Про хранение документов

Как хранить тетрадки?

Для школьника, студента и педагога документы – это тетрадки. На рабочей поверхности стола можно установить картонные, пластиковые или деревянные накопители для документов (стойка угол) и разложить тетрадки.
Чтобы школьникам и студентам не запутаться в тетрадках, лучше брать разные обложки для каждого предмета.

Пример организации хранения школьных тетрадей

Готовый холдер для хранения школьных принадлежностей

Выбирайте наиболее оптимальный способ хранения документов в домашних условиях и тогда все документы всегда можно будет найти, в экстренных случаях подсказать родным, где они лежат.

Как хранить документы путешественникам?

Есть люди, кто собирается на отдых, в путешествия. Все документы нужно хранить в одном месте и видеть, что все документы на месте и ничего не забыто.

Прозрачные зип-пакеты, пластиковые конверты на кнопке.
В такой папке будет все видно.

Органайзер для документов.

В продаже можно купить холдер, органайзер для путешественников и собираясь в путешествие все документы будут в одном месте.

Холдер для хранения документов в путешествии

Где хранить?

Если поездка состоится в ближайшем будущем, то документы нужно положить на видное место. Например, на подставку для телевизора. При условии, что в квартире нет маленьких детей.

Если поездка будет через месяц и больше, тогда убрать на полку рабочего стола.

Автоматические системы управления документами

Информация как таковая со временем превратилась в полноценный ресурс производства, Сегодня ее качество во многом определяет эффективность управления, и для этого на предприятиях активно внедряются автоматические системы.

Автоматизированное управление

Для современного предприятия в целом – это важнейшая функция, без которой практически невозможно вести целенаправленную деятельность. Если же брать автоматические системы управления документами (АСУД), то основным их назначением является подготовка, согласование и обработка документов организации, а результатом внедрения – освобождение сотрудников от некоторых рутинных операций и, как следствие, ускорение всех производственных процессов и повышение конкурентоспособности.

С помощью автоматической системы можно обрабатывать входящие, исходящие, организационно-распорядительные и архивные документы.

Основные функции, выполняемые АСУД:

• автоматический ввод данных и уменьшение за счет этого количества возможных ошибок;

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции и последующее перенаправление ее в необходимое подразделение;

• осуществление многоуровневого контроля за исполнением документов, отслеживание сроков;

• поиск и подбор документов, сохранение поисковых запросов, формирование отчетов;

• анализ документооборота организации с целью его оптимизации и снижения затрат на его ведение, формирование статистических сводок.

Автоматические системы управления документами могут использоваться в двух целях. С одной стороны, они обеспечивают привычный (традиционный) порядок документооборота, но на новом, качественном, уровне. С другой – помогают постепенно перейти от бумажной к безбумажной технологии обработки информации.

В любом случае внедрение АСУД несет предприятию определенную пользу. По данным некоторых исследований, автоматическая обработка документации приводит к улучшению и ускорению обслуживания клиентов, к росту эффективности работы подразделений и значительному снижению уровня запасов.

Какую выбрать АСУД для своей организации

Существует множество программ для автоматизации управления документами. Выбор той или иной зависит от объема документооборота, от масштабов деятельности, а также от финансовых возможностей.

Системы автоматизации делопроизводства (САД) применимы в организациях с небольшим документооборотом. Они предназначены для внутреннего пользования, поэтому разрабатываются для конкретного пользователя.

Системы электронного документооборота (СЭД) одновременно и автоматизируют делопроизводство, и работают с различными видами документов, в том числе с юридически значимыми. Охватывают стадии от создания и получения до перемещения и копирования. СЭД внедряются на предприятиях с большим объемом документооборота.

Корпоративные системы управления делопроизводством (КСУД) – универсальные, но в то же время более сложные системы в техническом и организационном плане. Работают со всеми типами документов. Предназначены для использования всеми структурами учреждения.

