Должностная инструкция заместителя генерального директора строительной организации

Кого выбирают на должность (обобщенный портрет)

Общие правила составления

Трудовое законодательство не прописывает чётких образцов, ГОСТов для должностных инструкций. Обычно формулировки, прописанные в них, продиктованы спецификой отдельного предприятия. Но некие общие правила по составлению должностной инструкции всё-таки есть. Рассмотрим пункты, которые обычно вносятся в данный документ для заместителя генерального директора.

Общие положения. Здесь прописываются требования к образованию, стажу работы общему и конкретно на руководящих должностях (как правило, не менее 2-5 лет). Также условия приёма на работу и иерархия подчинения. Пример: Заместителя генерального директора назначают на должность и освобождают от нее по приказу генерального директора. Заместитель генерального директора непосредственно подчиняется генеральному директору.

Также подпунктом общих положений будут являться знания (нормативные акты, документы, законодательная база), касающиеся работы предприятия. И умения, необходимые для данной должности (владение ПК, знание особых компьютерных программ, применяемых в компании). Здесь же будет подпункт о том, чем руководствуется, выполняя свою работу, заместитель генерального директора: (обязательно, сама должностная инструкция; Устав или иные нормативные документы предприятия; трудовое законодательство и другие законы РФ, касающиеся деятельности организации).

Должностные обязанности. Этот пункт особенно зависит от специфики организации. Сюда обычно включается контроль сфер, доступных заместителю генерального директора: отслеживание выполнений сотрудниками распоряжений руководства, составление документации, контроль над финансово-хозяйственной деятельностью организации.

В обязанности заместителю генерального директора может вменяться самообразование: посещение профессиональных мероприятий (выставки, семинары). Отслеживание успешного опыта в подобной сфере деятельности. Внедрение инноваций на предприятии.

Здесь же указывается степень широты полномочий, которые передаёт своему заместителю генеральный директор во время своего отсутствия или по поручению.

Права. Пункт достаточно стандартный. Это право отдавать распоряжения сотрудникам в рамках своих функциональных обязанностей. Сообщение руководителю о выявленных недостатках (или невыполнении отдельных распоряжений). Право на проверки в рамках полномочий. Право требования от руководства обеспечения материально-технической базы для оптимального исполнения должностных обязанностей. Как и остальные пункты, может быть расширен, если эта необходимость продиктована спецификой производства.

Ответственность. В этом разделе прописывается ответственность, которую несёт заместитель генерального директора. Как правило, ответственность за ненадлежащее выполнение обязанностей. За разглашение конфиденциальной информации фирмы. Нарушение трудовой дисциплины. Может вменяться материальная ответственность

В этом случае важно согласовать такой подпункт с разделом «Должностные обязанности»

Безусловно, работодатель вправе вносить дополнительные разделы в любую должностную инструкцию. Но базовые пункты, описанные выше, должны в ней присутствовать.

Наши эксперты в специальных публикациях рассказывают о правилах составления должностных инструкций для сотрудников бухгалтерии, менеджеров, кассиров, а также о составлении документа для секретаря делопроизводителя.

Заместитель генерального директора: суть профессии

Руководство каждой компании имеет право самостоятельно выбирать время введения рассматриваемой должностной позиции. В большинстве случаев, данная должность вводится на этапе вступления на пост генерального директора. Значительно реже, изменения в штатное расписание вносятся непосредственно во время работы. В отдельных случаях на пост заместителя выбирается человек, который в дальнейшем занимает пост руководителя. Как правило, в таких ситуациях гендиректор, желающий уволиться, должен ознакомить своего помощника со всеми тонкостями рабочего процесса

Важно обратить внимание на то, что название должности заместителя генерального директора имеет множество синонимов. К ним можно отнести такие позиции, как исполнительный директор или вице-президент

Чаще всего, должностная инструкция, включающая в себя все обязательства работника, составляется руководителем фирмы либо членами учредительского совета. В качестве примера работы заместителя гендиректора следует разобрать следующую ситуацию. Давайте представим организацию, где руководитель занимается только решением вопросов, связанных с производственным процессом. На определенном этапе развития компании возникает необходимость в экономической и юридической поддержке. Назначение заместителя, который будет заниматься этими направлениями, позволяет снизить величину нагрузки на руководителя фирмы. Данный шаг позволит руководству продолжать заниматься контролем над производством, сняв с себя часть обязательств.

