Электронный архив документов: какие бывают виды и как его сформировать в организации

Зачем нужен электронный архив

Оцифрованная документация организации позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы и увеличить сохранность данных. Ведь каждый сотрудник может использовать удобные электронные копии любого файла, не тратя время на поиски оригиналов. В результате создания электронного архива организация получает следующие преимущества:

Возможность организовать управление системой документооборота с присвоением сотрудникам уровней права допуска к данным.
Удобная классификация.
Быстрый поиск и печать и выгрузка документов.
Автоматизированная система расширенного поиска материалов по реквизитам.
Возможность работать с документами не выходя из дома.

Результатом всех указанных преимуществ является ощутимая экономия рабочего времени. Это напрямую влияет на эффективность деятельности различных отделов компании.

Подробнее об услуге вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:

Проверяем ПК на соответствие требованиям

Минимальные требования к конфигурации компьютера для самостоятельной организации системы «Электронный архив»: процессор не ниже Intel Core i3 или AMD Ryzen 3. Оперативная память не менее 4Гб. Свободное дисковое пространство должно быть не менее 500 Гб (рассчитывайте, что 1 страница документа, отсканированная в режиме Grayscale, 300 dpi, будет занимать

Также потребуется сканер формата А4, при помощи которого можно проводить сканирование в формате PDF качеством не ниже 300 dpi.

Далее проверяем, насколько соответствует требованиям ПО вашего компьютера. Оптимально, если у вас установлена операционная система Windows 7, 8, 10. Позаботьтесь о наличии на ПК офисных программ MS Office и программе Adobe Reader

Важно! У вас обязательно должна быть дополнительно установлена программа сканирования. Ее приобретать или скачивать не надо, так как она, как правило, входит в состав комплекта к купленному сканеру

Проблемы бумажного архива документов

Бумажный архив по сей день сохраняется во многих организациях и имеет массу недостатков, которые легко решить внедрением электронного хранения документации (при этом, перевод бумажного архива в цифровую форму – сама по себе огромная проблема).

Описание и последствия

Данная проблема зачастую возникает и до передачи документов в бумажный архив и после долгого хранения, а также в процессе релокации архива

Скорость поиска документа

Как правило, поиск документов очень трудоемкий процесс, особенно, если речь идет о поиске документа двадцатилетней давности, а локаций бумажного архива несколько, и находятся они в разных городах

Стоимость аренды помещения для хранения

Наряду с огромным количеством документов приходит необходимость их где-то хранить, но не у всех учреждений есть свободные помещения для организации бумажного архива. В этом случае аренда дополнительных помещений – дорогостоящая, но все же необходимость.

Возможность работать в документе совместно

Зачастую существует необходимость работы с одним документом нескольким сотрудникам удаленно, что невозможно, используя бумажный носитель без перевода его его в цифровой формат

При изменении архивного документа, а такие случаи тоже встречаются, особенно когда проводится изменение в приказе по личному составу или отпускам, нет возможности хранить историю изменений этого документа, кроме как завести повторный бумажный бланк

Отчетность – достаточно трудоемкий процесс, а при отсутствии быстрого доступа к единому электронному архиву, он затягивается на длительный срок

Зависимость от ЧС

Пожар или затопление архива грозит тем, что часть данных на бумажных носителях может быть утеряна и не подлежать восстановлению. Резервных копий документов на бумажных носителях, как правило, не предусмотрено

Эти и другие недостатки стандартного архива делают его ведение устаревшим процессом, который давно пора заменить электронным архивом.

Как происходит создание электронных архивов?

Формирование электронного архива начинается с оцифровки документации. В первую очередь используется технология сканирования, чтобы перенести изображение на экран компьютера. Далее производится систематизация документов, чтобы сделать их доступными для сотрудников предприятия.