Учет затрат на хранение документов и регистров

Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:

• оплату коммунальных услуг;
• ремонт помещения;
• арендные платежи, если здание арендуется организацией;
• заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.

Проводки:

• Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
• Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
• Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
• Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
• Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
• Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.

Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

• Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
• Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.

Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:

• Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
• Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
• Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.

Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.

Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.

Главное

1. Обязанность хранения документов с соблюдением сроков возложена на архивную службу компании и на государственный (муниципальный) архив.
2. Если компания больше не может исполнять требования ФЗ, к примеру, в связи с ликвидацией, документы, имеющие общественное и историческое значение, передаются в госархив.
3. Можно использовать и стороннее учреждение, если хранить дела на территории действующей организации не представляется возможным.

Хранение бумажных документов

Что касается хранения бумажных документов, то новыми Правилами хранения установлено, что организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов. 

Формирование и оформление дел

• в государственных органах и органах местного самоуправления — в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, 2019. 

• в государственных организациях — в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, 2018. 

• в коммерческих организациях — в соответствии с локальными нормативными актами, к которым могут относиться Положение о делопроизводстве, Положение об архивном хранении, Положение о хранении электронных документов (основой для разработки положений может являться методическая разработка фирмы «1С» Комплект нормативных документов — 2023» к «Методике управления документами и совместной работой).

Претерпела изменение и итоговая запись к номенклатуре дел организации. По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись номенклатуры дел о количестве заведенных дел (томов) постоянного и временного сроков хранения на бумажном носителе и о количестве заведенных электронных дел постоянного и временного сроков хранения. Бумажные дела, подлежащие уничтожению, могут передаваться в организации, занимающиеся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку ДСП, а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправления организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов.

Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к Акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Есть изменения и в требованиях к помещению архивохранилища. Для освещения помещения архива можно применять помимо ламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью еще и люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра и светодиодные светильники. 

Состав учетных документов архива

Основные учетные документы архива: книга учета поступления и выбытия дел, документов; опись дел; лист фонда; дело фонда; паспорт организации – для источников комплектования государственного (муниципального) архива.

Вспомогательные учетные документы архива: список фондов; книга выдачи единиц хранения во временное пользование; реестр описей (для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава); список источников комплектования; топографические указатели; каталоги; указатели.

В оформлении учетных форм также произошли изменения. Номенклатура дел, описи дел, описи электронных документов, акты о выделении к уничтожению документов и др. могут утверждаться не только руководителем организации, но и уполномоченным им лицом. Акт о неисправимых повреждениях архивных документов дополнен подписями экспертов. Согласование ЭПК архивного учреждения заменено на утверждение, что повышает ответственность за признание документов неисправимо поврежденными.

Архив компании и сторонний архив

Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:

• письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
• описи в 3 экземплярах;
• историческая справка компании (только при первом обращении);
• справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.

Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.

Как хранить документы автомобилистам?

Для хранения документов на автомобиль лучшим решением будет приобрести авто-органайзер. В продаже разные виды, цвета. В нём много кармашков и каждый документ будет на своём месте. В маленькие кармашки можно вставить визитные карточки, а также скидочные карточки, которые касаются авто: ремонт, АЗС, эвакуатор и другая информация.

Органайзер для хранения документов в автомобиле

Где хранить?

Основные документы на автомобиль (чтобы ездить на машине) человек берёт тогда, когда собирается выезжать куда-то. Обычно их хранят в сумке – барсетке.
Неосновные документы, например договор о купле – продаже машины, документы касающиеся машины, например покупка колёс, ремонт машины нужно положить в прозрачный файл, а затем в папку с названием «автомобиль».

Для машин в продаже имеется специальный органайзер для хранения вещей. В него можно положить книги, журналы, карты, бутылку с питьевой водой, детские аксессуары, игрушки.

