Особенности смешанного документооборота в россии

Масштабирование СЭД

Любой бизнес желает расти и развиваться, а вместе с этим увеличивается количество документов, объём задач и штат сотрудников. Что нужно, чтобы корпоративная система могла свободно расширяться и надстраивать новые бизнес-процессы для сохранения качественной работы с документами?

С такой задачей отлично справляются системы, разработанные на базе инструментов Low-code. Они гарантируют гибкость процессов и лёгкое масштабирование, сохраняя при этом скорость обработки документов. Low-code инструменты позволяют добавлять функционал без знаний в области программирования. Настройка осуществляется в визуальном редакторе с помощью способа Drag-and-Drop, т.е. путём перетягивания графических элементов. Также в системе есть большой набор стандартных виджетов, который позволяет закрывать большую часть задач по визуализации данных. К тому же из этих виджетов можно создавать собственные компоненты и использовать их в дальнейшей работе. Такой вид инструментов позволяет не тратить денежные средства на привлечение дорогостоящих программистов. Все настройки начинают функционировать сразу, для этого не требуется останавливать работу системы и перезагружать её. Это позволяет реализовывать все идеи по дополнению системных возможностей не только легко, но и быстро.

Многие другие системы тоже могут масштабироваться, но что нужно сделать для этого? Ответ один — привлечь на проект программистов. При таком виде систем настройка осуществляется через создание новых скриптов, иными словами через прописывание кода. С такой работой не справиться без наличия необходимого уровня знаний. Плюс на расширение функционала потребуется больше времени и финансовых затрат.

Что такое электронный документооборот и для чего он нужен

Электронный документооборот (ЭДО) помогает контрагентам обмениваться документами через интернет. Печатать и подписывать бумаги вручную не нужно: документы отправляют в электронном виде. Некоторые компании делают это по имейл, но удобнее подключиться к системе электронного документооборота, которую организуют компании-операторы. Список доверенных операторов, организующих ЭДО, есть на сайте ФНС. Один из таких операторов — СКБ Контур. Система, которая помогает обмениваться документами, — Диадок.

Есть две основные причины подключиться к системе ЭДО, а не использовать для документооборота почту.

— Юридическая значимость Не все документы, отправленные по электронной почте, будут иметь юридическую силу. Например, обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами можно только через оператора электронного документооборота. В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированным сертификатом электронной подписи (КЭП), который по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Получить электронную подпись можно в нашем Удостоверяющем Центре: менеджер Диадока расскажет, как это сделать и поможет с выпуском. Документы с КЭП представляют в госорганы и предъявляют в суды. — Безопасность Пересылка по имейл не обеспечивает конфиденциальность данных. Злоумышленники могут взломать почту или перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: данные защищены шифрованием. Изменить документ, подписанный квалифицированным сертификатом электронной подписи, тоже не получится: отправитель об этом узнает.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — цифровой способ обмена документами по защищённым каналам связи через специальную программу. Он предназначен для автоматизации внутреннего и внешнего документооборота в компании.

Система электронного документооборота (СЭД) — программное обеспечение, автоматизирующее работу с документами на всех этапах их жизненного цикла. Она позволяет упростить обмен документами и ускорить взаимодействие с контрагентами или между сотрудниками организации.

Компания создаёт в корпоративной системе электронный документ и подписывает его цифровой подписью, после чего отправляет подписанный документ контрагенту через оператора ЭДО. Контрагент получает документ в считанные секунды и подписывает его своей цифровой подписью при необходимости. При этом компания-отправитель получает уведомление о факте подписания.

Электронный документооборот с контрагентами

Как достичь максимума

Итак, чтобы избавиться от обязательства вести кадровые документы на бумаге, необходимо стать участником эксперимента Минтруда по переводу документов, связанных с работой, в электронный вид.

Как это сделать:

Определить, какие документы будут оформляться электронно и с какого числа.
Уведомить работников и собрать заявления.
Оформить документы о проведении эксперимента и обеспечить сотрудников электронными подписями.
Выбрать, где будет происходить документооборот: в государственном сервисе или в собственной системе.
Направить заявление об участии в эксперименте.
Отчитываться о ходе эксперимента.

