Как автоматизировать кадровое делопроизводство

Содержание кадровых технологий

Содержание кадровых технологий – это совокупность приемов и методов, которые позволяют наиболее полно раскрыть кадровый потенциал. Это либо использование уже существующих знаний и навыков сотрудников, либо профессиональное развитие, которое принесет пользу компании в будущем.

Одной из особенностей последних лет стало быстрое изменение экономической обстановки, требующее от предприятий гибкости при решении кадровых вопросов. Чем быстрее компания приспосабливается к изменениям, тем эффективнее она будет работать и лучше сохранять конкурентоспособность. Чтобы это стало возможным, необходимо постоянно поддерживать высокую квалификацию персонала. Как только сотрудник останавливается в развитии, его знания и навыки начинают устаревать – со временем он превращается в балласт для команды. Задача руководителя – сформировать такую систему управления, которая будет мотивировать каждого сотрудника постоянно работать над повышением квалификации.

Формирование резева также можно осуществлять с использованием современных технологий

Уход от фрагментарной автоматизации

Еще пару лет назад нельзя было говорить о том, что большинство компаний в России подходит к вопросу автоматизации HR системно. Игроки рынка HR-Tech длительное время предлагали своим заказчикам узкопрофильные ИТ-продукты, которые автоматизируют определенные кадровые процессы — рекрутинг, документооборот, отчетность. Нередко каждое из этих направлений компании «закрывали» отдельными инструментами. Именно поэтому цифровая зрелость HR-процессов в самых разных отраслях находилась на достаточно низком уровне.

Конкуренция среди разработчиков ПО и развитие технологий способствуют тому, что фокус смещается на комплексный подход к оцифровке сферы HR. Постепенно разрозненные решения уступят место экосистемам. Для крупных организаций это более оптимальный вариант, когда поставщик предлагает единую технологическую платформу, которая сразу охватывает автоматизацией нужные процессы и цельным блоком интегрируется в уже существующий ИТ-ландшафт.

Как итог, применение таких платформ позволит сделать кадровые процессы бесшовными — от поиска кандидата до ведения истории взаимодействия с сотрудником на протяжении всего карьерного пути в компании.

Немного о рисках

В случае глобальных изменений они, конечно, есть. Некоторые технологии могут не подойди, другие придется кастомизировать, адаптировать под себя. Ведь работа любой компании — уникальна, есть своя специфика, которую обязательно нужно учитывать. Не получится просто взять и интегрировать цифровые технологии без изменений и доработки.

Есть еще и риск неприятия некоторыми сотрудниками изменений — в этом случае придется поработать над тем, чтобы убедить сомневающихся. Сделать это лучше всего примерами успешного решения задач при помощи новых технологий.

Первое время после внедрения изменений будут возникать проблемные ситуации, то есть работу цифровой системы придется отлаживать. Но после того, как все будет сделано, сотрудники и руководство смогут увидеть, насколько улучшилась работа компании. Авральных ситуаций (во время налоговой проверки, например), станет гораздо меньше, если они не исчезнут совсем. И можно будет работать без коллапса во время сложных периодов — система будет работать, как хорошо отлаженный часовой механизм.

9. Gusto

Эффективный инструмент для организации работы с персоналом, расчёта заработной платы в компаниях малого бизнеса. Упрощает процесс найма сотрудников, обеспечивает интеграцию с приложениями для отслеживания времени работы персонала и его результативности.

Основные функции

• Управление персоналом.
• Начисление заработной платы.
• Опросы сотрудников.
• Отслеживание рабочего времени персонала.
• Самообслуживание работников с возможностью изменения личных данных.

Преимущества

• Эффективная организация найма персонала.
• Наличие встроенных модулей администрирования.
• Надёжная защита информации.
• Взаимодействие с программным обеспечением хронометража Homebase.
• Простой учёт заработной платы.
• Функция «автопилота».
• Большое разнообразие HR-шаблонов.

Как автоматизировать бухучет

Чтобы автоматизировать учет, нужно пройти несколько этапов:

Проанализировать потребности. Изучите все внутрифирменные акты, порядок документооборота. Подумайте, насколько масштабным должно быть обновление — каким службам нужна общая база, а что оставить автономным. Нужен ли сетевой режим или достаточно локального.

