Контроль учета рабочего времени ваших сотрудников: как делать это законно и эффективно

Эффективные способы контроля и планирования рабочего времени в бизнесе

Для эффективного контроля и планирования рабочего времени в бизнесе можно использовать следующие способы:

1. Разработка графика рабочего времени. Обеспечение четкого расписания работы для всех сотрудников позволяет избежать конфликтов и позволяет находиться в курсе, кто и когда выполняет определенные задачи.
2. Использование электронных календарей и планировщиков. Это позволяет сотрудникам легко организовывать свое время, устанавливать приоритеты и получать напоминания о предстоящих событиях.
3. Внедрение системы отчетности о рабочем времени. Предоставление возможности сотрудникам регистрировать свою отработанную продуктивную деятельность позволяет контролировать время и выявлять потенциальные проблемы или неэффективные процессы.
4. Планирование перерывов и отдыха. Время, проведенное в режиме отдыха и подпитывание энергией, также является важным фактором, влияющим на производительность. Утверждение графика перерывов и отдыха помогает сотрудникам поддерживать баланс между работой и личной жизнью, что положительно сказывается на их эффективности.
5. Анализ и оптимизация процессов работы. Регулярный анализ рабочих процессов и поиск возможностей для оптимизации может значительно улучшить эффективность работы бизнеса и сократить излишние затраты времени и ресурсов.

Эффективная организация рабочего времени позволяет бизнесу повысить производительность, улучшить качество работы и оптимизировать использование ресурсов. Реализация способов контроля и планирования рабочего времени способствует более эффективной работе предприятия в целом и повышает его конкурентоспособность на рынке.

Контроль времени проведенного за компьютером

при работе за компьютером

Криповый саботаж систем учета времени проведенного за компьютером

Системы учета времени проведенного за компьютером:

• — работает под OC Windows (с БД PostgresQL) по принципу клиент-сервер, т.е. на рабочие машины устанавливается клиент, который фиксит активность и отправляет ее на сервер с базой данных, на машину руководителя устанавливается вьюэр. Кроме мониторинга приложений на рабочих машинах, скриншотов и записи экрана может вести учет рабочего времени, создавать графики работы сотрудников, отчеты по рабочему времени (опоздания, переработки, прогулы, уходы), табель рабочего времени, производственный календарь. Нет интеграции с Active Directory. Для работы необходим доступ к родительскому сайту для синхронизации сервера и проверке лицензий, платное ПО.
• — работает под ОС Windows с простейшей БД. Не требует доступа к сети для синхронизации, сервер работает локально. Скрытый агент собирает статистику об активности на установленной машине: запущенные процессы, доступ к файлам, поисковые запросы, сообщения эл почты, может делать скриншоты. Отчеты по собранной статистике, не очень информативны. Нет интеграции с Active Directory. Нет возможности задавать графики. Платное ПО.
• ManicTime — работает под ОС Windows с базой данных SQLite (поддерживает и PostgresQL). Не требует доступа к интернету для работы сервера, агенты соединяются с сервером по порту 8080 (по-умолчанию) или можно настроить другой. Собирает данные о времени работы ПК, о запущенных программах и сайтах. Есть отчеты не только по статистике используемого ПО, но и  по времени работы. Можно задавать графики сотрудников или начало и конец рабочего дня. Есть интеграция с Active Directory. Есть веб-интерфейс, к серверу можно дать доступ сотрудникам для самоконтроля. Платное ПО.
• SkypeTime — доступен в локальной и облачной версиях. Получает данные с сервера SkypeForBusiness (соответственно, его лицензия требуется для работы приложения SkypeTime) или Active Directory, собирает информацию о времени работы сотрудника, отдела. Соответственно и в отчетах информация о времени работы сотрудников, графики, переработки и т.д. Платное ПО.
• — агент собирает информацию и о времени работы и о запускаемых приложениях или веб-запросах. Можно настроить график сотрудника. Отчеты по собранной статистике и по времени работы сотрудника и по эффективности работы. Интеграции с Active Directory нет. Доступны и локальная и облачная версии. Платное ПО
• — агент собирает информацию, о времени работы, о запускаемых приложениях или веб-запросах. Можно настроить график сотрудника (начало  и окончание рабочего дня или общее количество часов). Отчеты по собранной статистике и по времени работы сотрудника и по эффективности работы. Интеграции с Active Directory есть. Доступны и локальная и облачная версии. Платное ПО.
• — только облачная версия. По сути это проектный трекинг для самоконтроля пользователя, но также есть агент, который можно поставить на рабочую машину для сбора статистики о запущенных приложениях и времени активности. Есть отчет о времени работы сотрудника. Платное ПО.
• — это скорее больше тайм трекер для команды, чем приложение, которое тайно занимается слежкой за сотрудником. Есть версия для ПК, мобильная и в виде API. В платной бизнес-версии есть функции по учету рабочего времени, отчеты для бухгалтерии, даже возможность расчета начисляемой заработной платы, сбор данных по выполняемым задачам, по используемым приложениям и т.д.
• — еще один планировщик, позволяющий вести графики сотрудников, отделов, компании. Совместно с внедрена система распознавания лиц на платформе мобильного устройства, по факту распознавания лица сотруднику ставится отметка о приходе или уходе. Формируются отчеты, аналитика, расчет заработной платы. Чат-бот в Телеграмме пинает сотрудников за неявку на работу во время.