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.

Обзор самых популярных программ СЭД в РФ

Ошибки при организации электронного документооборота между компаниями

Организация электронного документооборота между компаниями может стать сложной задачей, особенно если нет опыта в этом деле. Ниже приведены распространенные ошибки, которые стоит избегать при организации ЭДО между компаниями:

Неправильный выбор ОД.

Выбор неподходящего оператора документооборота может привести к множеству проблем, таких как плохое качество обслуживания, низкий уровень безопасности и несоответствие законодательству. Поэтому необходимо внимательно изучать возможные варианты и выбирать проверенных поставщиков.

Неправильный выбор решения ЭДО.

Не все решения по ЭДО одинаково полезны для различных бизнес-задач. Необходимо выбирать ту платформу, которая соответствует потребностям бизнеса и может обеспечить необходимую эффективность и производительность.

Неправильное использование форматов документов.

Формат документов играет важную роль в успешном выполнении процессов ЭДО. Однако, использование неподходящих форматов документов может привести к невозможности их обработки или к возникновению проблем при обработке. Необходимо использовать стандартные форматы, которые соответствуют принятым стандартам в отрасли.

Недостаточная подготовка сотрудников.

Очень часто компании вводят ЭДО без достаточной подготовки сотрудников, что приводит к проблемам с использованием системы и снижению эффективности процессов. Необходимо провести достаточный уровень подготовки сотрудников и обеспечить им необходимую поддержку в ходе работы с системой.

Недостаточный уровень безопасности.

Несмотря на то, что системы ЭДО обеспечивают высокий уровень безопасности, многие компании допускают ошибки при организации доступа и управления правами пользователей, что приводит к уязвимостям и рискам для конфиденциальности данных.

Недостаточное внимание к процессам управления документами

Важно не только обеспечить эффективность и безопасность процессов ЭДО, но и правильно организовать управление документами в целом. Компании должны следить за тем, чтобы все документы были правильно классифицированы, хранились в соответствии с правилами и процедурами и были доступны в нужный момент

Компании должны следить за тем, чтобы все документы были правильно классифицированы, хранились в соответствии с правилами и процедурами и были доступны в нужный момент

Недостаточная автоматизация процессов.

Использование ЭДО может привести к существенным улучшениям в процессах, однако некоторые компании не используют возможности автоматизации процессов документооборота в полной мере. Необходимо оценить все возможности автоматизации и использовать их для улучшения эффективности и сокращения времени выполнения задач.

Неправильное планирование и внедрение.

Некоторые компании вводят системы ЭДО без достаточного планирования и оценки потребностей бизнеса. Также необходимо провести тестирование и пилотные проекты для оценки эффективности и снижения рисков при внедрении новой системы.

Неправильное использование данных.

Данные, собранные в рамках ЭДО, могут быть полезны для анализа бизнес-процессов и принятия решений. Однако, некоторые компании не используют эти данные в полной мере, или используют их неправильно. Необходимо определить цели использования данных и правильно организовать их сбор, хранение и анализ.

Организация электронного документооборота между компаниями требует тщательного планирования, выбора подходящего решения и оператора документооборота, а также организации процессов и подготовки сотрудников. Чтобы снизить вероятность возникновения вышеописанных ошибок, можно обратиться к специалистам, которые помогут увеличить эффективность и безопасность процессов ЭДО.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Как работает система ЭДО

Система электронного документооборота работает просто. Дальше будем рассказывать на примере «Диадока», но только потому, что им пользуется автор этой статьи.

1. Пользователь создает документ или загружает готовый с компьютера:

2. Дальше нужно заполнить графы: что за документ и кто получатель. В конце — подписать и отправить:

Через несколько секунд этот документ появится во входящих получателя. Ему останется только подписать, после чего в системе сразу обновится статус документа:

В итоге у каждого участника остается документ с подписью другой стороны.

