Зачем нужно использовать платежный календарь?
Главное преимущество использования платежного календаря заключается в том, что он помогает структурировать информацию о будущих платежах и контролировать свои финансы. С помощью платежного календаря можно отслеживать сроки оплаты счетов, кредитных карт, арендных платежей и других платежей, не допуская просрочек.
Ежедневные обязательства и различные финансовые сроки могут быть сложными для запоминания. Платежный календарь помогает структурировать и визуализировать информацию о будущих платежах, регулярно напоминая о предстоящих событиях.
Кроме того, использование платежного календаря позволяет спланировать расходы и доходы на определенный период времени. Выяснить, какие платежи ждут вас в будущем, поможет своевременное составление платежного календаря. Благодаря этому, вы сможете показать более точную картину своего финансового положения и принять обоснованные финансовые решения.
Общаяя информация о вашей финансовой ситуации, которую предоставляет платежный календарь, также позволяет определить, что нужно изменить для достижения финансовых целей и позволяет лучше управлять финансами в целом. Это может подразумевать, например, сокращение расходов или повышение бюджета для определенных категорий платежей.
| Преимущества использования платежного календаря: |
|---|
| Помощь в организации финансов и планировании доходов и расходов |
| Предотвращение просрочек платежей и непредвиденных ситуаций |
| Напоминание о предстоящих платежах и финансовых обязательствах |
| Возможность более точного планирования бюджета |
| Облегчение контроля и управления финансовыми средствами |
Разделы Платежного календаря
Платежный календарь
- Оплата от покупателей;
- Прочие поступления;
- Налоги и взносы;
- Платежи поставщикам;
- Зарплата;
- Периодические платежи.
Оплата от покупателей
Оплата от покупателей
Счет покупателю, Реализация (акты, накладные), Оказание производственных услуг, Передача ОС, Передача НМА
Напоминаем, что возможность указывать сроки уплаты в этих документах устанавливается в настройках функциональности. Для того чтобы пользователь мог отслеживать сроки ожидаемых оплат от покупателей, в разделе Главное -> Функциональность
на закладке Расчеты
необходимо установить флаг Планирование платежей от покупателей
.
Информацию о просроченных платежах можно получить, если перейти по соответствующей гиперссылке в форму помощника Ожидаемая оплата от покупателей
(рис. 2).
Рис. 2. Помощник «Ожидаемая оплата от покупателей»
В форме помощника можно изменить срок оплаты одного или нескольких документов, предварительно выделив их курсором. По кнопке Изменить срок оплаты
открывается форма ввода нового срока оплаты. Также срок оплаты документа можно изменить непосредственно в колонке Срок оплаты
. Выделив строки в списке, можно отправить электронное письмо контрагенту с напоминанием об оплате. Письмо сформируется автоматически по кнопке Напомнить
.
Налоги и взносы
Налоги и взносы
Для платежей в бюджет доступны действия, аналогичные соответствующим задачам в Списке задач
. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие — например, Оплатить
или Свериться с ФНС
. В случае, когда сумма платежа не определена, программа «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 подскажет, какое действие нужно выполнить — например, подготовить декларацию по соответствующему налогу.
Платежи поставщикам
Платежи поставщикам
Счет от поставщика, Поступление (акты, накладные), Поступление доп. расходов, Поступление НМА
Расчеты
Планирование платежей поставщикам
Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке. При нажатии на нее открывается форма помощника Оплата поставщикам
, с помощью которого можно автоматически сформировать список платежных поручений на оплату поставщикам. Для этого нужно отметить флагом строки, по которым нужно сформировать платежные поручения. Платежные документы формируются автоматически по кнопке Создать платежные поручения
.
Как создать свой платежный календарь?
Создание своего платежного календаря может быть очень полезным для эффективного управления финансами и оперативного контроля за платежами. Вам потребуется некоторое время и усилия, но в итоге это позволит вам точно знать, когда и какие платежи должны быть произведены.
Вот несколько шагов, которые помогут вам создать свой платежный календарь:
1. Определите цель:
Прежде чем приступать к созданию календаря, вам необходимо определить цель его использования. Определите, какие платежи вам необходимо контролировать, например, ежемесячные счета, кредитные платежи, арендная плата и другие повседневные расходы.
2. Определите период:
Решите, на какой период времени вы хотите создать календарь. Это может быть месяц, квартал или год. Определение периода позволит вам более точно планировать и регулировать свои финансы.
3. Составьте список платежей:
Составьте список всех платежей, которые вам необходимо учесть в календаре. Укажите даты и суммы каждого платежа. Это поможет вам видеть общую картину своих финансов и заранее планировать свои расходы.
