Как учитывать дебиторскую и кредиторскую задолженность в «1с:бухгалтерии 8»

Эволюция управленческого учета вместе с развитием бизнеса

Рост предприятия предполагает усложнение управленческих процессов: становится больше источников поступлений и расходных статей, критериев оценки эффективности компании. Как следствие, происходит эволюция используемых методик учета. Пример поступательного развития приводим в таблице:

Этап	Применяемые системы учета	Исполнитель
Первый	Кассовый метод, таблицы эксель: приход и расход средств	Руководитель компании
Второй	Появление БДР, вместо дат оплаты учитываются даты возникновения затратных статей	Бухгалтерия
Третий	Введение управленческого баланса, контроля за остатками	Профильный отдел фирмы
Четвертый	Индикаторы, метрики, постановка задач по KPI, измерение результативности отдельных процессов и прогнозирование	Служба внутреннего мониторинга и контроля на уровне группы компаний

Начало полноценной систематизации с подключением к процессу бухгалтерской службы, которая составляет для руководителя отчеты, используя данные POS-комплексов, банковские онлайн-программы. На таком уровне уже можно обрабатывать значительные объемы информации. Но, для планирования большого количества процессов в рамках крупной бизнес-структуры необходимо автоматизировать управленческий учет полностью, ввести разделение ролей. Иначе неизбежно серьезное отставание предоставляемых сведений. Этот этап принято считать автоматизацией управленческого учета в 1С.
На следующем этапе подготовкой отчетности занимается отдельная служба. Специалисты собирают и приводят к единообразию разноплановые данные с помощью *ETL-систем. Документы формируются с использованием стандартизированных форм, что позволяет добиться одинакового понимания итоговой информации всеми сторонами процесса. Далее можно переходить к моделированию бизнеса, анализу тенденций и прогнозированию развития компании. Со сбором данных для автоматизации управленческого учета хорошо справляются бухгалтерские решения компании 1С. Прогнозирование или моделирование работы компании удобнее выполнять уже в специализированных программных продуктах.
Переход на последний уровень автоматизации означает замену фиксации фактов как они есть “предсказаниями” событий с высокой долей вероятности. На данной ступени появляется отдел внутреннего мониторинга и контроля, вырабатывается общий для группы компаний регламент, перерабатываются формы. По сути, происходит эволюция от сложного к простому.

*Своевременное внедрение ETL-систем — важная задача, до решения которой качественно стандартизировать данные не просто, а количество ошибок и разночтений будет находиться в прямой зависимости от объемов поступающих сведений. Также необходимо упрощать отчетные формы с целью обеспечить корректный анализ информации сотрудниками с разным уровнем специальной подготовки.

Базовые задачи и трудности в их решении

Итак, нами были рассмотрены программы, управленческий учет «1С» и отличия УУ от БУ. Теперь давайте поговорим о практике. В первую очередь необходимо отметить тот факт, что отчеты, создаваемые в рамках УУ и БУ могут совпадать по форме, но разительно отличаться по своему содержанию. Это наиболее актуально в вопросах детализации (аналитики) и финансовой оценки показателей. В дальнейшем упор будет делаться на управленческий учет. При формировании отчетов про доходы и расходы они содержат разрез центров затрат. Это необходимо для определения, кто приносит больше доходов и/или расходов, как в абсолютных значениях, так и в относительных. Отчеты о движении средств тоже формируются по схожему принципу. При этом привязка идёт не только к статьям, но и местам возникновения трат.

Наиболее сложный момент – это управленческий баланс. Для предыдущих примеров достаточно было учитывать только оборотные показатели

Тогда как для управленческого баланса нужно обеспечить вниманием и остатки. Также при его составлении часто нужно указывать ещё и направление деятельности, если компания многопрофильная

Для упрощения этой задачи могут создаваться номенклатурные группы с последующим распределением между ними ассортимента.

