Выдача трудовой книжки на руки сотруднику

Как оформить трудовую книжку на нового сотрудника

На территории Российской Федерации сейчас действительны трудовые книжки только тех двух образцов, которые перечислены выше. Поэтому трудовые книжки по формам, утвержденным в других государствах, российские работодатели использовать не могут.

В таком случае возникает вопрос: как быть, если работник предъявил вам иностранную трудовую книжку?

Порядок действий кадровика при приеме на работу иностранца описан в статье 65 ТК РФ. Так, если у иностранного работника нет трудовой книжки того образца, который действителен в РФ в настоящее время, ему оформляется новая трудовая книжка. В этом случае нужно использовать ту же форму книжки, что вы применяете при приеме на работу российских граждан. То есть утвержденную постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Если человек трудоустраивается в России впервые, вы должны оформить трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). При этом иностранная трудовая книжка должна остаться у иностранца. Так как она на территории РФ не применяется, и удерживать ее вы не вправе.

Обратите внимание:
Это недопустимо!

Как же поступить? Допустим, в разделе «Сведения о работе» закончилось место на записи под номером 24. Для того чтобы внести запись в трудовую книжку, например, об увольнении работника, необходимо вшить вкладыш. На титульном листе трудовой книжки поставьте штамп «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Затем заполните титульный лист вкладыша. И в разделе «Сведения о работе» вкладыша поставьте порядковый номер 25 и сделайте запись об увольнении.

Почему могут «потерять» трудовой стаж

Дистанционная занятость

В Трудовом Кодексе есть указание на то, что удаленных сотрудников можно устраивать на работу без оформления трудовой книжки.

Удаленных сотрудников можно устраивать на работу без оформления трудовой книжки

Дистанционная работа предполагает наличие следующих фактов:

1. Дистанционный работник выполняет свои обязанности вне структуры работодателя, не имеет стационарного рабочего места, прямо или косвенно контролируемого работодателем. Работа может производиться в других регионах, странах и в одном населенном пункте с работодателем.
2. Для связи с непосредственным руководителем, получения заданий и передачи отчетности о проделанной работе сотрудником используется Интернет.

Таблица 4. Плюсы и минусы дистанционной занятости

Наименование	Преимущества	Недостатки
Предмет договора – удаленная работа	Можно пользоваться услугами работников в других регионах, не создавая новых структурных подразделений, сократить расходы организации на аренду помещений, организацию работ на местах, оплату коммунальных платежей (вода, электричество, и т.д.)	Сотрудника сложно контролировать, причем сбои в работе могут быть вызваны объективными причинами, а не виной сотрудника (плохая Интернет-связь и т.п.)
Электронный документооборот	При наличии электронных подписей обмен документами может существенно облегчен	Указанная электронная подпись должна быть защищенной – ее оформление потребует затрат от предприятия. Кроме того, не все документы могут быть переданы посредством электронных каналов связи
Пенсионное страхование	Если сотрудник приступает к работе впервые, после обмена необходимыми документами с помощью Интернета он самостоятельно оформляет страховое пенсионное свидетельство	Если организация не проконтролирует, чтобы свидетельство было получено вовремя, возможны штрафные санкции
Трудовая книжка	Можно не оформлять (особенно – при первом трудоустройстве). Основным документом в данном случае является договор о дистанционной работе	При отсутствии трудовой книжки возникает риск злоупотреблений со стороны работников, так как при ее наличии перспектива быть уволенным с соответствующей записью является сдерживающим фактором
Расторжение соглашения	В трудовом договоре можно предусмотреть дополнительные основания для увольнения сотрудника	Если сотрудник прежде взаимодействовал с руководством посредством электронного документооборота, необходимо позаботиться о том, чтобы в день расторжения договора о дистанционной работе он получил копию приказа в бумажном виде, а также трудовую книжку, при условии, что в нее уже ранее вносили запись

Нововведения

До недавнего времени выдача трудовой книжки на руки была возможна лишь в двух случаях:

• При увольнении сотрудника.
• При достижении пенсионного возраста, официальном уходе на заслуженный отдых.

При появлении иных причин, требующих подтверждения трудового стажа гражданина или его занятости, на руки выдавалась копия оригинала, заверенная надлежащим образом.

Сегодня ПФР имеет право затребовать оригинал трудовой книжки для подсчета пенсионных выплат в случае приближения пенсионного стажа, даже если сотрудник не собирается увольняться.

