Как получить и работать с электронной подписью с учетом новшеств-2022

Для чего нужна ЭЦП юридическому лицу

Разберемся, для чего конкретно может быть нужна электронная подпись юридическому лицу. Есть несколько сфер ее применения:

1. Направление отчетности в ИФНС, фонды, другие госорганы, а также обмен с ними письмами. Подавать декларации, расчеты и прочие формы гораздо удобнее в электронном виде прямо из офиса. А в некоторых случаях это просто необходимо. Например, если организация является плательщиком НДС, то без ЭП она просто не сможет подать декларацию. Уже несколько лет они принимаются только в электронном виде. Нужна электронная подпись и для представления отчетности в ПФР и ФСС, если она подается в отношении более 25 работников.
2. Использование информационных систем различных государственных органов и служб: Росстата, Росреестра, Росимущества, Роспатента, Рослесхоза и множества других. Например, можно запросить справку, подать документы на оформление лицензии, направить свое обращение или жалобу.
3. Взаимодействие с системой ЕГАИС службы Росалкогольрегулирование. Это необходимо любому юридическому лицу, которое занято на рынке оборота алкогольной продукции.
4. Участие в закупках. Государственные организации и учреждения все товары и услуги закупают в форме электронных процедур на специальных торговых площадках (ЭТП). На них же организуют торги для малого бизнеса и госкорпорации. Это так называемые федеральные площадки. Кроме них, есть множество коммерческих ЭТП, где закупаются крупные негосударственные компании. Разные варианты ЭП позволяют принимать участие в закупках на таких площадках, за счет чего можно расширить круг клиентов.
5. Организация электронного документооборота. Это удобно для крупных организаций с подразделениями и региональными представительствами. Благодаря КЭП можно обмениваться юридически значимыми первичными документами. Если они понадобятся ИФНС, то направить их можно будет в электронном виде. Кроме того, можно наладить обмен электронными счетами-фактурами с поставщиками и покупателями.

#3 Подготовка к применению МЧД

Сейчас МЧД работает далеко не везде и не так хорошо, как хотелось бы: отсутствует единый стандарт B2G-доверенностей для всех контролирующих органов и наполненный реестр полномочий. Поэтому на данный момент надёжнее применять сертификаты, оформленные на сотрудника по бумажной доверенности.

Однако, мы рекомендуем запланировать организацию нескольких рабочих мест, на которых уже будет установлена электронная подпись физического лица и выдана МЧД, подписанная руководителем. Готовиться к 1 сентября 2023 года нужно заранее

В сервисе «1С-Отчетность» можно выдать бесплатно электронную подпись для физического лица в рамках акции «Забота 2.0». Для новых клиентов и пользователей других сервисов — получение ЭП физ.лица доступно в сервисе «1С-ЭТП и\или «Астрал.ЭТ» — платно за 900 Р. Помимо этого, не забываем про сопутствующие продукты и услуги для повышения своего дохода!

Успешных вам продаж!

Пояснение к продуктам

ЭП для физического лица — это электронная подпись, в составе которой не указывается принадлежность к юридическому лицу или ИП, а содержит исключительно персональные данные. Может применяться как в личных целях, например, для подписания кадровых документов или подачи разного рода заявлений на Госуслугах, так и в рабочих целях, при наличии МЧД, подписанной руководителем компании.

Рутокен Lite — это защищенный носитель базового уровня для ключей УКЭП. Устройства не требуют установки специальных драйверов и готовы к работе сразу после подключения к компьютеру. На нем можно хранить секретные ключи или цифровые идентификаторы. При утере или краже носителя безопасность не нарушается: для доступа к информации требуется PIN‑код.

КриптоПро CSP — это криптопровайдер — независимый модуль в операционной системе компьютера. Он позволяет выполнить криптографические операции для создания электронной подписи, ее шифрования и защиты от навязывания ложных данных. Без наличия криптопровайдера на рабочем месте пользователя нельзя выполнить какие-либо операции с электронной подписью. По умолчанию, УЦ ФНС генерирует и шифрует электронные подписи с помощью КриптоПро CSP.