Доначисление затрат или accruals

Сразу хочу обратить ваше внимание, что операция доначисления затрат работает в тесной связке с механизмом закрытия периода – используется та же самая логика. Смотрите, какая у нас ситуация:

Смотрите, какая у нас ситуация:

Бухгалтер управленческого учета закрывает январь. Он знает, что есть определенные постоянные затраты, например, затраты на электричество. Но бухгалтер РСБУ к 4 февраля никакую информацию о счете за электричество в систему не внес, потому что первичка еще не пришла.
Соответственно, бухгалтер управленческого учета делает доначисление затрат на 300 рублей. И это доначисление затрат транслируется:
- во-первых, в январь – начисляются затраты на 300 рублей.
- А во-вторых, в февраль – у нас там записывается минус 300 рублей. По факту, в феврале сторнируется январское начисление.

Соответственно, после того, как управленец сделал у нас это доначисление затрат, он закрывает январь для трансляции.

Что происходит потом? После этого наш бухгалтер наконец-то нашел свою бумажку с начислением затрат за электричество (там указана сумма 280 рублей) он в феврале вносит данный документ январем. Но поскольку у нас работает закрытие периода, о котором я вам до этого уже рассказала, то те проводки, которые внесены в бухгалтерский учет январем, для целей управленческого учета транслируются уже только в февраль. И совместно мы видим следующую картинку: в январе у нас затраты 300, в феврале — -300 +280 = -20. Получается такая корректировка суммы затрат.

Каким образом эта штука реализована в системе 1С:Управление холдингом?

Есть специальный документ, называется «Начисление операций». У него есть возможность делать начисление и указывать дату, на которую у нас должно будет произойти сторнирование. Классически, если мы отчитываемся ежемесячно, сторнирование происходит первым днем следующего месяца. А если мы отчитываемся ежеквартально, то первым днем месяца квартала.

Кроме того, в 1С:Управление холдингом есть очень интересная штука: сопоставление плана и факта начисления. Что это такое? Слева вверху у нас все начисления, которые мы произвели. А справа – реальные бухгалтерские документы. И в этом интерфейсе мы можем установить связку, чтобы показать, какое начисление каким бухгалтерским документом закрылось.Вы, конечно, можете посчитать, что это достаточно трудоемкий процесс, но у меня есть клиенты, которые так делают – видимо, кто-то у них это просит.

Давайте теперь разберемся, а каким же образом у нас управленец, который сидит в отдельном кабинете, знает, что вообще нужно доначислить за месяц? Как ему эти космические знания приходят?

А приходят они в 1С:Управление холдингом двумя следующими образами (по крайней мере, я нашла два подхода):

Первый подход заключается в наличии документа «Транзакция».Это документ, который:
- С одной стороны связан с подсистемой бюджетирования и оперативного планирования.
- А с другой стороны, он связан с подсистемой управления договорами и проектами.

Например, те люди, которые что-то ежемесячно бюджетируют, с помощью документов «Транзакция» вводят данные о том, какие расходы планируются в компании в этом месяце (это могут также делать руководители проектов, если в компании есть проектная деятельность). И вот, документ «Транзакция» – это, в принципе, документ подсистемы бюджетирования. Но на базе этого документа есть возможность сгенерировать документы «Начисление операций МСФО». Это как раз на тему пропасти между управленческим учетом и бюджетированием, и МСФО.

А второй подход–это доначисление затрат и обязательств исходя из статистики. Имеется в виду, что какие-то договоры имеют определенную периодичность, и в 1С:Управление холдингом есть возможность задать специальный график начисления расходов (как на рисунке), где указать контрагентов и сказать, с какой периодичностью, какиеденьги мы им будем платить – тогда у нас эти документы «Начисление операций МСФО» будут ежемесячно генерироваться автоматически.

Зачем, вообще, мне вести учет

У Сергея агентство недвижимости. Учет показывает каждый месяц, сколько денег тратить на рекламу: в какие каналы вкладывать больше, а в какие — меньше. Сергей знает, сколько заработает в следующем месяце, и что для этого сделать.

У Димы 4 магазина сантехники. Ему учет помогает определить, какой товар закупить, и сколько денег держать в запасах, чтобы товар был в наличии. Также учет показывает, как работают продавцы: кто халявил весь месяц, а кто заслужил бонус.

Учет — это ваш финансовый консультант. С ним вам будет проще принимать повседневные решения и знать ответы на вопросы:

сколько вкладывать в маркетинг в этом месяце?
что будет, если нанять еще одного сотрудника?
попаду ли я в кассовый разрыв, если не возьму с клиента предоплату?
сколько я могу взять денег из бизнеса и положить в карман?

