1с эдо с покупателями - мифы про электронный документооборот

Получение электронного документа

Как можно перейти на электронный документооборот с контрагентами

Необходимо учесть, что если ваш деловой партнер не захочет сотрудничать таким образом, то все усилия окажутся напрасными. Поэтому ваша задача состоит в том, чтобы донести до него необходимость работы в ЭДО.

Иногда бывают случаи, что контрагенты не желают вести электронный документооборот и для компании, которая планирует полностью на него переходить, это обернется убытками. В таком случае может появиться необходимость пересмотра сотрудничества. На официальном сайте Федеральной налоговой службы РФ, а также многих других сервисах можно проверить как себя, так и контрагента. Лучше всего делать это непосредственно перед началом сотрудничества, поскольку это поможет:

выявить фирму-однодневку;
узнать, как долго компания на рынке;
понять, насколько добросовестно она ведет дела;
проверить, есть ли какие-либо задолженности по неуплате налогов и т. д.

Как правильно осуществить переход на электронный документооборот с контрагентами, сотрудничество с которыми приносит существенную выгоду? Ведь в случае его отказа придется и дальше продолжать бумажный обмен. Если ваш партнер уже перешел на ЭДО, но пользуется услугами другого провайдера, вы можете:

узнать, целесообразно ли вам сделать то же самое;
выясните, возможен ли роуминг между вашими операторами, и какова их стоимость;
предложить контрагенту выбрать провайдера, которого используете вы.

Иногда бывает так, что компании не желают менять свой привычный уклад работы и отказываются от любых предложений. Но если вы слишком дорожите сотрудничеством с партнером, который не использует в своей деятельности ЭДО:

поставьте ультиматум и дайте понять, что вы работаете только на таких условиях;
постарайтесь воздействовать на контрагента ненавязчиво, просто рассказав о преимуществах и порядке ведения электронного документооборота;
предложите компенсацию за все расходы по переходу на новую систему работы.

https://youtube.com/watch?v=pE42qhxeaSM

Как организован процесс безбумажного кадрового документооборота?

Рассмотрим, как происходит решение кадровых вопросов через электронную систему.

Например, сотруднику Алексею Максимову необходимо взять отгул за свой счет. Он заходит в ЭДО через ПК или мобильное приложение и составляет заявление. Система сама предлагает ему шаблон заявления, работнику остается только заполнить минимум данных (например, указать дату и за свой счет/в счет ранее отработанного времени).

После этого документ подтверждается с помощью цифровой подписи и «улетает» специалисту по кадрам, который проверяет даты, возможность получения отгула. Если все в порядке, заявление отправляется руководителю, уполномоченному согласовывать такие документы.

Руководителю на телефон в этот же момент приходит уведомление о необходимости принять решение по заявлению. Одно касание экрана, и Алексей может с чистой совестью идти в отгул.

При таком порядке решение вопроса занимает лишь несколько минут! И не используется ни одного листа бумаги!

Другой пример. Допустим в компании принято решение подбирать персонал через ЭДО. Как это будет работать?

Руководитель подразделения, куда необходим новый сотрудник, через систему направляет в HR-отдел информацию. Специалисты по подбору персонала составляют вакансию и согласуют ее по цепочке (созданной в ЭДО). Все резюме соискателей можно внести в электронный документооборот, чтобы в будущем иметь возможность вновь к ним обратиться.

Если по итогам собеседований, принято решение о трудоустройстве кандидата, то запускается соответствующий процесс в КЭДО:

HR-специалист отравляет кандидату ссылку-приглашение. Человек получает электронную подпись. После чего пишет заявление о трудоустройстве и загружает необходимые документы.
Система подготовит пакет документов и отправит на подписание будущему сотруднику и руководителю.
Все документы подписаны! Можно приступать к работе!

Часто встречающиеся вопросы

Как проводить обмен, если у контрагента нет ЭДО?

Конечно, чтобы электронные файлы доходили до получателя, у него должна быть система электронного документооборота. Если ее нет, то вести обмен по цифровым каналам не представляется возможным.

В ваших силах переманить контрагента на сторону цифровизации. Предложите коллегам осуществить переход на ЭДО и выстроить более простой и эффективный способ обмена документацией. Дополнительно подключать для внешних коммуникаций ничего не требуется, достаточно просто принять приглашение в системе.

