Сменный график работы

Как установить по Трудовому кодексу?

График работы посменно должен быть установлен отдельным нормативным локальным актом. При этом закон обязывает нанимателя учитывать мнение представительного органа трудового коллектива согласно ст. 372 ТК РФ.

Перед изданием нормативного акта  руководство предприятия направляет проект приказа и графика сменной работы.

В этих документах необходимо отразить:

• количество смен;
• временная протяженность одной смены;
• сколько смен в сутках;
• начало и конец рабочей смены;
• порядок их чередования;
• условия перерывов во время рабочего дня (для приемов пищи и технических производственных перерывов);
• условия оплаты (надбавки, стимулирующие выплаты и так далее) — как оплачиваются ночные смены;
• график выходных дней для обеспечения законного права на 42 непрерывных часа отдыха в неделю;
• прочие дополнительные условия труда, не противоречащие нормам закона.

В пятидневный срок(5 рабочих дней)  со дня подачи проекта профсоюз или иной представительный орган направляет свое мнение с замечаниями и предложения в письменной форме.

В случае если проект не одобрен профсоюзом или имеются предложения по его доработке, руководство предприятия в трехдневный срок проводит дополнительный консультации с профсоюзом для достижения приемлемого решения.

Работодатель так же может согласиться с мнением профсоюза, и тогда дополнительные консультации не нужны.

Профсоюз же имеет право обжаловать этот документ в трудовую инспекцию или суд. Инспекция должна в течение месяца провести проверку, и в случае нарушения закона выдать предписание на отмену приказа или иного документа.

Особенности соответствия закону

При определении режима работы посменно нужно учитывать:

• Суммарная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю — о норме часов при сменном графике;
• Нельзя «спаривать» смены;
• Работнику должен быть предоставлен отдых не менее 42 часов в неделю непрерывно;
• Предпраздничная смена сокращается на 1 час;
• Смена «в ночь» сокращается на 1 час;
• Следует указать время отдыха для приема пищи от получаса до 2 часов.

При начислении заработной платы следует применять почасовую тарификацию, так как количество смен у разных работников может быть не одинаковым.

Выходные и праздничные дни оплачиваются в обычном порядке (Обзор судебной практики за август 2009).

Работа в ночное время оплачивается по повышенной ставке (плюс минимум 20%).

Изменение смен

В связи с экономической, производственной или иной целесообразностью  предприятию график иногда необходимо изменить. Согласно ст. 74, работодатель вправе инициировать изменение в условиях труда, за исключением изменения функций работника.

Об этих изменениях руководитель должен предупредить сотрудника не менее чем за 2 месяца до их наступления. В случае если сотрудник согласен работать по новым условиям, то, согласно ст. 72 между нанимателем и работником заключается доп.соглашение.

Должность может соответствовать квалификации сотрудника, или быть ниже, с более низкой оплатой труда. Работодатель обязан предложить все вакансии, имеющиеся в данном населенном пункте, или в других местностях, если это предусмотрено локальными нормативными актами.

В случае если таких вакансий нет, а работник продолжает отказываться от графика с законными условиями труда, то наниматель имеет право уволить сотрудника по особым условиям. Они закреплены в  п. 7. Ст. 77. ТК РФ.

В случае если сложившееся положение вещей  может повлечь за собой массовые увольнения, то работодатель может с учетом мнения профсоюза ввести режим неполной рабочей недели сроком до полугода.

Если работник не согласен с режимом неполной рабочей недели, то расторжение договора может произойти  согласно п. 2 ст. 81. Трудового кодекса.

Изменения в сменном графике

Изменения на производстве иногда вынуждают корректировать и графики сотрудников. Здесь работодателю нужно быть осторожным, иначе недовольные работники подадут в суд и оспорят все корректировки. Есть несколько вариантов законно изменить расписание.

Первый — заручиться согласием работников. Если штат устраивают изменения, нужно собрать их подписи в уведомлении о новом сменном графике и вводить расписание в стандартном порядке. При этом оповещать работников строго за месяц не нужно.

Второй — прибегнуть к нормам статьи 74 ТК РФ. В ней сказано, что руководство вправе в одностороннем порядке менять расписание, если:

• изменилась технология производства;
• произошли серьезные изменения в организации структуры предприятия.