Обстоятельство возникает в том случае, если человек продолжает трудовую деятельность и увольняться не собирается, но подошел период начисления пенсионных выплат. Сотрудникам ПФР может быть недостаточно копий документов, подтверждающих общий стаж. Они дают предписание о представлении оригинала. Как поступить в таких обстоятельствах сотруднику, оформляющему пенсию, и кадровику, расскажем подробнее.

Действующие формы трудовых книжек

Постановлением РФ от 16.04.2003 № 225 с 1 января 2004 года были введены трудовые книжки нового образца. Наряду с этой новой формой действительны трудовые книжки, форма которых утверждена:

• постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 «О введении трудовых книжек»;
• постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»;
• постановлением СМ СССР от 21.04.1975 № 310 «О трудовых книжках колхозников»;

Трудовые книжки этих образцов, будучи уже начаты у работников, продолжают действовать, и менять их не надо. Если же работник получил свою первую трудовую книжку после 2004 года, то при его оформлении по трудовому договору можно применять только бланки нового образца.

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают «Запись за номером таким-то недействительна», а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Журнал выдачи трудовых книжек на руки временно образец

Журнал выдачи трудовых книжек на руки временно образец

К должна содержать 13 граф и соответствовать образцу, утвержденному Министерством труда и социальной защиты РФ.

В отличие от ведения других журналов регистрации документов, заполнение этой книги должно быть сквозным, то есть не оканчиваться вместе с календарным годом, а продолжаться в течение многих лет, пока не будет заполнена последняя страница.

Общие правила оформления книги сводятся к следующему:

• поскольку книга будет использоваться несколько лет и долго храниться, рекомендуется снабдить её твердой обложкой;
• страницы следует пронумеровать и прошить прочной ниткой, концы которой вывести после завершающей страницы и прикрепить изнутри к обложке бумажной наклейкой;
• бумажная наклейка должна быть опечатана сургучом или пломбой с захватом обложки и концов нитки.

• по просьбе уволившегося сотрудника, допускается выдача его трудовой книжки третьему лиц (другу, родственнику, коллеге), при наличии заверенной нотариусом доверенности. При этом, номер доверенности указывается в графе № 12;
• в случае смерти сотрудника, выдать трудовую книжку можно родственникам, по предъявлению свидетельства о смерти, паспорта и документа, свидетельствующего о наличии родства. При этом, в графах №12 и №13 фиксируется дата и данные документа, разрешающего выдачу трудовой книжки.

В этой статье вы можете прочесть о том, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени на предприятии и скачать его образец.

По инициативе (письменному запросу) работника, ему может быть временно передана трудовая книжка.

Внимание

Артикул 00-00007649

Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам

предназначен для регистрации факта выдачи работникам трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (обеспечения). Обязанность выдать трудовую книжку работнику для оформления пенсии закреплена в Трудовом кодексе (статья 62).

С 1 января 2015 г. по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения).

Графы для заполнения

1. № п/п 2. Дата выдачи на руки трудовой книжки / дата 3. Дата выдачи на руки трудовой книжки /месяц 4.

Дата выдачи на руки трудовой книжки / год 5. Серия и номер трудовой книжки и вкладыша в нее 6. ФИО владельца трудовой книжки 7. Основание для выдачи 8. Расписка, ответственного лица выдавщего трудовую книжку 9.

«Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец-2017».

Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения

Последовательно выполняя описанный выше алгоритм, кадровая служба без труда отразит в книге все факты перемещения трудовых книжек сотрудников.

Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек вы можете на нашем сайте.

Скачать образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

О способах исправления ошибок, допущенных при ведении книги, читайте в материале «Минтруд рассказал, как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек».

Итоги

Ведение книги учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства.

Что такое дубликат, как он оформляется, и какие данные содержит

Под дубликатом трудовой книжки понимается новый документ идентичный оригиналу, имеющий равную с ним юридическую силу и содержащий те же сведения. Он оформляется на утвержденном законодательно унифицированном бланке (утв. Приказом № 320н).

На титульном листе формы ставится надпись «Дубликат». В нее нужно внести следующие данные:

• ФИО, дату рождения сотрудника;
• информацию об образовании, профессии или специальности;
• сведения о стаже.

Идентификационные данные о работнике, его образовании на титульной странице заверяются подписями трудящегося и ответственного за их внесение в форму сотрудника. В разделе сведений о стаже отражается информация о трудовой деятельности как у текущего, так и у предыдущих нанимателей. Для этого у сотрудника запрашивают подтверждающие время работы на прошлых местах документы (п.29 Порядка, утв. Приказом Минтруда № 320н).