Поставить задачу. Нужно поставить конкретные задачи по внедрению и запуску автоматизации бухучета. Выберите, какие технические средства для этого понадобятся, какие системы и программы лучше всего подходят под ваши потребности. При выборе программы опирайтесь на свой бюджет, совместимость операционной системы, наличие обслуживающих фирм в регионе, требования к компьютерам, наличие сетевой и локальной версии.

Обучите персонал. После внедрения любой автоматизации, надо научить сотрудников ею пользоваться. Если кто-то из сотрудников не сможет разобраться и продолжит работать по-старинке, это сломает все процессы. Назначьте ответственных за контроль. Хорошо, если создатели приобретенной программы обучают сотрудников.

Проведите тест. Назначьте тестовый период, во время которого все сотрудники могут рассказать о недостатках системы автоматизации. Проведите доработку: установите дополнительное ПО или обновите софт.

После окончательных доработок систему можно запускать — работать по-новому и с умом.

Контур.Бухгалтерия — это облачный сервис, который подходит малому бизнесу. С нами работают ООО и ИП, у которых не более 100 сотрудников. Мы поддерживаем практически все решения для автоматизации бухгалтерии, постоянно развиваем и совершенствуем систему.

Все новые пользователи могут подключить тестовый период на 14 дней и познакомиться с возможностями программы. Ведите учет, распознавайте документы, сдавайте отчетность и автоматизируйте расчеты с Контур.Бухгалтерией.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.

Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

НАЧИНАЕМ РАЗБИРАТЬСЯ

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

• организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
• создание документов (документирование деятельности);
• обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации.

Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

• инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
• номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Собеседования уже давно проводят через видеосвязь, а системы кадрового ЭДО позволяют подписывать все документы без необходимости дублирования на бумаге

Сервисы и продукты «1С» для перехода на кадровый электронный документооборот

ЭДО: организация архива оригиналов первичных документов, комплексный отчет по ошибкам

Мощный, единый инструмент для решения всех проблем, связанных с переходом на ЭДО. Экономит бумагу и время — организует архив оригиналов первичных документов прямо в базе 1С, в прикрепленных файлах к соответствующим документам. С помощью комплексного отчета по ошибкам в ЭДО позволяет выявить и исправить все возможные ошибки — ошибочно сопоставленные документы, не подписанные документы, подписанные, но не загруженные в 1С документы. Автоматически сопоставляет не сопоставленные между собой документы. Может работать по расписанию и присылать отчет о состоянии архива/по ошибкам на почту. Взаимодействует напрямую с сервисами Диадок/СБИС, имеет интуитивно понятный интерфейс и учитывает 3-х летний опыт 40+ клиентов.

14880 руб.

70

Новые технологии удаленного взаимодействия с сотрудниками

Еще одним новым явлением в управлении кадрами стал наем удаленных сотрудников. Физически они могут находиться в любом городе и регионе, однако при этом они будут официально трудоустроенными в столичных организациях и компаниях крупных городов. Привлечение персонала из регионов позволяет уменьшить затраты на выплату заработной платы, а также на организацию рабочих мест и содержание сотрудников в офисе.

Хотя удаленные сотрудники не приходят на работу как привычный офлайн-персонал, на него распространяются все требования трудового кодекса по обеспечению официального трудоустройства и социальных гарантий. Между работодателем и сотрудником заключается трудовой договор, он отправляет трудовую книжку по почте для хранения в кадровом отделе и внесения соответствующих записей. У такого сотрудника также есть нормы рабочего времени оплачиваемый отпуск, выходные дни и т.д. Оптимальным решением для удаленного взаимодействия станет модуль «Добыто. КЭДО».

Новые технологии удаленного управления персоналом разрабатываются с учетом особенностей взаимодействия с такими сотрудниками. Хотя привлечение удаленных работников дает массу преимуществ, есть и сложности, которые мешают эффективной работе:

• Низкая вовлеченность таких сотрудников в корпоративную жизнь. Они чаще всего не становятся полноценными членами команды, не заинтересованы в дополнительных проектах и участии в различных совместных мероприятиях. Это повышает риск, что сотрудник легко уйдет в другую компанию, как только ему предложат более удобные условия.
• Отсутствие полноценного контроля. При дистанционном взаимодействии трудно отладить полноценный контроль рабочего времени. Границы рабочего дня размываются: сотруднику приходится фактически круглосуточно отвечать на сообщения и быть на связи.
• Снижение эффективности из-за сложности организации постоянного места работы. Не у всех сотрудников есть возможности найти место в коворкинге, а в домашней обстановке продуктивность часто снижается.
• Отсутствие профессионального роста. Практика показывает, что сотрудники на удаленке не могут проявить себя в полной мере. Они не испытывают потребности в дальнейшем обучении, редко берут на себя дополнительные задачи – в результате карьерный рост останавливается.

