Должностная инструкция секретаря

Секретарь-делопроизводитель: профессиональные требования

Секретарь-делопроизводитель – востребованная профессия, которая часто упоминается в объявлениях работодателей. Данный сотрудник выполняет ряд важных функций по обработке больших объемов разного рода документации. На каждом предприятии есть определенный документооборот, требующий порядка учета и хранения документов.

Специфика работы каждой организации, виды ее деятельности, влияют на количество проходящих внутренних и внешних документов.

Обязанности секретаря делопроизводителя включают не только работу с документами, но и взаимодействие с партнерами, клиентами и сотрудниками. В больших организациях объем документооборота довольно большой и справиться с ним быстро и качественно способен только истинный профессионал, в связи с чем в каждой организации есть штатная единица секретаря-делопроизводителя.

Статья: Обязанности секретаря по организации хранения документов и их использованию

Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов

К основным обязанностям секретаря делопроизводителя относят:

• структурирование, обработка и ведение учета документооборота;
• совершение и ответы на звонки, ведение переговоров с клиентами;
• разбор входящей и исходящей корреспонденции;
• контроль документации, оформленной другими сотрудниками;
• отправка документации на хранение в архивы.

Соискатель, претендующий на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям:

• соответствующее образование – начальное профессиональное или среднее полное образование, специализированная теоретическая подготовка, знание норм и правил делопроизводства;
• профессиональные навыки по ведению документооборота;
• умение обращаться с оргтехникой, свободное владение компьютером, знание офисных программ;
• вежливое и грамотное общение с клиентами, партнерами и сотрудниками.

Образец типовой должностной инструкции секретаря руководителя

І. Общие положения

1. Секретарь принадлежит к категории «технические исполнители».

2. Секретарь непосредственно подчиняется генеральному директору/руководителю структурного подразделения.

3. Назначение или освобождение от должности секретаря осуществляется приказом генерального директора.

4. На должность секретаря назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

5. В период отсутствия секретаря функциональные обязанности, права, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

6. Секретарь должен знать:

• организационную структуру;
• нормы делового общения и этикета;
• организацию делопроизводства;
• основы гражданского, трудового законодательства РФ;
• правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
• прикладные программы (Word, Excel и др.);
• машинопись;
• правила охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты.

7. Секретарь в своей деятельности руководствуется:

• Уставом организации;
• законодательством РФ;
• правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие функциональные обязанности:

1. Принимает посетителей.

2. Принимает и передает на подпись руководителю документы и личные заявления.

3. Получает корреспонденцию, поступающую в адрес руководителя на рассмотрение. В соответствии с принятым решением направляет ее в структурные подразделения или конкретным лицам для использования в работе.

4. Проводит коммуникацию с помощью средств связи, регистрирует, передает служебную информацию руководителю.

5. Осуществляет деятельность по техническому, организационному обеспечению работы руководителя.

6. Составляет запросы, письма, иные документы по поручению руководителя.

7. Занимается подготовкой совещаний, заседаний, устраиваемых руководителем. Собирает необходимые сведения, регистрирует, информирует участников о месте, времени проведения встречи, повестке дня. Ведет, оформляет протоколы заседаний, совещаний.

8. Организует командировки руководителя: приобретает билеты, арендует транспорт, помещения.

9. Контролирует выполнение сотрудниками организации распоряжений, приказов руководства.

10. Формирует дела, обеспечивает сохранность документов, передает их в архив в установленные сроки.

11. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

ІІІ. Права

Секретарь имеет право:

1. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

2. Не приступать к выполнению своих полномочий при возникновении опасности для жизни или здоровья.

3. Предъявлять к руководству требования о создании нормальных условий для выполнения своих служебных обязанностей, сохранности материальных ценностей, документов.

4. Получать служебную информацию в полном объеме для исполнения своих полномочий.

5. Направлять в адрес руководства рационализаторские предложения для улучшения деятельности организации и собственной работы.

6. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, выдвигать предложения по их ликвидации.