Что делать, если у контрагента другой Оператор ЭДО?

Обмениваться электронными документами можно, даже если у вас с контрагентом разные Операторы. Для этого необходимо выполнить подключение специального роуминга, позволяющего беспрепятственно отправлять и получать документы во внешней среде.

Роуминг ЭДО позволяет налаживать внешние коммуникации в едином цифровом пространстве, обеспечивая юридически значимый электронный обмен документами между разными Операторами ЭДО. Для каждого контрагента опция настраивается отдельно, согласно инструкции, предоставленной действующим Оператором.

Зачем нужно соглашение о правилах ЭДО между контрагентами?

Если электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью, то дополнительное соглашение не требуется, т.к. данный вид подписи уже подразумевает юридическую значимость документа. Контрагентам достаточно иметь основной договор, закрепляющий положения об электронном документообороте, а дополнительные условия можно зафиксировать как в устной, так и в письменной форме. В случае подписания неквалифицированной электронной подписью наличие соглашения обязательно.

Перед принятием решения о надобности заключения дополнительного соглашения следует учитывать, что в будущем могут происходить различные обстоятельства, при которых ваши мнения с контрагентами могут разойтись. Поэтому всегда хорошо иметь в запасе официальные документы, защищающие интересы вашей компании.

Как узнать, каким Оператором ЭДО пользуется контрагент?

Каждому участнику ЭДО присваивается уникальный идентификационный номер. Если у вас есть идентификатор контрагента, можно определить, каким Оператором он пользуется. Первые три символа в номере — это ID Оператора ЭДО, а остальные — ID непосредственного пользователя.

В большинстве сервисов идентификационный номер находится в карточке с реквизитами организации. Он также используются для настройки роуминга между компаниями, которым необходимо организовать обмен между разными Операторами ЭДО.

Миф №2. В «1С-ЭДО» документы могут потеряться или не дойти до адресата

При использовании сервисов 1С-ЭДО и «1С-Такском» документы отправляются не напрямую
«Поставщик-Покупатель», а через оператора (операторов) электронного документооборота, каждая сторона
подтверждает факт получения документа. Обмен через оператора предотвращает возможность непоступления
документа: каждое извещение о получении/отправке подписывается соответствующей стороной. Всегда
можно отследить, на каком этапе обмена находится ваш документ.

В случае с отправкой счетов-фактур или УПД со статусом 1 существует законодательно утвержденный
регламент обмена, в соответствии с которым данных извещений существенно больше. Тем самым
возможность потери документа при электронном документообороте исключена полностью.

Если вы всё-таки знаете, что вам был отправлен документ, а его всё нет и нет, то в «1С» есть механизм
изменения даты, благодаря которому легко проверить наличие новых входящих документов
(и приглашений). При «отматывании» этой даты назад можно получить «застрявший» документ. Для этого
нужно открыть вашу учетную запись ЭДО и выбрать команду «Начальная дата запроса данных у оператора
ЭДО».

Рис. 2

5 мифов, которые мешают начать использовать 1С-ЭДО

«1С-ЭДО» – это сервис по безбумажному обмену документами с контрагентами прямо из программ «1С».
Электронный документооборот гарантирует конфиденциальность данных, упрощает работу специалистов
и ускоряет расчеты по сделкам. Взаимодействие с компаниями становится абсолютно прозрачным
и оперативным.

Принцип работы сервиса «1С-ЭДО»
прост: все операции ведутся через Интернет. Вы отправляете другой
организации документ. Пока идет передача, операторы ЭДО автоматически проверяют документ
на соответствие требованиям нормативных актов, заполненность реквизитов и легитимность электронной
подписи. Адресату приходит полностью юридически значимый документ. При необходимости движение
документа между компаниями продолжается. Благодаря статусам легко проверить, на каком этапе
обмена он находится.

Около 5 лет назад многие крупные организации начали массовый переход на 1С-ЭДО и к сегодняшнему
дню активно его используют, значительно сократив свои расходы на ведение бумажного документооборота.
Есть множество статей о пользе перехода на ЭДО. Напоминаем, что ключевые причины – это экономия
времени на ввод входящих документов, снижение расходов на отправку, хранение и печать бумажных
оригиналов. И главное – при работе с 1С-ЭДО не нужно дополнительное программное обеспечение
и оплаты за использование сервиса.

