Уничтожение документов с истёкшим сроком хранения

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией. Подготовка к уничтожению:

Подготовка к уничтожению:

• изъятие соответствующих документов из места их хранения;
• освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
• упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Оборудование

Сотрудничество с компаниями по утилизации

Специалисты способны в кратчайшие сроки уничтожить утратившие ценность бумажные носители и освободить в архиве место для хранения новых документов. На утилизацию можно отправить:

• бумаги, содержащие секретные данные;
• листы любого формата, в том числе с «водяными» знаками;
• старые отчеты бухгалтерии;
• журналы и газеты;
• книги с твердыми и мягкими обложками;
• носители цифровой информации — диски, кассеты, флешки;
• пластиковые карточки.

Все предоставляемые услуги соответствуют законодательству России. При заключении договора подписываются документы, обязывающие стороны соблюдать конфиденциальность. Если у заказчика нет возможности присутствовать при утилизации, он может потребовать отчет в виде фотографий или видео.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее пяти лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы – стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов.

При этом не следует забывать о следующем:

запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

Когда можно оформить акт при неизвестных сроках хранения

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. Для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.

• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки

Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Порядок проведения процедуры в 2023 году

Условно процедуру уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:

1. Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
2. Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
3. После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
4. Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
5. Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
6. После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.

(Видео: «Порядок уничтожения документов. «)

Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2023 году

При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:

• в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
• далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
• ниже пишется название документа;
• также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
• перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
• ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
• под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
• после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.

Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации

Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок

Помарки также не приветствуются. Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа. Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления. Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.

(Видео: «Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?»)

Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению. Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро. Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.

Особенности утилизации офисных документов

Утилизация скопившейся бумаги в квартире проходит очень просто. Достаточно взять старые тетрадки и другие подобные вещи, а затем отправить в корзину, либо отнести в пункт приема макулатуры.

С офисными бумагами сложнее, существует ряд ограничений:

1. Утилизировать старые приказы, а также бухгалтерские документы можно только после того, как истечет срок хранения, которые устанавливается государством. По состоянию на 2021 году действует ФЗ-125.
2. Утилизировать следует постепенно, освобождая архив от документов, которые по тем или иным причинам утратили свою ценность для компании.

Если компания хочет внести свой вклад в дело защиты окружающей среды, лучше использовать электронный документооборот, способный полностью устранить потребность в бумаге. Если для компании ценность экологической безопасности не определяющие, то можно руководствоваться экономией. Электронный документооборот снимает потребности не только в бумаге, но и принтерах, шредерах, копировальных аппаратах, многофункциональных устройствах и т. п. вещах.

Интересно, что офисная оргтехника тоже требует соблюдения определенных правил утилизации.

Как хранить документы правильно

Условно процесс хранения документов можно разделить на текущее и архивное хранение. Текущие документы – это те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Такие бумаги и материалы можно хранить в офисе компании в шкафах или сейфах, особых требований здесь нет. Главное – обеспечить сохранность и конфиденциальность документов.

Архивные документы – те, по которым не истек срок хранения. Эти документы через 10 лет передаются в архив. Документы нужно подготовить к архивному хранению: систематизировать, расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить. Следующий шаг – составить опись: сформировать список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц. Заполните лист-заверитель: укажите общее количество листов в деле и опишите их физическое состояние. Например, некоторые документы повреждены или есть неразборчивый текст. После всех этих действий документы можно передавать в архив.

Способы уничтожения документов

Если вы приняли решение о физическом уничтожении дел, то вам следует помнить:

• нормативно правовые акты, которые регламентируют порядок уничтожения документов на бумажном носителе;
• нельзя избавляться от документов, связанных с прошедшими или предстоящими судебными разбирательствами;
• при утилизации потерявших актуальность документов, нужно строго следить за конфиденциальностью всей находящейся в них информации;
• любые копии уничтожаемых документов, также подлежат утилизации.

Когда документация находится на бумажных носителях, то ее можно уничтожить несколькими способами:

• использовать шредер в промышленных масштабах;
• применять химические вещества;
• использовать метод сжигания (у крупных компаний, с большим объемом макулатуры, данная процедура проводится на специализированных площадках на лицензируемом оборудовании).

Существует огромное количество достоинств и недостатков данных методов, поэтому можно привести в пример еще один метод, метод «закапывание». Некоторые допускают использование данного метода, но он является малоэффективным. Как правило, уничтожение архивных документов проводят путем их сжигания или отдают на специализированные перерабатывающие предприятия, использующие оборудования по типу шредера.