7. Получать от работников структурных подразделений необходимые материалы и пояснения причин нарушения сроков и качества выполнения заданий, поручений руководства.

ІV. Ответственность

Секретарь несет ответственность за:

1. Проведение несанкционированного руководством представления интересов организации, встреч.

2. Результаты принимаемых решений, собственных действий.

3. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

4. Нарушение требований руководящих документов организации.

5. Неправомерное обращение с личной информацией, передачу конфиденциальных сведений, коммерческой тайны.

6. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

7. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безопасности, противопожарной защиты.

8. Нарушение этикета, норм делового общения.

Функции секретаря-делопроизводителя

Крупные компании имеют возможность держать у себя в штате и секретаря, и делопроизводителя. В маленьких и средних фирмах с небольшим количеством сотрудников, обычно совмещаются две должности в одну – секретарь-делопроизводитель.

Основная задача секретаря – обеспечить нормальное функционирование работы руководства посредством решения вопросов организационного и документального характера. Если секретарь занимает еще и должность делопроизводителя, то он должен заниматься обработкой документов всей организации и дополнительно нести ответственность за проделываемую работу.

Сотрудник, который занимается исключительно делопроизводством, должен выполнять задачи, затрагивающие только документооборот.

Если функции сотрудника включают еще и секретарскую работу, то помимо исполнения всех уже названных ранее обязанностей, он должен заниматься приемом входящих звонков и их обработкой, работой с резолюциями со стороны руководства, составлением плана работы начальства и решением организационных вопросов и пр.

С таким обширным перечнем обязанностей вполне справится грамотно обученный и подготовленный специалист. Он выполняет свою работу максимально быстро и эффективно.

Ключевые навыки секретаря в резюме

Для секретаря, выполняющего функции переводчика (секретарь-переводчик), определяющим является знание одного или нескольких иностранных языков. Этот навык стоит отметить в резюме, даже если работа напрямую не связана с необходимостью перевода.

1. Навыки работы с мини-АТС.
2. Уверенный пользователь ПК. Знание Microsoft Office, FineReader, 1С:Жизнеобеспечение офиса.
3. Навыки работы с офисной техникой (МФУ, ксерокс, сканер, факс).
4. Навыки ведения электронного документооборота.
5. Знание английского на уровне C1, Advanced.
6. Знание делового этикета, навыки проведения совещаний, встреч и других мероприятий.
7. Навыки «слепого» набора текста (десятипальцевый метод печати).
8. Знание делопроизводства (ведение и учёт внутренней документации).

Роль и обязанности секретаря судебного заседания

Секретарь судебного заседания — одна из ключевых фигур в судебном процессе, выполняющая множество важных обязанностей. Он является неотъемлемой частью судебной системы и несет на себе ответственность за поддержание порядка и документирование всех процедур на судебном заседании.

Среди основных обязанностей секретаря судебного заседания можно выделить:

1. Подготовка и ведение протокола судебного заседания. Секретарь должен точно фиксировать все высказывания сторон и решения суда, а также составлять протокол судебного заседания в соответствии с установленными требованиями.
2. Обеспечение хранения доказательств и материалов дела. Секретарь отвечает за правильное оформление и хранение всех документов, доказательств и материалов, связанных с делом. Он должен гарантировать их целостность и доступность для сторон процесса.
3. Организация и поддержание порядка на судебном заседании. Секретарь контролирует поведение всех участников процесса, следит за соблюдением правил и норм процессуального права, а также регламентирует очередность производства процессуальных действий.
4. Содействие сторонам процесса и судье в подготовке материалов. Секретарь выполняет ряд административных функций, таких как прием и регистрация документов, сопровождение сторон в судебные помещения, предоставление необходимых сведений и документов по требованию.

Роль секретаря судебного заседания неоценима для обеспечения справедливости и правовой защиты в рамках судебного процесса. Он является незаменимым звеном в системе правосудия, обладает необходимыми знаниями и навыками для выполнения своих обязанностей, а также способен эффективно и квалифицированно помогать сторонам процесса и судье во всех процессуальных вопросах.