Почему при таком количестве плюсов ЭДО до сих пор не нашло повсеместного применения? Вокруг
электронного документооборота скопилось некоторое количество неприятных мифов, которые
останавливают пользователей. Сегодня мы развеем ваши сомнения в данной статье.

Рис. 1

Вопрос здоровья

Ну, и о злободневном – на март-апрель 2020 года, когда пандемия COVID-2019 все еще бушует в мире, а в России принимаются строгие превентивные меры, чтобы сохранить количество заболевших на низком уровне, многие компании с поощрения государства переводят сотрудников на удаленную работу. Сколько продлится неблагоприятная для здоровья ситуация в мире – пока неясно, и, согласно некоторым прогнозам эпидемиологов, карантин распространится на всю весну. Организации с налаженным и «обкатанным» ЭДО переводят своих сотрудников на удаленную работу без особенных проблем, позволяя не пользоваться им общественным транспортом и не находиться в людных местах, чтобы не рисковать здоровьем своим и коллег. Организации же с исключительно бумажным оборотом или смешанным со слабо используемым ЭДО сейчас находятся в затруднительном положении.

Можно привести и более тривиальные примеры, которые затрагивают проблемы со здоровьем вне условий повышенной общей опасности – к примеру, сотрудник с переломом ноги не может посещать офис долгое время, но по факту многие рады были бы вернуться к работе раньше снятия гипса и полного восстановления подвижности, и ЭДО может решить эту проблему для многих подразделений персонала. Также сами возможности отлаженного удаленного доступа в целом позволяют более широко подходить к подбору персонала и в потенциале расширят возможности получать достойную работу инвалидам и людям с хроническими заболеваниями, которым непросто ежедневно посещать офис, но компетенция которых не вызывает сомнений.

Развитие технологий всегда движется в сторону доступности, легкого понимания и упрощения – и уже сейчас внедрение ЭДО решает множество проблем и позволяет увеличивать продуктивность работы предприятия. И при активной поддержке государством повсеместное введение электронного документооборота – не вопрос вероятности, но вопрос времени.

ЭДО: организация архива оригиналов первичных документов, комплексный отчет по ошибкам

Мощный, единый инструмент для решения всех проблем, связанных с переходом на ЭДО. Экономит бумагу и время — организует архив оригиналов первичных документов прямо в базе 1С, в прикрепленных файлах к соответствующим документам. С помощью комплексного отчета по ошибкам в ЭДО позволяет выявить и исправить все возможные ошибки — ошибочно сопоставленные документы, не подписанные документы, подписанные, но не загруженные в 1С документы. Автоматически сопоставляет не сопоставленные между собой документы. Может работать по расписанию и присылать отчет о состоянии архива/по ошибкам на почту. Взаимодействует напрямую с сервисами Диадок/СБИС, имеет интуитивно понятный интерфейс и учитывает 3-х летний опыт 40+ клиентов.

14880 руб.

Преимущества 1С-ЭДО

Система электронного документооборота легко интегрируется с известными программами для управления бизнесом, которые использует большинство компаний — продуктами «1С: Предприятие». Есть и специализированные решения для перехода — сервис 1С-ЭДО в рамках информационно-технического сопровождения, «1С: СтартЭДО». Все эти конфигурации и сервисы можно использовать в облачной версии, что наряду с экономией из-за собственно перехода на безбумажный документооборот еще больше снизит затраты компании.

Все документы формируются автоматически буквально в одно нажатие.
Сокращаются «ручные» операции и связанные с заполнением документов трудо- и времязатраты.
Исключаются несоответствия данных.
Документация формируется по нормам действующего законодательства.
Исключается вероятность ошибок и штрафов.
1С сама выводит список контрагентов, которые используют ЭДО; приглашения для остальные можно сформировать прямо в программе.
Возможно обмениваться документацией с предприятиями, которые применяют для учета не 1С.
Существенно сокращается время внутреннего и внешнего обмена документацией.
Программа 1С подсказывает, что необходимо подписать, отправить, исправить и прочее.
Сокращаются затраты, связанные с распечаткой и хранением бумаг, почтовыми отправлениями, закупкой офисной техники и расходных материалов.
Архив систематизирован и защищен от потери: любой документ можно быстро найти в системе, распечатать или отправить адресату.
Сотрудникам не нужно вникать в новую систему: все функции интегрированы в знакомый интерфейс 1С.
Интеграция также избавляет от необходимости выгрузки и загрузки данных.
Можно добавлять любое количество пользователей с ЭП.
Документы можно подписывать группами.
Стоимость 1С: СтартЭДО в облаке — всего 3 000 рублей в год.
Работать можно с любого устройства в любом месте.