Так выглядят подписи в эдошных документах: есть имена, даты, идентификатор и номера сертификатов каждой стороны

Зачем нужен электронный документооборот

Нет полной готовности системы работы с КЭДО

Не забудем еще и о том, что единого формата электронных документов пока нет, Минтруд, Росархив и Роскомнадзор должны проработать этот вопрос аж до 1 марта 2023 г. Так что пока, по крайней мере, в отсутствии иных указаний, можно применять любые форматы электронных приказов или договоров.

На практике кадровики по-прежнему изготавливают печатные копии, отправляют на подпись, сканируют и сохраняют уже в виде цифровом.

Конечно, если на предприятии внедрена информационная система, то, за исключением вышеуказанных документов, можно создавать, хранить и подписывать все электронные документы. Если нет, то предлагается пользоваться сайтом «Работа в России», работа которого еще не до конца отлажена (сроки ее доработки тоже привязаны к 2023 г.)

В любом случае очевидно, что от бумажных версий кадровых документов на 100% избавиться не получится, а значит, по-прежнему придется решать вопрос об организации хранения приказов о приеме, назначении, увольнении, личных карточек, штатных расписаний, табелей учета (особенно «вредников»), должностных инструкций, книги учета приказов по кадрам, результатов аттестаций и т.п.

Вопрос-ответ

Кто подписывает электронную версию документа?

Как сказано выше, нотариус подписывает своей КЭП электронный образ документа. Однако если его содержание и форма предполагают подпись заявителя, последний также использует электронную подпись.

Что такое тождественность документа?

Это удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Созданный специалистом электронный документ по закону обладает той же силой, что и бумажный оригинал, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Как перевести цифровой документ в бумажный формат?

Обратная процедура — удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу. Процесс аналогичный: специалист подтверждает тождественность документов.

Если документ подписан КЭП клиента, нотариус сначала проверит подпись на достоверность, а после проведет процедуру.

Проверяет ли нотариус содержание и подлинность документов?

Нет, специалист, к которому обратились за указанной услугой, не занимается проверкой. Специалист исключительно свидетельствует о тождественности электронной и бумажной версий.

Какой формат?

Специалист создает документ в виде, установленном в законодательстве: файл XML, КЭП в формате PKCS#7, кодировка DER, приказ Минюста России от 30.09.2020 № 227.

Когда клиент планирует перевести электронную версию в бумажную, лучше заранее уточнить требования к документу: формат, способ отправки, вес и т. д. Чаще это файлы с расширением PDF или TIFF.

Сколько стоит?

Расценки на услугу зависят от региона и конкретного специалиста, но в среднем колеблются от 50 до 70 рублей за страницу.

Что означает удостоверение равнозначности

Нотариальное удостоверение равнозначности документа бывает двух видов:

Суть данной процедуры — это подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.

Процедура удостоверения равнозначности бумажного документа электронному означает, что нотариус подтверждает тождественность созданного цифрового экземпляра его физической версии. То есть цифровая копия становится юридически равнозначна бумажной.

Удостоверение равнозначности в России появилось в 2013 году. Законное обоснование — статьи 103.8–103.9-1 «Основ законодательства РФ о нотариате». Практика позволяет любому гражданину или организации быстро передавать заверенные электронные документы в любую точку России.

Какие компании обязаны использовать электронный документооборот

Электронные трудовые книжки

Не стоит думать, что это первое масштабное событие по цифровизации кадрового документооборота: уже с января Пенсионный фонд собирает электронные отчеты СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности работников). Из этих сведений формируются электронные трудовые книжки.

До конца октября работодатели должны письменно уведомить сотрудников о том, что они могут выбрать между традиционной бумажной и электронной трудовой книжкой. А собрать заявления нужно будет до 31 декабря 2020.

У тех сотрудников, которые начнут свою карьеру с 2021 года, выбора уже не будет — история их трудовой деятельности будет фиксироваться только электронно.

Бумажные версии для работника

Далеко не все руководители и бухгалтеры с доверием относятся к оцифровке документов, что говорить о сотрудниках? Ясно, что среди них есть адепты бумаги, и они имеют полное право отказаться от КЭДО.