III. Права

Секретарь руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

Достижения секретаря в резюме

Постарайтесь проанализировать свою деятельность на предыдущих местах работы

1. Грамотно организовала встречу зарубежной делегации, по итогам получила благодарность от руководителя ООО «ИнтерТрейд».
2. Прошла курсы повышения квалификации «Секретарское дело с использованием персонального компьютера».
3. Оптимизировала электронный документооборот, что позволило сократить затраты времени на работу с документацией.
4. Инициировала создание реестра документов на базе Microsoft Excel, что дало возможность систематизировать документооборот.
5. Выполняла функции секретаря-переводчика на переговорах с европейскими партнёрами.
6. Получила навыки работы в 1С.
7. Овладела навыками скоростного набора текстов. Скорость 295 символов в минуту на кириллической раскладке клавиатуры, 285 — на латинской.

Перспективы

По словам Бюро статистики труда имеющиеся должности для помощника по административным вопросам должны расти, отчасти из-за нынешних работников, покидающих эту конкретную область. Занятость секретарей и административных помощников может увеличиться на 3% в период между 2014 и 2024 годами. Некоторые отрасли промышленности, такие как медицинская отрасль, должны обеспечивать возможности для новой занятости, что увеличивает потребность в административных помощниках. Поскольку технология будет продолжать расти, те, кто умеет использовать компьютер и программное обеспечение, могут найти больше возможностей для трудоустройства. Для участия в более специализированных областях, таких как юридическая или медицинская секретарская работа, может потребоваться дополнительная квалификация. Ряд необходимых ИТ-навыков будет зависеть от конкретной роли, но можно пройти обучение в Microsoft PowerPoint, Excel, Access, статистических пакетах или веб-разработке и дизайне.

Можно развивать свою карьеру несколькими способами. Можно специализироваться в одной отрасли или области, например, в юридической или медицинской секретарской работе; стать личным помощником директора компании или другого старшего менеджера.

В некоторых организациях, таких как благотворительность и собственность, можно продвигаться по внутренним вакансиям и возможностям или, возможно, переходить в другие сферы деятельности компании, такие как продажи, маркетинг. Поэтому работа с администрацией в интересующем секторе может предложить большой потенциал с точки зрения будущих карьерных перспектив. Чтобы расширить возможности для развития карьеры, можно присоединиться к профессиональному органу, например, Институту профессиональных администраторов. Кроме того, можно развить другие конкретные навыки для определенной должности. Например, можно использовать свои стенографические навыки, чтобы стать стенографическим репортером, присутствовать на судебных слушаниях и делать записи об итогах.

https://youtube.com/watch?v=o1L2_ZL_-J8

Для чего нужна должностная инструкция

При составлении данного документа, ответственное лицо должно опираться на нормы действующего федерального, регионального и локального уровней. Руководитель предприятия, как лицо ответственное за правильное ведение документооборота, должен проверить это соответствие. Кроме того, кадровый начальник также должен знать о соответствии инструкции действующему законодательству.

Составляет она либо для группы идентичных должностей, либо за конкретной индивидуальной должности. Работник должен быть ознакомлен с документом под роспись. Сделать это нужно при приёме на работу. Если она будет составлена не верно, то у работника и руководителя непременно возникнут разногласия и конфликтные ситуации относительно разделения труда и выполняемых работником функций.

При верном составлении должностных инструкций, руководство должно преследовать конкретные цели и решать следующие задачи:

• правильно разделить рабочие обязанности между сотрудниками похожих должностей. Необходимо чётко скоординировать их действия для достижения максимально полезного результата;
• улучшение психологического климата в коллективе, улучшение обстановки. Необходимо максимально снизить процент вероятности возникновения конфликтов;
• чётко разграничить права и обязанности специалистов одного уровня, дать конкретику по их полномочиям, чётко определить ответственность каждого. При необходимости, можно отдельно сделать акцент на дисциплинарные взыскания, которые могут быть применены к специалисту в виде ответственности за пренебрежение своими обязанностями;
• осуществить психологическую и должностную разгрузку сотрудников, которые вынуждены совмещать несколько должностей. Мало их просто разгрузить, эту нагрузку необходимо правильно и равномерно распределить;
• наладить систему психологического и финансового стимулирования и мотивации;
• правильно распределить обязанности между управленцами.