Сначала в бланке указывается суммарный стаж за все время в годах, месяцах и днях. Затем он подробно расписывается по каждому предыдущему месту трудоустройства. Если для сведений о периодах работы не хватает места в бланке, то к дубликату оформляется вкладыш по унифицированной форме. Выданные работнику документы регистрируются в книге учета движения трудовых книжек на общих основаниях.

Если трудовая книжка отсутствует?

Изначально трудовая книжка отсутствует, если сотрудник впервые в жизни устраивается на работу. Наниматель в данном случае обязан оформить ее и внести сведения о трудоустройстве в одноименный раздел («Сведения о работе»).

Согласно трудовому законодательству, нужно в течение 5 дней внести запись в трудовую. В противном случае, это можно трактовать как недосмотр со стороны нанимателя, которому может грозить дисциплинарное взыскание. Организация в данном случае несет материальную или административную ответственность.

Если сотрудник подаст жалобу в трудовую инспекцию, либо прокуратуру, в указанных инстанциях детально разбирают причины и обстоятельства дела. Иногда дело может дойти до суда.

В случае, когда с работником заключался гражданско-правовой договор, судебный процесс практически гарантирован

После судебных разбирательств чаще всего признают подобные действия со стороны работодателя как подмену, сами отношения работника и нанимателя – как подмену. Кроме того, сторону, представляющую компанию, обяжут выплатить материальный и моральный ущерб, включая отпускные и больничные.

Всем руководителям, заключающим гражданско-правовые договоры со своими работниками, рекомендуется обратить внимание, не сложились ли между ними по факту трудовые отношения. В подобном случае, следует обозначить их статус более конкретно, дабы избежать судебных исков

Пример. Если заказчик указывает в соглашении, что работник должен соблюдать внутренний распорядок, технику безопасности и прочие требования, определяет четкий график выдачи заработной платы (дважды в месяц), то к сотруднику применяются нормы трудового законодательства, а не гражданско-правового. В таких случаях работодатель обязан оформить его как штатного сотрудника согласно общепринятому распорядку (подписание договора, внесение записи в трудовую книжку). Ему будут доступны компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск, оплачиваемые больничные листы и прочие компоненты социального пакета.

Все записи в трудовой книжке заверяются подписью держателя

Если гражданин потерял трудовую книжку, либо она находится в поврежденном состоянии (от пожара, падения в воду, и т.п.), работодатель оформляет новую по заявлению сотрудника, в котором в качестве причины выдачи документа указывают утерю/негодность. В данном случае соискатель пишет заявление согласно статье 65 Трудового Кодекса и передает его предыдущему руководителю. Он обязан в течение 15 дней с даты обращения выдать дубликат. Затем на новом месте работы в документ вносятся все необходимые изменения.

Как обратится за дубликатом к предыдущему нанимателю

Не все знают, что делать если работник потерял трудовую книжку. В законодательстве предусмотрена прямая обязанность для него незамедлительно сообщить об этом прежнему нанимателю (п. 27 Приказа № 320н). Для уволенного гражданина, до его устройства на новое место, это будет его последний работодатель. Только что поступивший на работу гражданин также сообщает об утере на текущее место. В обоих случаях за дубликатом целесообразно обращаться к старому нанимателю. Связано это с тем, что у него больше сведений и документов о стаже.

Порядок действий сотрудника:

1. Оформить заявление о выдаче дубликата и передать его прежнему нанимателю. Образец приведен ниже.

Важно!

Заявление предпочтительнее оформить в 2-х экземплярах, один передается в службу персонала, а другой (с отметкой о его приеме) остается у заявителя.

2. Если работник после увольнения потерял трудовую книжку со сведениями о нескольких предшествующих местах работы, необходимо принести документы о времени, ранее отработанном в других компаниях.

3. Дождаться оформления документа и получить его на руки.

На оформление у компании есть 15 рабочих дней с даты поступления заявления. Документ составляется в порядке, приведенном в предыдущем разделе. После этого дубликат выдается гражданину на руки и может быть предъявлен им по новому месту при трудоустройстве.

Как подтвердить предыдущие периоды работы

Для восстановления сведений о стаже и внесения в дубликат данных о предыдущих местах работы, трудящийся должен предоставить оформленные в соответствии с требованиями законодательства документы.