Достоинства

• У работодателя есть функционал, позволяющий, кроме учета рабочего времени, контролировать рабочие процессы своих сотрудников запускаемые программы или сайты на которые они заходят.
• Подходит для учета рабочего времени сотрудников на удаленке.

Недостатки

• Можно, при желании, саботировать. И это означает, что время когда сотрудник бездействовал будет программой зачтено как рабочее и вы его оплатите.
• Не подходит для любых сотрудников которые работают не за компьютером.
• Постоянные расходы, большинство программных продуктов предоставляется в аренду за ежемесячную абонентскую плату.

Вам нужна система учета рабочего времени, если….

Интернет – ваша рабочая среда

Давайте признаем, что мы не можем без интернета. Это не только источник информации и общения, но также огромная бизнес-среда.

Вы не можете спорить с тем, что Интернет стал «нашим всем»: это не только часть личной жизни, но и часть работы. Однако насколько он помогает нам в жизни, настолько же он может её и усложнить. Вы знаете, что около 25% сотрудников тратят более 2 часов в день на посещение нецелевых ресурсов?

Постойте! Не спешите отключать Интернет в офисе. Просто используйте систему учета рабочего времени Yaware.TimeTracker. Тогда использование Сети всегда будет под вашим контролем и не выйдет за рамки нормы.

Вы понятия не имеете о продуктивности рабочего времени в вашей компании

Продуктивность использования рабочего времени – один из важнейших параметров успешного бизнеса. Если время используется с толком и на то, чтобы достигать целей компании – её ждет успех. Если же оно разбазаривается впустую – несложно предугадать будущее организации.

Что влияет на продуктивность рабочего времени?

• Моральный дух персонала: если вы мотивируете своих подчиненных, часто их хвалите и поощряете, сотрудники будут работать с удовольствием.
• Распределение нагрузки: сложно справляться со всеми заданиями, если на их решение надо 10 часов, а рабочий день длится 8. Приходится выбирать: доделать завтра или же задержаться на работе.

Оцените загруженность своего персонала. Система учета рабочего времени покажет вам, кто из сотрудников работает, не отрываясь от компьютера, а у кого достаточно времени, чтобы и с коллегами поболтать и личные дела решить. Какие сотрудники «киберхалявствуют»? Кто проводит слишком много времени на работе? Кто делает самую лучшую работу и имеет больше продуктивных часов? Вы сможете найти ответы на все эти вопросы с Yaware.TimeTracker.

В вашей компании почасовая форма оплаты труда

О, каждый любит день зарплаты! Счастливое время, когда сотрудники получают вознаграждение за свою работу.

Но для руководителя этот день часто довольно хлопотный. Особенно, если в компании почасовая форма оплаты. Ведь надо скрупулезно посчитать, сколько отработал каждый сотрудник, чтобы никого не обидеть.

Почему расчет заработной платы такой хлопотный процесс? Да потому, что у вас нет одного источника об отработанном времени. Скорее всего вы до сих пор полагаетесь на журналы прихода-ухода. Иди же у вас установлен турникет. Он, конечно, помогает зафиксировать время прихода и ухода. А дальше? Как проводит рабочий день сотрудник в стенах офиса? Действительно ли он работает?

Именно поэтому вам нужна система учета рабочего времени! Она автоматически будет считать, когда сотрудник действительно работал, а когда отсутствовал на месте. Таким образом, вы узнаете о фактически отработанном сотрдуниками времени, а не просто о периоде, когда они находились в офисе

DLP-система

Зачем?

Ключевая задача подобных систем – защита от утечки данных. Cотрудников мониторят для того, чтобы контролировать перемещение конфиденциальной информации из организации «на сторону».