Отправка документов в ФНС с использованием ЭЦП

Электронная подпись для юридических лиц для налоговой службы позволяет отправлять отчетность удаленно, не посещая лично ФНС. Понятие информационного ресурса «Личный кабинет налогоплательщика» утверждено Федеральным Законом от 04.11.2014 г. Наличие изменение в 1 и 2 части НК РФ дает право юридическим лицам получать данные из ЕГРН и ЕГРЮЛ, а также управлять расчетами. Налогоплательщик может получать информацию о:

• Налоговых обязательствах;
• Невыясненных платежах;
• Суммах, которые были списаны с банковского счета, но зачислены на бюджетные счета;
• Урегулировании вопроса по задолженности;
• Просроченной налоговой задолженности;
• Принятых мерах по взысканию просроченных платежей.

Получение доступа к порталу сдачи налоговой отчетности в ФНС возможно только при помощи квалифицированного ключа проверки ЭЦП. Данный вид сертификата позволяет пройти регистрацию удаленно, подписав «Соглашение о предоставлении доступа к Личному кабинету».

Право пользования кабинетом налогоплательщика обладает только руководитель предприятия или его доверенное лицо. Они могут предоставить временный доступ к данным сотрудникам фирмы, имеющим ЭП и содержащим в ключе ЭП ИНН фирмы.

Для регистрации также необходимы определенные технические условия:

• ОС Windows XP SP3 и выше;
• Браузер, поддерживающий процесс шифрования и соответствующий ГОСТу 34.10-2001;
• Криптопровайдер, поддерживающий алгоритмы шифрования и соответствующие ГОСТу 34.10-2001 и 28147-89;
• ПО Крипто Про или его разрешенный аналог;
• eToken;
• Сертификаты ключей для проверки цифровой подписи.

Регистрация кабинета на сайте ФНС

Процедура регистрации кабинета на портале сдачи налоговой отчетности в ФНС состоит из нескольких последовательных шагов:

• Введение ОГРН фирмы и email;
• Подписание «Соглашения об открытии доступа к личному кабинету налогоплательщика».

Для активации ЛК на указанный электронный адрес отправляется ссылка.

Чтобы отправить отчет в налоговую инспекцию нужно сформировать ЭД, и подписать его при помощи квалифицированной ЭЦП для сдачи отчетности. После получения ЭД налоговый орган высылает 2 квитанции:

• О получении отчета;
• О времени и дате каждого полученного файла.

Обе квитанции заверяются ЭП ФНС. Если имеются разногласия во времени отправки и получения информации обращаются к провайдеру: он обязан предоставить время доставки и отправки документа через канал Интернета.

Применение электронной подписи позволяет сдавать электронную форму бухгалтерской и налоговой отчетности ИФНС на сайте. Минус этого способа — невозможность одновременного просмотра отчетов в налоговую и социальное страхование, поскольку хранятся они в разных БД и на разных сайтах.

ПО для отправки отчетности

Для взаимодействия с ФНС нужно получить ключ электронной подписи для налоговой, а также установить на ПК специальное программное обеспечение.

Обычно предприниматели работают с 1С, разработанной для составления отчетности. Программа простая в эксплуатации, и дополнена описанием последовательности действий. 1С позволяет составить документ в формате XML, разрешенным для подачи в органы налоговой службы. Также для отчетности можно использовать:

• Астрал-Отчет;
• МоеДело;
• Программа Главбух;
• Бухсофт Онлайн.

Помимо ПО для отправки отчетности необходимо пользоваться провайдерами. На рынке РФ из крупнейших работают только два:

• В 2000 г. основан Такском. Он предлагает клиентам услуги по подключению и ведению онлайн касс, сдачи отчетности в ФНС, Росстат, Пенсионный фонд. Такском также является аккредитованным УЦ;
• Тензор. Он работает с 1996 г., и предоставляет аналогичный комплекс услуг.

Для пересылки отчетности эти провайдеры используют собственное ПО:

• Онлайн-спринтер для работы в защищенном онлайн-кабинете;
• 1С-Спринтер (совмещенный с 1С) для исключения необходимости перемещения ЭД в отдельную папку.