Способы получения доказательств занятости у прежних нанимателей:

• Обойти все компании, где он трудился до последнего места работы, написать там заявление по установленной форме. В качестве документов ему могут быть предоставлены заверенные надлежащим образом выписки из приказов о приеме, увольнении, награждениях, переводах, копии трудовых договоров, ведомостей на выдачу зарплаты. С этими документами он обращается за восстановлением трудовой книжки в связи с ее утратой.
• Сделать запрос в ПФР для получения выписки о стаже по индивидуальному лицевому счету. Для этого можно подать заявление через сайт Госуслуг, приемную ПФ или личный кабинет на его сайте, через МФЦ.

Важно!

В ПФ РФ может не быть сведений о периодах, когда работник не был застрахован (например, по стажу до 01.04.96 г.).

Возможна ситуация, когда кто-то из предшествующих работодателей уже ликвидирован. Тогда сотруднику нужно обратиться с запросом в государственный архив. Там должны быть сведения о персонале закрывшихся компаний (ч. 8 и 10 ст. 23, ст. 24 N 125-ФЗ от 22.10.2004). По итогам обращения выдается архивная справка на основании приказов, трудовых договоров, личных карточек бывших сотрудников прекративших деятельность компаний. С соответствующими запросами от имени работника может обратиться и наниматель.

Основание для выдачи трудовой книжки на время

Ни в Трудовом кодексе, ни в Инструкции, регламентирующей порядок ведения трудовых книжек, нет четкой позиции относительно содержания такого заявления. Поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

Однако сотрудники отдела кадров зачастую бывают слишком дотошны к выполнению своих функциональных обязанностей и могут потребовать объяснения причины, для чего берется трудовая книжка. В связи с этим в заявлении целесообразно указать следующие моменты:

• цель получения трудовой книжки;
• срок, на который работник берет трудовую книжку.

Таким образом, основанием для выдачи трудовой книжки на руки работнику является заранее составленное им заявление.

Расписка о получении трудовой книжки

Иногда случаются ситуации, когда возникает вопрос о том, можно ли взять на время трудовую книжку и как обезопасить себя работодателю от наступления определенных последствий, например, таких как выплата денежной компенсации или необходимость восстановления трудовой книжки и всех содержащихся в ней записей.

Для этого сотрудник отдела кадров при вручении трудовой работнику должен взять с него расписку. Она оформляется в письменной форме и собственноручно подписывается работником

Чтобы обезопасить себя от утраты такого важного документа, кадровик может порекомендовать отметить факт отказа от предъявления претензий в случае наступления непредвиденных обстоятельств, повлекших его порчу или утерю

Данная бумага должна храниться вместе с приложенными и заверенными в установленном порядке копиями каждой страницы трудовой у работодателя в течение всего срока ее нахождения вне организации.

В настоящее время все чаще случаются ситуации, когда при оформлении выхода гражданина на пенсию уполномоченный орган требует оригинал всех необходимых документов. Если быть совсем точным и полностью следовать трудовому законодательству, не опираясь на практику, то кадровик может выдать трудовую книжку на руки только единожды – при увольнении. Во всех иных случаях он обязан предоставить заверенные работодателем копии документов, справки и выписки.

Помимо этого, сотрудник отдела кадров может передать трудовую книжку работника в отделение Пенсионного фонда самостоятельно и также взять с него расписку. Однако ориентация на такой подход займет много времени и доставит массу неудобств непосредственно кадровику. Кроме того, он не исключает возможные неприятные последствия, такие как восстановление всех записей трудовой книжки в случае ее утери Фондом и наступление персональной ответственности сотрудника отдела кадров.

Факт передачи трудового документа на время работнику иной организации должен быть отражен в Книге учета движения трудовых книжек с указанием даты его выдачи на руки и возращения.

Процесс выдачи трудовой книжки при расторжении трудового договора

В соответствии с Трудовым кодексом, любой гражданин имеет право распоряжаться своими способностями к труду. Это проявляется именно в договорном характере осуществления трудовой деятельности, а также равноправии всех граждан при вступлении в трудовые отношения. В случае разрыва трудового договора, книжка выдается в следующем порядке:

