Особенности оптимизации документооборота кадровой службы организации

Цифровизация кадрового документооборота

Приказы, договоры, заявления на бумаге отнимают немалую долю HR-ресурсов. Кроме того, по закону
кадровые документы необходимо хранить в архивах по 50-75 лет, и многие компании делают
это именно в бумажном виде. Сегодня, когда почти любую услугу человек может получить онлайн, работа
с нецифровыми документами видится парадоксальным анахронизмом.

Государство также говорит о необходимости цифровизации кадровых процессов. Невозможно построить цифровую
экономику с таким количеством бумажных документов в сфере трудоустройства. С 2020 года ввели
электронные трудовые книжки, с 1 января 2022 года — больничные листы.

С 22 ноября 2021 года электронный документооборот с сотрудниками закреплен в законе.
377-ФЗ разрешает оформлять документы в цифре и не дублировать их на бумаге. Пока
КЭДО не является обязательным для всех, но зато дает зеленый свет всем организациям, которые
готовы к автоматизации HR-процессов.

Кадровые процессы и удаленная работа

Пандемия доказала, что пока документооборот с сотрудниками приходится вести на бумаге,
не может быть и речи о полноценной и удобной для всех сторон удаленке. 1 июля
2021 года вступил в силу закон о единой цифровой платформе занятости. С ее помощью
соискатели могут получать информацию о вакансиях по всей стране, а центры
занятости — оказывать услуги онлайн.

Крупные компании ищут свои пути решения проблемы. Например, в МТС разработали собственную цифровую
платформу, которая позволяет провести соискателя по всем кадровым процессам от кандидата
до сотрудника в онлайн-формате, в том числе через мобильный телефон. Если у соискателя
есть подтвержденный аккаунт на Госуслугах, то часть полей заполнятся автоматически.

Анкета кандидата, которая направляется
рекрутерам МТС

Создание такой системы потребовало оптимизации бизнес-процессов: одни из них получилось упростить,
другие вовсе исключить за ненадобностью. О других выгодах автоматизации HR-процессов
рассуждает Ольга Посканная*, руководитель центра развития и контроля качества процессов HR
в МТС:

«Если посмотреть на три основных кадровых процесса в ПАО
„МТС“: прием, перевод на другую должность и изменение оклада, то стопка
бумаги на их сопровождение соперничает высотой с московскими небоскребами —
326 м. Соответственно, есть затраты на печать, хранение, пересылку. Чтобы достать экземпляр
из бумажного архива, нужна неделя, тогда как поиск в цифровом архиве займет несколько
минут».

*По материалам доклада Ольги Посканной на конференции Directum Enterprise Forum 2021.

Преимущества цифровизации кадрового документооборота:

снижается нагрузка на отдел кадров: информация о персонале становится более структурированной,
а найти цифровой документ в системе намного быстрее, чем бумажный — среди стеллажей
и полок.
HR-процессы протекают быстрее, так как во многих случаях не нужно тратить время на поход
в отдел кадров или ожидание в приемной, когда начальник освободится и подпишет, например,
банальное заявление на отгул;
работникам становится проще и удобнее взаимодействовать с работодателем, а компания,
в свою очередь, получает больше прозрачности в кадровых процессах.

Почему организации должны вести кадровый учёт

Кадровый учёт необходим, поскольку законодательство требует ведения кадровых документов. В их число входят различные приказы (например, о приёме на работу или увольнении), заявления, должностные инструкции и многие другие документы. Ведение кадрового делопроизводства — обязанность всех организаций. Компании без сотрудников должны вести кадровые документы по учредителю.

На организациях-работодателях лежит ответственность по регулированию трудовых отношений с наёмным персоналом. Этого требует трудовое законодательство. Ведение кадрового делопроизводства приводит к обороту большого объёма документов. При этом кадровые документы подлежат строгому учёту и регистрации.