С помощью должностной инструкции руководство предприятия реализует все аспекты взаимодействия аппарата управления и персонала. Но не всегда удаётся достичь максимально возможного результата. Поэтому нужно правильно выбрать и назначить человека, который будет ответственен за составление должностных инструкций.

В зависимости от масштабов фирмы и численности наёмного персонала, то типовая инструкция составляется для группы идентичных должностей. При необходимости, можно внести коррективы для конкретной должности. Если же фирма небольшая, насчитывает всего 25-50 человек, то документ составляет для каждой должности отдельно. Ответственным является сотрудник отдела кадров.

Пример резюме секретаря

Надежда Смирнова
Телефон: +7 (999) 123-45-67
Почта: [email protected]
Город: МоскваДата рождения: 12 декабря 1994Желаемая зарплата: от 50 000 рублейЗанятость: Полная занятостьГрафик работы: Полный деньЦель: СекретарьКлючевые навыки:

• Уверенный пользователь ПК. Знание Microsoft Word, Excel, Outlook.
• Навыки работы с МФУ, ксероксом, другой офисной оргтехники.
• Знание основ делопроизводства.

Опыт работыАпрель 2016 — Настоящее времяСекретарь — ООО «Торговый дом Новошахтинский»Оптовая и розничная торговля бытовой химией, средствами личной гигиеныДолжностные обязанности:

• Приём посетителей.
• Работа с корреспонденцией, документами, приём входящих звонков.
• Планирование рабочего дня директора, организация мероприятий.

Профессиональные достижения:

• Освоила работу с корпоративной программой КИСУП.
• Получила опыт работы с автоматизированной системой электронного документооборота ЕСЭД.

ОбразованиеСентябрь 2012 — Июнь 2016РЭУ им. Г.В. ПлехановаФакультет: МенеджментаСпециальность: Менеджмент организацииФорма обучения: ОчнаяКурсы и тренингиДекабрь 2020 — Январь 2021Делопроизводство на компьютере и этика делового общенияМесто проведения: Городской центр дополнительного профессионального образования Дополнительная информацияВодительские права:Категория BИностранные языки:Английский (Разговорный)О себе:Секретарь с опытом работы более 5 лет.

II. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.17. .

Составление должностной инструкции секретаря

Документ составляется в единственном экземпляре. Его подписывает сам секретарь после того, как внимательно прочтёт и изучит. Если на предприятии по штату предусмотрено несколько секретарей, то можно распечатать несколько экземпляров, внеся соответствующие правки для каждого в отдельности, в зависимости от должности руководителя, к которому «прикрепляется» секретарь.

Если самому секретарю необходим для личного пользования дополнительный экземпляр, он может снять копию с уже подписанной им должностной инструкции. Это не запрещено!

Чтобы правильно составить документ, необходимо соблюсти некоторые правила. В частности, в правом верхнем углу должна быть оформлена «шапка». Это место для утверждения инструкции руководителем всего предприятия. Тут необходимо заполнить несколько строк:

• обязательно должно быть слово «утверждаю»;
• далее указывается должность руководителя. Например, «генеральный директор» или «директор»;
• название фирмы в сокращённом варианте;
• ФИО руководителя;
• календарная дата для утверждения;
• подпись руководителя.

Потом в середине листа необходимо указать название документа. Это «должностная инструкция секретаря». Только после этого прописываются все основные моменты.

Выше упоминались разделы, из которых должна состоять инструкция секретаря. Они прописываются в соответствии с регламентом выполняемых обязанностей. Например, функциональные обязанности секретаря руководителя департамента могут быть несколько «уже» нежели обязанности помощника руководителя всего предприятия.

После того как инструкция будет составлена, её необходимо согласовать с работником, который является ответственным за секретариат. Это может быть руководитель соответствующего структурного подразделения. Если такого человека в штате нет, то с руководителем кадровой службы или иным работником, в чьи обязанности входит такое согласование.