В этом случае начальство предупреждает людей об изменении сменного графика за два месяца, а с конкретными нововведениями знакомит минимум за месяц.

Если работников не устраивают новые условия, руководство предлагает им все доступные и предусмотренные коллективным договором альтернативы. Если их нет или сотрудники по-прежнему не согласны, их можно уволить.

Продолжительность рабочего времени одной смены

Даже если на производстве осуществляется сменная работа, то в неделю трудовое время не может превышать показателя в 40 часов. Подобное условие должен содержать трудовой договор. Если углубиться в трудовое законодательство, то максимальная продолжительность рабочей смены установлена и закреплена законодателем только для конкретных категорий работников.

Если обратиться к Приказу Минтранса под № 127, то максимальное рабочее время для водителей общественного транспорта (троллейбуса или трамвая) не может превышать 10 часов.

Работодатель должен обеспечить сотруднику время на отдых и прием пищи. Часы отдыха при этом не могут превышать срока в 120 минут

Кроме того, обязуется руководство выделить 30 минут на отдых, но без включения их в продолжительность рабочего времени, причем неважно будет это ночная или дневная смена. Подобные нюансы должен содержать трудовой договор, в ином случае, права и интересы сотрудника будут нарушены

Какие бывают — примеры

Трудовой кодекс России обязует всех работодателей, независимо от формы собственности, организовывать труд работников по утвержденному распорядку (режиму).

В зависимости от особенностей производства работа может выполняться:

• с фиксированной ежедневной продолжительностью рабочего времени (пятидневная или шестидневная рабочая неделя);
• вахтовым методом;
• с использованием ненормированного графика;
• по скользящему графику;
• посменно.

Сменный режим работы применяется, как правило, на предприятиях с круглосуточным производством. Это может быть как выпуск продукции, так и оказание услуг (например, медицинские учреждения, предприятия, оказывающие транспортные услуги).

Сменный труд организовывается путем утверждения графика выходов и ознакомления с ним каждого сотрудника не позднее, чем за месяц до вступления в действие.

Для соблюдения работодателями норматива рабочего времени для всех трудящихся, законодатель предлагает к использованию следующие модели сменных графиков:

• две смены в течении календарного дня;
• три смены;
• четыре смены.

При этом важно, что трудящиеся со сменным графиком в обязательном порядке должны иметь:

• Ежедневный отдых длительностью не менее двойной длительности рабочей смены.
• Пересменный отдых (при изменении очередности выхода) продолжительностью не менее 42 часов (относится к еженедельному беспрерывному отдыху).
• Максимальная длительность работы при расчете на календарную неделю не может выходить за пределы 40 трудовых часов.

Зависимо от деятельности предприятия (организации) продолжительность смены может составлять 6, 8, 12 часов. Длительность выхода определяется количеством смен в сутках.

Также допускается использование суточных графиков, где один выход длитсят 24 часа.

Важно! Законодатель не предоставляет работодателю возможность привлекать трудящегося к исполнению трудовых обязанностей на протяжении двух дней подряд

Что значит режим 2 через 2

График работы 2 через 2 – это режим, при котором трудящийся выходит на работу два дня подряд, а после двухдневного отдыха выходит в следующую очередность.

Особенности представленного режима состоят в следующем:

• Работа может быть организована путем привлечения к труду 3х или 4х бригад, длительность смены которых будет составлять 8 и 6 часов соответственно.
• В зависимости от количества бригад выделяют утреннюю, дневную и ночную или утреннюю, дневную, вечернюю и ночную смены.
• Очередность работы меняется через каждые 2 выхода.
• Общая продолжительность средне недельной работы не может превышать 40 часов.
• На предприятиях с беспрерывным производство и графиком 2 через 2 допускается привлечение к труду в праздники и выходные дни. Как оплачиваются праздничные дни?
• Еженедельные выходные при представленном графике не будут выпадать на одни и те же дни недели.

График работы 2 через 2 является самым удобным в применении, чем обусловлено его широкое применение.

Важно! При представленном режиме организации труда учет отработанного сотрудниками времени осуществляется по суммированному методу учета рабочего времени

Особенности графика 3 через 3

График работы 3 через 3 предполагает три рабочих дня подряд и 3 выходных. При этом длительность смены и их количество в одних сутках устанавливается на усмотрение работодателя с учетом специфики производства.