Чтобы бороться с этими недостатками, работодателям приходится совершенствовать систему удаленного взаимодействия с персоналом. Для этого более четко прописывается должностная инструкция и временные рабочие рамки, устанавливается фиксированный круг обязанностей и задач, используются новые инструменты контроля занятости в рабочее время. Кроме того, применяются различные способы мотивации персонала для повышения стремления к карьерному росту.

Постоянная оценка компетенций сотрудников входит в понятие кадровых технологий

Избавление от лишнего. Правило «необходимости и достаточности»

Прежде, чем начать что-либо оптимизировать, а уж тем более — автоматизировать, необходимо наладить всю систему таким образом, чтобы в ней не было ничего лишнего. Здесь мы советуем использовать правило «необходимости и достаточности»:

Начать следует с кадрового аудита, а если в вашей компании трудятся иностранцы, то необходим будет и миграционный аудит. О данных видах аудита мы рассказывали в этой статье.

Аудит поможет выявить «тонкие места», определить риски. Также в результате кадрового и миграционного аудита вы получите четкие инструкции по оптимизации кадровых процессов и документации. Таким образом, у вас на руках будут прямые указания, что нужно делать, чтобы наладить кадровое делопроизводство.

Что понимается под кадровыми технологиями?

Кадровые технологии – это комплекс средств управления персоналом, используемых для достижения целей и задач, поставленных перед предприятием. Такие технологии позволяют руководящему звену оперативно получать информацию о кадровых процессах на предприятии и вовремя принимать управленческие решения по персоналу. Одним из вариантов использования современных кадровых технологий является модуль «Добыто. КЭДО».

К любым кадровым технологиям предъявляются определенные требования:

• Социальная обусловленность. Действия работодателей должны соответствовать нормам трудового права, быть логичными и понятными для сотрудников;
• Целесообразность и обоснованность по результату. Все используемые на предприятии методы работы с сотрудниками должны быть направлены на повышение эффективности бизнеса.
• Правовая непротиворечивость. Между действиями работодателя и установленными нормами трудового права не должно быть никаких разногласий. Ни один локальный нормативный правовой акт на предприятии не может стоять выше существующих норм, закрепленных в Трудовом кодексе.
• Согласованность целей организации и персонала. Работники должны понимать смысл управленческих решений и действовать для достижения общих целей с организацией.
• Персонифицированность. Современный кадровый подход предполагает учет личных особенностей сотрудников, их индивидуального потенциала при планировании кадровых решений. Для этого работодатель должен знать возможности персонала, необходима сформированная система обратной связи.

Основная цель любых кадровых технологий – максимальное включение персонала в рабочий процесс для получения наибольшей результативности труда. Кроме того, они должны быть направлены на профессиональное развитие сотрудников, формирование системы справедливой оплаты труда, повышение статуса ценных специалистов. Всем этим критериям отвечает модуль «Добыто. КЭДО».

Современные кадровые технологии направлены на развитие навыков, знаний и квалификации персонала

Оформите сотрудникам цифровые подписи

Определите, какой вид электронной подписи требуется сотрудникам, и оформите их.

Законом об электронной подписи (ЭП) предусмотрено применение двух видов подписи: простой и усиленной. С одной стороны, закон говорит нам о том, что большинство кадровых документов могут быть подписаны простой ЭП: например, оформление отпуска или командировки, ознакомление с приказами и внутренними инструкциями, согласие на обработку личных данных. Однако при этом использование такой подписи обязательно должно регулироваться соответствующим локальным нормативным актом.

При этом некоторые сотрудники все же должны иметь именно усиленную квалифицированную подпись. Например, без КЭП специалист по кадровому учету не сможет отправить данные по электронным листам нетрудоспособности в Фонд социального страхования.