Все организации, за исключением микропредприятий, должны иметь локальные нормативные акты (ЛНА), регулирующие специфику взаимодействия с сотрудниками. Помимо обязательной кадровой документации, есть документы, которые нужно вести только при определённых условиях. Например, при работе в опасных условиях труда.

Ведение кадрового учёта необходимо, поскольку:

этого требует трудовое законодательство;
отношения между наёмным персоналом и работодателем должны быть упорядочены;
это позволяет установить двухстороннюю связь между сторонами трудовых отношений;
при правильном ведении документов можно избежать спорных и конфликтных ситуаций, а также штрафов.

Первичные документы в бухгалтерии кадровой службы

. Взаимоотношения работников и работодателей должно быть в обязательном порядке документированы. В статье рассмотрим, какие предусмотрены бланки и формы первичных документов, отражающих отношения между работодателем и персоналом.

Документы при приеме на работу Прежде чем принять нового сотрудника, с ним организуется собеседование, которое может проводиться, опираясь на данные анкеты на прием на работу, которую претендент на вакантную должность должен заполнить, либо основываясь на данных его резюме.

Если принято решение о принятии работника в штат организации, то необходимо правильно оформить его прием на работу, который предполагает оформление соответствующих документов: Оформление приема сотрудника на работу: Документы при переводе на другую работу Оформление ухода работника в отпуск Трудовым законодательством установлено право работника пойти в отпуск: Какой бы отпуск не брал работник, его документальное оформление начинается с написания сотрудником заявления на отпуск, в котором он излагает просьбу о предоставлении ему отпуска и указывает его вид.

Buh-Ved.

RU Управленческий, Финансовый учет Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1) Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Унифицированная форма N Т-1а) Личная карточка работника (Унифицированная форма N Т-2) (Унифицированная форма N Т-3) Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5) Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (Унифицированная форма N Т-5а) Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6) Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (Унифицированная форма N Т-6а) (Унифицированная форма N Т-7) Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником

сделать онлайн оплату за подписку на журнал «Кадровик-практик» И в тот же день получить доступ к большой справочной базе, книжной полке, курсу по кадровому делопроизводству До декабря цена подписки — 1250 руб./год, с 1 декабря — повышение цены.

+ 200 образцов записей

и вкладышей в них

Первичные учетные документы: документооборот в бухгалтерии

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение.

Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т.д. Но большинство организаций используют именно график документооборота (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв.

Как вести документооборот в бухгалтерии

Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

документы налогового учета и отчетности;

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

Нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам)

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.

Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г.

№ 134-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

Основные принципы оптимизации кадров

1. Привлечение и подбор квалифицированных сотрудников.

Оптимизация кадров начинается с правильного подбора персонала

Необходимо обратить особое внимание на квалификацию и опыт кандидатов

Важно также проанализировать их мотивацию и соответствие ценностям компании

2. Установление прозрачных и понятных рабочих процессов.

Оптимизация кадров включает в себя установление прозрачных и эффективных рабочих процессов. Сотрудникам необходимо четко представлять свои обязанности и сроки выполнения задач

Также важно установить механизм контроля и обратной связи, чтобы сотрудники могли получать информацию о своей работе и вносить коррективы при необходимости

3. Развитие и обучение сотрудников.

Основной принцип оптимизации кадров – постоянное развитие и обучение персонала. Компания должна предоставлять сотрудникам возможности для профессионального роста, организовывая тренинги, семинары, обучающие программы. Развитие навыков способствует повышению производительности и качества работы.

4. Мотивация и стимулирование успехов.

Мотивация и стимулирование сотрудников – важные компоненты оптимизации кадров. Они позволяют удерживать наиболее ценных сотрудников и мотивировать их на достижение поставленных целей. Компания может использовать различные методы стимуляции, такие как поощрение, премии, бонусы, повышение должностей, развитие карьеры и другие.

5. Анализ и улучшение рабочей среды.