Чтобы понять, необходимо ли вам DLP-решение и обосновать бюджет проекта, в первую очередь нужно оценить риски. Совсем не обязательно проделывать сложную, непонятную и дорогую работу. Можно просто развернуто ответить на вопросы: что защищаем? от кого защищаем? каков прогнозируемый ущерб от утечки? Упрощенную оценку рисков можно провести сравнительно небольшими силами, а детальную — уже с привлечением внешних аудиторских фирм.

Как действует?

При отправке «запрещенных» данных, передача блокируется или отслеживается. DLP-системы активно используют кейлоггинг (перехват переписки), захват информации с монитора и веб-камеры.

Основные функции DLP-систем:

• мониторинг передачи данных с использованием всемирной паутины;
• защита данных при хранении, контроль сохранения информации на внешние носители, вывода данных на печать;
• блокирование пересылки/сохранения «запрещенной» информации, оповещение ответственных лиц об инцидентах, использование карантинной папки;
• обнаружение сотрудников группы риска.

Режим работы

Активный режим – блокирование утечек конфиденциальной информации.

Пассивный контроль – этот вариант применяют, когда активная блокировка ощутимо влияет на бизнес-процессы. Риск утечки информации при этом способе остается. DLP будет использоваться скорее для расследования инцидентов, а не для их предотвращения.

Промежуточный режим – некоторые системы предлагают промежуточный вариант, в котором подозрительные сообщения временно блокируются и заносятся в так называемый карантин для ручной обработки администратором.

Недостатки?

Получается, такой способ контроля рабочего времени нарушает права сотрудников на тайну переписки, личной жизни. Согласно законодательству РФ, необходимо получить согласие работника на такой тотальный контроль.

По мнению специалистов по информационной безопасности, даже с установленной DLP-системой может произойти утечка конфиденциальных данных. К этому приводят следующие ошибки:

1. Потеря съемных носителей и мобильных устройств
2. Небрежное обращение с бумажными документами (в том числе утилизация)
3. Ошибочная пересылка e-mail, почтовых обращений и факсов
4. Неверное предоставление прав доступа
5. Неполная утилизация оборудования
6. Передача технического обслуживания на аутсорсинг
7. Сговор сотрудников

Опыт внедрения

– Политика нашей буровой компании в области информационной безопасности заключается в том, – делится IT-специалист организации, – что ИБ не мешает бизнесу, а помогает ему, и ограничение пользователей в доступе к информации и устройствам не приветствуется. Они свободно используют флешки, имеют доступ к бесплатной личной почте, пользуются «защищенным» скайпом. Это приводит к тому, что для пользователя контроль не заметен и создается иллюзия его полного отсутствия.

Помимо утечки информации мы используем контур для выявления «группы риска»: наркоманов, игроков, лиц нетрадиционной сексуальной ориентации. Смысл их выявления в том, чтобы найти таких сотрудников раньше, чем их начнут шантажировать и использовать против компании. Группа риска выявляется при поиске по словарям. Словари можно составить самим, а можно попросить в техподдержке компании производителя.

Кроме того, с помощью контура информационной безопасности мы выявляем признаки перехода сотрудника в другую компанию. Первым таким индикатором является отправка резюме. Вторым – резкое увеличение количества записываемых файлов на внешние носители. Благодаря контуру служба безопасности успевает принять меры и ограничить доступ такого сотрудника к информации, которую он бы хотел оставить себе на память.

Деньги

Стоимость установки системы на один компьютер может доходить до полутора тысяч долларов, не учитывая затраты на обучение и дополнительное оборудование.

Итог

DLP-системы подходят компаниям, активно работающим с конфиденциальной информацией или занимающимся секретными разработками. Это организации военной отрасли, отрасли сверхсекретных разработок и проектных бюро. Таким организациям DLP-система просто необходима.

В других компаниях установленные DLP-системы, могут выполнять избыточные функции и не соответствовать целям внедрения.

Сменный режим

Такой график работы вызывает много вопросов. По нему несколько сложнее проводить анализ. Однако есть ситуации, когда нет альтернативного выхода. Например, если продолжительность буднего дня превышает норму, прописанную в Трудовом кодексе. Таким образом функционируют рестораны и многие другие заведения. Данный распорядок необходим и когда оборудование задействовано круглосуточно.

При приеме в штат нового сотрудника, этот тип занятости уже обозначен в контракте. Сложнее, если нужно перевести на сменный режим все предприятие или отдельных работников. Тогда алгоритм действий такой:

• руководитель издает соответствующий приказ;
• изменения отображаются в коллективном договоре;
• разрабатываются графики выхода на смену;
• оформление дополнительных соглашений, персонал уведомляется и дает согласие минимум за две недели;
• проводится ознакомление с распорядком.