Если работник не согласится на «оцифровку» отношений с ним, придется контролировать и бумажный и электронный кадровый документооборот (ст. 22.2 ТК РФ). Спрашивать согласие на электронное взаимодействие с работодателем не надо лишь с января 2022 г. и лишь у тех сотрудников, у которых нет трудового стажа.

Конечно, если имеет место ЧП — пожар, иная катастрофа, то работодатель вправе рассылать сканы кадровых документов. Однако когда все придет в норму, в отсутствие КЭДО и (или) согласия сотрудника придется изготовить бумажные версии документов и переподписывать их.

Минусы ЭДО

К сожалению, в мире нет абсолютного совершенства, и у всего есть свои плюсы и минусы. Электронный документооборот помимо преимуществ также обладает некоторыми недостатками. Но мы постараемся показать вам, что эти минусы не так страшны и имеют место быть лишь на первоначальных этапах автоматизации работы с документами. К тому же, есть простые способы, позволяющие их минимизировать и быстрее свести к нулю. Ниже дадим рекомендации по тому, что нужно для этого сделать.

Саботаж сотрудников

Многие люди часто сопротивляются нововведениям и изменениям, поскольку не хотят переучиваться и менять привычный им рабочий процесс. Если вы собрались внедрять электронный документооборот в организации, то будьте готовы столкнуться с недовольством и сопротивлением штатных работников. Однако, надо понимать, что это скоротечное явление и сотрудникам просто нужно время, чтобы привыкнуть к новому порядку. Как только они освоятся в электронной системе, все возражения уйдут в сторону, останется лишь удовольствие от быстрой и качественной работы с документами.

Вы можете помочь своим сотрудникам проще воспринять переход на ЭДО и адаптироваться к новому режиму быстрее и легче. Что нужно для этого сделать? На первоначальном этапе проведите понятное и полноценное обучение, в котором разъясните все правила и особенности работы с системой, покажите последовательность выполняемых действий и т.д. Далее обеспечьте постоянную поддержку пользователей, чтобы они оперативно могли решать возникающие вопросы. Это поможет вашим специалистам оперативно перестроиться и войти в новый рабочий ритм.

Финансовые затраты на внедрение

Действительно, чтобы перевести работу с документами в электронный формат, сначала нужно вложиться в проект внедрения как финансово, так и трудозатратно. Но будьте уверены, потом вы сэкономите и получите больше выгоды от работы с системой ЭДО, нежели продолжите вести делопроизводство на бумаге и будете по мелочи наскребать ежегодно приличную сумму в статье расходов.

Да, вам придётся потратиться на внедрение системы в компании, а возможно ещё и на её разработку или доработку, если вы хотите, чтобы она полностью соответствовала индивидуальным особенностям вашей организации и специфике локальных регламентов. Однако, большинство операторов программного обеспечения могут предложить вам разные способы оплаты, исходя из выбранных параметров. Так например, вы можете установить систему на локальный сервер или разместить её в облаке, а от того что нужно именно вам — будет зависеть итоговая сумма и способ оплаты.

В дальнейшем из этого минуса последует плюс. Внедрив систему для электронной работы с документами, вы больше не будете тратить деньги на бумагу, смену картриджей, логистику, организацию мест хранения и другие нескончаемые расходы по обслуживанию бумажных документов.

Отсутствие ЭДО у контрагентов

Если кто-то из ваших контрагентов ещё не перешёл на электронный документооборот, то тогда между организациями придётся продолжить вести обмен документами на бумаге. В таком случае, вы будете работать параллельно в двух видах взаимодействия: электронном и бумажном. На первый взгляд это кажется неудобным, но на самом деле даже если частично переходить на ЭДО, то производительность организации заметно улучшиться.

Практически любой минус можно сгладить или даже преобразовать в плюс, если грамотно спланировать проект внедрения и продуманно переходить на ЭДО. Что нужно сделать для этого? Необходимо чётко поставить все задачи, собрать профессиональную команду, обеспечить бесперебойную работу ИТ-ландшафта, обсудить все нюансы с контрагентами, обучить персонал и т.д. Если вы подойдёте к вопросу автоматизации ответственно, то проект будет успешным, и вы сможете полноценно работать в системе без каких-либо трудностей. В противном случае начнут появляться ошибки, траты будут расти, время затягиваться, а система так и не начнёт нормально работать. Планирование проекта внедрения — залог успеха.