При задаче утилизировать большие объемы данных, в которых содержится конфиденциальная информация, заключают договор на утилизацию с лицензированной организацией. При небольших объемах, с задачей уничтожения можно справиться с помощью собственных ресурсов.

Инструкция по заполнению акта

В правой части листа в самом начале нужно разместить полное наименование организации, дату когда создается акт, номер документа, в зависимости от внутреннего документооборота.

В левой части листа необходимо указать информацию о руководителе организации: его должность, фамилию, имя, отчество. Одну строку необходимо оставить незаполненной. В ней руководитель позже поставит свою подпись.

Дальше, посередине прописывается название документа.

Основная часть акта должна обязательно отражать:

• Основания, по которым можно осуществить ликвидацию документации (приказ, распоряжение директора, и т, д.). Также необходимо поставить дату, опись с порядковыми номерами документов.
• Состав комиссии, включая ее членов и председателя, их должности, фамилии, имена, отчества.
• Зафиксированную экспертную оценку и отобранные бумаги для утилизации с подробным их перечнем. Под списком или таблицей нужно указать их количество цифрой и прописью. Также необходимо внести в документ способ утилизации бумаг.

По завершению составления акта его должны заверить все участники комиссии своими подписями. Напротив подписей должны указываться имена их владельцев.

Потом можно передавать акт руководителю. Изучив его он лично заверяет его своей подписью.

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1 Не приводится.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Составление акта об уничтожении документов

При составлении акта на уничтожение документов не существует строгого стандарта его оформления. Акт можно составлять в свободной форме, или используя образец того или иного предприятия.

В независимости от выбранного варианта оформления акта, он всегда имеет одинаковую структуру:

• Документ начинается с шапки, которая содержит название организации.
• Далее отдельно фиксируются члены комиссии.
• Составляется специальная таблица или простой список, в котором перечисляются все подлежащие утилизации бумаги.
• Если объем бумаг очень большой, их необходимо поделить по категориям и вносить в бланк в виде отдельных позиций.
• В акте можно зафиксировать вес или объем уничтожаемой документации.

После составления акта необходимо, чтобы комиссия и руководитель организации поставили в нем свои подписи.

Ставить печать в акте не обязательно, так как он относится к внутренней документации предприятия.

Оформляя акт можно использовать обычные листы бумаги формата А4, или же фирменные бланки компании. Заполнять его можно или на компьютере, или от руки.

Количество экземпляров равно количеству людей из комиссии, плюс экземпляр для самой фирмы. Все экземпляры должны быть заверены соответствующим образом.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

• запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
• нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
• нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
• необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

Видео:Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать

Основания для уничтожения документов

Экспертиза ценности документов

Утилизация может проводиться с участием экспертной комиссии и без нее. Экспертная комиссия по уничтожению документов работает, когда срок хранения не является единственным критерием, на котором основано решение об уничтожении документов. Проведение экспертизы ценности позволяет выявить значимость для дальнейшей работы, научного мира или в истории.

Основная функция ЭК — это организация ежегодной проверки и списания документации. В состав включаются ИТР работники и руководящие лица – руководители компании:

• начальник отдела кадров;
• главный бухгалтер;
• главный юрист компании;
• начальник отдела по специализации.

Проверка комиссии оформляется соответствующим протоколом, где указаны состав комиссии, перечень рассматриваемых документов, сроки и вынесенный вердикт. ЭК влияет на ход дела следующим образом:

Срок хранения истек, ЭК признает документ не нужным — подлежит уничтожению.
Срок хранения не истек — вне зависимости от важности, документ продолжает храниться в архиве.
Срок хранения истек, но ЭК вынесла решение о необходимости сохранения документа — бумаги подлежат хранению до указанного комиссией срока.

После составления актов, описи и протокола проводятся их согласование и последующее утверждение генеральным директором. Далее оформляются документы на хранение и уничтожение, в зависимости от решения ЭК. Для ненужных бумаг проводится процесс утилизации.

Физическое уничтожение

Утилизация — это физическое уничтожение документов различными способами. При этом запрещается выбрасывать документы на свалку, рвать или использовать вторично в качестве черновиков. Утилизация должна исключить возможное восстановление, даже частичное.

Шредирование бумаг

Шредирование — измельчение бумаги. Способ официально принятый на вооружение, используется без ограничений. В зависимости от мощности шредера, можно справиться с любым количеством документов: от нескольких листов до объемов, насчитывающих тонны. Этот метод экономит большое количество бумаги, позволяя использовать макулатуру в дальнейшей переработке.