При создании расписания нужно учитывать законодательные ограничения на предпраздничные дни и продолжительность смены для отдельных категорий граждан.

Моделирование бизнес-процессов: для чего нужно и как его провести

Перед тем как улучшать бизнес-процессы, нужно описать, как они уже проходят в компании. Если процессы не охарактеризованы, то непонятно, из каких шагов они состоят и с какой стороны к ним подступиться. Метод, которым пользуются, чтобы охарактеризовать и визуализировать их, называют моделированием.

Моделирование бизнес-процессов — это описание существующих в компании процессов и документирование уже существующих требований к ним. Простыми словами: менеджеры разбираются и описывают, кто, что и как делает. Каждую операцию изучают и разбивают на этапы. Затем изображают всё это схематично.

С итоговой моделью бизнес-процесса можно работать дальше. Двигать элементы так, чтобы менять продолжительность цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Это называется оптимизацией бизнес-процесса, подробнее о ней мы говорим .

Есть три основных подхода в моделировании: функциональный, процессный и ментальный. Каждый подход предполагает, что нужно визуализировать процессы, рисовать схемы.

Функциональный подход. При этом подходе описывают результаты, которые нужно получить, и ресурсы, которые при этом будут задействованы. Без учёта какой-либо последовательности действий.

У модели есть точки входа и выхода: то, что имеем на старте, и то, что хотим получить. Внутри — промежуточные результаты, ресурсы для выполнения и факторы, которые влияют на процесс.

Задача подхода — понять, какие факторы учесть и какие ресурсы задействовать, чтобы процесс состоялся. А подробные действия внутри процесса — предмет дальнейшего моделирования.

Фрагмент функциональной модели бизнес-процесса: входы, выходы и внешние элементыИнфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

Процессный подход. Для неподготовленного управленца это самый понятный подход. Его используют, когда уже определены границы процесса — начало и конец события.

При процессном подходе описывают не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения результата. Процесс можно детализировать сколько угодно — вплоть до отдельных операций для каждого сотрудника. Получается блок-схема.

Фрагмент процессной модели бизнес-процесса: основные действия менеджера по продажамИнфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

Ментальный подход. При нём на процесс смотрят не как на последовательность результатов или действий, а как на набор связанных друг с другом понятий.

Вот пример ментальной карты процесса снабжения:

Фрагмент ментальной модели. Составлен в свободной форме — все элементы вращаются на орбите процессаИнфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

На карте собирают понятия, которые внутри процесса связаны между собой. Но по этапам их не распределяют.

Такой подход помогает структурировать информацию о процессе и собрать идеи. Затем, с помощью функционального и процессного подходов, эти идеи прорабатывают детально.

Кто и как моделирует бизнес-процессы. В небольших компаниях лучше, чтобы процессы моделировал собственник: он знает свой бизнес и сможет подробно всё описать. В среднем и крупном бизнесе так не получится — процессов много, и они масштабные. Руководителю известно не всё. В этом случае моделированием занимается экспертная группа. В неё входят бизнес-аналитики и специалисты, которые принимают участие в моделируемых процессах.

Чаще всего бизнес-процессы моделируют графически, в виде карт. Иногда — описывают текстом: составляют пошаговую инструкцию с уточнениями, кто и что делает. Также можно использовать таблицы: в строках описывать действия, а в столбцах — исполнителей и этапы.

Использование программного обеспечения для планирования

Программное обеспечение для планирования предлагает широкий спектр функций, которые помогают контролировать рабочее время, распределять задачи и оптимизировать рабочий процесс. Одной из основных функций таких программ является возможность создания детального расписания, которое позволяет установить сроки выполнения задач, а также распределить ресурсы и определить приоритеты.

Благодаря программному обеспечению для планирования, бизнес-владельцы и руководители могут более эффективно управлять рабочим временем своих сотрудников. Они могут отслеживать прогресс работы, устанавливать сроки, делить задачи между сотрудниками и контролировать выполнение поставленных задач.

Кроме того, программное обеспечение для планирования может предлагать возможность автоматизировать некоторые рабочие процессы, что также позволяет оптимизировать использование рабочего времени. Например, программное обеспечение может автоматически отправлять уведомления о задачах, определенных сроках и изменениях в расписании.

Использование программного обеспечения для планирования позволяет более эффективно управлять рабочим временем, повышая производительность и помогая достичь поставленных целей в срок. Этот инструмент становится особенно полезным в компаниях с множеством сотрудников и сложной организационной структурой, где необходимо тщательно планировать и контролировать рабочий процесс.