Учет помогает принимать управленческие решения

Режим использования расширенной аналитики

В предустановленных настройках учета совершенно не очевидно для стороннего наблюдателя, что есть варианты и внутри самой Расширенной аналитики. Проделаем вот что:

1. Выберем режим учета затрат Партионный учет. В открывшемся окне снимем флаг Использовать расширенную аналитику затрат:

Настройка параметров учета в УПП и КА 1.1. Измененение режима учета затрат

Предупреждение нас не пугает, база-то пока пустая.

2. Нажимаем на Изменить настройку и снова видим предупреждение о необходимости перепровести все документы:

3. Соглашаемся и с удивлением смотрим на следующее окно:

Настройка параметров учета в УПП и КА 1.1. Измененение варианта Расширенной аналитики затрат

Вот они — варианты настройки Расширенной аналитики. И содержат эти варианты очень существенные различия.

Читаем пояснения под каждым вариантом внимательно. Вот важный момент. Только последний вариант позволяет нам вводить данные управленческого учета независимо от регламентированного. Технически это выражается в том, что мы имеем два отдельных регистра Учет затрат: регламентированный и управленческий.

Плюс изюминка — возможность вести учет затрат по проектам и управленческим подразделениям тоже предполагается только для последнего варианта:

Детализация затрат при расширенной аналитике затрат

4. В своем случае я выберу последний вариант — раздельное ведение регламентированного и управленческого учета затрат. И снова предупреждение:

соглашаемся, указываем период начала работы в базе:

5. Достигаем, наконец, результата: изменение варианта детализации Расширенной аналитики затрат:

Настройка параметров учета УПП и КА 1.1. Расширенная аналитика затрат

Я думаю, Вы вполне представили себе, чего стоит изменить настройку Расширенной аналитики потом

Важно продумать, какая настройка потребуется до начала работы и выбрать нужную сразу. В базе с большим количеством документов это будет гораздо сложнее

Что такое 1С: Управление холдингом? Общие тенденции и терминология в рамках статьи

Первое, о чем хотелось бы сказать той части людей, которые не знают, что такое «Быстрое закрытие»:

Быстрое закрытие – это когда управленческая отчетность компании сдается очень быстро, в течение 4-6 дней после окончания месяца. Например, когда отчетность за январь я сдаю не в апреле, а 4-6 февраля, непосредственно сразу же после окончания месяца. Это накладывает ряд условий на автоматизацию этого процесса, и соответственно, может вызвать некоторые трудности.
Под термином управленческая отчетность я буду иметь в виду пакет отчетов, подготовленный на базе движений по отдельному плану счетов управленческого учета.
При этом МСФО будет также рассматриваться как частный случай управленческого учета.

И последний момент – мы с вами не будем говорить о том, как в 1С:Управлении холдингом реализована консолидация отчетности. Мы будем говорить только про индивидуальную отчетность компании.

Буквально два слова о том, что такое 1С:Управление холдингом.

Это новый программный продукт, бета-версия которого была выпущена фирмой 1С этим летом (лето 2014 г. – Прим. ред.). Он позволяет автоматизировать такие обширные сферы жизни компании, как система сбалансированных показателей, бюджетирование, казначейство, МСФО, управленческая отчетность, управление активами, управление закупками и даже в небольшой степени управление НСИ. Разработчики 1С на партнерском семинаренас уверили, что, по их мнению, возможности этого продукта будут очень интересны управляющим компаниям крупных холдингов.

Хотелось бы обратить ваше внимание на одну методологическую деталь, которую мы наблюдаем в последнее время, и, которая, как я увидела, довольно-таки ярко проявляется в самом программном продукте 1С:Управление холдингом:

Раньше (год-два-три назад) у нас была ситуация такая: к нам приходили клиенты, которые говорили «мы хотим бюджетирование». И это были одни клиенты, которые хотят бюджетирование. Приходили другие клиенты, их коллеги, иговорили – нам нужно МСФО. И это тоже были совершенно отдельные случаи.
А сейчас мы видим, что эти темы стали неразрывно связаны друг с другом, и та пропасть, которая раньше разделяла эти понятия, уже снижается. Теперь приходящие к нам люди эти понятия уже не различают. Они говорят: «нам нужно бюджетирование по МСФО». Несколько лет назад я бы спросила «что?». А сейчас: «понятно, хорошо, будем делать». Это с одной стороны.
С другой стороны мы действительно видим, что данные бюджетирования и оперативного планирования одинаково активно используются и для управленческого учета, и для управленческой отчетности, и для целей МСФО. И об этом мы с вами дальше поговорим.