Как правило, при графике выходов 3 через 3 ежедневная продолжительность рабочего дня составляет 10 — 12 часов и применяется представленный режим преимущество в торговых предприятиях (организациях).

Законодатель устанавливает запрет на привлечение работника со сменным графиком к исполнению производственных функций более одной смены в день.

Сутки через трое

Режим работы по графику сутки через 3 представляет работу с продолжительностью работы 24 часа и последующими тремя выходными.

Представленный график не относится к сменному, поскольку трудящийся выполняет свои трудовые обязанности на протяжении полных суток, а сменяет его другой работник на следующий день.

При введении на предприятии сменного графика, продолжительность смен должна быть согласована с действующим в организации представительским профсоюзным органом, однако, если труд организован по графику сутки через трое, такое согласование не требуется.

На протяжении работы, организованной по указанному режиму, работнику должен предоставляться отдых, который включается в общую продолжительность работы и подлежит оплате.

Работа на протяжении 24 часов является максимальной продолжительностью трудового беспрерывного времени.

Составление графика

Унифицированной и обязательной к применению формы графика не существует. То есть график потребуется составлять самостоятельно в произвольной форме.

Как вариант, можно воспользоваться представленным на нашем сайте типовым функциональным шаблоном графика сменности. Шаблон потребуется индивидуализировать, то есть включить в свободные строки и в графы таблицы шаблона следующие сведения:

1. наименование предприятия;
2. дату составления графика и его регистрационный номер;
3. срок действия графика;
4. количество смен и их временные рамки (продолжительность смены) с учетом перерыва на обед;
5. ФИО работников и их табельный номер;
6. перечень смен и выходных по дням для каждого из включенных в график работников;
7. подписи работников об ознакомлении с графиком, если будет выбран такой способ ознакомления. В случае если подписи об ознакомлении будет решено отбирать на отдельном листе, то в графике потребуется сделать отметку о наличии приложения;
8. подпись руководителя об утверждении графика и дату утверждения.

Как и какими документами определяется трудовой режим

Распорядок труда для каждого отдельного сотрудника обязательно оговаривается с ним заранее — при заключении трудового соглашения. В целом же, по организации в разрезе структурных подразделений или должностей режим работы определяется в правилах внутреннего трудового распорядка.

В ПВТР режим трудового времени организации может быть отражён путëм:

• установления длительности трудовой недели и конкретных ежедневных временных рамок труда для одних групп должностей (например, «Для отделов: Руководство, Отдел по работе с персоналом, Юридическая служба, Бухгалтерия, Канцелярия — пятидневная трудовая неделя, начало трудового дня — 8:00, окончание трудового дня — 17:00, перерыв для отдыха и питания — с 13:00 до 14:00»);
• установления для отдельных должностей условия о ненормированном трудовом дне с указанием размера компенсации в виде дополнительных дней (не менее трëх) отпуска в соответствии со ст. 119 ТК РФ (например, «Для должностей: Директор, Заместитель директора, водитель — устанавливается ненормированный трудовой день с компенсацией в виде 4 дней дополнительного отпускного периода ежегодно»);
• установления режима работы по графику для отдельных отделов и должностей (например, «Для отдела продаж устанавливается режим работы по графику с соблюдением нормы труда для пятидневной 40-часовой трудовой недели»);
• установления суммированного учёта рабочего времени для отдельных должностей (например, «Для должности «Продавец» устанавливается суммированный учëт рабочего времени, учëтный период — квартал»);
• установления гибкого графика работы, ночного (приравниваемого дневному) режима труда, сменного графика, разделения рабочего дня на части для отдельных категорий работников (например, «Для должности «Кассир» устанавливается сменный график работы, при котором третья смена, приходящаяся на ночные часы, приравнивается к дневному трудовому времени»).

В трудовом соглашении обязательно должен присутствовать раздел, посвящëнный режиму труда. Для сотрудников, должность которых предполагает работу по обычному графику пяти- или шестидневной трудовой недели, в соглашении указывается точное расписание труда. Для тех же, кто будет работать по графику, с суммированным учëтом, с ненормированным трудовым днëм, с неполным трудовым временем, с разделением дня на части и т. д. эти обстоятельства должны быть отражены в указанном соглашении. Случаи установления неоговоренного режима трудового времени незаконны, такое нарушение может повлечь для нанимателя ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ со всеми вытекающими отсюда последствиями (штрафы и другие санкции).