Автомобильный органайзер для хранения вещей

Где хранить документы

1. В шкафу. Можно положить или поставить папку просто на полку или вниз основного отделения, при условии идеальной чистоты и сухости.
2. В ящике тумбы. Выдвижные места содержания не только удобны, но и наиболее надежны, поскольку обеспечивают дополнительную защиту от пыли и других внешних воздействий. Кроме того, при необходимости в такой ящик можно врезать замок с ключом.
3. На подставке для телевизора. Все зависит от ее конструкции, если место позволяет, то можно. Но в этом случае не следует размещать там другие вещи и бумаги.
4. Специальный настольный бокс для документов с выдвижными ящиками. Можно подобрать любого размера, дизайна и цвета. Также такие боксы делают на заказ.
5. На стеллаже. Этот способ один из самых удобных при большом количестве папок. Можно купить готовый стеллаж или сделать его самостоятельно.
6. В сейфе. Безусловно, это самый надежный способ. Помимо недоступности для детей и посторонних, документы будут в идеальных условиях по температуре и влажности воздуха, а также по чистоте. Если сейф небольшой, в него можно поместить только самые ценные документы.
7. В банковской ячейке. Можно использовать этот способ для особо ценных документов из тех, что не требуются в повседневной жизни. К примеру, бумаги на имущество, акции.

Визитки и банковские карты

Необходимо в первую очередь разделить их на те, которые используются часто и редко. Так самые востребованные можно поместить в кошелек. Рекомендуется иметь большой бумажник, размером в развернутую денежную купюру, в нем есть и специальные кармашки для карт.

Для остальных удобно использовать специальную визитницу. Убирать далеко ее нецелесообразно, лучше положить на журнальный столик или в выдвижной ящик.

Инструкции к бытовым приборам

В течение жизни человек приобретает большое количество техники, все инструкции к ней лучше содержать в одном месте. В качестве хранилища можно использовать обычную обувную коробку или небольшой пластиковый контейнер.

Документы автомобилиста

Водительское удостоверение, паспорт транспортного средства, автостраховка, ТО – бумаги, которые всегда должны быть с собой. Лучше всего приобрести для них специальный органайзер, в котором предусмотрены ячейки, как для мелкогабаритных, так и для больших бумаг. Все документы будут под рукой, при этом точно не помнутся и не намокнут.

Можно хранить эти бумаги также в барсетке, но ни в коем случае не в карманах или бардачке.

Что такое файл cookie и другие похожие технологии

Файл cookie представляет собой небольшой текстовый файл, сохраняемый на вашем компьютере, смартфоне или другом устройстве, которое Вы используете для посещения интернет-сайтов.

Некоторые посещаемые Вами страницы могут также собирать информацию, используя пиксельные тэги и веб-маяки, представляющие собой электронные изображения, называемые одно-пиксельными (1×1) или пустыми GIF-изображениями.

Файлы cookie могут размещаться на вашем устройстве нами («собственные» файлы cookie) или другими операторами (файлы cookie «третьих лиц»).

Мы используем два вида файлов cookie на сайте: «cookie сессии» и «постоянные cookie». Cookie сессии — это временные файлы, которые остаются на устройстве пока вы не покинете сайт. Постоянные cookie остаются на устройстве в течение длительного времени или пока вы вручную не удалите их (как долго cookie останется на вашем устройстве будет зависеть от продолжительности или «времени жизни» конкретного файла и настройки вашего браузера).

Организация архива на предприятии с нуля

Архивирование документов в организации — непростой процесс независимо от объема делопроизводства, особенно когда приходится иметь с ним дело впервые. Начать организацию архива, если никаких наработок в эту сторону еще не сделано, а в документах предприятия уже легко потеряться, стоит с назначения ответственного. Можно нанять нового работника, который будет специализироваться на ведении архива, а можно возложить эту обязанность на одного из сотрудников штаба с не очень высокой нагрузкой. Затем нужно завести учетный журнал использования архивных документов, где будут записываться все лица, которым предоставлялся доступ к ним. Там же будут фиксироваться даты, когда бумага была взята из папки и возвращена туда.