Итак, вводная часть закончилась, и сейчас мы поговорим непосредственно о быстром закрытии и инструментах, которые нам предоставляет 1С:Управление холдингом.

Отключение контроля остатков в 1С

Стандартные установки программного обеспечения 1С не дают возможности провести реализацию или списание, когда в складском помещении не хватает количества указанной товарно-материальной ценности. Тем не менее есть параметр для деактивации контроля остатков. Сделать это можно в меню «Администрирование», нажав на надпись «Проведение документов».

В отобразившемся окне необходимо поставить галочку у пункта «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».

После этого возможность реализовывать, списывать с остатков товарно-материальные ценности будет возможна даже при отсутствии их в достаточном количестве на складе.

Важно, что настройка устанавливается сразу для всех компаний, учет по которым ведется в программе. Включить и выключить функцию в разрезе организаций невозможно

Следует отметить, что для корректного проведения регламентной операции «Закрытие месяца» минусовых остатков быть не должно. Поэтому перед закрытием нужно навести «порядок» в учете ТМЦ.

Причины возникновения минусовых остатков:

не проведено поступление товарно-материальных ценностей от поставщика;
отражение поступления товарно-материальных ценностей с ошибками;
в документах по списанию и реализации некорректно указано количество.

Чтобы определить причины отрицательных остатков, можно сформировать соответствующий отчет. Об этом рассказано в следующем шаге.

Отображение отрицательных остатков

В случаях, когда функция списания при отсутствии товарно-материальных ценностей на складе включена, необходимо контролировать отрицательные остатки

Особенно важно это делать перед тем, как закрывать период, чтобы себестоимость для составления налоговых и управленческих отчетов была списана корректно

Контроль отрицательных остатков в программном обеспечении 1С версии 8.3 может осуществляться инструментом «Контроль отрицательных остатков».

Для этого нужно:

открыть меню «Склад»,
кликнуть на надпись «Контроль отрицательных остатков».

В отобразившемся окне необходимо провести следующие настройки:

• выбрать компанию с периодом для показа минусовых остатков;

• после этого надо кликнуть на надпись «Сформировать».

В отчетности будут указаны такие сведения:

наименование номенклатуры с отрицательными остатками;
начальный остаток;
документ расхода, вследствие которого образовался отрицательный остаток;
конечный остаток;
расход (количество).

Если все сделано правильно, никаких отрицательных остатков не будет. А отчет поможет выявить места, в которых были допущены ошибки.

Планирование платежей от покупателей

Шаг 1. Настройка функциональности программы

Переходим в раздел Главное – Настройки – Функциональность. На закладке «Расчеты» ставим флаг «Планирование платежей от покупателя»:

Шаг 2. Вводим срок оплаты в документах

Реализация (акты, накладные);
Передача ОС;
Передача НМА;
Оказание производственных услуг;

Если для всех контрагентов установлен единый срок оплаты, то в 1С 8.3 можно настроить подставляемое по умолчанию значение. Для этого переходим в раздел Продажи – Настройки – Сроки оплаты покупателями.

Шаг 3. Отчет “Задолженность покупателей”

Следующим шагом сформируем отчет по просроченной задолженности покупателей с учетом срока оплаты. Переходим в раздел Руководителю – Расчеты с покупателями – Задолженность покупателей по срокам долга.

Из отчета видим, что по состоянию на 21.05.2016 у покупателя имеется неоплаченная задолженность сроком до 7 дней в размере 2 264 455 рублей:

Шаг 4. Напоминание о неоплаченных счетах

Сформируем напоминания о неоплаченных счетах с помощью помощника «Ожидаемая оплата от покупателей».

Помощник позволяет не только сформировать отчет по имеющимся задолженностям контрагентов, но и отправить из 1С на электронную почту напоминания контрагентам о необходимости оплатить счета.