Тензор дополнительно работает с СбиС, включающей отдельные блоки бухгалтерского учета. Они позволяют производить сверку счетов-фактур из деклараций НДС и поступивших документов от покупателей и поставщиков. Все ПО отвечает требованиям безопасности и контролирующему законодательству РФ.

Зачем нужна КЭП

Область применения квалифицированной подписи постоянно расширяется. Без неё не обойтись при взаимодействии с некоторыми государственными и коммерческими структурами. Рассмотрим подробнее, для чего она может понадобиться.

Для внутреннего и внешнего документооборота

Всё больше компаний переходит на электронный документооборот. Если у руководителя есть КЭП, он может подписывать ей приказы и распоряжения, договоры с сотрудниками и прочие внутренние документы. Систему электронного документооборота можно интегрировать с бухгалтерской программой, это позволит свести к минимуму всю бумажную документацию.
УКЭП можно применять и для подписания документов с партнёрами, но для этого она должна быть у обеих сторон.

Использование усиленной ЭЦП предоставляет новые возможности для бизнеса: можно расширить географию присутствия, упростить бухгалтерский учёт и освободить ресурсы для развития.

ФНС

С применением КЭП можно сдать бухгалтерскую и налоговую отчётность, подать заявление на регистрацию юридического лица или ИП, сменить налоговый режим, зарегистрировать онлайн-кассу и т. д.

Госуслуги

Пользоваться порталом «Госуслуги» могут физические лица и организации. Один из вариантов авторизации — посредством КЭП. На сайте можно внести изменения в регистрационные данные компании, запатентовать изобретение, запросить официальные данные Росстата и т. д.

Росреестр

На портале Росреестра можно зарегистрировать право собственности на недвижимость, оформить сделки с недвижимостью, получить выписки из государственных реестров, запросить информацию об объектах недвижимости и т. д.

Также квалифицированная ЭЦП понадобится при взаимодействии с таможенной службой, судебными органами, Росаккредитацией и другими государственными органами.

Для участия в электронных торгах

Большую часть государственных и коммерческих закупок проводят на электронных площадках. Помимо этого, на электронных аукционах реализуют имущество организаций-банкротов.

Виды электронной подписи

Виды ЭЦП для юридических лиц

1. Простая. С ней знакомо большинство современных людей. Пример простой ЭП — логин / пароль для авторизации в электронной почте или других сервисах. Или же коды, которые запрашиваются платежными системами при осуществлении оплаты через интернет.
2. Усиленная неквалифицированная. Это более защищенная ЭП, поскольку шифруется при помощи специальной программы и криптографического ключа.
3. Усиленная квалифицированная (КЭП). Отличается от неквалифицированной подписи более строгим государственным регулированием. Во-первых, для формирования КЭП подходит только программа шифрования, одобренная ФСБ. Во-вторых, получить такую подпись можно строго в аккредитованных Минкомсвязи удостоверяющих центрах (УЦ).

В подавляющем большинстве случаев под ЭЦП для юридического лица подразумевается именно квалифицированная подпись. Поэтому можно говорить о том, что ЭП (ЭЦП) и КЭП — понятие равнозначные.

#1 Получение электронной подписи через УЦ ФНС

Для тогобы руководитель ЮЛ, ИП или нотариус получил электронную подпись самостоятельно в налоговой ему понадобятся:

• Носитель в индивидуальной упаковке (Рутокен).
• Криптопровайдер на рабочее место, где будет использоваться ЭП (КриптоПро CSP).

Эти продукты клиент может приобрести заранее до посещения УЦ ФНС.

При этом, носитель партнер 1С может продать самостоятельно, а криптопровайдер можно приобрести на клиента с помощью агентской схемы, которая доступна каждому партнеру в Web-регистраторе «Калуга Астрал». Обратитесь к своему дистрибьютору и вам откроют права на приобретение.

Кроме этого, партнер может увеличить свой доход, предложив клиенту:

• Сертификат технической поддержки «КриптоПро» для защиты от утери и получения консультаций от вендора.
• КриптоАРМ для повышения удобства работы и защиты электронной подписи.
• Консультационные услуги по настройке рабочего места.