Загрузка в 1С:Бухгалтерию 3.0, 1С:КА 2.4, 2.5, УНФ 1.6/3.0 данных из ОФД о денежных поступлениях (чеках)

Согласно 54-ФЗ по правилам ведения кассовых операций необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) на основании чеков ККМ. Все данные о чеках, можно взять на сайте оператора фискальных данных (ОФД). Эта обработка сделает за вас в 1С — ПКО и РКО, Операции по платежным картам или Отчет о розничных продажах (может создать номенклатуру в 1С, указать налоги и др. реквизиты в документах в зависимости от налогообложения ККМ в торговой точке). Проверено на: OFD.RU / Первый ОФД / Такском / Платформа ОФД / Ярус / ОФД Яндекс / ОФД Астрал /ОФД СБИС / Гарант ОФД / КОРУС ОФД / КОНТУР ОФД / ОФД АО Тандер / ИнитПро / Группа Элемент/

3600 руб.

522

Миф №3. Электронный документооборот – это дорого

С недавнего времени использование сервиса 1С-ЭДО доступно всем пользователям «1С», подключенным
к официальной интернет-поддержке. Даже если у вас не заключен
договор информационно-технологического сопровождения (ИТС),
вы всё равно можете использовать сервис: получать документы в неограниченном
количестве и абсолютно бесплатно отправлять до 5 комплектов документов в месяц. Один комплект – это
1 счет-фактура + 2 любых документа или просто 2 любых документа, если вы не отправляете
счета-фактуры. Обозначение «комплект» используется исключительно для счета, т.е. эти документы
могут быть направлены различным контрагентам в разное время.

Если у вас заключен договор ИТС с уровнем ПРОФ,
то ваш месячный лимит составит 100 комплектов.
В пересчете на документы – это 100 счетов-фактур и 200 любых других документов. При превышении
установленных лимитов включается тарификации 10 рублей за комплект. Если ваш исходящий
документооборот исчисляется тысячами, предусмотрено снижение стоимости одного комплекта вплоть
до 5 рублей!

Из затрат, которые можно понести при работе с ЭДО,
– это оплата электронной подписи.
При использовании сервиса «1С-Подпись» стоимость составит 600 рублей в год, но обычно для ЭДО
используется та же электронная подпись, что и для сдачи отчетности, т.е. эта трата отпадает.
Для сравнения давайте представим, что потребуется для работы с бумажными документами: канцелярские
принадлежности (бумага, конверты, файлы, папки), расходные материалы для принтера и ресурсы
на его обслуживание, место для архива (закупка/аренда шкафов, специальное помещение) и, конечно же,
затраты на доставку документов (курьерская служба или услуги почты). А через 5 лет ещё появятся
и расходы на утилизацию этих документов.
При использовании ЭДО все эти траты можно исключить! Если исходящий документооборот не велик
и вмещается в лимит вашего договора ИТС, то выгода и снижение затрат не заставят себя долго
ждать.

Недостатки ЭДО – кажущаяся простота и недоверие пользователей

Множество сотрудников самых «бумажных» отделов, а также лиц, непосредственно ответственных за закупку ПО и расходы – люди старшего возраста, и речь вовсе не об обучаемости – техподдержка СЭД и грамотные курсы во время внедрения системы эту проблему успешно решают. Основной преградой становится банальное недоверие, увы, диктуемое опытом. Первые версии многих известных программ, которые сейчас заметно облегчают расчеты и финансовое планирование на предприятиях, стабильностью похвастаться не могли, и если система «рушилась», то выручали именно старые-добрые бумажные архивы, по которым можно было все восстановить. К тому же, малые предприятия старались экономить и, к примеру, вместо 1С внедряли более дешевые программы, которые помимо означенной проблемы, попросту не отличались удобством и функционалом.