• Чтобы инициировать расторжение трудового договора, работник обязан предупредить руководителя о своем увольнении письменно, не позднее, чем за 14 дней до ухода.
• Работодатель обязан рассчитаться с работником, а также вернуть ему трудовую книжку в день расторжения договора.
• Если работник предоставляет письменное заявление, работодатель должен выдать заверенные копии документов о работе.
• Если произошла задержка выдачи трудовой книжки и виноват в этом работодатель, а именно в случае неправильного ее заполнения, организация должна выплатить работнику компенсацию заработка, не полученного им за все время задержки.
• Днем расторжения трудового договора является день выдачи трудовой книжки, даже если произошла задержка. Новый день увольнения указывается в специальном приказе работодателя, а также вносится в трудовую книжку с аннулированием ранее внесенной записи о дате увольнения.
• Если по просьбе работника трудовая книжка была отправлена по почте, возмещению подлежит только промежуток времени со дня увольнения до отправки документа. Время пересылки трудовой книжки не учитывается, так как работодатель не несет за него ответственность.
• За задержку трудовой книжки с работодателя может быть взыскана сумма за причинение морального вреда в результате лишения работника возможности трудиться.
• В случае, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку, работнику следует обратиться в трудовую инспекцию либо подать в суд.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Совместительство

Примерами совмещения может быть вечерняя подработка в организации, занятость на должности курьера, оператора. Для выполнения служебных обязанностей физическое лицо находит время, свободное от основной деятельности.

Если сотрудник является совместителем, он может работать без оформления трудовой книжки на законных основаниях

Таблица 3. Виды трудовых взаимоотношений

	Внутреннее совместительство	Внешнее совместительство
Суть договоренности между сторонами	Человек совмещает свою профессиональную деятельность с другой на основном месте работы	Человек планирует для расширения трудовых обязанностей совмещать их с заработками в другой организации
Запись в трудовой книжке	Только по запросу сотрудника	Формально сотрудник имеет право требовать официального оформления совместительства, но на практике возникают трудности, связанные с возражениями со стороны основного работодателя и необходимостью собрать некоторые документы

Факт совместительства подтверждается такими документами, как копия приказа о приеме на основную должность, справка с указанием реквизитов компании и другими сведениями, и т.д.

Взаимоотношения основного работодателя, стороннего и сотрудника-совместителя в сфере документооборота можно рассмотреть на примере:

Вопрос. Работник, оформленный как основной, увольняется с внешнего совместительства и просит на основном месте работы внести соответствующие сведения в трудовую книжку. При этом запись о наличии совместительства ему сделали на предыдущем месте работы. У руководителя возникает вопрос: точно ли он должен фиксировать увольнение и как быть с печатью?

Ответ. Зафиксировать факт увольнения должен основной работодатель по просьбе работника, если в трудовой книжке уже есть сведения о совместительстве

В этом случае неважно, кто сделал запись о приеме на работу. Для этого от работника потребуется предоставить на основной работе копию приказа об увольнении со ставки совместителя

Что касается печати, то ее ставить не надо, так как деятельность на основном месте не прерывается. Если в трудовой книжке закроются все записи указанного работодателя, он пропишет увольнение с основного места и поставит печать организации.

Работодатель не имеет права препятствовать подчиненному в совмещении, если это происходит во внерабочее время. Есть исключения – руководители организаций, спортсмены и тренеры. Но в большинстве случаев гражданин может находиться на службе в разных местах. И даже если данный пункт будет прописан в договоре, он не будет действовать. Если сотрудник не входит в указанные выше группы, наличие подобной оговорки в тексте документа может привести к штрафным санкциям (как минимум – руководителя обяжут внести изменения и привести текст к требуемому формату).

Заполнение последних граф журнала выдачи трудовых книжек на руки

При увольнении сотрудника, трудовая книжка выдается на руки, после внесения необходимых записей в графах 12 и 13. Сложности с заполнением этих пунктов могут возникнуть у кадровика, в случае неявки сотрудника.

В этом случае возможны следующие варианты решения проблемы:

• отправить заказное письмо на имя сотрудника, с предложением забрать ТК. При этом, номер исходящего письма (номер почтовой квитанции) и дату отправки нужно внести в графы №12 и № 13 соответственно;
• по просьбе уволившегося сотрудника, допускается выдача его трудовой книжки третьему лиц (другу, родственнику, коллеге), при наличии заверенной нотариусом доверенности. При этом, номер доверенности указывается в графе № 12;
• в случае смерти сотрудника, выдать трудовую книжку можно родственникам, по предъявлению свидетельства о смерти, паспорта и документа, свидетельствующего о наличии родства. При этом, в графах №12 и №13 фиксируется дата и данные документа, разрешающего выдачу трудовой книжки.

Как правильно заполнить последние графы журнала учета выдачи трудовых книжек?

Назначение журнала учета рабочего времени сотрудников

Когда компания основывает ведение документации на положениях Трудового кодекса, вероятность возникновения конфликтов из-за ошибок подсчета отработанного времени и его оплаты сведена к минимуму.