Важно! Если деятельность ваших клиентов связана с производством или реализацией этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (ЕГАИС ФСРАР), то им необходим Рутокен ЭЦП 2.0 2100, сертифицированный ФСБ. Кроме этого, можно предложить электронную подпись для физического лица как для руководителя, так и для сотрудника компании

Как работает ЭП

С виду то, что принято называть электронной подписью, выглядит как обычный USB-накопитель. В действительности это не сама ЭП, а лишь инструмент для ее формирования. Этакий современный аналог обычной ручки. На накопителе содержится набор файлов:

• Программа для шифрования.
• Уникальный закрытый ключ шифрования.
• Сертификат, подтверждающий личность владельца ЭП, с открытым ключом, который применяется для расшифровки подписи.

Процесс постановки электронной подписи кажется со стороны непонятным и сложным. В действительности же его можно описать в нескольких строках. В момент «подписания» документа ЭП происходит следующее:

• файл документа преобразуется в длинный набор символов — хеш;
• хеш шифруется при помощи закрытого ключа — это и есть электронная подпись;
• ЭП прикрепляется к документу, а вместе с ней — сертификат, в котором «зашита» информация о владельце подписи и ключ для расшифровки хеша.

На стороне получателя происходит следующее:

• проверяется владелец сертификата — так можно быть уверенным, что подпись принадлежит уполномоченному лицу;
• происходит подсчет хеша того электронного документа, который получен;
• при помощи открытого ключа происходит расшифровка ЭП — теперь известно, каков был хеш у отправленного файла;
• хеши сравниваются — они должны быть одинаковы.

Для чего нужна такая проверка? Она покажет, что документ целостный и подлинный. Если же злоумышленник решит исправить его уже после подписания, хеш файла изменится. При проверке он не сойдется с тем, который зашифрован в электронной подписи. Это будет означать, что файл не является подлинным. Поэтому подписанные ЭП документы считаются защищенными от несанкционированного доступа. Надежный алгоритм шифрования позволяет передавать информацию через интернет без опасений. Ведь даже если документ будет перехвачен, незаметно внести в него изменения не выйдет.

У системы есть лишь одно уязвимое место — это носитель (флешка). Завладев им, злоумышленник сможет создавать подлинные электронные подписи. Чтобы защититься от этого, пользователь может сменить стандартный заводской пароль носителя на уникальный.

Понятие и назначение подписи

Согласно закону № 64-ФЗ от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи», заверенные ею электронные документы становятся равнозначными подписанным бумагам. Они используются внутри компании, передаются контрагентам и направляются в контролирующие органы. При этом представление аналогичного документа «на бумаге» не требуется.

 Неважно, как создан электронный документ: отсканирован, сфотографирован или сформирован при помощи компьютерной программы. В любом случае можно поставить на него ЭП, придав ему тем самым юридическую силу

Зачем нужна электронная подпись

Назначение электронной подписи в следующем:

1. удостоверить личность подписанта;
2. подтвердить, что документ является юридически значимым;
3. гарантировать, что после подписания документ не был изменен.

Сейчас очень популярно регистрировать ООО онлайн: процедура требует наличия ЭЦП. Также обычный пример использования электронной подписи — подача налоговой декларации. При направлении в бумажном виде ее нужно распечатать в двух экземплярах, заверить подписью директора и отвезти в ИФНС. Это долго, трудоемко и неэффективно. Чтобы упростить процесс, можно выпустить ЭП и заключить договор с оператором электронного документооборота. И тогда подача декларации займет не более пары минут. Ее даже не нужно печатать — достаточно подписать при помощи ЭП и отправить в налоговую. Обычно это делается нажатием одной кнопки.

Виды электронной подписи

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) — это аналог собственноручной подписи человека, сформированный в электронном виде.

ЭЦП призвана облегчить документооборот внутри организации, взаимодействие с клиентами, партнёрами и государственными структурами.

Простая электронная подпись (ПЭП) — это самый примитивный и плохо защищённый вариант. Примеры ПЭП — смс-подтверждение или пара логин — пароль. Это простые символы, которые не содержат зашифрованную информацию и не привязаны к конкретному пользователю.

ПЭП чаще всего применяется для идентификации пользователя в системе или во внутреннем документообороте.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — ЭЦП со средней степенью защиты, созданная с использованием специальной программы. Здесь уже применяется сложное криптошифрование и создаётся закрытый ключ.