В итоге, использование программного обеспечения для планирования является надежным способом учета и оптимизации рабочего времени в бизнесе. Оно помогает организовать эффективную работу и повышает эффективность бизнеса в целом.

Возможно ли обмануть систему?

Один из самых главных плюсов автоматизированной системы, это то, что ее нельзя обмануть. 
В отличие от ручного учёта, где присутствует человеческий фактор, а, следовательно, могут быть ошибки (контроллер перепутал время, плохо следил за персоналом и тд) автоматизированный учёт будет фиксировать все действия.

Если сотрудник не выйдет на работу и попросит коллегу включить программу вначале рабочего дня, а выключить в конце — система зафиксирует отсутствие активности.

Попытаться инициировать деятельность можно только на тех программах, где не установлена функция скриншота экрана.

Если в равные промежутки времени делаются скриншоты, у руководителя всегда будет полный отчет о действиях сотрудника.

Для чего нужны системы учёта времени?

Мы опросили 15 компаний, разрабатывающих тайм-трекеры или пользующихся ими. Оказалось, что прямой контроль занятости сотрудников — не единственное, зачем нужны эти системы. Разберём, как используют тайм-трекеры разные компании.

Для начисления зарплат и премий. Как рассказал основатель Visotsky Consulting Александр Высоцкий, в компании от количества проработанных по Time Doctor часов зависит зарплата сотрудников и начисление бонусов. Рабочее время учитывается только тогда, когда Time Doctor включён. Это значит, что если человек выключил систему, то он занимался личными делами. Если же он будет делать это при включённом Time Doctor, будет видно, на что он действительно потратил время.

Для оценки затрат на проект. Часто бывает сложно оценить трудовые, а, следовательно, и финансовые затраты на проект. Тайм-трекеры позволяют подсчитать, сколько часов работы понадобилось на решение определённых задач. «Мы в своей компании используем учёт рабочего времени для оценки затрат на проектах. Используем доработанный инструмент для своей CRM (Redmine)», — делится опытом директор компании EMX Михаил Ерёменко.

Анализ времени, которое сотрудник потратил на разных сайтах за две недели. Скриншот: сервис Bitcop

Для контроля сотрудников техподдержки и консультантов. Для них скорость реакции на запрос и количество обработанных заявок — один из критериев эффективной работы. Системы учёта рабочего времени могут помочь в этом.

«Единственная категория сотрудников, чьё время действительно имеет смысл замерять, — те, кто обязан быть на рабочем месте по условию договора, — говорит Евгения Бородина, операционный директор коммуникационного агентства 2L (Москва). — Это такие позиции, как консультанты, техподдержка и так далее».

Системы контроля времени сотрудников нужны в двух случаях, считает директор по персоналу Avon в России Анна Муромцева

Первый: для сотрудников, где важно присутствие на рабочем месте. Например, для консультантов поддержки в мессенджерах и онлайн-помощников

Как правило, даже оплата таких сотрудников почасовая. Обычно подобные условия оговариваются при приеме на работу. Второй: в процессных компаниях с высокой долей администрирования. В большинстве остальных случаев такие системы излишни, считает Муромцева.

Для личного тайм-менеджмента

Системы учёта рабочего времени нужны сотрудникам любого уровня, обращает внимание Максим Ключкин из Bitcop. Сотрудники могут отслеживать, сколько времени они тратят на выполнение разных задач, на что отвлекаются

Так они могут совершенствовать свой тайм-менеджмент.

Хронометраж рабочего дня. Скриншот: сервис Bitcop

Тайм-трекинг позволяет узнать много нового о себе и своей работе, говорит Высоцкий. «Большинство людей, начав делать хронометраж, получают много инсайтов. И я не исключение. Вы увидите, над чем на самом деле работали

Некоторые вещи притягивают наше внимание, и нам кажется, что мы работаем над ними всё время. Но хронометраж показывает, что на самом деле вы тратите на них не столько времени, сколько думали», — говорит Высоцкий

Системы учёта рабочего времени могут быть полезны и фрилансерам. Отслеживание рабочего времени позволяет рационально распределять собственную нагрузку, отмечает генеральный директор IT-компании «Инфомаксимум» (одно из направлений — разработка тайм-трекеров) Александр Бочкин. В результате фрилансер может рассчитывать трудозатраты на проект и выставить адекватный ценник за свою работу.

Для решения проблем с конкретным сотрудником. Иногда у компании нет необходимости контролировать рабочее время работников. Однако она всё равно прибегает к тайм-трекингу, чтобы выявить проблему, решить её, а потом убрать контроль. Об этом рассказывает основатель коммуникационного агентства PR Perfect Кристина Петрова.