А вообще электронный документооборот набирает популярность с такой скоростью, что в ближайшем будущем не останется компаний, у которых не была бы внедрена СЭД. Большая часть бизнеса уже отказалась от бумажных документов, перевела их в цифровой вид и активно использует ЭДО в своей работе.

Электронный документооборот: частые вопросы собственников

Отвечает Ирина Ремнева, финдиректор компании «Нескучные финансы», налоговый консультант ↓

Как понять, что пора переводить бизнес на электронный документооборот?

На мой взгляд, сразу после создания бизнеса. Сейчас так много компаний работает с электронным документооборотом, что он требуется даже для ИП без сотрудников. Причем если только принимать входящие документы, сервисы ЭДО будут бесплатными. Это удобно для тех, кто работает в услугах на крупные компании.

Какие документы нельзя вести в электронном документообороте?

Есть редкие документы, которые нельзя вести в электронном виде, например приказ об увольнении сотрудника, но вряд ли это кому-то придет в голову. В остальном — почти все документы можно.

Возможна ли интеграция ЭДО с 1С и SAP?

Да, такие интеграции возможны. Например, можно встроить сервис ЭДО в 1C и выгружать документы напрямую. Подробнее об интеграциях нужно узнавать у операторов ЭДО.

Функциональность сэд в разных редакциях

От выбора варианта внедрения СЭД напрямую зависит результирующая функциональность. Базовая редакция системы ТЕЗИС содержит в себе все основные функции управления документооборотом:

Контроль исполнительской дисциплины.
Управление документами и договорами по стандартным процессам (ознакомление, согласование, утверждение).
Автоматизация канцелярии.

Помимо этого, СЭД ТЕЗИС предлагает в качестве дополнительного бонуса приложение ТЕЗИС:Помощник, которое своевременно напомнит о новых событиях (согласование документа, исполнение поручения и т.п.), актуальных для текущего пользователя, а также обеспечит удобную работу с Microsoft Office за счет имеющейся интеграции.

Стандартная редакция ТЕЗИС открывает пользователям больше пространства для деятельности. Помимо базовых функций автоматизации электронного документооборота и контроля исполнительской дисциплины, в нее входят:

Инструменты для построения уникальных бизнес-процессов. В случае ТЕЗИС — это визуальный конструктор процессов.
Инструменты для создания различных отчетов, в том числе графических.
Возможность использования ЭП (усиленной неквалифицированной).
Модуль распознавания текста.

Как это должно работать

Мы поделимся своим видением того, как должен быть организован электронный документооборот, чтобы он помогал бизнесу.

Сразу стоит сказать, что в этом вопросе (с нашей, бухгалтерской точки зрения), первостепенную роль должно играть государство, которое создаст единый data-центр с единым стандартом и интерфейсом (вроде сайта Госуслуг), с открытым API для интеграции с внешними системами, а также простой и легкой формами регистрации и идентификации.

Говоря простым языком: скачал мобильное приложение, залогинился, привязал свою фирму, загрузил документ, выбрал получателя по ИНН/КПП из единого государственного реестра и нажал кнопку “Подписать и отправить”. И все!

Плюсы и минусы электронного документооборота

1. Не распыляйте ответственность за проект между несколькими людьми

Эксперты, поставщики, консультанты, занимающиеся вопросами внедрения электронного документооборота, едва ли не хором утверждают, что один из первых шагов в данном процессе — организация рабочей группы по внедрению системы. В рабочую группу рекомендуют привлекать как лиц со стороны компании-вендора, так и со стороны организации-заказчика.

Камень преткновения, на который может натолкнуться проект на данном этапе — «семибоярщина» в рабочей группе со стороны заказчика. В компании, внедряющей электронный документооборот, может быть несколько подразделений (или отделов), и в каждом из них — свои люди, заинтересованные во внедрении безбумажного документооборота и управления бизнес-процессами.