Человек, занимающий данную позицию, имеет законное право создать административную цепь, которая позволит увеличить эффективность трудовой деятельности. Перед созданием экономического и юридического подразделения, вице-президенту необходимо получить личное разрешение своего руководства. Только после получения одобрения на создание новых структур, вице-президент может заняться поиском новых специалистов. Необходимость в найме помощника, который возьмет на себя решение многих организационных вопросов, может возникнуть при желании освоить новые сегменты рынка. Для того чтобы получить время для разработки различных стратегий, определяющих путь развития компании, необходимо передать часть важных функций опытному специалисту.

Позиция первого заместителя генерального директора формируется исходя из конкретных потребностей компании

Организация работы и управление проектами

Заместитель генерального директора обязан:

ведение операционных процессов, связанных с производством (или продажей) одежды на предприятии;
планирование и координация работы по стратегическому развитию бренда и увеличению объемов продаж в e-commerce;
наблюдение за экономическими результатами (финансовый анализ, составление бюджетов);
определение целей и задач проекта и контроль исполнения планов по его реализации;
упорядочение режима работы с учетом дисциплинарной, гражданско-правовой, уголовной и административной ответственности;
работу с персоналом, включая подбор кандидатов, организацию обучения и развития, руководство наставничеством и коучингом;
разработку и реализацию стратегий, направленных на сокращение материальных затрат и увеличение прибыли;
по вопросам строительства / субсидиарной экономике, осуществление контроля за выполнением плана;
ведение переговоров с партнерами, поставщиками и клиентами.

Необходимые компетенции для идеального кандидата:

опыт работы на должности руководителя проекта или заместителя директора;
знание основ финансовой отчетности и финансового анализа, экономического планирования и управления;
опыт работы в fashion и с пониманием специфики работ в этой отрасли;
обладание профессиональными навыками в области управления временем и продвинутыми навыками управления проектами и командами;
умение работать под давлением и сохранять эмоциональную устойчивость в экстремальной ситуации;
отличные коммуникативные навыки, умение вести переговоры и договариваться с партнерами;

Специфика документа

Должностная инструкция заместителя генерального директора нужна для определения его обязанностей. Она служит ориентиром по выстраиванию рабочих отношений как для самого сотрудника, так и для его коллег и руководителя фирмы. Подобно любому юридически обязывающему документу, ДИ может быть задействована в судебных разбирательствах.

Для директора грамотно составленный документ служит инструментом выстраивания бесперебойной работы его заместителя. Для заместителя этот документ четко определяет, что ждет от него директор и какими инструментами для достижения поставленных целей он владеет. Инструкция помогает обеим сторонам выстроить базис рабочего взаимодействия, предотвращая развитие конфликтных ситуаций.

Обязанности и права заместителя гендиректора по общим вопросам

Отдельного внимания заслуживают возлагаемые на руководителя такого ранга обязанности, к которым в случае заместителя по общим вопросам относятся:

соблюдение этических норм в ходе общения с коллективом компании и ее клиентами;
конструктивное общение с сотрудниками отделов/служб компании, гендиректором;
создание и развитие положительного корпоративного духа компании;
участие в мероприятиях, проводимых в трудовом коллективе;
знание локальных актов и российского законодательства, в т. ч. гражданского, трудового, административного, налогового;
принятие мер, необходимых для скорейшего разрешения спорных вопросов, возникающих внутри компании;
информирование непосредственного руководителя о вскрытых фактах нарушений, допущенных подчиненными, и принятие необходимых мер к нарушителям;
владение необходимой информацией о приказах, распоряжениях, сообщениях руководства компании и доведение ее до подчиненных;
организация безопасной инкассации наличных денежных средств;
проверка постоянных и вновь принятых сотрудников на наличие их связи с конкурирующими или криминальными структурами, в т. ч. по требованию гендиректора либо службы персонала;
участие в инвентаризациях, проводимых на предприятии;
защита интересов компании и т. д.