Все остальные действия ничем не отличаются от организации уже существующего архива. Подробная пошаговая инструкция по тому, как работать с ним, дана ниже.

Договор с архивом

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

• как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
• кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
• кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
• каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
• в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Разработка регламента электронного архива

При формировании электронного архива обязательным этапом является формирование его регламента. Он подразумевает создание ряда требований, в соответствии с которыми хранятся документы в архиве, срок их хранения, правил передачи и обработки документов и так далее. Регламент по электронному архиву является неким «фундаментом», на котором базируется вся его последующая работа.

Кроме того, создание регламента необходимо и в рамках соблюдения действующего законодательства и соответствующих правил. Это нужно, в том числе для того, чтобы обеспечить интеграцию и взаимодействие архива с уже существующими информационными системами. Как внутренними (в рамках предприятия), так и внешними (существующими у других предприятий и органов).

Процесс создания регламента электронного архива делится на несколько этапов. Среди них:

анализ структуры будущего архива;

непосредственная разработка регламентов и процедур по работе с архивом (при этом особое внимание уделяется учету требований действующего законодательства и соответствующих норм и правил);

разработка стандартов и правил хранения документации и управления архивом;

разработка внедрения архива в компании.

Каждый из перечисленных этапов делится на реализацию более мелких задач. В частности, анализ подразумевает определение:

• баз данных и документов, подлежащих хранению;

• структуры хранимых документов;

• сценариев, по которым в дальнейшем предполагается работа с документами;

• разработчиков и потребителей документации.

Дальнейшая разработка регламентов подразумевает создание алгоритмов:

• архивации документов в соответствии с их видом и назначением;

• жизненного цикла (от создания до уничтожения документации);

• работа с архивом (не только непосредственно с документами, но и с другими системами);

• накопления и использования базы данных;

• защиты и создания информационной безопасности.

При разработке регламента электронного архива необходимо учесть:

• форматы хранения документации;

• структуру архива;

• стандарты обработки документов и их оформления;

• создание графика и регламента, касающихся основных работ с документами;

• шаблоны отчетов для оценки основных показателей функционирования;

• стратегии доступа и сценарии защиты.

Откажитесь от бумаги

Некоторые документы следует хранить в виде физических копий, включая свидетельства о рождении, документы, удостоверяющие личность, документы и регистрацию транспортных средств. Но для других, таких как медицинские записи, финансовые отчеты и квитанции, вы всегда можете запросить безбумажные выписки.

Цифровая организация документов экономит место. А поисковая система вашего компьютера может легко помочь вам найти именно то, что вы ищете.

Не забывайте применять к цифровым меткам те же правила, что и к физическим. И создавать резервные копии файлов на внешнем жестком диске или в онлайн-хранилище, таком как Google Диск.

Способы правильного хранения документов

Обеспечение невредимости и сохранности документации до истечения срока их хранения входит в обязанности работодателя. Его зоной ответственности является разработка актов о том, как правильно хранить документы. Бумаги первичного учета должны быть защищены от изменений. Необходимости в особо выделенных помещениях для сберегания бумаг, не отправленных в архив, в приказах не оговаривается, хотя есть исключительные случаи.

Документы временного хранения находятся в пользовании сотрудников структурных подразделений организации. Когда истечет срок их хранения, проводят проверку на ценность и потом утилизируют.

Бумаги текущей деятельности располагают на полках и стеллажах, которые защищают документы от пыли и прямого солнечного света. Сотрудники могут хранить документы, необходимые для работы, в своих столах. За сохранность бумаг отвечает как сам исполнитель, так и руководитель предприятия.

Текущую документацию можно хранить в отделах и кабинетах сотрудников, а также в специальном помещении – архиве. В нем устанавливают стандартные стеллажи и металлические шкафы. Мебель предназначена для размещения бумаг, которые имеют неограниченный срок хранения, и важных документов с личными данными. Шкафы имеют защиту в виде замка. За сохранность документов отвечают специально назначенные руководителем люди.