Оптимизация кадров также включает в себя анализ и улучшение рабочей среды. Комфортное и безопасное рабочее пространство способствует повышению эффективности работы и уровню удовлетворенности сотрудников. Регулярное проведение опросов и обзоров позволяет выявлять проблемы и находить пути их решения.

Принцип	Описание
Привлечение и подбор квалифицированных сотрудников	Начало оптимизации кадров – правильный подбор персонала
Установление прозрачных и понятных рабочих процессов	Организация эффективных рабочих процессов
Развитие и обучение сотрудников	Предоставление возможностей для профессионального роста и обучения
Мотивация и стимулирование успехов	Поощрение и стимулирование сотрудников для достижения целей
Анализ и улучшение рабочей среды	Выявление и решение проблем, связанных с рабочей средой

Как оптимизировать рекрутинг?

Чтобы обеспечить чёткость и прозрачность на каждом этапе отбора, можно перенести все бизнес-процессы в систему автоматизации.

Пример такого решения — система «Пульс», разработка Сбера на базе искусственного интеллекта. Это первая российская HR-платформа полного цикла управления персоналом. У «Пульса» уже более 230 000 активных пользователей, а индекс удовлетворённости продуктом превысил 80%.

Система состоит из нескольких модулей, в их числе модуль «Подбор» с тремя уровнями доступа:

для внешнего кандидата,
для руководителя,
для рекрутера.

HR‑платформа Пульс

Первая российская платформа полного цикла управления персоналом
Подробнее

«Пульс» для кандидатов

Соискатель работает в личном кабинете. Он может отправлять отклики на вакансии, отслеживать статусы, историю рассмотрения, назначенные тесты и интервью. Если кандидат успешно прошёл отбор, он сам заполняет анкету, которая поступает в отдел кадров. Оффер также направляется в системе: кандидат может принять предложение или отправить запрос на обсуждение условий.

«Пульс» для руководителей

Доступ руководителя позволяет создавать вакансии и делегировать задачи по подбору кандидатов нужному сотруднику: менеджеру по персоналу, заместителю, начальнику отдела.

Руководитель может указать требования к соискателю и условия работы, выбрать желаемую дату выхода. Если информации недостаточно, HR-менеджер назначит встречу и уточнит детали. Вся история работы по вакансии, коммуникации и статусы фиксируются в системе.

Далее соискатели проходят этапы отбора — выполняют тестовые задания, проходят собеседования. В личном кабинете можно посмотреть результаты проверок, оценки и комментарии интервьюеров. Руководитель одобряет подходящего кандидата и принимает решение о найме. Успешный кандидат получает оффер и поступает на работу.

«Пульс» для рекрутера

На платформе можно вести всю работу менеджеров по подбору персонала. Доступны следующие функции:

формирование вакансии по брифу от нанимающего сотрудника;
автоматическая публикация вакансий на hh.ru;
добавление кандидатов на вакансии;
перемещение кандидата на другую вакансию;
мониторинг откликов;
планирование интервью;
выставление оценок, добавление комментариев по результатам интервью;
ведение базы кандидатов с историей собеседований, тестов, статусами проверок;
формирование и согласование оффера;
отправка кандидата в наём.

Нанимать работников можно как извне, так и внутри организации.

Кроме задач, связанных с подбором сотрудников, платформа управления персоналом позволяет автоматизировать HR-процессы и на других этапах:

адаптация новых работников,
обучение,
планирование и постановка целей,
управление задачами отдельных специалистов и целых команд.

По каждому сотруднику организации формируется личный профиль, где удобно отслеживать достижения, развитие компетенций, показатели эффективности и другие метрики.
Продукты из этой статьи:

SaluteBot

HR-платформа Пульс

Сущность кадровой работы на государственной службе в Российской Федерации и необходимость ее оптимизации

Определение 1

Кадровая работа на государственной службе – это деятельность кадровых служб органов государственного управления, направленная на реализацию кадровой политики государства в рамках конкретного органа государственного власти.