Причины автоматизации кадрового делопроизводства

Все причины, вынуждающие автоматизировать кадровое делопроизводство, могут быть сведены к следующим двум:

1. Растает скорость решения всех возникающих проблем. Проволочки с выдачей различных справок своим работникам и реакцией на их заявления только ухудшают ситуацию с решением конкретных проблем. А кроме того, это отрицательно влияет на репутацию отдела кадров и организации в общем. Когда скорость функционирования отдела кадров несоизмерима с нагрузками, то число нерешённых проблем будет только увеличиваться.
2. Значительно сокращается число ошибок. Если работать, используя старые методы проверки и обработки документации и данных, то есть в ручном режиме, то появление ошибок становится просто неизбежным.

Самые нехорошие последствия возникают при ошибках учёта отработанного времени, размера зарплаты, выплаты необходимых налогов. Это с большой вероятностью ведёт к финансовым потерям для организации, в частности из-за санкционных действий органов государственной власти, а также штрафов с их стороны. Правильность ведения отчётных и других документов организации являются одним из главных направлений кадровых действий администрации, что и позволяет решить система автоматизации.

Ещё одной важной задачей считается повышение эффективности кадровой деятельности, которая непосредственно влияет на эффективность работы организации в целом

Что такое кадровый аутсорсинг и кому он нужен?

Аутсорсингом называется передача каких-либо функций предприятия другой компании на договорной основе. Нетрудно догадаться, что передается та сфера, которая не является для предприятия основной. Это позволяет сосредоточить внутренние ресурсы на основной деятельности.

Кому это может быть удобно? В первую очередь руководителям небольших и развивающихся предприятий, которые еще не могут себе позволить содержать полноценный отдел кадров.

Обязанности кадровиков в таком случае возлагаются на других специалистов (например, секретаря или бухгалтера).

Но у такого распределения дополнительных обязанностей есть существенные недостатки:

• безграмотное ведение дел, поскольку ими занимается не специалист;
• требование работником дополнительной оплаты, что совершенно справедливо;
• халатное отношение к дополнительной нагрузке, что естественно — ведь сотрудник сосредоточен на своих прямых обязанностях.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства очень актуален тогда, когда нужно срочно и быстро набрать новых сотрудников. Например, рабочих на новую отрасль производства или на строительный объект.

Еще один вариант прямой выгоды аутсорсинга кадров — для иностранных компаний, недавно работающих российском рынке и не вникших еще в отечественное трудовое законодательство.

Положительные и отрицательные стороны аутсорсинга отдела кадров:

№	+	—
1	Профессионализм аутсорсеров	Поверхностное представление о процессах производства
2	Экономичность	Риск нарушения конфиденциальности
3	Выполнение работы в срок	Удаленность сотрудников
4	Соответствие количества сотрудников реальному объему работ	Риск низкого уровня подготовки сотрудников

О других видах удалённого сотрудничества читайте публикацию «Аутсорсинг» на нашем сайте.

Должностные инструкции

Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия

Важно наличие прочного сейфа. Распоряжением должен быть назначен руководитель системы документооборота

После этого формируются внутренние акты. На каждого сотрудника в компании необходимо завести отдельную папку, где будет храниться его трудовая книжка. Кадровое делопроизводство требует сохранение этой документации в течение всего периода работы специалиста на должности. В течение всей деятельности отдела вносятся сведения в книжки, составляются приказы.

Кадровый учет с нуля пошагово

Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:

Кадровый аудит – это проверка всех документов и процессов компании, связанных с персоналом. Его цель – минимизировать риски штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, жалоб работников и споров с ними, а также повысить эффективность работы с кадрами.

Автоматизация и цифровизация — в чем разница?

Для того, чтобы показать разницу между цифровизацией и автоматизацией в компании, приведу простой пример — обработку договора. Это рутинный процесс, который чаще всего занимает много времени у штатных юристов.

Обработка договора в бумажном документообороте. Такой способ до сих пор используется во многих компаниях. В этом случае сотрудник, который занимается договором, составляет его, распечатывает и относит на бумаге юристу компании. После согласования его подписывают и регистрируют в бумажном журнале в юридическом отделе.