Все бумаги подшивают в папки – дела. В таком виде их сдают на архивное хранение. Папки содержат данные одного типа, каждой присваивается регистрационный номер, который состоит из цифр и букв. Обозначения проставляются в соответствие с внутренней номенклатурой.

Руководитель вправе сам выпустить внутренние регламентирующие документы для хранения важных бумаг. В этом регламенте могут содержаться список мест для хранения, нормы организации документооборота на предприятии, закрепленные в учетной политике фирмы. Во внутреннем нормативном акте, который носит название Положение или Инструкция о документообороте, содержатся сроки хранения всех бумаг, вышедших из текущей деятельности.

Cookie файлы бывают различных типов:

Необходимые. Эти файлы нужны для обеспечения правильной работы сайта, использования его функций. Отключение использования таких файлов приведет к падению производительности сайта, невозможности использовать его компоненты и сервисы.

Файлы cookie, относящиеся к производительности, эффективности и аналитике. Данные файлы позволяют анализировать взаимодействие посетителей с сайтом, оптимизировать содержание сайта, измерять эффективность рекламных кампаний, предоставляя информацию о количестве посетителей сайта, времени его использования, возникающих ошибках.

Рекламные файлы cookie определяют, какие сайты Вы посещали и как часто, какие ссылки Вы выбирали, что позволяет показывать Вам рекламные объявления, которые заинтересуют именно Вас.

Электронная почта. Мы также можем использовать технологии, позволяющие отслеживать, открывали ли вы, прочитали или переадресовывали определенные сообщения, отправленные нами на вашу электронную почту. Это необходимо, чтобы сделать наши средства коммуникации более полезными для пользователя. Если вы не желаете, чтобы мы получали сведения об этом, вам нужно аннулировать подписку посредством ссылки «Отписаться» («Unsubscribe»), находящейся внизу соответствующей электронной рассылки.

Сторонние веб-сервисы. Иногда на данном сайте мы используем сторонние веб-сервисы. Например, для отображения тех или иных элементов (изображения, видео, презентации и т. п.), организации опросов и т. п. Как и в случае с кнопками доступа к социальным сетям, мы не можем препятствовать сбору этими сайтами или внешними доменами информации о том, как вы используете содержание сайта.

Сроки уничтожения документов: что, когда и как?

По истечении обязательного срока хранения документы организации – как коммерческой, так и государственной/муниципальной подлежат уничтожению. Исключением из правил будут только документы, срок хранения которых не ограничен – т.н. документы постоянного хранения (например, годовая бухгалтерская отчетность или личные дела работников). Подлежат уничтожению и электронные документы, причем порядок и процедура уничтожения, сроки хранения точно такие же, как и для документов на бумаге.

Как определить сроки хранения и уничтожения документов

Основные нормативные акты регулирующие сроки хранения бумаг:

• Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле»;

• Перечень типовых управленческих документов…с указанием срока хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000);

• Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года Об утверждении Перечня типовых управленческих документов…с указанием срока хранения.

Как уничтожать документы: этапы процедуры

Как таковая процедура уничтожения документов в нормативных актах регламентируется только опосредованно. Порядок действий организации должен быть примерно следующим:

• формирование экспертной комиссии (соответствующим приказом по организации);

• проведение экспертизы (частота – раз в год);

• составление перечня документов, подлежащих уничтожению;

• уничтожение и составление акта о нем с указанием списка документов.

Экспертиза – ключевой этап процедуры уничтожения документов – предполагает не только определение факта истечения срока хранения документа, но и его ценности с точки зрения сохранности информации. Кроме того, в ходе изучения дел ищутся и дублирующие документы, копии, оказавшиеся подшитыми к делам – их тоже уничтожают.