Система кадровой работы в рамках государственной службы включает в себя следующие элементы:

работу по формированию кадрового состава;
формирование предложений, направленных на реализацию норм права относительно кадровой работы в системе государственной службы;
ведение трудовых книжек, личных дел, реестр государственных служащих;
обеспечение государственных служащих служебными удостоверениями;
проведение аттестации государственных служащих, их квалификационных экзаменов;
обеспечение профессионального развития государственных служащих;
создание кадрового резерва;
обеспечение карьерного роста государственных служащих;
ведение деятельности, направленной на урегулирование конфликтов интересов;
осуществление конкурсов для замещения должностей в системе государственной гражданской службы;
проведение служебных проверок и так далее.

Статья: Оптимизация кадровой работы на государственной гражданской службе в Российской Федерации

Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов

Необходимость оптимизации кадровой работы в системе государственной гражданской службы обусловлена наличием значимых проблем в ее осуществлении, характерных для современной системы органов государственного управления России.

Внедрение системы электронного документооборота

Одним из главных преимуществ внедрения системы электронного документооборота является возможность быстрого и удобного доступа к документам. Электронные документы можно быстро найти и просмотреть с помощью компьютера или мобильного устройства. Это особенно полезно в случае необходимости быстрого получения информации о сотрудниках или выполнении каких-либо кадровых операций.

Внедрение системы электронного документооборота также позволяет повысить уровень безопасности информации. Электронные документы легко шифруются и защищаются паролем, что позволяет контролировать доступ к ним и предотвращать несанкционированный доступ к конфиденциальной информации. Кроме того, электронный документ можно быстро восстановить в случае его случайного удаления или повреждения.

Еще одним преимуществом внедрения системы электронного документооборота является возможность автоматизации некоторых процессов. Система может автоматически генерировать и отправлять уведомления сотрудникам о необходимости предоставить определенные документы или выполнить определенные действия. Это позволяет сократить время, затрачиваемое на обработку документов и выполнение различных кадровых процедур.

Более того, внедрение системы электронного документооборота позволяет существенно снизить нагрузку на рабочих кадровых службы. Автоматическая обработка документов и уведомления означает, что сотрудники кадровой службы могут сосредоточиться на более важных и сложных задачах, таких как разработка стратегии найма, проведение оценки эффективности работы или разработка программы обучения персонала.

В целом, внедрение системы электронного документооборота является одним из важных шагов в современной организации кадровой службы. Она позволяет снизить затраты на обработку документов, повысить безопасность информации, автоматизировать процессы и сосредоточиться на стратегических задачах. Это помогает организации стать более эффективной и конкурентоспособной на рынке труда.

9 главных принципов управления коллективом

Хотя основная цель бизнеса, к достижению которой стремится любой руководитель предприятия – это извлечение максимума прибыли, в современной теории и практике управления кадрами большое внимание уделяется социальным потребностям работников. Подробнее

Подробнее

Главные правила управления сотрудниками:

не только по профессиональным, но и по личным качествам.
Сохранять преемственность: в коллективе должны присутствовать как опытные работники, так и молодые.
Опираться на обоснованные критерии оценки труда при должностном и профессиональном продвижении; создавать условия для того, чтобы карьерный рост сотрудников был постоянным.
Поощрять соревновательность среди подчинённых, претендующих на должности руководителей (это формирует кадровый потенциал).
Доверие к персоналу должно сочетаться с проверкой выполнения задач и качества работы.
Поручать сотруднику только ту работу, которая отвечает его способностям и возможностям.
Обеспечивать автоматическое замещение работника, ушедшего в отпуск или отсутствующего по каким-либо ещё причинам. Это должно учитываться в должностных инструкциях.
Постоянно повышать квалификацию персонала.
Принимать только те управленческие решения по кадрам, которые соответствуют актуальным нормативным актам (заботиться о правовой защищённости).