Заказывая создание архива в компании «Скан Про», вы получаете качественный сервис по доступной цене. Стоимость наших услуг дешевле, чем в других организациях, а современное высокотехнологичное оборудование позволяет выполнять заказы в сжатые сроки. В своей работе мы используем комплексные проекты, созданные корпорацией ЭЛАР, которая является ведущим разработчиком оборудования для хранения документов на цифровых носителях.

Какие функции выполняет электронный архив (archive)

Оцифровка документов позволяет решить три основные задачи: создание цифровых копий документов, обеспечение быстрого обмена документами между филиалами и подразделениями компании и возможность оперативной обработки документов.

Что касается создания цифровых копий, то здесь можно выбрать два варианта: оцифровать всю документацию организации либо сделать электронные копии отдельных документов.

Оперативная обработка электронной документации означает, что каждый сотрудник предприятия, в зависимости от своих должностных обязанностей и полномочий, имеет доступ в электронное хранилище к тем документам, с которыми ему приходится ежедневно работать.

Чтобы обеспечить обмен документами между подразделениями, необходимо строго систематизировать каталог, объединить все компоненты электронного хранилища в единую организованную структуру.

Каждый электронный архив состоит из компонентов двух видов: базовые элементы, которые обеспечивают хранение информации и ее обработку, и специализированные модули, которые отражают специфику предприятия.

Является ли безопасным хранение документов в электронном виде?

Каждый электронный архив имеет ограниченный уровень доступа, так что опасаться, что ваша документация попадет в чужие руки, не стоит. Как правило, для входа в электронное хранилище необходимо ввести цифровую подпись. Этот способ защиты информации считается одним из самых современных и надежных.

Более подробную информацию о создании электронного архива вы можете узнать у нашего консультанта. Это можно сделать как по телефону, так и посетив наш офис. На нашем сайте представлены данные об электронных архивах разных видов и их особенностях, а стоимость услуги по изготовлению электронного хранилища вы можете узнать из прейскуранта.

_______________________________________________________________________________________________

Для заказа или просчета услуг позвоните нам +7 (495) 374-65-94 или отправьте заявку по электронной почте.

Особенности учета электронных документов в архиве

Учет электронных документов ведется в определенных единицах – делах. Каждое дело получает свой учетный номер, который является частью шифра. Шифр и некоторые учетные данные могут быть нанесены на вкладыш футляра цифрового носителя. Архивный шифр должен содержать:

Номер архивного фонда;
Номер описи дел;
Номер единицы хранения согласно описи.

Вкладыш цифрового носителя должен содержать:

Наименование компании;
Наименование подразделения;
Тип экземпляра;
Номер описи;
Дата записи на электронный носитель;
Отметки об ограничении доступа.

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492 регламентирует правила, по которым электронные документы направляются в архивную библиотеку. Согласно этому ГОСТу установлена необходимость создания описи, в которой будут перечислены документы, входящие в определенное дело. Такая опись прикладывается к делу, и по ней может осуществляться поиск для дальнейшей обработки документов или утилизации. Описи необходимо объединять в реестр описей, что также способствует быстрому поиску нужной документации.

Любая передача документов в архив должна быть отражена в учетной книге поступления носителей, и факт хранения должен быть отражен в книге учета единиц хранения (дел). Все эти и другие записи могут производиться также в электронном виде. Это позволяет полностью автоматизировать архив, как в сочетании с системой ЭДО или СЭД, когда вся документация, включая документы бухгалтерского учета, поступает в уже отсканированном виде, и ее нужно только поместить в архив, так и в сочетании с ручной оцифровкой документации, что, конечно, менее эффективно, но все равно не мешает использовать все преимущества электронного архива, которые были описаны выше. В заключение отметим, что внедрение безбумажного документооборота подразумевает создание электронного архива.

Консультация для родителей в доу исследовательская деятельность
Поощрение и наказание как санкция нормы права кратко
В чем состояло отличие восточного и западного христианских миров кратко
Клен ты мой опавший анализ кратко
Что такое холодильник кратко

Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов?

Электронные документы вошли в нашу жизнь относительно недавно, поэтому говорить о возможности их сохранения на 50 и более лет можно только в теории. Однако гарантированно сохранить документацию на 10-20 лет можно, соблюдая все правила и законодательные нормы.