Как установить новые правила режима в организации: порядок и документы

Если с уже существующим режимом для отдельной должности работник знакомится при приëме на работу путëм подписания трудового соглашения и отметки о прочтении ПВТР, то с изменением действующего режима всë несколько сложнее.

Порядок проведения процедуры таков:

1. Для начала руководитель должен принять обоснованное решение о том, для каких должностей или структурных подразделений вводятся новые правила.
2. Затем по всем правилам изменения локального НПА соответствующие изменения вносятся в ПВТР (проект в пятидневный срок должен быть согласован с профсоюзом, затем подписан руководителем).
3. На основании изменëнных ПВТР каждый работник, которого касаются изменения, предупреждается об изменении существенных условий работы (вручить уведомление под роспись следует не позднее чем за месяц до издания приказа). В случае отказа от продолжения трудовых правоотношений в изменëнных условиях сотрудник должен быть уволен по истечении срока предупреждения.
4. В установленный срок (спустя месяц после оповещения сотрудников) издаëтся приказ по предприятию об изменении режима для конкретных работников (на этом этапе они должны быть перечислены поимëнно). С приказом каждый работник знакомится под роспись.
5. В день издания распорядительного документа с каждым сотрудником заключается дополнительное соглашение к контракту, изменяющее условия по режиму трудового времени.
6. С даты, определëнной в допсоглашении и приказе, начинает своë действие новый режим с новым его документальным оформлением (к примеру, с составлением графиков).

Как составить график работы в Еxcel: образец + инструкция

Как правило, именно кадровик или секретарь составляет для всего предприятия или для отдельных его подразделений официальный график работы: как правильно оформить образец, вы узнаете из пошаговой инструкции.

1. Заполните «шапку».
   Любой график рабочего времени (образец) должен содержать сведения о работодателе. Достаточно указать название организации и структурного подразделения — цеха, филиала, бригады или отдела, для которого составлен документ. Ниже, под заголовком укажите регистрационный номер и дату составления графика, а также период его действия (устанавливает работодатель).
2. Основную часть оформляйте в виде таблицы.
   Разработать ее можно с нуля, но гораздо проще, когда под рукой есть готовая таблица графика работы на месяц (образец, пустая). Все, что нужно — скачать базовый бланк и перенести в него сведения по конкретному предприятию. Каждая графа таблицы предназначена для отдельного типа сведений.

Укажите:

• порядковый номер записи (нумеруйте строки по количеству сотрудников в отделе);
• фамилию, инициалы и должность сотрудника: как правило, первым указывают руководителя отдела или службы, начальника цеха и т.д., потом ведущих специалистов и рядовой персонал;
• табельный номер каждого сотрудника;
• распределение смен по дням недели и числам месяца;
• суммарное количество дней и часов, которое каждый сотрудник должен отработать в течение учетного периода;
• суммарное количество часов, отработанных каждым сотрудником в ночное время.

Образец заполнения графика сменности: сотрудники работают в две смены

Скачать образец

Содержание таблицы определяется продолжительностью учетного периода, количеством сотрудников в подразделении и режимом его работы
(двухсменным, трехсменным и т.д.), наличием или отсутствием ночных смен в расписании. Поскольку ночные смены по закону должны быть на один час короче дневных, а за отработанное ночью время положена доплата, его учитывают отдельно. Если на предприятии никто не работает по ночам, эта колонка не нужна.

1. Добавьте общие сведения и пояснения.
   Укажите общее количество сотрудников, внесенных в график, кратко охарактеризуйте режим их работы — количество смен, время начала и окончания каждой смены, продолжительность перерывов в работе. Здесь же можно дать расшифровку условных обозначений, используемых при заполнении таблицы. Единой системы кодов нет, поэтому чаще всего применяются общепринятые и интуитивно понятные обозначения: римскими цифрами маркируются смены, буквой «В» — выходные дни и т.д.

1. Заверьте документ.
   Гриф утверждения, на котором должен расписаться руководитель компании, ставится в «шапке» или в нижней части бланка.

★ Составляя график, соблюдайте трудовые права работников. Помните: трудовой кодекс запрещает работу в течение двух смен подряд, смены перед нерабочим праздничным днем следует сокращать на один час, а продолжительность непрерывного еженедельного отдыха должна составлять не менее 42 часов. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как организовать работу в несколько смен, не нарушая закон и не вызывая претензий ГИТ

.