У каждого из инициаторов, разумеется, будет свое видение того, для чего нужен электронный документооборот, и как система должна использоваться. Если при этом все участники рабочей группы имеют равные полномочия в организации активности по внедрению СЭД, то может возникнуть ситуация, в которой каждый инициатор будет «тянуть одеяло на себя».

В этом случае проект может завязнуть, в лучшем случае, на стадии обсуждения. В менее удачных сценариях — тогда, когда каждый из инициаторов отдал уже распоряжения, развил какую-то активность по внедрению СЭД в своем подразделении, потратил деньги. Возникает путаница, организационная и финансовая, и проект сворачивают, чтобы не допустить дальнейших потерь.

Важно обеспечить такой баланс сил, чтобы у рабочей группы со стороны Заказчика был один ответственный руководитель электронного документооборота — менеджер проекта, за которым будет оставаться последнее авторитетное слово в вопросах стратегии внедрения СЭД. Безусловно, предложения остальных участников могут и должны учитываться

Но ответственность за успешное ведение проекта должен взять кто-то один.

Cookie файлы бывают различных типов:

Необходимые. Эти файлы нужны для обеспечения правильной работы сайта, использования его функций. Отключение использования таких файлов приведет к падению производительности сайта, невозможности использовать его компоненты и сервисы.

Файлы cookie, относящиеся к производительности, эффективности и аналитике. Данные файлы позволяют анализировать взаимодействие посетителей с сайтом, оптимизировать содержание сайта, измерять эффективность рекламных кампаний, предоставляя информацию о количестве посетителей сайта, времени его использования, возникающих ошибках.

Рекламные файлы cookie определяют, какие сайты Вы посещали и как часто, какие ссылки Вы выбирали, что позволяет показывать Вам рекламные объявления, которые заинтересуют именно Вас.

Электронная почта. Мы также можем использовать технологии, позволяющие отслеживать, открывали ли вы, прочитали или переадресовывали определенные сообщения, отправленные нами на вашу электронную почту. Это необходимо, чтобы сделать наши средства коммуникации более полезными для пользователя. Если вы не желаете, чтобы мы получали сведения об этом, вам нужно аннулировать подписку посредством ссылки «Отписаться» («Unsubscribe»), находящейся внизу соответствующей электронной рассылки.

Сторонние веб-сервисы. Иногда на данном сайте мы используем сторонние веб-сервисы. Например, для отображения тех или иных элементов (изображения, видео, презентации и т. п.), организации опросов и т. п. Как и в случае с кнопками доступа к социальным сетям, мы не можем препятствовать сбору этими сайтами или внешними доменами информации о том, как вы используете содержание сайта.

Операторы ЭДО

Кто такие операторы ЭДО, что нужно о них знать и какова их роль в организации электронного обмена документами? Рассмотрим чуть подробнее, чтобы внести ясность.

Операторы ЭДО — коммерческие организации, которые обладают всеми необходимыми технологическими и правовыми возможностями для обеспечения безопасности и юридической значимости обрабатываемых документов. Они гарантируют конфиденциальность передаваемых данных и осуществляют проверку контрагентов.

Деятельность операторов ЭДО регулируется положениями Приказа ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@. Поэтому такое взаимодействие полностью легитимно и поддерживается официальным указом государства.

Что нужно, чтобы наладить взаимодействие с оператором ЭДО? В первую очередь необходимо подключить его к вашей корпоративной системе, через которую вы проводите обмен документами. Операторы ЭДО обязательно должны соответствовать всем установленным законодательством требованиям и иметь лицензию на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами. Также они должны обеспечить техническую составляющую реализации электронной обработки документов.

Что входит в функционал операторов ЭДО?

Хранение документов согласно требованиям законодательства;
Проверка каждого абонента на достоверность предоставленной информации;
Фиксация истории изменений по каждому документу;
Выгрузка и заполнение документов, подписание и отправка;
Поддержка пользователей при работе с ЭДО;
Обеспечение конфиденциальности обмена документами;
Контроль соблюдения законодательных регламентов;
Гарантия доставки документа;
Реализация обмена приглашениями между контрагентами.