Проблемы долгосрочного хранения

Долговременное хранение электронных документов на физических носителях не представляется возможным: ведь они быстро устаревают. Достаточно вспомнить дискеты, которыми еще 10 лет все активно пользовались, а сегодня их и открыть-то негде на современных компьютерах. Так же в прошлое уходят и компакт-диски. И можно предположить, что и флешки скоро станут раритетом.

Мало сохранить документацию, важно еще суметь адекватно воспроизвести сохраненную информацию спустя много лет. А форматы электронных документов тоже изменяются с немалой скоростью (еще недавно Word-овские файлы имели расширение .doc, а сегодня это уже .docx)

Предлагаются все новые редакторы, набирает популярность облачное хранение, и сложно прогнозировать, насколько современные форматы будут совместимы с технологиями будущего.

Способы хранения электронной документации

И все же, какие сегодня существуют способы сохранить важную документацию на длительный срок?

Локальный архив. Все документы просто складываются в одну папку на компьютере. Это может быть и отдельная сетевая папка, в которую могут “складывать” документы сотрудники разных направлений по локальной сети. Основные минусы такого варианта – низкий уровень безопасности и надежности, сложности в поиске и обеспечении доступа к конкретному документу в случае, если архив уже разросся до таких масштабов, когда вручную найти нужный файл уже невозможно.
Специальный электронный архив. Он позволяет обеспечить оперативный доступ к каждому файлу, сохранение связей между ними, дает возможности управлять правами доступа и гарантировать безопасность, а также своевременно переводить файлы в новые форматы. В электронном архиве все важные документы объединены в одну систему, где ничего не потеряется, и где можно в любое время быстро отыскать нужный файл благодаря четкой и понятной структуре каталогов.

А что говорит закон о хранении электронных документов?

Хотя закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» был принят еще до того, как началось активное развитие электронного документооборота, он по-прежнему актуален: ориентируются именно на его положения. А в остальном государству не принципиально, как хранятся те или иные документы, главное, чтобы соблюдались требования ФЗ: электронные архивы им не противоречат.

Как электронный документооборот стал необходимостью

До 2020 года переход организаций на ЭДО можно было назвать вялотекущим процессом. У компаний не было по-настоящему серьёзных причин переводить делопроизводство в электронный формат. Поэтому на переход решались в основном крупные предприятия. Однако пандемия covid-19 внесла свои коррективы, вынудив участников бизнеса поменять процессы согласования, подписания и передачи документов.

Толчком к развитию ЭДО в России стала и инициатива со стороны государства

Основное внимание было уделено электронному документообороту между предприятиями и контролирующими органами. Вот как это происходило:

В конце 2020 года утвердили Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, разработанную ФНС России;
В 2021 года был принят Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ о поправках в ТК РФ, которые позволили вести практически все кадровые документы в электронном виде;
С 1 января 2022 года начала полноценно работать ГИС ЭПД, что позволило организациям, занимающимся автомобильными грузоперевозками, выбирать, в каком виде оформлять первичную документацию: на бумаге или в электронном формате;
ФНС утвердила формы ряда электронных документов;
Произошли изменения в правилах подписания электронных документов, появилось понятие машиночитаемой доверенности.

Всё это привело к тому, что у бизнеса просто не осталось выбора. В некоторых случаях ЭДО стал обязательным. А что обмениваться электронными УПД или счетами-фактурами с контрагентами и госорганами, приходилось подключаться к оператору ЭДО, поскольку этого требовало законодательство.

Как работает электронный архив?

Электронный архив – это система хранения, управления и поиска электронных документов. Он работает на основе специального программного обеспечения, которое обеспечивает высокую скорость поиска и удобный интерфейс.

Для того, чтобы загрузить документы в электронный архив, необходимо зарегистрироваться в системе и создать свою учетную запись. После этого пользователь может добавлять документы в систему, используя специальные формы загрузки. В электронном архиве можно хранить различные типы документов, такие как текстовые документы, изображения, аудио и видео.