Помощника можно найти в разделе Продажи – Расчеты с контрагентами – Ожидаемая оплата от покупателей:

Отправить письмо из 1С 8.3 с напоминанием можно по кнопке <Напомнить>:

Первый пример

Допустим, в компании «Строительство» есть отдел информационных технологий, который занимается обслуживанием компьютеризированного оборудования и программного обеспечения. Потребителями их услуг являются различные строительные бригады, в составе которых есть сложная строительная техника. При этом отдел ИТ сформирован как самостоятельная организация А и пребывает на отдельном балансе. В конце каждого месяца от неё другой организации Б, которая занимается непосредственно строительством, передаётся акт выполненных работ. В регламентном учете возникают доходы А и расходы Б. Но ведь у них один собственник! Поэтому всего этого движения быть не должно, ведь всё происходит в рамках одной компании. Но для управленческого учета всё же необходимо учитывать расходы, которые несёт отдел информационных технологий. Ведь обслуживание программ и техники – это не бесплатное дело, к тому же, нужно платить заработную плату сотрудникам.

Оптовая и розничная

Существуют следующие понятия: оптовая и розничная торговля. В программе “1С: Бухгалтерия” для оптовой торговли реализовано следующее:

Автоматизация учета операций поступления.
Автоматизация реализации товаров и услуг.
Реализация оформления накладных и счетов-фактур.
Получение счета при продаже товаров.
Возможность пробивать чеки на контрольно – кассовой машине.
Фиксация отгрузки без перехода права собственности.
Учет страны происхождения.
Учет номера грузовой таможенной декларации.
Печать акта о приемке товара без счета поставщика.
Формирование товарной накладной за поставщика.
Формирование приходного ордера.

В программе “1С: Бухгалтерия” для розничной торговли реализовано:

Поддержка продаж по результатам инвентаризации.
Поддержка оперативного отражения розничной реализации.
Реализована формирование отчетности по торговым операциям.
Возможность учитывать товар по продажным ценам.
Возможность учитывать товар по покупным ценам.

На нашем сайте есть и другие полезные публикации, из которых вы сможете узнать:

Что значит выручка от реализации и как она рассчитывается?
Что такое репатриация валютной выручки?
Чем выручка отличается от оборота и себестоимости?
Что такое валовая выручка?
Как правильно посчитать годовой объём?
Каков порядок отражения выручки с НДС и без?

Делать вещи правильно ≠ делать правильные вещи

Есть собственники-профессионалы в каком-то деле. Один — рисует проекты домов, другой — ведет переговоры, как Джим Кемп, третий — находит надежных людей в команду. Каждый такой бизнесмен готов тратить кучу времени на то, в чем он эксперт, но к управлению компанией это никак не относится.

Быть в чем-то экспертом — хорошо, но главная задача собственника — вести бизнес к результату.

Вы можете грести в лодке, как Федор Конюхов, но когда остальные идут под парусом, вы все равно будете позади.

Чтобы точно знать, что делать, помогают цифры и финансовый учет. С учетом вы — автомеханик с 20-летним стажем, сразу знаете, что чинить. Чуть что застучало под капотом, ага, в карбюраторе конденсат. Не полезет же Михалыч в подвеску, если знает, что проблема не в ней.

Тот, кто знает, что делать, эффективнее того, кто делает что-то, пусть даже профессионально

Если у вас несколько магазинов

Если у организации есть несколько торговых точек, то в программе 1С можно данную ситуацию отразить. Розничная торговля может быть:

Неавтоматизированная торговая точка (НТТ). В неавтоматизированной торговой точке нет связи в режиме онлайн с информационной базой данных. Пример: ларек, выездная торговля и т.д.
Автоматизированная торговая точка (АТТ). Торговля по розничным ценам, выручка показана в отчете: “отчет о розничных продажах”.

Неавтоматизированная торговая точка

Алгоритм реализации следующий:

Поступление товара в торговую точку.
Инвентаризация.
Приходным кассовым ордером фиксируется выручка.
Создание отчета о розничных продажах.

Как это отразить в программе? Рассмотрим на примере “1С: Бухгалтерия”.