Когда нужно уничтожать документы

В соответствии с действующим законодательством, в частности, перечнями, утвержденными Росархивом и Минкультом РФ, срок уничтожения уже не подлежащих хранения документов не ограничен. Рекомендуемая частота созыва экспертной комиссии – раз в год (в течение года, как правило, накапливаются и бухгалтерские документы, и ряд других, срок хранения которых истекает.

Что касается собственно физического уничтожения, законы не дают никаких разъяснений. Для крупных объемов документов выгодней аутсорсинг уничтожения – с оформлением в этом случае проблем не будет. Небольшие объемы уничтожаются на месте – с помощью шредера, например. Для удаления электронных документов тоже имеет смысл привлечь специалистов – хотя бы потому что уничтожение предполагает и стирание скрытых и случайных копий.

Актуальность электронного и бумажного документооборота: сравниваем и делаем выводы

С каждым годом растет популярность электронного документооборота, в том числе – среди клиентов нашей компании, заказывающих у нас создание электронных архивов. Статистические данные свидетельствуют: каждые три года объем корпоративной документации, представленной в электронной форме, удваивается! Некоторые руководители, анализируя эту тенденцию и сравнивая электронный и бумажный документооборот организации, делают вывод о ненужности последнего. Спешим предостеречь от поспешных выводов. Предлагаем взвесить все аргументы и увидеть истинное положение вещей!

Неоспоримые достоинства электронного документооборота

Рост интереса к электронным архивам, созданием которых профессионально занимаются наши специалисты, вполне объясним. Перевод документации в электронную форму позволяет:

• существенно упростить и ускорить работу с ней (в частности, за счет практически мгновенного поиска нужного документа по любым его реквизитам);

• организовать обмен документацией между отделами, подразделениями, филиалами компании с помощью современных телекоммуникационных средств;

• освободить офисные площади от груды бумаг;

• наделить разных сотрудников разными правами доступа к документации, обеспечить надлежащую степень ее конфиденциальности;

• наконец, дать информации, содержащейся в документах, надежную защиту от искажения или утраты (как при форсмажоре, так и вследствие противоправных действий).

Казалось бы, в битве электронного и бумажного документооборота организации первый с учетом всех его достоинств одерживает уверенную победу. Итак, от хранения бумажных копий можно полностью отказаться? Забегая вперед, дадим правильный ответ: нет!

Незаменимость бумажных экземпляров документов

Современное законодательство наделяет некоторые электронные документы, применяемые в некоторых ситуациях, юридической силой – такой же, какую имеют бумажные оригиналы. Речь, в частности, идет о:

• счетах-фактурах, трудовых договорах и других формализованных документах (то есть таких, требования к форме которых законодательно регламентированы), заверенных КЭП (квалифицированной электронной подписью);

• доверенностях, договорах и некоторых других неформализованных документах, заверенных ЭП (простой электронной подписью).

Как мы видим, во всех перечисленных случаях упоминается электронная подпись. Она будет придавать документам юридическую силу, если соблюдается еще одно обязательное условие: между участниками электронного документооборота должно быть подписано соглашение о взаимном признании такой подписи. Это соглашение, как показывает опыт, подписывается далеко не всегда. Если его нет, ни одна инстанция, включая суд, не примет к рассмотрению электронный документ, поскольку он не будет иметь юридической силы. Достоинства электронного архива, сами по себе весьма ценные, в такой ситуации отойдут на второй план: придется искать бумажный оригинал документа!

В качестве заключения

Итак, при сравнении электронного и бумажного документооборота организации мы приходим к выводу: важную роль в наши дни играет как тот, так и другой, и полностью отказываться от бумажных документов ни в коем случае не нужно. Правильный алгоритм с учетом всего сказанного выше выглядит так:

• нужно пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, делая тем самым работу организации максимально эффективной;

• к бумажным документам, на основе которых был создан электронный архив, нужно относиться максимально бережно.