В предложении ввести на предприятии систему электронного документооборота такие сотрудники вычленяют именно негативные стороны, и это тоже часть здравого подхода – сопоставление потенциальной выгоды и рисков. Традиционные претензии к СЭД таковы:

Лишняя дублирующая работа. Да, предприятие введет электронный документооборот, а вот поставщики, заказчики и многие госслужбы – нет. Итого, если в организации нет избыточной внутренней бюрократии, внешние документы все равно придется печатать. Хорошим примером служит работа некоторых налоговых отделений – они требовали отчетность на бумаге и на дискетах, причем во времена, когда формат дискет уже отмирал, и дисководы для них перестали входить в стандартную комплектацию ПК. То есть, служащие опасаются того, что придется вести работу в СЭД, а параллельно – еще и по старинке, и здесь уже ни о какой продуктивности речи не идет. Как ни парадоксально, одним из первых учреждений, настаивающих на введении СЭД и ЭП и активно их продвигающих, стала ФНС.
Обучение и адаптация. Грамотное, централизованное обучение работе с СЭД предлагает практически каждая компания, производящая этот продукт. Однако и здесь есть пространство для скепсиса. К примеру, один из факторов – разный уровень пользователей. Порог обучения у пожилого бухгалтера, который освоил свои профессиональные программы, но может легко спасовать перед обычным веб-поиском, и у сотрудника техотдела, который вырос уже во время высоких технологий и привык к современным интерфейсам, будет разным. И если обучение, предлагаемое поставщиком ЭДО предполагает пару лекций в общей аудитории, то на порах внедрения авралов не избежать.
Безопасность и сохранность данных. С бумажным архивом все просто – положил в сейф, запер на ключ, вот и вся сохранность, а компьютеры с важными данными можно просто не подключать к сети. Виртуальные хранилища, кажущаяся общедоступность документов – все это может вызывать ощущение ненадежности. Однако если о коммерческой тайне пекутся далеко не все, то второй вопрос безопасности данных звучит как: «А что будет, если программа сломается?» А заодно – легко ли ее сломать? Может ли обычный пользователь сделать нечто, что повредит системе? Могут ли удалиться данные во время сбоя? Как адаптирована программа при работе с нестабильной сетью? Как быстро среагирует техподдержка и какие сроки исправления сбоев? Увы, на практике организации-поставщики СЭД зачастую не отвечают на такие вопросы на своих сайтах и в коммерческих предложениях, боясь создать имидж ненадежной компании. По факту, эффект оказывается обратным – мало кто в нашей стране верит рекламе и исключительно хвалебным одам.

Эти опасения находятся «на поверхности», они просты и понятны, однако довольно быстро развеиваются. Введение СЭД на предприятии не должно быть спонтанным решением – необходимо внимательно изучить программы и обслуживание, которые предлагают поставщики, и лучше всего заранее допустить в инициативную группу, которая будет влиять на выбор, сотрудников ключевых подразделений, которым и предстоит работать с СЭД. Таким образом решится не только оценка системы, но также и понизится стресс от нововведений.

Выбор оператора ЭДО

Сегодня на рынке представлено не менее двух десятков операторов ЭДО, которые предлагают услуги маршрутизации внешних документов: «Диадок», СБИС, «СФЕРА Курьер», «Такском», «Калуга Астрал», «Синердокс» и другие. С точки зрения взаимодействия и выбора подходящего SLA, проще работать через единого оператора ЭДО. Но так только кажется.

На самом деле контрагенты компании обычно работают с разными операторами ЭДО. Чем больше у бизнеса партнёров, с которыми у него налажен документооборот, тем больше провайдеров ему придется вовлечь. Для обмена между операторами существует роуминг, но на данный момент в его реализации есть ряд сложностей.

Операторы по-разному настраивают роуминг: через запросы в личном кабинете, письма менеджеру, веб-формы, – и все эти процедуры нужно проходить в ручном режиме.
Роуминг между операторами может занимать много времени, так как тех, кто подписал в рамках инициативы ассоциации разработчиков и операторов систем электронных услуг (РОСЭУ) интеграцию в один клик, пока немного. У прочих провайдеров настройка может растянуться на 10-15 дней и даже несколько месяцев.
Роуминг не предоставляет все возможности ЭДО. Например, из-за этого довольно часто процесс аннулирования документов не работает. Это касается и дополнительных функций, на которые дал согласие один оператор ЭДО, но передать другому их нельзя.
Существуют проблемы с наименованием документов (при роуминге используется транслитерация).
У каждого оператора свое понимание того, как определять документы в полуформализованном виде (если для них нет установленных ФНС форматов). У кого-то существует единая сущность договора, у других – несколько. Соответственно, может теряться типизация документов при передаче между провайдерами.