Этот вариант используют, чтобы подписывать договоры и другие документы с партнёрами или внутри компании.

Неквалифицированная подпись станет юридически значимой, если стороны подпишут соглашение об этом.

Законодательная база

Основным законом, регулирующим сферу применения электронной подписи, является Федеральный закон под номером 63-Ф3 от 06.04.2011 г. В нем закреплены:

• Основные определения цифровой подписи, сертификата ключа проверки ЭЦП, владельца сертификата, УЦ и его аккредитации;
• Методы правового регулирования ЭП;
• Способы и принципы работы с ЭП;
• Виды цифровой подписи;
• Условия признания ЭД и т.д.

Статья 13 регулирует права и обязанности УЦ, а требования к форме сертификата утверждены отдельным приказом ФСБ РФ от 27.12.2011 под номером 795.

В Налоговом кодексе прописаны определения для личного кабинета. Он представляет собой информационный ресурс на портале ФНС для предоставления и получения информации в электронной форме. Полный список операций, доступных для проведения в ЛК, прописан в Руководстве пользователя, и размещен на сайте РФ ФНС. В ст.23 НК РФ прописаны обязанности налогоплательщиков по своевременной подаче в налоговые органы деклараций. Формы отчетности разрабатываются и утверждаются Министерством финансов РФ, если отдельно налоговым законодательством не утверждены иные нормы.

Электронная цифровая подпись дает своему владельцу возможность отправки отчетности в налоговые и страховые органы, ведения документации и официальной переписки со внутренними и внешними корреспондентами. Преимущество ЭП и в том, что она позволяет отследить неизменность документов после заверения и высокую конфиденциальность передаваемой информации. Приобрести ЭП для налоговой можно в удостоверяющем центре, имеющем сертификацию Минкомсвязи РФ. Для удаленной подачи отчетности необходимо зарегистрировать на сайте ФНС РФ личный кабинет. Это быстрая процедура, состоящая из нескольких простых шагов. Предоставление оригиналов не требуется — КЭП и документы, заверенные ею, имеют полную юридическую силу и не нуждаются в подтверждении.

Использование электронной подписи в работе

Зачем нужна предпринимателю ЭЦП

Формирование отчетности для налоговых органов происходит в электронном виде или на стандартных бумажных носителях. В последние годы ЭДО становится все более популярным среди юридических лиц, т.к. позволяет решить все вопросы с меньшими финансовыми и физическими затратами. ЭД представляет собой официальный документ налогоплательщика, содержащий данные о доходах и расходах, об объеме налоговой базы, льготах, объектах налогообложения и иную информацию, предусмотренную НК РФ в ст. 80.

ЭЦП также позволяет своему владельцу:

• Пересылать отчетность удаленно, без личного посещения офиса ФНС;
• Сдавать отчетность в любое время, в т.ч. за 5 минут до истечения срока подачи;
• Автоматически обновлять в онлайн режиме бухгалтерское ПО;
• Избегать ошибок при заполнении документов — ПО проверяет заполнение и выявляет недочеты;
• Получать в течение 24 часов подтверждение от ФНС. Оно будет отражено в личной карточке еще до получения акта сверки;
• Защищать информацию от правки и просмотра третьими лицами;
• Осуществлять переписку с ФНС в электронном виде.

Какой тип ЭЦП нужен для налоговой отчетности

Для юрлиц ФЗ определяют два вида цифровой подписи. Простая подпись (ПЭП) позволяет установить авторство документации, но не обеспечивает юридическую значимость ЭД. ПЭП — это смс-код, содержащий логин и пароль для входа в личный кабинет.

Для работы с отчетностью и иной официальной документацией юрлицо должно оформить КЭП — квалифицированную электронную подпись. Она позволяет определить авторство документа и установить наличие изменений после заверения, имеет повышенный уровень защиты данных, квалифицированный сертификат проверки ЭП. Проверка и создание ЭП происходит с использованием криптографических средств, прошедших аттестацию ФСБ.

Документы, где стоит электронная подпись, юридически приравниваются к бумажным. Пользователи не нуждаются в заключении дополнительных соглашений, определяющих юридическую силу ЭД.