Сжигание бумаг

Является одним из самых дешевых способов, но отличается высокой токсичностью при сжигании, что при больших объемах может привлечь внимание службы экологии. Кроме того, этот способ возможен только на предприятиях, где есть работающие печи или возможность организовать безопасность этого процесса

Закапывание

Этот метод нерационален ни в экономическом, ни в практическом плане. Для рытья траншеи нужно нанимать технику и людей, что само по себе затратно по времени и деньгам. Кроме того, бумаги могут быть выкопаны, что чревато распространением секретной информации. К этому способу прибегают в случаях, когда бумагу нельзя использовать в шредированном виде, также нельзя ее сжигать, например, при радиоактивном или бактериологическом заражении.

Химическая обработка

Теоретически этот способ можно использовать, но практически он сложен в техническом плане (требует выполнения техники безопасности по работе с кислотами или щелочами). Кроме того, он неоправданно дорогостоящий. Его используют преимущественно в случаях, когда бумага подлежит уничтожению на месте ее хранения.

Выездное уничтожение

В этом случае выбор способа утилизации и сама процедура ложатся на сотрудников компании, предоставляющих подобные услуги. Как правило, такие организации имеют в своем арсенале необходимое оборудование и могут предложить все виды уничтожения документов.

Преимущества работы с компаниями по утилизации

Фирмы, оказывающие подобные услуги, могут предложить не только разные способы уничтожения документов, но также проконсультируют компанию о текущих нормативных документах, которыми нужно руководствоваться (поскольку изменения в законодательстве происходят нередко).

Для исключения утечки информации, т. е. предоставления качественных услуг, с компанией составляется договор, в котором должен присутствовать пункт, что организация, оказывающая помощь по утилизации, обязуется обеспечить конфиденциальность информации. Кроме того, после уничтожения бумаг шредером, при невозможности их восстановления, они могут быть использованы как макулатура, что позволит частично вернуть деньги за оплату услуг.

Фирмы, занимающиеся утилизацией

Иногда организациям гораздо проще и удобнее воспользоваться услугами по утилизации, предоставляемыми специализированными фирмами, нежели осуществлять процесс самостоятельно. Вот некоторые положения, выполняемые современными утилизирующими компаниями:

• уничтожение документов архива может происходить в присутствии сотрудника организации — заказчика;
• процесс может сниматься на видеокамеру;
• после непосредственного уничтожения документации заказчику выдают акт об утилизации (образец представлен ниже);

• вся процедура соответствует требованиям российского законодательства;
• измельченное сырье отправляется на дальнейшую переработку для получения новых изделий;
• по желанию заказчика может производиться выделение дел на уничтожение с выдачей соответствующего акта.

Примеры фирм в России

• «Делис Архив», г. Москва и г. Санкт-Петербург;
• «ОРБ», «Столичный архивист», «Архив услуги» г. Москва;
• «Зест Экспресс» с главным офисом в Москве и филиалами в Санкт-Петербурге, Краснодаре, Екатеринбурге, Саратове, Новосибирске и других городах;
• «Экологические стратегии Урала», г. Пермь;
• группа компаний «Тэлос» в Екатеринбурге, Новосибирске, Владивостоке и других городах;
• «Золотой ресурс», г. Калининград.

Стоимость услуг

Цены на услуги в одной из московских фирм:

• составление перечня бумаг на уничтожение – 1 дело – 25 руб.;
• создание акта о выделении просроченных документов к утилизации – 1 дело – 10 руб.;
• уничтожение документации шредером – 1 кг – 5 руб.;
• сжигание бумажных носителей – 1000 кг – 25000 руб.;
• утилизация дисков и пластиковых карточек – 1000 кг – 25000 руб.

Частые ошибки при хранении документов

• Открытый доступ. Документы, которые содержат, например персональные данные или сведения, относящиеся к коммерческой тайне не должны быть доступны всем желающим.
• Документы уничтожили раньше срока. В таком случае необходимо как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам запросить у партнеров, а отчетность – у контролирующих органов. Если произошел форс-мажор: офис затопило, и все документы были уничтожены или их украли, необходимо подтвердить этот факт. Соответствующие справки можно запросить у управляющей компании (в случае потопа) или у полиции (в случае кражи).

Если, например, налоговая запросит документы, а их не будет, компании придется заплатить штраф. Также контролирующие органы могут заподозрить, что организация умышленно уничтожила документы, чтобы скрыть незаконные схемы работы. Поэтому лучше не искать приключений и иметь все нужные бумаги под рукой. В том случае если срок хранения документов истек, и их уничтожили по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.