Не все операторы ЭДО работают с пакетами документов, которая необходима многим крупным компаниям.

Добавление ЭЦП

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот имеет массу преимуществ перед бумажным.

Оптимизация бизнес-процессов

Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.

Снижение расходов

Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников.

Безопасность

Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. А передачу данных защищает шифрование.

Упрощённое представление документов в контролирующие органы

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы.

Освобождение места в архиве

Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере.

Снижение количества ошибок

Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. А интеграция с 1С и другими учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных.

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен организации

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена электронной документацией внутри компании, между организациями, с госорганами. Она включает в себя создание, заверение, отправление, получение, архивирование и повторное использование информации. Этот формат также ориентирован на передачу данных через информационно-телекоммуникационные сети или для обработки в информационных системах.

Оптимизация бизнес-процессов. У каждой компании сложились собственные бизнес-процессы с использованием бумажной документации. С переходом на новую систему управлять всеми процессами становится проще. Документация больше не теряется, становится легче искать и исправлять ошибки, в любой момент можно найти нужную информацию для проверки или копирования.
Сокращение денежных затрат. Ведение бумажной документации — это расходы на бумагу, картриджи, обслуживание принтеров, зарплату сотрудников, которые печатают, систематизируют и хранят информацию, а также на оплату услуг служб доставки. С переходом на ЭДО финансовые расходы сокращаются на 80%.
Экономия времени. При бумажном документообороте много времени уходит на распечатку бумаг, передачу их разным руководителям для согласования или подписи. Если бумаги нужно отправить в другой филиал или город, согласование занимает уже не дни, а недели. При использовании ЭДО пересылка занимает несколько секунд.
Безопасность. Документы подписываются электронной подписью и перемещаются по зашифрованным каналам связи, поэтому вся информация защищена от перехвата извне.
Упрощение коммуникации с органами контроля. Контролирующим органам выгодно пользоваться электронным документооборотом внутри своих организаций, а также принимать такую документацию от подконтрольных организаций. Последним легче отправлять отчёты, потому что любой электронный документ легко найти, проверить, переслать.
Улучшение сервиса для клиентов. Если компания внедрила ЭДО, то её клиентам не приходится долго ждать решения своих вопросов. Организация улучшает свою репутацию, привлекает больше клиентов и партнёров, выигрывает в конкурентной борьбе. Если компания занимается продажами, она быстрее получает оплату от клиентов, а значит, укрепляет свою финансовую состоятельность.
Обеспечение контроля за движением документации. Если один и тот же документ должны подписать разные адресаты, то отследить его перемещение при бумажном документообороте сложно. При использовании системы ЭДО всегда видно, где сейчас нужный файл, когда поступил, в каком статусе находится.

Работа с контрагентами

На практике компаниям приходится взаимодействовать с несколькими операторами ЭДО, но их круг должен быть ограничен разумными рамками. Пока на рынке не существует универсального коннектора, который позволил бы подключиться к любому из них. Однако проблему работы с несколькими операторами ЭДО все же можно решить: например, с помощью отдельного микросервиса интеграции, шины данных, доработки СЭД как хаба и т.п.

Чтобы сделать выбор, нужно рассмотреть тех провайдеров, с которыми работает большинство контрагентов компании. Как правило, это СБИС, «Диадок» и «Такском». Такую информацию даст опросник, рассылаемый клиентам/поставщикам: его можно составить как своими силами, так и с помощью консалтинговой компании. Он поможет выяснить, готов ли партнер перейти на ЭДО, что ему мешает и как можно помочь.

Если партнер принципиально готов работать в рамках ЭДО, определите, какими именно типами документов он будет с вами обмениваться. Если данная организация раньше никогда не работала с электронным документооборотом, нужно будет донести до неё потенциальную выгоду цифровизации процесса.

Крупные организации, как, например, «Сбер» или «Магнит», могут себе позволить переход на ЭДО в уведомительном порядке, просто сделав его обязательным условием с оговоренной даты. Но если ваше влияние на рынке не столь велико, нужно будет договариваться с контрагентами и выделить на это время.