И ещё один важный момент – системность в управлении сотрудниками и их мотивацией. Все виды деятельности, касающейся кадров – наём и отбор персонала, расстановка руководящих работников, обучение и адаптация, повышение квалификации – должны осуществляться скоординированно, по единому плану.

Подробнее

Автоматизация процессов кадрового учета

Одним из основных инструментов автоматизации кадрового учета являются специализированные программные комплексы, такие как корпоративные системы управления персоналом (HRM-системы) или системы HR-аналитики. Они позволяют автоматизировать такие процессы, как учет персонала, учет рабочего времени, учет оплаты труда, а также анализ структуры и состава персонала.

Программные комплексы для кадрового учета обладают рядом преимуществ. Во-первых, они позволяют значительно сократить временные затраты на проведение рутинных операций по учету персонала. Вместо ручного ведения таблиц и документов, все данные могут быть автоматически собраны и обработаны в единой системе. Во-вторых, такие системы позволяют упростить процессы планирования и анализа персонала. Например, с помощью HRM-системы можно легко определить необходимость определенных квалификаций и навыков, а также проанализировать эффективность работы сотрудников.

Однако, для успешной автоматизации кадровых процессов необходимо учесть ряд аспектов. Во-первых, внедрение программного обеспечения для кадрового учета требует времени и ресурсов на его настройку и обучение персонала. Для получения максимальной отдачи от автоматизации необходимо внимательно продумать и подготовить процессы учета и анализа персонала.

В заключение, автоматизация процессов кадрового учета является важным шагом в развитии современной кадровой службы. Она позволяет повысить эффективность работы, упростить и структурировать процессы учета персонала, а также повысить точность и надежность получаемой информации. При правильном подходе и подготовке кадровая служба сможет существенно сэкономить время и ресурсы, а также повысить свою ценность для бизнеса.

Что такое оптимизация кадров?

Оптимизация кадров – это процесс улучшения эффективности и эффективности работы сотрудников в организации. Цель оптимизации кадров заключается в том, чтобы максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы компании и достичь поставленных целей.

Оптимизация кадров включает в себя различные аспекты управления персоналом, включая найм, обучение, развитие и управление производительностью сотрудников. Она основывается на принципах эффективного использования ресурсов компании, таких как время, знания и навыки сотрудников.

Основные принципы оптимизации кадров:

Анализ и планирование: Первым шагом в оптимизации кадров является анализ текущей ситуации в компании, определение необходимых ресурсов и планирование действий для достижения поставленных целей.
Найм и подбор персонала: Выбор правильных кандидатов для работы является ключевым моментом оптимизации кадров. Необходимо учитывать не только профессиональные навыки, но и личностные качества, которые могут влиять на успешное выполнение задач.
Обучение и развитие сотрудников: Систематическое обучение и развитие сотрудников позволяет повысить их профессиональные навыки, а также мотивацию и эффективность работы.
Управление производительностью: Оценка и управление производительностью сотрудников является неотъемлемой частью оптимизации кадров. Это включает установление целей, отслеживание результатов и предоставление обратной связи сотрудникам.

Для успешной оптимизации кадров необходимо учитывать особенности каждой компании и ее отрасли, а также постоянно анализировать и модифицировать стратегии и методы работы с персоналом.

Преимущества оптимизации кадров:
Повышение эффективности работы
Оптимизация кадров помогает повысить эффективность работы сотрудников и достичь лучших результатов.

Снижение издержек
Оптимизация кадров позволяет оптимизировать затраты на персонал и снизить издержки компании.

Улучшение клиентского сервиса
Оптимизация кадров позволяет повысить качество обслуживания клиентов и улучшить репутацию компании.

Увеличение уровня удовлетворенности сотрудников
Оптимизация кадров способствует улучшению условий работы и повышению уровня удовлетворенности сотрудников.