Автоматизация обработки договора. Есть общий сервер и диск с шаблонами договоров, которые доступны всем ответственным сотрудникам в компании. В этом случае при необходимости составить договор с новым клиентом нужно просто заменить данные о контрагенте и некоторые условия и все — договор готов. Журнал регистрации тоже электронный. Согласование ведется по электронной почте или в системе согласования договоров. В этом случае можно сказать, что процессы переведены в электронный вид. Правда, соблюдение контрактной политики, сроков и порядка согласования все равно остаются на ответственности сотрудников.

Цифровизация начинается с момента, когда для работы с договорами вводятся электронные инструменты контроля соответствия процесса регламентам компании, плюс подключения необходимых согласующих. Также используется сравнение версий и выделение изменений, автоматическая регистрация и отправка контрагенту после подписания, плюс напоминание о сроках возврата исполнения обязательств. Таким образом, цифровизация — это снижение человеческого фактора, увеличивается скорость, повышается надежность процессов.

Это простой пример, но достаточно наглядный. Теперь давайте посмотрим, что можно цифровизовать в компании любого масштаба в первую очередь.

Нужна ли вам автоматизация управления кадрами

Несмотря на преимущества, полученные от использования информационных технологий для учета персонала, не всегда их внедрение будет эффективным. Чтобы вложенные средства окупились, необходимо применять все возможности, которые предлагает переход на автоматизированное управление, а не просто отдавать дань моде. Поэтому перед принятием решения о покупке ответьте на такие вопросы:

• насколько загружен HR-отдел;
• готовы ли вы потратить требуемую сумму;
• автоматизированы ли другие бизнес-процессы;
• с какой целью хотите внедрить информационные технологии.

Чаще всего автоматизировать управление кадровыми процессами требуется предприятиям в производственной, торговой, образовательной сфере, где числится много сотрудников. У них, как правило, сложная система начисления зарплаты, множество отделов, руководители, идущие в ногу со временем. Это также территориально разветвленные компании, которым требуется высококвалифицированный персонал.

Smart Solutions предлагает бизнесу организацию кадрового учета и аутсорсинг делопроизводства с любой автоматизированной системой, установленной у клиента. Опытные сотрудники также выполнят аудит и восстановят документацию. Доверьте управление кадровыми процессами Smart Solutions ― ведущему эксперту в этой области.

12. Hurma

Комплексное решение для управления человеческими ресурсами, рекрутинга и кадровой работы. Помогает освободиться от рутинных процессов в делопроизводстве. Организовать адаптацию работников на новом месте. Имеет функции сбора статистики и аналитики. Обеспечивает эффективную коммуникацию между сотрудниками и руководством компании.

Основные функции

• Публикация вакансий на соответствующих тематических порталах.
• Подбор кандидатур из базы соискателей.
• Формирование личных профилей сотрудников.
• Ведение табеля учёта времени.
• Автоматический расчёт заработной платы.
• Отслеживание компетенций и достижений сотрудников.
• HR-статистика, отчёты.
• Разработка планов развития.

Преимущества

• Напоминания о предстоящих событиях.
• Удобный, простой для восприятия интерфейс.
• AI Fox сорсинг-плагин для рекрутеров и сорсеров.
• Интеграция с порталами по трудоустройству.
• Мониторинг настроения.
• Подробная статистика по персоналу.
• Мобильное приложение.
• Быстрый парсинг резюме.

HR-платформа Пульс

Контроль полного цикла управления персоналом теперь возможен с помощью платформы Пульс от Сбера. Она включает более 40 приложений для организации кадрового взаимодействия. Все необходимые HR инструменты собраны в едином пространстве.

Это обеспечивает полную автоматизацию внутренних процессов в жизни компании:

• подбора и приёма персонала;
• распределения задач;
• контроля их решения;
• оценки, мотивационных схем;
• общения и других форм взаимодействия;
• обучения по продуктам, информационной поддержки;
• обмена опытом;
• обратной связи между персоналом и руководством.

HR-платформа Пульс — это корпоративная социально-деловая структура из рабочих приложений со своими нормами и регламентами взаимодействия, цель которой — сформировать единое прозрачное рабочее пространство. Вход в сервис возможен с любого устройства даже вне рабочего времени — это расширяет границы трудовой вовлечённости. Эффективность инструмента доказана его успешным применением в корпоративной среде СберБанка.