Резюмируем

Обмениваться документами в цифровом пространстве удобно и эффективно, поэтому многие компании уже осуществили переход на электронный формат взаимодействия с контрагентами и привлекают все больше своих коллег. Затяжной бумажный документооборот препятствует росту производительности и тормозит рабочий процесс, в связи с чем предприятия все чаще делают выбор в пользу цифровизации.

Интеграция СЭД/ECM-системы с Оператором ЭДО позволяет синхронизировать внешний и внутренний документооборот в едином интерфейсе. Каждый сотрудник, который работает с документом, видит актуальные статусы и состояние в ELMA365 ECM. Автоматизированная отправка документов на сторону Оператора ЭДО из внутрикорпоративной системы документооборота сокращает как сервисные затраты на поддержание большого числа учетных записей в личном кабинете компании на стороне Оператора ЭДО, так и затраты на обучение сотрудников.

Работу с документами, участвующими в ЮЗЭДО, можно встроить в любой рабочий процесс. Любой полученный результат в Операторе ЭДО передается дальше в сторонние приложения и процессы, тем самым обеспечивая бесшовную работу с актуальной информацией, которая не потеряется где-то во время ожидания ответов.

Модуль-коннектор СФЕРА Курьер доступен в ELMA365 Store, «потрогать» и оценить базовый функционал ELMA365 ECM для управления договорами, организации финансового или долговременного архивов, делопроизводства и кадрового документооборота можно, воспользовавшись бесплатной триал-версией системы.

Подведём итоги

Хорошо обдумав и взвесив все «за» и «против», мы приходим к выводу, что электронный документооборот необходим современному бизнесу для сохранения конкурентных позиций и роста показателей производительности. Он помогает организовать обмен документами удобном виде, ускорить их жизненный цикл и снизить нагрузку на сотрудников, при этом увеличивая чёткость и эффективность выполняемой работы.

Ещё несколько лет назад компании относились к работе с электронными документами, как к чему-то ненужному и сложному. Сейчас же всё наоборот. Многие организации осознали, что нужно переводить документооборот в цифру для поддержания бизнеса на плаву и роста конкурентоспособности на рынке. Отсутствие автоматизации процессов предприятия тормозит развитие бизнеса и становится угрозой для его существования.

Мы предлагаем вам попробовать систему, которая быстро и качественно автоматизирует документооборот в компании — ELMA365 ECM. Она построена на современном технологическом стеке и обладает всем необходимым функционалом для полноценной работы с документами, а также внушительным потенциалом для расширения. Для вашего удобства предлагается пробный период на 14 дней, чтобы вы могли “потрогать” систему перед внедрением, проверить как она работает и соответствует ли вашим требованиям.

Заключение

Переход компании на ЭДО имеет ряд преимуществ. Эксперты оценивают сокращение временных затрат сотрудников на восемьдесят процентов после трансформации компаний с бумажного документооборота в электронную форму.

Система ЭДО позволяет:

освободить рабочее пространство и снизить затраты на канцелярию;
сэкономить энерго- и трудозатраты в пользу работников организации путём снижения агрегации операций;
хранить документы в единой электронной базе;
обеспечивать передачу данных в один клик, вне зависимости от расстояния контрагентов;
сократить количество ошибок, связанных с обработкой документов;
исключить мошенничество и применение «чёрных схем» путём прозрачности и хранения цепочек операций;
автоматически формировать архив и отслеживать действия пользователей;
централизованно отправлять информацию в государственные органы.

Приглашение контрагента к использованию электронного документооборота (ЭДО) является важным шагом в настройке взаимодействия с контрагентами. Для начала необходимо убедиться, что у обоих сторон есть соответствующее программное обеспечение для работы с ЭДО и они готовы перейти на цифровой формат обмена документами.

Далее можно отправить письмо или сообщение через систему ЭДО, где в краткой форме будет описано, какие преимущества может получить контрагент, переходя на электронный документооборот. В сообщении также могут быть указаны инструкции по регистрации в системе ЭДО и дальнейшей настройке взаимодействия.

Если контрагент уже работает с ЭДО, то можно отправить запрос на установление взаимосвязи между системами. Для этого необходимо обменяться соответствующими сертификатами безопасности и установить права доступа для каждого пользователя.