4. Заполните календарь:
Откройте календарную программу, электронную таблицу или используйте обычный календарь на бумаге. Запишите каждый платеж на соответствующую дату в календаре. Установите напоминания о предстоящих платежах, чтобы ничего не забыть.
5. Обновляйте и отслеживайте:
Регулярно обновляйте свой платежный календарь, добавляйте новые платежи и удаляйте уже выполненные. Также отслеживайте свои финансовые данные и сверяйте их с планом в календаре, чтобы быть в курсе текущей ситуации.
6. Анализируйте и корректируйте:
Используйте свой платежный календарь для анализа своих финансов. Оцените, какие расходы можно сократить или оптимизировать. Вносите корректировки в календарь, чтобы улучшить свое финансовое положение и достичь своих целей.
В создании платежного календаря нет ничего сложного. Главное – вовремя и точно указывать все платежи. Это поможет вам улучшить управление своими финансами, избежать просрочек и сверхдоходов, а также достичь своих финансовых целей.
Пример работы с платежным календарем в 1С Управление торговлей
Рассмотрим пример для конфигурации 1С Управление торговлей 11 и новые возможности, которые появились в последних версиях.
Прежде всего, необходимо выполнить настройки. Для этого в разделе «Администрирование — Организации и денежные средства» включаем флажок «Заявки на расходование денежных средств» (рис.3). В других версиях данный флажок можно найти в разделе «Казначейство».
В этом же разделе можно настроить контроль лимитов по организации в целом или по каждому подразделению.
После выполненных настроек в разделе «Финансы» появляется раздел «Планирование денежных средств» (рис.4). В других версиях это может быть раздел «Казначейство».
Введем несколько заявок на расход. Этот документ является ключевым для организации оперативного контроля движения ДС. Рассмотрим его подробнее (рис.5).
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Прежде всего, необходимо выбрать операцию документа. В нашем примере это «Перечисление налога». От выбранной операции зависит . Программа подскажет пользователю, какую статью можно использовать в том или ином случае (список статей будет отфильтрован в зависимости от операции).
Так как в настройках включен контроль лимитов, программа заблокировала проведение документа. Чтобы утвердить такую заявку, нужно или включить флажок «Сверх лимита», или увеличить лимит по данной статье.
Лимиты задаются в документе «Лимиты расхода денежных средств» (рис.6). Период задается не на момент формирования заявки, а на момент планируемой оплаты. В нашем примере заявка проводится июлем, но лимит устанавливается на август.
Документ «Заявка на расход ДС» имеет несколько статусов:
- Не согласована
- Согласована
- К оплате
- Отклонена.
Все несогласованные заявки можно увидеть в журнале «Заявки на расходование ДС к согласованию» (Рис.7). Утверждать заявки удобно прямо из этого списка.
Теперь сформируем платежный календарь и оценим ситуацию.
На рис.8 представлен отчет на август 2016 года. В нем красным отмечены кассовые разрывы. По заявке №ТДЦУ-000003 04.08.2016 требуется оплатить приобретение основного средства, но денег на эту дату не хватает.
В отличие от платежного календаря ранних версий (рис.1) сейчас появилась возможность прямо из отчета сформировать документы перемещения или плановых поступлений ДС.
На рис.9 видим документ «Ожидаемое поступление ДС», сформированный по кнопке «Поступление» прямо из платежного календаря. Чтобы закрыть кассовый разрыв, необходимо правильно выбрать статью ДДС и плановую дату поступления.
Чтобы предприятие вовремя могло выполнять взятые на себя финансовые обязательства, следует избегать кассовых разрывов — недостатка денежных средств, необходимых для финансирования очередных расходов. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь», который не только помогает бороться с кассовыми разрывами, но и способствует оперативному управлению финансовыми потоками. В календаре могут отражаться сведения о поступлениях от покупателей и о запланированных оплатах поставщикам; о платежах в бюджет; о просроченных платежах; о денежных средствах, находящихся в пути между банком и кассой (например, при инкассации), и планируемых к поступлению по договорам эквайринга. Новая функциональность особенно полезна для малых и средних компаний, у которых отсутствует финансовый отдел или в штате нет финансового менеджера.
|
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени: 1. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь» — функционал, помогающий бороться с кассовыми разрывами и способствующий оперативному управлению финансовыми потоками. 2. Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование. 3. Платежный календарь — это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня. 4. Отчет Платежный календарь в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций): оплата от покупателей, прочие поступления, налоги и взносы, платежи поставщикам, зарплата, периодические платежи. |
Платежный календарь в 1С
Для чего предназначен
Отчет позволяет вести оперативное планирование движения денег за указанный период с подробной детализацией данных. Этим Платежный календарь отличается от Бюджета движения денежных средств (стратегическое планирование), где информация выводится укрупненно.