Только после того, как сотрудники ознакомятся с утвержденной версией графика под подпись, они будут обязаны его соблюдать. Довести информацию до сведения персонала следует не позднее чем за месяц до его вступления в силу (ст. 103 ТК РФ). Подтвердить, что работники ознакомлены с новым графиком и согласны его придерживаться, поможет ознакомительный лист. Оформляйте его отдельным документом или как приложение к графику. Как вариант, можно завести отдельный журнал для отметок об ознакомлении.

Образец оформления листа ознакомления с графиком сменности

Скачать образец

Заполненные графики сменности хранятся в течение 5 лет. Но если они составлялись для должностей и работ, связанных с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, срок хранения продлевается до 75 лет (см. перечень, утвержденный приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010). Отсчитывается он с 1 января года, следующего за годом окончания учетного периода, который отражен в графике (указания, утвержденные Главархивом СССР 15.08.1988). Иными словами, если график составлялся на октябрь, ноябрь или любой другой месяц 2018 года, срок его хранения отсчитывайте с 1 января 2019 года. А если учетный период начался в декабре 2018 года, но закончился в январе 2019 года, отсчет начинайте уже с 1 января 2020 года.

Режим рабочего времени

Понятие режима рабочего времени дано в гл. 16 ТК РФ. В силу ст. 100 ТК РФ режим рабочего времени (в том числе продолжительность ежедневной работы, время начала и окончания работы, время перерывов в работе, чередование рабочих и нерабочих дней) может устанавливаться:

• правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с коллективным договором и (или) иными соглашениями;
• трудовым договором, если режим работы сотрудника отличается от общего режима в организации.

По правилам ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (работодатель ведет учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником).

Когда по условиям работы в организации при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы его продолжительность за учетный период (месяц, квартал, год (но не более того)) не превышала нормального числа рабочих часов (ст. 104 ТК РФ). Порядок введения суммированного учета рабочего времени прописывается в правилах внутреннего трудового распорядка.

При работе по графику «сутки через трое» не соблюдается нормальное число рабочих часов в неделю (40 часов). Судите сами: предположим, по графику рабочими днями сотрудника в феврале 2021 года являются 1, 5, 9, 13, 17, 21, 25, 29 февраля, соответственно:

• на первую рабочую неделю выпала одна смена (суббота);
• на вторую – две смены (среда, воскресенье);
• на третью – одна смена (четверг);
• на четвертую – две смены (понедельник, пятница);
• на пятую – две смены (вторник, суббота).

Всего же в феврале 2021 года сотрудник отработал восемь суток.

Таким образом, график работы «сутки через трое» подпадает под понятие, приведенное в ст. 104 ТК РФ (Письмо ФСС РФ от 15.02.2005 № 02-18/07-1243). Значит, рабочее время сотрудников, работающих по указанному графику, подлежит суммированному учету.

Норма рабочего времени при суточном графике работы

24-часовой рабочий день — это законно Возвращаясь к графикам работы, рассмотрим насколько законны будут вышеуказанные графики: сутки через двое и сутки через трое. Трудовой Кодекс гласит, что продолжительность рабочей недели не должна превышать 40 часов, но если нет возможности соблюдать это условие, то тогда нужно отталкиваться от нормы времени установленной на определенной промежуток времени: Наиболее распространенным периодом учета рабочего времени является месяц, поскольку его удобнее корректировать, а также знакомить с ним работника не нарушая требования законодательства. Норма времени в каждом месяце будет разная, поскольку разным будет количество рабочих дней по «стандартной» 5 дневной рабочей неделе. Количество часов отработанных в каждом конкретном месяце не должно превышать установленную норму. Теперь можно произвести нехитрые подсчеты:

1. В среднем в месяце 30 дней, при графике сутки через двое периодичность цикла составляет трое суток.
2. Соответственно за месяц выходит примерно 10 рабочих смен. Умножаем это количество на 24 и получаем примерно 240 рабочих часов за месяц.
3. Если посмотреть производственный календарь, который устанавливает количество допустимых рабочих часов, то можно увидеть, что даже самый большой по количеству рабочих часов месяц не превышает нормы в 200 часов. Это значит что работник, работающий по графику сутки через двое будет каждый месяц перерабатывать не менее чем по сорок часов (и это по самым приблизительным подсчетам). А сколько это составит в год? А ведь Трудовой Кодекс четко гласит, что количество часов отработанных сверх нормы должно быть не более 120 за год.
4. Таким образом, устанавливая работнику постоянно смену сутки через двое работодатель нарушает трудовое законодательство.