Одной из главных функций электронного архива является поиск документов по заданным параметрам. Для этого система использует специальные индексы, которые формируются при загрузке документов в систему. Пользователь может осуществлять поиск как по названию документа, так и по содержимому.

В электронном архиве можно настроить систему доступа к документам. Пользователь может установить ограничения на доступ к своим документам, задавая права доступа для различных категорий пользователей. Например, определенные документы могут быть доступны только для руководства компании.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов

Автоматические системы управления документами

Информация как таковая со временем превратилась в полноценный ресурс производства, Сегодня ее качество во многом определяет эффективность управления, и для этого на предприятиях активно внедряются автоматические системы.

Автоматизированное управление

Для современного предприятия в целом – это важнейшая функция, без которой практически невозможно вести целенаправленную деятельность. Если же брать автоматические системы управления документами (АСУД), то основным их назначением является подготовка, согласование и обработка документов организации, а результатом внедрения – освобождение сотрудников от некоторых рутинных операций и, как следствие, ускорение всех производственных процессов и повышение конкурентоспособности.

С помощью автоматической системы можно обрабатывать входящие, исходящие, организационно-распорядительные и архивные документы.

Основные функции, выполняемые АСУД:

автоматический ввод данных и уменьшение за счет этого количества возможных ошибок;
регистрация входящей и исходящей корреспонденции и последующее перенаправление ее в необходимое подразделение;
осуществление многоуровневого контроля за исполнением документов, отслеживание сроков;
поиск и подбор документов, сохранение поисковых запросов, формирование отчетов;
анализ документооборота организации с целью его оптимизации и снижения затрат на его ведение, формирование статистических сводок.

Автоматические системы управления документами могут использоваться в двух целях. С одной стороны, они обеспечивают привычный (традиционный) порядок документооборота, но на новом, качественном, уровне. С другой – помогают постепенно перейти от бумажной к безбумажной технологии обработки информации.

В любом случае внедрение АСУД несет предприятию определенную пользу. По данным некоторых исследований, автоматическая обработка документации приводит к улучшению и ускорению обслуживания клиентов, к росту эффективности работы подразделений и значительному снижению уровня запасов.

Какую выбрать АСУД для своей организации

Существует множество программ для автоматизации управления документами. Выбор той или иной зависит от объема документооборота, от масштабов деятельности, а также от финансовых возможностей.

Системы автоматизации делопроизводства (САД) применимы в организациях с небольшим документооборотом. Они предназначены для внутреннего пользования, поэтому разрабатываются для конкретного пользователя.

Системы электронного документооборота (СЭД) одновременно и автоматизируют делопроизводство, и работают с различными видами документов, в том числе с юридически значимыми. Охватывают стадии от создания и получения до перемещения и копирования. СЭД внедряются на предприятиях с большим объемом документооборота.

Корпоративные системы управления делопроизводством (КСУД) – универсальные, но в то же время более сложные системы в техническом и организационном плане. Работают со всеми типами документов. Предназначены для использования всеми структурами учреждения.

Единый архив – это СЭД?

Из описанного выше видно, что слово «СЭД» к подобному архиву неприменимо. Параллельно с российскими СЭД на Западе развивались
системы управления корпоративным контентом
. Конвергенция этих направлений привела к тому, что в последние годы российские СЭД перешли к использованию самоназвания «СЭД/ECM». Пару лет назад ведущая западная аналитическая компания Gartner пришла к выводу, что «ECM мертв». И теперь развиваются системы управления корпоративным контентом, процессами и задачами
CSP
.

Почему потребовалось новое имя? Если кратко: во-первых, более четким стало именно понимание CSP как платформы для создания расширяемого набора решений. Во-вторых, явно обозначено требование к сервисной организации платформы. В-третьих, очевидна функциональность групповой работы (управление неформализованными взаимодействиями).