В итоге, оптимизация кадров позволяет компаниям использовать доступные ресурсы наиболее эффективным образом, улучшить производительность и достичь конкурентных преимуществ.

Шаг 3. Составьте штатное расписание, изучите штатную расстановку

Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, который даёт ответ на вопрос, в каких трудовых функциях работодатель испытывает потребность. Это один из основных документов, напрямую связанных с трудовой функцией работника по кадрам.

В соответствии со ст. 15, 57 ТК РФ трудовая функция – работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.

Утвердить штатное расписание можно как по унифицированной форме Т-3, так и по собственной форме (лучше в виде приложения к учётной политике). В колонке «Количество штатных единиц» допускается указывать неполную ставку.

Разработка штатного расписания – чья обязанность?

Хотя разрабатывать штатное расписание согласно квалификационному справочнику должностей должен экономист по труду, далеко не у всех организаций есть такой сотрудник. В большинстве случаев отвечает за разработку штатного расписания тот сотрудник, в должностные обязанности которого данная деятельность входит по трудовому договору или должностной инструкции.

Штатное расписание утверждается приказом и хранится постоянно, ограничений по количеству изменений в данном документе нет.

Форма штатной расстановки не утверждена, поэтому за основу в основном берут форму Т-3, используемую для штатного расписания, и добавляют к ней столбцы для ФИО работников, которые занимают конкретную должность, сведений о занимаемой ими ставке и категории работника (инвалид, несовершеннолетний и другие).

Информация из формы штатной расстановки позволяет:

создавать отчёты для руководителей
вести статистику по работникам
проводить качественный аудит кадровых документов работников с учётом особенностей регулирования трудовых отношений

Типы документооборота

Тип документооборота иллюстрирует то, каким образом организовано движение документов, их учет и прочие операции с документами в организации, то есть это некая схема. Все операции с документами в рамках каждого типа регламентированы законодательством РФ. Каждый из типов, о которых поговорим ниже, призван решать важную задачу, а именно, регламентировать трудовые отношения между сотрудником и работодателем, оптимизировать документооборот таким образом, чтобы максимально отсечь лишние шаги при управлении документами и тд.

Централизованный. Этот тип документооборота подразумевает консолидацию всех документов организации в одном месте, это может быть, например, канцелярия. Управление и операции с документами, связанные с хранением и регистрацией происходят именно там.
Децентрализованный. Название говорит само за себя. В этом случае документы могут храниться в нескольких точках, и каждая обрабатывает документы по единому регламенту. Такой тип управления документооборотом логичен для внедрения в организациях, у которых есть филиалы не только в разных районах, но и разных городах и даже странах.
Смешанный. Представляет собой гибрид выше представленных типов организации документооборота.

Важно отметить, что каждый из типов организации документооборота и кадрового учета удобен для определенных групп компаний. То есть, если мы говорим о централизованном типе управления документами, то такой тип удобен для небольших организаций, где документооборотом занимается 1-2 штатных работника

Откажитесь от лишнего

Упростите процедуру ведения кадрового документооборота. Вы уверены, что вам действительно нужны эти десятки или сотни видов бумажек? Скорее всего, от некоторых из них можно безболезненно отказаться. Для этого разделите все кадровые документы, которые сейчас ведутся в компании, на обязательные по закону и необязательные. Затем определите, какие обязательные документы продолжать вести в бумажном виде, а какие допустимо перевести в электронный формат. И последнее — определите, от каких необязательных документов можно вовсе отказаться, а какие все же лучше продолжить вести, но уже в электронном виде.

Не тратьте время на оформление лишних документов, которые не несут практической пользы. Вы увидите, что до трети от общего числа бумаг можно было бы давно ликвидировать как класс.

Электронный кадровый документооборот. Что уже можно?