Главное – мера

По трудовым нормам допустимый максимум рабочих часов в месяц не должен превышать 200. Получается, при постоянном графике сутки через двое общая сумма отработанного времени за месяц составляет 240 часов – поэтому работодатель должен чередовать разные варианты графика, чтобы не нарушить закон.

«При суточной работе устанавливается почасовая оплата труда, — объясняет правовой консультант Олег Игнатьев. — Дополнительно оплачиваются ночные, сверхурочные и праздничные часы, последние — не менее, чем в двойном размере».

Если вы работаете по суточному графику, не забывайте о своих законных правах, пренебрежение которыми может привести к усталости, болезням и депрессии.

Что значит по ТК РФ?

Возможность установления режима посменной работы предусмотрена ст. 103 ТК РФ. В этой статье в п.1 определяет  график работы в 2, 3 или 4 смены, при этом без ограничения количество часов в смене. Виды сменных графиков.

П.2  устанавливает, что сотрудники должны трудиться определенное количество времени согласно установленному графику сменности.

В п. 3. Оговаривается, что руководство предприятия должно учитывать мнение выборного представительного органа трудового коллектива.  Рабочие графики рекомендовано оформлять как приложение к коллективному договору.

В п.4 устанавливаются сроки ознакомления работников с графиками – не менее чем за 1 месяц до их фактического введения. Также запрещено ставить работнику смены одну за другой, подряд.

Продолжительность смены

Максимальная продолжительность рабочей смены законодательством не установлена (письмо Роструда от 2 декабря 2009 г. № 3567-6-1). Исключением из данного правила являются отдельные категории сотрудников, для которых рабочее время в течение смены ограничено. К ним, в частности, относятся:

несовершеннолетние;

инвалиды (продолжительность рабочей смены устанавливается в соответствии с медицинским заключением);

водители автомобилей (ч. 2 ст. 329 ТК РФ, раздел 2 Положения, утвержденного приказом Минтранса России от 20 августа 2004 г. № 15).

Подробный список сотрудников, которым установлена максимальная продолжительность рабочей смены, приведен в статье 94 Трудового кодекса РФ.

Создание графика сменности в Excel

Шаг 1: Открытие программы Excel

Первым шагом для создания графика сменности в Excel является открытие программы. Найдите на рабочем столе или в меню Пуск ярлык программы Excel и нажмите на него для запуска.

Шаг 2: Создание таблицы сменности

После открытия программы Excel создайте новую книгу или откройте существующую. Вам понадобится таблица, чтобы заполнить расписание сменности. Создайте столбцы для дней недели, время начала и окончания смен, а также для имён сотрудников.

Шаг 3: Заполнение таблицы

Заполните таблицу сменности данными о днях недели, времени начала и окончания смен, а также именами сотрудников. Убедитесь, что каждая смена имеет свою отдельную строку, а каждый день недели – свой столбец.

Шаг 4: Создание диаграммы

После того, как таблица сменности будет заполнена, вы можете создать график, который будет наглядно отображать сменность. Выделите ячейки с данными (имена сотрудников и время смен) и выберите вкладку «Вставка». Затем выберите тип диаграммы, который вам подходит.

Шаг 5: Настройка диаграммы

После создания диаграммы вы можете настроить ее внешний вид и добавить необходимые элементы. Используйте вкладку «Дизайн», чтобы выбрать стиль, цвета и шрифты для вашей диаграммы. Дополнительные настройки можно произвести с помощью контекстного меню диаграммы.

Шаг 6: Сохранение графика

Когда график будет полностью готов, не забудьте сохранить его, чтобы в дальнейшем иметь к нему доступ. Выберите Файл > Сохранить или используйте комбинацию клавиш Ctrl+S, чтобы сохранить файл. Укажите имя и путь для сохранения файла на вашем компьютере.

Теперь у вас есть готовый график сменности, который можно использовать для учета и планирования смен сотрудников.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: Ф. И. О., должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2021 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета

Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.