Этапы создания электронного архива

Сканирование и индексирование документации – сложный процесс, особенно если заказчиком является крупная организация. Работа с документами ведется в несколько этапов:

Подготовка первичных материалов. Оригиналы бумаг требуется предварительно расшивать, освободить от скрепок и других посторонних предметов и систематизировать.
Сканирование. Процесс имеет множество нюансов, зависящих от качества бумаги, состояния материалов, их специфики. Оцифровку лучше доверить специалистам.
Классификация – анализ материалов и формирование каталога по определенному набору собственных параметров, облегчающих поиск.
Создание центра управления архивом и поиска документации. Сложность каталога зависит от пожеланий заказчика и объема оцифрованных документов. При формировании электронного реестра нужно учитывать также формат материалов. Некоторые клиенты предпочитают иметь отсканированную документацию в PDF и TIFF одновременно.

Этапы создания

На первом этапе следует определить цели и задачи внедрения электронного архива. Их четкое формулирование позволит избежать необоснованного расходования средств и максимально эффективно решить актуальные задачи компании.

На следующем этапе нужно детально сформулировать требования, предъявляемые к ЭА. Это позволит правильно подобрать конфигурацию аппаратного и программного обеспечения, на базе которого будет реализован архив.

На третьем этапе следует подготовить техническую инфраструктуру компании. Специалисты выполняют закупку серверов и дисковых массивов, приобретают программное обеспечение, устанавливают и настраивают элементы ИТ-инфраструктуры и ЭА.

На следующем этапе специалисты интегрируют ЭА с существующими ИТ-системами организациями (CRM, ERP, CAD/CAM/CAE и другими). Так формируется единое информационное пространство, делающее документооборот прозрачным и эффективным.

После того как инфраструктура подготовлена, производят перевод существующих документов в электронную форму силами подрядчика. На этом этапе выполняют сканирование, распознавание полученных изображений, ввод информации в систему электронного архива. Так создается ядро ЭА, которое в будущем будет дополняться и совершенствоваться.

Выполняют обучение персонала организации работе с электронным архивом. Сотрудникам рассказывают о функциональных возможностях ЭА, демонстрируют его преимущества, показывают основные приемы работы с документами в электронной форме, объясняют причины наиболее распространенных ошибок, передают другие важные навыки.

Как улучшить ситуацию?

Избавиться от классического архива нельзя. Но можно в дополнение к нему использовать аналогичную электронную систему хранения. Она не занимает лишнего места в офисах или на складе и приносит существенную пользу бизнесу:

сокращается время и упрощается процесс получения необходимой информации (в цифровом архиве достаточно ввести искомые данные и нажать кнопку — соответствующие документы найдутся автоматически);
исключается дублирование экземпляров и многократное копирование;
электронные документы не теряются и не портятся;
налаживается взаимодействие с внешними контрагентами и между внутренними подразделениями организации, особенно удаленными;
повышается дисциплина, так как ужесточается контроль наличия, фактического местонахождения и использования электронных документов;
экономятся средства — не нужно нанимать и содержать дополнительный персонал для создания и складирования копий цифровых файлов в обычный архив. Можно закупать меньше бумаги, канцелярии, принтеров;
гарантируется защита от случайных сбоев в цифровой системе хранения. Для всей информации, находящейся в электронном архиве, предусмотрено регулярное резервное копирование.

Если предприятие отказывается от современных технологий, автоматизации и цифровизации, то продолжает нести неоправданные убытки, которых вполне реально избежать. Так, по данным известной консалтинговой компании PwC, ручная работа с документами означает, что:

до 7,5 % из них потеряются, а до 3 % будут созданы с ошибками;
до 15 % времени уйдет на анализ информации в документах, направляемых в архив организации;
почти половину рабочего дня придется тратить на поиск данных, требуемых для ведения текущей деятельности.

«Логика: АРХИВ»

На рынке программного обеспечения для организации электронного документооборота существует немало решений, доказавших свою эффективность. Одно из популярных — программный продукт «Логика: АРХИВ», разработанный компанией «Логика Бизнеса».