Отметка о согласовании ставится в конце документа. Необходимо заполнить несколько строчек:

• обязательно указать слово «согласовано»;
• должность ответственность человека;
• название фирмы в сокращённом варианте;
• ФИО этого сотрудника;
• календарная дата для утверждения;
• подпись того, кто согласовал инструкцию.

После нужно дать документ на ознакомление самому секретарю. Также нужно заполнить несколько строчек:

• обязательно указание фразы «с инструкцией ознакомлен»;
• должность секретаря так, как она указана в штатном расписании;
• название фирмы в сокращённом варианте;
• ФИО этого сотрудника;
• паспортные данные. При необходимости можно снять копию с той страницы паспорта, где указаны личные данные секретаря. Копию приложить к инструкции как подтверждение указанных данных;
• календарная дата для утверждения;
• подпись сотрудника, которая подтверждает, что он действительно ознакомился со своей должностной инструкцией.

Не стоит «подмахивать» документ, не прочитав его внимательно. Тщательное ознакомление является гарантом того, что он будет верно исполнять свои обязанности, не будет делать работу за других работников. Если секретарь отступит от своих функциональных обязанностей или не будет выполнять их, его привлекут к ответственности.

Наоборот, если его будут привлекать к ответственности за мнимое неисполнение, он всегда может сослаться на инструкцию и оспорить приказ руководства о назначении дисциплинарного взыскания. Также это поможет при оформлении жалобы в инспекцию по труду или при подаче иска в суд. Поэтому нужно быть внимательным!

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ

Деятельность учреждений, предприятий и организаций отражается в многочисленных служебных документах: постановлениях, приказах, решениях, планах, графиках. Работу, связанную с созданием служебной документации и контролем ее исполнения осуществляет помощник руководителя — секретарь-референт.

В обязанности секретаря-референта входят: регистрация, прием и отправление корреспонденции, систематизация ее по степени важности, доставка ее внутри учреждения, оформление служебных документов различного вида и назначения. Кроме того, секретарь-референт ведет телефонные переговоры, записывает и передает задания руководителя по назначению, следит за их выполнением, участвует в подготовке заседаний и совещаний, ведет их стенограммы, регулирует прием посетителей

По поручению руководителя готовит информацию о телефонных сообщениях, письмах, документах, рефераты по печатным и рукописным материалам, организует их тиражирование, составляет проекты писем и документов.

Работа секретаря-референта в основном исполнительская, со значительной долей умственного труда. Он должен быть внимателен при исполнении любого, самого маленького дела, пунктуален, иначе успех не будет способствовать ему. Хорошая память — верный помощник в труде секретаря-референта, так как для оперативности он должен держать в памяти содержание многих документов, маршруты их следования, номера дел, куда они помещены.

Проанализировать каждый документ, направить нужному лицу, при необходимости дать нужные справки о нем — все это требует от терпения, усидчивости и чрезвычайной аккуратности. В то же время при выполнении деловых поручений секретарь-референт всегда должен быть корректным, ровным, предупредительным с посетителями и сотрудниками. Секретарю-референту необходимы хорошие знания в области русского языка, литературы, осведомленность в вопросах психологии общения, эстетики, по современным требованиям — знание иностранного языка.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия; теорию и практику работы с персоналом; основы делопроизводства, правила внутреннего распорядка, структуру учреждения и функции ответственных сотрудников; этику делового общения; методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники; основы законодательства о труде; основы менеджмента; правила и нормы охраны труда. Секретарю-референту необходимы склонность к работе с людьми и документами, хорошая нагляднообразная память, склонность к работе с людьми и документами, умеренная общительность, организованность, доброжелательность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность.

Эта работа не рекомендуется лицам, имеющим дефекты речи, выраженные нарушения зрения и слуха, а также страдающим заболеваниями сердечно-сосудистой системы неблагоприятного течения.

Близкие профессии (специальности): офис-менеджер, администратор, делопроизводитель, регистратор, приемщик заказов, секретарь-машинистка.