Платежный календарь в 1С помогает проанализировать:
- поступления от покупателей;
- оплату поставщикам, в т. ч. регулярные периодические платежи, например, за аренду;
- выплату заработной платы и взносов с нее;
- уплату налогов;
- денежные средства в пути (инкассация, эквайринг);
- кассовые разрывы: остатки средств на начало и конец периода и их отклонения.
При использовании календаря руководитель видит, когда возможна нехватка денежных средств и в каком размере. И на основе этих данных принимает решение о предотвращении кассовых разрывов: например, взять кредит или договориться с контрагентами о переносе оплаты на другой день.
В календаре не анализируются данные по:
- выданным под отчет денежным средствам;
- приобретению и продаже валюты;
- прочим расчетам с контрагентами — таким, как проценты (если на них не оформлено платежное поручение);
- документам Платежные требования на оплату.
Настройки 1С
Платежный календарь в 1С 8.3 Бухгалтерия формируется из раздела Руководителю
Но для его корректного вывода важно изначально настроить программу по всем правилам
Перейдите в раздел Главное. В Функциональности программы и на вкладке Расчеты установите флажки:
- Планирование платежей поставщикам;
- Планирование платежей от покупателей.
Далее перейдите в раздел Администрирование – Параметры учета. Здесь задайте сроки оплаты по умолчанию: именно по этим данным заполнится срок оплаты в документах, если иной срок не определен в Договоре.
Изучить подробнее Настройка сроков оплаты для поставщиков и покупателей.
Нюансы формирования отчета
Для формирования платежного календаря нужны плановые данные из 1С. Подробнее. Если их нет, например, Срок оплаты в первичном документе не заполнен, эти данные не попадут в Платежный календарь.
Если хотите пользоваться платежным календарем, обязательно заполняйте сроки оплат в документах — иначе информация в платежном календаре не будет достоверной.
Остаток денег — остаток денежных средств (наличных и безналичных), отраженных в базе по организации независимо от того, на какую дату введены документы (в т. ч. будущие платежи и поступления). Расшифровка остатка денег показывает отчет Остатки денежных средств на указанную дату. Суммы в отчете округлены и отражаются по каждой валюте. Остаток денег складывается в общем по всем валютам. Подотчетные средства не входят в данную сумму.
Ниже по каждому дню указана расшифровка суммы относительно прошлого дня в цветовой раскраске. При нажатии на такую ячейку выводится документ, который формирует планируемую сумму платежа (оплату).
Если по контрагенту запланированы поступления (платежи) по нескольким документам в один день, они выведутся одной суммой, а при расшифровке отобразятся все документы, из которых складывается сумма. В каждый документ можно перейти, чтобы посмотреть или отредактировать данные.
Слева по каждому разделу выводится дополнительная информация, не отраженная в календаре: например, просроченные платежи и поступления.
Платежный календарь в 1С 8.3 формируется по конкретной организации или по всем организациям сразу. Если в базе ведется учет по нескольким организациям, и надо получить общий Платежный календарь по всем ним, очистите поле Организация в шапке отчета. А затем нажмите кнопку Сформировать.
Как бороться с кассовыми разрывами
Если отчет показал «красные» суммы, значит есть кассовый разрыв — не хватает денег на оплату всех долгов перед контрагентами или бюджетом на конкретную дату.
Убрать кассовый разрыв с помощью платежного календаря можно, только сдвигая сроки оплаты по поставщикам или по покупателям. Другие данные править нельзя!
Для этого сначала выберите ячейку с запланированной суммой и нажмите Перенести на другой день. Далее выберите новый день для платежа.
А еще — напомните покупателям о просроченных платежах или попросите отсрочку по вашим оплатам.
Важные советы по безопасности и сохранению данных в платежном календаре
При использовании платежного календаря важно обеспечить безопасность ваших данных. Вот несколько советов, которые помогут вам сохранить информацию и избежать возможных проблем:
Создайте надежный пароль: При регистрации в платежном календаре установите сложный пароль, состоящий из букв, цифр и символов. Избегайте очевидных комбинаций типа «123456» или «qwerty». Чем сложнее пароль, тем сложнее его угадать.
Не делитесь своими учетными данными: Никогда не давайте кому-либо доступ к своим учетным данным в платежном календаре
Это может привести к несанкционированному доступу и утечке ваших личных данных.