Если остановится на правах заместителя гендиректора по общим вопросам, то среди них можно назвать:

возможность представлять компанию в контролирующих и госорганах в пределах своей компетенции;
участие в общих собраниях коллектива компании или собраниях отдельных ее подразделений;
внесение предложений, направленных на улучшение и совершенствование методов работы и безопасности компании;
визирование документации в рамках своей компетенции;
участие в разработке локальных документов, например договоров, инструкций, приказов;
участие в подборе кадров и решении вопросов, связанных с поощрением сотрудников, привлечением последних к дисциплинарной ответственности и др.

Основные элементы должностной инструкции

Обратимся далее к элементам, без которых должностная инструкция будет являться неполной и не сможет служить для реализации объективных задач:

Должностные обязанности. Этот пункт – основа должностной инструкции. В нем содержатся не только общие требования к заместителю генерального директора, но и дополнительные, существующие в рамках отдельных предприятий. Отметим, что сотрудник имеет право отказаться от выполнения тех действий, которые не прописаны в данном пункте.
Права. Для выполнения своих должностных обязанностей сотрудник пользуется правами, данными ему генеральным директором, а также законодательными актами. Не имея прав заместитель ген. директора не сможет в достаточной мере и качественно реализовываться в профессиональной деятельности и осуществлять её качественно.
Ответственность. Чем должность сотрудника выше по статусу – тем больше он несет ответственности. Уточнение уровня ответственности можно найти в законодательных актах, кодексах и иных документах. Пропуская данный пункт можно лишить заместителя генерального директора ответственности – то есть несправедливо переложить его на генерального директора или других сотрудников.
Требования к кандидату на должность. Буквально всегда данный пункт играет ключевую роль, так как для реализации должностных обязанностей заместителя генерального директора нужны не только фундаментальные знания, но нередко и опыт. Лицо, лишенное этого, не сможет в полной мере качественно реализовывать свои должностные обязанности.

Рассмотрим следующий пример. Допустим, в должностные обязанности сотрудника включен пункт “контроль финансово-хозяйственной деятельности предприятия”, а раздел с требованиями к знаниям сотрудника отсутствует. В таком случае работник без надлежащего образования просто не сможет справиться со своей обязанностью уже на испытательном сроке

Поэтому наличие или отсутствие раздела с требованиями не всегда важно

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Обязанности по экономическим вопросам

В соответствии с должностной инструкцией, заместитель директора по экономическим вопросам должен осуществлять следующие функции:

Координировать деятельность отдела по разработке стратегии.
Заниматься планированием и контролем за показателями по хозяйственной части.
Анализировать результаты деятельности, разрабатывать и внедрять новые методики с целью улучшения финансовых показателей.
Контролировать пользование ресурсами.
Участвовать в заключении коллективного соглашения, расписании штата.
Работать над улучшением экономических показателей разных подразделений.
Работать над улучшением производства, выполнять функции антикризисного управления.

Если речь идет о компании международного уровня, то к этим требованиями добавляются международные стандарты. В частности, в них входит наличие знаний осуществления финансовой отчетности, английского языка, дополнительного образования (МВА, сертификат CFA и СРА).

У разных специалистов могут отличаться обязанности. Чтобы успешно с ними справляться, заместитель генерального директора по экономике, помимо прочего, должен обладать лидерскими качествами, а также являться коммуникабельным человеком, уметь убеждать и оказывать влияние на других людей, принимать ответственные решения.

Особенности оформления должностной инструкции

Как показывает практика, составлением должностных инструкций для начальников подразделений занимается непосредственно собственник фирмы. Эта обязанность может быть передана членам учредительского совета либо лицам, назначенным на руководящий пост

При составлении документа очень важно привлечь опытного юриста, который поможет грамотно разработать структуру акта

Полностью составленная инструкция должна быть прошита согласно ГОСТ и заверена подписью руководителя

Важно обратить внимание на то, что при найме нового сотрудника, кандидат должен предварительно ознакомиться с этим документом до момента подписания трудового договора. После утверждения кандидата на пост вице-президента, копия должностных инструкций передается нанятому работнику. Оригинальный экземпляр должен храниться в бухгалтерском отделе либо в канцелярии

Ниже приведен образец приказа о назначении на пост вице-президента:

Оригинальный экземпляр должен храниться в бухгалтерском отделе либо в канцелярии. Ниже приведен образец приказа о назначении на пост вице-президента:

Для предполагаемого заместителя необходимо умение разбираться в общих экономических вопросах, положениях налогового законодательства

Из чего состоит инструкция

В состав должностной инструкции первого заместителя генерального директора входят следующие параграфы:

Общие положения (кому именно подчиняется сотрудник).
Должностные обязанности лица (то, чем конкретно он должен заниматься в компании. Чем точнее расписаны обязанности, тем меньше спорных ситуаций будет в процессе и тем менее размыта ответственность).
Права лица. Здесь перечисляется все, на какие именно права может рассчитывать сотрудник.
Ответственность сотрудника. Заместитель генерального — ответственная должность, поэтому в документе указывается, какую ответственность несет работник за свои действия или бездействия (вплоть до материальной ответственности).

Разберем перечисленные выше пункты более подробно.

Общие положения

В данном разделе обычно указывается кому подчиняется работник. Как правило, это глава компании, но могут быть и другие варианты (первый заместитель, собственники и пр). В целом, в первом пункте указываются общие сведения о предприятии и должности. Обязательно прописывается, какие вопросы работник будет курировать, какие процессы замыкаются на него. Здесь же прописывается порядок назначения на должность и снятия с нее (обычно это делается по приказу генерального или в соответствии с уставом компании). В общие положения также прописывают, кто именно будет исполнять обязанности ЗГД при его отсутствии или болезни, требования к квалификации сотрудника, его знаниям и навыкам.

Заместитель руководит либо всем предприятием, либо вверенными ему направлениями

Должностные обязанности

Данный пункт считается ключевым — к его составлению следует подойти со всей ответственностью, заранее продумав структуру и призвав на помощь опытного юриста. Обычно сюда входит:

Решение порученных руководителем вопросов.
Контроль за производственными процессами, находящимися в его сфере деятельности.
Организация работы вверенных подразделений.
Координация различных отделов и групп сотрудников.
Контроль выполнения планов, соблюдения взятых на себя обязанностей.
Обеспечение курируемых отделов всем необходимым с целью предотвращения простоев.

Права заместителя

Перечислив основные функции заместителя генерального директора, следует также отметить и его права. Какими они будут — зависит от самой компании. Грубо говоря, права ЗГД — это тот перечень возможностей, которыми он наделен для решения текущих задач и повседневных вопросов. Обязательно укажите, кем он имеет право управлять, с кого может требовать результатов, в какой сфере может вносить предложения и осуществлять свою деятельность. К основным возможностям относится:

Распределение нагрузок на отделы и подчиненных.
Требование от работников соблюдения правил работы с документами и информацией.
Внесение предложений на счет поощрений и наказаний для сотрудников/отделов.
Внесение предложений по оптимизации рабочего процесса.
Составление договоров и документов, кадровые вопросы.

Ответственность ЗГД

Последний пункт перечисляет, за что именно несет ответственность сотрудник. В его зону ответственности попадает:

Эффективность работы вверенных направлений и отделов.
Достижение поставленных целей и показателей.
Сохранность имущества и информации.
Бездействие или недостаточное действие, в результате которого был нанесен ущерб предприятию.

Так, именно заместитель должен следить за исполнением плановых значений, контролировать дисциплину и работоспособность сотрудников, предоставлять отчеты вышестоящему начальству или учредителям, сдавать декларации в соответствующие органы и организовывать рабочий процесс.

Детально прописывайте права и обязанности заместителя генерального

Взаимодействие с другими подразделениями компании

Одной из ключевых обязанностей заместителя генерального директора является стратегическое взаимодействие с различными подразделениями предприятия. В этом контексте абсолютно критичной является способность работать в команде, поддерживать дружественные и дисциплинарные отношения с коллегами и обеспечивать координацию работы в различных отделах.

Зависит от защищаемых интересов, но в большинстве случаев заместитель генерального директора должен быть идеальным лидером команды. Ему необходимо уметь налаживать взаимодействие со строительством/экономикой, отвечать за операционный процесс и наблюдать за развитием проектов в области fashion, а также отвечать на вопросы по e-commerce.