Даже при осторожном подходе рекомендуем:

перевести в электронный вид согласование кадровых документов. Это ускорит работу даже с теми документами, которые в конечном счёте должны оказаться на бумаге с «живыми» подписями. Процесс будет готов к полному переводу в «цифру»: после внесения поправок в законодательство достаточно будет прекратить печатать документы;
перед переводом документов, которые можно вести полностью в электронном виде и для которых разрешено подписание ПЭП со стороны сотрудника (например, авансовые отчеты), разработать, утвердить внутреннее «Соглашение об использовании электронной подписи», ознакомить сотрудников с ним под «живую» подпись на бумаге. Подробнее о порядке работ можно прочитать в статье Переводим кадровый документооборот в «цифру». С чего начать?

Внедрение эффективных практик в организацию кадровой службы

1. Автоматизация процессов:

Внедрение автоматизированных систем в работу кадровой службы позволяет значительно повысить ее эффективность. Автоматизация позволяет сократить время, затрачиваемое на рутинные задачи, такие как обработка заявок на вакансии, сбор и анализ кандидатов, подготовка отчетов и документации.

2. Использование аналитики:

Аналитика является важным инструментом для принятия обоснованных решений в организации кадровой службы. Постоянное анализирование данных, таких как время найма, качество кандидатов, затраты на найм, позволяет оптимизировать процессы и улучшить результаты.

3. Развитие и обучение персонала:

Неотъемлемым элементом эффективной кадровой службы является развитие и обучение ее сотрудников. Проведение регулярных тренингов и семинаров позволяет улучшить квалификацию сотрудников, поддерживать их мотивацию и укреплять командный дух внутри отдела.

4. Внутреннее продвижение сотрудников:

Одним из ключевых моментов эффективной организации кадровой службы является внутреннее продвижение сотрудников. Участие сотрудников в интересных проектах, предоставление дополнительных ответственностей и возможности карьерного роста способствуют удержанию талантливых и высококвалифицированных сотрудников.

5. Установка целей и мотивация сотрудников:

Эффективное управление кадрами также требует установки целей и мотивации сотрудников. Четкая коммуникация целей и ожиданий создает ясность и позволяет сотрудникам лучше ориентироваться в своих задачах. Система мотивации, включающая вознаграждения и поощрения, стимулирует сотрудников к достижению высоких результатов и повышению эффективности работы.

Принцип 3: Обучение и развитие сотрудников

Один из основных принципов оптимизации кадров в организации — это обеспечение обучения и развития сотрудников. Стремительное развитие технологий и изменения в бизнес-процессах требуют постоянного обновления знаний и навыков сотрудников. Обучение и развитие сотрудников позволяют подготовить специалистов, которые могут эффективно выполнять свои задачи и приспосабливаться к новым условиям.

Организация может проводить обучение и развитие сотрудников через различные методы, такие как:

Внутренние тренинги и семинары. Они позволяют передать знания и опыт более опытных сотрудников тем, кто только начинает работать в организации.
Внешние тренинги и курсы. Они могут быть проведены специалистами из других организаций или внешними тренерами. Это помогает расширить кругозор сотрудников и дает им возможность узнать о последних тенденциях и новейших методиках в своей области.
Самообучение. Сотрудники могут самостоятельно изучать новые материалы, статьи, книги и проходить онлайн-курсы. Это не только помогает им расширить свои знания, но и демонстрирует их инициативу и самостоятельность.

Еще одним методом обучения и развития сотрудников является mentoring. Это процесс передачи опыта и знаний от более опытных сотрудников к менее опытным. Mentoring способствует быстрой адаптации новых сотрудников к рабочей среде, повышает их мотивацию и помогает развиваться им в профессиональном плане.

Другими методами обучения могут быть внедрение системы внутреннего обучения и сертификации, проведение профессиональных конференций и семинаров, организация проектных групп и т.д. Главное — это постоянная забота о развитии сотрудников, так как это позволяет организации быть конкурентоспособной и успешной в современной бизнес-среде.