Предлагаемый продукт поставляется в нескольких специализированных конфигурациях, позволяющих организовать удобную работу с разными документами — кадровыми, техническими, финансовыми и другими. Преднастроенные варианты конфигурации ЭА позволяют существенно сократить время на внедрение системы.

«Логика: АРХИВ» открывает доступ ко всем преимуществам электронного архива, перечисленным в этом обзоре. Кроме того, имеет немало других достоинств:

позволяет соблюсти требования отечественного законодательства, регламентирующего документооборот;

реализует большой набор функциональных возможностей;

предоставляет широкие возможности адаптации и настройки, которыми можно воспользоваться без привлечения квалифицированных ИТ-специалистов;

отличается высочайшей производительностью и позволяет работать с миллионами документов, представленных в электронной форме;

обладает легкостью масштабирования;

позволяет использование на базе разных операционных систем (Windows, Linux и других) и совместно со многими СУБД (MS SQL, Oracle, Postgres и другими);

поддерживает открытый API и интеграцию с другими информационными системами компании;

поддерживает работу с электронной подписью и документами длительного хранения.

Это — далеко не полный перечень возможностей программного комплекса «Логика: АРХИВ». Свяжитесь со специалистами нашей компании и проинформируйте их о ваших потребностях, а они расскажут о том, чем комплекс будет полезен в вашем случае.

Источник

Как работать с электронными документами в цифровом архиве?

Есть множество нормативной документации, которая устанавливает определение термину «электронный документ» и указывает на то, как он должен взаимодействовать с системой документооборота. Если вы не хотите создавать себе трудности, разбираясь с формальностями, и желаете получить электронный архив в сокращенное время, советуем обратиться к нашим специалистам.

Перед тем, как документация будет передана в цифровой архив, осуществляется оценка ее ценности – также по регламентированным нормам. Критериями оценки являются:

Степень сохранности;
Метод содержания;
Возможность длительного хранения и т.д.

Главная стадия формирования электронного архива – внесение упорядоченной документации на цифровые носители. В данном вопросе также есть ряд требований – они предъявляются к соответствию носителей стандартам ГОСТа, к программному обеспечению (должно быть лицензированным), к шифрованию и форматам записи файлов, и т.д.

Завершающая стадия – проверка носителей, на которых уже находятся документы, формирование и отправка файлов в систему на хранение.

Какие документы сдаются в архив

Создание электронного документа от А до Я

Рассмотрим два распространенных способа, как создать электронный документ:

Создаем электронный оригинал. В этом случае под рукой у нас должно быть подходящее программное обеспечение, поддерживающее нужный пользователю формат. Например, текстовые файлы создаются в привычных нам текстовых редакторах в таких форматах, как .doc, .txt, .rtf и др.
Создаем электронную копию с бумажного носителя. Чтобы перевести в электронный вид бумажный документ, нужно его отсканировать. На выходе мы получаем скан – электронное изображение, которое можно открыть в любом графическом редакторе и программах, поддерживающих форматы .tiff, .jpg, .jpg и др.

Создание электронного документа – это первый шаг на пути к безбумажному будущему, и с ним у большинства из нас никаких проблем не возникает. Второй шаг – правильное хранение документов, созданных с помощью средств компьютерной обработки информации, и здесь уже существует ряд сложностей.

Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?

Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.

Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.

Организовать электронный архив можно следующими способами:

Хранилище архива и системы документооборота – хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО. Условия доступа и другие подробности обсуждаются с поставщиком услуги;
Облачное хранилище – хранение документации в электронном формате проводится на стороннем сервере, доступ к которому на заранее согласованных условиях предоставляется через интернет;
Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательского сервера.

Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:

Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.

Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.

Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.

Возможность быстрого ответа на вопросы налоговиков

Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.

С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.

Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.

Эффективность и простота использования архива

Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.

Отсутствие необходимости в аренде или покупке площади

Реальное помещение под архив документов вам не потребуется.