Формирование документа “приходный кассовый ордер”.
В нем указываем “розничная выручка” (тип операции).
Выбираем склад “НТТ” (неавтоматизированная торговая точка).
Устанавливаем счет кассы — 90.01.2 (выручка по отдельным видам деятельности с особым порядком налогообложения), 90.01.1 (выручка по деятельности с основной системой налогообложения).
Создаем документ “инвентаризация товаров на складе”.
Формируем отчет “отчет о розничных продажах”, на основании документа, созданного в пункте 5.
В отчете выбираем счета операционной кассы — 90.01.2 или 90.01.1.

Посмотреть выручку можно в отчете “оборотно-сальдовая ведомость по счету”, выбрать нужно счет 90.01.

Автоматизированная торговая точка

Создаем отчет о розничных продажах. В результате формируются проводки в “1С: Бухгалтерии”. Формирование проводок зависит от настройки бухгалтерского и налогового учета.

Есть возможность вручную создать документ о продаже товара. Для этого:

Нужно выбрать вкладку “отчет”.
Выбираем отчет “розничный магазин”.
Подставляем счет кассы 50.01 – “касса организации” или можно выбрать 50.02 – “операционная касса”, 50.04 – “касса по деятельности платежного агента”.
Добавляем товар, который продали.
Указываем количество проданного товара.
Ставка НДС, цена, счет учета товара и дохода подставляются автоматически из настроек для номенклатуры.
В результате формируются проводки, которые покажут выручку от реализации.

Реализована возможность отражать оплату банковским кредитом или картой. Для этого нужно:

Зайти в закладку “безналичные оплаты”.
Ввести сумму оплаты карточкой.
В справочнике “вид оплаты” ставим оплату платежной картой.

Создается документ ”поступление наличных”. Он показывает в программе поступление денег через кассу на расчетный счет. Этот документ не формирует проводок. Так как проводки выполняет отчет “отчет о розничных продажах”. Но он попадает в отчет “кассовая книга”.

Если в магазине, в лавочке и так далее, есть кассовое оборудование, то можно с помощью чеков реализовать розничную продажу.

Отчет о продажах формируется после закрытия смены автоматически. В нем вся информация о продажах по чекам за день. После закрытия смены создается документ “поступление наличных”.

Вывод можно сделать следующий. Программа “1С: Предприятие” помогает в контролировании деятельности компании. С помощью программы можно посмотреть рентабельность предприятия. Она помогает сотрудникам в рабочем процессе. В заключении нужно подчеркнуть, что в программе “1С: Предприятие” введение и отражение выручки должно совпадать с учетной политикой организации.

Какие отчеты по дебиторке есть в 1С?

Что в сути?

Когда говорят про управленческий учет в «1С:Предприятие», то часто уточняют, что он должен быть более детальным и точным, нежели бухгалтерский. Конечно, такое вполне может быть. Но не обязательно. Ведь управленческий учет в «1С:УПП» представляет собой мощный инструмент, главная цель которого – обеспечение учета в плане счетов и при работе с регистрами. Поэтому, если бухгалтерия покрывает все запросы, то уже на начало следующего периода можно иметь все необходимые данные. Но следует понимать, что есть множество различных факторов, которые оказывают значительное влияние на «правильность» собираемой информации и её соответствие целям УУ. Допустим, ведётся работа с контрагентом. Владелец компании-партнера за это время не менялся. А вот вывеска, юридический адрес и название – не один раз. Поэтому в бухгалтерии будет несколько контрагентов. Хотя для управленческого учета желательно отображать её как одну компанию. Поэтому работа на основании бухгалтерских данных является более подходящим для небольших компаний.

Какое программное обеспечение использовать?

Безусловно, у нас уже есть «1С:Предприятие». Но базовых возможностей часто не хватает. Поэтому часто используются дополнения и настройки, выпускаемые различными фирмами. В качестве примера можно рассмотреть «1С БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет». Оно подойдёт для тех, кто желает консолидировать отчетность, привести её к виду согласно требованиям международных стандартов, обеспечит многовариантное планирование бюджета, позволит вести учет всех договоров. Также с «1С БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет» можно работать с мобильного устройства, что позволяет гибко и оперативно реагировать на возникающие потребности. Правда, удовлетворить всех одной разработкой не получается. И здесь можно порекомендовать дополнительно использовать «1С:ERP Управленческий учет». Эта конфигурация рассчитана на сотрудников экономически-плановых служб, руководителей среднего и высшего звена.