Рабочим временем считается период исполнения сотрудником своих трудовых обязанностей, прописанных в трудовом соглашении и правилах внутреннего трудового распорядка.

Вне зависимости от формы собственности компании и ее юридического статуса необходимо регистрировать отработанное время в журнале. В этом заинтересованы и работодатель, и сотрудники.

Для трудоустроенного гражданина учет является гарантией переработки сверх установленных норм, а при ее возникновении — оплаты дополнительной работы.

Трудолюбивые и дисциплинированные работники достойны материального поощрения, а нарушители порядка — взысканий.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 1 дня без уважительной причины является прогулом. За одно нарушение сотруднику выносится выговор, повторный инцидент сопровождается увольнением (ст.81 ТК РФ). При почасовой оплате труда журнал учета имеет еще большее значение.

Учет трудовых дней осуществляется несколькими методами:

• ежедневный — рабочее время каждого наемного работника должно в точности соответствовать закрепленным нормам, любое дополнительное время считается сверхурочным;
• недельный — график работы расширяется до 1 рабочей недели;
• суммированный — длительность расчетного отрезка времени может равняться 1 месяцу или году, средняя продолжительность фактически затраченного на труд времени за выбранный отрезок должна соответствовать декретированной норме рабочего дня.

Эти периоды наиболее распространенные, на практике предприятия вправе установить иной временной отрезок. Максимальный срок установлен законом и равен 1 году, 3 месяца на вредных и опасных условиях труда.

Учетный период выбирается в соответствии с графиком работы каждый отдельной должности. Суммированный метод часто применяется на предприятиях с вахтовым принципом координации труда, а также на иных организациях, где часто возникают переработки или недоработки по времени.

При расчете средней продолжительности рабочего дня можно привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от необходимого уровня.

Порядок ведения и заполнения

Строго утвержденного способа ведения учета отработанных часов в законодательстве нет. Предприятия сами выбирают бланки и формы для использования.

Установленные правила четко соблюдаются и закрепляются в учетной политике предприятия.

Для исполнения трудового распорядка назначается ответственный специалист, в крупных компаниях ответственное лицо есть в каждом отделе. Обязанности таких специалистов фиксируются в приказе или трудовом контракте и могут возлагаться на любого сотрудника.

Записывать приход и уход персонала можно на бумаге или при помощи компьютерных программ. Бумажные бланки приобретаются в типографии или оформляются своими силами и распечатываются.

Если учетной политикой компании организации закреплена норма составления такого документа в качестве первичного, то требования по правильному оформлению соблюдаются неукоснительно.

Указанная книга прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя и печатью компании. Подобный метод ведения документации защищает информацию от ее искажения, заменить и удалить листы невозможно.

При заполнении учетного реестра не допускаются исправления и помарки, маскировка ошибок корректором. Неправильная запись вычеркивается, ниже прописывается верные сведения и подпись ответственного специалиста.

Журнал учета представляет собой таблицу и включает в себя графы:

• порядковый номер;
• дата внесения записи;
• ФИО сотрудника;
• время прихода и убытия;
• подпись специалиста;
• информация о командировках.

Содержание книги может изменятся и подстраиваться под определенное предприятие. Если в компании командировки для персонала не предусматриваются, то ненужные графы исключаются из документа.

Ведение журнала — наиболее привычный и известный вариант, успешно используемый на многих предприятиях, но несколько устаревший с точки зрения технического прогресса.

Конкретизация и контроль режима рабочего времени нужна в любой компании. За нарушение требований о труде и его охране возможно наложение штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ с должностных лиц от 1 до 5 тыс. рублей, с юридического лица — от 30 до 50 тыс. рублей.

Подведем итоги

Работа без трудовой книжки – это не возможность уйти от ответственности. В современных условиях это – выбор каждого сотрудника в отдельности. Гражданско-правовые отношения, найм работников физическими лицами, совмещение и удаленная работа – выше были рассмотрены основные ситуации, в которых оформление трудовой книжки не является препятствием для качественной работы и установления эффективных взаимоотношений с руководством.

Стоит помнить о плюсах и минусах такого трудоустройства и четко понимать, чего именно ждет каждая сторона от заключения официального соглашения. Со стороны сотрудника выгода содержится в возможности самостоятельно планировать рабочий процесс (при условии, что он умеет самостоятельно организовать рабочий график, процессы обучения, и т.д.). Со стороны нанимателя – в экономии на обязательных платежах и предоставлении необходимых условий труда.