Регулярно обновляйте платежный календарь: Важно использовать последнюю версию платежного календаря, чтобы иметь доступ к последним обновлениям и исправлениям ошибок. Разработчики постоянно работают над улучшением безопасности и функциональности программы.
Резервное копирование данных: Регулярно делайте резервные копии ваших данных в платежном календаре
Храните копии на внешних носителях или в облачном хранилище. Это поможет вам восстановить информацию в случае потери данных.
Проверяйте уровень безопасности: Если платежный календарь предлагает функцию проверки уровня безопасности, воспользуйтесь ею. Это поможет выявить потенциальные уязвимости и предпринять меры для их устранения.
Будьте внимательны: При работе с платежным календарем будьте бдительны и внимательны. Не открывайте подозрительные ссылки или вложения, не вводите свои данные на ненадежных сайтах. Это поможет избежать мошенничества и сохранить ваши деньги.
Следуя этим советам, вы сможете обеспечить безопасность и сохранение ваших данных в платежном календаре
Помните о важности защиты информации и следуйте требованиям безопасности для предотвращения неприятных ситуаций
Преимущества настройки платежного календаря
Настройка платежного календаря в программе 1С предоставляет множество преимуществ, которые могут значительно облегчить управление финансами организации. Вот некоторые из них:
1. Автоматизация процесса учета платежей. После настройки платежного календаря, система будет автоматически отслеживать все поступления и расходы, позволяя вам легко следить за финансовой составляющей вашей компании. Это позволит вам избежать ошибок в учете и значительно сэкономить время.
2. Возможность предсказания будущих платежей. Настроив платежный календарь, вы сможете строить прогнозы на основе данных о предстоящих платежах. Это позволит вам лучше планировать бюджет и принимать взвешенные решения, связанные с финансовыми вопросами организации.
3. Удобное отслеживание просроченных платежей. Настроенный платежный календарь будет автоматически выявлять просроченные платежи и предупреждать вас об этом. Это поможет вам своевременно принимать меры для их погашения, чтобы избежать штрафов и проблем с кредиторами.
4. Увеличение эффективности финансового управления. Настройка платежного календаря поможет вам упорядочить весь процесс учета платежей. Вы сможете легко получить информацию о всех текущих и предстоящих платежах, а также контролировать их исполнение. Это позволит более эффективно планировать финансовую деятельность и принимать важные бизнес-решения.
5. Сокращение рисков и ошибок. Правильно настроенный платежный календарь помогает избежать упущений и ошибок в учете финансовых операций. Система будет автоматически контролировать правильность платежей и предупреждать об ошибках или расхождениях. Это уменьшит риск возникновения финансовых проблем и повысит точность учета.
Итак, настройка платежного календаря в программе 1С является важным шагом для оптимизации финансового управления вашей организации. Она позволит вам автоматизировать учет платежей, предсказывать будущие платежи, отслеживать просрочки, повысить эффективность финансового управления и сократить риски и ошибки.
Как пользоваться платежным календарем
1. Определите ответственного за заполнение платежного календаря. Лучше всего поручить эту задачу кому-нибудь из финансового отдела, например, бухгалтеру. Так не возникнет ситуации, когда с календарем одновременно работают все сотрудники. Представьте, что таргетолог вносит в календарь траты на рекламу, а офис-менеджер в это время отмечает, сколько денег нужно на печеньки и кофе. Если кто-то из них ошибется с ячейкой, другие данные могут потеряться. В конце месяца приход и расход не сойдутся, а виноват окажется бухгалтер.
2. Определите центры планирования. Составьте список всех статей расхода и дохода, чтобы ничего не упустить. В каждом таком центре планирования будет свой ответственный: сотрудник, который соберет и передаст информацию тому, кто заполняет платежный календарь. Это может выглядеть примерно так:
Руководитель отдела снабжения: закупает материал, занимается логистикой
Управляющий: планирует расходы на администрирование бизнеса
Маркетолог: рассчитывает бюджет на продвижение
3. Распишите процесс планирования. Вы должны точно знать, кто и когда предоставляет данные ответственному за заполнение календаря. Например, вы проводите еженедельную планерку во вторник после обеда. Это значит, что копия заполненного календаря должна быть на столе у всех ключевых сотрудников в понедельник вечером. А чтобы это произошло, в понедельник утром нужная информация должна быть у бухгалтера.
4. Внесите данные в платежный календарь. В платежном календаре несколько основных разделов: дата, поступления, выбытия, остаток. Укажите период планирования, внесите все статьи планируемых доходов и расходов, а в конце недели уточните фактические данные. После этого вы сможете оценить остаток средств на счете и скорректировать финансовые цели на следующие неделю.