Важно понимать, что работа заместителя генерального директора сопряжена с разнообразными ситуациями, и поэтому он обязан действовать в рамках юридической ответственности в соответствии со всеми действующими нормами гражданско-правовой, уголовной и административной законодательств. В рамках своей работы он также участвует в различных конференциях, семинарах и тренингах, проводимых компанией, что позволяет ему совершенствовать свои профессиональные компетенции в различных областях

Организация и проведение встреч и совещаний с подразделениями компании
Координация работы между различными отделами и обеспечение функционирования предприятия в целом
Поддержание и развитие отношений с ключевыми партнерами и поставщиками
Участие в разработке и утверждении стратегических планов компании
Анализ эффективности работы подразделений и поиск новых возможностей для повышения производительности

Идеальный кандидат на должность зама

В зависимости от задач, которые ставятся перед кандидатом, к нему предъявляются и определенные требования. Как правило на эту должность ставят специалиста до 30 лет, у которого много сил и энергии, есть готовность перерабатывать большие объемы информации, а потому прогрессировать самому и приносить пользу компании. У него должно быть высшее экономическое или техническое образование. В последнем случае специалист имеет хорошее логическое мышлении, за счет чего правильно структурируются знания.

Безусловно, один диплом иметь мало. Кандидат должен обладать реальными знаниями в экономике, уметь анализировать финансовую деятельность и иметь необходимый опыт работы в области финансов. Обо всем этом работодатель сможет понять на испытательном сроке.

Ответственность сотрудника

Мероприятия или действия, за которые заместитель генерального директора понесет ответственность, указываются генеральным директором или составителем инструкции. Уровень ответственности определяется действующим законодательством. Изучим основные виды ответственности руководящего лица:

Действие	Ответственность
Невыполнение своих должностных обязанностей	Уровень ответственности, как правило, определяется в рамках предприятия. Это может быть выговор, штраф, а в случае стабильного невыполнения – увольнение.
Разглашение коммерческой тайны	Ответственность определяется в зависимости от причиненного компании ущерба.
Причинение вреда имуществу предприятия	Ответственность определяется в зависимости от причиненного предприятию ущерба.

Функциональные обязанности

Подписание установленных документов и других бумаг.
Сотрудник обязан совершать различные действия от имени организации.

Замещение генерального директора в его отсутствие (по доверенности).

Представление интересов предприятия на встречах и других мероприятиях.
Отстаивать права и интересы предприятия при взаимодействии с органами гос

власти или полиции.
Сотрудник обязан проверять работоспособность не только в главном офисе, но и в филиалах, поскольку это очень важно.

Следить за качеством выпускаемой продукции.

Следить за рынком и спросом на нём. Подстраиваться под сложившуюся ситуацию.
Предлагать директору поощрить или наградить премией того или иного сотрудника за проявленную активность и упорство, за проделанную работу.
Предлагать директору сделать выговор и провести взыскания с того или иного сотрудника на предприятии за его работу и некомпетентность в вопросе.

Следить за экономикой производства.

Выдвижение предложений по улучшению качества работы на производстве.

Но есть и то, что заместителю директора запрещается делать:

Заместитель директора не должен причинять ущерб офису.
Сотрудник не должен разглашать коммерческую тайну и другую информацию о предприятии.
Запрещено нарушать положения трудового договора.
Ни в коем случае не должен нарушать трудовую дисциплину и технику безопасности.
Запрещается проводить встречи, не обговорив их с вышестоящими лицами.

Должность заместителя директора очень тяжёлая и имеет множество нюансов.

Сотрудник должен соблюдать огромное количество правил и условий, только тогда его работа будет эффективной.

Координация мероприятий и управление персоналом

Также заместитель генерального директора отвечает за управление персоналом, включая подбор кандидатов на должности, контроль их деятельности и организацию тренингов и семинаров по повышению квалификации. Он также несет ответственность за дисциплинарную, гражданско-правовую и уголовную ответственность своих подчиненных.

В рамках работы заместителя генерального директора особое внимание уделяется финансовому управлению предприятием, административной работе и вопросам экономики и финансов. Кроме того, он занимается наблюдением за ситуацией на рынке, в том числе по вопросам fashion и продажи одежды, так как предприятие является брендом в сфере e-commerce

Одной из основных обязанностей заместителя генерального директора является управление проектами по строительству и развитию предприятия. Он также должен быть идеальным руководителем своей команды, чтобы успешно вести компанию в будущее.