партнерами, госорганами.

Если вдруг по какой-то причине предприятие решит отказаться от электронного документооборота и вернуться к бумажному, то систему можно отключить. Для этого нужно обратиться в службу поддержки оператора с соответствующим запросом.

После этого систему отключат, а пользователь может вернуться к «стандартному» варианту обмена документами: по обычной почте или при помощи курьерской службы.

ЭДО — полезный продукт для любого бизнеса. С его помощью можно существенно сократить время, требующееся на документальное взаимодействие между контрагентами. Это освободит время для других рабочих процессов, направленных на увеличение прибыли.

Системы ЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

СЭД + оператор ЭДО

Электронный документооборот выходит за рамки подписаний договоров с заказчиками и партнерами. Необходим также и учет, грамотное архивирование, регистрация, отлаженные внутренние процессы рассмотрения и согласования, удобные инструменты для работы с документами, такие как поиск, версионность, обсуждения, редактирование онлайн.Для того, чтобы максимально закрыть эти потребности и автоматизировать как внешние, так и внутренние процессы, служат системы электронного документооборота, у которых есть интеграция с оператором ЭДО.Популярных систем, которые поддерживают электронную подпись и имеют готовую интеграцию, на рынке несколько. Рассмотрим, как работает Low-сode платформа ELMA365 в связке с оператором ЭДО Диадок.

Электронная подпись

Обязательным атрибутом легитимного обмена электронными документами выступает наличие на документе электронной подписи. Она служит цифровым эквивалентом обычной рукописной подписи и придает электронному документу юридическую силу.

Если компания решила работать с документацией в электронном виде, ей необходимо получить сертификат квалифицированной электронной подписи. Для этого необходимо обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр. Список таких центров можно найти на сайте Минцифры РФ. Помимо самого сертификата нужно будет получить 2 ключа — открытый и закрытый. Первый используется для проверки подписи, второй для ее генерации.

Существует 3 вида электронной подписи:

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — самый защищенный вид подписи, подходит для подписания любых документов;
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — имеет хорошую защиту, но не может использоваться для подписания ряда документов;
Простая электронная подпись (ПЭП) — более уязвимый вид подписи, подходит для подписания небольшого круга документов.

Обзор самых популярных программ СЭД в РФ

Основы электронного документооборота

скорость работы технической поддержки клиентов;
готовность оказывать помощь в подключении контрагентов;
дополнительные возможности интеграции;
наличие консультантов, готовых помочь клиентам с внедрением в работу ЭДО.

На эти моменты нужно обратить внимание при выборе посредника для внедрения в своей организации ЭДО. Кроме обмена документами, оператор обеспечивает клиентам полноценный сервис:

уведомляет ФНС о том, что организация клиента присоединилась к электронной системе;
гарантирует конфиденциальность, используя для обмена только каналы с высокой степенью защиты;
следит за регламентами, соблюдает требования законодательства;
делает проверку подлинности электронных подписей.

Какие компании обязаны использовать электронный документооборот

Политика государства в отношении ЭДО

Какую цель ставит государство, внедряя цифровую отчетность и делопроизводство:

сокращение расходов на бумагу и времени обмена документами ведомствами и структурами;
увеличение налоговых поступлений и, как следствие, пополнение бюджета;
повышение эффективности налогового контроля.

***

Бумажный документооборот постепенно уходит в прошлое, как отошли счеты и пишущие машинки. Внедрять или не внедрять ЭДО — так вопрос уже не стоит. Вопрос: когда переходить на ЭДО?

Удивительно, но переход на ЭДО — одна из немногих кампаний, в которых интересы государства и бизнеса совпадают. Прозрачность, оперативность, достоверность, сохранность, экономия — вот несомненные преимущества ЭДО, которые подталкивают к переходу.

Хотите быстро и грамотно перевести свой бизнес на ЭДО? Получите инструкцию по внедрению ЭДО с контрагентами и запись вебинара Татьяны Никаноровой, которые помогут вам внедрить ЭДО.

Перейти

Как внедрить ЭДО в организации и начать использовать безбумажный документооборот?

После оплаты и заключения договора с оператором ЭДО вы будете подключены к программе.
После подключения вы сможете пригласить партнеров перейти на ЭДО. Далее приобрести в любом аккредитованном удостоверяющем центре электронную подпись на уполномоченное лицо организации и пройти регистрацию в системе оператора. Если ранее вы приобрели ЭП для сдачи отчетности, то она может подойти для ЭДО (необходимо уточнить у оператора). Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.
Срок хранения первичных электронных документов не менее 4 лет. Переход на ЭДО включает в себя организацию электронного архива.

Принципы работы электронного документооборота и основные понятия

Создать электронный документооборот, не отказываясь от бумажного очень просто. ЭДО способен выполнять все те же функции, что и его аналог на бумаге. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнёрам. Кроме того, он значительно упрощает сдачу отчётов в ФНС или другие контролирующие органы. Электронные документы подготавливаются в доступной электронной форме. Они должны быть пригодны для обработки различными системами. Чтобы такой документ имел юридическую силу, он подписывается электронной подписью.

Рассмотрим, как выглядит электронный документооборот при обмене документами между компаниями:

Сотрудник одной из компаний формирует документ, например заявление или официальное письмо.
Затем подписывает его электронной подписью и посылает через систему ЭДО адресату.
Работник компании-получателя прочитывает документ, а затем также проставляет свою электронную подпись.
Сразу после этого в первую организацию приходит уведомление, после которого можно действовать — отгружать товары, переводить оплату или совершать прочие действия, описанные в документе.

Вот как работает электронный документооборот. Созданный через ЭДО документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Главное, чтобы получатель оказался добросовестным и не вносил в него исправления. В этом случае сам документ окажется недействительным. Изменения документа легко проверяется ЭЦП.

Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой. Зачем это нужно:

Зачем это нужно:

Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс

В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.