Кроме того, операторы ЭДО могут выступать независимой стороной при возникновении споров между контрагентами. Исключением является случай, если предмет спора связан с предоставлением документов в ФНС.

Что нужно учитывать при выборе оператора ЭДО? Каждый бизнес имеет свои индивидуальные особенности, поэтому выбор необходимо осуществлять, исходя из объёма документов и специфики вашей компании. Конечно, не забудьте посмотреть преимущества работы с тем или иным оператором, найдите наиболее привлекательные условия для себя. Определите перечень ваших потребностей и сравнивайте их с функциональными предложениями операторов ЭДО, чтобы переходить на электронный вид обмена документами без сомнений и переживаний.

Как перейти на электронный документооборот

Расскажем, как перейти на электронный документооборот компании малого и среднего бизнеса меньше чем за четыре недели.

Шаг 1. Подготовка:

Составить список документов, которые нужно перевести в электронный вид.

Решить, кто из сотрудников получит право подписывать документы.

Проанализировать контрагентов — с какими сервисами ЭДО они работают.

Выбрать сервис ЭДО для своей компании.

Шаг 2. Подключение к оператору:

Выбрать подходящий тариф.

Оставить заявку на сайте оператора.

Заключить лицензионное соглашение.

Шаг 3. Техническое внедрение:

Сделать квалифицированную электронную подпись и настроить компьютер на работу с ней и средствами криптографической защиты. Инструкция — на сайте налоговой. Обычно еще есть советы на сайте самого сервиса ЭДО, ну и всегда можно позвонить в техподдержку, чтобы они помогли.

Настроить доступ сотрудникам в систему ЭДО.

Настроить в системе ЭДО, как будет происходить процесс работы с документами, например маршрут согласования.

Шаг 4. Первый запуск ЭДО:

Обучить сотрудников работать в системе ЭДО.
Попробовать обменяться с контрагентами тестовыми документами.

Шаг 5. Начало работы:

Написать всем контрагентам, что вы перешли на электронный документооборот.

Заключить с контрагентами соглашение об использовании электронного документооборота.

Отправить контрагентам приглашение дружить в системе ЭДО. Например, в СБИС для этого нужно найти контрагента по ИНН среди других компаний и затем нажать «Отправить приглашение». Либо можно попросить контрагента пригласить вас, если он уже разобрался во всех тонкостях.

Оформить заявку на настройку роуминга, если есть партнеры с другой системой ЭДО. Иногда отдельно этого делать не нужно — после приглашения к обмену документами контрагент появляется в системе будто сам собой.

Внести изменения в учетную политику компании.

Начать работать.

Подробнее о том, как перейти на электронный документооборот, можно узнать на сайте налоговой.

Подведём итоги

Хорошо обдумав и взвесив все «за» и «против», мы приходим к выводу, что электронный документооборот необходим современному бизнесу для сохранения конкурентных позиций и роста показателей производительности. Он помогает организовать обмен документами удобном виде, ускорить их жизненный цикл и снизить нагрузку на сотрудников, при этом увеличивая чёткость и эффективность выполняемой работы.

Ещё несколько лет назад компании относились к работе с электронными документами, как к чему-то ненужному и сложному. Сейчас же всё наоборот. Многие организации осознали, что нужно переводить документооборот в цифру для поддержания бизнеса на плаву и роста конкурентоспособности на рынке. Отсутствие автоматизации процессов предприятия тормозит развитие бизнеса и становится угрозой для его существования.

Мы предлагаем вам попробовать систему, которая быстро и качественно автоматизирует документооборот в компании — ELMA365 ECM. Она построена на современном технологическом стеке и обладает всем необходимым функционалом для полноценной работы с документами, а также внушительным потенциалом для расширения. Для вашего удобства предлагается пробный период на 14 дней, чтобы вы могли “потрогать” систему перед внедрением, проверить как она работает и соответствует ли вашим требованиям.