5. Регулярно проводите планерки и делайте план-фактный анализ. План-фактный анализ помогает понять, удалось ли в реальности заработать/потратить столько денег, сколько вы запланировали. Если что-то пошло не так, на планерке вы сможете определить узкие места планирования и докопаться до источника проблемы, как мы сделали в примере про Андрея и маркетинговое агентство.
***
Ведите платежный календарь и никогда не попадайте в кассовые разрывы!
А чтобы лучше разобраться в финансах, подписывайтесь на наш бесплатный курс «Управленка». Это 8 классных писем, после которых с отчетами все станет ясным, как божий день.
Основные возможности программы
Программа «SysTecs: Платежный календарь» предоставляет эффективные инструменты для оперативного контроля движения денежных средств в организации, отвечающие реальным потребностям малого и среднего бизнеса. Простота и функциональность пользовательских интерфейсов, интеграция с данными 1С:Бухгалтерии, гибкие возможности формирования отчетов позволяют планировать поступление и расходование денежных средств, вести платежный календарь организации .
■
Планирование поступлений денежных средств
Функциональные возможности, реализованные в программе «SysTecs: Платежный календарь», позволяют планировать поступление денежных средств от покупателей и заказчиков, используя удобный и информативный помощник планирования. Все характеристики предстоящих поступлений (дата поступления, контрагент, сумма и т.п.) вносятся в программу с помощью документов планирования и отражаются в платежном календаре организации. За счет гибкой интеграции с данными 1С:Бухгалтерии в программе реализованы функции контроля исполнения доходной части платежного календаря. Информация о фактическом поступлении наличных и безналичных денежных средств от контрагентов отражается в помощнике планирования и отчетах программы, позволяя оперативно контролировать состояние расчетов с покупателями и прогнозировать динамику поступления денежных средств.
■
Планирование платежей
Программа «SysTecs: Платежный календарь» предоставляет менеджерам и руководству компании эффективные инструменты для оперативного планирования платежей в организации. В программе представлен удобный помощник планирования платежей, позволяющий центрам финансовой ответственности формировать заявки на платежи поставщикам и прочим контрагентам. Сформированные заявки, проходя через процедуру утверждения, включаются в расходную часть платежного календаря организации. Для анализа и утверждения заявок в программе предусмотрен удобный и информативный интерфейс управления заявками . Используя программу «SysTecs: Платежный календарь» Вы получаете возможность контролировать потребность подразделений в денежных средствах, управлять расчетами с поставщиками, обеспечиваете соблюдение процедур согласования оплаты расходов.
■
Проведение платежей
Возможности программы «SysTecs: Платежный календарь» позволяют осуществлять дополнительное ранжирование утвержденных заявок на платеж, включая их в реестр платежей текущего дня. Такой подход помогает привести в соответствие план расходования денежных средств с реальными остатками на расчетных счетах. Не включенные в реестр заявки могут быть перенесены на новый срок оплаты или отклонены. На основании реестра платежей программа позволяет формировать платежные документы (исходящие платежные поручения) и передавать их в базу 1С:Бухгалтерии. Факт перечисления денежных средств контрагентам отражается в отчетах и помощниках планирования платежей и операций с денежными средствами, позволяя контролировать расходование денежных средств и взаиморасчеты с поставщиками.
■
Ведение платежного календаря
Вся информация о фактических остатках, запланированном поступлении и расходовании денежных средств отражается в отчете Платежный календарь , позволяющем оперативно контролировать ликвидность компании и использовать денежные средства с максимальной эффективностью. Аналитически разрезы платежного календаря позволяют ответить на главные вопросы, волнующие любого руководителя: кому, когда и за что следует заплатить и от кого и когда поступят денежные средства. Используя данные платежного календаря, можно строить различные прогнозы движения денежных средств, изменяя даты поступлений, платежей и согласовывая их с контрагентами, а также не допускать расходования средств свыше установленных в организации лимитов.
■
Обмен данными с 1С Бухгалтерией
Отличительной особенностью программы «SysTecs: Платежный календарь» является механизм обмена данными с 1С: Бухгалтерией 8, реализованный с использованием технологии СОМ-соединения. Использование данной технологии, предоставляемой платформой 1С:Предприятие 8.2, позволяет объединить данные бухгалтерской программы и программы «SysTecs: Платежный календарь» в единое информационное пространство. Данный подход позволяет безболезненно расширить функциональные возможности 1С:Бухгалтерии, сохраняя удобство работы с единой информационной системой. Любые изменения данных в одной программе мгновенно становятся доступными в другой и для этого пользователям системы не требуется выполнять никаких дополнительных действий.